Cahier des charges site internet AXOM

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Contact : Jérémy Abdilla – Chargé de communication [email protected] / 06.98.54.70.36

CAHIER DES CHARGES

POUR LA CONCEPTION / REALISATION

DU SITE INTERNET

DE LA SOCIETE AXOM

Contact :

Jérémy ABDILLA – Chargé de communication

[email protected] / Tél : 06.98.54.70.36

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I- Détail de la demande

Introduction

Le présent Cahier des Charges a pour but d’établir une consultation visant à la réalisation du site

Internet de la société AXOM. Le prestataire retenu est chargé de conseiller la société AXOM et de

concevoir, en collaboration avec le chargé de communication et sur la base de ce document :

Le design d’information (arborescence du site, organisation des contenus, écriture adaptée au web),

la ligne graphique (respect de l’identité visuelle, attrait et convivialité) et l’ergonomie de navigation

(simple et intuitive) du site.

Cette charte permet d’assurer une cohérence de fond et de forme à l’ensemble de l’offre de

contenus et services proposée sur le site et de faciliter son intégration au moment de l’installation de

la solution technique. L’acceptation par le prestataire du cahier des charges donnera lieu à la

signature d’un contrat de création de la part des deux parties.

Le commanditaire

SARL AXOM - 136 Avenue d’Eysines 33200 Bordeaux. Représentant : Bernard Jourdan.

Chargé de communication / chargé de projet web : Jérémy Abdilla.

La société AXOM a été fondée en 2009 par Monsieur Bernard Jourdan, consultant formateur.

Elle compte un salarié et fait appel, selon les interventions à des formateurs indépendants au profil

adapté à la mission (selon les compétences et/ou les secteurs d’activités).

Domaines d’interventions :

- Conseils et accompagnements personnalisés (sur-mesure).

- formations en entreprise (formations de managers, vendeurs, techniciens, etc.).

- Web-formation (formation en ligne via une salle virtuelle, quizz et web-certifications, etc.).

- Organisations de séminaires (intra-entreprises et inter-entreprises) sur un ou plusieurs jours.

Secteurs d’activités principaux : Santé, Monde Agricole, Industrie, Service aux entreprises.

Domaine de formations : Management, Vente, Communication (labellisé Process Com).

Objectifs de nos interventions :

- Développer la performance commerciale

- Agir sur l’état d’esprit

- Développer les compétences

Notre rôle : développer l’impact humain (communiquer, piloter, négocier, fidéliser,…)

Cf. Powerpoint de présentation générale de l’offre AXOM pour plus de renseignements.

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Demande initiale

1- Conception d’un site internet

2- Gestion de l’Hébergement et services associés (dépôt nom de domaine, référencement,

maintenance et assistance technique)

Période de mise en ligne souhaitée

1er Avril 2011 au plus tard.

Méthodologie et calendrier prévisionnel du prestataire

Le prestataire doit fournir un document formalisant la méthodologie qu’il souhaite mettre en place

pour assurer la maîtrise d’œuvre du projet. Il doit informer de la composition de l’équipe mobilisée

et désigner un interlocuteur privilégié pour rendre compte du respect de la qualité des réalisations.

Le prestataire doit proposer un planning détaillé de réalisation du projet en reprenant et en

positionnant dans le temps les principales étapes. Ce dossier de conception et de réalisation du site

devra comprendre l’architecture technique proposée et les propositions de mise en forme des

contenus fournis par nos soins (en accord avec les demandes formulées ci-dessous).

Objectifs du site

- Renseigner sur l’offre AXOM et rassurer sur la crédibilité, l’expertise de nos formations.

- Disposer d’un outil dynamique reflétant les valeurs de la marque AXOM.

- Inciter à la prise de contact et la demande de renseignements.

- Fédérer l’équipe autour d’un support commun de référence.

Détails des objectifs

Au-delà de la diffusion d’une communication corporate, le site web de la société AXOM doit faciliter

la délivrance d’information sur l’offre de formations et de conseils proposés.

Complémentaire des rendez-vous physiques et des moyens de communication traditionnels, le site

web doit permettre la diffusion de documents officiels (fiches et catalogues de stages).

Conforme à la philosophie de la société, le site internet d’AXOM se doit de proposer un contenu

éditorial dynamique, interactif et fréquemment renouvelé, relatifs à nos domaines d’interventions et

au secteur de la formation professionnelle. Le site web n’a pas pour seule vocation d’être un support

de diffusion unilatérale d’informations. C’est aussi un support de participation, de récolte de

données et de prise en compte des besoins. Il doit favoriser la prise de contacts par le biais de

formulaires dédiés. Dernièrement, le site internet de la société AXOM se devra d’offrir aux membres

de la société un cadre de référence commun permettant d’uniformiser et de renforcer la cohérence

des messages transmis.

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Cibles

- Dirigeants d’entreprises (tous domaines d’activités concernés).

- Responsables Ressources Humaines / Formations.

- Salariés (Managers, Chefs d’équipes, vendeurs, etc.).

- Toutes particuliers et prospects en recherche de formations et/ou désirant développer ses

compétences professionnelles.

Nuage de mots AXOM

Valeurs et compétences de fond de la société AXOM, pouvant servir de pistes de déclinaisons

visuelles.

Communication antérieure (fournie par nos soins)

- Logo et charte graphique (en cours de réalisation).

- PowerPoint de présentation générale de l’offre AXOM.

- Fiche de stage, carte de visite.

- Catalogue « Monde Agricole »

- Adresse web : compte Twitter, linkedin annuaires de formations (e-magister, guidance

formations…),…

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II- Contraintes techniques et réglementaires

Nom de domaine

Le prestataire est chargé d’enregistrer et de gérer (transfert, renouvellement éventuel), pour le

compte de la société AXOM, le nom de domaine qui permet d’accéder à l’offre de contenus et

services du site. Le nom du site sera déterminé en collaboration avec le chargé de communication. La

société AXOM dispose déjà d’un nom de domaine (axom-formation.com) déposé chez GANDI

(fournisseur actuel de nos adresses mails). La propriété du nom de domaine sera établie au nom de

la société AXOM. Le prestataire sera déclaré en tant que « contact technique ».

Respects des obligations légales d’information et de déclaration

Conjointement avec la société AXOM, le prestataire s’engage à mettre en œuvre toutes les mesures

permettant de respecter les obligations légales en matière d’information et de déclaration requises

pour tout site web.

Les mentions obligatoires relatives à l’identification de la personne morale, l’éditeur du site et du

directeur de publication doivent être intégrées, de même que les informations concernant le

traitement de données personnelles.

Garantie, maintenance et assistance

- La période de garantie exigée est d’une durée de 12 mois, renouvelable. Elle porte sur tous vices

visibles ou cachés, défaut de conception ou de fonctionnement normal.

Pendant la période de garantie, le prestataire s’engage à assurer la maintenance corrective

(correction de défauts et résolution de bogues résiduels) selon une procédure de prise en charge des

anomalies « non-bloquantes » et « bloquantes ». Le prestataire s’engage à effectuer le diagnostic, à

réparer ou modifier tout élément défectueux.

Le signalement de toute anomalie (difficulté ou incident d’exploitation, dégradation des

performances, constat de non-conformité de fonctionnement) s’effectue par téléphone ou par

courriel entre un membre de la société AXOM et le prestataire.

- A l’issue de la période de garantie, la société AXOM pourrait reconduire pour 12 mois

supplémentaires les prestations de maintenance et d’assistance. Dans le cadre de cette extension de

garantie, la prestation de maintenance ne sera plus seulement « corrective » mais inclura une

dimension « évolutive » qui permettra à la société AXOM de bénéficier de la montée en version du

CMS et de commander des modifications ou ajouts fonctionnels (paramétrage et déploiement de

nouveaux modules natifs, développements spécifiques, intégration de modules de service tiers).

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Demande d’hébergement et indicateurs d’audience

Le prestataire est chargé de conseiller la société AXOM en matière d’hébergement externe du site,

de ses contenus et services, et de l’ensemble des composants nécessaires au bon fonctionnement de

la solution technique proposée. Le prestataire doit veiller à ce que la prestation d’hébergement

inclue un système de sauvegarde/restauration automatique des données et de redémarrage à

distance du serveur. La prestation d'hébergement doit être proposée par le prestataire lui-même,

dans le cadre de sa prestation.

Même s’il ne semble pas pertinent d’établir des objectifs quantitatifs (nombre de connexions, de

visiteurs uniques, etc.), il paraît tout de même indispensable d’ « inscrire » le site web AXOM auprès

d’un service tel que Google Analytic afin de mesurer la fréquentation, de connaître les pages les plus

consultées, la provenance des visiteurs.

Référencement

Les pages du site doivent être adaptées (structure, contenus, liens) pour un référencement optimisé

par les moteurs de recherche, quel que soit le navigateur utilisé. Le prestataire doit proposer une

solution qui permette de renseigner automatiquement les méta-balises (titre, description, mots-

clés), de nommer correctement d’autres éléments (url, répertoires, liens, médias), et s’engager à

prendre toutes les mesures techniques de base de manière à garantir une sensibilité maximale à

l’indexation automatique par les moteurs de recherche.

Performances d’affichage, résolution d’écran et approche multi-supports

En dehors des contraintes inhérentes au débit des utilisateurs, la vitesse d’affichage des pages doit

être optimisée (limitation du poids, mise en mémoire cache des pages dynamiques pour un

chargement plus rapide). Le format d’affichage par défaut doit être de 800x600, mais les pages du

site doivent pouvoir s’afficher sans contrainte et en exploitant pleinement les résolutions jusqu’à

1280x800.

La transformation de la mise en forme des contenus et la génération de pages adaptées à la lecture

sur les écrans de terminaux nomades, notamment les téléphones mobiles, doit pouvoir se faire

automatiquement.

Compatibilité des navigateurs et respect des standards du web

L’offre de contenus et services du site doit être compatible avec les navigateurs web actuels (Mac et

PC), notamment avec Internet Explorer (version 6 et supérieures), Firefox (version 1.5 et

supérieures), Safari. Le prestataire doit effectuer des tests de vérification avant la mise en production

du site et s’engage à corriger les éventuelles incompatibilités constatées en prenant les mesures

nécessaires pour assurer un affichage optimal dans ces différents environnements. L’offre de

contenus et services du site doit respecter les standards établis par le World Wide Web Consortium

afin d’assurer une compatibilité optimale avec les futurs outils de navigation.

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Préférence pour une solution technique reposant sous licence de logiciel libre

- Dans un objectif de réduction des coûts et pour garantir la pérennité et l’évolutivité de la solution

technique proposée, cette dernière doit, de préférence, reposer sur l’intégration de composants

logiciels développés en code ouvert. Pour répondre à l’ensemble de ses besoins, la société AXOM

estime préférable de s’orienter vers un système de gestion de contenu disponible sous licence de

logiciel libre (CMS open source), tel que JOOMLA, éventuellement complété d’autres composants

eux-mêmes open source.

Autant que possible et prioritairement, la couverture des besoins fonctionnels exprimés doit se faire

par le paramétrage des modules natifs du CMS proposé. Si le prestataire propose des

développements spécifiques, ces derniers doivent être intégrés au CMS sous la forme de « plugins »

compatibles et respectueux de l’intégrité du « noyau logiciel » pour ne pas remettre en cause le

passage à des versions ultérieures.

Intégration de la charte graphique et ergonomique

- Le prestataire doit paramétrer le système de gestion de contenus (CMS) et tous les modules

associés permettant de couvrir le périmètre fonctionnel attendu. Il est chargé d’intégrer l’ensemble

des éléments constitutifs de la charte graphique et ergonomique, au sein de la solution technique

installée.

La société AXOM fournira sur support numérique toutes les données (textuelles, graphiques)

nécessaires à la mise au point du site web de la société AXOM. Le prestataire devra procéder à

l’adaptation et à l’optimisation de ces données pour pouvoir les exploiter.

Intégration de contenu propres et de reprise de contenus externes

- Pour faciliter et accélérer l’alimentation en contenus du site web d'AXOM, il devra être possible

d'intégrer du contenu provenant d'autres sites. Toutes les fonctions visant à simplifier l’intégration

automatique de contenus externes seront particulièrement appréciées : reprise d’une vidéo ou d'un

article disponible sur un site de partage par la simple saisie de son url, etc.

Pour aider la société AXOM à constituer le socle initial de contenus qui sera proposé, le prestataire

s’engage à soutenir la création et la publication des pages.

- La société AXOM est dépositaire de l’intégralité de la propriété des droits d’auteur, ou au minimum

des droits d’exploitation sur tout support, présent ou à venir, de l’ensemble des contenus rendus

disponibles sur le site.

La totalité des éléments graphiques (images, gabarits, feuilles de style) constitutifs de l’habillage du

site de même que tout autre contenu créé, modifié et publié par le prestataire, dans le cadre du

présent marché, devront respecter cette règle, y compris lorsqu’il s’agit d’un contenu original ou

adapté issu d’un tiers.

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III- Description et justification du contenu

Les visuels, rubriques et justifications présents dans cette partie ne sont pas définitifs et feront

l’objet d’adaptation suite à la collaboration entre le prestataire et la société AXOM.

Page d’accueil

Bandeau fixe horizontal et vertical

Chaque page du site devra intégrer dans la partie supérieure un bandeau horizontal reprenant la

charte graphique de la société AXOM (il ne s’agit pas ici de la charte mais d’un bandeau d’exemple).

Dans le coin supérieur gauche sera disposé un logo cliquable, permettant à tout moment de revenir

en page d’accueil.

La barre des Menus (situé en dessous du bandeau horizontal apparaîtra également sur toutes les

pages du site).

Un bandeau graphiquement similaire devra également être présent de manière verticale sur la partie

gauche de chaque page du site et fera apparaître les éléments suivants :

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- un lien vers la salle virtuelle AXOM (hébergée sur livesession.fr) nommé « Accès à la salle virtuelle ».

Ce lien se retrouvera également sur les pages consacrés à la web(formation. Il permet de mettre en avant la salle virtuelle AXOM et d’inviter les clients lors de web-formation à venir sur notre site pour accéder à la salle virtuelle.

- l’adresse postale et mail, les coordonnées téléphoniques.

- un lien vers la page « Liens » (détail de cette page ci-dessous).

Détail de la page d’accueil

La page d’accueil contiendra en dessous du bandeau, les différentes rubriques détaillées dans le

paragraphe suivant.

- Une phrase de présentation de la société AXOM (tel que « Société AXOM : conseil et formation en

entreprise »). Celle-ci permettra l’identification rapide de notre activité.

- A droite de cette présentation sera donné la possibilité de s’abonner à l’infolettre (qui n’est en

aucun cas une newsletter périodique) afin d’être tenu au courant de notre actualité (nouvelles

formations, …) et de la mise en ligne de nouveaux articles.

Cette fonctionnalité nécessite donc la gestion d’une base de donnée.

Voir si l’inscription (une fois entré son adresse mail) renvoie vers une page complémentaire nécessitant de remplir également d’autres champs (nom, prénom…).

Voir si l’inscription donne lieu à l’envoi d’un mail de récapitulatif (« nous avons bien en compte votre inscription… ») ou de confirmation (« cliquez sur ce lien pour confirmer… ») . Cette remarque est également valable pour la page formulaire.

- Une rubrique « A la une », composé de nos articles.

Un site qui ne vit pas est un site mort, d’où l’intérêt de mettre à disposition des « Articles » ayant un

rapport avec nos activités. Disposés au sein de la rubrique « A la une » (en milieu de page d’accueil),

leur but est d’attirer et de faire revenir un grand nombre internautes grâce à des sujets qui les

concernent et les renseignent.

Prévoir la possibilité de partager ses articles sur Twitter et Facebook et de laisser des commentaires

Chemin de fer de la rubrique « A la une » :

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- La partie inférieure droite de la page d’accueil sera consacrée à l’apparition des deniers tweets

publiée sur le compte Twitter AXOMformation. Cet espace intégrera un lien vers le compte

susnommé en cliquant sur le logo Twitter ou sur le mot « AXOM formation ».

- Optionnel : prévoir la possibilité d’intégrer d’un module de sondage.

Détail des rubriques et sous-rubriques

Les menus déroulants sont au nombre de 5. Ils se divisent en 2 à 4 sous-rubriques qui apparaissent

lorsque l’internaute survole l’une des rubriques. Chaque sous-rubrique (aussi nommé sous-onglet)

correspond à une page à laquelle on accède en cliquant dessus.

Le survol de l’un de ses sous-onglets devra transformer la flèche de la souris apparaissant à l’écran en

main afin de montrer que cette page est cliquable (cette demande est à prendre en compte pour tous

les éléments cliquable présents sur le site).

1/ La société AXOM

Cette rubrique est une présentation globale de l’entreprise. Elle correspond à une communication

sur la marque AXOM au travers des sous-rubriques « notre philosophie », « notre équipe », « nos

interventions » (=exemples de références).

2/ Les solutions AXOM

Cette rubrique met en avant l’offre complète des services proposée par la société AXOM. Sa

particularité est de n’évoquer que nos prestations « sur-mesure ».

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3/ Formations inter-entreprises

Cette rubrique récapitule l’ensemble des formations inter-entreprises. Elles se répartissent sur 3

pages : management, vente ou communication.

4/ Ressources

C’est ici qu’est stocké l’ensemble des articles n’étant plus à la une. Cette rubrique comporte

également une page « Foire aux questions » qui donne des informations sur la société (avec des liens

vers les pages de la rubrique « La société AXOM », sur les droits des salariés à la formation, sur les

manières de se faire financer une formation, etc.

5/ Nous contacter

Cette rubrique a pour but de faciliter et d’inciter à la prise de contact. La page « coordonnée »

regroupe des informations tel qu’un plan Google Map (où nous trouver ?) nos horaires d’ouvertures,

…

Un formulaire de contact permettra aux internautes de nous faire part d’une manière précise de leur

question et de leur demande.

Exemple de menus de 2 sites concurrents :

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1/ La société AXOM : détail des sous-rubriques

A) Notre philosophie

Reprend des éléments de notre Powerpoint de présentation générale.

Prévoir la possibilité d’intégrer une brochure en téléchargement.

B) Notre équipe

Offre une présentation des différents membres de la société, une rapide bibliographie (formations,

références), des liens éventuels vers leur profil Viadeo.

C) Nos interventions

Présente notre expérience en reprenant des exemples d’interventions (en accord avec les clients

concernés) et les résultats obtenus. Objectif : montrer notre expérience et notre efficacité.

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2/ Les solution AXOM : détail des sous-rubriques

A) Conseils

Présente de manière non-exhaustive les domaines sur lesquels la société AXOM peut intervenir :

Management des services, Management

commercial, équipes de vente.

B) Formations intra-entreprises

Présente de manière non-exhaustive les

domaines sur lesquels la société AXOM peut

intervenir en expliquant la manière dont se

déroulent les formations (mise en situation

pratique, prise en compte des souhaits des

participants,…).

C) Web-formation

Une page assez longue (à voir s’il n’est pas préférable d’en faire 2) présentant les avantages de

ce système, l’expertise de notre société dans ce domaine, des exemples d’interventions,…).

D) Enquêtes satisfaction et Clients mystères

Présentation et exemples de prestations

proposées par la société AXOM dans ce

domaine.

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3/ Formations inter-entreprises

Cette rubrique se répartie entre les 3 sous-rubriques suivantes :

A) Management

Une page répertorie les formations nommées ci-dessous, un clic sur l’une d’elle ouvre une nouvelle

page avec le détail de la formation.

DU TECHNICIEN AU CHEF D’EQUIPE ; LE ROLE DU MANAGER FACE AU STRESS, PRISE DE PAROLE EN PUBLIC.

B) Vente

VENDRE, PREMIER PAS (1ère partie) ; MAINTENIR SES VENTES EN PERIODE DE CRISE ; PILOTER SON ACTIVITE COMMERCIALE ; ECOUTE ET COMMUNICATION CLIENT ; VENDRE, PREMIERS PAS (2ème partie).

C) Communication

PROCESS COM Management; PROCESS COM Vente; G.E.R PROCESS COM; PILOTER L’ACTIVITE COMMERCIALE.

Voir s’il ne serait pas plus simple de ne faire que 2 sous rubriques et de dispatcher PROCESS COM dans

les sous-rubriques « Management » ou « Vente ».

Chemin de fer de chaque page formation :

La présentation de chaque page reprendra le gabarit des

fiches de formations actuelles.

Les différentes rubriques : contenu (partie droite) ; durée, dates, budget, méthodes pédagogiques (partie gauche), les acquis (partie inférieure).

Chaque page devra comprendre les fonctionnalités suivantes (de préférence placées en haut à droite) :

- Imprimer

- Télécharger en PDF

- Envoyer à un ami

- Télécharge bulletin d’inscription

- Eventuellement « Partager sur Twitter et Faceboook ».

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4/ Ressources

A) Articles

Cette page recense l’ensemble des articles auparavant « A la une ». Tous sont stockés sur une page,

un par ligne, les uns à la suite des autres. Un clic sur un des titres ouvre l’article dans sa page

correspondante.

Intérêt de conserver les articles : permettre aux internautes d’arriver jusqu’au site web AXOM suite à

une recherche web. Cela peut également nous aider à améliorer notre référencement et

éventuellement à remettre à la une des articles précédents.

Voir comment permettre aux articles n’étant plus à « A la une » de venir se placer automatiquement

dans cette rubrique.

5/ Nous contacter

A) Formulaire de contact

Le détail des champs sera défini une fois le contrat signé. Dès à présent peuvent être prise en compte

les mentions obligatoires (mentionnées par un astérisque) : Nom, prénom, adresse mail.

L’envoi du formulaire devra faire apparaitre ne page mentionnant le texte « Nous avons bien en

compte votre demande et nous vous en remercions. Nous vous répondrons dans les plus brefs délais

et vous tiendrons informés de notre actualité ». Cette page devra également apparaître après toute

inscription à l’infolettre.

Exemple de formulaire :

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A) Foire aux questions

Permettant à la fois de transmettre des informations génériques, la foire aux questions est l’occasion

de présenter d’une manière différentes les informations présentes sur d’autres pages du site (les

liens internes y seront donc nombreux). Elle a aussi pour but de rassurer sur l’offre AXOM et de

montrer notre capacité à répondre à différents besoins.

Exemple de questions (ensemble du contenu fourni par nos soins) :

Qu’est-ce le DIF ? Qui et comment bénéficier ? Comment se faire financer une formation ? Comment

bâtir mon plan de formation ? Où se déroulent les formations AXOM ? Quelle différence entre une

formation inter-entreprises et une formation intra-entreprises ? A partir de combien de salariés est-il

préférable de recourir à une formation intra-entreprises ? Est-il possible de mixer plusieurs

stages ?....

PAGE « LIENS »

Intérêts de disposer d’une page « LIENS » :

Une page répertoriant des noms d’organismes partenaires, leur logo et un lien ver leur site. Il s’agit

d’un échange de bons procédés : nous référençons (après acceptation de leur part) nos partenaires,

nos clients, nos fournisseurs, en leur demandant dans faire de même.

En plus de multiplier notre visibilité sur le web et de nous assurer une crédibilité, cette page

permettra d’améliorer le référencement du site web.

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