1 Gestion Fiduciaire pour les Projets de Développement Communautaire Participatif

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Gestion Fiduciaire pour les Projets de

Développement Communautaire

Participatif

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Contenu du cours

Objectif et DéfinitionProblèmes, Principes et Cadre Fiduciaires du CDDArrangements de Passation des marchés pour le CDDGestion Financière et Décaissement pour le CDDEtude de CasDiscussion et cliniqueBibliographie, ressources

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Objectifs du cours

Comprendre les options pour appliquer flexiblement les politiques et procédures de la Banque dans un environnement CDD

Assurer une compréhension commune

Encourager les approches créatives

Favoriser le travail intégré des équipes

Améliorer la transparence et l’imputabilité

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Qu’est-ce que le Développement Communautaire Participatif ?

Le CDD donne aux groupes communautaires le pouvoir de décision et la gestion des ressources. C’est une façon de fournir des services sociaux et des infrastructures, d’organiser l’activité économique et la gestion des ressources, de donner plus de moyens aux pauvres, d’améliorer la gouvernance et la sécurité des plus pauvres.

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Gestion Fiduciaire et CDD

Quels problèmes et défis rencontrez-vous sur vos projets de CDD ?

Quels sujets souhaitez-vous voir couverts par cette session ?

Quels problèmes spécifiques liés à vos projets souhaitez-vous discuter ?

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Défis fiduciaires liés aux CDD

Multiplicité des acteurs,

Basés dans les villages dispersés,

En grande partie pauvres et devant être partenaires du développement,

Disposant de Capacités non dévoilées pour utiliser les ressources à bon escient.

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Défis fiduciaires liés aux CDD

Un grand nombre de transactions de petit montant,

Les politiques et procédures de la Banque prévues pour répondre à des transactions plus importantes et moins nombreuses.

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Principes Fiduciaires du CDD

Les règles de la Banque s’appliquent (Gestion financière OP10.02, Passation de marchés OP11.00, et Décaissement OP12.00)

Les Procédures doivent être simples, transparentes, adaptées au contexte local, avec une imputabilité claire

Les Communautés doivent être impliquées dans la préparation et l’exécution des micro-projets pour une meilleure appropriation et durabilité

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Donner la parole aux communautés bénéficiaires à travers la prise de conscience de :

Buts, règles et risques des projets ;Règles et méthodes pour rémunérer le travail local, acheter les matériaux et louer les équipements ; etComment l’argent a été dépensé

Imputabilité verticale et horizontale

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Travailler avec des intermédiaires dans les pays où des contraintes peuvent exister à un transfert complet des responsabilités d’un micro-projet à une communauté

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S imple

E fficace

I mputable

T ransparent

D urable

Et avant tout RENTABILITE financière

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Cadre Fiduciaire du CDDLe Cadre assure que :

Les fonds sont tranférés facilement, de façon adéquate et régulière vers les leixu d’exécution des activitésLes fonds sont gérés correctement avec efficacitéL’information est accessible à tousL’information permet l’imputabilitéLes capacités des communautés à disposer de et gérer leurs activités sont renforcéees

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Cadre Fiduciaire du CDDLa priorité est de de capitaliser et d’améliorer les systèmes existantsTraiter de l’imputabilité à tous les niveauxTypes de CDD

Trois typesPertinence du typeRelation type/Gestion financière

Cadre Législatif et Environnement

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CDD Procurement Arrangements

Bank Procurement Policy:Guidelines (Para 3.15 - Community Participation in Procurement)

Permits flexibility and use of local technology, Labor, Materials

Recommends to adapt procedures according to Community Capacity

Emphasis on efficient procedures

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Modes of Financing for subproject ProcurementFinancing actual cost incurred by community

Financing on a lump-sum basis

A combination of I and II

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Considerations:A few large value subprojects (e.g. urban water supply)

When cost is difficult to estimate

Needs technical knowledge/engineering inputs

Procedures:Formal procurement procedures apply

Disbursement is input-based for eligible actual expenditures

Results in the need for more Paperwork, Reporting, Controls


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CDD Procurement ArrangementsLump-Sum Basis

Considerations:Preferred Method When PossibleMany subprojects- small value- technically simple- Not identified earlyCost can be estimated fairly correctlySelection of community/subprojects based on pre-determined criteriaCommunity as contractor executes subproject with or without subcontracting

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CDD Procurement ArrangementsLump-Sum Basis

Procedures:

Financing Agreement as contract - basis for disbursementDisbursements based on completion of physical activities - OutputsMinimum documentation - easy to administer - less process controlCommunity incentives - In-built economy and efficiencyCost overruns or savings to the account of community - savings permitted for additional eligible community activities

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Arrangements de Passation des marchés pour le CDD

Combinaison des méthodes de Lump-Sum et Actual Cost

La Combinaison des deux méthodes peut s’avérer appropriée quand le projet inclu les deux types de micro-projets

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Arrangements de Passation des marchés pour le CDD

Supersvision de la Passation des marchésSupervision intensive

Généralement très peu de Revue à priori

Revue à posteriori systématique

Visites de terrain sur des sites sélectionnés pour vérifier les résultats physiques et recevoir un feed-back des difficultés d’exécution

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Gestion Financière et Décaissement pour le CDD

Transfert des fonds

Accords de Financement

Paiements aux Groupes communautaires

Contributions des communautés

Risques et contrôle interne

Comptabilité et archivage par les communautés

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Transfert des fonds

A) Programme

National SIDA

A) Programme

National SIDA

B) EntitésrégionalesB) Entitésrégionales

B) Organisations intermédiaires

C) Communautés

Prestataires de Biens et de Services

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Transfert des fondsFacteurs : couverture géographique du projet, localisation des entités de gestion financière, réglementations financières et comptables régionales, réseau bancaireTrois principaux types de canaux

Canaux gourvernementaux, secteur privé, ou une combinaison des deux

Nombre d’intermédiaires avant que les fonds n’atteignent le bénéficiare finalMontant et nombre de paiements

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Accords de financementPlan, Programme et budget du micro-projetAspects fiduciaires de l’évaluation du micro-projet

Planification du micro-projet avec des spécifications de base et estimations budgetairesPlan de passation des marchés simple, identifiant les biens, les travaux et les services devant être acquis par la communauté elle même ou nécssitant une assistance supplémentaireTotal du financement, contribution de la communauté, les tranches et les déclencheursExigences en matière de reddition

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Paiements aux groupes communautaires En général décaissement par tranches, dépendant de l’importance du financement, de la durée d’exécution et de la capacité de la communauté

Tranche initiale basée sur le micro-projet approuvé et l’accord de financement signé

Paiements suivants généralement basés sur les rapports d’avancement financiers et physiques

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Contribution des communautésEléments constitutifsdu plan de financement du micro-projetFait l’objet d’un accord au moment de la conception du projet

Montant, nature (espèce, en nature ou les deux)Méthode de valorisation de la contribution en nature, par une approche centrée plus sur les résultats que sur les intrants

Suivi des contrbutions des communautés

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Risques et contrôle interneFacteurs de risques

Grand nombre d’intervenants et de transactions, contrats multiples et de faible montant, localisation éclatée des micro-projets, décaissement vers les communautés basés sur les rapports d’avancement, appropriation des institutions par les élites et interférences politiques

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Risques et contrôle interneAtténuer les risques

Règles de transparence clairesResponsabiliser et former les communautés à bénéficier d’un droit de contrôle fiduciaire sur leurs leadersEquilibre entre imputabilité et flexibilitéIntégrer la supervision de la gestion fiduciaire dans le suivi évaluationDifférents mécanismes d’imputabilité : participation, annonce publique, etc.

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Comptabilité et archivage par les communautésLa complexité varie avec la capacité des communautés

La simplicité comme objectif prioritaire, notamment utilisation de la langue locale, focalisation sur les besoins des communautés et utilisation de peu de formulaires que possible

Eviter d’imposer un nouveau système si la communauté en a déjà un en place

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Suivi et redditionConcentrer sur le minimum de données nécessaire

Adopter vs. adapter les formulaires de reddition existants du gouvernement

Simplifier la reddition en la liant aux tranches quand plusieurs tranches sont décaissées et utiliser des formats de rapports simples (specifiés dans l’accord de financement)

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Audit ExterneAssurer l’imputabilitéEtendue de l’audit adaptée au modèle de CDD adopté pour le projet

Audit des comptes du projet Vs. audit au niveau du micro-projetAudit au niveau du micro-projet dépend du type de financement (Dépenses réelles ou versement global)

Audits de micro-projets : sur la base d’un échantillon aléatoire pour les petits montants, et systématique pour les montants élevés ; Seuil fixé en fonction du niveau de risque

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Procédures de Décaissement et EligibilitéLes procédures de décaissement respectent les deux méthodes de paiement

Contributions de faible importance décaissées sur la base d’un versement global et inclues sous une catégorie de décaissement appelée “micro-projets communautaires” plutôt que d’être éclatées entre travaux, biens et services Paiements des dépenses éligibles des micro-projets décaissées sous les catégories correspondantes

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Procédures de décaissement et éligibilitéPourcentage de décaissement

Inclure/Exclure les contributions des communautés dans le pourcentage de décaissement de la BanqueOui, si les contributions enregistrées dans les comptes du projet font partie des coûts du projet ; Les demandes de retrait devront inclure les coûts totaux des micro-projets

Dépenses éligiblesVersement global : Les paiements périodiques sont éligiblesCoûts réels : Les avances initiales sont éligibles si elles respectent les provisions de l’accord de financement ; paiement final basé sur les dépenses réelles


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Case Studies

Case study

Review and discuss case

Present solutions

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Discussion and Clinic

Unresolved issues and specific examples to discuss

Questions arising from the Reference Guide discussion and case studies

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Resources : The Reference Guide

Reference Guide introduced jointly by the FM and PR Sector Boards in May 2002Seeks to provide procurement, financial management and disbursement options and solutions for Bank staff when designing a CDD projectAvailable on procurement and FM websites

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Resources : The Reference GuideStructure of the Reference Guide.

Introduction.• CDD Fiduciary Challenges.• CDD Fiduciary Principles.

Framework for Fiduciary Management in CDD projects.Elements of a Sound CDD Fiduciary Management System.Annexes.• Financial Management Assessment.• B. Procurement.• C. Project Design and Project Operations Manual.

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Resources : Training Course for the Communities

One-week course targeted at:Community members

NGO staff

Trainers of community members

Objectives:Community members to perform tasks for fiduciary management of CDD resources

Trainers able to train community members on CDD fiduciary management within the community

MERCI …

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MERCI …

Documents

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