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Patrick Caverivière
Virginie Ridel
Bénédicte Bailleul
Jo Casson
Stéphanie Canard
« Pour faire face à la crise, l'externalisation de certaines activités RH constitue une des solutions les plus appropriées. »
Thomas Chardin
Ingénierie et achats de formation
Les petits déjeuners de l’Externalisation
Document confidentiel et non contractuel 2
Sommaire
Le regard des achats
–Patrick Caverivière, consultant en achats de prestations intellectuelles
Le regard de Ressources Humaines
–Virginie Ridel, Chef de projets Ressources Humaines chez Audiens
L’approche de Demos Outsourcing
–Bénédicte Bailleul, Directrice ECA-Demos Outsourcing
Retour client MDBA et Rolls Royce : le vendor management
–Jo Casson, Responsable du centre de services de Saltash (UK)
Retour client secteur pharmaceutique
–Stéphanie Canard, chef de projet externalisation
– Echanges avec les participants
3
1 - Le regard des achats
Patrick Caverivière, consultant en achats
de prestations intellectuell
es
Document confidentiel et non contractuel 4
3 niveaux d’intervention des acheteurs
Référencement
Pilotage des appels d’offre
Management des fournisseurs
Document confidentiel et non contractuel 5
La fo rmation continue :un marché complexe et atypique
Une offre de formation large et hétérogène
– 48 593 acteurs recensés
Des segments de marchés très atomisés et des niches d’expertises
Diversité des acteurs
– Domaines d’intervention : généralistes, spécialistes, multispécialistes
– Modalités : inter, intra, blended,…
La connaissance et la veille marché sont indispensables
Document confidentiel et non contractuel 6
La complexité des achats de formation
Référencement
– Qui référencer ?– Comment obtenir des remises avec de faibles volumes ?
Pilotage des appels d’offre
– Comment rédiger l’appel d’offre ? Un travail d’ingénieur pédagogique et d’expert métier
– Comment définir les critères de choix ?– Comment évaluer les propositions ? Absolue
nécessité d’intégrer l’aspect pédagogique.– Comment estimer les prix ?
Management des fournisseurs
– Comment les piloter ?– Comment intégrer la gestion des risques ?
2 niveaux de difficulté
– Réponse au besoin au juste de prix– Organisationnel : est-ce rentable pour une direction achats de consacrer le
temps nécessaire ?
Document confidentiel et non contractuel 7
Facteurs clés de succès
Mettre en place un processus d’achat en phase avec les objectifs stratégiques de l’entreprise en matière de formation
Travailler en synergie prescripteur/acheteur/métier pour un achat performant acheter en pédagogue
Anticiper la programmation des besoins d’achats de formation
Bien connaître l’offre de formation
Organiser le suivi des prestataires principaux, définir les SLA
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2 - Le regard des Ressources Humaines
Virginie Ridel, Chef de projets Ressources Humaines
Document confidentiel et non contractuel 9
Spécialiste de la protection sociale
Positionnement – Groupe de protection sociale à taille humaine solidaire de tous
les métiers de la culture et de la communication qui accompagne ses publics tout au long de la vie
Chiffres clés» 1,3 Milliard €» 120 000 allocataires retraite, soit » 500 000 salariés couverts avec leur famille» 730 collaborateurs
30% H et 70% F 30% de cadres, 35% d’AM et 35% d’employés
– Une stratégie tournée au service du client» Une stratégie adaptée à un nouveau contexte» Développer une offre complète dans tous les
domaines de l’assurance de personne» Renforcer la relation client
Document confidentiel et non contractuel 10
Le développement des compétences au cœur de la stratégie des Ressources Humaines
Les priorités pour les années à venir
– Développer les compétences– Créer des nouveaux métiers qui répondent à nos
besoins type – Renforcer nos rémunérations en les associant aux
compétences et à la valeur ajoutée– Recentrer les emplois sur ceux qui apportent de la
valeur ajoutée.– Fédérer les équipes autours de projets porteurs
D’importants chantiers à prévoir
– GPEC et politique Formation
Evolution des effectifs en CDI par classe d'emploi 2004 / 2009(avec praticiens)
6%
19%
25%
15%
13%
16%
5%4%
8%
25%
19%16%
21%
5% 1% 1%
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
Classe 1 Classe 2 Classe 3 Classe 4 Classe 5 Classe 6 Classe 7 Classe 8
2004 2009
44
26
178 176
110
134
90
115114
150
3438
69
139
54
Nombre desalariés
Document confidentiel et non contractuel 11
Une organisation des RH alignée sur notre stratégie
Document confidentiel et non contractuel 12
La formation au sein d’Audiens
Son objectif : accompagner la stratégie» Plan de formation triennal» 5 formateurs internes dédiés à la formation technique
métier» Une très forte implication de toute la DRH
– Des projets de formation ambitieux» Connaissance de nos clients» La relation client» L’économie sociale» Management
Des chiffres à la hauteur de nos ambitions– Budget 2008-2010 : 1million €, Soit 3,5% de MS – 10 448 heures en 2008– 52% des effectifs ont suivi au moins une formation
en 2008
Répartition par catégories
30%
38%
32%
Employés
Agents de maîtrise
Cadres
Document confidentiel et non contractuel 13
Forces et limites de l’organisation
Un pilotage dans une organisation matricielle
Les points forts
» Une vision élargie des besoins en compétences» Une fonction formation effective et ancrée dans la
stratégie de développement des compétences» Des relais de formation au cœur des services
Les limites
» Multiplicité des missions» Coordonner les formations transversales» Pilotage des prestataires
Document confidentiel et non contractuel 14
Ressources Humaines et achats : un besoin de synergie
Une méthodologie adaptée aux « petits » appels d‘offre Une démarche appropriée Mais pas de possibilité de négocier les prix en raison
des faibles volumes
De vrais besoins de synergie pour les grands projets Les dimension relevant de la DRH
- Alignement avec la stratégie- Coordination avec les métiers- Définition du cahier des charges
Les dimensions relevant de la direction des achats
- Centraliser pour suivre les prestataires- Négocier les conditions tarifaires- Apporter les méthodes et fournir les outils
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3 - L’approche de Demos Outsourcing
Bénédicte Bailleul
Directrice de Demos Outsourcing
Document confidentiel et non contractuel 16
Une offre modulaire pour une prestation sur mesure
Suivi administratif
Elaboration du plan
Management des fournisseurs
Optimisation des financements
SI formation
Logistique
Reportings &Qualité
Gestion du DIF
Document confidentiel et non contractuel 17
Une offre modulaire pour une prestation sur mesure
Elaboration du plan
Optimisation des financements
Suivi administratif
SI formation
Logistique
Reportings &Qualité
Gestion du DIF
Management des fournisseurs
Document confidentiel et non contractuel 18
Un travail en étroit partenariat
DRH &Formation
Service Achat
ExpertiseFormation
Expertise Achat
Expertise externalisation
Directionsopérationnelles
Document confidentiel et non contractuel 19
3 domaines d’intervention
Référencement Réduction du nombre de fournisseurs Mise en place d’accords cadres
Pilotage d’appels d’offre
Management des fournisseurs
Document confidentiel et non contractuel 20
Les caractéristiques de la chaîne fournisseur
• Fournisseurs nombreux
• Dépenses éclatées
• Multitude de petites entreprises/ ou individuels
• L’engagement des fournisseurs repose sur le relationnel
• Manque de standardisation d’évaluation
• Manque de contrats de service et d’indicateurs de performance
Les risques commerciaux potentiels
• Multiplication des coûts
• Occasion de faire des achats en gros perdue
• Qualité des interventions, la crédibilité des fournisseurs ?
• Pas de mesure du ROI
Réduire le nombre de fournisseurs
Document confidentiel et non contractuel 21
Experts Techniques
Associations
Fournisseurs/Clients
Consultants
Entreprises de formation
Division A
Division B
Division C
Division D
Division E
Division F
Division G
Division H
Division I
Division J
Division K
Professeurs et Experts
en la matière
AncienEmployés
Ressources Internes
Établissements d’Enseignement
Supérieur & Universités
Réduire le nombre de fournisseurs
Document confidentiel et non contractuel 22
Experts Techniques
Ressources
Internes
AnciensEmployés
Associations
Formateurs et Experts
en la matière
Fournisseurs/ Clients
ConsultantsÉtablissements d’Enseignement
Supérieur & Universités
Entreprisesde Formation
Division A
Division B
Division C
Division D
Division E
Division F
Division G
Division H
Division I
Division J
Division K
Partenaire externalisé
Réduire le nombre de fournisseurs
Document confidentiel et non contractuel 23
Notre démarche d’appel d’offres
Un processus clairement défini
Des outils
Recueil des besoins
Cahier des charges
Sourcing (panel)
Short list
Soutenance
Sélection
Contrat
Validation client
Document confidentiel et non contractuel 24
Suivre les fournisseurs et la qualité des prestations
Un processus d’évaluation standardisé
Une mesure objective à travers des engagements (SLA) et des indicateurs clés de performance
Plan d’amélioration continue
Analyse qualité/prix : des outils pour prendre les bonnes décisions contribuant à augmenter la VA
Objectif Période Total annéeInter (Plan + DIF)Nombre de stagiaires formés (Plan + DIF) 100 99
Nombre de jours de formation 300 310Coût total Inter xRemises obtenues 15% 16%Note qualité moyenne 5,5 5,66Nombre d'incidents qualité 3 1Taux d'annulation des formations 10% 9%
Intra (Plan + DIF)Nombre de stagiaires formés (Plan + DIF) 2900 2879Nombre de jours de formation 8700 8637Coût total intra xRemises obtenues 10% 9,86%Note qualité moyenne 5,4 5,51Nombre d'incidents qualité 2 3
Total Nombre de journées stagiaires 9000 8947Coût totalRemises totales% remises 13% 13,20%Prix moyen jour/stagiaire 160 158Note Qualité 5,45 5,47
Key Performance Indicators - Organisme XX
Document confidentiel et non contractuel 25
Et quand Demos est prestataire…
Demos Outsourcing : une filiale autonome
Des processus clairement établis
La neutralité grâce à une analyse sur des critères objectifs
La confidentialité
La décision prise par le client
Des engagements de service permettant de suivre les prestataires sur un plan qualitatif et quantitatif
Document confidentiel et non contractuel 26
Notre positionnement et notre valeur ajoutée
Formation Externalisation
Achats
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4 - Retour client : le Vendor Management pour MBDA et Rolls Royce
Jo Casson, du centre de services
de Saltash (UK)
Document confidentiel et non contractuel 28
MBDA : “vendor management and logistic”
Contexte– Filiale d’EADS– 10 000 collaborateurs dont 3 000 au Royaume Uni– Budget formation : 1 M £– 600 fournisseurs en 2002
Enjeu– Augmenter l’efficience des formations
Demande initiale– Rationnaliser les achats de formation– Piloter les fournisseurs avec des engagements
de service– Former plus au même coût
Document confidentiel et non contractuel 29
Solution mise en place
Externalisation De l’ensemble de la chaine de mangement des
fournisseurs Des processus administratifs
Centralisation du pilotage de la formation avec un processus d’élaboration du plan
» Implémentation d’un SI full Web» Réduction du nombre de prestataires» Mise en place d’outils de pilotage
Document confidentiel et non contractuel 30
Résultats obtenus
Un alignement des formations sur la stratégie de l’entreprise
Réduction du nombre de fournisseurs à 250
Remises obtenues sur les formations : de 15% à 40 %
Optimisation de l’intra
Augmentation du nombre de personnes formées de 30% à budget équivalent
Document confidentiel et non contractuel 31
Ce que MBDA dit
“We are pushing the boundaries of a seamless service, so that every participant receives the same degree of high
care and attention... we are constantly striving to measure return on investment, as well as
demonstrating savings and innovation in the provision of learning & development.”
“I particularly value the high level of responsiveness from the administration team and the close relationship that
the L&D team at MBDA has developed with Hemsley Fraser / Demos Outsourcing ”
Gemma ToddHuman Resources Manager
Learning & Personal Development - MBDA
Document confidentiel et non contractuel 32
Rolls Royce : vendor management
Contexte– Leader de la technologie de turbine à gaz– Leader dans les marchés de l’aérospatial civil, de la défense et
de l’énergie– Budget formation : 30 M £ dont 7 M £ au UK– 800 fournisseurs en 2007
Demande initiale– Externaliser le management des fournisseurs
Objectifs– Augmenter la qualité des formations– Réduire les coûts de formation de 25%
Document confidentiel et non contractuel 33
Solution mise en place
Externalisation de type « vendor management »
– Gestion complète de la chaine des fournisseurs
Etape 1 : la Grande-Bretagne
– Mise en place d’un SI full web– Standardisation des processus d’achat de formation– Mise en place de contrats cadres– Pilotage des appels d’offre– Suivi qualité grâce à la mise en place de contrats– Subrogation de la facturation : 1 seule facture par mois au lieu
de 180 !
Etape 2 : extension européenne Allemagne Pays du Nord Europe centrale
Document confidentiel et non contractuel 34
Résultats obtenus
Réduction du nombre de fournisseurs à 300
Remises obtenues sur les formations : de 15% à 40 %
Réduction des coûts pédagogiques de 28%
Un alignement des formations sur la stratégie de l’entreprise
Document confidentiel et non contractuel 35
Ce que Rolls Royce dit
“Utterly professional, courteous at all times, refreshingly down to earth. Like one of the
Big Four professional services firms but without the superiority complex/attitude
that sometimes comes with that particular territory.”
Adam Bruch
Purchasing Manager
Rolls-Royce
Document confidentiel et non contractuel 36
Les bénéfices
Augmentation de la qualité
Baisse des coûts
Simplification desprocessus
Efficience
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5 - Retour client : industrie pharmaceutique
Stéphanie canard, chef de projet
Document confidentiel et non contractuel 38
Le contexte : Client dans l’industrie pharmaceutique
Chiffres Clés
– Effectif de 1 900 Pers– Entre 45 000 h et 50 000 h de formation– Environ 250 prestataires de formation– Environ 1300 Factures / An
Mode de fonctionnement des achats de formation depuis 9 ans
– Travail en partenariat avec les Achats et le service RH
Document confidentiel et non contractuel 39
Le pilotage des prestataires de formation
Rencontre de nouveaux prestataires de formation par Demos Outsourcing
Proposition de nouveaux prestataires au client
Référencement de l’ensemble des prestataires par le service achat
Point annuel avec les prestataires les plus sollicités
Négociation annuelle en partenariat avec le service achat pour les prestataires dépassant un CA de 30K€
– GPEC et politique Formation
Document confidentiel et non contractuel 40
Partenariat mis en place avec le service achat
Objectifs des Achats
• Respecter la Politique Achat
• Obtenir des Remises
• Négocier des Contrats de Service sur le long terme
•Réponses aux besoins de formation
•Qualité Pédagogique
•Suivi de la prestation
•Connaissance intime du marché
Equilibre Coût / Prestation de
Qualité
Apport Demos Outsourcing
•Réponses aux besoins de formation
•Qualité Pédagogique
•Suivi de la prestation
•Connaissance intime du marché
Apport Demos Outsourcing
Document confidentiel et non contractuel 41
Pilotage d’un Appel d’Offre stratégique
Mise en place d’une formation de dynamique commerciale et managériale pour l’équipe force de
vente : Démarche
Recueil des besoins
Cahier des Charges
Lancement de l’AO
Soutenance
Sélection
Contrat
En partenariat avec le RH et le service Commercial/Marketing : Equipe Projet
Consultation de 4 prestataires
Rencontre de tous les prestataires
Etabli en collaboration avec les achats
Document confidentiel et non contractuel 42
Gouvernance mise en place avec le prestataire retenu
Réunion préparation Prestataire / Equipe projet: Définition des objectifs et Résultats Attendus
1
Réunion sur l’Ingénierie Pédagogique :
Construction et validation des parcours personnalisés
2Réunion Débrief + Compte rendu après chaque session de formation
3
Evaluation de la satisfaction des stagiaires à l’issue de chaque session de formation : Objectif Note Mini Globale de 15/20
45Evaluation du ROI : Objectif d’augmentation du CA de 5%
BONUS / MALUS de 10% appliqué en fonction de l’atteintes des objectifs
6
Document confidentiel et non contractuel 43
Optimisation de la gestion des formations linguistiques
Contexte – 5 Prestataires de formation linguistique– 300 Stagiaires par an– Des méthodes et outils différents– Une qualité de prestation hétérogène – Des tarifs disparates– Besoin de cadrage
Objectifs– Homogénéiser les pratiques– Standardiser le système d’évaluation– Obtenir un même niveau de qualité pédagogique chez chaque
prestataire– Diminuer et les coûts et homogénéiser les tarifs– Un suivi administratif simplifié
Document confidentiel et non contractuel 44
Optimisation de la gestion des formations linguistiques
Mise en place d’une charte qualité Langue– Engagement de chaque prestataire sur un processus qualité
commun– Mise en place d’une échelle de niveau commune construite en
collaboration avec l’ensemble des prestataires– Pilotage et cadrage par Demos outsourcing des prestataires de
langues via des outils communs: un échéancier, Tableau de suivi, …
– Mise en place d’une évaluation du prestataire à mi parcours et en fin de formation
Négociation Tarifaire– Mise en place d’une négociation annuelle de chaque prestataire
de langues avec les Achats– Objectif: avoir un tarif unique langue– Notre apport : la connaissance du prestataire et de ses
spécificités
45
6 - Echanges entre les participant
Evolution des effectifs en CDI par classe d'emploi 2004 / 2009(avec praticiens)
6%
19%
25%
15%
13%
16%
5%4%
8%
25%
19%16%
21%
5% 1% 1%
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
Classe 1 Classe 2 Classe 3 Classe 4 Classe 5 Classe 6 Classe 7 Classe 8
2004 2009
44
26
178 176
110
134
90
115114
150
3438
69
139
54
Nombre desalariés
