Présentation de Qweeby

Dématérialisation fiscale de factures clients avec Qweeby

© QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée

Qweeby

Qweeby conçoit et opère un dispositif de dématérialisation fiscale de factures

clients utilisé par des entreprises situées sur toute la France (et en Espagne)

Qweeby part des factures PDF émises par l’outil de facturation de l’émetteur et

les transmet à tous ses clients dans un format exploitable (privé ou standard)

Qweeby est notamment opérationnel pour les flux destinés à Auchan France

(format privé), Carrefour France et Casino (GS1 XML)

L’offre Qweeby est modulaire pour faciliter le démarrage et la montée en

puissance des émetteurs de factures de toutes tailles sans leur imposer de

coût de mise en œuvre

Le dispositif Qweeby est conçu pour insérer la dématérialisation dans le

process de facturation en place sans modifier l’organisation et les pratiques

Trois années de R&D ont été nécessaires pour concevoir et mettre en œuvre

le dispositif

L’équipe fondatrice est constituée d’anciens de GS1 France et d’experts de la

cryptographie


Côté émetteur Côté récepteur

Fiabilisation du processus de facturation • Réduction des temps de transmission

• Traçabilité et visibilité sur la remise de la facture

• Alertes et relances automatisées

Réduction des frais généraux : • Moins de papier et d’impressions

• Moins d’affranchissement

• Moins d’archives à stocker

Réduction des coûts opérationnels • Moins de manipulations (envoi, classement,

mise sous pli, affranchissement, bourrages…)

Création d’un avantage concurrentiel • Facteur différentiant

• Généralisation aux donneurs d’ordres

Développement durable

Réduction des coûts opérationnels :

• Moins de manipulations en réception

• Pas de ressaisies

• Automatisation des processus de traitement

• Moins de manipulations de classement

• Moins d’archives à conserver

• Accès facilité aux factures (en ligne)

• Suppression de coûts de numérisation / LAD /

RAD

Fiabilisation de la gestion des paiements

• Fiabilisation du circuit de validation des factures

(et réduction du cycle de traitement)

• Fiabilité des données de facturation

Les bénéfices de la dématérialisation

La dématérialisation permet à l’émetteur et au récepteur de réduire leurs coûts et de fiabiliser leurs processus


L’enjeu : les données

Emetteur Récepteur Informations

Dans les flux de facturation ce qui intéresse le destinataire ce sont les données, idéalement dans un format exploitable, et non le support de transmission

Facture Facture L’émetteur met les informations sur un

support matériel (papier) qu’il transmet

au destinataire… qui s’empresse de

saisir dans son propre système

Les données circulent directement d’un

système à l’autre par voie EDI

Rapide Fiable Coûteux Bilatéral


Le papier : une solution lourde et coûteuse

Réalisation

de la facture

Impression et

mise sous pli

Dépôt à la

Poste

Classement

de l’archive

Réception du

courrier

Contrôle et

validation

Saisie

comptable

Emission du

paiement

Classement

de la facture

Emetteur Récepteur

Supprimer réellement le support matériel (dématérialisation fiscale) permet

de supprimer des opérations lourdes et coûteuses, telle que la numérisation

de factures fournisseurs réalisée par les récepteurs (à leurs frais)

Le côté matériel du flux d’information introduit des opérations lourdes et coûteuses

Numériser la facture en réception est une solution coûteuse et illogique… Il est préférable que l’émetteur génère à la source un flux exploitable


Produire la facture

à partir des outils

de facturation Signer

électroniquement

la facture Déposer la facture

dans le dispositif

d’archivage

électronique Transmettre la

facture au

destinataire

Les factures électroniques doivent se glisser dans le processus de facturation existant sans en dégrader la productivité. Ceci est d’autant plus délicat lorsque les factures électroniques

sont noyées dans un flux de factures papier

Insérer la dématérialisation dans le processus de facturation est délicat


Pour l’émetteur, la véritable difficulté de la dématérialisation est ailleurs

Emetteur

Client 1

Client 2

PDF Signé en FTP

EDI

Papier

PDF Signé en

GS1 XML

Client 3 PDF Signé et

format propriétaire

Client 4

Client …

La dématérialisation fiscale des factures conduit à gérer des exigences clients et une diversité de format / protocoles qui n’existaient pas avec le papier

L’émetteur est conduit à faire face aux attentes et exigences de ses clients…

Est-ce à lui de les gérer ?


…à quelques factures

papier dans une

majorité de factures

électroniques

Que la dématérialisation

soit à votre initiative ou en

réponse à des demandes

de vos clients… …passez facilement

de quelques factures

dématérialisées dans une

masse de papier…

La réponse de Qweeby


Les bénéfices du dispositif Qweeby

Gestion fluide et transparente de la cohabitation électronique / papier

Insertion totale dans le processus de facturation en place sans imposer de

changement dans la forme des factures et les pratiques

Modularité complète permettant de démarrer facilement et rapidement, puis

de monter en puissance avec un ROI rapide

Adaptation totale au contexte de l’émetteur

Interopérabilité avec les dispositifs d’archivages probatoire et certificats

Capacité à adresser tous les clients : du grand donneur d’ordre au plus petit

destinataire

Fourniture systématique d’un fichier d’intégration (données de la facture

dans un format exploitable) privé ou standard

Traçabilité et fiabilisation du processus de transmission (suivi, relances,

alertes, notifications…)


Un dispositif validé…

Les e-DOC Awards sont organisés par la

FedISA (Fédération de référence dans la

gestion documentaire).

Ils valident la conformité aux exigences

réglementaires et la contribution à la

diffusion de la dématérialisation par des

innovations d’usage

GS1 France (ex. Gencod EAN) regroupe

les acteurs de la grande consommation

et organise leurs interactions.

La qualification GS1 France valide la

capacité à produire un flux conformes

aux standard GS1 XML à partir de

factures PDF


…et totalement interopérable

Ce n’est pas à l’outil de dématérialisation de dicter les choix de l’entreprise en termes d’identité numérique (certificats) et d’archivage électronique

Autorités de certification et archiveurs partenaires :


Les avantages de Qweeby

Une offre modulaire qui permet de

démarrer puis monter en puissance

Une expertise reconnue de

la dématérialisation de

documents

Une équipe de support et

d’exploitation qui veille en continu à la

qualité du service rendu

Le respect des standards

d’interopérabilité

Des partenariats avec

des acteurs de référence

Des connexions avec

les grands donneurs

d’ordres prescripteurs

Un dispositif spécifiquement conçu

pour les émetteurs de factures

La maîtrise des protocoles

techniques (PKCS, XAdES, AS2…)

2011


Mise en œuvre à coût limité avec une logique d’options

• Pour démarrer sans gros

investissement

• Pour adapter les dépenses à

la montée en puissance

• Pour assurer un ROI rapide

et continu

Adaptation aux outils, à l’organisation et au fonctionnement

• Pour permettre des gains

opérationnels rapides

• Pour limiter les impacts

organisationnels et faciliter

l’acceptation du changement

• Pour s’adapter aux cas de

figure existants

Des bénéfices réels et immédiats pour l’émetteur et ses clients

• Traçabilité totale des envois

• Alertes de consultation

• Formats d’intégration

• Accès illimité aux factures

transmises (pendant 12 mois)

• Contrôle possible des

signatures à réception

Les points clés de l’approche Qweeby


En pratique : en quelques secondes les factures client sont signées et prises en charge

L’émetteur dépose toute sa facturation dans la boite d’envoi installée sur son bureau (au format PDF)

Les factures sont automatiquement triées entre factures à dématérialiser et factures à envoyer par courrier (option)

Les factures à envoyer par courrier sortent directement sur l’imprimante locale

Les factures à dématérialiser sont signées électroniquement par l’émetteur puis transmises automatiquement à la plateforme Qweeby qui assure leur transmission finale (avec traçabilité totale) et leur dépôt dans le dispositif d’archivage

Comptabilité

avec la plupart

les certificats de

signature agréés

MINEFI


Toutes les factures sont transmises par des modes sécurisés et tracés

• Notification e-mail adressée à une ou plusieurs adresses de contact (nombre illimité)

• Suivi de la consultation de la notification et du chargement de la facture, avec notification à l’émetteur

• Conservation des logs de consultation et chargement

Factures transmises via

QweebyNET

• Transmission par protocole AS2

• Protocole doublement sécurisé (authentification et cryptage par clé publique / clé privée)

• Remise confirmée par un accusé non répudiable

• Garantie de transmission intègre et sans interception

Factures destinées à

des donneurs d’ordres


Les options permettent d’adapter la dématérialisation à tous les contextes

Signature en lot

Découpage PDF

Adaptation à la

volumétrie

Confort et ergonomie

Détection automatique

des factures à

dématérialiser

Création automatique

des clients dans

QweebyNET

Application de

l’instruction fiscale de

janvier 2007

Prise en charge de

pièces jointes aux

factures


Et pour les tout petits émetteurs…

Gestion commerciale complète : – Portefeuille de clients, produits et commandes,

– Réception de commandes EDI

– Réalisation de devis, avis d’expédition, factures / avoirs…,

– Facture dématérialisée (289-V du CGI) native

– Outils de pilotage, rapports et états de suivi

– Personnalisation de l’environnement et des documents

Modèle tarifaire attractif – Crédit utilisables sans limitation de durée

– Paiement en ligne par carte bancaire

– A partir de 10 € (équivalent à 20 factures 289-V émises)

– Utilisable pour tous les clients (hors donneurs d’ordres)

Pré-paramétré – Intégration des référentiels des points de facturation des

donneurs d’ordres

– Lien direct entre les factures et les commandes EDI

QweekFacture est une gestion commerciale en ligne, intégrant la dématérialisation fiscale de factures, qui s’adresse aux émetteurs de factures manuelles

www.qweekfacture.com

http://www.qweekfacture.com/


Schéma d’ensemble


Structure financière de Qweeby

SAS au capital de 139 950 €

Créée le 21 janvier 2009

RCS Saint-Etienne 509 919 692

Investisseurs Fondateurs

Eric Wanscoor

(président)

Bernard Sion

(administrateur)

Guillaume Bur Olivier Brizard Nicolas Voss

NOVARIS Equity

(2 administrateurs)

Alain Macaigne

Business Angel (Administrateur)

59,30 % 3,81 %

Parts en

industrie

Parts en

industrie

Parts en

industrie

22,10 %

14,73 %

Aymen Ben

Abdallah

(Tools4Com)

0,06 %


L’organisation de Qweeby

Eric Wanscoor

Président

Développement et

maintenance applicative

Aymen Ben Abdallah

Olivier Brizard

Hamid Hougli

Exploitation et support

utilisateurs

Hanane Benali

(support clients)

Ludovic Dudeck

(exploitation)

Abdel Zaiani

(support partenaires)

Commercial et Marketing

Marion Ruat

(chef de produit)

Macara Long

(avant vente)

www.qweeby.com

SAS au capital de 139 950 € 16 rue Jean-Sébastien Bach – 42000 Saint-Etienne