Lorsqu’on parle d’automatisation des affaires, on ne parle pas nécessairement exclusivement de robots qui effectuent des tâches à notre place. Il peut s’agir également de systèmes ou de processus qui facilitent l’exécution d’un ouvrage en particulier. Voici neuf différents outils à explorer pour vous faire gagner du temps dans la gestion de votre entreprise.

Formulaires en ligneLe formulaire en ligne est l’un des outils d’automatisation parmi les plus efficaces. Il est facile et rapide à mettre en place. Gratuit ou très peu coûteux, il peut être utilisé pour les demandes de soumission, les demandes de rappel, l’ouverture de compte, la demande d’information, le ques-tionnaire de satisfaction des clients, etc.

Grâce aux formulaires en ligne, vous pouvez déléguer la tâche d’entrée de données au client, recevoir ses informations à n’importe quelle heure de la journée et en grand volume, et ce, sans effort supplémentaire. Les informations peuvent vous être envoyées par courriel, par texto, et être sauvegardées dans une base de données ou un tableur pour ensuite être traitées. Il existe de nombreux outils de formulaires en ligne, dont Google Forms qui est gratuit, très facile à manipuler et très flexible.

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par Christian Messina, consultant, Solutions SoluSnow

GESTION

9 outils d’automatisation pour plus d’efficacité

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Québec Vert | Juin – Juillet 201928

Prise de rendez-vous en ligneLa prise de rendez-vous est une tâche répétitive qui peut être automatisée et même optimisée grâce à un outil de rendez-vous en ligne. Cet outil peut se synchroniser avec votre calendrier pour voir les moments disponibles dans votre horaire ou celui de vos employés. Vous pouvez définir plusieurs types de rendez-vous et les paramétrer avec un assez haut niveau de personnalisation : durée du rendez-vous, périodes tampons avant et après, plages de disponibilités fixes, message de confirmation, etc.

Le client peut ainsi choisir la plage horaire libre qui lui convient le mieux, inscrire ses coordonnées et vous fournir les informations nécessaires à ce rendez-vous. Le rendez-vous sera ensuite enregistré automatiquement dans votre calendrier avec tous ces détails. De plus, certains outils peuvent envoyer des courriels et textos de rappel au client, et ce, de manière complètement automatique. Encore là, il existe plusieurs outils de prise de rendez-vous en ligne qui présentent plusieurs options. Par exemple, Calendly est une application efficace qui offre différents abonnements gratuits et payants.

Facturation, paiement et comptabilité

Si vous faites encore vos factures avec Excel et que vous allez déposer des chèques à la banque, vous manquez des occasions de sauver du temps ! Plutôt que de faire une facture Excel, de la sauvegarder en PDF, puis de créer un courriel manuellement pour l’envoyer au client, vous pouvez faire tout ça en un seul clic avec une application en ligne comme QuickBooks®. Vous pouvez également accepter les paiements en ligne qui seront automatiquement associés au compte client et marqués comme payés sans que vous ayez à faire quoi que ce soit. Si vous vendez des services payés en plusieurs versements ou de manière récurrente, vous pouvez programmer ces factures et paiements automatiquement plutôt que de les traiter manuellement un par un.

CourrielsPour gagner en efficacité, vous pouvez utiliser plusieurs fonctions d’automatisation de courriels. Il existe tout d’abord des règles et des filtres pour classer automatique-ment vos courriels entrants dans des dossiers. Cela vous évi-tera d’avoir à le faire manuellement pour chaque infolettre ou facture que vous recevez par exemple.

Ensuite, il y a la possibilité d’utiliser des modèles prédéter-minés pour les messages que vous envoyez régulièrement, pour la confirmation d’un rendez-vous avec un client, pour l’envoi d’une facture ou d’un rappel, etc. Plutôt que d’écrire un message différent chaque fois, vous pouvez program-mer des réponses types que vous n’aurez qu’à utiliser ou à copier.

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Finalement, il y a le marketing par courriel. Vous pouvez automatiser une séquence courriel en fonction des comportements des utilisateurs à la suite d’un téléchargement sur votre site Internet par exemple. Cette automatisation peut servir, entre autres, à démontrer votre expertise et à développer une relation pour éventuellement faire une offre au client.

Gestion de projetLes étapes de réalisation de vos projets sont habituellement similaires d’un client à l’autre ? Il pourrait être intéressant pour vous d’utiliser une application de gestion de projet qui offre de nombreuses fonctionnalités. Selon les modèles de projet créés, vous pourrez dupliquer en un clic certaines données afin de les réutiliser. Ce type d’application fait aussi automatiquement d’autres tâches qu’un gestionnaire de projet aurait à faire normalement d’une façon manuelle, comme celles d’indiquer aux différentes personnes impli-quées dans le projet les prochaines étapes, d’envoyer des rappels ou de faciliter la communication entre les interve-nants. Ces logiciels, comme le TeamWork Projects, per-mettent aussi de calculer le temps passé au projet par les différents employés selon les tâches effectuées.

Systèmes téléphoniquesUn système téléphonique IVR (pour Interactive Voice Response) pourra remplacer ou alléger le travail d’une réceptionniste en aiguillant les appels automatiquement aux bonnes personnes. Vous pouvez aussi choisir de rendre accessibles directement sur votre boîte vocale les réponses aux questions fréquemment posées par les clients comme votre adresse, vos heures d’ouverture, etc. Grâce à la télé-phonie IP, ces systèmes sont beaucoup plus accessibles qu’auparavant et beaucoup plus faciles à gérer.

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Outils CloudSi vous utilisez des outils de gestion compatibles avec le Cloud, vous voudrez aussi faire en sorte que certaines fonc-tionnalités de ces outils soient interconnectées entre elles. Par exemple, si vous ajoutez un nouveau client dans une application de comptabilité, celui-ci pourrait être automati-quement ajouté dans votre application de gestion de projet et dans vos contacts. Ces interconnexions sont parfois natives aux outils cloud et peuvent aussi se faire avec des plateformes tierces comme Zapier® et IFTTT.

Formules avancéesQue vous utilisiez Excel, Google Sheets ou un autre tableur, il existe plusieurs fonctions et formules avancées qui peuvent automatiser des calculs, rapports et graphiques. Résultat ? Vous gagnerez ainsi beaucoup de temps pour l’estimation de vos projets, la comptabilité, la mesure des performances, etc.

Procédures documentéesCertaines tâches humaines ne peuvent être automatisées facilement par aucune application. Dans ces cas précis, vous gagnerez tout de même à mettre en place des procédures opérationnelles. Avec une méthode et des étapes bien documentées, vous faciliterez le travail de l’employé qui saura ainsi mieux répondre à vos standards de qualité. C’est un système, aussi « low tech » qu’il puisse être, très efficace, très peu coûteux et souvent sous-estimé. Autre avantage : ce type de procédures facilite le transfert des connaissances au sein même de l’entreprise. Lorsqu’un nouvel employé entre en poste, vous pouvez lui fournir un guide compre-nant ces procédures qu’il pourra lire, étudier et consulter en cas de doute.

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Prendre le taureau par les cornesTous ces outils sont merveilleux et il y a tant de choses qui peuvent être automatisées ou systématisées. Mais par où commencer ? Créer des systèmes et des automatisations est un mélange d’art et de technique. Vous trouverez peut-être la tâche difficile au début, mais au fil du temps et de la pra-tique, vous arriverez à simplifier vos opérations en utilisant les bons outils pour le faire. Commencez avec quelque chose de simple, de quotidien, une tâche répétitive que vous faites depuis des années comme un formulaire de demande de soumission, une procédure opérationnelle ou une infolettre de rappel à vos clients pour leur remémorer le fait que c’est le temps de réserver vos services ! n

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