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N° et date de parution : 1883 - 01/12/2006Diffusion : 67300Périodicité : Hebdomadaire Page : 4401info_1883_44_35.pdf Taille : 95 %Site Web : http://www.01net.com
Copyright (01 Informatique) Reproduction interdite sans autorisation
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Facturation expressDÉMATÉRIALISATION .
Un serveur defax recueille lesrelevés d' heures
,
puis le logicield'
OCR les traite,
avant stockageet indexation .
Ceprocédé divisepar dix le tempsde facturation .
ntre trois et quatre semainesavant d' émettre une facture .
Adecco souffrait d' un réelproblème de réactivité . La cause enétait la lourdeur du circuit detraitement des relevés d'
heures .
A Depuis l' an dernier,
ceux-ci sontdématérialisés et interprétés par un outilde reconnaissance de caractères
(
OCR)
. Misen place dans la filière anglaise ,
ce débutd'
informatisation a conduit aurapprochement automatique avec les factures . Et le
cycle de facturation a de la sorte été réduità quarante-huit heures .
Un dispositif simplifiéet sécuris
Auparavant ,
les entreprise déposaientles relevés d' heures
à leur agence d' intérimou les envoyaient par télécopie ou courrierpostal . Le personnel des agences saisissait
l'activité des intérimaires dans l' application
de facturation( Peoplesoft )
,
avant de fairesuivre les relevés par courrier vers le sièged'
Adecco,
en banlieue londonienne . Lesfactures correspondantes y
étaient impri
Un processus seQ
cr tt.
sr ees d he es
Tous les relevés d' heures envoyés par les
entreprises britanniques sontréceptionnés par un serveur de fax
,
installé à Lyon .
U
Parfois épaulé par un système de
vidéocodage ,
un logiciel de reconnaissance decaractères interprète l' en-tête des relevésd' heures . Lesquels sont stockés et indexés .
3 mentatio d ogiciede act t
o
Chaque agence interroge la base dedonnées afin de renseigner le logicielde facturation Peoplesoft .
0
La facture et les relevés d' heures
correspondants sont fusionnés en un fichier PDF
envoyé au siège d'
Adeco UK .
5 emiss on ds factures
Les documents sont imprimés ,
missous pli , puis expédiés .
Le processusn' a pris que quarante-huit heures .
mées et le tout,
non classé, envoyé à un
prestataire extérieur,
dont la tâche revenaità assembler factures et relevés .
Puis les
paires ainsi constituées retournaient au
siège où, après vérification
,
elles étaientmises sous pli et postées aux clients .
La lourdeur du processus grevait la
productivité . Plus grave encore,
des relevésd' heures se perdaient ,
et certains clients en
profitaient pour ne pas régler leursfactures .
« Nous nous sommes rendu compte quenosfiliales anglaise et française tient unemême réflexion sur le
raccourcissement et la
sécurisation de lachaîne documentaire . Nous
avons donc décidé d' élaborer un pilote com
tomatisé
Grande-Bretagne
Fax
Base Index
mun »
, explique olivier Cachat,
responsable des processus documentaires chezAdecco IT Services
,
la SSII interne de la
compagnie . En début 2004,
une préétude est
lancée conjointement dans les deux paysen vue de simplifier le processus .
« Nousavons misé sur le fax comme plateformecentrale de numérisation
, puisque c'est
majoritairement par ce canal que les clients envoientleurs relevés d' heures »
, poursuit OlivierCachat . La priorité absolue consistait à
sécuriser le traitement en centralisant le
stockage de ces documents .
L' architecture retenue repose sur deuxcomposants techniques: un serveur de fax
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N° et date de parution : 1883 - 01/12/2006Diffusion : 67300Périodicité : Hebdomadaire Page : 4501info_1883_44_35.pdf Taille : 95 %Site Web : http://www.01net.com
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chez Adecco UK
Citrix
I
Vidéocodage
Deliverare(
Eskeryw)
Facture
Facturation( Peoplesoft )
0
et un module d' OCR.
« Pour ces deux briques ,
nous recherchions des fournisseurs ayant déjàdéployé des architectures centralisées à l' échelleinternationale »
, précise Olivier Cachat . Avec2 millions de relevés d' heures par an enGrande-Bretagne et près de 13 millions enFrance
,
la robustesse formaitle premier
critère de choix . Les plates-formes d' Eskeret de Readsoft l' emportent . La premièrereçoit les appels , génère les fichiers et lestransfère à
la seconde, qui n' applique la
reconnaissance de caractères qu'au seulen-tête du relevé contenant les noms duclient
,
de l' agence ,
de l' intérimaire,
et la
semaine d' imputation . Contenues dans des
I
Relevé
4
d' heures
formulaires préimprimés par Adecco oupar ses clients
,
ces données servent d' index .
Les relevés d' heures sont stockés dans unréférentiel documentaire
, auquel lesagences d' intérim accèdent en ligne grâce à undéveloppement maison .
Au-delà du choix des composantstechniques ,
Adeccoa dû prendre en compte
l' éloignement entre les utilisateurs anglaiset les plates-formes de traitement . Car
le
serveur de fax,
le logiciel d' OCR,
l'
application de facturationet la gestion
documentaire se trouvent hébergés à Lyon ,
dansle
centre informatique d' Adecco IT .
« Pour ne
pas imposer à nos clients des numéros de fax
Adecco UKen bref
ACTIVITÉ
Filiale britannique de
l' agence d' intérim Adecco .
IMPLANTATION
400 agences .
CLIENTS
7 000 entreprises .
CHIFFRE
25 000 factureshebdomadaires
.
internationaux,
nous avons demandéà l'
opérateur Colt de mettre à leur disposition unnuméro local unique, explique Olivier Cachat .
Les fax des relevés d' heures sont ensuite
transférés sur Lyon .
» Les interventions desopérateurs
,
destinées à lever les ambiguïtés del' outil d' OCR
,
s' effectuent grâce à un clientCitrix
,
car l' application de vidéocodage sesitue elle aussi
à Lyon .
La filiale françaisejette l' épongepour la première phase
Le projet ,
dans sa première mouture,
estentré en production en août 2005 . Maisuniquement en Grande-Bretagne . La France
,
quant à elle,
a jeté l' éponge à la fin de l'
année dernière . Les équipes hexagonales nevoulaient pas se contenter d' une simpledématérialisation . Elles imaginaientalimenter la facturation de Peoplesoft enextrayant automatiquement des données desrelevés d' heures
. Un tel procédé aurait misfin aux opérations de saisie dans Peoplesoft ,
effectuées en agence . Opérations qui *a *
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N° et date de parution : 1883 - 01/12/2006Diffusion : 67300Périodicité : Hebdomadaire Page : 4601info_1883_44_35.pdf Taille : 100 %Site Web : http://www.01net.com
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Témoignage
lm0
1
1
Gary Steadman, responsable de la comptabilité client
au siège anglais d' Adecco
« Parmi nos clients,
20 %% utilisent leurspropres formulaires
,
nous obligeant ainsià recourir au vidéocodage »
« Pour certains types de relevés d' heures,
la reconnaissance de caractères se révèle
inopérante . En particulier lorsque les formulaires faxés sont au format du client,
et
non à celui d' Adecco . Près de 20 %% de nos clients utilisent leurs propres modèles . Ce
qui nous contraint à recourir au vidéocodage ,
au cours duquel les opérateurs spécifientl' emplacement des chiffres à décoder dans le document . Alimenter automatiquementnotre application de facturation Peoplesoft via le module d' OCR serait fantastique . Mais
,
pour l' heure,
cette avancée n' est pas planifiée . Elle dépendra des progrès des logicielsen matière de reconnaissance d' écriture manuscrite . A court terme
,
nous envisageonsd' améliorer notre gestion documentaire en permettant aux agences une recherchedes relevés d' heures par lots
,
et non plus séparément comme aujourd' hui .
»
perdurent dans le système anglais .
Mais ce procédé d' alimentation ne pouvaitêtre automatisé . D' une part ,
la facturationrevêt de multiples formes .
D' autre part ,
la
reconnaissance de l' écriture manuscritereste largement perfectible . Or
,
contrairement à l' en-tête,
les autres champs desrelevés d'
heures sont saisis manuellement .
La deuxième étape du projet ,
centrée surle rapprochement automatique des relevésd'
heures avec les factures,
n' a été envisagéeparAdecco Services qu'en cours dedéploiement . Cette réflexion a émergé après l' étudedes fonctions d' un autre outil d' Esker : Deli
Mdecco
veryware . Cette plate-forme de gestion desflux d' impression (« output management »
)
et de composition de document( habillage
des flux de données avec un fond de page )
incorpore un moteur de règles de gestiondocumentaire . Gilles Hassenfratz
, qui a prisen charge le projet à
l' automne 2005,
explique: « Nous avons paramétré ces règles pourque Deliveryware récupère les relevés d' heures
dans la gestion documentaire et les factures ensortie de Peoplesoft , pour former les pairescorrespondantes .
» Les premiers ,
au formatTiff
,
et les secondes,
au format Postscript ,
sont convertis en PDF, puis fusionnés dans
La secondeétape du projet
aété envisagee
au cours du
déploiementun fichier et imprimés par l' outil d'
Esker. La
correspondance entre les relevés d'
heureset
les factures est assurée par le biais d'une
racine(
identifiant) partagée par les deux
documents . Les flux d' impression sontsoumis à une quinzaine de règles définies dansl' environnement d' Esker. Ces règles portentsur la nature de document
(
facturesmensuelles
,
hebdomadaires,
consolidées ouindividuelles
)
,
ainsi que sur le format d'
impression et le type de papier .
Centraliser un grandnombre de donnéesdans un référentiel
La deuxième phase du projet est entréeen production en juin dernier .
Elle a été
marquée par deux difficultés majeures .
« Menerdefront le déploiement de la phase 1et
la conception de la phase 2n'
a pas été évident
pour les équipes »
, souligne GillesHassenfratz .
En outre,
les équipes françaises ontsous-estimé une facette du projet ,
crucialeaux yeux des Anglais: la supervision detoutes les étapes du flux . Quel fax a été
reçu ? Quand a-t-il été transmis au logicield' OCR ?
A quelle heure a-t-il été stocké dansla GED ? Des questions qui exigent derécolter un très grand nombre d'
événementset de les centraliser dans un référentiel .
«
Il
afallu paramétrer les outils d' Eskeret de
Readsoftt pourqu'ils génèrent des logs enfonction de
certains événements . Mais aussi configurer la
base pour qu'elle déclenche des alarmes .Nous
avons péché au niveau du design de la
solution »
,
reconnaît le chefde projet .
Prochaines étapes imaginables du
projet: d'une part ,
l' envoi de documents PDF
par messagerie électronique; de l' autre,
l' externalisation des impressions chez unprestataire . Ces avancées n' interviendrontcependant pas avant la totale stabilisationdu système récemment déployé .
VINCENT BERDOT
ESKER
