Qweeby présentation CEFAC PEPPOL 19 juin 2012

Dématérialisation fiscale de factures clients avec Qweeby

© QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée

Une approche pragmatique et réaliste de la dématérialisation des factures clients

⃞ La dématérialisation est une sujet métier qui est du ressort des utilisateurs

⃞ Les entreprises ont (heureusement) de nombreux clients différents à facturer

⃞ Le processus de facturation est un processus opérationnel et industriel

⃞ Le déploiement de la dématérialisation est progressif car tous les clients n’acceptent pas en même temps

⃞ La dématérialisation requiert de l’interopérabilité (formats, certificats, protocoles, archivages…)

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Permettre à l’utilisateur de mettre en œuvre sans requérir de compétences techniques

Ouvrir la dématérialisation à tous les clients, quels qu’ils soient

Insérer la dématérialisation dans le processus et non refondre le processus autour ou le dégrader

Permettre le démarrage rapide et la cohabitation fluide des différents modes de facturation

Se focaliser sur le process et garantir l’interopérabilité avec les tiers de confiance et AC


Qweeby : un outil d’émission de factures électroniques « démat 2.0 »

PDF to… PDF

Ressaisies et uploads

Destinataires limités

BPO imposé

PDF to formats structurés

Récupération directe

Tous destinataires

Modulaire et ouvert

Mise en œuvre complexe Plug and Play

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Pour aller chercher les véritables enjeux de la facture électronique

Remplacer le papier par un PDF

Respecter les obligations

réglementaires

Fiabiliser le processus de facturation

Industrialiser les traitements

Tracer les transmissions

Accélérer les échanges

Rendre les données exploitables

Faciliter le déploiement

Assurer l’interopérabilité


Un dispositif validé…

Les e-DOC Awards sont organisés par la

FedISA (Fédération de référence dans la

gestion documentaire).

Ils valident la conformité aux exigences

réglementaires et la contribution à la

diffusion de la dématérialisation par des

innovations d’usage

GS1 France (ex. Gencod EAN) regroupe

les acteurs de la grande consommation

et organise leurs interactions.

La qualification GS1 France valide la

capacité à produire un flux conformes

aux standard GS1 XML à partir de

factures PDF


…et interopérable

Autorités de certification et archiveurs partenaires :


Cas clients

• Equipements pour laboratoires médicaux

• Sollicité par un client Waters décide de se lancer dans la dématérialisation générale de ses factures client.

• L’opérateur proposé par le client ne permettant pas le déploiement large, Waters choisit Qweeby qui alimentera cet opérateur (B-Process).

• En complément Qweeby transmet les factures aux autres clients via sa plateforme de notifications mail tracées et développe des connexions additionnelles (Peppol).

• Démarrage : mai 2012

• Volumétrie concernée : 16 000 factures /an

• Clients déployés : 28

• Opérateur de téléphonie mobile

• Engagé dans une démarche de dématérialisation de ses factures clients avec un prestataire de BPO

• Le prestataire de BPO étant incapable de répondre aux demandes de Carrefour et Auchan, Bouygues Telecom a confié à Qweeby ses flux de facturation destinés à ces clients

• Démarrage : novembre 2011

• Volumétrie concernée : 3500 factures/an

• Clients déployés : 1 (Carrefour) + 1 en préparation (Auchan)


Cas clients

• Salaisons traditionnelles

• Sollicité par Auchan France pour passer la facture électronique, cette entreprise a opté dans un premier temps pour le webEDI.

• Face aux ressaisies et manipulations additionnelles imposées, la Sté Duculty a choisi Qweeby pour sa facilité de mise en œuvre et sa simplicité d’utilisation.

• Démarrage : février 2011

• Volumétrie concernée : 9000 factures / an

• Clients déployés : Auchan, Carrefour et Casino

• Portes, Fenêtres et volets

• Sollicité par un client Groupe Brémaud décide de se lancer dans la dématérialisation générale de ses factures client.

• L’opérateur proposé par le client ne répondant pas aux attentes de Groupe Brémaud, le choix se porte sur Qweeby qui alimente cet opérateur (@GP)

• En complément Qweeby transmet les factures aux autres clients via sa plateforme de notifications mail tracées

• Démarrage : 18 juin 2012

• Volumétrie concernée : 45 000 factures / an

• Client déployés : 1



Mobiliser et engager toute l’entreprise pour garantir la cohérence des messages

Le proposer à tous ses clients sans chercher à

organiser a priori le déploiement

Eviter le forcing et accompagner les clients en

montrant les avantages concrets

Organiser le planning en fonction des réponses

clients et de leur planning

Prendre en compte les demandes ou cahiers des

charges des clients sans se focaliser dessus

Quelques conseils à donner aux entreprises pour réussir leur projet

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Les points clés d’un projet facture électronique réussi

Construire la stratégie « dématérialisée » : stratégie d’identité numérique (certificat signature) et politique d’archivage électronique adaptée à vos besoins actuels (et futurs)

Faire le point sur les attentes des clients qui peuvent déployer la dématérialisation de leur côté. Ne pas se limiter à la demande et aux impératifs du premier qui s’exprime

Inciter tous les clients à accepter des factures dématérialisées (pour réduire la part transmise par courrier et générer un réel retour sur investissement)

Garder la main sur les factures papier (ne pas externaliser d’office et se laisser la liberté de choix de l’opérateur)

Mettre l’équipe comptable dans la boucle pour la rassurer et l’impliquer très en amont

Travailler avec les utilisateurs leur rapport au papier : pour éviter qu’ils impriment autant (si pas plus) qu’avant

Indiquer dans vos CGV la mise en œuvre de la dématérialisation des factures

Et surtout (avant tout) respecter le cadre réglementaire

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En guise de conclusion : quelques points clés sur la facture électronique

• Le sujet est entré dans le champ de vision des ETI et PME ; elles ont encore du mal à l’appréhender et à en percevoir les enjeux (économies et fiabilité)

• Après le temps de la dématérialisation tirée par les récepteurs vient celui de la dématérialisation poussée par les émetteurs

• Dans le B2B, la capacité à répondre aux demandes de donneurs d’ordres est essentielle (et il y en a dans les portefeuilles clients de toutes les entreprises)

• Le sujet est moins complexe qu’il n’y paraît ; et la complexité est ailleurs que dans le cadre réglementaire (mise en œuvre, intégration au processus de facturation, cohabitation papier-électronique, formats et protocoles…)

• Beaucoup de monde se positionne pour balader des PDF… or là n’est pas l’enjeu : les CCI ont un rôle de conseil à jouer pour accompagner les entreprises et les aider à éviter les erreurs

• En l’état réglementaire actuel, c’est l’occasion de positionner l’offre ChamberSign


Pour recevoir le livre blanc : [email protected]

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www.qweeby.com

SAS au capital de 139 950 € 16 rue Jean-Sébastien Bach – 42000 Saint-Etienne

Votre contact :

Eric Wanscooor [email protected]

04 27 10 83 10 06 59 34 07 88

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Qweeby présentation CEFAC PEPPOL 19 juin 2012