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Présentation du projet

Intervenants

Ordre du jour

1. Qu’est ce qui a conduit à la modernisation du SI ? Présentation des conclusions de Parcours 3, l’aventure continue Présentation des conclusions de l’IGF

2. Comment a été abordée cette modernisation ? Présentation de la synthèse de l’étude comparative préalable et choix

de la Délégation de Service Public (DSP) Présentation de la procédure de dialogue compétitif Présentation du choix du délégataire

3. Quelle gouvernance pour le SI ? La gouvernance du Système d’Information Le pilotage du délégataire

4. La participation des missions locales à la conception du nouvel SI Quelle est l’ambition du nouveau Système d’Information ? Calendrier projet

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1

> Qu’est ce qui a conduit à la modernisation du Système d’Information (SI)?

Une nécessité La conception de Parcours 3 date de 2001 Son architecture technique est obsolète Son ergonomie n’est plus adaptée Il est de plus en plus difficile de le faire évoluer

P1

P2P3

I-MILO

1990 1994 2004 2014

Qu’est ce qui a conduit à la modernisation du système d’information ?

Une opportunité Sur les propositions d’un groupe de travail réuni par le Laboratoire National dans

le cadre du renouvellement du marché Parcours 3 de 2009, le Comité de Pilotage Parcours 3 a décidé de faire réaliser une consultation nationale du réseau.

Cette consultation menée principalement durant le dernier trimestre 2008 a permis de consulter plus de 300 professionnels, de fonctions diverses, émanant de plus de 200 missions locales, PAIO et animations régionales. Une synthèse exhaustive a été réalisée afin d’alimenter plus précisément les travaux qui annonçaient.

Au risque d’être réducteur, les propositions plus synthétiques ont été regroupés en 4 axes principaux suivants :

1. Un outil plus communicant2. Un outil à optimiser parmi d’autres outils3. Un outil de gestion des compétences4. Des outils décisionnels adaptés à la diversité des besoins



Des préconisationsIssues du rapport de l’Inspection Générale des Finances :

« Les missions locales disposent de systèmes d’information communs »« L’administration de ces systèmes et des bases de données correspondantes requiert une animation et une coordination nationale forte. »« L’existence de Parcours 3, outil partagé est, en ce sens, une réussite. Elle témoigne aussi de la pertinence de l’application, même si l’appropriation de l’outil et son utilisation peuvent encore progresser. »« Cependant, les nécessaires évolutions de Parcours 3 ne pourront être mises en œuvre sans une clarification du portage technique, juridique et financier de l’application. »

En substance, un satisfecit sur le mode de pilotage actuel partagé en bonne intelligence entre l’Etat et les missions locales mais le prochain renouvellement des marchés doit être l’occasion de clarifier le « modèle P3 »

Un objectif Un objectif de progrès fonctionnel de Parcours

• Pérenniser les fonctions fondatrices du Système d’Information des Missions Locales

• Élargir et rénover l’application pour favoriser les communications entre les acteurs

Un objectif juridique et contractuel

• Remettre en concurrence le dispositif Parcours 3

• Instituer un partenariat qui porte l’application par un engagement de résultat

Un objectif économique et financier

• Financer dans les meilleures conditions les investissements nécessaires

• Profiter des évolutions technologiques pour diminuer les coûts de fonctionnement récurrents

PARCOURS 4PARCOURS 3

Trois modèles de contractualisation alternatifs

Modèle 2Délégation de service

public

Modèle 1Marché public

Modèle 3Contrat de partenariat

Une nouvelle application

Nouvelle procédure Nouveau mode de contractualisation

Nouvelles techno. Baisse des coûts de

fonctionnement

Investissementrentabilisé par la baisse coûts de fonctionnent

Engagement de résultat du partenaire


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> Comment a été abordée cette modernisation ?

Comment a été abordée cette modernisation ?

Lors du comité de pilotage des systèmes d’informations des missions locales du 4 mai 2011, la mission Systèmes d‘Information de la DGEFP a proposé de mener une étude comparative visant à identifier la meilleure solution juridique pour le renouvellement du système d’information des missions locales parmi les 3 possibles :

• le marché public (sur l’ensemble du périmètre) • la délégation de service public• le contrat de partenariat

Pour établir les critères pertinents de l’étude comparative, le Comité de pilotage a arrêté les principes directeurs auxquels les différentes hypothèses devaient être confrontées.


Les principes directeursAxes Critères de choix du modèle

1. Finalitéspolitiques

• Confirmer le cadre de gouvernance actuel DGEFP / missions locales• Ne pas modifier le cadre de financement

- paiement direct à l’usage- partage 70 / 30

• Permettre le consensus avec le réseau des missions locales

2. Sécurité contractuelle

• Garantir la régularité des procédures de mise en concurrence• Créer un fort engagement de résultat du/des soumissionnaire(s)

conception / réalisation / exploitation / évolutions

3. Services rendus / opérationnalité

• Réaliser Parcours 4 et la migration de Parcours 3 dans les meilleurs délais• Permettre les évolutions ultérieures de Parcours 4 en fonction des besoins

exprimés et des politiques gouvernementales

4. Economique / budgétaire

• Réaliser un investissement qui diminue les coûts de fonctionnement récurrents• Minimiser et lisser les impacts budgétaires annuels

5. Pilotage du Système d’Information des ML

• Positionner la DGEFP comme le garant de la mise en œuvre des politiques de l’Etat• Déléguer au partenaire la responsabilité de la solution applicative mise à disposition

des missions locales


Le 15 juin 2011, le comité de pilotage des systèmes d’information a examiné les résultats de l'étude préalable :

• D’un point de vue juridique, les 3 hypothèses peuvent être mises en place mais seule la DSP répond aux principes directeurs de Parcours 3

• D’un point de vue financier, le coût du projet est sensiblement identique mais dans la solution marché public, l’Etat doit investir sur son budget pour financer P4 et dans la solution de contrat de partenariat, l’Etat porte le risque d’exploitation.

• D’un point de vue gestion opérationnelle et technique, le marché public nécessite des ressources humaines supplémentaires à la DGEFP tandis que la DSP et le CP fonctionnent à charges équivalentes.

La délégation de service public semble être la meilleure modalité de renouvellement des prestations et contrats d’hébergement actuels.

Au regard de ces conclusions, le COPIL SI a décidé de proposer cette orientation au Bureau du CNML.

Résultats de l’étude préalable

Décision

Avis du Conseil national des missions locales

concernant l’évolution de Parcours 3

Le Bureau du Conseil national des missions locales s’est réuni le 29 juin 2011 et a étudié, sur proposition du Comité de Pilotage des Systèmes d’Information, l’évolution de l’économie générale de Parcours 3.

Après avoir pris acte :

• de la convergence d’intérêt entre les missions locales et l’Etat,

• des échéances des contrats d’hébergement et marchés de développement des systèmes d’information,

• des aspects pérennes des principes directeurs des systèmes d’information, en particulier de la gouvernance,

• de la conclusion de l’étude comparative relative aux différentes solutions juridiques,

• de l’avis du comité de pilotage des systèmes d’information du 15 juin 2011.

le Conseil National des Missions Locales émet un avis favorable à l’évolution de l'économie générale de Parcours 3 et à la mise en œuvre d’une délégation de service public.

29 juin 201129 juin 2011


Procédure

En matière de marchés négociés, l'acheteur public doit faire face à deux contraintes :•La première est d'assurer aux candidats l'égalité de traitement tout au long de la procédure.•La seconde contrainte, corollaire de la première, est la transparence de la procédure, qui doit être réalisée dans le respect du secret industriel et commercial entourant le savoir-faire des candidats

08/2011 10/2011 11/2011 01/2012 02/2012 03/2012 05/2012

Appel à candidature

Dépôts des candidatures

Choix des candidats (3)

Dépôt de l’offre initiale

Classement de l’offre initiale

Dialogue compétitif

07/2012

Choix du candidat

Purge des délais

de recours

09/2012

Signature

Aout 2011 à juillet 2012Aout 2011 à juillet 2012


Identification des professionnels

ressources

Choix du délégataire

43 critères d’évaluations

Répartis en 9 familles

Analyse de la compréhension du besoin

Respect des caractéristiques intrinsèques de Parcours 4 (alignement, innovation, attractivité, évolutivité, modularité, adéquation aux usages locaux/globaux, transposabilité, évolutions technologiques, interopérabilité, pérennité, agilité, conformité aux référentiels, réversibilité…).

Respect des caractéristiques fonctionnelles particulières de Parcours 4 (accès à Parcours 4, moteur de recherche, système expert, outils décisionnels)

Respect de la couverture fonctionnelle de Parcours 4 (V1 et V2)

Pertinence des solutions proposées pour l’hébergement et l’exploitation de la solution (niveau de service, sécurité, plan de continuité d’activité, limitation de l’impact environnemental…)

Pertinence des méthodes proposées (pilotage, méthode projet, travaux de modélisation…)

Pertinence du plan de migration proposé

Pertinence de la gestion de la relation client (assistance, formation, conduite du changement, animation de réseau, promotion/communication, commercialisation, conciergerie, …)

Prix


Projet

09/2012 10/2012 10/2012 11/2012 12/2012 02/2013

Signature du contrat

Début projet

Elaboration d’un projet de gouvernance

Comité de partenariat

30 ans des missions locales

04/2013

Interrégionales

05/201301/2013

Sollicitation des Professionnels Ressources

Ateliers avec les Professionnels

Ressources

Septembre 2012 à aujourd’huiSeptembre 2012 à aujourd’hui


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3

> Quelle gouvernance pour le Système d’Information (SI)?

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> La gouvernance du Système d’Information

3.1

La gouvernance du Système d’Information

Gouvernance générale – COPIL STRAT

AMOA

COPILSTRAT

CNMLDGEFPUNMLANDML - APARDARES

AUTORITE DELEGANTE

Pilo

tage

Usagers

Gouvernance

Commanditaires


Zoom sur…. Le Comité de pilotage stratégique Il se réunit 3 à 4 fois par an. Le nouveau Président du comité de pilotage est Monsieur Nicolas Tissot,

Président de l’ARML Midi-Pyrénées. Le Comité de pilotage stratégique des systèmes d’information des missions locales est un lieu de décision.

Éclairé par les propositions du Comité de domaine et du Comité de partenariat, il arbitre les grandes orientations, priorités et évolutions majeures ou critiques des systèmes d’information,

le cas échéant après une consultation du bureau du CNML ; il veille à la qualité des services rendus aux missions locales, à la qualité et la cohérence des données

issues des systèmes d'information il veille à la bonne prise en compte des besoins de l’ensemble des missions locales et de l’Etat en lien avec

les partenaires du SI et de sa bonne utilisation. il veille au bon fonctionnement de la gouvernance stratégique il instruit les demandes pour lesquelles son avis est sollicité.

Le comité de pilotage est constitué

• d’un président désigné par la présidence du CNML,• de deux représentants du bureau de CNML,• de deux représentants de l’UNML,• de trois représentants permanents de la DGEFP, • de deux représentants permanents de la DARES,• de Personnes qualifiées désignées par le COPIL (l’ANDML, l’APAR, et des représentants de la

conférence des DIRECCTE sont associés aux travaux),• de la cellule de suivi (cf. infra) qui en assure le secrétariat.


Gouvernance générale - COPART

AMOA

COPILSTRAT

CNMLDGEFPUNMLANDML

COPART

CNMLDGEFPUNMLANDML –APAR

DARES

ATOS

AUTORITE DELEGANTE

Pilo

tage

Usagers

Gouvernance

Commanditaires

DELEGATAIRE

Il est le lieu d’échanges sur l’avancement des travaux du système d’information I-MILO et a pour objet d’instruire la Cellule de suivi et le Comité de pilotage stratégique

Il permet d’organiser des échanges récurrents, sur tous les aspects du projet, entre les représentants des utilisateurs et la Cellule de suivi

Il permet de préparer les COPILSTRAT et notamment de distinguer les sujets basiques de ceux nécessitant des arbitrages formels du COPILSTRAT

Il exprime des avis sur les évolutions et le cas échéant exprime des besoins complémentaires Il veille et participe à la production des outils statistiques utiles au réseau, que ce soit dans une dimension

d’évaluation, d’observation ou de communication Il veille et participe à l’élaboration des modalités nationales de traitement des informations


Zoom sur…. Le Comité de partenariat

Le Comité de partenariat est constitué

• de la cellule de suivi qui en assure l’animation et le secrétariat, • de deux représentants de l’UNML,• d’un représentant du CNML,• de deux représentants de la DGEFP, • de deux représentants de la DARES,• de deux représentants des utilisateurs (ANDML – APAR )


Gouvernance générale - CODO

AMOA

COPILSTRAT

CNMLDGEFPUNMLANDML

COPART


DARES

ATOS

AUTORITE DELEGANTE

Pilo

tage

Usagers

Gouvernance

Commanditaires

DELEGATAIRE

CODO

CNMLDGEFP

Il est le lieu de recueil de l’expression de besoin des services de l’Etat dans le cadre de la mise en œuvre

et du suivi des dispositifs

Il s’assure que la Cellule du suivi dispose des moyens nécessaires à la réalisation de son activité

Il fait le point sur la convention de partenariat entre la DGEFP et le CNML


Zoom sur…. Le Comité de domaine

Le comité de domaine est constitué

• d'une co-présidence composée du sous directeur en charge de l’ingénierie de l’accès et du retour à l’emploi et du secrétaire général du CNML,

• d'une représentation de la DGEFP,• d'une représentation métier du SG CNML,• d'une représentation de la DARES,• de la cellule de suivi qui en assure le secrétariat.


Gouvernance générale – Cellule de suivi

AMOA

COPILSTRAT

CNMLDGEFPUNMLANDML

COPART


DARES

ATOS

AUTORITE DELEGANTE

Pilo

tage

Usagers

Gouvernance

Commanditaires

DELEGATAIRE

CODO

CNMLDGEFP

Cellule de suivi

Elle instruit et présente aux instances de gouvernance du SI I-MILO les informations et décisions émanant ou impactant la Délégation de Service Public Parcours. Elle recueille les orientations stratégiques pour les mettre en œuvre

Elle gère les aspects contractuels, juridiques et techniques du projet Elle organise le pilotage du délégataire Elle organise l’interface avec les missions métiers de la DGEFP et du CNML Elle organise l’interface avec les instances nationales et régionales du réseau des missions locales Elle assure une veille durant la conception et la vie du produit afin qu’il soit et reste adapté aux besoins

des acteurs.


Zoom sur…. La Cellule de suivi

La Cellule de suivi est constituée

• d'un directeur de projet : désigné par la DGEFP, il gère les aspects contractuels, juridiques et techniques du projet. Il organise le pilotage du délégataire. Il est le garant de la bonne exécution de la DSP ;

• d'un directeur métier : désigné par le CNML, il gère les aspects métier du projet (interfaces avec les missions métiers de la DGEFP, du CNML, de l’UNML, des DIRECCTE et des instances régionales et nationales du réseau)

• d'un responsable produit : désigné par la DGEFP et financé par marché public, il intervient pendant la conception et la vie du produit pour l'adapter au besoin des missions locales. Pour cela, il teste le produit, signale les problèmes rencontrés et propose des solutions.

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Le pilotage du délégataire

3.2


Il est également important de préciser que la société délégataire intervient dans le cadre d’un contrat dont l’autorité délégante entend exercer le contrôle en amont, pendant chaque phase de réalisation, ainsi qu’en aval.

Comme l’indique la charte de gouvernance, le CNML et la DGEFP ont constitué une cellule de suivi chargée du pilotage opérationnel du projet.

Cette cellule s’est entourée d’une équipe en mesure de piloter un projet de cette envergure dans le cadre d’un marché d’assistance à maîtrise d’ouvrage

Le cahier des charges de cette assistance à maîtrise d’ouvrage a été adressé en 2011 à l’ensemble des animations régionales.


Zoom sur l’assistance à maîtrise d’ouvrage La cellule de suivi s’entoure de l’expérience nécessaire à la bonne réalisation du

projet :- Un cabinet d’avocat composé d’un avocat en droit public, un avocat privatiste et un

avocat en charge des questions de propriété intellectuelle et nouvelles technologies.- Un cabinet d’expertise comptable et contrôle de gestion pour le contrôle des comptes

du délégataire- Un cabinet de conseil en politique numérique sur les aspects SI- Un auditeur en sécurité des systèmes d’information- Un bureau métier porté par la mission locale des Hautes Pyrénées et un cabinet

spécialisé en nouvelles technologies

Le bureau métier est constitué de personnels de missions locales mis à disposition du laboratoire :

Mission Locale La Garde Mission Locale Marseille Mission Locale Chambéry Mission Locale Saintes

Mission Locale Haute Garonne Mission Locale Nantes Mission Locale Le Mans


Le suivi opérationnel du projet

Comité de suivi de la DSP

DélégataireCNMLDGEFP

COMOP


Comité métier

AMOAConciergerie

COPILSTRAT

CNMLDGEFPUNMLANDML - APARDARES

CODO

CNMLDGEFP

COPART

CNMLDGEFPUNMLANDML - APAR

DARES


DIRECCTE

ATRP3

Animation régionale

MIJ CNML

ATOS

AUTORITE DELEGANTE

Pilo

tage

Usagers

Gouvernance

Commanditaires

Cellule de suivi

DELEGATAIREANIMATION DES COMMUNAUTES

COMITES UTILISATEURS

PROFESSIONNELS RESSOURCES

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> Participation des missions locales à la conception du SI

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La participation des missions locales à la conception du SI

Le projet prévoit que les missions locales soient sollicitées tout au long des huit années pour participer à la conception et l’évolution du SI

Le CNML a sollicité les animations régionales en juillet 2012 pour identifier des professionnels ressources susceptibles de participer aux ateliers de conception d’IMILO• X missions locales ont été identifiées pour un panel de X professionnels ressources• L’UNML, la DGEFP et le CNML ont construit un dispositif conventionnel permettant

aux missions locales volontaires de signer une convention avec ATOS qui indemnise l’absence du salarié

• X missions locales disposent aujourd’hui d’une convention avec ATOS

SIMILO est également régulièrement accueilli par des missions locales lors d’immersions• Pour mieux comprendre l’organisation des missions locales

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4.1

> Participation des missions locales aux évolutions

Participation des missions locales aux évolutions

Les grands principes

L’Etat finance sur ses fonds propres les évolutions liées à la mise en œuvre des dispositifs (ex : un dispositif comme les emplois d’avenir)

Les demandes d’évolutions qui relèvent de l’intérêt général (qui concernent toutes les ML) sont prises en charges par le délégataire

Les demandes d’évolutions qui intéresseraient peu de missions locales pourront quand même être mise en œuvre dans le cadre de services accessoires

NB: Sur Parcours 3, seules les deux premières catégories de demandes pouvaient être prise en compte. Sur I-MILO, par exemple un module de gestion de mise à disposition de vélos pour les jeunes pourra être fabriqué même s’il ne concerne qu’une structure

Les processus associés aux demandes d’évolution seront présentés lors d’une prochaine rencontre

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> Quelle est l’ambition du nouveau SI ?

4.2

Quelle est l’ambition du nouveau SI ?

Notre ambition

Mettre à disposition des missions locales :• Un produit : I-MILO

• Des services: Assistance, formation, etc….

Dans les 24 prochains mois:• Sécuriser le déploiement de la première version d’I-Milo, accompagner son

appropriation dans le réseau

• Prendre ensuite en compte toutes les demandes du réseaux issues notamment de la synthèse de l’étude « Parcours 3 l’aventure continue »

Sur les huit ans:• Améliorer le SI tous les 6 mois

• Mettre en place une véritable politique d’accompagnement du changement

Quelle est l’ambition du nouveau parcours ?

La première version

La première version d’I-Milo repose contractuellement sur le périmètre existant des projets Parcours 3, Icare, WebParcours et TrouveTaBoite.

Le travail de la société délégataire lors de cette phase est tourné vers la mise à jour de l’infrastructure technique, la refonte ergonomique et l’optimisation des fonctionnalités existantes.

Les versions suivantes apporteront une réelle optimisation des services. C’est une garantie pour nous de disposer d’un système moderne, sans remettre en cause les fondements qui ont présidé au fonctionnement de Parcours 3

Ceci sera détaillé cet après midi

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> Calendrier

4.3

Calendrier

Deuxième semestre 2013Ce semestre sera consacré à vérifier que le produit I-Milo correspond bien au contenu de Parcours 3 :

Une phase de test/recette effectuée par SIMILO et appuyé par des professionnels ressources issus du réseau

Un processus d’homologation piloté par la cellule de suivi, appuyée par le bureau métier/laboratoire national

Un temps pour ajuster/corriger/amender

Une phase d’expérimentation, en situation réelle, dans quelques missions locales témoins, appelé phase pilote

Un temps pour ajuster/corriger/amender

Premier semestre 2014Ce semestre sera en deux temps

Un premier temps pour permettre aux missions locales de découvrir l’outil, se former, etc…Un deuxième temps pour passer de Parcours 3 à I-Milo

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Questions ?

Documents

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