UTILISATION DE SAGE COMPTABILITE EN RÉSEAU (VERSION 10.00)

1. Contexte pédagogique

Une société sera utilisée par plusieurs élèves simultanément : Un élève (fact) sera chargé de l’enregistrement des factures. Son mot de

passe sera FA ; Un élève (reg) sera chargé de l’enregistrement des règlements. Son mot de

passe sera RE ; Un élève (gestionnaire) sera chargé de toutes les autres opérations. Son mot

de passe sera OD ; Le professeur ou un élève sera chargé du paramétrage des fonctionnalités

réseaux.( Mot de passe CPTA)

Remarques : Deux personnes ne peuvent pas travailler en même temps sur les mêmes fonctionnalités (Exemple : le journal des achats ne peut pas être utilisé en même temps par deux étudiants).

Pour la gestion de la sécurité, il convient d’ôter toutes les permissions puis de réactiver celles nécessaires au domaine d’activité de l’élève (l’étudiant chargé de la facturation doit posséder les permissions :

de saisir les écritures dans les journaux d’achats et de vente ; de créer les comptes auxiliaires ; d’éditer les journaux etc

Rénovation BTS CGO Page 1

2. Création de la société

La société peut être créée sur un poste autonome puis copiée dans un dossier partagé sur le serveur (contacter l’administrateur réseau pour toute information).

3. Partage de la société en réseau

3.1. Déclaration de la société en Multi-UtilisateursFichier Autorisation d’accès. La fenêtre suivante apparaît :

Remarque : L’administrateur n’est pas la personne qui gère le réseau, mais celle qui définit les utilisateurs et les privilèges associés.

Rénovation BTS CGO Page 2

2. Attribuer un mot de passe à l’administrateur (4 caractères maximum). Attention à la casse

1. Sélectionner cette option

3. Confirmer le mot de passe

3.2. Création des utilisateurs

3.3. Mise en place de la sécurité

3.3.1.GénéralitésPar défaut, au même titre que l’administrateur de la société, chaque utilisateur possède tous les privilèges (accès à l’ensemble des options de la barre des menus).

Les objets situés dans la fenêtre « Fonctions » correspondent à l’ensemble des fonctionnalités de la barre des menus, des sous menus, etc..

La fonctionnalité, dans la barre des menus, est active. Elle pourra être désactivée (elle n’apparaît plus de la barre des menus) en cliquant sur

Rénovation BTS CGO Page 3

Saisir le nom de l’utilisateur et le mot de passe associé

Astuce : il est possible de créer un utilisateur avec différentes permissions (profil type) puis de le recopier sous un autre nom.

Dans ce cas, le symbole suivant apparaît .

La fonctionnalité est autorisée en lecture, en écriture et en suppression. Pour modifier les privilèges, l’administrateur dispose de 3 boutons

Ces boutons sont dits "à bascule". Un clic permet de désactiver le privilège, un autre clic permet de réactiver le privilège.

Remarque : la notion d’héritage

Les droits appliqués à une fonctionnalité sont transmis à tous les éléments de cette fonctionnalité. Exemple : l’interdiction de supprimer les journaux de saisie s’applique à chaque journal ( Achat, Vente, Trésorerie…) sans que l’on soit tenu de transformer "l’icône crayon" en "icône poubelle barrée".

Rénovation BTS CGO Page 4

Interdit l’écriture (la lecture reste possible)

Interdit la suppression (la lecture et la modification reste possible)

Interdit la lecture (l’objet n’est plus utilisable)

3.3.2.Mise en place de la sécurité

3.3.2.1. Pour tous les utilisateurs autres que l’administrateurPour un maximum de sécurité, il est nécessaire d’interdire aux utilisateurs d’avoir accès à l’option "Autorisation d’accès"

3.3.2.2. Pour l’utilisateur "acheteur", "vendeur", et "gestionnaire"L’utilisateur chargé des achats, des ventes ou des opérations diverses ne doit pas avoir accès aux fonctionnalités autres que celles nécessaires à son travail

4. Utilisation de la société en réseau

4.1. Ouverture de la société

4.1.1.Lancer le logiciel

4.1.2.Compléter la « fenêtre d’identification »La société ayant été déclarée en multi-utilisateurs, une fenêtre d’identification s’affiche

Le nom de l’utilisateur doit être choisi parmi la liste déroulante et, en aucun cas être saisi.

4.2. Visualiser la configuration

Activer le menu Fichier puis l’option Configuration système et partage.

Remarques :

- de sa station de travail, il n'est pas possible de déconnecter un utilisateur,

Rénovation BTS CGO Page 5

- il est possible d'envoyer un message aux utilisateurs connectées de la société.

5. Les immobilisations

Lors de la création de la société dans Sage Immobilisation, il est tout à fait possible de reprendre les données du fichier comptable.

5.1. Création du fichier immobilisation (extension imo)

FenêtreMode assistant à afin d'activer le mode assistant, FichierNouveau, À la question "Que souhaitez-vous faire ?" répondre ouvrir un fichier comptable, Avec le bouton "Parcourir" recherchez le fichier comptable correspondant

(extension mae),

La société comptable est multi utilisateurs. Seul l'administrateur est habilité à exécuter cette opération.

Les coordonnées de l'entreprise doivent s'afficherbouton "Suivant", Création du fichier des immobilisationsbouton "Parcourir" afin de sélectionner

l'emplacement. Le fichier des immobilisations doit porter le même nom que le fichier comptable et être stocké au même emplacement,

Bouton "Fin" pour lancer le traitement.

Rénovation BTS CGO Page 6

5.2. Une fois le traitement terminé

Fichier Autorisation d'accès

C'est le même principe que pour "Sage comptabilité". Il suffit de créer ses utilisateurs et d'attribuer à chacun d'eux des permissions.

Lors de l'ouverture des immobilisations, il vous sera systématiquement demandé de vous authentifier au niveau de la société comptable.

Rénovation BTS CGO Page 7