EXEMPLE DE LETTRE DE MISSION D’ASSISTANCE EN MATIERE

SOCIALE(approuvé par la Commission des Normes Professionnelles le 21 novembre

2012) Version 21 février 2014

Sommaire

LES MISSIONS D’ASSISTANCE EN MATIERE SOCIALE - Préambule...........................................2EXEMPLE DE LETTRE DE MISSION...........................................................................................3ANNEXE I - EXEMPLE DE CONDITIONS GENERALES...............................................................14ANNEXE II - EXEMPLE DE TABLEAU DE REPARTITION DES OBLIGATIONS RESPECTIVES ET DES PRESTATIONS FAISANT L’OBJET DE LA MISSION CONFIEE......................................................19ANNEXE III - EXEMPLE DE COMPTE-RENDU DE MISSION.......................................................23

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LES MISSIONS D’ASSISTANCE EN MATIERE SOCIALE

PréambuleLes documents liés à la mission d’assistance à la gestion sociale s’articulent autour :

- d’une proposition de mission qui a pour vocation de permettre au futur client de prendre sa décision en toute clarté sur le contenu et le coût de la proposition ;

- d’une fiche de présentation des prestations du cabinet en matière sociale et de ressources humaines ;

- d’une lettre de mission qui sera rédigée après l’accord définitif du client et qui aura valeur de contrat ;

- des conditions générales d’intervention des missions qui seront annexées à la lettre de mission et fixent les règles du cabinet sans avoir à les insérer dans le corps de la lettre de mission.

La proposition de mission a un objectif de « proposition de prestations » et peut ne pas être effectuée, notamment en cas de rédaction d’une lettre de mission pour un client existant (absence de lettre de mission, séparation des missions comptables et sociales, actualisation).

Elle comprend les prestations suivantes :- prise de connaissance du « réglementaire de paie »,- établissement de la paie et des déclarations liées, et - éventuellement des « prestations complémentaires d’assistance et de

conseil et autres travaux convenus ».Cette construction doit être adaptée en fonction des pratiques et des compétences de chaque cabinet.

La prise de connaissance du « réglementaire de paie » doit avoir lieu en début de mission car l’expert-comptable ne peut s’affranchir de son devoir de conseil. Pour cette raison certains cabinets la rendent obligatoire, notamment aux vues des attentes de l’entité.

Ces documents ne constituent pas une norme de l’Institution ; ils sont destinés à illustrer les enseignements tirés des travaux du groupe. Il appartient à chaque cabinet d’expertise comptable d’établir ses propres documents contractuels et promotionnels en fonction de sa stratégie et de sa cible de clientèle, de ses compétences et de son offre de services ainsi que du style et de l’image qu’il souhaite présenter.

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MISSION D’ASSISTANCE EN MATIERE SOCIALE

Exemple de lettre de mission (approuvé par la Commission des Normes Professionnelles le 21 novembre 2012)

Informations à fournir obligatoirement au client (loi du 23 juillet 2010 Art L 111-2)1 :

- Nom de la structure d’exercice professionnel ou de l’expert-comptable, statut et forme juridique, adresse géographique, coordonnées permettant d’entrer en contact rapidement et de communiquer directement avec le cabinet ou l’expert-comptable ;

- Numéro d’inscription au registre du commerce et des sociétés ;

- Nom de l’ordre auprès duquel la structure d’exercice professionnel est inscrite ;

- Numéro individuel d’identification à la TVA.

A l’attention de la direction de l’entité

Madame, Monsieur,

Nous vous remercions de la confiance que vous nous avez témoignée lors de notre dernier entretien (ou en ayant répondu favorablement à notre offre de services) en envisageant de nous confier en qualité d’expert-comptable une mission d’assistance en matière sociale pour la période allant du ….. au….

La présente lettre de mission est un contrat établi afin de se conformer aux dispositions de l’article 151 du Code de déontologie intégré au décret du 30 mars 2012 relatif à l’exercice de l‘activité d’expertise comptable. Elle a pour objet de vous confirmer par écrit les termes et les objectifs de notre mission tels que nous les avons fixés lors (indiquer la date du dernier entretien sur ce sujet) ou (faisant suite à l’offre de services de notre cabinet présentée en date du xx/mois/20XX) ainsi que la nature et les limites de celle-ci.

Elle est accompagnée des « Conditions générales d’intervention des missions d’assistance à la gestion sociale », jointes en annexe I, indissociables de cette lettre de mission.

1. VOTRE ENTITE

Dans ce paragraphe, l’expert-comptable reprend les caractéristiques actualisées de l’entité comme par exemple :

activité(s) principale(s) ; chiffre d’affaires ; exercice social ; effectif du personnel ; organisation comptable ; adhésion à un syndicat professionnel ; Convention Collective Nationale appliquée ; …

2. NOTRE MISSION

La mission que vous envisagez de nous confier sera effectuée dans le respect des

1 Informations figurant habituellement sur le papier à en-tête.

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dispositions des textes légaux et réglementaires applicables aux professionnels de l’expertise comptable2 que nous sommes tenus de respecter.

Cette mission se définit comme suit :

- Prise de connaissance du « réglementaire de paie » au démarrage de la mission,- Etablissement de la paie et des déclarations liées.

- (Le cas échéant) Prestations complémentaires d’assistance et de conseil : autres travaux convenus.

Lorsque d’autres travaux sont convenus, ils sont décrits au paragraphe 2.7 ci-dessous.

Toute autre mission complémentaire d’assistance et de conseil dans le domaine social et des ressources humaines, pour répondre à vos besoins, pourra être réalisée à votre demande. Vous trouverez en annexe (à fournir) à la présente lettre de mission une liste des missions que nous pouvons effectuer pour votre entité.

2.1. Durée de la mission

Mission récurrente

Les missions sociales portent sur l’année civile et sont réalisées de façon permanente tout au long de l’année en fonction des obligations de l’employeur.

La mission sociale est conclue pour une durée d’une année correspondant à l’année civile. Pour la première année, la durée de la mission couvre la période comprise entre la date d’effet de la lettre de mission (mois/20XX) et la date de clôture de l’année civile, date d’échéance du contrat.

E X E M P L E

• Le traitement des salaires sera effectué pour la première fois au titre du mois de ….

• Les premières déclarations sociales seront établies au titre du mois de …/ 200X ou du Xème trimestre 200X.

La mission est renouvelable chaque année par tacite reconduction, sauf dénonciation par lettre recommandée avec accusé de réception trois mois avant la date de clôture de l’année civile (ou selon les modalités prévues dans les conditions générales).

Mission ponctuelle

La présente mission portera exclusivement sur l’année civile allant du…. au …

2.2. Nature, objectif et limites de la mission

L'objectif d'une mission d’assistance en matière sociale consiste pour le professionnel de l’expertise comptable à produire les écritures de salaires et charges sociales correspondantes et en amont à effectuer tous les travaux préparatoires nécessaires à cet effet.

Notre mission n’a pas pour objectif de déceler des erreurs, actes illégaux ou autres irrégularités pouvant ou ayant eu lieu dans votre entité.

Au regard du cadre de référence des missions du professionnel de l’expertise comptable, la mission d’assistance en matière sociale s’inscrit parmi les autres prestations sans assurance à l’issue desquelles le professionnel de l’expertise comptable n’exprime pas d’opinion.

Limites de nos travaux   :

2 Voir paragraphe 5 des conditions générales « Obligations du professionnel de l’expertise comptable »

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Nos travaux ne comprennent pas le contrôle de la matérialité des opérations et/ou des transactions à comptabiliser. Ils n’incluent pas non plus la gestion des activités des salariés et des temps : de travail, congés payés, RTT, repos compensateur de remplacement, repos compensateur obligatoire, compte épargne temps, formation, etc. Elle peut cependant faire l’objet d’une autre prestation, à la demande du client, et sur la base d’un budget spécifique.

Ils ne se confondent pas non plus avec la mission de gestion des ressources humaines de votre entité.

Nous vous précisons que nous sommes juridiquement redevables d’une simple obligation de moyens. Nous ne portons donc pas d’appréciation sur la légalité, la fiabilité et la pertinence des informations et/ou opérations à déclarer ni sur le bien-fondé des explications que vous nous donnerez.

2.3. Nature des travaux à mettre en œuvre

Nos travaux consisteront :

2.3.1. Prise de connaissance du « réglementaire de paie » au démarrage de la mission(La réalisation de cette prise de connaissance assure un traitement de la paie et des déclarations conforme à la réglementation applicable à l’entité. L’expert-comptable ne peut s’exonérer de son obligation de conseil.)

La prise de connaissance du réglementaire de paie a pour objectif de s’assurer que l’entité respecte les principales obligations légales et conventionnelles applicables au secteur d’activité qui la concerne.

Elle est réalisée sur la base d’un certain nombre de contrôles et tests ; elle ne peut de ce fait avoir pour objectif de déceler toutes infractions consécutives au non-respect des obligations ni de garantir l’absence de redressement en cas de contrôle des organismes sociaux. Elle n’a pas non plus pour objet d’analyser les différents types d’aide auxquels l’entité pourrait prétendre ; cette recherche pouvant constituer une prestation spécifique complémentaire.

Dans le cadre de cette prise de connaissance, nous solliciterons de votre part la communication des documents nécessaires à la réalisation de la mission.

Notre prise de connaissance portera sur les points suivants :

Convention collective applicable à l’entité et obligations spécifiques (établissements classés…).

Embauches : respect des formalités obligatoires. Contrats de travail : respect du formalisme ; mentions obligatoires en fonction du type

de contrat ; classification des salariés. Bulletins de salaire : respect des dispositions relatives au formalisme, respect des

dispositions légales et conventionnelles, contrôle sur taux de charges applicables et répartition (part patronale, part salariale).

Documents relatifs à la pratique des remboursements de frais et avantages en nature. Charges sociales : adhésion aux caisses obligatoires. Registres obligatoires : vérification de l’existence et de la mise à jour. Représentation du personnel : respect des obligations liées à l’effectif.

L’entité devra par ailleurs transmettre spontanément au cabinet toutes autres informations utiles concernant le réglementaire de paie.

Cette prise de connaissance donne lieu à la délivrance d’un compte rendu faisant état des constats, des conclusions et recommandations ainsi que des travaux à faire par l’entité,

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notamment par exemple un rappel des principales obligations de l’employeur en matière notamment de registres obligatoires, de constitution et suivi du dossier individuel du salarié, d’affichage, de représentation du personnel… Ce compte-rendu sera intégralement repris comme base de premier compte-rendu annuel.

2.3.2. Établissement de la paie et des déclarations liées

Nos travaux consisteront à :

- Etablir les bulletins de salaire.- Etablir les déclarations sociales périodiques liées (déclarations mensuelles ou

trimestrielles et déclarations annuelles).- Fournir les écritures comptables.- Tenir le journal des salaires.- Mettre à disposition de l’entité, qui en assurera la conservation, les documents et états

liés au traitement de la paie et des déclarations y afférentes.- Fournir les données d’archivage.- Assurer la gestion administrative d’évènements occasionnels courants tels que les

entrées et sorties de salariés, les arrêts maladie ou maternité, les accidents du travail.

(Voir en annexe le tableau de répartition des obligations respectives)

Établissement des bulletins de salaire

Un bulletin de salaire est établi chaque mois pour chaque salarié.

L’entité fournit par écrit au cabinet, dans les délais et modalités convenus, toutes les données nécessaires au calcul des rémunérations des salariés.

La mission du cabinet consiste à :

1. Établir le bulletin

- en se référant aux contrats de travail individuels établis et en traitant ce bulletin conformément auxdits contrats,

- en traitant toutes les données transmises par l’entité liées à la durée du travail (heures travaillées, forfait, absences…), à la rémunération (fixe, données variables de paie, indemnités journalières, primes, congés, arrêt de travail…),

- en appliquant les dispositions légales et conventionnelles régissant le bulletin de salaire à établir pour l’emploi existant dans l’entité,

- en appliquant les dispositions particulières (zone de redynamisation, zone franche, aides…) préalablement définies et convenues,

- en appliquant les taux de cotisations sociales (salariales et patronales) de l’entité,

- en déterminant le montant net à payer au salarié,

- en mentionnant sur le bulletin les informations obligatoires.

2. Transmettre les informations à l’entité dans les délais convenus pour validation en vue des paiements à effectuer / le cas échéant / fourniture sous forme de fichier informatique des virements de salaires pour transmission et ordre de paiement par l’entité à sa banque.

Établissement des déclarations sociales périodiques

En lien avec les bulletins de salaire établis, l’entité doit régler les cotisations sociales correspondantes et transmettre les informations aux organismes sociaux.

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La mission du cabinet consiste à :

1. Etablir les déclarations de cotisations sociales périodiques (mensuelles ou trimestrielles) destinées à l’URSSAF ou MSA, aux caisses de retraite et de prévoyance, à la médecine du travail, aux caisses de congés payés, le cas échéant,

- en appliquant les taux en vigueur pour l’entité,

- en respectant les règles de présentation des déclarations.

2. Etablir les déclarations annuelles (déclaration annuelle des salaires, déclarations récapitulatives aux organismes sociaux).

3. Transmettre les informations à l’entité dans les délais nécessaires pour permettre l’envoi des déclarations et des règlements dans les délais imposés, sous réserve du respect des délais d’information et de communication par l’entité.

Procédures particulières de télétransmissions et de télé-règlements

Ces procédures sont mises en place sur la base du mandat conclu entre le cabinet et l’entité et, le cas échéant, du bordereau d’adhésion aux télé-règlements signés par le client.

- La DADS-U ou N4DS (déclaration automatisée des données sociales unifiée)

Le cabinet assure le transfert annuel des données sociales et la transmission annuelle des informations aux différentes caisses (CNAV, retraite, prévoyance…) en établissant, via l’informatique, la DADS-U et en la transmettant aux destinataires, directement ou par l’intermédiaire du portail déclaratif.

- La DUCS-EDI (déclaration unifiée de charges sociales)

Le cabinet établit la déclaration mensuelle, via l’informatique, et la transmet directement aux organismes de protection sociale concernés avec instruction de paiement à l’échéance.

Fournitures des écritures comptables à enregistrer et tenue du journal des salaires

Le traitement mensuel de la paie et des déclarations sociales génère des écritures comptables qui doivent être enregistrées dans la comptabilité de l’entité.

Le cabinet fournit à l’entité les écritures mensuelles à enregistrer en s’appuyant sur les états informatisés qu’il produit (journal mensuel des salaires, état récapitulatif mensuel des charges sociales) et les déclarations établies.

Mise à disposition des documents et états informatisés

La mission de traitement de la paie et des déclarations conduit le cabinet à mettre à la disposition de l’entité les documents et états suivants (sous forme papier ou dématérialisé):

- Mise à disposition périodique- Bulletins de salaire- Déclarations aux organismes sociaux- Journal des salaires- État récapitulatif mensuel des charges sociales- État des paiements

- Mise à disposition en fin d’année civile- État récapitulatif annuel- Déclaration annuelle des salaires- Déclarations récapitulatives aux organismes sociaux

Fourniture des données d’archivage

Dans le cas où le traitement de la paie est assuré par le cabinet sur son système informatique, le cabinet s’engage à fournir à l’entité les données d’archivage nécessaires.

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Conformément à la législation en vigueur, l’entité doit prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la sauvegarde des données transmises et conserver les pièces justificatives, et d’une façon générale, l’ensemble des documents produits par le cabinet pendant les délais de conservation requis.

Gestion administrative d’évènements occasionnels courants

Cette prestation recouvre les travaux et/ou formalités à réaliser dans les situations suivantes :

- Entrée d’un salarié :- Établissement / ou vérification de l’établissement de la déclaration unique

d’embauche- (supprimer la mention inutile), et préciser le délai pendant lequel le cabinet réalise

ces déclarations DUE/AED…- Affiliation du salarié aux organismes sociaux- Création de la fiche individuelle du salarié

- Sortie d’un salarié :- Établissement du solde de tout compte- Établissement de l’attestation Pôle emploi- Établissement du certificat de travail- Droits au DIF- Portabilité de la mutuelle et prévoyance

- Maladie / maternité / accident du travail :- Établissement de l’attestation de reprise du travail- Prise en compte des données pour l’établissement des bulletins de salaire (dates,

encaissements des indemnités journalières…)

La déclaration d’accident du travail est à effectuer par l’entité dans les 48 heures de l’accident.

Les travaux et/ou formalités sont réalisés, à la demande de l’entité, en fonction des informations transmises.

Le cabinet décline toute responsabilité pour toutes formalités non effectuées par défaut d’informations de la part de l’entité.

2.4. Compte rendu Annuel

A l’issue de nos travaux annuels, nous établirons un compte-rendu annuel constatant :

- le rappel des principaux éléments de la mission et des travaux réalisés ;- le récapitulatif des charges annuelles ; - une synthèse du déroulement de la mission et les préconisations relevant des constats

réalisés au cours de l’année.

La transmission du compte-rendu annuel interviendra XX jours après la transmission de l’ensemble des déclarations annuelles sociales.

(Ce compte-rendu annuel ne devra pas faire état d’une opinion)

2.5. Les obligations réciproques

Il est rappelé que le cabinet n’a aucun lien direct avec les salariés de l’employeur. Ce dernier conserve la gestion et la formalisation de ses relations avec son personnel. En aucun cas le cabinet ne se substitue au pouvoir de direction de l’employeur.

L’employeur, sauf délégation particulière, est le seul interlocuteur du cabinet.

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2.5.1 La transmission des informations par l’entité

L’établissement de la paie et des déclarations sociales liées conduit à la mise en place du fonctionnement suivant :

- Les éléments nécessaires à l’établissement mensuel de la paie doivent être transmis spontanément au cabinet par courriel, par fax, ou en saisie directe via le portail du cabinet (à adapter pour chaque dossier), XX jours avant la date d’échéance de la paie, sauf cas de force majeure. La transmission des éléments sera faite en utilisant les modèles de documents préparatoires qui seront convenus.

En cas de non transmission des informations par l’entité dans les délais prévus, le bulletin de salaire pourra, sauf avis contraire de l’entité, être établi à l’identique de celui du mois précédent ; une régularisation étant faite, le cas échéant, le mois suivant en fonction des informations transmises par l’entité.

- Les imprimés de déclarations de charges sociales doivent être transmis au cabinet, dans leur format original, dès réception au sein de l’entité (sauf en cas de déclarations établies par le client).

Pour toute déclaration qui ne sera pas adressée au cabinet dans les délais fixés, celui-ci décline toute responsabilité sur les conséquences de la production hors délai.

- Toute modification sur le contrat de travail d’un salarié doit être communiquée au cabinet dès sa survenance, en même temps et selon les mêmes modalités que les données mensuelles de paie.

L’entité doit par ailleurs communiquer au cabinet, au démarrage de la mission et/ou lors de leur survenance, les informations suivantes :

o Établissement classé et autres particularités de l’employeur,

o Convention collective appliquée à l’entité, code NAF et activité effectivement exercée ainsi que ses particularités éventuelles,

o Adhésion éventuelle à un syndicat professionnel (une telle adhésion pouvant entraîner des obligations spécifiques et permettre de bénéficier de toutes informations à caractère social liées au secteur d’activité),

o Installation de l’entité dans une zone particulière (zone de redynamisation, zone franche…),

o Classement des salariés selon les dispositions de la convention collective,

o Contrats de travail particuliers (contrat d’apprentissage, contrat VRP…),

o Avantages particuliers liés aux contrats (avantages en nature, primes spécifiques…) ou à certaines catégories de personnel,

E X E M P L Eo Tous nouveaux contrats de travail établis par l’entité à compter de la date d’effet de

cette lettre de mission, ainsi que, le cas échéant, les déclarations uniques d’embauche (DUE) liées,

o Contrats aux caisses de retraite et de prévoyance,

o Contrats particuliers d’intéressement ou de participation,

o Notification du taux d’accident de travail,

o Toutes autres particularités liées à l’entité ou au secteur d’activité pouvant avoir des incidences sur le traitement de la paie et des déclarations.

2.5.2 La transmission à l’entité des documents établis par le cabinet

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La transmission des documents établis par le cabinet sera effectuée selon les modalités suivantes :

- Envoi des bulletins de salaires et de l’état des paiements par courriel (fichier) / par courrier (ou mise à disposition via le portail du cabinet) pour le XX de chaque mois au plus tard ou XX jours ouvrés après réception des données de paie complètes ;

(à adapter pour chaque client)

- Envoi des déclarations de charges sociales X jours au plus tard avant la date limite de versement du règlement /ou xx jours ouvrés après réception des documents nécessaires. En cas de télé règlements, il convient de se reporter à la procédure indiquée ci-avant au paragraphe sur « les procédures particulières de télétransmissions et de télé règlements » (cf : 2.3.2. Établissement de la paie et des déclarations liées).

- Envoi de toutes autres déclarations au plus tard X jours avant la date limite de dépôt des déclarations /ou xx jours ouvrés après réception des documents nécessaires.

2.6. Exécution et déroulement de la mission

Notre mission sera exécutée sous la direction de …………, expert-comptable, et de ……………………, assistant expérimenté d’encadrement, qui pourront se faire assister en cas de besoin par d'autres assistants du cabinet.

Pour l’exercice considéré, nous vous proposons d’intervenir selon le planning suivant :

(Détailler les dates ou périodes d’intervention ainsi que la nature des travaux qui seront effectués à ces dates)

E X E M P L E

o Le traitement des salaires sera effectué pour la première fois au titre du mois de ….

o Les premières déclarations sociales seront établies au titre du mois de …/ 20XX ou du Xème trimestre 20XX.

Nous comptons sur votre coopération et sur celle de vos collaborateurs (trices) pour nous communiquer les informations et les documents nécessaires pour effectuer notre mission dans de bonnes conditions (voir 2.4.1).

2.7. Missions complémentaires (le cas échéant)

(Prestations d’assistance et de conseil et autres travaux convenus)

Vous avez souhaité également qu’en complément de cette mission nous assurions les prestations et/ ou missions suivantes :

(Description des prestations et/ou missions complémentaires)

2.8. Modalités relationnelles

Nos relations seront réglées sur le plan juridique tant par les termes de cette lettre que par les conditions générales établies par notre profession afin de réaliser cette mission dans des conditions optimales (voir annexe jointe).

Tout aménagement devant éventuellement être apporté aux missions ou prestations définies ci-dessus sera préalablement arrêté d'un commun accord et fera l’objet d’un avenant à la présente lettre de mission.

2.9. Obligations d’identification

(Paragraphe à intégrer uniquement lorsque les informations et les documents requis en matière d’identification relatés au paragraphe 6 des conditions générales jointes ne sont pas en possession du professionnel de l’expertise comptable)

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Dans le cadre des obligations qui nous incombent en application des dispositions du Code monétaire et financier relatives à la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme, nous vous informons qu’à la date de la présente les informations et les documents requis en matière d’identification et relatés au paragraphe 6 des conditions générales jointes à la présente ne nous sont pas parvenus et que leur obtention est une condition suspensive pour la mise en œuvre de la mission que vous souhaitez nous confier.

2.10. Honoraires

Nos honoraires seront calculés sur la base des temps passés par notre cabinet, augmentés des frais et débours divers. Les taux horaires appliqués varient en fonction de l'expérience et des compétences requises des intervenants sur la mission.

Pour l’exercice civil considéré nos honoraires s’élèvent à ….

(les modalités de facturation des honoraires peuvent être reproduites au niveau de ce paragraphe)

Budget concernant la prise de connaissance du réglementaire de paie

Ce budget est facturé au démarrage de la mission. Il s’élève /forfaitairement / àXXX€ HT. Il fera l’objet d’une facturation distincte ; une provision de XXX € HT sera facturée au démarrage de la mission et le solde à la remise du compte rendu.

Budget concernant l’établissement de la paie et des déclarations sociales

Notre proposition financière d’honoraires est établie compte tenu des informations que vous nous avez communiquées.

Nos modalités de facturation sont les suivantes (tarif):

• Etablissement des bulletins de salaire :- par bulletin de salaire émis : XXX- par salarié entré ou sorti : XXX

• Déclarations sociales et fiscales (sur salaires) :- périodiques : XXX par mois/trimestre- en fin d’année : XXX par an

• autres (le cas échéant) : XXX

Le cas échéant : Notre intervention pour cette prestation ne pourra pas être facturée à moins de XXX € HT par mois.

E X E M P L E

Selon les bases et le tarif ci-dessus rappelé, le budget prévisionnel d’honoraires peut être estimé à XXX € HT/mois pour la prestation d’établissement de la paie et des déclarations sociales.

Toutes modifications dans les conditions de réalisation de la mission (rotation des effectifs, évolution du nombre de salariés, souscription à de nouvelles caisses…) peuvent donner lieu à un ajustement à la clôture de l’année civile (ou de chaque mois / trimestre).

ou

La facturation mensuelle / trimestrielle qui vous sera adressée sera établie à partir des éléments réels de paie survenus au cours de la période ; un ajustement éventuel pouvant intervenir sur une facture suivante.

(A adapter en fonction des modalités propres au cabinet)

La facture sera établie en début d’année / (ou chaque mois ou trimestre) pour l’année civile complète / (ou le mois ou le trimestre).

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(Supprimer les mentions inutiles)

Les modalités de facturation (ou le budget) seront (a) revues annuellement et feront (b) l’objet d’une information à l’entité en fonction des évolutions de la mission.

Ou le cas échéant : Notre tarif est indexé sur l’indice XXX ; il sera actualisé chaque année en fonction de son évolution par rapport à l’indice applicable au 1er janvier de l’année du début de notre mission.

Budget ponctuel concernant le paramétrage des données de paie

Ce budget est facturé au démarrage de la mission. Il s’élève /forfaitairement / à XXX€ HT. Il fera l’objet d’une facturation distincte établie au démarrage de la mission.

Budget des prestations d’assistance et de conseil et des autres travaux convenus

Toute autre mission complémentaire de conseil et d’assistance dans le domaine social et des ressources humaines, réalisée à votre demande, fera l’objet d’une facturation spécifique selon des modalités convenues : au temps passé / sur la base du tarif applicable le jour de réalisation de la prestation. (Supprimer la mention inutile).

Les modalités de règlement(Paragraphe à adapter en fonction des modalités de facturation définies ci-dessus)

Toute facture sera réglée par prélèvement / par virement / par chèque / à réception / à 30 jours fin de mois / …ouLa facture établie portant sur le budget annuel fera l’objet d’un règlement par prélèvements mensuels /ou trimestriels / au XX de chaque mois /ou de chaque début de trimestre.

Le premier prélèvement sera effectué le XX (mois) 20XX.

Les factures ponctuelles feront l’objet d’un règlement /à réception de facture / à 30 jours fin de mois / … (supprimer les mentions inutiles).

Notre mission prendra effet à compter de votre acceptation. Elle portera sur les opérations de l’exercice comptable commençant le ….. et se terminant le….

Nous vous serions obligés de bien vouloir nous retourner un exemplaire de la présente et de l’annexe jointe qui fait partie intégrante de la lettre de mission, revêtues d’un paraphe sur chacune des pages et de votre signature sur la dernière page.

Nous vous prions de croire …

Le professionnel de l’expertise comptable/Le représentant légal

Le client / l’adhérent

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ANNEXE I

EXEMPLE DE CONDITIONS GENERALES A JOINDRE A LA LETTRE DE MISSION

(à adapter au cas particulier)

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1- DOMAINE D’APPLICATIONLes présentes conditions sont applicables aux conventions portant sur les missions conclues entre le cabinet x dénommé le professionnel de l’expertise comptable et son client ou adhérent.

2- DEFINITION DE LA MISSIONLes travaux incombant au professionnel de l’expertise comptable sont détaillés dans la lettre de mission et ses annexes et sont strictement limités à son contenu.

Toute mission ou prestation complémentaire devra faire l’objet d’une information préalable du client ou de l’adhérent afin que celui-ci soit en mesure de manifester son accord.

3- RESILIATION DE LA MISSIONEn cas de résiliation au cours d’un exercice comptable, et sauf faute grave imputable au professionnel de l’expertise comptable, le client ou l’adhérent devra verser à ce dernier les honoraires dus pour le travail déjà effectué, majorés d’une indemnité conventionnelle égale à 25 % des honoraires annuels convenus pour l’exercice en cours ou de la dernière année d’honoraires en cas de montant incertain. Cette indemnité est destinée à compenser le préjudice subi par le professionnel de l’expertise comptable à raison de l’inclusion du dossier du client ou de l’adhérent dans sa charge de travail de l’année en cours.

En cas de manquement du client ou de l’adhérent à l’une de ses obligations, le professionnel de l’expertise comptable aura la faculté de suspendre sa mission en informant ce dernier par tout moyen écrit ou de mettre fin à sa mission après envoi d’une lettre recommandée demeurée sans effet.

4- SUSPENSION DE LA MISSIONLorsque la mission est suspendue pour cause de force majeure ou défaut de paiement des honoraires, les délais de remise des travaux sont prolongés pour une durée égale à celle de la suspension susvisée.Pendant la période de suspension éventuelle, toutes les dispositions du contrat demeurent applicables.

5- OBLIGATIONS DU PROFESSIONNEL DE L’EXPERTISE COMPTABLELe professionnel de l’expertise comptable effectue la mission qui lui est confiée conformément aux dispositions du Code de déontologie intégré au décret du 30 mars 2012 relatif à l’exercice de l’activité d’expertise comptable, de la norme de «  maîtrise de la qualité », de la norme « anti-blanchiment » élaborée en application des dispositions du Code monétaire et financier et le cas échéant de la norme professionnelle de travail spécifique à la mission considérée. Il contracte, en raison de cette mission, une obligation de moyens.

Le professionnel de l’expertise comptable peut se faire assister par les collaborateurs de son choix. Le nom du collaborateur principal chargé du dossier est indiqué au client ou à l’adhérent.

A l’achèvement de sa mission, le professionnel de l’expertise comptable restitue les documents que lui a confiés le client ou l’adhérent pour l’exécution de la mission.

Le professionnel de l’expertise comptable est tenu à la fois :

- au secret professionnel dans les conditions prévues à l’article 226-13 du Code pénal ;

- à une obligation de discrétion, distincte de l’obligation précédente, quant aux informations recueillies et à la diffusion des documents qu’il a établis. Ces derniers sont adressés au client ou à l’adhérent, à l’exclusion de tout envoi à un tiers, sauf demande du client. Les documents établis par le professionnel de l’expertise comptable seront en conséquence

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adressés au client, à l’exclusion de tout envoi direct à un tiers (sauf instruction spécifique de la part du client et exception faite des transmissions aux administrations fiscales et sociales, et OGA).

6- OBLIGATIONS DU CLIENT OU DE L’ADHERENTLe client ou l’adhérent s’interdit tout acte de nature à porter atteinte à l’indépendance du professionnel de l’expertise comptable ou de ses collaborateurs.

Ceci s’applique particulièrement aux offres faites à des collaborateurs d’exécuter des missions pour leur propre compte ou de devenir salarié du client ou de l’adhérent.

Le client s’engage :

A fournir au professionnel de l’expertise comptable préalablement au commencement de la mission, les informations et documents d’identification requis en application des dispositions visées aux articles L 561-1 et suivants du Code monétaire et financier, à savoir :

Dans le cadre de l’obligation d’identification du client ou de l’adhérent:- si le client ou l’adhérent est une personne physique, obtention d’un document d’identité officiel en cours de validité comportant sa photographie ; - si le client ou l’adhérent est une personne morale, tout acte ou extrait de registre officiel datant de moins de trois mois constatant la dénomination, la forme juridique, l’adresse du siège social, l’identité des associés et dirigeants et la composition et la répartition du capital.

Dans le cadre de l’obligation d’identification du bénéficiaire effectif, s’il apparait qu’une personne physique remplit les conditions pour être qualifiée de bénéficiaire effectif:

les éléments d’identification de cette personne.

A mettre à la disposition du professionnel de l’expertise comptable, dans les délais convenus, l’ensemble des documents et informations nécessaires à l’exécution de la mission ;

A respecter les procédures mises en place pour la réalisation de la mission et notamment le planning d’intervention du professionnel de l’expertise comptable figurant dans la lettre de mission ;

A porter à la connaissance du professionnel de l’expertise comptable les faits nouveaux ou exceptionnels. Il lui signale également les engagements susceptibles d’affecter les résultats ou la situation patrimoniale de l’entité ;

A confirmer par écrit, si le professionnel de l’expertise comptable le lui demande, que les documents, renseignements et explications fournis sont exhaustifs et reflètent fidèlement la situation patrimoniale de l’entité ;

A vérifier que les états et documents produits par le professionnel de l’expertise comptable sont conformes aux demandes exprimées et aux informations fournies par lui-même et à informer sans retard le professionnel de tout manquement ou erreur.

Le client ou l’adhérent reste responsable de la bonne application de la législation et des règlements en vigueur ; le professionnel de l’expertise comptable ne peut être considéré comme se substituant aux obligations du client du fait de cette mission.

Conformément aux prescriptions légales, le client ou l’adhérent doit prendre toutes les mesures nécessaires pour conserver les pièces justificatives et, d’une façon générale, l’ensemble des documents produits par le professionnel de l’expertise comptable pendant les délais de conservation requis par la loi ou le règlement.

Dès lors que des traitements sont assurés sur le système informatique du client ou de l’adhérent, ce dernier devra assurer la sauvegarde et l’archivage des données et des

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traitements informatisés pour en garantir la conservation, l’inviolabilité et la lecture ultérieure.

D’une façon générale, le client ou l’adhérent doit par ailleurs prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la protection de son système informatique.

7- HONORAIRESLe professionnel de l’expertise comptable reçoit du client ou de l’adhérent des honoraires librement convenus qui sont exclusifs de toute autre rémunération, même indirecte. Il est remboursé de ses frais de déplacement et débours.

Des provisions sur honoraires peuvent être demandées périodiquement.

Les conditions de règlement des honoraires sont les suivantes :

Les honoraires sont payés à leur date d’échéance ; en cas de paiement anticipé, aucun escompte n’est accordé ; en cas de retard de paiement, des pénalités de retard sont exigibles le jour suivant la date de règlement figurant sur la facture ; sauf disposition contraire qui ne peut toutefois fixer un taux d’intérêt de ces pénalités inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal, le taux d’intérêt sera égal à celui appliqué par la Banque Centrale Européenne à son opération de refinancement la plus récente majoré de 10 points de pourcentage. Les pénalités de retard sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire. 3 Une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d’un montant de 40 euros est également exigible de plein droit en cas de retard de paiement. Lorsque les frais de recouvrement exposés sont supérieurs au montant de cette indemnité forfaitaire, une indemnisation complémentaire peut être réclamée sur justificatifs.

Toute contestation d’une facture devra être faite dès réception et motivée ; ladite contestation ne pourra justifier le non-paiement des autres prestations non contestées y compris celles incluses dans la même facture.

Le non-paiement des honoraires pourra, après rappel par lettre recommandée avec accusé de réception, entraîner la suspension des travaux ou mettre fin à la mission.

En cas de changement de modalités de facturation, une information préalable sera donnée au client ou à l’adhérent.

En cas de rupture du contrat par l’une ou l’autre des parties, une assistance pour réaliser le transfert du dossier dans l’entreprise ou à un nouveau prestataire pourra être effectuée à la demande du client ou de l’adhérent sur la base d’un devis préalablement accepté.

En cas d’usage du droit de rétention prévu à l’article 168 du code de déontologie intégré au décret du 30 mars 2012 relatif à l’exercice de l‘activité d’expertise comptable, le président du Conseil Régional de l’Ordre des Experts-Comptables sera informé.

8- RESPONSABILITE CIVILEEn application de l’article 2254 modifié du Code civil, la responsabilité civile du professionnel de l’expertise comptable ne peut être mise en jeu que sur une période contractuellement définie à …4 à compter des événements ayant causé un préjudice à l’entreprise.Tout événement susceptible d’avoir des conséquences notamment en matière de responsabilité doit être porté sans délai par le client ou par l’adhérent à la connaissance du professionnel de l’expertise comptable.La responsabilité civile professionnelle du professionnel de l’expertise comptable est couverte par un contrat d’assurance souscrit auprès de la compagnie5 ………. (ne pas mentionner le nom du courtier ou de l’agent d’assurance mais de la compagnie d’assurance) située (indiquer l’adresse). La couverture géographique de cette assurance porte sur le monde entier (à adapter en fonction du contrat d’assurance).6

3 Article L 441-6 modifié du Code de commerce4 Elle ne peut toutefois être réduite à moins d’un an ni étendue à plus de 5 ans ; il est recommandé de contractualiser cette durée à trois ans.

5 Pour les souscripteurs du contrat « Groupe », il s’agit de COVEA RISK. 19-21 allées de l'Europe 92616 Clichy cedex6 Paragraphe suggéré en application de l’article L 111-2 du Code de la consommation

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La responsabilité du professionnel de l’expertise comptable ne peut notamment être engagée dans l’hypothèse où le préjudice subi par le client ou par l’adhérent est une conséquence :

d’une information erronée ou d’une faute ou négligence commise par le client ou par l’adhérent ou par ses salariés,

du retard ou de la carence du client ou de l’adhérent à fournir une information nécessaire au professionnel de l’expertise comptable,

des fautes commises par des tiers intervenant chez le client ou chez l’adhérent.

9- DIFFERENDSLes litiges qui pourraient éventuellement survenir entre le professionnel de l’expertise comptable et son client ou son adhérent seront portés, avant toute action judiciaire, devant le président du Conseil Régional de l’Ordre compétent ou son représentant aux fins de conciliation.

10- DROIT APPLICABLE ET ATTRIBUTION DE COMPETENCECe contrat de mission sera régi et interprété selon le droit français.

« TOUS LES LITIGES AUXQUELS LE CONTRAT POURRA DONNER LIEU, NOTAMMENT AU SUJET DE SA VALIDITE, DE SON INTERPRETATION, DE SON EXECUTION ET DE SA REALISATION, SERONT SOUMIS AUX TRIBUNAUX DE [NOM DE LA VILLE]. »

11- ACCEPTATION DES CONDITIONS GENERALES D’INTERVENTIONLe client ou l’adhérent reconnaît avoir reçu, pris connaissance et accepté les présentes conditions générales d’intervention.

Fait à …………………… le ………………….,

En deux exemplaires originaux, dont un remis au client ou à l’adhérent.SignaturesLe professionnel de l’expertise comptable/Le représentant légal

Le client / L’adhérent

ANNEXE IIEXEMPLE DE TABLEAU DE REPARTITION DES

OBLIGATIONS RESPECTIVES ET DES PRESTATIONS FAISANT

L’OBJET DE LA MISSION CONFIEEA JOINDRE A LA LETTRE DE MISSION

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Tableau de répartition des travaux entre votre entité et votre Cabinet d’expertise comptable (Cabinet EC).Prestations faisant l’objet de la mission confiée (Tableau à adapter)

Nature des prestations 7 Périodicité

Cabinet EC

Client

Constitution du dossierCollecte et transmission par écrit (courriel, fax, courrier) des éléments relatifs à l’entité et aux salariés (situation civile, adresses, etc.)

D X

Déclaration à la CNIL si celle-ci s’avère obligatoire P XPrise de connaissance du réglementaire de paie dans le cadre de la constitution du dossier D X

Création informatique de l’entité/établissements D XParamétrage des référentiels salariés D XReprise des bulletins de salaire antérieurs8 (hormis en cas de démarrage de la mission en janvier) / et cumul D X………….9

………….Traitement des bulletins de salaireCollecte et transmission par écrit (courriel, fax, courrier) des éléments de paie (permanents + variables) M XÉtablissement des bulletins de paie M XÉtablissement du fichier (ou liste) des règlements des salaires M XContrôle et validation du fichier (ou liste) des règlements des salaires M XPréparation de l’ordre de virement M XEdition du livre de paie récapitulatif M XPréparation des écritures comptables de paie M X………….………….Suivi administratif d’un salariéTransmission de l’arrêt maladie, des IJSS et des indemnités prévoyance pour traitement P XGestion des arrêts de travail

- calcul des indemnités dues, le cas échéant- attestation de salaires

P X

Suivi des informations dans le dossier salarié P XSuivi informatique des compteurs de congés payés M X………….………….

D= démarrage /M = mois / T = trimestre / A = année / P = ponctuel

7 Lorsque la prestation est exclue de la mission : cocher la case Client et griser la case Cabinet EC.8 Indiquer la prévision du nombre de bulletins de salaire à reprendre depuis Janvier pour établir la N4DS.9 Ajouter dans ces lignes vierges les prestations intégrées dans votre mission. Exemples : Paiement des salaires, Paiement des charges sociales, Assistance lors d’un contrôle URSSAF, Calcul du DIF, etc.

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Prestations faisant l’objet de la mission confiée (suite)

Nature des prestations10 Périodicité Cabinet EC Client

Entrée Paramétrage de la fiche « salarié » P XParamétrage du profil salarié sur le logiciel P XAffiliation du nouveau salarié auprès des organismes sociaux (retraite complémentaire, prévoyance…) P XAffiliation du nouveau salarié auprès des organismes de sécurité sociale (DPAE, DUE…)11 P………….12

………….DépartFormalités de rupture du contrat de travail13 P XÉtablissement du contrat de sécurisation professionnelle en cas de licenciement pour motif économique14 (individuel ou collectif)

P X

Détermination des indemnités dues P XÉtablissement du certificat de travail P XÉtablissement de l’attestation Pôle emploi P XÉtablissement du solde de tout compte P XRadiation du personnel sortant auprès des organismes sociaux P X…………..…………..Déclarations sociales et le cas échéant transmission de celles-ciDéclarations à l'URSSAF ou MSA (selon profil client) M/T XDéclarations aux caisses de retraite complémentaires cadres et non cadres M/T XDéclarations aux organismes de retraite supplémentaire et/ou de prévoyance complémentaire à adhésion collective et obligatoire et/ou à adhésion individuelle et/ou facultative

M/T X

Déclarations à la caisse des congés payés, le cas échéant M/TDéclaration à la médecine du travail M-T X…………..…………..

10 Lorsque la prestation est exclue de la mission : cocher la case Client et griser la case Cabinet EC.11 Cocher la case correspondant au périmètre de la mission.12 Ajouter dans ces lignes vierges les prestations intégrées dans votre mission. Exemples : Paiement des salaires, Paiement des charges sociales, Assistance lors d’un contrôle URSSAF, Calcul du DIF, etc.13 Sont visés les différents cas de rupture du contrat de travail à durée indéterminée (démission, retraite, licenciement, rupture conventionnelle). Le ou les motifs retenus ainsi que les procédures de rupture (licenciement collectif ou individuel, rupture conventionnelle…) sont de la seule responsabilité du client.14 Sous réserve que l’entité et le salarié entrent dans le champ d’application du dispositif : vous vous engagez à nous transmettre la copie de l’imprimé délivré par Pôle emploi dûment complété et la copie du volet « bulletin d’acceptation » complété par le(s) salarié(s) ainsi que toutes les informations nécessaires telles que les heures relatives au DIF.

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Prestations faisant l’objet de la mission confiée (suite)

Nature des prestations15 Périodicité

Cabinet EC

Client

Déclarations sociales (suite)Taxe sur les salaires, le cas échéant M-TMouvement de main d’œuvre, le cas échéant M-TDéclarations annuelles et régularisations

- URSSAF ou MSA (selon profil client)- Retraite complémentaire cadres et non cadres- Retraite et prévoyance à adhésion collective et obligatoire- Retraite et prévoyance à adhésion facultative et/ou

individuelle- Caisse de congés payés, le cas échéant- Médecine du travail- Enquêtes de la DIRECCTE, INSEE

A X

Déclarations annuelles fiscales (le cas échéant)- Taxe sur les salaires A

N4DS A XTélétransmission des données sociales aux organismes sociaux 16 M/T/A X………….17

………….Obligations réglementairesTenue des dossiers individuels des salariés M XTenue du registre unique du personnel (entrées et sorties, travailleurs de moins de 18 ans, travailleurs à domicile, travailleurs étrangers)

P X

Établissement et mise à jour du document unique sur l’évaluation des risques A XTenue du registre des observations et mise en demeure P XTenue du registre médical P XTenue du registre d'hygiène et de sécurité P X……………..……………..

D= démarrage /M = mois / T = trimestre / A = année / P = ponctuel

Erreur ! Nom de propriété de document

15 Lorsque la prestation est exclue de la mission : cocher la case Client et griser la case Cabinet EC.16 Cette prestation sera mise en place sur la base d’un mandat conclu entre Cabinet EC et votre entreprise et après signature par vos soins des bordereaux d’adhésion aux procédures de télé-déclaration et de télé-règlement.17 Ajouter dans ces lignes vierges les prestations intégrées dans votre mission. Exemples : Paiement des salaires, Paiement des charges sociales, Assistance lors d’un contrôle URSSAF, Calcul du DIF, etc.

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ANNEXE IIIEXEMPLE DE COMPTE-RENDU

DE MISSION

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Compte rendu annuel et recommandations

Conformément aux termes de notre lettre de mission en date du …, nous avons effectué une mission d’assistance en matière sociale de ... …….. (préciser l'entité concernée) relatifs à ... (préciser la période du ……au………….), qui se caractérisent par les données suivantes :

- Total de la masse salariale brute- Total de la masse salariale plafonnée- Total des salaires nets à payer et imposables18

Nous avons effectué les diligences conformément aux termes de nos accords et dans le respect des règles sociales et fiscales applicables à votre entité.

Nos travaux ont été effectués au vu des pièces et informations que vous nous avez communiquées. Celles-ci nous ont permis de produire les documents suivants (ou : suivant liste ci-jointe) :

- Bulletins de salaire- Déclarations de cotisations sociales mensuelles/trimestrielles- Contrats de travail- DUE- Soldes de tout compte- …

Recommandations :

Notre mission n’a pas pour objectif de déceler des erreurs, actes illégaux ou autres irrégularités pouvant ou ayant eu lieu dans votre entité

Au regard du cadre de référence des missions du professionnel de l’expertise comptable, la mission d’assistance en matière sociale s’inscrit parmi les autres prestations sans assurance à l’issue desquelles le professionnel de l’expertise comptable n’exprime pas d’opinion.

Lieu, date et signature du professionnel de l’expertise comptable

18 La ligne salaire net imposable est renseignée d’après les données communiquées par l’entité.

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