Les professionnels de l'info-doc à l'heure des RSE et du Web Sémantique

Denis MEINGAN Directeur Associé +33.6.98.80.20.02 [email protected]

12 avril 2013

Quelle place dans les organisations pour les professionnels

de l'info-doc à l'heure des RSE et du Web sémantique ?

Place des professionnels de l’information dans les organisations 12/04/2013

Plan

1.  L’info-doc 2.  La veille 3.  Le Knowledge Management 4.  L’Entreprise 2.0 et les RSE 5.  Le Web sémantique 6.  Les perspectives de positionnement

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KnowledgeConsult

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KnowledgeConsult est un cabinet de conseil en management intervenant pour l’amélioration de la performance opérationnelle et le développement de la capacité d’innovation des organisations à travers la mise en œuvre :

•  De la gestion des connaissances, du travail collaboratif, de la gestion organisée des contenus et de la veille

•  Des outils, compétences et conduite du changement associés

Collectivités territoriales et organismes consulaires Agences Groupes et moyennes

entreprises


L’INFO-DOC

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Une fonction qui a un historique de plus de soixante ans…

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Création de l’INTD et réalisation des premières conférences internationales

Création de l’ADBS et de Documentaliste ainsi que de l’ENSB . Définition des premiers thésaurus

Apparition des premiers logiciels documentaires, des serveurs de contenus et du vocable « sciences de l’information »

Développement des logiciels documentaires et de la télématique avec ses serveurs dédiés. Apparition de l’Internet

Déploiement de l’Internet, des logiciels documentaires et des moteurs de recherche. Création du DCMI.

Années1950

Années 60

Années 70

Années 80

Sur la base des travaux de Jacques CHAUMIER et Florence GICQUEL

Années 90

Années 2000

Généralisation de l’Internet. Foisonnement et reconnaissance caractère légal des contenus électroniques


Constituée avec différents métiers…

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  Analyste-indexeur   Archiviste

  Bibliothécaire   Documentaliste

  Gestionnaire de banque de données documentaires

  Gestionnaire de documents d’entreprise

  Gestionnaire de langage documentaire

  Records manager   …


Qui a développé ses propres approches…

  Langages documentaires : -  « Codes sémantiques de représentation de

sujets, permettant à un système documentaire de repérer les documents par une formalisation rigoureuse de leur contenu et aux utilisateurs d’ajuster leurs interrogations à ces formulations »

  Typologie des langages documentaires :

-  Langages classificatoires hiérarchiques

-  Langages syntagmatiques

-  Langages à base de descripteurs

  Bilan des langages documentaires : -  « La catégorie globale des langages

documentaires n’a pas réussi à s’imposer universellement »

7


Définit ses méthodes…

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  Thésaurus : -  « Langage documentaire (…) fondé sur une

structuration hiérarchisée d’un ou plusieurs domaines de connaissances et dans lequel les concepts sont présentés par des termes de la langue naturelle dont on a contrôlé la forme et la signification »

  Démarche de définition d’un thésaurus :

-  Etude d’opportunité pour la création

-  Analyse des besoins et définition des spécifications

-  Développement

-  Validation du contenu et de la pertinence

  Bilan des thésaurus : -  « Le thésaurus n’est qu’une des composantes du

système de gestion et de repérage de l’information (…) qui ne sera pleinement efficace que s’il est utilisé de manière adaptée »


Et fournit ses différents services…

• Agendas des manifestations •  Liste des acquisitions •  Liste des nouveaux abonnements •  Liste des dossiers en cours • Revue des sommaires

Elémentaires

•  Produits courants (index, répertoire) •  Produits dynamiques (revue de presse, dossier

de presse, dossier thématique, bulletin bibliographique…)

•  Produits interactifs (service questions-réponses, bookmarks, banque de données spécialisées…)

•  Produits personnalisés (recherche, bibliographie, DSI, synthèse…)

Elaborés

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Mais qui se trouve actuellement remise en cause…

  Disparition progressive des centres de documentation :

-  Absence de perception de leur valeur ajoutée en rapport à leurs coûts

-  Prise en charge des leurs activités par d’autres services des organisations

-  Accès direct et pertinent des collaborateurs aux contenus du Web grâce à la sophistication des moteurs de recherche

-  Développement des folksonomies

  Les pistes identifiées pour les professionnels :

-  Veille

-  Knowledge Management

-  Community Management

-  Curator

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LA VEILLE

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Une activité qui a eu du mal à émerger, s’organiser et s’outiller…

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Apparition des cellules de veille. Rapport Martre

Développement des contenus sur ’Internet

Mise en œuvre de plateformes spécialisées. Rapport Carayon et déploiement de l’IE

Retour de la veille dans les organisations et développement de la mutualisation

Déploiement de la veille sur les médias sociaux

Début 90

Fin 90

Début 2000

Fin 2000 2010


Mais qui est maintenant reconnue…

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Un ensemble d’activités orientées vers l’obtention

d’informations blanches et grises à caractère stratégique ou opérationnel…

Sur l’évolution des différentes composantes de l’environnement…

Pour viser la pertinence des processus de décision à court ou moyen terme.

•  Information directement et librement accessible

Information blanche

•  Information grise : information acquise de manière indirecte ou détournée, mais d’accès légal

Information grise

•  Information obtenue de manière illégale Information noire


Avec ces différentes dimensions…

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Informations recherchées

Veille stratégique •  Tendances globales d’évolution

Veille sociétale •  Signaux faibles sur l’évolution des comportements

Veille sectorielle •  Dynamique du secteur

Veille concurrentielle •  Chiffre d’affaires, résultats, nouveaux produits, acquisitions… des concurrents

Veille commerciale •  Besoins explicites et surtout tacites des clients

Veille fournisseurs •  Pérennité, technologies, savoir-faire… des fournisseurs

Veille juridique et réglementaire

•  Normes et règlements

Veille image (e-réputation)

•  Perception de l’organisation et de ses dirigeants par les clients, les fournisseurs et l’ensemble des parties prenantes notamment sur le Web

Veille technologique •  Evolutions des technologies actuelles et futures des produits et processus de l’entreprise ainsi que de ses concurrents, fournisseurs et partenaires


Une organisation professionnelle…

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Assurer l’animation et le pilotage des

dispositifs de veille

Réaliser les activités de veille

Gérer les sources

Supporter l’utilisation de la plateforme de

veille

Gérer les relations avec les

fournisseurs (prestataires,

sources, plateforme)

Communauté de veilleurs

Experts Utilisateurs

Achats

Fournisseurs de contenus


Outillée notamment avec des progiciels de veille…

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Les progiciels de veille permettent de gérer l’ensemble du cycle classique du renseignement : collecte, analyse et diffusion.

Certains progiciels proposent des fonctionnalités de capitalisation des informations de veille

Progiciels généralistes Progiciels spécialisés Veille brevet

Progiciels spécialisés Veille image et e-reputation


Conservant des enjeux bien actuels…

Environnement national et

international

Vue d’ensemble

Evolutions

Prise de décision

Innovation

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LE KNOWLEDGE MANAGEMENT

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Une discipline qui a plus de vingt ans…

1990 : SEELY BROWN – Analyse des échanges entre réparateurs de photocopieurs chez XEROX

1995 : NONAKA et TAKEUCHI – Etude des modalités de création des connaissances dans les grandes entreprises japonaises

2000 : Mc DERMOTT – Analyse de la gestion des connaissances dans les grands groupes et mise en avant du concept de communauté de pratique

2011 : O’DELL fait un bilan détaillé de la gestion des connaissances

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Qui a été déployée avec différentes finalités…

• Développer les interactions entre les collaborateurs

• Partager les connaissances métiers et opérationnelles entre sites

• Mettre à disposition des référentiels pour guider les travaux des professionnels

Améliorer la performance

• Conserver les connaissances critiques afin qu’elles ne disparaissent pas

• Permettre de bénéficier des réalisations passées et de ne pas faire les mêmes erreurs

• Contribuer au développement de l’innovation Préserver l’avenir

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Et a connu de nombreuses approches…

Permettre d’évaluer et de gérer le capital intellectuel des

sociétés

Définir et mettre en place la mémoire des organisations

Amener l’information

dont j’ai besoin, quand j’en ai besoin, sans avoir à le

demander

Etc.

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Dont une est ressortie…

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La gestion des connaissances est la définition, la mise en place et la gestion de dispositifs qui facilitent la création, le partage,

l’enrichissement, la conservation, la transmission et l’utilisation des connaissances pour le bénéfice des parties prenantes de l’organisation

Organisation

Système d’information

Professionnel


Avec les dispositifs usuels qui suivent…

23 23

•  Localisation d’expertise

•  FAQ

•  Présentielle

•  E-learning

•  Mixte •  Thésaurus

•  Taxonomie

•  Equipe virtuelle

•  Centre documentation

•  Gestion documentaire

•  Retour d’expérience

•  Bonnes pratiques

•  Tutorat

Collaboration

Capitalisation

Formation

Assistance

•  Communauté de pratique

•  Base de connaissances

•  Cartographie des connaissances

•  Forum KM

•  Localisation d’expertise

•  FAQ

•  Présentielle

•  E-learning

•  Serious game

•  Base documentaire

Documentation

•  Gestion des contenus

•  Retour d’expérience

•  Bonnes pratiques

•  Communauté de projet

•  Mixte


Intégrant une fonction de Knowledge Manager possédant des missions définies…

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Assurer l’animation et le pilotage d’ensemble de la gestion des connaissances

Gérer la cohérence d’ensemble et la coordination des dispositifs de gestion des connaissances

Fournir aux directions un support méthodologique et opérationnel

Elaborer des études comparatives d’opportunités pour projets identifiés par la Direction Générale pour aider à la décision d’investissement

Mettre en forme et assurer le suivi du tableau de bord KM


Mais qui ne peut prendre en compte les évolutions…

  De l’environnement et de la situation des organisations dans les années 2010 qui ne sont pas ceux des années 1990

  Du déploiement des technologies qui modifie quotidiennement les comportements des collaborateurs et les modes de fonctionnement des organisations

  Des rapports des organisations avec leurs différentes parties prenantes qui sont nettement différents

  De la compréhension des mécanismes de transformation des organisations qui s’est affinée et développée

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L’ENTREPRISE 2.0 ET LES RSE

26


L’Entreprise 2.0 dans le texte…

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Qui met en avant de fait les Réseaux Sociaux d’Entreprise (RSE)…

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La liste présentée ici n’est pas exhaustive. Par ailleurs, tous ces outils ne sont pas équivalents en termes de couverture fonctionnelle


Dont les principales fonctionnalités sont… P

ilota

ge

•  Profil (coordonnées, compétences, centres d’intérêt…) •  Mise en relation •  Abonnements •  …

•  Confidentialité •  Membres •  Tâches •  …

Gestion des profils et du réseautage

Gestion des communautés

Individus

Communautés

Organisation et accès

•  Sta

tistiq

ues

•  Ana

lyse

de

rése

au

•  Tab

leau

x de

bor

d •  …

•  Tagging •  Taxonom

ie •  R

echerche •  …

Discussions Partage de ressources Production de contenus

•  Documents •  Vidéos •  Images •  Liens •  …

•  Questions / Réponses (Q&R) •  Microblogging •  Messagerie instantanée •  …

•  Co-édition de documents •  Blog •  Wiki •  …

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Enquête sur les RSE / Profil des organisations ayant répondu

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55 cas de mise en œuvre d’un RSE dans 54 organisations

•  ADEME •  AGIR Transport •  AirFrance - KLM Cargo et Martinair Cargo •  Alstom •  Altaïde •  Argus de la presse •  ATOS •  Bouygues Telecom •  CANAL + •  CCI Alsace •  CSC •  Devoteam •  DILA •  E-Megalis •  Empreinte Studio •  ENRX - Nord-Pas de Calais •  Fiducée Groupe •  Groupe Seb •  IBM •  La Poste •  LAFARGE Bétons & Granulats •  Michelin •  MMA •  PEPS Limousin •  Pernod-Ricard •  Rhodia – Solvay •  Saint Gobain •  Sanofi •  SCE •  SNCF •  Sodexo

•  1 association •  2 entreprises du secteur Banque - Finance - Assurance •  2 collectivités territoriales •  1 entreprise du secteur de la Communication •  1 entreprise du secteur de l’Energie •  3 entreprises industrielles •  1 entreprise du secteur de l’Industrie pharmaceutique •  1 entreprise du secteur de l’édition de logiciel •  1 entreprise du secteur du Luxe •  1 entreprise du secteur des Matériaux de construction •  2 Ministères / Organismes publics •  1 Organisation consulaire •  1 entreprise du secteur des Paris •  5 entreprises du secteur des Services •  1 entreprise du secteur Télécoms et Internet

Taille de l’échantillon : 55 réponses

TPE 11%

PME 11%

ETI 25%

GE 53%

Taille des organisations

Nombre de salariés

• TPE : moins de 20 • PME : de 20 à 249 • ETI : de 250 à 4 999 • GE : plus de 5 000


Enquête sur les RSE / Secteur d’activité des répondants

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Associa3on 4%

Banque -‐ Finance -‐ Assurance 9%

Collec3vité territoriale 4%

Communica3on 4%

Edi3on de logiciel 4%

Energie 4%

Fabrica3on et distribu3on de vins et spiritueux

2%

Industrie 11%

Industrie pharmaceu3que 4% Paris

2% Luxe 2% Matériaux de construc3on

5%

Medias 2%

Ministère / Organisme public 9%

Organisa3on consulaire 4%

Services 22%

Télécoms et Internet 5%

Transport 5%

Taille de l’échantillon : 55 réponses


Enquête sur les RSE / Outils logiciels mis en place

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YoolinkPro Yammer

Tibbr Sharepoint & SocialFactor Sharepoint & Newsgator

Sharepoint Seemy Podio

KnowledgePlaza Knowings

Jive Jamespot

Jalios Inspheris

IBM Connec3ons Human Connect

Google Etheryl

Elgg Drupal ChaZer BlueKiwi

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Taille de l’échantillon : 55 réponses NB : Dans certains cas, plusieurs logiciels ont été mis en place

Clearvale, Dassault, Lifefray, Talkspirit, Webex Social et Zyncro ont été contactés mais n’ont pas fournis de répondants.


Enquête sur les RSE / Analyse des idées reçues

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Le RSE se positionne comme un outil à usage social dont l’implémentation est une fin en soi

Les directions métiers sont très souvent à l’initiative des projets RSE

La mise en place d’un RSE se décompose en trois étapes : cadrage, communauté pilote et généralisation

Le choix de l’outil de RSE repose principalement sur sa simplicité d’utilisation

Le RSE va remplacer l’Intranet, la GED...

Le caractère intuitif d’un RSE supprime la nécessité d’un accompagnement et d’un pilotage


Néanmoins les RSE ont un avenir certain dans les organisations car ils…

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Facilitent le travail collaboratif •  Possibilité des interactions à distance •  Partage des échanges •  Expression formelle des idées

Mettent en avant les professionnels •  Formalisation des profils •  Intervention directe •  Analyse des connexions

Rendent transparentes les actions •  Visualisation des activités réalisées •  Formalisation des réactions


LE WEB SEMANTIQUE

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Le projet du Web sémantique

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« Une nouvelle forme de contenu Web, compréhensible pour les ordinateurs, qui entrainera une foule de nouvelles possibilités »


Les standards du Web sémantique

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L’utilisation des standards du Web Sémantique dans les organisations

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Inférence

Ontologies

Eléments de Connaissance

Métadonnées

Sujets Métier Vocabulaire Contrôlé

Types Propriétés

Contraintes Règles

Attributs

Documents Données Services

RDF

Dublin Core WSDL

SKOS

OWL

RIF

RDFS

XML URI

XTM

D’après Bernard VATANT - Mondeca


Avec la place centrale des ontologies…

  Définitions : -  Gruber en 1993 : « Une ontologie est la

spécification formelle d’une conceptualisation partagée »

-  Guarino en 1995 : « Une ontologie est une théorie logique qui fournit une interprétation explicite et partielle d’une conceptualisation »

-  Hendler en 2001 : « Une ontologie est un ensemble de termes, incluant un vocabulaire, les interconnexions et quelques règles simples d’inférence et de logique pour quelques sujets ».

  Méthodologies de conception : -  Common Kads

-  KOD

-  Methontology

-  On-To-Knowledge

-  Archonte

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Mais un rôle en fait limité…

  Analyse : -  De l’ingénierie du numérique

-  Des connaissances et ontologies

-  Contenus et documents

  Types d’ontologie : -  Ontologie formelle :« Ontologie donnant les

catégories permettant de penser tout le réel »

-  Ontologie matérielle ou régionale : « Hiérarchie d’objets matériels rassemblés sous un concept générique suprême »

  Bilan : -  « Les ontologies ne sont pas tant la

représentation des connaissances que la médiation entre expressions des connaissances permettant à l’utilisateur de naviguer et travailler sur des expressions de connaissance dont il maitrise l’interprétation »

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Confirmée par les approches américaines…

  Définition : -  « Taxonomies has taken on a broader

meaning that encompasses all of the following: specific-subject glossaries, controlled vocabularies, information thesauri, and ontologies »

  Applications : -  Indexation humaine ou automatique

-  Recherche

-  Organisation et navigation

  Démarche de réalisation : -  Examen du positionnement de la taxonomie

-  Recueil des informations et analyse des contenus

-  Conception en s’adaptant au type de taxonomie

-  Mise en place et maintenance

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Et fournissant ainsi des perspectives pour les professionnels de l’information…

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Création de l’Internet (réseau de machines)

Apparition du Web 1.0 (réseau de ressources). Déploiement de l’Intelligence Artificielle et des Systèmes Expert

Développement du Web 1.0. Emergence de l’ingénierie des connaissances (livres de connaissances, base de connaissances…). Développement des mémoires d’entreprise

Apparition du Web 2.0 Apparition de la notion d’ontologie en ingénierie des connaissances

Standardisation des techniques du Web sémantique (réseau d’entités identifiés, adressables et connectés)

Années1970

Années 80

Années 90

Début des années 2000

Fin des années 2000

Années 2010

Intégration pragmatique des techniques du Web sémantique dans l’info-doc


LES PERSPECTIVES DE POSITIONNEMENT

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Bilan des éléments présentés

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La veille qui est un sujet bien actuel possède déjà ses approches, son organisation, ses outils et ses

professionnels

La gestion des connaissances reste actuelle même si le Knowledge Management qui a ses

professionnels est dépassé en tant que programme de transformation

Les RSE dont les community managers se professionnalisent ont un fort potentiel même si le

concept d’Entreprise 2.0 n’a pas réussi à se positionner comme programme de transformation

L’utilisation pragmatique des approches et techniques du Web sémantique est prometteuse

pour les professionnels de l’info-doc

Mais ce n’est pas suffisant !


La « Digital Transformation » le sujet clé des organisations dans les années à venir

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Digital Transformation Study – MIT Center For Digital Business & Capgemini Consulting – 2011

L’utilisation des technologies pour améliorer radicalement la performance ou le déploiement des entreprises


Les six zones d’excellence de la « Digital Transformation »

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Intégration des données et des

contenus : •  Clients

•  Autres (finance, partenaire,

opérations…)

D’après « Digital Advantage – MIT Center For Digital Business & Capgemeni Consulting »


Une vision pour la place des professionnels de l’info-doc

Apporter le point de vue de

l’organisation et de la circulation des contenus au sein du dispositif de

gouvernance digitale

Définir et mettre en œuvre les taxonomies d’entreprise

Permettre un accès aisé aux contenus pour tous les collaborateurs sur tous

« devices » et en tous points

Organiser et gérer le flux des contenus

Etre les responsables de l’intégration des

contenus

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Intervenant

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Denis MEINGAN Directeur Associé

Tél. : +33 (0)6 98 80 20 02 [email protected]

MB&A SAS 4 Place Charles Digeon 94160 SAINT-MANDE