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« fonction achat cible et gestion de la transition d e la fonction achat de GHT »
21 juin 2016
Direction générale de l’offre de soins - DGOS |
� Des objectifs très ambitieux en lien avec le Plan triennal :
Les objectifs de gains sont très ambitieux pour 2016 et 2017 avec respectivement 480M€ et 540M€ d’objectif en gains achat. Les achats sont l’une des 8 actions prioritaires du plan d'économies triennal 2015-2017 avec une contribution de 1,24 Md€d’économies.
� La mise en place de la fonction achat commune au sein des GHT :
La perspective de la mise en place des GHT qui crée l’opportunité de franchir un nouveau palier en terme de qualité d’organisation, processus et outils d’achat.
� L’évolution des opérateurs d’achat mutualisés :
- Un travail de définition des segments nationaux, régionaux ou locaux et des modalités de recours à ceux-ci pour clarifier le rôle des opérateurs de mutualisation
- Le renforcement des groupements régionaux qui seront accompagnés par la DGOS dès 2016
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La fonction achat connait un contexte 2016 très évo lutif marqué par la mise en place des fonctions achat mutualisées de territoire
« Cible de la fonction achat mutualisée des GHT »
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« Section 4 »
« Sous-section 2 »
« Fonction Achats »
« Art. R. 6132-16. - I. - La fonction achats comprend les missions suivantes :
« 1° L’élaboration de la politique et des stratégies d’achat de l’ensemble des domaines d’achat en exploitation et en investissement ;
« 2° La planification et la passation des marchés ;
« 3° Le contrôle de gestion des achats ;
« 4° Les activités d’approvisionnement, à l’exception de l’approvisionnement des produits pharmaceutiques.
« II. - Un plan d’action des achats du groupement hospitalier de territoire est élaboré pour le compte des établissements parties au groupement hospitalier de territoire.
« Section VII, article 5 »
Au 1er janvier 2017, le plan d’actions des achats mentionné au 2° du II de l’article R. 6132-16 est élaboré »
Décret Relatif aux groupements hospitaliers de territoire
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� La fonction achat commune au sein des futurs GHT s’appuiera sur:
� Une centralisation de la Politique achat et des stratégies d’achat au niveau de la fonction achat commune
� Une harmonisation progressive des achats de fournitures et services du GHT au profit du projet médical
� L’activation de nouveaux leviers de performance :
� La mutualisation des marchés locaux au niveau du territoire pour tous les établissements du GHT
� La mise en commun des expertises et des fonctions rares (experts achats par filière, contrôle de gestion achat, cellule des marchés,.)
� Une accélération de la professionnalisation par le développement de nouveaux outils performants au profit de tous les établissements du GHT (SI-Achat, contrôle de gestion achat…)
� Le déploiement au niveau du GHT des meilleures pratiques achat et le renforcement du réseau des acheteurs hospitaliers (accélération du partage des bonnes pratiques, des données stratégiques achat, benchmark,…)
� L’institutionnalisation du caractère stratégique de la fonction achat
� L’élargissement du dialogue acheteur-prescripteur et de l’analyse du juste besoin au niveau territorial
� Une captation des synergies entre achat et approvisionnement
Principes fondateurs de la fonction achat des GHT
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Un document explicatif du décret (Vademecum) précise le cadre de la fonction achat. Les aspects majeurs sont les suivant :
� Le responsable de la fonction achat est rattaché directement au Directeur de l’établissement support.
Il aura autorité fonctionnelle sur tous les acheteurs et approvisionneurs rattachés à la fonction « achats ». Ce qui n’implique pas un regroupement géographique(*) Les approvisionneurs de produits pharmaceutiques sont exclus de ce périmètre. Les missions des approvisionneurs vont jusqu’à la passation de la commande (Cf. réglementation des PUI).
� Le Plan d’Actions Achat du GHT est produit annuellement et validé par la Gouvernance du GHT. Le responsable de la fonction achat rend compte de son exécution.
� Il y aura mutualisation des expertises rares (contrôle de gestion achat, cellule marchés, Maîtrise d’Ouvrage du SI-achat, Méthodes,…). Il y aura mutualisation des Outils métiers du SI (SI-Achat).
� Une version consolidée du premier PAA du GHT sera réalisée avant le 1er janvier 2017
Les processus d’achat sur la base d’un référentiel d’achat unique seront mis en place au plus tard le 1er juillet 2017.
La démarche de convergence des marchés devra être initiée le 1er janvier 2017 avec un objectif de convergence des marchés au 31 décembre 2020.
Nb : A cette échéance, tous les marchés actifs des établissements du GHT auront été instruits par la fonction achats mutualisée du GHT.
Un vademecum relatif à la mise en place des GHT a été diffusé fin mai
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La fonction achat mutualisée des GHT va de l’analyse des besoin jusqu’au suivi et l’évaluation des marchés et intèg re la commande
Analyse interne des besoins
Rédaction du DCE et publication
Analyse des offres,
sélection fournisseurs, notification
Liquidation, mandatement,
Réception, distribution
Passation des
commandes
Passation des
commandes
Analyse externe
Définition de la stratégie
achat
1 2 3 4 5 6 7 8
paiemen
t
Suivi et
évaluation
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Processus achat-approvisionnement complet
Périmètre fonctionnel de la fonction achat mutualisée
• Périmètre: L a fonction « achat » ainsi que la phase de passation de commandes de la fonction approvisionnement• Dimensionnement: 7500-8500 agents
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Fonction achat cible des GHT
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▪ Gouvernance
▪ Périmètre
▪ Niveau de délégation
▪ Compétences
▪ Pilotage performance
▪ Ressources
▪ Fonction achat unique du GHT
▪ Ensemble du périmètre achat T1 (partie), T2, T3, investissement (dont travaux, biomédical, informatique)
▪ De la définition des besoins jusqu’à la passation de la commande
▪ Autorité fonctionnelle Et. Support – Et. Membres▪ Le responsable de la fonction achat est rattaché directement au
Directeur de l’établissement support
▪ Définition de la politique achat▪ Elaboration des stratégies d’achat▪ Planification et passation des marchés▪ MOA du SI achat centralisé▪ Pilotage du processus achat dont le contrôle de gestion achat
▪ Un Plan d’Actions Achat du GHT est produit annuellement et validé par la Gouvernance du GHT. Le responsable de la fonction achat rend compte de son exécution
▪ L’ensemble des agents qui auront été rattachés à la fonction achat
▪ Il y aura mutualisation des expertises rares (contrôle de gestion achat, cellule marchés, Maîtrise d’Ouvrage du SI-achat, Méthodes,…).
Fonction achat mutualisée du GHT
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Estimation des ressources de la fonction achat mutu alisée des GHT
Analyse interne des besoins
Rédaction du DCE
et publication
Analyse des offres, sélection
fournisseurs,
notification
Liquidation, mandatement,
Réception, Gestion des
stocks, distribution
Passation des
commandes
Analyse externe
Définition de la stratégie
achat
Fonction Achat mutualisée étapes 1 à 6 + 10Approvisionnement hors fonction achat: étapes 7 à 9
1 2 3 4 5 6 7 8
paiement
Suivi et
évaluation
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Périmètre de la fonction achat-approvisionnement des GHT
Dir achatResp achatAcheteurs par domaine
Gestionnaires de commande(agents admin; adjoints admin)
Acteurs par bloc intégrant la fonction centralisée
Volumétrie des acteurs (estimation nb d’agents)
Dir achatResp achatAcheteurs par domaine
Dir achatResp achatAcheteurs par domaine
Dir achatResp achat
Responsables marchés publicsGestionnaires marchés publicsResp achatAcheteursjuristes
Responsables marchés publicsGestionnaires marchés publicsDir achatResp achatAcheteurs
Responsables logistiques, magasiniers
Gestionnaires de commande(agents admin; adjoints admin)cadres,
responsables services logistiques et médico-techniques)
2500-3000
2500-3000 20009000-10000
3000-3500
Total fonction achat: 7500-8500 Total appro hors fonction achat: 11500-13000
« Gestion de la transition de la fonction achat de G HT »
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Courant juillet, un guide opérationnel proposant un phasage de la transition vers la fonction achat cible sera diffus é par la DGOS
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Phase 1 – METTRE EN PLACE UNE DEMARCHE PROJET POUR LA MISE EN PLACE D’UNE FONCTION ACHAT UNIQUEFiche 1 - Mettre en place une démarche projet mobilisatrice et participativePhase 2 – ANALYSER LA SITUATION ACTUELLEFiche 2 - Réaliser un diagnostic de la fonction achat au sein du GHTFiche 2.1 - Cartographier son portefeuille d’achats communsFiche 2.2 – Cartographier ses marchés et les achats mutualisésFiche 2.3 – Cartographier ses fournisseursFiche 2.4 – Cartographier ses SI AchatFiche 2.5 – Cartographier les moyens de sa fonction achatFiche 2.6 – Cartographier les processFiche 3 - Identifier les acteurs clés de la fonction achatPhase 3 – DEFINIR L’ORGANISATION CIBLE DE LA FONCTION ACHATFiche 4 - Définir les organisations cibles de la fonction achat d’un GHTPhase 4 – ANIMER LA FONCTION ACHAT DE MANIÈRE TRANSVERSALE DANS LE CADRE D’UN PAAT UNIQUEFiche 5 – Adapter la méthodologie du PAA/L dans le cadre d’un GHTPhase 5 – DEFINIR LES MODALITES DE LA GESTION COMMUNE DES ACHATSFiche 6 - Définir les modalités de la gestion commune des achatsFiche 6.1 – En matière de gestion de la qualitéFiche 6.2 – En matière de soutien aux politiques publiquesFiche 6.3 – En matière de sécurité juridiquePhase 6 – DEFINIR LES MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DE L’ORGANISATION CIBLE ET DU PAATFiche 7 – Organiser le projet de mise en œuvrePhase 7 – BOÎTE A OUTILSFiche 8 – Boîte à outils juridiqueFiche 9 – Boîte à outils SI – Analyse des SI en placeFiche 10 – Boîte à outils économique – Modalités d’imputation financièreFiche 11 – Boîte à outils des marchésPhase 8 – OUTILS ASSOCIESFiche 1 : Plan de communication – modèle d’organisation et illustrationFiche 1 : Note de cadrage – Plan type
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Un phasage d’une démarche type de mise en place de la fonction achat commune sera proposé
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Jui Aout Sept Oct Nov Dec Jan Fev Mar Avr Mai Juin Jui Aout
CONVENTION CONSTITUTIVE DE GHT
PROJET MEDICAL DE GHT
PA
A
Revue préliminaire des actions du PAA/L N-1
Phase 1 : Mise en place d'une démarche projet
Lancement de la dynamique: mise en place de rencontres avec tous les
acteurs
Présentation des établissements et premiers échanges
Mise en place de la gouvernance projet
Validation du calendrier des travaux
Définition du plan de communication
Validation de la note de cadrage
Phase 2 : Analyse de la situation actuelle
Evaluation de la maturité de la fonction achat et mobilisation des
acteurs
Cartographie des achats et fournisseurs
Cartographie et calendrier des marchés
Cartographie des SI Achats
Cartographie des ressources de la fonction achat
Cartographie des process
Phase 3 : Définir l'organisation cible de la fonction achat
Proposition de scnéarios cibles (organisation/gouvnernance)
Analyse et choix du scénario cible
Gouvernance - comité de projet inter-établissement - Organisation de la fonction
achat
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Feuille de route
COPIL de lancement
Diagnostic de la fonction achat
Autodiagnostic Phare
1er juillet 2017
Projet Médical Commun 1er Juillet 2016
Convention Constitutive
COPIL de cadrage -feuille de route
nomination du chef de projet par le
Comité Stratégique du GHT
Comité de projet Organisation de la fonction achat 1 fois par mois
Diagnostic de la maturité des fonctions achat
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Le dispositif PHARE d’appui à l’élaboration des PAA T accompagnera 16 GHT sur 2016 dont 6 démarches pilotes sur le premie r semestre
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Fev.. Mars Avr. Mai Juin Juil. Août Sept. Oct. Nov. Dec..Janv.Oct. Nov. Dec..
Appel à candidatures GHT pilotes S1
Remontée des candidatures via les ARS
Annonce des GHT pilotes accompagnés en S1
Retex des PAA réalisés Elaboration
de la Méthodologie PAA GHT
Point d’étape Comité des achats
Accompagnement
de 3 PAA(L) de
groupes d’ES
pilotes GHT
2015 2016
Annonce des GHT accompagnés en S2
Appel à candidatures GHT S2
Remontée des candidatures via les ARS
S1
S2
Accompagnement de
8 PAA(L) GHT
Cadrage méthodologique des pilotes
• Kit PAA V1• Méthodologie de test
Kit PAAT
• Budget achat du groupe d’établissements supérieur à 50M€• Tous les ES du futur GHT sont volontaires et collaboratifs• Au moins 1 PAA déjà réalisé dans le groupe d’ES• Soutien des Directions et des Présidents de CME• Groupe projet de 3 responsables achat disponibles à 30% min• Disponibilité du contrôle de gestion à 30%• Disponibilité des responsables opérationnels et logistique (pour PAAL)• + Implication du responsable RH pour l’obtention de données ETP (PAAL
Accompagnement de 6 PAAT pilotes
Accompagnement de 10 GHT
Configuration conforme au projet de GHT dans lequel ils s’inscrivent
Bonne collaboration entre les établissements
Etablissement support légitime au sein du GHT
PRE-REQUIS
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Contenu du livrable unique PAAT : 3 niveaux d’actio ns
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Actions communes à l’échelle du GHT
Actions communes à plusieurs établissements
Actions individuelles
« Evolution du paysage des opérateurs de mutualisati on »
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Type d’achat Principes fondamentaux de recours Recomm andations opérateurs
Chaque GHT aura trois niveaux d’action à sa disposition: le choix d’instruire les marchés en propre avec leurs équipes d’acheteurs ou de recourir à des opérateurs d’achats mutualisés externes territoriaux ou nationaux
CAT 1achats à regrouper
nationalement
Le recours aux opérateurs d’achat nationaux est recommandé sur les segments d’achat à vocation nationale
La possibilité d’harmonisation des besoins au niveau national et la capacité du marché fournisseur à faire une offre viable à tous les établissements fonde le caractère national d’un segment d’acha t
Les opérateurs nationaux ont donc vocation à proposer à c ourt terme à tous les établissements des offres sur tous les segments nat ionaux
Les opérateurs nationaux donneront de la visibilité aux établissements sur leurs offres en amont des procédures, notamment sur les stratégies d’achat et les perspectives de gains, de manière à éclairer le choix des responsables d’achat de GHT, puis en aval sur les offres industrielles et les gains notifiés
Trois acteurs pourront intervenir au niveau national. Il s’agit d’UniHA , du ResAH et de l’UGAP
UNIHA
ResAH
UGAP
CAT 2 achats à regrouper
à un niveau infra-national
Le recours aux opérateurs d’achat régionaux est recommandé sur les segments d’achat à vocation régionale
L’impossibilité d’harmonisation des besoins au niveau national ou l’incapacité des fournisseurs à faire une offre viable à tous les établissements fonde le caractère régional d’un segment d’achat
Les opérateurs régionaux ont vocation à proposer à un horizon proche à tous les établissements des offres sur tous les segments rég ionaux
Les opérateurs régionaux donneront de la visibilité aux établissements sur leurs offres durant toutes les phases du processus d’achat.Les opérateurs régionaux d’un même territoire ont vocation à rechercher des synergies progressives dans leurs offres de manière à éviter les doublons
Groupements Territoriaux en priorité
ResAH , UNIHA ou
UGAP
si segments non couverts ou ne répondant pas au besoin
ou perte manifeste de performance
CAT 3 achats locaux
(GHT)Segments spécifiques qui doivent être traités au niveau des GHT GHT en propre
Rappel: Orientations préliminaires sur le recours a ux opérateurs (1/2)
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Type d’achat Segments - première version finalisée pour fin juin 2016 RecommandationsOpérateursQuestionnements réguliers des catégories d’apparten ance des segments d’achat
CAT 1achats à regrouper
nationalement
•Médicaments (partiel )• Dispositifs médicaux (très partiel)• Papier• Matériel informatique (PC, écrans, portables), serveurs• Contrôle technique bâtiments• Solutions d’impression• Fournitures de bureau• Véhicules• Téléphonie mobile• Fluides médicaux• Achats de laboratoire pour des équipements à acquérir /
équipements de ase, maintenance et services• Gaz/électricité; revue de contrats électricité• Assurances• Equipements logistiques et hôteliers• Prestations Intellectuelles (juridiques, consulting , brevets,..)• Equipements biomédicaux
UNIHA
ResAH
UGAPen «recours»
CAT 2 achats à regrouper à
un niveau infra-national
• Médicaments (partiel • Dispositifs médicaux (en majorité)• Produits d'incontinence• Linge (habillement)• Alimentaire (national à étudier : surgelés, parentéral,…)• Produits d'entretien• Déchets (DASRI,..) (national à étudier suivant taille EPS)• Consommables de laboratoires, réactifs et services captifs • Maintenance des ascenseurs • Economistes de la construction• Prestations de nettoyage (national à étudier suivant taille EPS)• Intérim paramédical• Fournitures d’atelier• Petit matériel médico-chirurgical non stérile
Groupements Territoriaux en priorité
ResAH
ou
UNIHA
si segments non couverts ou ne répondant pas au
besoin
CAT 3 achats locaux (GHT)
• DMI • Travaux de construction, • Prestations intellectuelles• Achats ponctuels, …
GHT en propre
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Rappel – Orientations préliminaires sur le recours a ux opérateurs (2/2)
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Eléments préliminaires sur les principes associés a ux orientations sur les opérateurs de mutualisation
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• Libre recours aux trois opérateurs nationaux: UGAP, UNIHA, RESAH• Possibilit2 de maintien des offres régionales exist antes
• Possibilité de recourir à un groupement régional s i:- Besoin non couvert par un opérateur national,- Perspective de perte de performance significative• Possibilité de recourir à un achat local si:- Besoin non couvert par un opérateur national,- Perspective de gain en local significative
• N+1: Benchmark des niveaux de performance des offre s des opérateurs par la DGOS pour réactualiser les orientations
Segments pressentis nationaux
• Recours prioritaire aux groupements régionaux• Possibilité de maintien des offres nationales exis tantes
• Possibilité de recourir à une offre d’opérateur na tional si:- Besoin non couvert par les groupements régionaux,- Perspective de perte de performance significative• Possibilité de recourir à un achat local si:- Besoin non couvert par un opérateur national,- Perspective de gain en local significative
• N+1: Benchmark des niveaux de performance des offre s des opérateurs par la DGOS pour réactualiser les orientations
Segments pressentis régionaux
• Papier• Matériel informatique • Contrôle technique bâtiments• Solutions d’impression• Fournitures de bureau• Véhicules• Téléphonie mobile• Fluides médicaux• Achats de laboratoire• Gaz/électricité; revue de contrats électricité• Assurances• Alimentaire (partiel)• Equipements logistiques et hôteliers• Equipements biomédicaux
Principes
Principes
• Médicaments (partie)• Dispositifs médicaux (majorité)• Produits d'incontinence• Alimentaire • Produits d'entretien• Déchets (DASRI,..) • Maintenance des ascenseurs • Economistes de la construction• Prestations de nettoyage • Intérim paramédical• Petit matériel médico-chirurgical non stérile
Portée: il s’agit de recommandations de recours aux opérateurs de mutualisation par la DGOS. Ces recommandations seront portées auprès des différents acteurs de l’achat hospitalier et auprès des institutionnels.
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Fev.. Mars Avr. Mai Juin Juil. Août Sept. Oct. Nov. Dec..Janv.
2016
Phase de transition pour la mise en place des offres
nationales/régionales/locales
Mi-avril: Présentation des
opérateurs nationaux en comité
des achats
Calendrier des prochaines échéances relatives aux o rientations sur les opérateurs de mutualisation et l’outillage DGOS
Début juin: .Finalisation par GT
de liste national/régional/local
Mi-juillet: Diffusion des kits:• kit PAAT
• Kit fonction achat de GHT•Signature de conventions DGOS/opérateur avec les 3
opérateurs nationaux
Début juillet: Définition et diffusion de la liste des
segments nationaux/régionaux/locaux
Période intermédiaireGT nationaux
