Conférence DOCSOC08 - Document Numerique et Societe - La médiation de l'information dans les grandes entreprises mondiales - Présentation Marion Consalvi - 18 novembre 2008

Marion Consalvi – 18 novembre 2008

La médiation de l’information dans les grandes entreprises :

retour d’expérience, perspectives

DOCSOC08

Présentation du contexte

Un service de médiation de l’information en entreprise

Le contexte spécifique des multinationales Eloignement géographique du client Justifier son existence économiquement Les changements organisationnel et culturel Impacts sur le service de médiation de

l’information

Retour d’expérience Très grande entreprise industrielle Années 2005 à 2008

2 La médiation de l’information… – Marion Consalvi – DOCSOC08

Retour d’expérience. L’entreprise (2005)

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Une multinationale – secteur industriel Une opération de fusion

entre 3 entreprises européennes Nouveau siège de la société :

de Paris à Luxembourg

Département de la Stratégie du groupe Le service de Documentation stratégique

La médiation de l’information… – Marion Consalvi – DOCSOC08

Le service Documentation stratégique (2005)

Un service corporate 15 années d’existence Département Stratégie 450 profils clients identifiés

Organisation du service Effectif de 4 personnes

Equipe peu formée au métier de la documentation / médiation de l’information

Equipe inchangée en 15 ans De Paris à Luxembourg – 2005


Activités du service (2005)

Offres de service Diffusion de l’information quotidienne en push Diffusion électronique ou papier des

périodiques Préparation de dossiers documentaires à la

demande Abonnements groupe à la presse et aux bases

de données spécialisées Recherche de sources d’information Accueil des clients


Typologie de l’information traitée

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Couverture thématique Environnement économique : informations sur les marchés (pays, zones géographiques), la concurrence, les clients, les fournisseurs

Nature de l’information délivrée

Brute (exemple : un article) ou élaborée (dossier de presse)

Format Papier ou numérique

Type Confidentielle ou publique

Sources Interne ou externe (essentiellement)

Interne : comptes rendus de réunions, analyse terrain (remontées d’information), etc.

Externe : bases de données, presse, analyses financières, statistiques, internet, etc.

Clients Internes. Définition d’un profil client unique

Utilisation Interne (réunion stratégique) ou externe (rapport d’activité, réunion client)


Traitement documentaire7

Traitement

Format

AcquisitionEnregistrement / Référencement

Indexation, copies

Diffusion info

Classement

Diffusion doc Stockage

Type de document Récept

ion directe

Acquisition indirecte

Impression

Logiciel de bib

Base de données

Diffusion push par email

Envoi par courrier

Diffusion par email

Mise en circulation

Sauvegarde serveur

Stockage en rayons

Périodiques

PE

x x x x x x x x x

Etudes et ouvrages

P x x x x x

Analyses financières

PE

x x x x x x x x x x

Conférences

E x x x x x x x x x

Statistiques

E x x x x x x x x x

Rapports annuels

PE

x x x x x x x x

Articles de presse

PE

x x x x x x x x


Le changement organisationnel(2006 – 2008)

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Fusions d’entreprises 2004 puis 2006

Nouvelle équipe 1 seule personne formée à la documentation /

à la médiation de l’information Transmission des pratiques : peu de

procédures formalisées De la Stratégie au dépt. Marketing (2006)

Activité corporate ? Activité stratégique ? Documentation stratégique => EIM

1 nouveau déménagement à prévoir (2008)


Réorientation de l’activité9

Repositionnement stratégique nécessaire Marketing documentaire : front office / back

office Activités de routine vs Activités à valeur

ajoutée Conduite de projets

Conduite du changement « Comment conduire le changement et mettre

en place une dynamique d’offre informationnelle dans l’organisation ? »

Les objectifs du service (2007)10

Objectifs Valeur ajoutée

Étendre le service à l’ensemble du groupe

Optimiser les abonnements à l’échelle du groupe

Renforcer les synergies dans l’entreprise

Étendre le service à l’ensemble des départements du groupe

Fournir l’information appropriée

Repositionner le service

Réorienter l’activité

Réorganiser le service

Fournir le meilleur service avec la même équipe

Coopérer avec les autres services d’information de l’entreprise

Échanger les bonnes pratiques dans l’entreprise


L’organisation du département EIM front office

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Services Avantages Inconvénients FutursDiffusion de l’information quotidienne en push

Le service est sur mesure

Décalage horaire => les clients ne reçoivent pas l’information à temps

Étendre le service à d’autres utilisateurs

Diffusion électronique ou papier des périodiques

Un seul abonnement permet de toucher le plus grand nombre de clients

Les publications papier circulent trop lentement

Arrêter l’abonnement papier ?

Préparation de dossiers documentaires à la demande

Le service fournit de l’information pertinenteLes clients ne consacrent pas de temps à la recherche d’information

Trop grande diversité de sujets traitésLes sources ne sont pas suffisamment diversifiéesLes ressources ne sont pas suffisantes

Identifier de nouvelles sources d’information pertinentesFormer le client à la recherche

Abonnements à la presse et aux bases de données spécialiséesRecherche de sources d’information

Augmenter la performance

Problème de copyright

Résoudre les problèmes de copyrightIdentifier de nouvelles sourcesIdentifier les experts en interne

Accueil des clients Le contact avec le client est facilité

Les clients sont dispersés géographiquement

Donner accès aux documents à distance


L’organisation du département EIM back office

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Scenarios Avantages Inconvénients FutursSituation actuelle - Stocker toute l’information au format papier

L’information est accessible rapidementConforme avec la légalité (copyright)

L’espace de stockage nécessaire est importantLa rediffusion de l’information n’est pas facilitée

Besoin d’espace de stockage1b- Délimiter les sujets stockés (contenu)Résoudre le problème de copyright

Archiver électroniquement la presse quotidienne Stocker (format papier) les analyses et études

L’information est accessible rapidementLa diffusion d’information est facilitée

Le traitement de l’information est longLa conservation et la diffusion numériques sont soumises à des questions de droit

Augmenter les effectifsDélimiter les sujets stockés (contenu)Résoudre le problème de copyright

Ne plus archiver la presse quotidienneStocker seulement les analyses et études (papier)

Gain de temps et d’espace

L’information n’est pas accessible par le client

Les bases de données spécialisées ne permettent pas la recherche confidentielle et pertinenteRésoudre le problème de copyright


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Couverture informationnelle globale

Information délimitée à l’étude des marchés

Redéfinir la couverture informationnelle : information à stocker, information à diffuserAugmenter et améliorer les sources d’information et accès aux bases de données spécialiséesRésoudre les problèmes de copyrightIdentifier les partenaires internes et synergiesTrouver l’équilibre entre le champ informationnel à couvrir et les sources disponibles

Clients

Étendre le service à l’ensemble des collaborateurs du groupe

Augmenter la visibilité du serviceRendre les clients autonomesIdentifier les nouveaux clients et leurs besoinsRegrouper les clients suivant leurs besoins

Outils

Stockage numérique de l’information à haute valeur ajoutée et stockage papier des études et ouvragesMise en place d’un portail documentaire

Acquérir des outils de traitement de l’informationFavoriser l’achat d’information au format numériqueDonner accès aux clients à une partie de l’information, aux sourcesPartager l’information avec des services équivalents

Ressources Adapter les ressources nécessaires, au regard :- de la couverture informationnelle globale- des clients- des outils

Conduite du changement (oct. 2007)


Représentation des flux d’information dans l’entreprise (2008 ?)14 La médiation de l’information… – Marion Consalvi – DOCSOC08

Bilan de l’expérience (oct. 2008)

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Un service qui n’est certes plus menacé, mais : Activités quasi-identiques Perte du positionnement stratégique Equipe réduite Revenir sur 15 années d’évolution technologique ?

Quel futur pour la médiation de l’information dans les grandes entreprises mondiales ? La médiation est-elle toujours nécessaire ? La valeur de l’information remise en cause ? La médiation de l’information en entreprise : 1

changement de paradigme ?


Perspectives : le changement de paradigme

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Glissement de l’activité d’infomédiation

Nouveaux infomédiaires L’entreprise 2.0 Travail en réseau : le médiateur de l’information au cœur

du réseau


Services offerts aux clients Client partenaire

Diffuser l’information Identifier les sources

Logique de stock Logique de flux

Accumuler l’information Sélectionner l’information

Traitement a priori Traitement à la demande

Document papier Information numérique

Vision centralisée Vision décentralisée

Information externe Information interne

Infos / Contacts17

Présentation accessible sur Slideshare.net

http://marionconsalvi.blogspot.com [email protected]

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La médiation de l’information dans les grandes entreprises – Marion Consalvi

DOCSOC08 – 18 novembre 2008

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