Ben Broeckx

Kafka Academy: Introduction

Agence pour la simplification Agence pour la simplification administrativeadministrative

Dienst voor administratieve Dienst voor administratieve vereenvoudigingvereenvoudiging

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Ordre du jour

• Introduction

•Pourquoi mesurer?

•Le Bureau de Mesure Kafka

•Définitions & concepts

•La méthodologie

•Les différentes phases d’un projet de mesure (Le plan d’action)

•La pratique du Bureau de Mesure Kafka: lessons learned

•Aperçu et résultats

•Questions?

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Introduction

•Augmentation du nombre de règles et d’obligations

•Union Européenne: Quantifier les effets induits par la réglementation

•Non: Remise en question/cause de la réglementation

•Oui: Analyser la réglementation et mesurer le coût du respect de celle-ci pour le groupe cible:

FORMULECharges Administratives (CA) = (T temps x P prix + P petits frais) x Q

nombre x fréquence

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Pourquoi mesurer?

• “Mesurer permet de savoir”

•Mieux apprendre les formalités administratives induites par la législation:

Fixer les priorités et considérer les alternatives

•Garantir/Assurer de la transparence et l’objectivité

•Créer un support/appui pour prendre des décisions de simplification

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Pourquoi le Bureau de Mesure Kafka?

•Les formalités administratives engendrent des coûts/charges considérables

•Actions de simplification réalisées par les autorités:

Diminuer les charges administratives

Croissance/augmentation de l’efficacité et d’orientation sur le client

•Agence de la Simplification Administrative (ASA):

Méthodologie: Modèle de Mesure Kafka (Inspiré du Modèle des Coûts Standard néerlandais)

Bureau de Mesure Kafka: Evaluation des résultats

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Tâches du Bureau de Mesure Kafka?

•Quantifier les projets de simplification déjà réalisés

•Analyser l’impact de futurs modifications de la réglementation

•Accompagner les Services Publics Fédéraux (SPF)

•Adapter continuellement la méthodologie

•Suivre les résultats des mesures

•Reporter en communiquer à intervalles réguliers

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Concepts et définitions

Charges Administratives = “Coût des formalités administratives que les entreprises, citoyens et associations sont tenus d’accomplir pour respecter leurs obligations légales (d’information) à l’égard des pouvoirs publics et ce, même s’ils devaient effectuer ces formalités sans obligation légale.”

Coûts de réglementation

Coûts de gestion à charge des

pouvoirs publics

CHARGES ADMINISTRATIVES Coûts financiers

Coûts des formalités administratives que les

entreprises/citoyens effectuent uniquement

parce qu’elles sont imposées par la réglementation

Petits frais

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Méthodologie - Modèle de Mesure Kafka

• Trois Piliers:

1. Consistance

2. Objectivité

3. Approche participative

• Méthode uniforme pour chaque projet de mesure:

5 étapes:

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Méthodologie - Modèle de Mesure Kafka

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Méthodologie – Type de Mesure

Temps:

• 0-Mesure

Situation avant la simplification

• 1-Mesure (Mesure Effective)

Situation après simplification

Facteurs externes constants par rapport à 0-mesure

• Mesure Potentielle

Théoriquement, utilisation maximale de la simplification

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Méthodologie – Points d’attention

Mesure:

• Charges Administratives d’une réglementation particulière (0- ou 1-Mesure)

• Diminution ou augmentation des Charges Administratives (0- ou 1-Mesure)

Modèle Excel:

• Récolter de données telles que le numéro de référence, description, groupe cible, sous groupe, année, obligations d’information, etc.

Temps entre le début et le rapport des mesures:

• L’ampleur de la réglementation à mesurer

• Disponibilité des données

• Réaction du groupe cible

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Plan: 5 étapes

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Etape 1: Mise en place

• Déterminer l’étendue du projet

• Identifier la réglementation concernée

• Déterminer le type de mesure et la/les période(s) pertinente(s)

• Identifier le groupe cible

• Identifier les personnes ou les organisations afin de collecter les informations

•Procéder à la validation officielle de la mesure

•Enregistrer l’approbation de la mesure

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Etape 2: Obligations d’information et CA

• Identification des obligations d’information liées à

la réglementation sélectionnée

•Liste des actes administratifs par obligation

d’information

•Enregistrement des actes administratifs dans

le Modèle Excel

•Evaluation de la version provisoire du

Modèle Excel

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Etape 2: Obligations d’information et CA

“R158 – Obligations d’information et actes administratifs ”

• Depuis le 1 janvier 2007, les bouchers ne sont plus tenus de consigner leurs achats hebdomadaires dans un registre de contrôle.

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Etapes 3 et 4: T, P et Q

• Rédaction des questions et sources d’information envisageables

• Recherche dans les sources disponibles

• Etablissement d’une liste des collaborateurs stratégiques à contacter

• Etablissement d’un échantillon représentatif des entreprises ou citoyens à consulter

• Contacter les personnes concernées (Interview)

• Evaluation des premiers résultats avec un responsable pertinent

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Etapes 3 et 4: T, P et Q

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Etape 5: Calculer et reporter

•Calcul de l’affectation du temps, prix et/ou tarif pour

chaque acte administratif

•Utilisation des tarifs horaires standard pour

les entreprises et citoyens

•Utilisation des « petits frais standard »

•Enregistrement des données obtenues dans le

modèle Excel

•Calcul des charges administratives

•Vérification des formules dans modèle Excel

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•Reporter:

Comparaison dans le temps

Charges administratives les plus conséquentes

Opportunité de simplification

Impacte (Monétaire)

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“R007 - E-notariat (1e phase)”

•Moyenne pondérée : 7,5 minutes

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“R007 - E-notariat (1e phase)”

•Extrapolation des données manquantes

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Résumé du plan d’action

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BM en pratique et “lessons learned”

•Création d’une équipe dévouée (membres, “roles and responsibilities”, etc.)

•Planning et communication (temps entre le début et le rapport, facteurs politiques externes, etc.)

•Gestion centrale de documents (structure des fichiers, nomenclature, etc.)

•Documentation standard (update, etc.)

•Validation (interne et externe)

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Status et résultats

•Depuis août 2007, actualisation d’anciennes mesures et analyser les nouvelles mesures

• Jusqu’en nov 2009, 400 projets de mesures ont été réalisés, tous SPF confondus

Réelle diminution de charge administrative de € 92 mio sur 2008.

•Processus continu des mesures en cours, en maintenant une flexibilité par rapport à des facteurs politiques externes

•Formation et suivi auprès des différentes fonctions publiques

Business

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