1 Le cadre et la modernisation de laction publique : son rôle, ses défis Ecole de la GRH - Nantes 30 mai 2013

1

Le cadre et la modernisation de l’action publique : son rôle, ses défis

Ecole de la GRH - Nantes

30 mai 2013

2

Sommaire

Introduction : partir de vos retours sans recette magique…en vous apportant l’éclairage « modernisation de l’action publique »

1. La question du temps 2. Le pilotage du changement3. L’anticipation des tensions RH4. Le positionnement et la motivation du

cadre

Conclusion : autres défis à relever

3

1. La question du temps : gestion des priorités et des flux1. La question du temps : gestion des priorités et des flux

Vos difficultés : Croissance exponentielle des réunions Urgence des dossiers Comment préserver son « écologie » de cadre en restant performant

Ce que j’ajoute : Le temps des déplacements en région Le poids du reporting L’invasion des e mels

Mes commentaires

4

1. La question du temps : gestion des priorités et des flux

Les réunions Cela représente combien de temps en ETP Et si on réfléchissait …

Les mels L’enfer des répondre à tous Imposons des règles Et si on parlait…

Le reporting Cela représente combien de temps en ETP Et si on utilisait les systèmes d’information…

L’empilement des priorités et des urgences Prendre le temps de l’analyse et du discernement Garder espoir Se saisir des réflexions en cours

5

> 4%

1.1. Cartographier les enjeux : ex du diagnostic réalisé au sein de 3 DDCS pilotes : parmi les 98 processus analysés, 33 présentaient des potentiels d’amélioration

Personnes handicapées

En gras : également cité par l'administration centrale

Dif

ficu

ltés

per

çues

– z

on

es d

e te

nsi

on

Criticité en termes de responsabilité de l'Etat et / ou d'engagement financier de l'Etat (titre 6)

Financement CHRS

SIAO

DAHO/DALO

Gestion du plan hivernal

Suivi PDAHI

CADA et CPH3

Hébergement (hors CHRS) Subventions ACSé(Nord)1

Attribution AAH3

Commissiond’accessibilité (CDSA)

Suivi des séjours adaptés

Cartes stationnement

Tutelle des majeurs protégés

Commission de surendettement

Commissionaide sociale

Pupilles de l'Etat

Subventions CNDS

Accompagnement du mouvement sportif

Contrôle APS

Formation, certification Sports

Recensement des équipements sportifs

DéclarationACM

Agréments JEP

Interdiction d’exercer animateurs

Accès aux soinslutte toxicomanies

Autorisation libre établissement sports

Homologation enceinte sportive

Accompagnement des familles

Comité médicalComité de réforme2

Politiques locales jeunesse

Vie associative

++

--++

% moyen d’ETPT métiers

DDCS(PP)

2 à 4%

1 à 2%

0 à 1%

Domaine d’intervention

Hébergement logement

Populations vulnérables

Sports

JEPVA

Financement CHRS

Source : entretiens et ateliers, analyse équipe projet 1. Nombre de dossiers traités et enjeux territoriaux différents dans le Nord et en Bretagne

2. Mission en difficulté dans le Morbihan, faute de médecins 3. Accompagnements DGME en cours 4. ETPT alloués pour la politique de la ville

Source : entretiens et ateliers, analyse équipe projet 1. Nombre de dossiers traités et enjeux territoriaux différents dans le Nord et en Bretagne

2. Mission en difficulté dans le Morbihan, faute de médecins 3. Accompagnements DGME en cours 4. ETPT alloués pour la politique de la ville

--

Formations et certifications

Support

Prévention des expulsions

ACSé4

Processus à traiter en priorité

Subventions ACSé(Bretagne)1

Formations et certifications

6

1.2. Se saisir des réflexions en cours sur l’ATE

Deux objectifs sont poursuivis :

faciliter, à court terme, le bon fonctionnement de l’administration territoriale de l’Etat dans son format actuel ;

répondre aux enjeux d’adaptation et de qualité de l’action publique dans les territoires.

Propositions du groupe de travail interministériel, composé de représentants des administrations centrales et des services déconcentrés validées en CIMAP autour de trois axes prioritaires :

1. La clarification des missions et des moyens de l’administration territoriale

2. Le renforcement de l’accompagnement en matière de ressources humaines, en particulier pour faciliter les mobilités

3. La simplification du fonctionnement et l’allègement des contraintes sur les services

Suites données au groupe sur l’administration territoriale de l’Etat

7

Améliorer les conditions du dialogue de gestion pour 2014

Les premières mesures prendront effet dès cet été afin d’améliorer les conditions du dialogue de gestion pour 2014 :

– Les contraintes et orientations stratégiques sur les programmes à enjeux seront présentées aux préfets de région en septembre 2013.

– Les préfets de région recevront les calendriers de chaque dialogue de gestion ainsi que toute information adressée aux responsables des budgets opérationnels de programmes.

– Les documents annuels de priorité 2014 pour les directions départementales interministérielles seront adressés aux préfets de région en septembre/octobre 2013 afin que les priorités pour 2014 soient connues au moment des dialogues de gestion.

– Pour tous les programmes, quel que soit le ministère concerné, le niveau déconcentré sera informé des pré-cadrages de dotations prévisionnelles au plus tard fin octobre, les moyens (notamment les plafonds d'emplois) seront notifiés au plus tard fin décembre, pour une validation en CAR au plus tard mi-février.

– L’examen des BOP en pré-car et en CAR s’appuieront désormais sur des documents uniques.

– Les exercices de modélisation des effectifs seront généralisés afin d’objectiver les données du dialogue de gestion.


Pour mémoire

8

D’autres mesures, qui appellent des travaux complémentaires ,seront mises en œuvre sur le reste de l’année

Un fonds de modernisation des DDI est crée Des mesures sont à l’étude (missions d’inspection) dont les résultats

sont attendus pour l’été – travaux sur les mobilités – bilan des mutualisations – réingéniérie des processus métiers et supports…etc

Des mesures nécessitent un travail d’approfondissement – mise en œuvre du test « ATE » destiné à apprécier l’impact de tout nouveau projet

de mission confiée à un service déconcentré ; – harmonisation des terminologies, formats et calendriers de documents déterminant

les orientations stratégiques des services déconcentrés ; – mise en cohérence des documents fixant des priorités aux services lorsqu’il s’agit

de politiques communes à plusieurs ministères ; – rationalisation de la cartographie budgétaire dont les crédits immobiliers…


9

Mesures de clarification des missions et des moyens de l’administration territoriale

Mesure validée 1er semestre

2013

2nd semestre

2013

Commentaire

1) Décision n° 11 : « Les conséquences des textes législatifs et réglementaires intéressant les missions ou l’organisation des services déconcentrés, au niveau régional comme départemental, feront désormais l’objet d’une étude d’impact préalable. Sur le modèle du test « PME », un test « ATE » sera réalisé sur les instructions et circulaires à destination de ces services. »

Le test est en cours de définition avec les ministères.

2) Demander à chaque ministère ou direction d’administration centrale, de formuler chaque année des propositions de hiérarchisation, de simplification et d’abandon de tâches.

Cette mesure sera mise en œuvre dans le cadre de la validation des PMMS

3) Outiller le recours à l’interdépartementalité et à l’inter-régionalité

Une mission inter-inspections est engagée pour définir les outils juridiques/réglementaires pour faciliter le recours à l’interdépartementalité/inter-régionalité – Bilan fin juin 2013

4) Indiquer dans les circulaires les missions de pilotage et/ou de mise en œuvre attendues des directions régionales et/ou départementales

Cf. Mission REBIERE WEISS

Administration territoriale de l’Etat

Pour mémoire

10

Mesures sur le renforcement de l’accompagnement en matière de ressources humaines, en particulier pour faciliter les mobilités


2013

2nd semestre

2013

Commentaire

5) Faciliter les mobilités interministérielles en région et développer les mobilités inter-fonctions publiques en région, grâce à l'action des PFRH, en lien avec les services RH des administrations de l'Etat, les centres de gestion et les employeurs territoriaux.

Cf. Mission Affectation et Mobilités des fonctionnaires (EPP 24) dont le rapport sera connu mi-juillet au plus tard. Son périmètre porte sur les 3 versants de la fonction publique.

6) Améliorer la connaissance sur les offres d’emploi public dans les bassins d’emploi (notamment via la BRIEP)

Mise en œuvre en 2013 et 2014

7) Les demandes de mutation ou de changement d'affectation déposées par des agents en cas de suppression de service ou de poste, seront examinées en priorité, à compétence égale, dans un cadre interministériel.

Une disposition législative est inscrite dans le projet de loi relatif aux valeurs et à la rénovation de la fonction publique et est soumise à l’arbitrage au cabinet du Premier ministre. Le projet de loi devrait être présenté au Conseil des ministres du 10 juillet.

8) Les critères d’attribution de l’indemnité temporaire de mobilité (ITM) doivent être mieux ciblés et davantage précisés et intégrer la dimension liée à l’attractivité des territoires

Cf. Mission Affectation et Mobilités des fonctionnaires (EPP 24)

9) Définition d’un parcours de formation structurée dans un souci de professionnalisation des agents exerçant des fonctions support. Ces formations pourront être valorisées dans le cadre d'un parcours professionnel global.

Création d’un catalogue avec les ministères concernés et la DB et diffusion par circulaire DGAFP

10) Les agents s’inscrivant dans un parcours de mobilité interministérielle, de reconversion suite à fermeture de service ou suppression de poste, doivent bénéficier d’une garantie du maintien de leur rémunération perçue

antérieurement (salaire et indemnités)

Cf. Mission Affectation et Mobilités des fonctionnaires (EPP 24)

11) Favoriser les conditions de la mise en place d’un droit au retour, limité dans le temps, au profit des agents faisant l’objet d’une mobilité interministérielle dans la cadre d’une restructuration ou d’une reconversion.

Cf. Mission Affectation et Mobilités des fonctionnaires (EPP 24) Echanges avec les ministères et premières pistes d’action : été 2013


Pour mémoire

11

Mesures de simplification du fonctionnement et d’allègement des contraintes sur les services : les directives et instructions en provenance des administrations centrales


2013

2nd semestre

2013

Commentaire

12) Harmoniser les terminologies, formats et calendriers des documents qui déterminent les orientations stratégiques des services déconcentrés.

Réduire le volume des axes de priorités politiques

Travaux en cours

13) Organiser une mise en cohérence interministérielle avant la diffusion par les ministères des documents fixant les priorités annuelles des services déconcentrés, dès lors qu’il s’agit de politiques communes à plusieurs ministères, bien ciblées et qui le nécessitent.


Pour mémoire

12

Mesures de simplification du fonctionnement et d’allègement des contraintes sur les services : dialogue de gestion


2013

2nd semestre

2013

Commentaire

14) Mieux synchroniser les calendriers ministériels de dialogue de gestion en informant le niveau déconcentré des pré-cadrages des dotations prévisionnelles au plus tard fin octobre, en notifiant les moyens (notamment les plafonds d'emplois) prévisionnels au plus tard fin décembre, pour une validation en CAR au plus tard mi-février.

Ces mesures prendront effet dès l’été afin d’améliorer les conditions du dialogue de gestion

pour 2014

15) Pour les programmes à enjeux, les RPROG présenteront aux préfets de région les contraintes et orientations stratégiques en septembre n-1.

16) Rendre obligatoire l'envoi aux préfets, par les RPROG, en même temps qu'aux RBOP des calendriers de chaque dialogue de gestion, et des documents transmis au fur et à mesure pour l'exercice de dialogue de gestion.

17) Produire les documents annuels de priorités (instruction du Premier ministre du 18 novembre 2011) émanant de chaque ministère et adressés au préfet de région en septembre/octobre n-1 afin de permettre aux dialogues de gestion de l’année n de se dérouler avec la connaissance des priorités de cette même année.

18) L’examen des BOP en pré-CAR et en CAR s’appuiera désormais sur les éléments budgétaires (notamment la programmation) qui figurent dans les maquettes-types définies avec la direction du budget dans le cadre de l’application du décret GBCP. Des orientations seront données pour limiter les éléments supplémentaires demandés aux RBOP.

19) Généraliser les exercices de modélisation des effectifs métiers


Pour mémoire

13

Mesures de simplification du fonctionnement et d’allègement des contraintes sur les services dans le domaine budgétaire


2013

2nd semestre

2013

Commentaire

20) Harmoniser les seuils de contrôle budgétaire Nouveaux arrêtés de contrôle ministériels pour l’exercice 2014 et les suivants préparés par la DB.

21) Systématiser la circulation des informations au travers d’outils de partage des données pour éviter les enquêtes redondantes et faciliter la mise en commun ainsi que l’utilisation des informations budgétaires, RH, physico-financières etc. relatives aux services déconcentrés.

Ces mesures font l’objet de travaux d’approfondissement par le GT ATE.

22) Renforcer l’appropriation de CHORUS en veillant à ce que tous les services déconcentrés participent aux Clubs utilisateurs locaux, qui assurent la diffusion des bonnes pratiques, notamment en matière d’utilisation des restitutions.

23) Adopter des unités de décompte des emplois semblables, quel que soit le programme, pour un même service.

24) Limiter l’émiettement des crédits en diminuant le nombre d’UO voire de BOP régionaux.

25) Conduire une réflexion sur la rationalisation de la cartographie des crédits support en DDI et déterminer les crédits concernés

26) Conduire une réflexion sur la rationalisation de la cartographie des crédits immobiliers (programmes 309, 333 et 723).

27) Réduire le nombre d’indicateurs et favoriser les indicateurs interministériels pour les fonctions transverses


Pour mémoire

14

Mesures de simplification du fonctionnement et d’allègement des contraintes sur les services : les fonctions support


2013

2nd semestre

2013

Commentaire

28) Le référentiel des fonctions support réalisé pour les DDI en avril 2012 avec 8 fonctions et 23 sous fonctions s’appliquera aux DDI, DR et préfectures.

Cf. Mesure 31

29) Optimiser les processus métiers et support via une démarche participative

Cette approche fondée sur une analyse fine des processus opérationnels et sur la participation des agents, déjà utilisée en préfectures, en DIRECCTE et en DDI, permet d’améliorer la qualité et l’efficience du service. Les résultats obtenus tant sur les processus métier que support incitent à en poursuivre le déploiement.

Dans le cas des processus métiers, la démarche s'appliquera sur initiative des ministères concernés.

Le SGMAP a lancé des travaux avec les ministères pour identifier les processus métiers et support sur lesquels ils souhaitent mettre en oeuvre cette démarche d’optimisation. Les premières réunions portent sur les DDT(M).

30) Accompagner toute mutualisation d’une convention de gestion afin de définir les attentes mutuelles, la prise en compte des contraintes, les niveaux de services attendus et la gouvernance.

Cette dimension sera abordée dans le cadre de la mission inter-inspections sur les mutualisations (rapport fin juillet)

31) Généraliser l’utilisation d’un modèle interministériel partagé d’allocation des ressources dans les DDI afin d’objectiver le dimensionnement des fonctions support et les contributions des différents ministères. Un système de compensation de régularisation en n+1 sans mouvement réglementaire pourrait être mis en œuvre pour les ministères qui ne sont pas en mesure d’affecter des agents en fonctions support en DDI.

Cette mesure sera mise en œuvre pour faciliter le dialogue de gestion 2014 sur les fonctions support en DDI.


Pour mémoire

15

2.3. Le choc de simplification : des contributions multiples qui alimentent un programme d’ensemble

Consultation des entreprises

Consultation des préfets et services

déconcentrés

Programmes ministériels de

modernisation et de simplification (PMMS)

Mission Th. Mandon sur les simplifications pour

les entreprises

Consultation des agents

innover.modernisation.gouv.fr

Programme pluriannuel de simplification des

normes

- Logement- Construction- Urbanisme- Environnement- Vie des entreprises- …

Mission A. Lambert –J-C. Boulard sur les

simplifications pour les CT

Mesures prioritaires

•PLH logement•PLH Simplifications administratives•PLH Compétitivité •…

16

Simplifier à l’égard des entreprises Consultation des préfets et services déconcentrés

514 propositions ont été remontées par les préfets de région à ce jour

Près d’un quart concerne le ministère de l’Ecologie

65% des mesures se concentres sur 5 ministères

7%9%

9% 11%

13%

23%28%

Ecologie Logement Travail Agriculture

MEFI InterministérielAutres ministères

17

Été 2013

Réduire les collectes d’informations auprès des entreprises via la suppression de la redondance des informations demandées et la systématisation des échanges entre

organismes publics

Réduire les collectes d’informations auprès des entreprises via la suppression de la redondance des informations demandées et la systématisation des échanges entre

organismes publics

• Réduction de 30% de la redondance d’ici 2015 • Réduction de 50% de la redondance d’ici 2017• Réduction de 30% de la redondance d’ici 2015 • Réduction de 50% de la redondance d’ici 2017

« Aujourd’hui une entreprise est obligée d’envoyer 3.000 informations par an à l’administration. Demain il faut réduire 2 à 3 fois ce chiffre ».

Président de la République, le 28 mars 2013

« Aujourd’hui une entreprise est obligée d’envoyer 3.000 informations par an à l’administration. Demain il faut réduire 2 à 3 fois ce chiffre ».

Président de la République, le 28 mars 2013

• Recensement et test anti-redondance

• 15 démarches prioritaires

• Recensement et test anti-redondance

• 15 démarches prioritaires

• Annuaire de données V0 avec les administrations de référence

• Annuaire de données V0 avec les administrations de référence

• Adaptation des SI

• Déploiement par vagues

• Adaptation des SI

• Déploiement par vagues

Un objectif fixé par le Premier ministre et confirmé lors du CIMAP du 2 avril

Automne 2013 2014

Un programme de travail qui mobilise dès à présent tous les services

Une illustration : le programme « Dites-le nous une fois »

Pour mémoire

18

Simplifier les normes pour les entreprises : une mobilisation d’ensemble

Consolidation des propositions de simplification

Chantiers de simplification à instruire :• Domaines• Concertation• Calendrier• Moyens

Consultation des entreprises et des

organisations professionnelles

Mission parlementaire de

M. Mandon

Consultation des préfets

Consultation des agents publics

Mesures prioritaires

CIMAP 3 – Programme pluriannuel de simplification des normes

30 avril

Arbitrages

fin mai

4juillet

Conseil restreint Simplification

Séminaire des directeurs d’administration centrale

3 mai

Arbitrages pré-CIMAP

7 mai

14 mai

Pour mémoire

19

Une illustration : le « Test PME »

• une modalité de consultation directe des entreprises• un moyen d’enrichir les fiches d’impact

Guide pratique

de consultation

• Le guide pratique de consultation est disponible sur le portail de la qualité du droit (extraqual) et sur le portail de la modernisation de l’action publique.

• 1 test PME déjà réalisé avec la DGFIP (décret relatif aux obligations de facturation et au stockage des factures électroniques)

• 2 tests PME en cours avec la DGPR (décret relatif à la signalétique de tri) et à venir avec la DGCIS (décret d’application sur les indications géographiques contrôlées)

Choix des modalités

de consultation

Test PME

Fiche d’impact

Le test PME est un outil qui développe le dialogue entre l’Etat et les entreprises

Il est déjà à la disposition de tous les services

Pour mémoire

20

Simplifier à l’égard des particuliers

Pourquoi simplifier la vie des usagers ?

Aujourd’hui,

- 1 usager sur 3 estime que les démarches administratives sont compliquées à réaliser

- 39% des usagers ne sont pas satisfaits de leur relation avec l’administration.

21

Simplifier la relation de service en se mettant « dans les pas de l’usager » : L’exemple du parcours usager pour le RSA

22

Activité

Exemple d’éléments de diagnostic par profilL’empilement des démarches Le cas théorique d’un travailleur à bas revenus vivant seul

Complexité

Déc. Janv. Fév. Mars. Avril

2 sem.

6p

2p

2 D

1 mois

12 p

18 p

1p

CPAM : CMU-C.

CAF : dde RSA

CAF : DTR RSA

CAF : Chgt sit. : activité

1p

CAF : Chgt sit. : inactif

PE : Chgt sit. : activité

1p

PE : Chgt sit. : inactif

1p1p

2 sem.

6p

2p

1 D

Insc. PE : suivi RSA

2 sem.

1p

PE : ASM

1p

PE : ASM

1p

2 sem.2 sem.2 sem. 2 sem.2 sem.

Exemple d’une situation : une personne seule, à activités irrégulières percevant déjà les allocations logement. Elle demande le RSA, est suivie par Pôle emploi, et demande la CMU-C

1p1p

2 sem.

PE : ASM

1p

2 sem.

1p

2 sem.

PE : ASM

Activité

CAF : Chgt sit. : activité

1p

PE : Chgt sit. : activité

1p

2 sem.2 sem.

1p

2 sem.

PE : ASM

Légende :

Nombre de déplacements

Nombre de pages de PJ

Nombre de pages de formulaires

Temps de traitement d’un dossier

PE Pôle Emploi

ASM Actualisation de la situation mensuelle

DTR Déclaration trimestrielle de ressources

1 D2p1p

2 sem.

CAF : Chgt sit. : inactif

2 sem.

1p1p1p

2 sem.

CAF : AL : attestation loyer

6 mois 2 sem.

6p

2p

1 D

Insc. PE : suivi RSA

2 sem.

6p

2p

2 D

CAF : dde RSA

1 mois

12 p

18 p

CPAM : ACS.

Mois

23

+-

% d

e c

om

ple

xit

é r

es

se

nti

e

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%

% d

e c

om

ple

xit

é r

essen

tie

-

% d’usagers* +-

Je vais à l’hôpital

Je me fais remboursermes soins de santé

J’établis mes papiers d’identité

Je scolarise mon enfant

Je poursuis des études sup.

Je prépare ma

retraite

Je me loge

Je cherche un emploi

Je perds mon

autonomie Je construis

Impôts

Je conduis un véhicule

Je déménage

Je suis victime d’un délit

Je suis handica

pé

Je perds un proche

Je me marie, pacse J’attends

un enfant

Je suis ressortissant

hors EU

Je tombe dans la précarité financière Moyenne 2012 : 25%

Moyenne 2012 : 22% Moyenne 2010 : 21%

À périmètre constant

* Ayant eu des contacts avec les services publics au cours des deux dernières années

Nouveau en 2012

Complexité en hausse > 5 pts

Ressortissant EU

Simplifier pour les particuliers : faire baisser la complexité ressentie Pour mémoire

24

2.4. Les évaluations de politiques publiques : partager un diagnostic et définir des scénarios de transformation audacieux

Objectifs RésultatsProcessBesoins Impacts

Efficacité

Régularité

Evaluation de l’action publiqueremise en question

de l’action elle-mêmeAu-delà de l’iso norme et de l’ «iso objectif »

Périmètre d’évaluation à iso-objectif

25

26

BesoinsProblèmes

Objectifs globaux

Objectifs spécifiques

Objectifs opérationnels

Ressources(imputs)

Impacts

Résultats (outcomes)

Réalisations

Pertinence Utilité

Efficacité

Cohérence Efficience

La démarche évaluative Pour mémoire

27

Collectivités territoriales

Protection sociale

Etat et opérateurs

370 Md€

520 Md€

230 Md€ Dès 2013

49 évaluations

Impliquant tous les ministères, les collectivités, les organismes de protection sociale

Représentant plus de 20% de la dépense publique (250 Md€)

En 2013, 49 évaluations couvrant plus de 20 % de la dépense publique

1.120 Md€

Modernisation de l’action publique

28

Politiques publiquestoutes administrations

Les thèmes d’évaluation retenus à ce stade: une typologie

Services collectifs

Services individualisables

(ménages)

Recherche

Fonctions régaliennes

Action économique

Services généraux et supports

Protection de l’environnement, logement

Santé et protection sociale

Éducation et formation

5

3

5

12 4

31

49

11

18

7

Culture et loisirs

2

Modernisation de l’action publique

2929

0

1 000

2 000

3 000

4 000

5 000

6 000

7 000

Collectivités

locales

Agriculture Culture

médias

Écologie Économie Engagements

financiers

Buralistes Outre-Mer Villes

territoires

Recherche

enseignement

supérieur

Associations Travail

Emploi

Santé

Sécurité

Sociale

Taxes affectées

Dépenses fiscales et niches sociales

Dépenses budgétaires et dépenses sociales compensées

L’exemple des aides aux entreprisesDes acteurs multiples, certains concentrant des dispositifs de montants importants

Hors activités de prêts, garantie et fonds propres de la BPI et du PIA

Taux réduit TIPP (agriculteurs)

2 100 M€

Exonérations saisonniers

490 M€

Aides CNC

710 M€

Taux réduit TIPP (routiers)

330 M€

Réseaux consulaires

1 600 Mds€

Fiscalité des valeurs

mobilières

3 123 M€

Subventions

250 M€

Exonérations cotisations

1 140 M€

Dons associations

2 100 M€Extinction de la loi

TEPA

1 000 M€Epargne salariale

1 940 M€Pôles

compétitivité

350 M€

Sources : données DB retraitées

Décomposition du périmètre budgétaire et fiscal de l’évaluation MAP par mission du budget général (2013, en Md€)

Pour mémoire

3030

Local Départemental

Régional

NB : un même dispositif peut couvrir plusieurs domaines d’intervention

Principaux acteurs hors collectivités (partie grisée) :

Consulaires, pépinières, agences de dév. éco

Associations spécialisées, consulaires, pépinières

Consulaires, pôles/clusters

Pôles/clusters, consulaires, centres tech., incubateurs

Consulaires

Fonds d’investissement

Consulaires

Consulaires, pôles/clusters

Consulaires, pôles/clusters, agences de dév. éco

Consulaires

Analyse par dispositif des interventions des collectivitésRépartition des interventions par domaine d’intervention

Des domaines d’intervention partagés concentrant un grand nombre de dispositifs : création, reprise, développement général, immobilier

Une spécialisation des acteurs régionaux sur certains domaines mettant en œuvre un nombre limité de dispositifs : haut de bilan, innovation, international

Sources : Semaphore

Pour mémoire

31

2. Le pilotage du changement 2. Le pilotage du changement

Vos difficultés : Surmonter les résistances Faire face à la démotivation des équipes en l’absence de leviers Faire monter en compétences les collaborateurs affectés à de nouvelles

fonctions Piloter les projets transversaux Rassurer sur l’avenir du service public en l’absence de :

– Visibilité

– Pilotage stratégique

– Soutien de l’administration centrale

Ce que j’ajoute : Savoir travailler en mode projet Savoir animer des focus groupe

Mes commentaires

32

Exemple : retour statistique sur la campagne nationale ISAP

Plus de 3 000 contributions réparties en :

– 988 suggestions

– 2 058 commentaires

4 000 inscriptions (350 agents des

collectivités locales ont cherché à s’inscrire)

Plus de 15 000 visites

2.1. Faire confiance aux capacités d’innovation des agents

33

Retour statistique sur la campagneContributions par thème

18%

61%

21%

15%

75%

10%

Rendre un meilleur service

Améliorer le fonctionnement

interne

Simplifier les réglementations

Des contributions concentrées sur le fonctionnement interne

34

Analyse qualitative Les propositions les plus populaires

Propositions Votes Commentaires

Rendre lisible et efficiente l'action de l'état envers le consommateur, citoyen à part entière 57 8

Permettre à l'usager de préparer en ligne sa demande de vote par procuration 34 12

Etendre les horaires d’ouverture des services au public 27 9

Simplifier les noms des administrations (DDI, DDCSSPP…) et assurer une communication sur ce sujet par les Préfets 30 4

Limiter la profusion de sigles dans l’administration 29 4

AMELIORER LE FONCTIONNEMENT

INTERNE

Evaluer ses chefs en mettant en place une notation par les agents de leur hiérarchie 264 91

Arrêter les changements de logos et de charte graphique à chaque changement ministériel 255 42

Généraliser le télétravail 227 76

Donner des formations aux chefs de service ou de bureau sur les problèmes psycho-sociaux 156 41

Faciliter la procédure de détachement lors d'une mobilité pour les agents 115 26

Développer le logiciel libre au sein des services publics 95 31

SIMPLIFIER LES REGLEMENTATIONS

Supprimer quelques médailles (distinctions honorifiques) 52 6

Assurer une validité permanente des actes d'état civil 46 9

Supprimer les commissions inutiles 36 0Créer un WIKI interne pour mutualiser fiches de procédure et modèles d'arrêtés 34 2

Supprimer les CAP 30 8

RENDRE UN MEILLEUR SERVICE

Pour mémoire

35

ACTIONS CLEEXIGENCE CLE QUESTIONS A SE POSER

2.2. Retour d’expérience sur les appuis aux transformations

REUSSIR

L’INTÉGRATION DE

LA DIMENSION

RH DANS LES

PROJETS DE

TRANSFORMATION Les évolutions stratégiques sont déclinées de manière concrète L’adéquation des missions prioritaires et des moyens au plan quantitatif et qualitatif est contrôlée Des perspectives lisibles sont données aux agents Les organisations sont agiles

Traduire au plan opérationnel les transformations et besoins de compétences associées Identifier dès la phase de cadrage les métiers / compétences sur lesquels il existe déjà des inadéquations résultant

des situations antérieures (en associant la DRH, les directions métiers et les chefs de service déconcentrés) Accompagner les AC dans les évolutions nécessaires (formation, outillage,…) Réaliser une documentation fine, allant au-delà d’une simple traduction budgétaire en ETP, des impacts RH du projet

(évolution voire création de fiches de postes, construction de nouveaux parcours,…) S’assurer de la capacité de la hiérarchie intermédiaire à accompagner les agents (formation action etc)

Les nouveaux métiers sont ils précisément documentés Les agents sont ils en capacité de les exercer les conséquences des projets de transformations sur la posture et le rôle de l’administration sont elle analysées (passage d’une

administration de gestion à une administration de projet, d’ingénierie ou de pilotage) ? La répartition des emplois est elle cohérente avec les priorités annoncées Les perspectives d’évolution à moyen terme sont lisibles pour les agents La communication sur le sens du projet est elle assurée à tous les niveaux de la hiérarchie

36


L’APPROPRIATION DU CHANGEMENT

Des objectifs partagés Une vision pluriannuelle Un climat de confiance Des résultats concrets pour les agents et pour les usagers Une anticipation des risques et difficultés du déploiement

Le diagnostic justifiant le projet est il partagé? Les attentes des différentes parties prenantes sont elles bien comprises ? Le test est il suffisant pour démontrer la pertinence du projet Le bilan de l’expérimentation est il partagé (quels sont les résultats concrets incontestables ?

comment améliorer l’approche méthodologique pour la déployer à l’échelle de toute l’administration? …)

Les évolutions nécessaires du niveau central sont elles identifiées L’équipe projet et les outils du déploiement sont ils adaptés aux besoins des services impactés

Identifier les leviers : conduire des entretiens approfondis avec un panel d’acteurs diversifié pour qualifier les difficultés, les causes, les conséquences Comprendre les résistances au changement : entretiens semi-directifs auprès des acteurs concernés, synthèse étayée de verbatims et restituée

collectivement Fournir un effort constant de pédagogie sur le sens de la transformation (informer dès le début, notamment les organisations syndicales, afin de dissiper

les ambigüités éventuelles) Associer les parties prenantes à la l’évaluation de la phase de test Etre vigilant sur « l’embarquement » des managers de proximité Statuer sur le principe de déploiement à l’aune de trois critères :Quels éléments sont réplicables et à quelles conditions (mobilisation de l’encadrement,

formation,… ?) Quels sont les acteurs relais les plus efficaces pour porter la transformation ? Contextualiser les formations


37


PENSER

L’ARTICULATION

ENTRE L’ÉCHELON

CENTRAL ET LES

SERVICES

DÉCONCENTRÉS

Le pilotage du réseau permet d’être lucide sur l’effectivité de la mise en œuvre des politiques

La dynamique de co construction est privilégiée L’articulation entre les échelons est efficiente

Mettre en place un mode d’animation du réseau dynamique et interactif qui permette la co construction des leviers de transformation Approfondir les échanges sur les retours d’expérience terrain Expliciter les raisons des prises de position centrales par rapport à des expériences innovantes et attentes du terrain Assurer le portage des leviers au plus haut niveau des organisations Mettre en place une équipe de projet pour assurer un suivi resserré et régulier de la mise en œuvre des leviers Organiser l’élaboration des leviers nationaux directement par les équipes en services déconcentrés (légitimation des leviers présentés en central) Valoriser régulièrement les succès et avancées obtenus par les services déconcentrés, qui sont généralement moteurs dans de telles démarches

Les services centraux ont-ils une vision actualisée sur la mise en œuvre des politiques dans leurs réseaux, sur leurs attentes et sur leurs difficultés ?

L’animation de réseau permet elle des échanges interactifs (et non plus seulement « top down ») ? Les services qui mettent en œuvre de nouveaux leviers de transformation sont ils appuyés et reconnus ? Ces expériences sont elles partagées avec l’ensemble du réseau ? Pour la mise en ouvre des projets de transformation, les risques de blocage réglementaire, RH, SI,

organisationnels sont ils identifiés et maitrisés ?


38

2.3. L’élaboration d’un plan d’action

Affinage du périmètre et des résultats attendus– Quelle est la vision du succès ?

Elaboration du contenu et identification des moyens à mobiliser : – Quelles sont les actions et sous-actions à engager / résultats attendus– Qui sont mes parties prenantes (responsable/contributeurs)– Quels sont les coûts de mise en œuvre (moyens humains, équipements éventuels, etc.)– Quelles sont les actions prioritaires

Construction du calendrier– Principales grandes phases – Au sein de chacune d’elles, phasage des chantiers qui la composent– Echéances par action

Définition de la gouvernance du plan d’action : rôles et responsabilités des différents acteurs et pilotage du déploiement

– Pour chacune des actions (voire sous-actions s’il y a lieu) identifier, les responsables et contributeurs

– Pour chacun des acteurs du projet, définir les responsabilités respectives en termes d’animation de chantier, de suivi, de remontée et d’agrégation des informations

– Définir la comitologie et les modèles d’outils permettant de suivre l’avancement des actions (niveau d’avancement, échéances initiales, suivi des re-planifications éventuelles,…)

– Prévoir une modalité de suivi des risques

1

2

3

4

39

RETOURS D’EXPERIENCE & ELEMENTS DE METHODE Elaboration d’un plan d’action

Bonnes pratiques:

– Associer les acteurs concernés à l’élaboration du plan d’action (sécurise la pertinence de la liste des actions, renforce la responsabilisation des acteurs au moment de la mise en œuvre)

– Renforcer la culture projet au sein de(s) organisation(s) concernée(s) : la réalisation du plan d’action peut impacter fortement le plan de charge des services

– S’appuyer sur un canevas type pour élaborer le plan d’action et prendre le temps de partager un glossaire commun

– Prévoir une communication régulière sur l’état d’avancement du plan d’action

Erreurs à éviter :– Elaborer le plan d’action en parallèle du plan stratégique (logique séquentielle à respecter)– Planifier les activités de manière trop détaillée (micro tâche) ou insuffisamment détaillée (macro action peu

opérationnelle)– Planifier d’en faire trop en un laps de temps trop restreint– Ne pas expliquer de manière suffisamment claire qui est responsable et bénéficie de l’autorité de s’assurer

que toutes les étapes sont réalisées – Ne pas réfléchir rigoureusement aux implications en matière de ressources (un plan d’action représente la

démarche préalable à l’exécution effective de la proposition de scénario et constitue de ce fait un outil d’aide à la décision)

Pour mémoire

40

Exemple de « fiche objectif » pour la structuration des actions à entreprendre au démarrage

Référence Intitulé de l’objectif

Responsable de l’animation et du suivi de la mise en œuvre

Nom du responsable

Finalités, acquis et résultats attendus

Finalités

Travaux déjà réalisés : Outils à disposition :

Résultats attendus (livrables)

-…

Détail des actions constitutives du plan d’action

-…

Calendrier prévisionnel / jalons clés

Démarrage prévisionnel du plan d’action :

Principaux jalons courts termes du projet :

Pour mémoire

41

Exemple de macro planning

Mars Avril Mai Juin Juil. Août Sept. Oct.

04.11.18.25.01.08.15.22.29.06.13.20.27.03.10.17.24.01.08.15.22.29.05.12.19.26.02.09.16.23.30.07.14.21.Activité

Cadrage méthodologique national

DIAGNOSTIC PARTAGE

COPIL

CIMAP

Vacances

SCENARIOS & EXPERIMENTATION

Cadrage des scénarios

Approfondissement des scénarios

Plan d'action

Cahier des charges des expérimentations

Coordination de l'associationdes parties prenantes et pilotage

21/03

Synthèse et qualification des enjeux au niveau national

Consultation des bénéficiaires : Pertinence et cohérencede l'accompagnement sur le territoire

Concertation avec les acteurs : Cohérence des dispositifs &efficacité et efficience de la gouvernance territorialisée

Calendrier de travail

Pour mémoire

42

3. L’anticipation et la gestion des tensions RH3. L’anticipation et la gestion des tensions RH

Vos difficultés :

Gérer les conflits et personnes difficiles Gérer des équipes en diminution d’effectifs constante et aux conditions de

travail durablement dégradées Gérer des personnels en difficulté psychologique Sensibiliser les équipes aux risques psycho sociaux Intégrer une démarche de responsabilités sociales de l’Employeur

Mes commentaires

43

3. L’anticipation et la gestion des tensions RH3. L’anticipation et la gestion des tensions RH

Gérer les conflits et personnes difficilesFormation adaptée / coaching

Gérer des équipes en diminution d’effectifs constante et aux conditions de travail durablement dégradées

Ce sont autant de leviers du changement

Gérer des personnels en difficulté psychologique Sensibiliser les équipes aux risques psycho sociaux Intégrer une démarche de responsabilités sociales de l’Employeur

Axe fort de la DGAFPAuto diagnostiquer les risques

44

3.1. Risque psycho sociaux : éléments d’auto diagnostic

1) Le plan ministériel est-il décliné?

2) La communication autour de ce plan a-t-elle été assurée au niveau hiérarchique supérieur ?

3) La mise en œuvre des dispositifs est-elle suivie, contrôlée ?

4) Les cadres ont-ils détectés des personnes fragiles ?

5) La mobilisation des acteurs du soutien a-t-elle été réactive

Axes d’amélioration habituels : renforcement de la coordination des acteurs ; meilleure communication interne facilitant l’information sur les réseaux de soutien ; construction d’un plan de formation intégrant ouvertement la prévention du risque de

suicide et favorisant des formations initiales ou continues communes entre policiers et gendarmes ;

développement du « débrieffing » d’équipe Développement des échanges entre professionnels de soutien du ministère et, hors du

ministère, En cas de taux de suicide très élevé : engagement de recherches universitaires

45

4. Le positionnement et la motivation du cadre4. Le positionnement et la motivation du cadre

Vos difficultés :

Manque d’accompagnement du cadre / souffrance au travail du cadre Concentration extrême des responsabilités / problématique de la délégation Relations avec la hiérarchie Difficulté à porter des décisions avec lesquelles on est en désaccord Donner du sens à son action

Mes commentaires

46

4. Le positionnement et la motivation du cadre4. Le positionnement et la motivation du cadre

Manque d’accompagnement du cadre / souffrance au travail du cadreCoaching et espace de parole

Difficulté à porter des décisions avec lesquelles on est en désaccord?? !!

Concentration extrême des responsabilités / problématique de la délégation Relations avec la hiérarchie

Quelle pratique managériale promouvoir ? Comment anticiper les difficultés ?

Donner du sens à son actionDu management au leadership

47

4.1. Quelle pratique managériale promouvoir

Management participatif ? Management directif ? Management par objectif ? Management affectif ? Autre ?

48

4.1. Confiance et exemplarité

Le cadre

J’attends quoi de mes collaborateurs

Mon chef attend quoi de moi

Mes collègues attendent quoi de moi

J’attends quoi de mes collègues

Mes partenaires attendent quoi de moi

J’attends quoi de mes partenaires

J’attends quoi de mon chef

mes collaborateurs attendent quoi de moi

49

Loyauté Engagement Rigueur Autonomie / prise d’Initiative

Equité Disponibilité Écoute Courage

Franchise Esprit d’équipe Compréhension Imagination

EthiqueQue devons nous à la société

4.1. Confiance et exemplarité

ETAPE 1 ! quelles sont les exigences clés et comment vérifier qu’elles sont satisfaites

Exigences clé

pour atteindre le but, quelles sont les exigences clé

Risque

quel sont les principaux risques de non satisfaction de cette exigence inhérent au processus

Vérification clé

qu’est ce qui permettrait d’estimer que le risque est maitrisé

modalités concrètes de vérification

impact du risque

/ exigence clé

1 = Faible

2 =modéré

3 = Élevé

4 =Très élevé

IMPACT

1à 4

PROBABILITE

1à 4

GRAVITE

1 à 16

RISQUE

4.2. Le management par les risques

51

4.3. Des convictions à faire partager…

L’impératif du changement : « avons-nous le choix? »

L’exigence de sens, qui appelle une compréhension des attentes et une participation des agents

La faisabilité du « mieux avec moins » et de l’amélioration continue avec des « projets» à cycle court et forte visibilité

Pas de transformation des organisations sans cadres et leaders et sans transformation du management

Une nécessaire stratégie de développement de l’encadrement / du leadership public

52

4.3 …du management au leader ship

Donne le Sens

Donne le Sens

Exerce l’AutoritéExerce

l’AutoritéPilote la

PerformancePilote la

Performance

Développe lesTalents

Développe lesTalents

Crée des liens

Crée des liens

CommuniqueCommunique Libère lesEnergiesLibère lesEnergies

Le cadrepublic

en contexte de changement

Cohorte dirigeant public

… en cascade depuis le haut de la hiérarchie administrative

53 Enquête Prix du manager public – mars 2012

SONDAGE : quelle pratique du leader ship autour de vous

54 Enquête Prix du manager public – mars 2012

La pratique optimale

55

Amélioration de la qualité du service

rendu à l’usager, et du service public

Amélioration des conditions d’exercice du

métier des agents de l’Etat

Pris en compte de la contrainte sur les moyens

identifier les besoins et les attentes du citoyen et du service public

identifier et supprimer les tâches inutiles ou redondantes, en simplifiant le flux et en limitant la variabilité

Simplifier le reporting, en fluidifiant la remontée des problèmes et en accélérant leur traitement

Impliquer l’ensemble du personnel dans la démarche par des ateliers ciblés où les idées d’améliorations sont testées et mises en œuvre pendant l’atelier ou les jours suivants

Dimension supplémentaire prise en compte : amélioration de la maîtrise des processus (enjeux contrôle interne)

Ce que la démarche d’optimisation permet

Acquérir des savoirs techniques essentiels (même chorus !) Travailler en mode « hélicoptère » Questionner les processus avec les agents

Conclusion : autres défis à relever ?Conclusion : autres défis à relever ?

56

Annexes

57

La modernisation de l’État en France depuis 25 ans

• 1989 le renouveau du service public• 1995 Comité interministériel pour la réforme de l’État (CIRE)

Commissariat à la réforme de l’État (CRE)• 1998 Délégation interministérielle à la réforme de l’État (DIRE)

les « programmes pluriannuels de modernisation »• 2003 Délégation à la modernisation de la gestion publique et des structures de l’État

(DMGPSE)Délégation aux usagers et aux simplifications administratives (DUSA)Agence pour le développement de l’administration électronique (ADAE)

les « stratégies ministérielles de réforme »• 2003 Direction de la réforme budgétaire (DRB)

la réforme budgétaire et comptable (LOLF du 1er août 2001)• 2005 Direction Générale de la Modernisation de l’État (DGME)

les « audits de modernisation »• 2007 Le Ministère du Budget regroupe la DB, la DGME et la DGAFP, toutes trois chargées de

la modernisation de l’Etat

la « Révision Générale des Politiques Publiques » RGPP

• 2011 Direction interministérielle des systèmes d’information et de communication (DISIC)• 2011 Etalab• 2012 Secrétariat général pour la modernisation de l’action publique (SGMAP)

la « Modernisation de l’Action Publique » MAP- évaluations, PMMS, opendata …

58

Les objectifs de la MAP : cohésion sociale et compétitivité, le modèle français de service public

La MAP, une ambition de réforme destinée à assurer compétitivité et cohésion sociale :

– Renforcer la cohérence sociale et territoriale des services publics, dans le respect de notre modèle social

– Assurer le redressement de l’économie et des finances publiques de notre pays, en réalisant les efforts nécessaires à sa compétitivité

… Sur un périmètre plus large que le seul Etat : – Les politiques publiques sont « co-produites » entre l’Etat et les autres acteurs publics

(collectivités territoriales, organismes de protection sociale, établissements publics et agences)

– La qualité des services publics dépend de la qualité des interactions, autant et plus que de la bonne gestion de chaque acteur

– Enfin, le respect de la trajectoire de redressement budgétaire impose une approche « toutes finances publiques ».

… En partant des attentes des usagers : – Refonder les services publics en partant des besoins des usagers et des citoyens,

… Et en impliquant les agents dans le processus de transformation : – Mobiliser l’adhésion et les capacités d’innovation des agents au service du changement

59

L’association du ParlementL’association du Parlement

Un portage politique par les

ministres en charge des politiques publiques

Un portage politique par les

ministres en charge des politiques publiques

L’association des agents et

des représentants

syndicaux

L’association des agents et

des représentants

syndicaux

Une approche globale des politiques

Etat, protection sociale,

collectivités

Une approche globale des politiques

Etat, protection sociale,

collectivités

Une approche partagée des diagnostics et des réformes à conduire avec tous les parties

prenantes

Une approche partagée des diagnostics et des réformes à conduire avec tous les parties

prenantes

Art. 92 LFI 2012

Parlementaires en mission

Collectivités territoriales dans 18 COPIL sur 27 évaluations

Mobilisation des instances existantes de dialogue (Conseil national de l’Eau, Haut conseil à la famille

innover.modernisation.gouv.fr

Agenda social

Les principes de la MAP : Faire avec les acteurs

60

EvaluationsSimplificationsPlusieurs chantiers transversaux,

La transition numériqueL’administration territoriale de l’Etat La relation entre l’Etat et ses opérateurs La fonction financière de l’Etat La politique immobilière La politique d’achatL’expertise des grands investissements

Chacun de ces chantiers est planifié et pilotéSon avancement est rythmé par les CIMAP

La MAP en action : les chantiers de modernisationAjuster les organisations et les processus aux missions et aux ressources

Evaluer

Moderniser

Simplifi

er

Missions de service public

Ressources

Attentes des usagers

Documents

1 Le cadre et la modernisation de laction publique : son rôle, ses défis Ecole de la GRH - Nantes 30 mai 2013