AGORA

RBDSanté

22 mai 2013Modalités pratiques et

organisation

La salle

Aspects techniques Salle réservée : « Salle à tout »

166 m² dont salle de 123 m² et scène de 43 m²

Capacité de 120 personnes debout, 82 assises

Ascenseur pour PMR

Bus et tram : arrêt « Flagey »

Tables et chaises sur place

Projecteur, sono, éclairages

La salle

Lieu : Maison de Quartier Malibran (MQM)

Rue de la Digue, 10 à 1050 (près de Flagey)

La salle

ClésSamuel ira chercher les clés / badges au plus tard

le 20 mai. Nous aurons ainsi possibilité d’aller porter

la documentation la veille en début d’après-midi.

Parking

Il n’y a pas de parking

spécifique à la MQM ;

par contre il sera possible

de stationner le véhicule

devant la porte,

dans l’allée, le temps de

pour décharger le matériel.

La salle

Parking

Il est possible de se garer (horodateur) aux

alentours, dans les petites rues autour de Flagey.

La salle

Photos de la MQM clic pour diaporama – photos prises par Maria

La salle

Matériel des stands

Sur place : tables pliantes, chaises

À apporter par chacun :

- documents et outils pédagogiques

- « petit matériel » : bics, colle, ciseaux,

agrafeuse, patafix (« chewing-gums »), adhésif, …

- rallonge électrique éventuelle

- bloc multiprises éventuel

- pc portable éventuel (wifi interne

possible mais pas garanti, prévoir sans wifi au cas où !)

La salle Disposition proposée

Annonce / affiche

Historique des versions

Définitive, envoyée à tous par email

Annonce / affiche

Diffusion Par email via les contacts de tous

Par poste : plusieurs membres se coordonnent

pour un envoi postal (PSE/PMS, maisons

médicales, centres de planning familial, etc.)

Fax-info : Danielle se charge de la diffusion

(gratuite normalement) dans le fax-info / mail-

info du guide social.

Un évènement Facebook a été créé

Administratif

Le contrat de location devrait nous parvenir

sous peu.

L’assurance est standard et nous ne devrons

avoir aucun problème à ce niveau.

Budget

Salle : 15 € de l’heure (15 x 8h = 120 €)

Dépenses matériel : fardes, boissons, café,…

Orateurs : défraiement / ?…

Matériel + orateurs = maximum 300 €, ce que la

trésorerie permet. Aucun membre ne doit payer

de supplément à part sa cotisation annuelle.

Organisation

Dès maintenant et jusqu’au 17 mai :

Fardes : Danielle les prépare (contenu : feuille

blanche, annonce/programme, brochure de Question

Santé, répertoire, bic, liste des participants, évaluation)

Inscriptions : Claudine coordonne (email, tél, internet)

Badges membres et badges invités : Les noms des personnes à indiquer sur les badges (hors

membres et orateurs) sont à communiquer dès que possible

(avant le 17 mai) à Samuel.

Maria a des supports pour les badges, elle s’en occupe avec

Samuel qui les imprimera.

Organisation

La veille

Covoiturage pour apporter le matériel

- Maria apportera en camionnette le matériel de Pipsa ; elle passera par le CEDIF, Prospective

Jeunesse et le FARES.

- Xhemile viendra aussi en voiture et passera par

Infor-drogues et Euridis.

Les autres membres apportent leur matériel par

leurs propres moyens.

Installation d’un maximum de choses la veille et

test du wifi.

Organisation

Le jour-même

Postes

Heures

Accueil Boissons

Sono /

informa-

tique

De 9h à 11hAnne

Xhemile

Delphine

ClaudineSamuel

De 11h à 13hPascale

SamuelStephanie Samuel

De 13h à 15hDanielle

RéjaneJoëlle Samuel

De 15h à 17h--

Anne Samuel

Rangement Tous Tous

Merci de l’implication de

chacun pour que cette

première de l’AGORA soit

une réussite !