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DÉPARTEMENT DU DIALOGUE SOCIAL,
LA LÉGISLATION DU TRAVAIL ET
L’ADMINISTRATION DU TRAVAIL
DIALOGUE
SECTEUR DIALOGUE SOCIAL
GUID
EGuide pour la formation et le fonctionnement de Secrétariats permanents d’Instances tripartites nationales de consultation en Afrique francophone EDITÉ PAR NORMAND LÉCUYER
Comment nous joindre:
Par courrier: Département du dialogue social, la législation du travail et l’administration du travail (DIALOGUE)
Bureau international du Travail (BIT)4, route des Morillons
CH-1211 Genève 22
Par téléphone: 41.22. 799.70.35 Par télécopieur: 41.22.799.87.49
Par courriel: [email protected] Page Web: http://www.ilo.org/dial CENTRE RÉGIONAL
AFRICAIN
D’ADMINISTRATION
DU TRAVAIL
CRADAT
0664_COPERTINA_fr_guide 20-04-2005 16:18 Pagina 1
Guide pour la formationet le fonctionnement
de Secrétariats permanents d’Instancestripartites nationales
de consultationen Afrique francophone
Département du dialogue social,la législation du travail et l'administrationdu travail DIALOGUE
SECTEURDIALOGUE SOCIALBIT
Centre régional africaind’administrationdu TravailCRADAT
TABLE DES MATIÈRES
Page
Avant-propos ............................................................................................................................ vii
Introduction .............................................................................................................................. 1
Partie I Les gouvernements et la consultation ..........................................3
A. Généralités .....................................................................................................3
B. Définitions.....................................................................................................4
C. Objets du processus de consultation .........................................................6
D. Rôles des gouvernements (des administrations du travail).....................6
1. Promoteur ................................................................................6
2. Protagoniste .............................................................................8
E. Mécanismes de consultation et liens fonctionnels(avec le système d’administration du travail) ...........................................9
1. L’Organisme de consultation ................................................9
2. Le Secrétariat permanent .......................................................9
Partie II L’Organisme de consultation...........................................................11
A. Formes et champs de compétences .........................................................11
B. Eléments des dispositifs réglementaires(présidant à la création d’un organisme de consultation) .....................11
1. Création d’un organisme de consultation..........................12
2. Son secrétariat........................................................................13
Partie III Le Secrétariat permanent d’un Organismede consultation (instance tripartite).............................................15
A. Compétences...............................................................................................15
1. Rôle .........................................................................................15
2. Fonctions................................................................................15
B. Organisation et fonctionnement ..............................................................16
iii
1. Planification ...........................................................................16
a) caledrier prévisionnel des réunions ................................16
b) agenda du sécretariat........................................................17
2. Gestion des ressources.........................................................17
a) humaines ............................................................................18
b) financières..........................................................................18
c) informationnelles..............................................................20
3. Évaluation ..............................................................................21
C. Activités (Sessions de l’Instance tripartite) .............................................21
1. La préparation des sessions de l’instance ..........................21
2. La tenue de la session ...........................................................23
3. L’après session.......................................................................24
4. Le suivi et l’exécution ...........................................................24
Glossaire ............................................................................................................................ 27
Sources ............................................................................................................................ 31
Adresses utiles ........................................................................................................................... 33
Annexes ............................................................................................................................ 35
1 Place de l’Organisme de consultation dans la structured’une administration du Travail...........................................................37
2 Place d’un Secrétariat permanent dans la structured’une administration du Travail...........................................................39
3 Texte législatif établissant un Organisme de consultation et sonSecrétariat permanent ou la fonction de Secrétaire permanent .....41
4 Rôle d’un Secrétariat permanent.........................................................45
5 Fonctions du Secrétariat permanent...................................................47
6 Données sur les sujets de consultation ..............................................49
7 Tableau de bord de l’action de l’instance ..........................................51
8 Programmation du Tableau de bord ..................................................53
9 Agenda du Secrétariat permanent(Chronogramme des activités) ............................................................55
10 Description de tâches du Secrétaire permanent ...............................57
iv
11 Arrêté portant nomination de Secrétaire permanent ......................59
12 Autres descriptions de tâches ..............................................................61
13 Ligne budgétaire spécifique pour l’instance ......................................63
14 Budget prévisionnel du Conseil (poids budgétaire) .........................65
15 Principes de gestion des dépenses ......................................................67
16 Fiche de suivi budgétaire (activités de l’instance) .............................69
17 Bilan financier........................................................................................71
18 Procédures concernant l’information ................................................73
19 Rapport annuel du Conseil ..................................................................75
20 Listes des personnes impliquées .........................................................77
21 Logistique ...............................................................................................79
22 Dossier de travail des membres pour une session............................81
23 Convocation (Ordre du jour) ..............................................................83
24 Programme de travail d’une session ...................................................85
25 Mise en place .........................................................................................87
26 Règlement intérieur...............................................................................89
27 Document de fin de session ................................................................93
28 Résolutions et Avis................................................................................95
29 Classement après une session..............................................................97
30 Information............................................................................................99
31 Plan de suivi des actions après sessions...........................................101
v
AVANT-PROPOS
Le présent guide se veut non seulement un outil technique de travail pour les responsableschargés de la gestion quotidienne de Secrétariats permanents de structures tripartites nationalesde consultation, mais aussi un instrument de référence et d’inspiration pour la création et ledéveloppement de ces mécanismes administratifs. Un tel guide pourrait de plus inciter certainsÉtats Membres de l’OIT à relancer les activités de leurs structures tripartites de consultation misesen veilleuse depuis un certain temps.
Ce document est le fruit, d’une réflexion entreprise par le Département de l’actiongouvernementale, de la législation du travail et de l’administration du travail (GLLAD) du BIT, leCentre régional africain d’administration du Travail (CRADAT) et des responsables desecrétariats d’instance tripartite de consultation (dans le texte «Le Conseil») de pays d’Afriquefrancophone. Ce guide veut répondre aux besoins bien spécifiques de cette région qui a étéretenue vu l’intense activité sur le dialogue social qui y a été menée au cours des dernières annéespar le BIT, notamment par le programme PRODIAF (Promotion du Dialogue Social en Afriquefrancophone). Cet outil pourra être adapté selon les besoins pour d’autres régions, afin d’appuyerle cas échéant, les secrétaires permanents d’organisme de consultation d’Etats membres de l’OIT.
Il traite plus particulièrement des structures permanentes qui doivent animer cesorganismes de consultation et leur servent de support logistique, c’est-à-dire Secrétariatspermanents prévus habituellement lors de la création d’organismes de consultation. Cessecrétariats sont généralement autonomes ou placés au sein d’une unité administrative d’unministère chargé de l’administration du travail et leur caractère de permanence est en soi un signede l’importance accordée au processus de consultation et à sa pérennité.
Dans un premier temps, on rappellera le rôle des gouvernements et des ministèresresponsables de l’administration du travail dans la promotion de la justice sociale et de ladémocratie dans leur pays notamment par la consultation (dialogue social) et surtout dans la miseen place de dispositifs administratifs garantissant l’efficacité et la régularité des relations entre lesparties au dialogue. Puis, on donnera quelques éléments réglementaires à considérer lorsque l’onmet sur pied un organisme de consultation. Enfin et surtout, on mettra en évidence les principauxéléments des compétences d’un secrétariat permanent d’instance de consultation, sonorganisation et son fonctionnement et ses activités. A cet effet, des exemples concretsd’aide-mémoire et de procédures de gestion seront proposés en annexe.
Ce guide a été conçu et réalisé par Monsieur Normand Lécuyer, Conseiller techniquesupérieur au Département GLLAD.
J. Walgrave
DirectriceDépartement du dialogue social,
la législation du travail etl'administration du travaill
vii
INTRODUCTION
Quel que soit le niveau de développement d’un pays, son gouvernement assume de lourdesresponsabilités en matière sociale, notamment dans le domaine de l’administration du travail1.Dans ce domaine, ses activités doivent d’abord garantir des droits fondamentaux aux citoyens,répondre aux besoins des usagers et contribuer au développement du pays.
L’administration du Travail suppose une certaine conception et un fonctionnementparticulier de l’Etat2.
Cette conception particulière vise des objectifs de justice sociale en offrant à tous l’égalitédes chances par l’information, le conseil, la protection, la liberté de s’associer et d’entreprendre ets’appuie sur un principe d’ouverture pour la conception et la réalisation des politiques.
Porteuse des principaux éléments de ce qui constitue la «bonne gouvernance» c’est-à-dire laparticipation, la crédibilité et la transparence, l’administration du Travail concrétise ces principesentre autres par la mise sur pied d’organismes de consultation qui associent au processus dedécision gouvernementale les employeurs et les travailleurs et/ou leurs organisations les plusreprésentatives. Ce fonctionnement spécifique à l’administration du Travail c’est à dire letripartisme, lui permet d’une part de mieux saisir les besoins de ses usagers et/ou de ses clientsmais aussi lui offre une capacité de convaincre et d’influer notamment sur les politiques du travailet globalement sur les politiques gouvernementales en matière économique et sociale ens’appuyant sur cette approche consensuelle ou de partenariat non négligeable.
Il s’agit ici d’un avantage comparatif significatif que les administrations du Travail doiventutiliser dans leur démarche de promotion des politiques sociales pour influer sur les politiquesgouvernementales dans leur ensemble.
1
1 Voir Glossaire.
2 BIT, L'administration du Travail, instrument de Progrès, document de présentation, ADMITRA, Partie I B.Raison d'être de l'administration du Travail, Première édition 1998.
2
PARTIE I
LES GOUVERNEMENTSET LA CONSULTATION
A. Généralités
«Une paix universelle et durable ne peut être fondée
que sur la base de la justice sociale»
(Préambule de la constitution de l’OIT).
Forum unique de discussion où les gouvernements, les employeurs et les travailleursmettent en commun expériences et conceptions du monde du travail pour faciliter l’avènement dela justice sociale, l’OIT a, dès son origine (Traité de Versailles, 1919), fait du tripartisme et dudialogue social le fondement même de son fonctionnement.
La Conférence internationale du Travail (CIT) de juin 1998, regroupant les pays membresde l’OIT, a rappelé:
«a)qu’en adhérant librement à l’OIT, l’ensemble de ses Membres ont accepté lesprincipes et droits énoncés dans sa Constitution et dans la Déclaration dePhiladelphie et se sont engagés à travailler à la réalisation des objectifs d’ensemble del’Organisation, dans toute la mesure de leurs moyens et de leur spécificité;
«La Conférence affirme à nouveau les principes fondamentaux sur lesquels estfondée l’Organisation, à savoir notamment:
d) la lutte contre le besoin doit être menée avec une inlassable énergie au sein dechaque nation et par un effort international continu et concerté dans lequel lesreprésentants des travailleurs et des employeurs, coopérant sur un piedd’égalité avec ceux des gouvernements, participent à de libres discussions decaractère démocratique en vue de promouvoir le bien commun».3
b) que ces principes et droits ont été exprimés et développés sous forme de droits etd’obligations spécifiques dans des conventions4 reconnues comme fondamentales,tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’Organisation.»5
3
3 OIT, annexe à la Constitution, BIT, Genève, décembre 1994, p. 22.
4 Voir Glossaire.
5 BIT, Déclaration de l=OIT relative aux principes et droits fondamentaux au travail et son suivi, CIT, 88 e
session, Genève, 18 juin 1998.
Les huit conventions fondamentales sont:
a) convention (nº 29) sur le travail forcé, 1930
b) convention (nº 87) sur la liberté syndicale et la protection du droit syndical, 1948
c) convention (nº 98) sur le droit d’organisation et de négociation collective, 1949
d) convention (nº 100) sur l’égalité de rémunération, 1951
e) convention (nº 105) sur l’abolition du travail forcé, 1957
f) convention (nº 111) concernant la discrimination (emploi et profession), 1958
g) convention (nº 138) sur l’âge minimum, 1973
h) convention (nº 182) sur les pires formes de travail des enfants, 1999.
La plupart des normes de l’OIT mentionnent la place importante qui doit être faite autripartisme et au dialogue social et sa Constitution stipule à son article 23 2. que «Chaque Membrecommuniquera aux organisations représentatives reconnues telles aux fins de l’article 3 copie desinformations et rapports transmis au Directeur général (du BIT) en application des articles 19 et22.»6
B. DéfinitionsDialogue social, consultation et collaboration au niveau national:
A quelles réalités renvoient ces termes fondateurs de la «bonne gouvernance»?
Dialogue social:
«peut être entendu comme un processus incluant tous les types de négociation,
consultation ou simple échange d’informations entre les représentants des gouvernements,
employeurs et travailleurs et, en tant que besoin, d’autres groupes
de la société civile, sur des questions d’intérêt commun concernant la politique
économique et sociale».7
4
6 Op. cit., p. 16.
7 BIT, Propositions de programme et de budget pour 2000-01, vol 3, approbation du budget détaillé et poursuitede l=élaboration stratégique du budget, GB.276/PFA/9, 276e session, p.50, Genève, novembre 1999.
Consultation:
Considéré par les gouvernements comme une étape importante dans leur processusdécisionnel, la consultation au niveau national est la
«possibilité donnée aux employeurs et aux travailleurs de se réunir et de discuter
officiellement – mais souvent aussi officieusement – de questions d’intérêt commun,
d’échanger des informations et d’étudier ensemble les moyens de résoudre des problèmes
devant lesquels ils se trouvent en vue d’aboutir à des avis et des conseils (à fournir aux
autorités gouvernementales), plutôt qu’à des décisions».8
La consultation peut avoir été formellement prévue par les textes et être une condition de lalégalité des décisions. Elle peut également relever d’un mode de fonctionnement générals’apparentant aux principes de bonne gouvernance et être recherchée systématiquement afin defavoriser l’adhésion des partenaires sociaux dans la conduite des politiques du travail.
Collaboration:
«Processus selon lequel les autorités publiques confient une responsabilité directe aux
partenaires sociaux pour la gestion et l’administration d’un service public relevant de la
mise en oeuvre de la politique nationale du travail»9.
Le présent document ne portera que sur la consultation:
«En pratique, la consultation tripartite (au niveau national) s’exerce au sein
d’organismes généralement dénommés comité, conseil ou commission10, officiellement
établis par la législation et faisant rapport au ministre du Travail»11 ou ministre chargé
de l’administration du travail.
La consultation par le dialogue social ne peut prendre place que si les gouvernements et lespartenaires sociaux ont la possibilité de mettre en œuvre ces principes de bonne gouvernance oud’exercer ces droits. Ils y parviendront plus facilement s’ils disposent de structures qui favorisentle dialogue sur des sujets spécifiques et d’importance, d’où l’intérêt et même la nécessité de mettresur pied des mécanismes permanents à cet effet.
5
8 BIT, document ADMITRA n° 52: Les organismes de consultation et de collaboration dans l=administration duTravail, 1997, p. 5.
9 Ibid.
10 Voir Glossaire.
11 Ibid.
Les meilleurs plans produits par les meilleures politiques n’aboutissent à rien s’il n’y a pas decapacité de gestion suffisante pour une mise en oeuvre durable.
C. Objets du processus de consultationLes paragraphes 4 et 5 de la recommandation12 no 113 précisent que:
«Cette consultation et cette collaboration devraient avoir pour objectif général de
promouvoir une mutuelle compréhension et de bonnes relations entre les autorités
publiques ....
Cette consultation et cette collaboration devraient notamment viser
1. à permettre l’examen en commun, par les organisations d’employeurs et de travailleurs,des problèmes d’intérêt mutuel en vue d’aboutir, dans toute la mesure du possible, à dessolutions acceptables de part et d’autre;
2. à faire en sorte que les autorités publiques compétentes sollicitent de façon appropriéeles vues, les conseils et le concours des organisations d’employeurs et de travailleursdans les domaines tels que:
a) la préparation et la mise en œuvre de la législation touchant leurs intérêts;
b) la création et le fonctionnement d’organismes nationaux tels que ceux quis’occupent de l’organisation de l’emploi, de la formation et de la réadaptationprofessionnelles, de la protection des travailleurs, de l’hygiène et de la sécuritéindustrielles, de la productivité, de la sécurité sociale et du bien-être;
c) l’élaboration et la mise en œuvre des plans de développement économique et social».
Une des conséquences majeures de ce processus serait l’adhésion des partenaires sociauxaux politiques gouvernementales et par voie de conséquence l’instauration d’un climat de paixsociale.
D. Rôles des gouvernements(des administrations du Travail)Les gouvernements et les administrations du Travail notamment, ont deux rôles principaux
à jouer dans le dialogue social qu’il s’agisse de tripartisme ou de bipartisme; un rôle de promoteuret un rôle de protagoniste
6
12 Voir Glossaire
1. Promoteur
Les normes internationales du travail de l’OIT, confient aux gouvernements le soin depromouvoir la consultation avec les partenaires et de mettre en oeuvre les moyens pour que cetteconsultation soit régulière et efficace.
Elles suggèrent la Mise en place de procédures spécifiques... dans le cadre de réalitésnationales... à l’initiative du gouvernement... pour assurer et favoriser la participation despartenaires sociaux -
Mise en place de procédures spécifiques
La convention n° 144 (Article 2, para. 1.) concernant les consultations tripartites destinées àpromouvoir la mise en œuvre des normes internationales du travail (1976) prévoit entre autresque:
«Tout membre de l’Organisation internationale du Travail qui ratifie la présente
convention s’engage à mettre en œuvre des procédures qui assurent des consultations
efficaces entre les représentants du gouvernement, des employeurs et des travailleurs sur
les questions concernant les activités de l’Organisation internationale du Travail,
énoncées à l’article 5, paragraphe 1».
...dans le cadre de réalités nationales
La recommandation n° 152 concernant les consultations tripartites destinées à promouvoirla mise en œuvre des normes internationales du travail et les mesures nationales en rapport avec lesactivités de l’Organisation internationale du Travail (1976), précise à son alinéa 5 c) que cetengagement s’exerce:
«compte tenu de la pratique nationale, sur la préparation et la mise en œuvre des mesures
législatives ou autres tendant à donner effet aux conventions et recommandations
internationales du travail et, en particulier, aux conventions ratifiées...»
Cette prise en compte du contexte national est également très présente dans leparagraphe. 1. (1) de la recommandation n° 113 concernant la consultation et la collaborationentre les autorités publiques et les organisations d’employeurs et de travailleurs aux échelonsindustriel et national,(1960):
«Des mesures appropriées aux conditions nationales devraient être prises en vue de
promouvoir, aux échelons industriel et national, une consultation et une collaboration
efficaces entre les autorités publiques et les organisations d’employeurs et de travailleurs,
ainsi qu’entre leurs organisations ...».
7
...à l’initiative du gouvernement(son administration du travail)
L’initiative de la promotion du dialogue social (tripartisme ou bipartisme) revient auxadministrations du Travail. Lorsqu’il s’agit de tripartisme, elles créent des lieux et des institutionspropres à cette fin comme des Conseils nationaux de consultation et pour favoriser le bipartismeentre les partenaires qui le souhaitent, elles mettent en place les conditions nécessaires au droitd’association et de négociation pour tous. Car, il est «important que les organisationsd’employeurs et de travailleurs jouissent de la liberté syndicale, sans laquelle il ne peut y avoir desystème efficace de consultations tripartites, que ce soit à l’échelon national ou international,puisque les employeurs et les travailleurs doivent pouvoir exprimer leur point de vue de façonindépendante».
La convention n°150 sur l’administration du Travail: Rôle, fonctions et organisation (1978)stipule à l’article 5, paragraphe 1, que:
«Tout membre qui ratifie la présente convention devra prendre des dispositions adaptées
aux conditions nationales en vue d’assurer, dans le cadre du système d’administration du
Travail13, des consultations, une coopération et des négociations entre les autorités
publiques et les organisations d’employeurs et de travailleurs les plus représentatives, ou
– le cas échéant – des représentants d’employeurs et de travailleurs».14
... pour assurer et favoriser la participation des partenaires sociaux
Les moyens d’assurer la participation des travailleurs et des employeurs et de leursorganisations sont divers. La recommandation n° 113, paragraphe 3, prévoit que:
– «Conformément à la coutume ou à la pratique nationales, cette consultation et cette
collaboration devraient être assurées ou favorisées:
a) soit par l’action volontaire des organismes d’employeurs et de travailleurs;
b) soit par des mesures d’encouragement prises par les autorités publiques;
c) soit par voie de législation;
d) soit par une quelconque combinaison de ces méthodes».
2. Protagoniste
Si le processus de dialogue social s’apparente aux principes de bonne gouvernance, ilimplique l’écoute mais surtout l’échange et la participation active de toutes les parties, incluant legouvernement.
8
13 Voir Glossaire.
14 BIT, Consultations tripartites, Normes internationales du Travail, Rapport III (Partie 1B), CIT, 88e session,2000, p. 24.
Comme promoteur du bipartisme, l’Etat met en place les instruments favorisant le dialogueentre les partenaires sociaux mais, à titre d’employeur important dans un pays, il doit lui-même sedonner les moyens d’engager ce dialogue avec ses propres employés, participer au bipartisme.
Quant à sa participation au tripartisme, le gouvernement doit s’y impliquer commepartenaire afin d’alimenter les échanges, d’y faire avancer la réflexion et éventuellement pour ytrouver un appui à ses politiques et à ses actions.
Il est évident que les sujets du dialogue social ne se limitent pas uniquement aux seules«questions concernant les activités de l’OIT», mais à toutes les questions reliées aux domainesd’activités des administrations du Travail sur le plan national. L’enjeu principal est «d’instaurer lapaix sociale qui est un gage fondamental pour accroître la productivité dans le monde du travail etpromouvoir le développement économique et social. …»15
L’action gouvernementale concernant la consultation au niveau national doit se concrétisernotamment, par la création d’organismes de consultation rattachés aux structures ministérielles,mais aussi par la création de Secrétariats permanents qui en assument la pérennité et en assurent lefonctionnement efficace.
E. Mécanismes de consultation et liens fonctionnels(avec le système d’administration du travail)
1. L’Organisme de consultation:
L’organisme de consultation est l’instrument du processus de consultation. Il peut prendredes configurations variables (forme et importance) selon les objectifs recherchés.
Ce mécanisme regroupe habituellement les autorités publiques (administration du Travailet parfois d’autres départements ministériels comme le commerce, l’industrie, etc.), lesorganisations d’employeurs et de travailleurs ou, dans certains cas, les deux dernières seulement,obéissant à des procédures bien établies en vue d’échanges consultatifs pour offrir augouvernement un point de vue ou un conseil pour des orientations ou des décisions en matière depolitique nationale du travail.
L’instance est habituellement placée sous la tutelle du ministre chargé de l’administration duTravail ou d’une de ses composantes (Annexe 1).
Lorsqu’il s’agit d’une instance tripartite, le ministre en occupe normalement le poste deprésident. Dans le cas d’organismes bipartites, la décision sur ce point revient aux deuxpartenaires du dialogue.
2. Le Secrétariat permanent:
Il s’agit d’une unité16 administrative permanente ou d’une fonction précise créée en vue dela mise en place d’un secrétariat responsable de la préparation, de l’organisation et du suivi des
9
15 Programme de promotion du dialogue social en Afrique francophone. Un programme de coopération techniquefinancé par la Belgique et le BIT, Dakar, avril 2001.
16 Voir Glossaire
activités de la structure de consultation. Idéalement, l’unité est composée d’un haut fonctionnaireissu de l’administration du Travail, assisté d’un secrétariat.
D’un point de vue fonctionnel, le secrétariat est rattaché habituellement à une unitéadministrative (direction de la recherche et de la planification ou direction du travail ou de l’emploiou relations professionnelles, même à une direction de l’administration) que la consultation portesur l’administration du Travail en général ou spécifiquement sur l’un de ses domaines d’activités(Annexe 2).
Dans certains cas, les tâches habituellement assumées par un secrétariat permanent sontconfiées à une unité administrative déjà en place, en plus de ses tâches habituelles.
Dans le cas d’organismes bipartites employeurs-travailleurs, le secrétariat esthabituellement assuré par les parties au dialogue social. Il peut cependant arriver dans certains casque l’administration joue le rôle de facilitateur et offre aux parties les services d’un secrétariatpermanent
10
PARTIE II
L’ORGANISME DECONSULTATION
A. Formes et champs de compétencesLes organismes de consultation peuvent prendre différentes formes et couvrir des champs
de compétences fort variés selon les besoins, le rapport de force, la situation politique, la volontédes partenaires sociaux, la culture du dialogue social, etc.
Ils peuvent être de composition bipartite, tripartite ou multipartite. Dans tous les cas, legouvernement peut s’exclure de la consultation mais profiter des avis, y apporter seulement sonappui par la désignation d’un président et la mise à disposition d’un secrétariat ou y participerpleinement.
Le gouvernement peut aussi y participer à titre d’employeur.
Le président nommé par le gouvernement sur proposition du Conseil peut aussi êtreindépendant des parties au dialogue.
Quant aux champs de compétences, ils peuvent également varier et porter sur le secteurprivé, le secteur public ou les deux à la fois.
Aucune formule n’est à exclure mais, pour des raisons de simplification, le présent guidetraite des organismes de consultation tripartite au niveau national. Il est cependant possibled’adapter selon les besoins, les différentes règles proposées.
B. Eléments des dispositifs réglementaires (présidantà la création d’un organisme de consultation)L’ensemble des éléments recensés ci-après constitue (à titre indicatif) un résumé des
dispositions réglementaires et des activités à prévoir lors de la création ou de la relance d’uneinstance consultative tripartite et de son secrétariat permanent (Annexe 3).
11
1. Création d’un organisme de consultation
Titre ............................................................................................
Missions ............................................................................................
Composition et procédure de désignation des membres:
� présidence (par exemple ministre ou son représentant)
� représentation des organisations professionnelles d’employeurs
� représentation des organisations professionnelles de travailleurs
� membres titualires et suppléants
� durée des mandats
� experts
Mise sur pied d’un bureau
� Commissions
� Nomination de vices-président
� Emoluments et frais
� Budget
Sessions:
� lieux
� périodicité
� procédures de convocation
� ordre du jour
� présidence
� règles de consensus et vote
� procès-verbal
� quorum
Méthode de travail:
� groupe de travail ad hoc
� convocation d’experts
� commande de travaux à des consultants
� règlement intérieur
� rapport annuel
12
2. Son secrétariat:
� rôle
� fonctions et organisation ( autorité de tutelle, conditions matérielles d’installation et defonctionnement)
� le secrétaire
� les fonctionnaires
Nota: Lorsque plusieurs instances tripartites sont prévues par les textes, on peut songer à lamise en commun des moyens de fonctionnement nécessaires;
� soit en créant une instance de consultation commune, dotée de chambres spécialisées(par ex, relations professionnelles, sécurité et santé...),
� soit en instaurant un secrétariat commun aux instances tripartites spécialisées.
Afin de faciliter la désignation des membres dans un vivier limité, les dispositionsorganiques peuvent autoriser – implicitement ou explicitement – la désignation d’une mêmepersonne pour plusieurs instances tripartites.
13
14
PARTIE III17
LE SECRÉTARIAT PERMANENTD’UN ORGANISME DE
CONSULTATION (instance tripartite)
A. Compétences
1. Rôle
Unité administrative permanente ou fonction clairement définie responsable de lapréparation, de l’organisation et du suivi des activités de la structure de consultation.Habituellement rattachée à une structure technique d’une administration du Travail souvent unministère, elle est dirigée généralement par un haut fonctionnaire assisté d’un personnel desecrétariat (Annexe 4).
Par sa seule existence, un secrétariat joue un rôle catalyseur dans la promotion du dialoguesocial au niveau national. Structure unique en son genre (spécificité du tripartisme et dumonde du travail), le secrétariat permanent est en relation constante avec le monde du travail.Il permet de tisser des relations de confiance entre l’administration du Travail et lesreprésentants des partenaires sociaux, favorise le développement des compétences etl’appropriation des principes et techniques du dialogue et invite les partenaires sociaux à laparticipation, gage d’un vrai dialogue sincère et profitable.
2. Fonctions
Les fonctions sont généralement assumées par un organisme spécifique dans un ministèreou par une unité administrative (ou une personne dans cette unité) ayant déjà d’autres fonctions àassumer.
Il est chargé d’assurer un support aux activités de l’organisme de consultation, i.e. un appui auprésident du Conseil, la préparation, la tenue et le suivi des réunions et d’être le catalyseur dudialogue social dans les domaines d’intervention de l’organisme (Annexe 5).
A la demande de l’organisme de consultation, le secrétariat pourra exécuter toutes autrestâches connexes à ses fonctions habituelles, telle que l’évaluation régulière du dialogue sociallui-même.
15
17 La Partie III du Guide est étayée de nombreux documents que l’on trouvera en annexes, documents qui
sont autant d’exemples proposés pour chacun des sujets traités.
Si les fonctions sont assumées par un organisme spécifique dans un ministère et que lesressources de l’instance de consultation sont restreintes, il est recommandé que des accords écritssoient conclus avec les autres départements ou services pour l’exécution de certaines tâches tellesque des recherches ou des travaux techniques.
B. Organisation et fonctionnement
1. Planification
Le programme de travail du secrétariat est déterminé par celui de l’instance tripartite. Il fautdistinguer deux étapes dans la préparation des travaux: prévoir un calendrier rationnel desréunions de l’instance et organiser les travaux du secrétariat proprement dit pour assumer sonrôle.
a) Le secrétariat doit d’abord établir et faire approuver par les membres de l’instanceun calendrier prévisionnel en général annuel, des réunions de l’instance
En considération du niveau d’activité possible ou probable et du nombre de sessions del’organisme de consultation, le secrétariat établira, en consultation avec les membres de lastructure, un avant-projet de calendrier/programmation général(e) des sessions de cette instancepour la période de fonctionnement. Après avoir recueilli leurs avis ou observations, un projet decalendrier/programmation des sessions validé par le président, sera soumis lors de la premièresession annuelle à l’examen des membres de l’instance de consultation.
Pour établir et proposer cette programmation deux catégories de données doivent êtreprises en compte:
Données sur l’échéancier
Voir:
� le texte constitutif de l’instance;
� le calendrier des sessions parlementaires;
� l’ordre du jour des assemblées parlementaires.
S’il s’agit d’une instance déjà opérationnelle, soit on prend en compte la périodicité déjàétablie, soit (si le rythme prévu n’est pas jugé satisfaisant) on en propose une nouvelle dans lamesure où les textes le permettent.
Données sur les sujets de consultation
Rassembler:
� les projets de loi en préparation (contact permanent avec les ministères sociaux et lesservices du Premier ministre) qui nécessitent un avis de l’instance tripartite.
� les priorités du gouvernement notamment dans le domaine de l’administration duTravail;
� les priorités des partenaires sociaux (communes et/ou séparées) (Annexe 6).
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Compte tenu de ces données, on fixera un calendrier réaliste et on définira l’ordre du jourprévisionnel des sessions sur une base annuelle. Ce calendrier permettra d’entamer la préparationdes dossiers prévus et la planification des ressources nécessaires.
Un document général de planification (annuelle) peut être établi en regroupant sur untableau de bord de l’action de l’instance
� un état actualisé des problèmes ou situations d’intérêts communs existants; et
� la programmation générale des sessions de l’instance pour chaque période defonctionnement (Annexe 7).
b) Dans un deuxième temps, le secrétariat devra établir son propre agenda
Pour avoir une vue d’ensemble des activités du Secrétariat permanent, il est utile d’avoir, etsurtout de garder à jour, deux instruments de programmation; l’un sur toutes les étapes précédantet suivant les sessions présentées dans le tableau de bord et l’autre sur les activités du Secrétariatqui ne sont pas liées directement aux sessions. Pour des raisons de clarté, notamment à l’intentiondes membres de l’instance, il est conseillé de préparer deux documents. Il est cependant possiblede les fusionner dans l’Agenda du secrétariat.
Programmation du tableau de bord
Il s’agit d’une programmation détaillée des activités dans le temps à partir des dates oupériodes préfixées des sessions, du nombre prévisible ou probable des sessions de la période et desdiverses étapes nécessaires à la préparation et au suivi des sessions de l’instance (Annexe 8).
Agenda du Secrétariat permanent
Cet Agenda ou Chronogramme des activités doit inclure toutes les étapes de gestion del’organisme de tutelle auquel on est rattaché (budget annuel, rapport annuel, étapes deplanification et de programmation, etc.) et toutes les activités que poursuit le secrétariat en dehorsdes sessions de l’instance comme la préparation et la tenue de séances d’information ou deformation, la participation à des réunions interministérielles, la représentation dans des instancesrégionales, etc. (Annexe 9).
2. Gestion des ressources
Les ressources humaines, matérielles, informationnelles et financières mises à dispositiondu secrétariat doivent être appropriées et lui permettre d’assumer son rôle en fonction des tâchesconfiées. Selon l’importance des activités de l’organisme de consultation, un minimum d’effectif -un (e) secrétaire permanent (e) et un (e) responsable administratif (ve) - et de budget defonctionnement incluant l’équipement, seront nécessaires.
La gestion des ressources humaines, financières et informationnelles doit pour être efficace,suivre un certain nombre de règles.
a) humaines
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i) Poste de secrétaire permanent
Pour faciliter le choix d’un secrétaire permanent et lui fournir ensuite des points de repèrepour son travail, il faut clarifier ses fonctions (Annexes 10 et 11).
De façon générale, il doit;
� assurer le suivi pratique permanent du fonctionnement de la structure tripartitenationale (budget, calendrier des sessions, ordre du jour, convocation, tenue dessessions, rédaction des procès verbaux et documents de fin de session, etc.);
� faire régulièrement le point de la situation du fonctionnement de la structure et dessuggestions utiles au président pour susciter et recueillir ses instructions ou directives;
� être en relation suivie avec les services de l’administration du Travail et les autresadministrations publiques ainsi qu’avec les partenaires sociaux pour recueillirl’information et la documentation nécessaires à la préparation, l’organisation, la tenuedes sessions et l’exécution de leurs conclusions;
� constituer un fond de documentation et mettre à disposition du public notamment,l’information sur l’objectif et les activités de l’organisme;
� le cas échéant, faire la promotion des activités et des résultats de l’organisme;
� assurer la gestion quotidienne du Secrétariat (personnel, correspondance classement,etc.).
� Il pourrait lui être demandé de faire l’évaluation du dialogue social au niveau del’organisme.
ii) Autres fonctions
Les descriptions de tâches pour ces postes de travail, ne demandent pas de spécificationsparticulières. On pourra utiliser les descriptions de postes déjà prévues par les différentesfonctions publiques concernées:
� assistant (te) administratif (ve) ou secrétaire;
� documentaliste;
� consultants (Annexe 12).
b) financières
Il faut formaliser les relations avec l’unité administrative du ministère de tutelle responsabledu budget de l’instance pour préciser les périodes et procédures budgétaires.
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i) Budget annuel de l’instance
Quatre points essentiels à retenir:
� Une définition précise de la source budgétaire
Il est primordial de faire reposer le budget annuel de l’instance de consultation sur une lignespécifique, indépendante des autres imputations budgétaires de l’unité administrative detutelle, afin d’éviter des arbitrages en cours d’année aux dépens de l’instance (Annexe 13).
Idéalement cette ligne budgétaire comprend les prévisions de dépenses pour les activités del’instance et pour son fonctionnement. L’usage actuel pour la plupart des pays d’Afriquefrancophone, veut cependant que seul le budget des activités de l’instance soit compris surune ligne spécifique, les prévisions de dépenses de fonctionnement étant réparties selon letype de dépenses, sous d’autres rubriques du budget du ministère.
Pour avoir une idée du poids budgétaire de l’instance, il faut identifier toute les sources derevenus.
• ligne budgétaire spécifique;
• ressources prévues aux autres lignes budgétaires du ministère de tutelle;
• financements complémentaires (autres ministères, Sécurité sociale..)
� Un budget prévisionnel des activités de l’instance: tableau prévisionnel évaluantles dépenses (Annexe 14).
Le secrétariat situera le niveau d’activité de l’instance sur la base des conclusions nonexécutées des sessions antérieures, des préoccupations nouvelles recueillies des services del’administration du Travail et autres, ainsi que des partenaires sociaux, et sur la base del’organisation et du fonctionnement de l’instance (voir tableau de bord de l’action del’instance, annexe 7).
Le budget prévisionnel est établi en recensant tous les coûts des activités de l’instance, ycompris ceux des agents mis à disposition de l’instance et une estimation des coûts pour lesexperts extérieurs et pour la préparation de documents techniques. Il inclut égalementtoutes les dépenses matérielles prévisibles (frais postaux, frais de reproduction,secrétariat/transcription des sessions, locations éventuelles de locaux ou matériels, fraisd’archivage ...), ainsi qu’une évaluation sur une base réaliste et publique des défraiementsnécessaires pour assurer la participation des membres de l’instance.
� Des principes de gestion des dépenses ou les modalités de gestion desressources ((Annexe 15).
Bien indiquer les principes et la procédure de dépense spécifiques à l’instance et/ou à l’unitéadministrative de tutelle.
� Des moyens de fonctionnement clairement identifiés (Annexe 14).
Budget de fonctionnement du secrétariat permanent:
� ressources humaines:
• statut,
• rapports complémentaires
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� ressources matérielles:
• locaux• équipement
� expertises:
• consultants• structures de recueil et de traitement de l’information (publiques et/ou privées)
ii) Budget d’une session:
Le coût d’une session peut être évalué de façon mécanique et en fonction de l’expériencepassée. Un budget prévisionnel de la session devrait être établi et approuvé selon les principes degestion des dépenses par le service compétent du ministère de tutelle avant la tenue de la session(Annexe 14).
Le secrétariat assurera le suivi de l’exécution budgétaire (des activités de l’instance) aumoyen de fiches de suivi (Annexe 16).
En fin de période budgétaire, le secrétariat procédera, en relation avec le président, àl’établissement du budget de réalisation (un bilan financier). Ce bilan comprendra la dernièreFiche de suivi budgétaire des activités, et pour mémoire les frais de fonctionnement du secrétariatqui émargent à d’autres lignes budgétaires du ministère de tutelle. Devraient aussi être mentionnésles frais d’exécution de mandats reçus d’autres ministères ou organismes (Annexe 17).
c) informationnelles
Le rôle du secrétariat de l’instance tripartite à ce niveau est certes administratif (il estresponsable de la production, de la réception et de la conservation des documents de l’instance engénéral et de la bonne transmission des documents d’information générale ou spécifique auxmembres de l’instance), mais relève également de la communication (catalyseur des échangesentre les membres de l’instance et éventuellement de l’instance vers le public) et de ladocumentation générale (il se tient au courant et tient les autres au courant des sujets d’intérêt pourtous les membres de l’instance):
� diffusion interne et externe de l’information;
� échanges avec les partenaires sociaux;
� référence sur toutes les activités de l’instance.
Des procédures écrites doivent être établies pour répondre aux situations suivantes:
� classement de l’information
� l’information du public, des médias
� relations avec l’administration du travail et le gouvernement
� relations avec les partenaires sociaux
� archives (incluant les procès verbaux)
� registre des avis
� accueil du public
� porte-parole officiel (Annexe 18).
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Le secrétariat peut aussi proposer, des moyens qui mettraient en valeur les objectifs et lesactivités de l’instance et favoriseraient sa visibilité tels que la création d’un logo propre, l’adoptiond’une couleur de page de présentation de ses documents officiels, la publication d’un document deprésentation de l’instance (rôle, fonction, etc.), une large diffusion de ses études et publications,etc. Il appartient au secrétaire permanent, suite à une approbation du Conseil, d’assurer la mise enœuvre de ces moyens.
3. Évaluation
Il faut prévoir un rapport annuel d’activité, qu’il figure dans le texte constitutif ou non. Leprincipe même de la création de ce document – s’il n’existe pas déjà – doit être débattu lors d’uneréunion de l’instance (Annexe 19).
Il comprendra entre autres:
� un rapport sur les activités de l’instance et une appréciation de ces activités à partir dequelques critères d’évaluation définis a priori (nombre de membres, derenouvellements, courrier reçu, courrier émis, nombre d’avis demandés, de questionstraitées par auto-saisine, recensement des suites données aux avis, etc.).
� un bilan financier (Annexe 17).
Sur la base du rapport d’activités et du bilan financier, l’organisme de consultation pourraéventuellement justifier une demande de budget supplémentaire pour répondre aux missionsconfiées.
La diffusion du rapport annuel offrira l’occasion de montrer l’importance du travailaccompli et de démontrer l’utilité de l’instance.
Le projet de rapport annuel est établi par le secrétaire permanent. Il est transmis pourobservations au président de l’instance et aux partenaires sociaux membres de l’instance. Il devraitêtre discuté à la session suivant sa présentation, avant son éventuelle publication ou son dépôt auParlement par le ministre de tutelle le cas échéant.
C. Activités(Sessions de l’Instance tripartite)C’est la raison d’être du secrétariat permanent en plus le cas échéant, de la procédure de
travail sur les textes demandés par l’instance. Selon le tableau de bord de l’action de l’instance(Annexe 7):
1. La préparation des sessions de l’instance
Avant chaque session, tout en respectant un certain nombre de règles (délai de prévenanceprévu ou à imposer, avis imposés par la norme législative, échanges sur d’autres projets ou sur dessujets d’intérêt national, l’autonomie de saisine dont dispose l’instance, les partenaires peuvent-ilsproposer des points, de droit ou de fait, nécessité de leur en donner l’opportunité, etc.), lesecrétariat doit exécuter avant une session, une série de tâches essentielles qui conditionneront lebon fonctionnement de cette session de l’instance. Ces tâches ne sont pas présentées ici dans unordre particulier.
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a) Liste des membres de l’instance
L’établissement et la tenue à jour de la liste des membres titulaires et suppléants est une partessentielle de l’activité du secrétariat permanent. Sa mise à jour en vue de chaque session va de soi.A cette liste devrait être ajoutée une liste des comités et de leurs membres, une liste du personnel etune liste d’experts-consultants, non-membres de l’organisme de consultation, mais en mesure deconduire des études ou d’éclairer les membres (Annexe 20).
b) Logistique
La tenue d’une session suppose une mise en place préalable donc des actions à poser dansun ordre donné et un suivi constant. L’utilisation d’un aide mémoire sous forme dechronogramme est recommandée pour s’assurer qu’aucun élément de cette mise en place n’a étéoublié (Annexe 21).
c) Communication de la documentation
Fournir des dossiers de travail: projet de textes, documents d’accompagnement,observations disponibles des partenaires sociaux, etc., à communiquer aux participants avec undélai suffisant selon les cas avant la session ou à l’ouverture de celle-ci (Annexe 22).
Concernant chaque point de l’ordre du jour, le secrétariat détermine la problématique et lesobjectifs et en élabore la présentation. Pour ce faire il recherche, recueille, rassemble, exploitel’information nécessaire dont les études commandées à des consultants et procède à la rédactiondes dossiers en dégageant autant que nécessaire les suggestions utiles en conclusion de chaquedossier.
Le responsable du secrétariat réalise et complète les dossiers en relation avec le président dela structure.
d) Ordre du jour
A partir des sujets ou situations les plus prioritaires, le secrétariat établit pour le président del’instance un avant-projet de l’ordre du jour de la session ainsi que la liste des membres à consulterselon la réglementation et la nature des questions envisagées (Annexe 23):
� procès-verbal de la réunion précédente;
� conclusions non exécutées des sessions précédentes;
� priorités (selon tableau de bord);
� conclusions de réunions, entretiens ou contacts entre les partenaires;
� suggestions des partenaires;
� autres.
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e) Convocation
Le secrétariat se met en relation avec le président et les autres membres de l’instance pourfixer ou confirmer la date de tenue de chaque session et pour l’établissement de l’ordre du jour(Annexe 23).
Le secrétaire fait parvenir une convocation écrite à la session, à chaque membre del’instance en précisant la date et le lieu, l’ordre du jour et les dossiers de la session dans les formes,les délais et conditions prescrites ou convenables. Le programme de travail peut aussi être joint à laconvocation (Annexe 24).
Un rappel de cette convocation peut être fait par la suite par voie de communiqué de presseou autre.
2. La tenue de la session:
a) Mise en place
Un certain nombre de vérifications immédiates doivent être effectuées dans les jours et lesheures qui précèdent la réunion (Annexe 25):
� la disponibilité et l’état de la salle de réunion;
� la disponibilité de services annexes à la salle, tels que photocopieur, fax, téléphone,endroit pour se rafraîchir, etc.;
� la préparation immédiate de la salle incluant un dossier complet par participant avecmatériel de travail;
� la disponibilité de services de pause café;
� la présence de personnel de soutien.
b) Procédures
Il est utile de prévoir et valider un règlement intérieur à préparer avec les partiesreprésentées. Si un tel règlement n’existe pas formellement, il faudrait voir à ce que certaines règlesde fonctionnement soient respectées (Annexe 26):
� vérification du quorum
� l’ordre du jour doit être approuvé et respecté par les participants et la présidence;
� des modalités d’intervention des participants sont fixées;
• Règlement pour les appels téléphoniques (cellulaires) en cours de session
� obtenir les contributions préalables;
� un secrétariat de séance (et en continu) est assuré pour la préparation des divers textes etdocuments nécessaires sur place ou en conclusion de session: avis, résolutions,procès-verbaux, document de fin de session, rapports, etc.;
• à préparer sans délai. Existe-t-il des normes dans le texte fondateur?
• à communiquer pour confirmation aux organisations représentées et augouvernement avant diffusion. Imposer des délais (acceptation par défaut).
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3. L’après session
a) Finaliser le document de fin de session
Le secrétariat a pris note de l’ensemble des idées et leurs sens exprimés ainsi que lesconclusions tirées par le président de la session (Annexe 27).
Le secrétariat établit par la suite le document définitif de fin de session après la réceptiondes observations des participants à la session et le communique au président de l’instance pourapprobation et distribution officielle aux membres selon la procédure établie.
b) Avis et résolutions
Rédiger de façon distincte et formelle les avis et les résolutions en vue de les inclure en toutou en partie dans le registre des avis (Annexe 28).
c) Transmission de documents
Transmettre aux membres et au gouvernement, le recueil des réponses, la réalisation desétudes demandées pendant la session...etc. Cette activité peut éventuellement prendre place lorsde la séance finale de la session, si son ordre du jour et son organisation matérielle le permettent.En tout état de cause, une date butoir est nécessaire afin d’éviter par exemple que la transmissiondu document de fin de session ne prenne du retard.
d) Classement de la documentation relative à la session
Cette tâche doit être assumée selon la procédure, dès la fin de la session afin de ne pas égarerde document (Annexe 29).
e) Diffusion de l’information
Le secrétariat avec l’accord du Conseil pourra pourvoir selon les règles convenues à ladiffusion éventuelle par communiqué aux médias, des informations sur la session et ses résultats(Annexe 30).
4. Le suivi et l’exécution
Le secrétariat établira un relevé de l’ensemble des conclusions de la session et distingueratrois types d’actions à entreprendre selon les compétences (Annexe 31).
a) Organismes extérieurs
Les conclusions dont la mise en oeuvre est de la compétence technique d’autres organes oustructures comme des travaux à faire réaliser par d’autres unités administratives du ministère detutelle, des instituts de recherche avec lesquels on a des accords de service.
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b) Consultants
Les travaux spéciaux à commander éventuellement à des experts extérieurs, travaux quiferaient l’objet de contrat individuel.
c) Secrétariat
Selon le rôle que le Conseil a confié à son propre secrétariat et les moyens qu’il aura mis à sadisposition, ce secrétariat peut entreprendre la production de textes juridiques, de documents ouactes administratifs, d’avis, de recherches ou d’autres textes (dans le respect du rôle consultatif duConseil).
d) Mise à jour
Le secrétariat prend contact avec les personnes concernées, leur communique lesconclusions de la session et fait le suivi de l’action entreprise pour une mise à jour de laprogrammation annuelle et de son propre agenda et pour présenter un compte rendu de l’activitéinter session à la prochaine réunion de l’instance.
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GLOSSAIRE
A. Synonymes
Instance tripartite ou bipartite de consultation
� Instance
� Instance tripartite ou bipartite
� Structure tripartite ou bipartite de consultation
� Structure
� Organisme de consultation
� Organisme
Secrétariat permanent
� Secrétariat
Unité administrative
� Structure administrative
Organisation professionnelle
� Organisation syndicale
Session
� Réunion
� Séance
Procès verbal
� Document de fin de session
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B. Définitions
Administration du travail
� Les activités de l’administration publique dans le domaine de la politique nationale dutravail (emploi, travail, formation professionnelle, etc.)
Système d’administration du travail
� Tous les organes de l’administration publique responsables ou chargés del’administration du travail - qu’il s’agisse d’administrations ministérielles oud’institutions publiques, y compris les organismes para-étatiques et les administrationsrégionales ou locales ou toute autre forme décentralisée d’administration - ainsi quetoute structure institutionnelle établie en vue de coordonner les activités de ces organeset d’assurer la consultation et la participation des employeurs et des travailleurs et deleurs organisations.
Dialogue social, Consultation, Collaboration
� (Voir texte, Partie I B.)
Comité, Conseil, Commission
� Si dans certains pays les trois termes et d’autres apparentés sont utilisés pour désignerl’Organisme de consultation, le terme Conseil seulement sera ici utilisé à cette finréservant les termes comité et commission pour les organes spécialisés ou ad hoc quepeut créer l’Organisme pour traiter de questions spécifiques.
Concertation
� Fait de se concerter, de discuter ensemble.
Concerter
� 1. Projeter ensemble, en discutant. 2. Décider après réflexion.
Se concerter
� S’entendre pour agir de concert
Consultation
� Action de prendre avis.
Consultatif
� Qui est constitué pour donner des avis, mais non pour décider.
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Négociation
� Séries d’entretien, de démarches, qu’on entreprend pour parvenir à un accord pourconclure une affaire.
Résolution
� Décision volontaire, arrêtée après délibération.
Conventions
� Ce sont des traités internationaux qui lient les pays qui les ratifient librement. Ces payss’engagent ainsi librement à en appliquer les dispositions en adaptant en conséquenceleur législation et leurs pratiques nationales, et acceptent un contrôle international. Sinon ratifiées, elles offrent des définitions d’objectifs à atteindre.
Recommandations
� Elles ne sont pas des traités internationaux mais fixent des principes directeurs nonobligatoires susceptibles d’orienter les politiques et les pratiques nationales. Ellespeuvent couvrir à elles seules un thème déterminé ou compléter et préciser lesdispositions contenues dans des conventions.
Organisme de consultation
� S’entend de tout organisme de consultation à compétence générale ou spécifique.
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30
SOURCES
Les textes suivants ont été consultés et leur contenu parfois utilisé en partie, à titred’exemple, dans les annexes notamment.
Bénin
� Organisation des tâches au secrétariat permanent du Conseil National du Travail duBénin, Cotonou, 21 septembre 1999
� Règlement intérieur du Conseil National du Travail, Cotonou, 4 janvier 2000
� Convocation à une session, Cotonou, 16 février 1999
� Résolution au sujet des décisions de justice rendues par les chambres sociales desTribunaux en République du Bénin. Le Conseil National du Travail, Cotonou,4 novembre 1998
� Communiqué de presse. Le ministre de la Fonction publique, du Travail et de laRéforme administrative, Cotonou, 12 mars 2001
� Décret no 98-485 portant conditions d’organisation et de fonctionnement du ConseilNational du Travail, 15 octobre 1998
� Calendrier d’organisation des sessions du Conseil National du Travail au titre de l’année1998
Burkina Faso
� Procès-verbal de la Commission consultative du Travail (2e session ordinaire de l’année1999
� Décret no 97-101 portant Composition, Attributions et fonctionnement de laCommission Consultative du Travail, 12 mars 1997
� Le chronogramme d’activités
� Arrêté no 990005 portant nomination de secrétaire permanent de la commissionconsultative du Travail, Ouagadougou, 7 mai 1999
Canada (Québec)
� Loi sur le Conseil consultatif du travail et de la main-d’œuvre. L.R.Q., c. C-55,26 novembre 1997)
� Rapport annuel 1993-1994: Conseil consultatif du travail et de la main-d’œuvre
� Document d’orientation: Conseil consultatif du travail et de la main-d’œuvre (site Web)
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Gabon
� Décret no000643 relatif à la Commission Consultative du Travail, 23 juin 1997
Cameroun
� Décret no 93/210 fixant l’organisation et le fonctionnement de la Commissionnationale de la Santé et de la Sécurité au Travail, 3 mars 1993
Côte d’Ivoire
� Arrêté no 834 portant création d’un Comité tripartite sur les questions concernantl’Organisation internationale du Travail, 9 octobre 1996
CRADAT
� Projet de guide du fonctionnement de structure tripartite nationale
32
ADRESSES UTILES
GLLAD
Par courrier: Département de l’action gouvernementale, de la législation du travail etde l’administration du travail, GLLAD, Bureau international du Travail(BIT), 4 route des Morillons, CH 1211 Genève 22
Par téléphone: 41.22.799.70.52
Par télécopieur: 41.22.799.82.66
Par courriel: [email protected]
Page Web: http://www.ilo.org/gllad
CRADAT
Par courrier: Centre Régional Africain d’Administration du Travail, B.P. 1055,Yaoundé, Cameroun
Par téléphone: /237) 23.22.04
Par télécopieur: (237) 22.21.80
Par courriel: [email protected]
PRODIAF
Par courrier: Programme pour la Promotion du Dialogue social en Afriquefrancophone, B.P. 414, 12 avenue Léopold Sédar Shangor, Dakar,Sénégal
Par téléphone: 823.25.73
Par télécopieur: 823.25.74
Par courriel: [email protected]
33
34
ANNEXES
Les annexes suivantes sont proposées à titre indicatif.
Elles seront modifiées selon l’usage national et certaines, comme les Aidesmémoire, complétées par chaque secrétaire permanent au fur et à mesure desexpériences vécues. Il est conseillé d’inclure au présent classeur, des copies des
documents utilisés tels que les convocations, ordres du jour, etc., pourutilisations ultérieures.
Les outils proposés peuvent aussi être utilisés pour les activités du Conseil,du Bureau, des Commissions spécialisées ou autres comités ad hoc.
35
36
ANNEXE 1
Place de l’Organisme de consultationdans la structure d’une administration
du Travail
Note: On peut trouver un ou plusieurs organismes de consultation rattachés au mêmeministère chargé de l’administration du travail
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Autorité(s) politique(s)
Autorité(s) administrative(s)
Recherche Emploi Travail Relationsprofessionnelles
Gestion desressourcesinternes
ServicesServicesServices
Niveau de services
Niveau central
Organisme(s) tripartite(s)de consultation sur
l’administration du Travail
Services
ANNEXE 2
Place d’un Secrétariat permanentdans la structure d’une administration
du Travail
* Le secrétariat permanent ou la fonction de secrétaire permanent peut être rattaché à l’unedes structures administratives suivantes
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Organisme(s) tripartite(s)de consultation sur
l’administration du Travail
Autorité(s) politique(s)
Autorité(s) administrative(s)
Recherche * Emploi * Travail * Relationsprofessionnelles *
Gestion desressourcesinternes
*
ServicesServicesServices
Niveau de services
Niveau central
Services
ANNEXE 3
Texte législatif établissant unOrganisme de consultation et son
Secrétariat permanent ou la fonction deSecrétaire permanent
Décret portant création d’un Organisme (Conseil, Commission) de consultation tripartitedans le domaine de l’administration du Travail18
Vu la Constitution:....
Conseil institué. Nom.
1. Un organisme d’étude et de consultation, ci-après appelé «le Conseil», est institué sous lenom de ...................................................
Avis du Conseil.
2. Le Conseil doit donner son avis au ministre chargé de l’administration du Travail sur toutequestion que celui-ci lui soumet relativement aux sujets qui relèvent de sa compétence:
• Questions relatives à la législation en matière de travail;
• Les réponses du gouvernement aux questions inscrites à l’ordre du jour de laConférence internationale du Travail et les commentaires sur les projets de textesqui doivent être discutés par la Conférence;
Son avis est obligatoirement requis dans les cas suivants:
Le Conseil peut également entreprendre l’étude de toute question qui relève du domaine del’administration du Travail et faire effectuer les études et recherches qu’il juge utiles ounécessaires pour la poursuite de ses fins.
Il est tenu un registre des avis et/ou résolutions émis par le Conseil. Ce registre est déposéauprès du secrétariat permanent du Conseil.
Composition du Conseil.
3. Le Conseil se compose des membres suivants:
• le président, ministre chargé de l’administration du Travail ou son représentant;
• x personnes proposées par les organisations professionnelles d’employeurs;
• x personnes proposées par les organisations professionnelles de travailleurs;les représentants des employeurs et des travailleurs sont nommés par arrêté du
41
18 Voir Glossaire.
ministre chargé de l’administration du Travail, sur proposition, respectivement, desorganisations d’employeurs et de travailleurs les plus représentatives ou directementpar le ministre chargé de l’administration du Travail, à défaut d’organisationpouvant être considérées comme représentatives.
• (x personnes représentants l’État en tant qu’employeur; ces membres sont nomméssur propositions des ministres de...)
Il est nommé, dans les mêmes conditions et simultanément, autant de membres suppléantsque de membres titulaires.
Durée des fonctions.
4. Les membres du Conseil autres que le président ou son représentant sont nommés pour unmandat déterminé.
Les membres du Conseil demeurent en fonction nonobstant l’expiration de leur mandat,jusqu’à ce qu’ils soient nommés de nouveau ou remplacés.
Vacance.
5. Toute vacance survenant au cours de la durée du mandat d’un membre du Conseil estcomblée en suivant le mode de nomination prescrit pour la nomination des membres àremplacer.
Fonctions du président.
6. Le président du Conseil convoque et préside les sessions du Conseil et veille à son bonfonctionnement.
Honoraires, allocations ou traitement, frais de fonctionnement.
7. Lorsque les membres du Conseil ou de ses Commissions sont appelés à siéger, ilsbénéficient d’une indemnité journalière forfaitaire fixée à ....par membre.
L’indemnité forfaitaire journalière ainsi que les frais de fonctionnement du Conseil sont à lacharge du budget de l’État.
Formation.
8. Des arrangements seront pris entre l’administration publique et les organisationsreprésentatives pour assurer la formation nécessaire aux membres du Conseil.
Bureau.
9. Le Conseil est doté d’un bureau composé de:
� un président: le président du Conseil;
� deux (02) vice-présidents désignés par les représentants des employeurs d’une part, etles représentants des travailleurs d’autre part;
� Un secrétaire: le secrétaire permanent du Conseil.
Le Bureau examine les problèmes relevant de la compétence normale du Conseil pourlesquels il a reçu délégation ou pour ceux présentant caractère d’urgence exceptionnelle, à lademande du ministre chargé de l’administration du Travail.
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Les avis émis par le Bureau sont présentés au Conseil lors de la prochaine réunion ordinaire,ou, en cas d’urgence, en session extraordinaire.
Le Bureau se réunit sur convocation de son président.
Secrétariat permanent.
10. Le Conseil est doté d’un secrétariat permanent chargé de: préparer les sessions (date et lieude rencontre, ordre du jour) du Conseil, de les organiser, d’en rédiger les actes et d’enassurer le suivi, d’assurer la gestion du secrétariat lui-même, de tenir la documentation et lesarchives et de mettre à disposition l’information sur cette instance tripartite et d’assurer unecertaine relation entre les membres de l’instance.
Secrétaire permanent.
11. Le secrétariat permanent est dirigé par un secrétaire nommé par le ministre parmi les hautsfonctionnaires de l’administration du travail.
Les sessions.
12. Le Conseil peut tenir ses sessions à tout endroit du pays.
Le Conseil se réunie x.. fois par an, en session ordinaire, sur convocation de son président
Il se réunit en session extraordinaire, chaque fois que de besoin, soit à son initiative, soit à lademande de x.... des membres.
La convocation indique l’ordre du jour. Elle est accompagnée des documents préparatoires.La convocation en session ordinaire doit parvenir aux membres
x...jours au moins avant la réunion.
Quorum.
13. Le quorum est de x....membres et les représentants des employeurs sont en nombre égal desreprésentants des travailleurs.
Lorsque ces conditions ne sont pas remplies, la réunion est de droit renvoyée à x... joursfrancs.
Prise de décision.
14. Le Conseil ainsi que le Bureau ne peuvent émettre valablement d’avis que lorsque la moitiéplus un, au moins, de leurs membres, sont présents et que les représentants des employeurssont en nombre égal avec les représentants des travailleurs.
Lorsque ces conditions ne sont pas remplies, la réunion est de droit, renvoyée à trois (x)jours francs.
A cette date, le Conseil ou le Bureau délibère valablement, quels que soient le nombre et laqualité des membres présents.
Ils se prononcent alors à la majorité simple des membres présents.
Le président du Conseil ou le président du Bureau ne prend pas part au vôte.
43
Absence du président.
15. En cas d’absence du président à une séance du Conseil, il est remplacé par son représentant.
Absence des membres.
16. Les absences des membres aux sessions du Conseil ou du Bureau doivent être justifiées etappréciées séance tenante, par les membres à la majorité simple.
En cas de deux absences successives non justifiées d’un membre, l’intéressé encourt lasuspension du Conseil ou du Bureau et l’exclusion en cas de trois absences successives. Lasanction est prise à la majorité simple des membres présents.
Commission.
17. Le Conseil institue en temps que de besoin des commissions spécialisées, comités spéciauxou ad hoc...
Ces commissions ou comités sont composés de membres du Conseil en nombre égal danschacune des catégories de membres représentants les employeurs et les travailleurs.
Protection des membres.
18. Il peut être envisagé des mesures de protection des membres travailleurs à l’instar desdélégués du personnel.
Règlement.
19. Le Conseil adopte un règlement intérieur.
Porte-parole.
20. Le Conseil peut envisager la nomination d’un porte-parole officiel.
Rapport annuel.
21. Le Conseil doit faire au ministre de tutelle un rapport annuel de ses activités.
44
ANNEXE 4
Rôle d’un Secrétariat permanent
Le secrétariat permanent joue le rôle de catalyseur dudialogue social et de support de l’Organisme deconsultation en matière de préparation, d’organisation,d’exécution et de suivi de ses réunions et de ses dossiers.En outre, il fournit les expertises nécessaires àl’accomplissement de ses missions.
45
ANNEXE 5
Fonctions du Secrétariat permanent
Sous la responsabilité d’un secrétaire permanent,le secrétariat est:
Un support aux activités du Conseil
� appuyer le président du Conseil dans ses tâches;
� élaborer et tenir à jour un calendrier d’activités;
� fournir avis, recherches ou informations nécessaires à la préparation des dossiers;
� produire études ou recherches;
� tenir à jour la liste des membres de l’instance;
� préparer les sessions;
� assurer la logistique des sessions;
� exécuter les missions;
� donner suite aux décisions;
� produire des projets d’avis/résolution pour le gouvernement
� produire des rapports (procès verbaux, document de fin de session, autres rapports,etc.);
� fournir un rapport annuel de l’organisme.
Un catalyseur du dialogue social
� assurer la pérennité des activités du Conseil;
� maintenir le lien avec les membres de l’organisme (informe, communique et consulte);
� assurer la mise à niveau de la formation des membres de l’organisme;
� tenir à disposition et diffuser toute l’information sur les activités du Conseil(documents, avis, rapports, etc.);
� répondre aux demandes d’information du public et des médias.
47
ANNEXE 6
Données sur les sujets de consultation
Rassembler tous les documents qui permettent d’identifier:
Les priorités du Gouvernement
� Discours officiels
� Communiqués de presse officiels
� Procès verbaux du Conseil des ministres
� Exposé de la Politique nationale à l’Assemblée nationale
� Objectifs stratégiques fixés par le Président de la république et le Premier ministre auministre chargé de l’administration du travail (Décrets relatifs aux attributions duministère et de l’instance, documents décrivant les diverses missions et plan d’actionofficiel du ministère pour la réalisation des objectifs stratégiques fixés)
� Rencontres du secrétaire permanent avec le ministre de tutelle
Les priorités des partenaires sociaux
� Discours du 1er mai
� Cahier de doléances
� Congrès
� Audiences auprès du ministre
� Questions soulevées lors de la dernière session annuelle pour la planification de l’annéesuivante
� Rencontre du secrétaire permanent avec les partenaires sociaux
49
ANNEXE 7
Tableau de bord de l’actionde l’instance
Exercice 200....
N° session Période Ordre du jour Observations
1.(Conseil)
du......................au.......................
�Calendrier dessessions pour l’exercice
• Projet d’arrêté
• Projet de décret
.....................................
......................................
......................................
.....................................
......................................
......................................
2.(Conseil)
du......................au.......................
�Projet de loi sur letravail des enfants
�Avis sur lareprésentativité desorganisationsprofessionnelles....
�Projet de modificationdu code du travail
.....................................
......................................
......................................
.....................................
......................................
......................................
.....................................
......................................
......................................
1.(Commission)
du......................au.......................
�Le salaire minimum ..................................................................................................................................................................................................................................
1.(Bureau)
du......................au.......................
�..............................................................................................................................................................................................................................
.....................................
......................................
......................................
.....................................
......................................
......................................
NB : Le présent calendrier est susceptible de modifications.
51
ANNEXE 8
Programmation du Tableau de bord
Exercice 200....
Programme approuvédes sessions:
J F M A M J J A S O N D
�Session 1 (Conseil)
• Délai de saisine
• Consultations préalables
• Préparation des documents
• Préparation des sessions(Voir C. Activités)
• Budget de la session
• Sessions
• Document de fin de session
• Suivi
�Session 2 (Conseil)
•
•
�Session 1 (Bureau)
•
•
53
ANNEXE 9
Agenda du Secrétariat permanent(Chronogramme des activités)
Activités à mener Periode deréalisation
Financé par:Coût estimatif
Observations
Budget annuel
Bilan financier
Rapport annuel
Organisation et tenue d’un sémi-naire sur la coopération tripar-tite...
Rencontre sur le dialogue social(UEMOA)
Atelier pour les conseillers tech-niques d’autres ministères
Elaboration et mise en œuvred’un programme d’éducationouvrière
Rencontres sous-régionales
Enquête pour définir un systèmeobjectif de représentativité
Séminaire gouvernemental sur ledialogue social (ministres et pré-sidents d’institutions)
Première session ordinaire del’instance
55
ANNEXE 10
Description de tâchesdu Secrétaire permanent
Sous l’autorité du Président du Conseil:
A. Le Secrétaire permanent agit à titre de secrétaire du Conseil; à ce titre il est responsable del’organisation et de la coordination de diverses activités à mener dans le cadre des fonctionsattribuées au Secrétariat permanent avant, durant et après les sessions de l’instance (voirAnnexe 5, Fonctions du Secrétariat permanent)
«Il fait ou fait faire»
En avant-session
� Élabore le calendrier prévisionnel d’activités
� Demande des avis, recherches ou informations nécessaires à la préparation des dossiers
� Prépare les documents
� Fait certaines études ou recherches
� Tient à jour la liste des membres de l’instance
� Élabore le budget des sessions
� Maintient le lien avec les membres de l’organisme (informe, communique et consulte)
� Prépare la tenue des sessions
Pendant la session
� Assure la logistique de la session
� Appuie le président
� Prend note des échanges des participants
Après la session
� Rédige les rapports (procès-verbaux, document de fin de session, etc.)
� Exécute les missions
� Donne suite aux décisions
� Assure la mise à niveau de la formation des membres de l’organisme
� Tient à disposition les documents, avis, rapports, etc.
� Répond aux demandes d’information du public et des médias
� Élabore le rapport annuel de l’organisme
� Fait la promotion des objectifs et des activités de l’organisme
B. Il gère le personnel, le budget et les ressources matérielles et informationnelles (fonddocumentaire) de l’instance en collaboration avec les services compétents du ministère detutelle.
Il peut agir à titre de porte-parole.
57
ANNEXE 11
Arrêté portant nomination deSecrétaire permanent
de la Commission consultative.....
Vu la Constitution....
Vu.....
ARTICLE 1.
Mme M......., Chef de service des relations professionnelles, à la direction du Travail estnommé (e), cumulativement avec ses fonctions, secrétaire permanent de la commission......
ARTICLE 2.
Le Secrétaire permanent est chargé de l’animation de la commission... et de son comitépermanent (Bureau), notamment:
• la préparation des thèmes pour les travaux de la Commission et du Comitépermanent;
• les convocations des sessions ordinaires et extraordinaires;
• La convocation du Comité permanent (Bureau) entre deux sessions.
ARTICLE 3.
Le Secrétaire général, le directeur du Travail, le directeur des Affaires administratives etFinancières sont chargés, chacun en ce qui les concerne, de l’exécution du présent arrêté.
ARTICLE 4.
Le présent arrêté prend effet à compter de sa date de signature et sera publié partout oùbesoin sera.
AMPLIATIONS:
• Diffusion générale
59
ANNEXE 12
Autres descriptions de tâches
Le secrétaire permanent peut inclure ici les descriptions de tâches de ses collaborateurs oucollaboratrices.
� Assistant (e) administratif (ve) ou secrétaire
� Documentaliste
� Consultants
61
ANNEXE 13
Ligne budgétaire spécifiquepour l’instance
Prévoir une ligne budgétaire spécifique dans le budget du ministère de tutelle (départementou service) pour les activités de l’instance de consultation.
Le budget de fonctionnement du secrétariat (salaires du personnel, locaux, équipement etc.)fait en général partie du budget global (selon les catégories de dépenses) de ce ministère de tutelle.
Le budget du Conseil ..... est compris dans le budget du ministère....., au chapitre n°....., article n° ...., paragraphe n°....
63
ANNEXE 14
Budget prévisionnel du Conseil ...(poids budgétaire)
Le coût des activités de l’instance et du fonctionnement de son secrétariat permanent esthabituellement pris en charge par le budget de l’État.
Exercice ...
�Ligne budgétaire spécifique réservée à l’instance(dépenses prévues pour les sessions)Budget par session (x. nombre estimé)
• Locaux
• Fournitures
• Études (si non prévues au budget du ministère de tutelle ou desministères et organismes commanditaires)
• Pauses café
• Personnel de soutien
• Indemnités de déplacement (non résident) ou indemnité journalièreforfaitaire
• Communication (médias, indemnités journaliste, téléphone...)
• Équipements
• Reprographie
• Autres
�Prévisions comprises au budget global du ministère de tutelleBudget par rubrique
• Traitements (salaires)
• Communications
• Services
• Entretien
• Loyers
• Fournitures
• Equipements
• Autres
�Autres sources budgétaires
• Mandats confiées par d’autres ministères ou organismes
• Subventions, dotations ou allocations particulières
65
ANNEXE 15
Principes de gestion des dépenses
Inclure ici le règlement concernant la gestion financière du ministère de tutelle et s’adresserau responsable de l’unité administrative désignée pour la gestion comptable quotidienne.
� Prévisions budgétaires annuelles
� Approbation préalables des dépenses
� Devis
� Factures
� Salaires
� Locaux
� Fournitures
� etc.
67
ANNEXE 16
Fiche de suivi budgétaire(activités de l’instance)
Exercice...
Sessions Imputationbudgétaire
Origine BudgetDépenses
Solde
n° 1
n° 2
n° 3
69
ANNEXE 17
Bilan financier
(Voir Annexe 14)
Exercice 200....
Imputationsbudgétaires
Originedes
ressources
Année précédente200....
Année de référence200....
Budget Dépenses Budget Dépenses
Activités de l’instance
Fiche de suivi budgétaire(Annexe 16)
Fonctionnement
• Traitement
• Communications
• Services
• Entretien
• Loyers
• Fournitures
• Equipements
• Autres
Mandats extérieurs
TOTAL
71
73
ANNEXE 18
Procédures concernant l’informationUn minimum d’équipement et de fournitures devrait être disponible (classeurs, meubles,
chemises, éventuellement ordinateurs ...etc.).
Le secrétaire permanent devrait inclure ici, pour mémoire, toutes les procédures oumodèles de documents qui pourraient lui être utiles.
A. Classement
Il faut mettre en place un système de classement qui permettra de maintenir les documentsdans un ordre donné pour les retrouver rapidement et facilement.
Classement
• simple
• précis
• d’accès facile
• sûr (conserver l’ordre choisi)
On peut choisir de faire un classement sur une base annuelle.
Il est utile de faire une liste des dossiers et éventuellement de leur donner un numéro.
Les titres des dossiers suivants sont donnés à titre d’exemple:
• Correspondance générale(chronologique)
• Sessions de l’instance(chronologique)
• OITSi l’instance a comme mandat de donner des avis sur les activités et les normesinternationales de l’OIT
• Études, recherches(par thème)
• Partenaires sociauxDivision interne par organisation professionnelle
• Autres organisations (mandants)
• Listes de personnes
• Information- Relations avec les médias
• Budget- Budget Activités
FonctionnementAutres mandats
- Suivi budgétaire- Bilan financier
• Procédures- Règlement intérieur
• Rapport annuel
• Textes constitutifs
• Personnel du secrétariat
Registre de correspondance
Tout mouvement de correspondance (entrée ou sortie) devrait faire l’objet d’unenregistrement dans un registre pour suivi. La date de réception de tout document devrait êtreindiquée sur chacun et portée au registre.
Archives
Selon la procédure du ministère de tutelle, les documents datant de plus de ... années (sauf leregistre des avis) devraient être remisés pour conservation et consultation éventuelle.
B. Information au public et médias (diffusion, journaux, radio, télé,)
• Communiqués de presse (Annexe 30)
• Invitation aux médias et exposé des activités et des résultats
C. Relations avec l’administration (autres ministères)
Toute correspondance devrait suivre la voie hiérarchique habituelle
D. Relations avec les partenaires sociaux
Le secrétaire permanent devrait, dans la mesure du possible, garder un contact permanentavec les partenaires et consigner le contenu de ces contacts dans le dossier Partenaires sociaux.
E. Registre des Avis
Cahier spécial, accessible à tous, dans lequel sont consignés par ordre chronologique «avis etrésolutions» en référence aux documents de fin de session.
• Les réponses (consensuelles ou non) du Conseil aux demandes du ministre
• Les positions minoritaires des parties
F. Accueil du public
Un présentoir, un tableau d’affichage et/ou une table ainsi qu’un fond de documentationdevraient être accessibles au bureau du secrétariat permanent pour consulter les documentsofficiels mis à disposition.
G. Porte-parole officiel (selon la procédure convenue)
• Le président peut être le seul habilité à faire les communications officielles
• L’information technique peut être donnée par le secrétaire permanent
• Il peut être envisagé la désignation d’un porte-parole officiel
74
ANNEXE 19
Rapport annuel du Conseil...
Exercice....
TABLE DES MATIÈRES
Avant-Propos (note de transmission du document parle Conseil au ministre de tutelle)
Introduction
A - Attributions et mandats
• Constitutifs
• Ad hoc
B - Activités menées et résultats
• Par session
• Par sujet
• Autres
C - Difficultés rencontrées
D - Prospectives
• Dossiers pendants
• Nouveaux dossiers
• Autres
Conclusion
Annexes
• Listes des avis et/ou résolutions
• Listes des membres du Conseil et personnes invitées
• Liste des séances du Conseil et des Commissions
• Membres des Commissions (renouvellements)
• La participation des membres aux sessions du Conseil et des Commissions
• Le Personnel
• Le bilan financier (Annexe 17)
• Autres tableaux comparatifs des activités de l’instance (sur deux exercices parexemples)
75
ANNEXE 20
Listes des personnes impliquées
Les membres du Conseil
• Président
• Membres des organisations professionnelles des employeurs
• Membres des organisations professionnelles des travailleurs
• Autres membres selon le texte constitutif
• Suppléants
Les Membres des Commissions
• la commission des conditions de travail
• la commission de l’emploi
• la commission de la santé au travail
• la commission des normes internationales
• la ......
Les Consultants
• Personnes invitées
• Spécialistes
Le personnel
• Le Secrétaire
• Autres
77
ANNEXE 21
Logistique
Aide-mémoire (Chronogramme) (Date limite)
• Précision de la date
• Réservation de la salle
• Préparation de la documentation de consultationEnvoie aux membresRéception des commentaires
• Finaliser l’ordre du jour (Annexe 23)
• Approbation de l’ordre du jour par le Président
• Convocation (Annexe 23)
• Préparation salle de réunion (Annexe 25)
• Information des médiasL’ordre du jour convenu de la session servira de baseà un éventuel communiqué.
• Demande de budget
• Achat des fournitures
• Commande de banderoles
• Réunion préparatoire (instructions) du personnel dusecrétariat ou autre personnel de soutien
79
ANNEXE 22
Dossier de travail des membrespour une session
(documents regroupés dans une chemise)
Aide-mémoire
� Programme de travail (Annexe 24)
� Ordre du jour (Annexe 23)
� Documents sur chacun des points à l’ordre du jour
� Document de fin de session de la dernière session
� Travaux des consultants
� Propositions des partenaires
� Textes des avis
� Textes relatifs
� Fournitures (blocs, crayons ..)
81
ANNEXE 23
Convocation (Ordre du jour)
Le Ministre Lieu et Date
Adresse du membre ou del’Organisation professionnelleemployeur ou travailleur
Objet: Tenue de la première réunion ordinairedu Conseil.....
Madame/Monsieur
J’ai l’honneur de porter à votre connaissance que la première session ordinaire du Conseil... setiendra le........à la salle....du ministère du Travail à ....
La cérémonie officielle d’ouverture se déroulera le mardi.... à 10 heures précises.
L’ordre du jour sera consacré à l’étude des dossiers ci-après:
1- Calendrier de déroulement des sessions au titre de l’année...;
2- Projet d’arrêté fixant le nombre des membres employeurs et travailleurs duConseil.....;
3- Projet d’arrêté portant modalités d’organisation des élections professionnelles.
A cet effet, je vous transmet une copie des dossiers à soumettre à l’étude des membres du Conseilet vous prie de bien vouloir communiquer vos observations au secrétaire permanent du Conseille........au plus tard.
Veuillez agréer, Madame/Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués.
Pour le Ministre
Le secrétaire permanent
Pièces jointes: x- Document de fin de session de la dernière session- Programme de travail
83
ANNEXE 24
Programme de travail d’une session
Horaire
Accueil des participants
• Enregistrement
• Installation
Cérémonie d’ouverture
• Discours du Président et des partenairessociaux
Suspension
• Pause
Information générale
Début des travaux
• Voir règlement intérieur
(Annexe 26)
Discussions
• Points à l’ordre du jour1. —————-2. —————-
Tenue de la prochaine session(si non statutaire)
Conclusion
• Président ou son représentant
85
86
ANNEXE 25
Mise en place
Aide-mémoire
� Places suffisantes et disposition de la salle
� Retro-projecteur
� Tableaux (noir ou papier)
� Photocopieuse
� Bureau pour secrétaire
� Téléphone
� Banderole
� Sonorisation
� Local pause café
� Salle pour sous groupe
� Signalisation
� Endroit pour se rafraîchir
� etc.
87
ANNEXE 26
Règlement intérieur
A. Règlement
Dispositions générales
Rappel: Titre de l’organisme (Conseil...)MissionsCompositionOrganes - Conseil
- Commissions- Bureau
Organisation des travaux
Article...
Les sessions du Conseil sont convoquées par le ministre chargé de l’administration duTravail et placées sous sa présidence ou celle de son représentant.
Article...
Seuls peuvent prendre part aux travaux du Conseil:
• Les personnes régulièrement nommées membres titulaires ou suppléants;
• les représentants des ministères invités;
• les experts;
• les observateurs autorisés par le Président ou son représentant.
Article...
En présence du titulaire le suppléant a le statut d’observateur et ne participe pas au débat niau vote.
Article...
Le Président de séance assure la police des débats.
Les interventions au cours des sessions doivent être empreintes de courtoisie, de cordialitéet de politesse.
La durée de chaque intervention peut être fixée par le président de séance.
89
Article...
Le Président est habilité à retirer la parole à un intervenant lorsque celui-ci excède le tempsde parole à lui accordé.
Article...
Au cours des sessions, la parole est accordée aux participants inscrits suivant l’ordre desdemandes.
Avant d’intervenir lors d’une session, il faut avoir demandé la parole et l’avoir obtenue.
Article...
A l’exception du Président, chaque membre du conseil doit faire partie d’une seulecommission. Les membres s’inscrivent librement dans les commissions de leur choix. Chaquecommission doit comprendre x.. membres au moins. Un membre d’une commission peutparticiper aux travaux d’une autre commission sans voix délibérative.
Les commissions peuvent faire appel à toute personne ressource en cas de besoin.
Les Experts participent aux travaux des commissions de leur choix.
Article...
Chaque commission élit en son sein un (1) modérateur et un (1) rapporteur.
Le modérateur dirige les travaux.
Article …
Conditions d’adoption par le Conseil de ses conclusions, avis … (consensus, vote …).
Article...
Les commissions se réunissent sur convocation du modérateur ou du Président du Conseil.
Discipline
Article...
Il est interdit à tout membre du Conseil d’user de son titre pour d’autres motifs quel’exercice de son mandat.
Article …
Les membres du Conseil sont tenus de prendre part à toutes les sessions du Conseil, saufabsence pour des motifs justifiés; ils sont astreints au respect des horaires déterminés pour lestravaux et ne doivent en aucune manière perturber leur déroulement.
90
Article...
Toute infraction à la discipline est passible de l’une des sanctions suivantes:
• le rappel à l’ordre;
• le retrait de parole;
• l’interdiction de prendre la parole pendant la séance;
• en cas de fautes graves et sur proposition du Conseil, la suspension ou leremplacement du contrevenant.
La qualification de la faute est laissée à la discrétion du Conseil ou du Président.
Article...
Le Président du Conseil est chargé de l’application des dispositions du présent règlementintérieur.
Fait à............................, le..............................
B. Règles de fonctionnement• Quorum
• Vérification des mandats
• Approbation de l’ordre du jour
• Approbation du Document de fin de sessionDernière session
• Rôle du président
• Prise de parole
• Vote
• Prise de décisionMajorité, partage des voix
• Délais de transmission des documents
• Liste de présences
• Discipline (sanction)
• Date de la prochaine session(Si non statutaire)
91
ANNEXE 27
Document de fin de session
Procès-verbal du Conseil...(première session ordinaire du...200..)
Le ——du mois de... 200.. s’est tenue dans la salle de réunion du ministère .... la premièresession ordinaire du Conseil...., autour de l’ordre du jour suivant:
1- Calendrier de déroulement des sessions au titre de l’année 200...;
2- Projet d’arrêté fixant le nombre des membres employeurs et travailleurs du Conseil;
3- Projet d’arrêté portant modalités d’organisation des élections professionnelles
4- Divers
Présences
Vérification du quorum selon les dispositions statutaires ou du règlement intérieur
Approbation du document de fin de session de la dernière session
Discussions et décisionsSelon les points à l’ordre du jour1....2...
Date et lieu de la prochaine session (si non statutaire)Points à l’ordre du jour reportésNouveaux points à l’ordre du jour
Durée de la session
Date
Le secrétaire permanent du Conseil...
93
ANNEXE 28
Résolutions et Avis
A - Résolution
Résolution au sujet de...........
• Considérant que l’article .... de l’ordonnance n°....du....200.. portant Code du travaila prévu......
• Considérant également que l’article....
• Considérant que depuis des années, les chambres sociales des tribunaux....
Le Conseil..., réuni en sa première session ordinaire de l’année 200... à... le... 200...constate que.... etrecommande au ministre du Travail de ....
Fait à..., le....200.. Le Conseil...
B - Avis
� Avis unanime ou partagé au ministre du Travail portant sur les changements nécessairesafin d’assurer la sauvegarde du régime de santé et sécurité au travail (date)
Position commune
Texte.....
Position divergente
Texte
� Positions formulées à l’intention du gouvernement par les représentants desorganisations professionnelles des employeurs et des travailleurs, sur les trois questionsinscrites à l’ordre du jour de la ....° session de la Conférence internationale du Travail,tenue à Genève en juin 200.., à savoir: ......(date)
Texte.....
95
ANNEXE 29
Classement après une session
Exercice...
Session n°...
Conseil
Commission
Placer dans une chemise (titre et date)
Ordre chronologique
• Convocation et ses annexes
• Dossier de travail des membres
• Communiqués
• Correspondance
• Documents (études, recherches..)
• Fiche logistique
• Budget et bilan financier de la session
• Document de fin de session
• Avis et résolutions
• Plan de suivi des actions
• Réponses au suivi
97
ANNEXE 30
Information
Toutes les informations concernant les activités du Conseil peuvent faire l’objet decommuniqués pour la radio, la télévision et les journaux; convocation à la session, ouverture, etcommuniqué de fin de session.
Communiqué
Le Conseil .... a tenu sa première session ordinaire de l’année 200.. le....
Au cours de ladite session, les points ci-après ont été évoqués:
• calendrier de déroulement des sessions au titre de l’année 200...;
• projet d’arrêté fixant le nombre des membres employeurs et travailleurs du Conseil;
• projet d’arrêté portant modalités d’organisation des élections professionnelles
• questions diverses
S’agissant du calendrier, les membres du conseil ont......
La première session ordinaire de l’année 200... du Conseil.... a pris fin en fin d’après midile....... et les membres ont pris rendez-vous pour le... dans le cadre de la tenue de la deuxièmesession ordinaire
Fait à..., le....200.. Le ministre (Président du Conseil)
Le secrétaire permanent
Le porte-parole (éventuellement)
99
ANNEXE 31
Plan de suivi des actions après sessions
Le Secrétaire permanent devrait immédiatement après une session, en complétant lerapport de fin de session par exemple, établir une liste des actions à entreprendre sur les pointsabordés et reporter celle-là sur un chronogramme général annuel.
J F M A M J J A S O N D
�De la compétence desautres organismes
• Document, information ouavis à demander auministère de la Justiceconcernant le point 2 àl’ordre du jour (deux mois)
• Production de statistiquespar le Service de l’inspectiondu travail du ministère detutelle
�Travaux à commander(consultants)
• Etudes statistiques àcommander à l’Ecolenationale d’administrationpublique concernant lepoint 3 à l’ordre du jour(délai)
�De la compétencedu secrétariat
• Rédaction du rapport de finde session (délai statutaire)
• Recherche sur le point 1 àl’ordre du jour (un mois)
101
