Les lments dun rapport

Montral,

19 au 21 fvrier 2012

Nancy Chamberland

Ombudsman

Daprs la prsentation de Ellen Fry, Toronto 24/01/2012

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Plan

PrambuleIntroductionComment planifier la rdaction dun rapportObjectifs et auditoire

2.1Auditoire vis

2.2Les objectifs dun rapport :

2.2.1Objectifs gnraux

2.2.2Objectifs particuliers

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Plan (suite)

3.Contenu

3.1Forme

3.2Fond

4.dition

Rvision et publication

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Introduction

Objectifs de la prsentation

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1. Comment planifier la rdaction dun rapport

Planification minutieuse au pralableIdentification des tapesvaluation du temps requisDtermination de la nature du document rdiger

En bref, cest tout sauf de limprovisation.

Ne pas attendre la fin de lenqute pour rflchir au rapport. Cest un exercice de rflexion tout au long de lenqute.

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1. Comment planifier la rdaction dun rapport

tapesPourcentage de temps consacrer par tapeObjectifs et auditoire5 %Documentation20 %Contenu30 %dition25 %Rvision et publication20 %

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Nature du document rdiger

Rapport annuel : reddition de compte

Rapport d'enqute : problmatique systmique

Recommandation : dossier particulier (personne)

Plaintes recevables et non recevables

Confidentiel ou public

Sous la signature dun enquteur ou de lombudsman

1. Comment planifier la rdaction dun rapport

Pour un ombudsman universitaire

Est-ce que les informations sont vraiment confidentielles?Confidentiel pour qui?Combien d'informations sont confidentielles?Combien d'informations confidentielles sont exiges pour l'analyse?

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2.1Auditoire vis

Lauditoire :

Qui est-il?Que veut-il?Que sait-il?Quest-ce qui lintresse?

2. Objectifs et auditoire

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2.1Auditoire vis

Le plaignantLes parties vises par lenquteLes autres parties prenantes : le conseil dadministration, conseil universitaireLe publicLes mdiasUn instance dappel

2. Objectifs et auditoire

Toujours avoir lesprit la personne qui sera due des conclusions de lenqute.

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2.2Les objectifs dun rapport

2.2.1Objectifs gnraux

Informer (ou dcrire)Analyser (ou expliquer)Convaincre

2. Objectifs et auditoire

Il existe toujours une objectif la rdaction dun rapport.

Ce peut-tre :

Lobjectif de la rdaction dun rapport nest pas la conclusion laquelle le rdacteur veut arriver, mais la finalit du message quil veut livrer. Il peut arriver que les deux , lobjectif de la rdaction du rapport et le message livrer se recoupent, mais ce nest pas toujours le cas. Il faut distinguer les deux.

Rallier et attirer lattention

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2. Objectifs et auditoire

2.2Les objectifs dun rapport

2.2.1Objectifs gnraux

Tableau tir du Guide de rdaction dun rapport technique lintention

des tudiants de la Facult des sciences et de gnie de lUniversit Laval

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Exemple

Un objectif comme faire prendre conscience de limminence dune crise sur le campus pourrait se traduire par :

Un message comme : montrer lexplosion des problmatiques en sant mentale chez les tudiants associe la baisse de rendement scolaire, lacclration des abandons et la diminution des diplms.

Lobjectif gnral devient le fil conducteur de la rdaction du rapport et doit tre prsent tout au cours de la rdaction.

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2.2.2Objectifs particuliers

Communiquer les rsultats dune enqute

Expliquer le processus de lenqute

Expliquer la mthodologie

Btir la confiance et asseoir la crdibilit de lombudsman

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2. Objectifs et auditoire

Btir la confiance et asseoir la crdibilit de lombudsman : dans le cas du rapport annuel de lombudsman.

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3. Contenu

Celui qui crit avec clart a des lecteurs, celui qui crit de faon obscure aura des commentateurs

Albert Camus

Le but dans la rdaction de votre rapport est que vous ayez des lecteurs et non pas des commentateurs, que lauditoire sapproprie vos constatations. Principaux lments :

Contenu : Les informations, que met-on?

Structure : Comment dit-on ce que lon veut dire

Prsentation : lments de syntaxe

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3.1 Contenu : forme

Les bases de la rdaction :

Plusieurs styles peuvent rpondre aux principes de base.Une bonne rdaction est influence par : Sujet trait Lecteur Pratiques du bureau Les prfrences de lauteurLes rdacteurs ne sont pas une solution magique

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3.1 Contenu : forme

Organisation du rapport :

Aucun modle parfait : choisir un modlePrincipes de base : Avoir un plan de rdaction et le suivre Aborder les problmatiques une la fois Vrifier la grammaire, la syntaxe

Aucun modle parfait : Rappelez-vous lauditoire vis, les sujets traits.

Plusieurs bureaux ont des modles standards : prvisible pour le lecteur surtout si nous produisons plusieurs fois ce mme type de rapport (ex.: 4-5 rapports particuliers par an), efficace dans les publications.

Principes de bases : Avoir un plan de rdaction et le suivre, aide organiser le texte, permet davoir un mme modle pour les rsums de cas, les notes de

service, les rapports particuliers, les recommandations et les redditions de compte et finalement, vite la hantise de la page blanche et la procrastination.

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3.1 Contenu : forme

Choix dun modle (gabarit) :

Considrer le public, le sujetQuelques bureaux ont des modles (gabarits) standards Prvisibilit pour les lecteurs, dition efficace Peut tre trs gnral

Considrer le public, le sujet : on ncrit pas de la mme faon une note de service, un sommaire excutif, une recommandation, un problme particulier ou un rapport annuel.

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3.1 Contenu : forme

Facteurs de succs :

Abrgs administratifsTitres/sous-titres :

-Utiliss pour distinguer les sujets et les sous-sujets traits;

-Le choix dpend du sujet trait

-Le plan labor permet de dfinir les titres et les sous-titres

Titres/Sous-titres : Cest la carte gographique des lecteurs, en abuser abondamment

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3.1 Contenu : forme

Exemple tir dun rapport de lombudsman des contribuables :

Titre : Connatre les rgles

Confusion quant aux rgles rgissant le compte dpargne libre dimpt

Sous-titres :

Introduction Porte de notre examen Charte des droits du contribuable Analyse et constatations Conclusion Recommandations

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3.1 Contenu : forme

Exemple :

Titre : Rapport annuel de lombudsman

Sommaire

Sous-titres :

1.Rapport des activits de lombudsman

1.1Rle de lombudsman

1.2Statistiques

1.3Dossiers systmiques

1.4Activits professionnelles de lombudsman

Dans les statistiques, nous aurions pu aussi dtailler.

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3.1 Contenu : forme

Exemple (suite) :

2.Observations et recommandations de 2010-2011

2.1La vigie dans la dtection de problmes de sant physique et mentale

2.2La dynamique de lencadrement aux cycles suprieurs

2.3Le dfi de la gestion en milieu universitaire

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Ctait le meilleur des temps, ctait le pire des temps ; ctait lge de la sagesse ; ctait lge de la folie ; ctait lpoque de la foi, ctait lpoque de lincrdulit ; ctait la saison de la Lumire ; ctait la saison de lObscurit ; ctait le printemps de lespoir, ctait lheure du dsespoir ; nous avions tout devant nous, nous navions rien devant nous ; nous devions tous aller directement au Ciel, nous devions tous prendre lautre chemin ; bref, lpoque tait tellement identique celle que nous vivons aujourdhui que quelques-unes des plus tapageuses autorits ne parlaient delles, que ce fut en bien ou en mal, quau superlatif

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3.1 Contenu : forme

Exercice???

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3.1 Contenu : forme

Charles Dickens, Un conte de deux villes

Si Dickens avait crit un rapport

Ctait une poque de contrastes; en termes despoirs, de croyances religieuses et de vision.

En dautres mots, une poque tellement similaire aujourdhui que dminents experts ne peuvent la dcrire quen termes extrmes.

(127 mots, 2 phrases vs 39 mots, 1 phrase)

Commission Bouchard-Taylor

Socit actuelle

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3.1 Contenu : forme

Je voudrais tre Ixion et Tantale,

Dessus la roue, et dans les eaux l-bas:

Et quelques fois presser entre mes bras

Cette beaut qui les anges gale.

Sainsi tait, tout peine fatale

Me serait douce, et ne me chaudrait pas,

Non, dun vautour fussai-je le repas,

Non, qui le roc remonte et redvale.

Lui ttonner seulement le ttin

changerait lobscur de mon destin

Exercice???

Nous ne sommes pas encore trs loin de la Saint-Valentin, alors je me permets un petit pome.

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3.1 Contenu : forme

Au sort meilleur des princes de lAsie:

Un demidieu me ferait son baiser,

Et flanc flanc entre ses bras maiser,

Un de ceux-l qui mangent lAmbroisie.

Exercice???

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3.1 Contenu : forme

Pierre de Ronsard, Les Amours Cassandre, 1553

Si Ronsard avait crit aujourdhui

Je voudrais tre Ixion et Tantale,

Dessus la roue, et dans les eaux l-bas,

la condition de quelques fois je presse entre mes bras,

Cette beaut gale aux anges;

Sil en tait ainsi, toute peine fatale me serait douce et ne proccuperait pas,

Mme si je devais tre le repas dun vautour ou si jtais celui que le roc remonte et redvale.

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Lui ttonner seulement le sein serait changer mon destin obscur au sort des princes de lAsie,

Lembrasser ferait de moi un demi-dieu et prendre mes aises entre ses bras ferait de moi un de ceux qui mangent lAmbroisie.

3.1 Contenu : forme

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3.1 Contenu : forme

Les bons rapports diffrent de la littrature : viter : les longues phrases, lusage de mtaphores, dallusions philosophiques, de drame, langue potique

- suivre : cohrence, clart, objectivit, langage neutre

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3.2.1Introduction : articulation des ides

3.2.2lments considrer : porte de lexamen

3.2.3Rgles applicables

3.2.4Analyse et constatations

3.2.5Conclusion et recommandations

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3.2 Contenu : fond

Dans cette partie de la prsentation, je vais tantt vous entretenir des particularits de la rdaction, par exemple, dun rapport annuel, et tantt, de la rdaction dun rapport particulier ou dune recommandation dans un dossier personne. Cest pourquoi, les diapositives ne sappliqueront pas globalement et ncessairement de la mme manire chacun des types de rapport.

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3.2 Contenu : fond

3.2.1Introduction : articulation des ides

On rflchit, on classe ses ides, on les approfondit, on les value, on les choisit, on fait les liens ncessaires et on conclut.

On peut commencer travailler.

La prsentation dun rapport ne se ralise pas en un seul souffle. Les meilleurs crivains corrigent, raturent, ajoutent, modifient et recommencent leur brouillon plusieurs fois.

La rflexion et la rdaction sont un exercice mental qui repose sur un va-et-vient perptuel entre lobservation des faits, la formulation du principe qui les sous-tend et la dduction des consquences qui en dcoulent.

Cette dmarche suppose plusieurs tapes que lon peut regrouper en deux temps forts.

La prparation de la rflexion : Une tape de gnration dides (observation), une tape de structuration des ides (induction) et une tape de gnration des implications (dduction).

2.La prsentation de cette rflexion : La compression des ides (rduction), le rappel des ides (conclusion), la prsentation des ides (comment on les introduit) et la juxtaposition des ides (liaison).

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3.2 Contenu : fond

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3.2.2lments considrer : porte de lexamen

ProblmatiquesClart de lexpos du problme par le plaignantComprhension diffrente dune mme problmatiqueExpliquer pourquoi toutes les questions n'ont pas t examinesSuivre le mme plan rdactionnel

Problmatiques : Lenquteur doit avoir bien compris la problmatique (rfrence aux exposs sur les tapes de lenqute et le droulement de lenqute) pour pouvoir dans son rapport nonc clairement ce sur quoi a port son enqute.

Clart : Est-ce que le plaignant a bien expos le problme? (plaintes verbales vs plaintes crites)

Parties impliques : Dans le cadre de lenqute, la vision du plaignant et celui qui aura fait lobjet de la plainte pourront avoir t compltement diffrente. Et il faut en tenir compte dans la rdaction du rapport.

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3.2 Contenu : fond

3.2.3Rgles applicables

Habilitation rglementaireLgislation, rglements, politiques et procduresvaluation de la recevabilit de la plainteUtilisation de citations vs paraphrases

Habilitation rglementaire : politiques, procdures, rgles de meilleures pratiques. Quest-ce qui me permet comme enquteur ou ombudsman de rdiger ce rapport (sur quoi on sappuie?)

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3.2 Contenu : fond

3.2.4Analyse et constatations

Dterminer le degr de dtails divulguer dans le rapport : Tmoignages et autres sources de preuve tapes procduralesEnvisager de mettre les dtails dans des annexes

Prciser si le processus a diffr pour des questions diffrentes

vident pour lenquteur, mais pas toujours pour le signataire du rapport et le lecteur. Selon la nature de nos organisations, il arrive que lenquteur ne soit pas toujours celui qui rdige le rapport, mais par exemple, chez les ombudsmans institutionnels il peut y avoir une quipe denquteurs avec un seul rdacteur pour un rapport qui ultimement sera sign par lombudsman.

Communiquer :

Processus juste et quitable

Temps requis pour lenqute

Contraintes budgtaires

Plain language langage clair

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3.2 Contenu : fond

3.2.4Analyse et constatations

La preuve :

- valuation

Qualit carts (trous) Crdibilit et incohrences Traitement des arguments des parties

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3.2 Contenu : fond

3.2.5Conclusion et recommandations

Les faits, juste les faits Utiliser un langage neutre, pas de drame, ni d'motion, viter les qualificatifs et les adverbes

L'organisation A a provoqu auprs du plaignant une priode tendue, avec un incroyable stress et avec des difficults financires

cause de l'organisation A, le plaignant a vcu une priode de trs grand stress et de difficults financires

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Exemples :

Le plaignant sest contredit, de toutes les manires et a menti pleine bouche

Le plaignant s'est contredit plusieurs fois et a fait de fausses dclarations

3.2 Contenu : fond

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Exemples :

Le plaignant a argument que linterprtation tait base sur une mauvaise utilisation de langlais

Le plaignant a argument que linterprtation :

tait fausse tait base sur un mauvais usage de langlais

3.2 Contenu : fond

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Exemples :

Le processus, en ce qui concerne la plainte qui a t faite contre ABC, ne peut pas tre trouv pour avoir t conduit contrairement aux exigences exposes dans le code de procdures

Le processus appliqu par ABC n'a pas viol le code de procdures

3.2 Contenu : fond

Dites le comme cest :

Jai utilis un appareil multitches pour induire un processus dalimentation process une ressource fculente (Dilbert)

J'ai utilis une fourchette pour manger une patate

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3.2 Contenu : fond

3.2.5Conclusion et recommandations

Traiter les problmatiques sparmentProcder de faon incrmentielleFaire des liensTirer une conclusion logique aprs la considration de la preuve et des arguments

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3.2 Contenu : fond

Types de rapports et composantes obligatoires (Clerc et Curien, 1997)

Tableau tir du Guide de rdaction dun rapport technique

lintention des tudiants de la Facult des sciences et de gnie

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3.2 Contenu : fond

3.2.5Conclusion et recommandations

Une analyse rigoureuse mne une conclusion logique, naturelle et invitableExposer une conclusion spare pour chaque question

Par exemple, si la conclusion contient des

recommandations :

Mini-analyse pour chaque recommandationRgles applicablesAnalyse tape par tapeTraiter tous les aspects

Les objectifs de la conclusion : rsumer le rapport, tablir un lien et convaincre lauditoire dadhrer nos ides.

La faon de rdiger la conclusion dun rapport va diffrer sil sagit dune plainte retenue ou dune plainte non recevable ou encore dun rapport annuel de reddition de compte. Traiter tous les aspects : rfrence nos obligations de neutralit et dimpartialit qui obligent tenir en compte des diffrentes visions, des diffrents acteur dune mme problmatique.

Donner lexemple du jugement Conseil de la justice administrative

Conclusion : plainte na pas gravit objective pour constituer une faute dontologique

Recommandations : rejet de la plainte

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4. dition

Correction, annotation et mise en pageAvis dun collgue quant au contenuVrification de la comprhension du sens de tous les mots utilissSassurer que les phrases sont compltesSassurer que les abrviations utilises soient dfinies ds leur premire apparitionSassurer que les citations sont rapportes correctement

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5. Rvision et publication

Relecture attentive aprs quelques joursSe poser les questions suivantes :Linformation prsente est-elle claire, pertinente, suffisante, cohrente et concise?Une personne qui nest pas au courant de la situation ou du mandat pourrait-elle facilement comprendre le rapport?Le rapport est-il objectif?Le rapport satisfait-il aux exigences du mandat?Le rapport rpond-t-il aux objectifs tablis?

Voir Annexe 1

Donner lexemple de mon rapport 2010-2011

Notes bibliographiques vs notes biographiques

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Il est certains esprits

Il est certains esprits dont les sombres penses

Sont dun nuage pais toujours embarrasss ;

Le jour de la raison ne le saurait percer.

Avant donc que dcrire, apprenez penser.

Selon que notre ide est plus ou moins obscure,

Lexpression la suit, ou moins nette, ou plus pure.

Ce que lon conoit bien snonce clairement,

Et les mots pour le dire arrivent aisment.

[]

Conclusion

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Il est certains esprits

Htez-vous lentement, et, sans perdre courage,

Vingt fois sur le mtier remettez votre ouvrage :

Polissez-le sans cesse et le repolissez ;

Ajoutez quelques fois, et souvent effacez. []

Nicolas Boileau