1

L’ÉCBO de base

Formation sur

222

Objectifs

À la fin de ce cours de formation sur l’ÉCBO, les participants seront capables :

• De distinguer les différents types d’ÉCBO et de comprendre quel type leur prestataire de services de santé (PSS) utilisera;

• De remplir avec exactitude les principales composantes de l’ÉCBO;

• D’expliquer l’importance de terminer ce cours de base et les avantages à en retirer.

333

Programme de formation sur l’ÉCBO• Mot de bienvenue et présentations

– Objectifs;– Programme;– Activité brise-glace;– Présentation de la documentation.

• Présentation de l’ÉCBO.• Types d’ÉCBO.• Utilisation par le Centre fonctionnel de santé mentale• Avantages de l’ÉCBO de base.• Composantes de l’ÉCBO de base.• Réponse aux questions• Évaluation du cours

4

Activité brise-glace

5

Examen de la documentation

6

Présentation del’ÉCBO

77

Vision de l’ÉCBO

Chaque porte est la bonne porte - Vers une stratégie décennale de santé mentale et de lutte contre les dépendances, Juillet 2009

Cheminement aisé entre les différents services communautaires de santé mentale

Cheminement aisé entre les différents services non communautaires

de santé mentale

Identification des besoins par l’intermédiaire de l’ÉCBO en route vers la réalisation de ses espoirs, aspirations et objectifs

ClientClient Intervenant Intervenant principalprincipal

Les services sont axés sur le client

EntréeEntrée

Services CSM

ÉCBOÉCBO

88

Qu’est-ce que l’ÉCBO?L’Évaluation commune des besoins en Ontario (ÉCBO) est un outil de prise de décisions normalisé, axé sur les réponses des consommateurs, qui permet de réunir électroniquement des données cruciales d’une manière sécurisée et efficiente.

• Elle facilite une prise de décision individualisée et dirigée par le consommateur.

• Elle définit les besoins du consommateur et aide à les jumeler à des services disponibles tout en signalant les services manquants.

• Elle fournit un ensemble de données qui éclairent la planification et la prise de décisions aux niveaux de l’établissement, de la région et de la province et qui correspondent au mode de rétablissement du client.

• Elle facilite mieux encore la communication entre les PSS en produisant des normes de données communes.

8

99

Phase 1 – Initiation (avec représentation des intervenants)

• Analyse d’un grand nombre d’outils d’évaluation;

• Sélection d’un outil de base – Évaluation de besoins de Camberwell;

• Consultations menées dans toute la province pour présenter cet outil;

• Création de groupes de travail.

Phase 2 – Projet pilote

• Projet pilote de l’ÉCBO automatisée dans 16 prestataires de services communautaires de santé mentale;

• Collecte des premières leçons apprises;

• Mise en œuvre pilote au RLISS du NE.

Phase 3 – Mise en œuvre

• Déploiement dans toute la province;

• Intégration dans le milieu changeant des services communautaires de santé;

• Production de rapports puissante pour faciliter l’amélioration des services axés sur la clientèle et la planification des systèmes.

2006

2008

Aperçu du Projet et de son évolution

2010

2009

2011

2012

9

10

Types d’ÉCBO

11

ÉCBO 2.0Voici les (3) « types » d’ÉCBO• L’ÉCBO de base se compose du

Résumé des renseignements du client et de l’utilisation par le Centre fonctionnel de santé mentale.

• L’ÉCBO de base + auto-évaluation se compose des composantes du Résumé des renseignements du client, de l’auto-évaluation par le client et de l’utilisation par le Centre fonctionnel de santé mentale.

• L’ÉCBO complète se compose du Résumé des renseignements du client, de l’auto-évaluation par le client, de l’utilisation par le Centre fonctionnel de santé mentale et de l’évaluation du personnel.

OCAN-BR-1OCAN-BR-1

OCAN-BR-1.1OCAN-BR-1.1

OCAN-BR-1.2OCAN-BR-1.2

Auto-évaluation par

le client

Évaluation du

personnel

Résumé des renseignements du client

Utilisation par le Centre fonctionnel

de santé mentale

Auto-évaluation par

le client

Évaluation du

personnel

Résumé des renseignements du client

Utilisation par le Centre fonctionnel

de santé mentale

Auto-évaluation par

le client

Évaluation du

personnel

Résumé des renseignements du client

Utilisation par le Centre fonctionnel

de santé mentale

12

Connaissez-vous

votre type d’ÉCBO

13

ÉCBO complète ÉCBO de base

• Équipes de traitement communautaire dynamique

• Gestion des cas

• Pavillon

• Intervention précoce

• Réadaptation sociale et loisirs sociaux

• Soutien à domicile

• Lits temporaires en cas de crise

• Initiatives des pairs et d’entraide

• Intervention en situation de crise

• Initiatives familiales

• Services liés aux mauvais traitements

• Clinique de santé mentale communautaire

• Troubles de l’alimentation

• Soins de jour et de nuit

• Counseling et traitement

• Déjudiciarisation et soutien aux tribunaux

• Diagnostic double

• Psychogériatrie

• Médecine légale

• Emploi vocationnel

• Troubles concomitants

Usage que le Centre fonctionnel fera de l’ÉCBO

Le Groupe de travail provincial des consommateurs recommande l’utilisation de l’ÉCBO de base + Auto-évaluation dans les initiatives pour les consommateurs et les ex-

consommateurs. Ceci est une recommandation par les pairs.

!

OCAN BR-4OCAN BR-4

141414

Avantages de l’ÉCBO de base

En recueillant régulièrement l’information avec l’ÉCBO de base, on crée des données plus complètes qui permettent :

• De mieux comprendre le consommateur et sa situation;

• À tous les PSS de comprendre uniformément l’information sur le consommateur et de décrire les récipiendaires des services et leurs progrès;

• De reconnaître la participation de tous les centres fonctionnels du PSS qui fournissent des services au consommateur;

• De comprendre l’évolution de la situation des clients avec le temps en effectuant une réévaluation tous les six mois.

15

Composantes de base

16

Composantes de l’ÉCBO de base

Renseignements concernant le client Utilisation par le Centre fonctionnel de santé

mentale Contacts Aptitude du client Culture et citoyenneté Statut juridique actuel Logement Situation d’emploi Niveau de scolarité Antécédents psychiatriques Revenu Problèmes identifiés à la présentation

COMP-BR-1, 2COMP-BR-1, 2

17

Composantes de l’ÉCBO de base

• Pour chaque ÉCBO, il n’y a qu’un seul intervenant principal de l'ÉCBO.

• L’intervenant principal de l'ÉCBO peut être une personne nommée par le PSS, ou la personne qui a le plus de contact avec le consommateur, ou encore une personne choisie par le consommateur ou par l’employé qui a produit l’ÉCBO la plus complète.

• Pour les consommateurs qui reçoivent les services de plus d’en centre fonctionnel du PSS, seul l’intervenant principal de l'ÉCBO remplit l’ÉCBO de base.

• Les autres centres fonctionnels fournissent l’information à l’intervenant principal de l'ÉCBO pour l’aider à remplir l’ÉCBO de base.

• On appelle ces autres centres fonctionnels les « fournisseurs contributeurs ».

DATE-BR-1,2DATE-BR-1,2

OL-BR-1, 4, 5, 6OL-BR-1, 4, 5, 6

18

Raison de remplir une ÉCBO

19

ÉCBO initiale

• Seul l’intervenant principal de l'ÉCBO remplit une « évaluation initiale ».

• Il le fait quand :– On inscrit le client pour la première fois dans le

système de services communautaires de santé mentale.

– On réinscrit le consommateur dans le système de services communautaires de santé mentale après un congé de plus de 3 mois.

– Le consommateur reçoit déjà les services de votre PSS depuis moins de 3 mois.

• L’ÉCBO initiale déclenche le cycle de réévaluation de 6 mois.

19

IA-BR-1IA-BR-1

OCAN-BR-5OCAN-BR-5

REAX-BR-6REAX-BR-6

20

Réévaluation• L’intervenant principal de l'ÉCBO remplit une « ÉCBO de

réévaluation » tous les 6 mois – On appelle cela le « cycle de réévaluation ».

• On effectue aussi cette réévaluation quand :– Le consommateur revient dans le système de services

communautaires de santé mentale moins de 3 mois après son congé.

– Le consommateur reçoit les services de votre PSS depuis plus de 3 mois et n’a jamais rempli une ÉCBO.

– Le consommateur reçoit des services communautaires de santé mentale ailleurs, et vous commencez une ÉCBO pour ce client.

20

REAX-BR-1-6REAX-BR-1-6

HB-BR-1, 2HB-BR-1, 2

OT-BR-3, 4, 5OT-BR-3, 4, 5

21

ÉCBO précédant un congé du PSS

21

• Les PSS devraient discuter avec les consommateurs juste avant leur congé pour mettre à jour la documentation sur leurs besoins.

• L’intervenant principal de l'ÉCBO effectue une ÉCBO précédant le congé des consommateurs qui quittent TOUS les centres fonctionnels du PSS.

• En remplissant une ÉCBO précédant un congé, il faut inscrire la disposition de départ et la date de fin de l’ÉCBO dans l’Utilisation par le Centre fonctionnel de santé mentale.

DX-BR-1, 2, 5DX-BR-1, 2, 5

DX-BR-3, 4DX-BR-3, 4

HB-BR-1, 2HB-BR-1, 2

DX-BR-6DX-BR-6

OT-BR-7OT-BR-7

22

Changement de statut significatif

• Cette ÉCBO est optionnelle. Le PSS choisira s’il convient d’effectuer une évaluation pour changement de statut significatif du consommateur.

• Une ÉCBO pour changement de statut significatif ne modifie en rien le cycle de réévaluation.

• On n’inscrit pas le changement de statut significatif dans les rapports du système global.

• L’intervenant principal de l'ÉCBO effectue cette évaluation.

• On peut remplir une ÉCBO pour mettre l’information à jour afin de faciliter un renvoi.

22

23

Autres raisons

• Cette ÉCBO est optionnelle. Le PSS décidera des « autres raisons » d’administrer une ÉCBO.

• Une « autre raison » d’effectuer une ÉCBO serait, par exemple, de le faire à la demande du client.

• Le personnel doit inscrire toutes les « autres raisons » d’effectuer une ÉCBO.

23

24

Réviser, ou transcrire?

Réviser

• Vous recevez la copie papier de l’ÉCBO d’un client.

– Vous saisissez l’information de l’ÉCBO, mais vous la mettez à jour d’après la situation actuelle du client.

– Le cycle de réévaluation demeure le même.

Transcrire (Re-entrée)• Vous recevez la copie papier

de l’ÉCBO d’un client.

– Vous saisissez l’information de l’ÉCBO exactement comme vous la trouvez.

– Vous la transcrivez pour avoir une copie électronique de cette évaluation dans votre système local.

– Le cycle de réévaluation demeure le même.

25

Révision

• La révision d’une ÉCBO ne modifie pas le cycle de réévaluation. On peut le faire lorsqu’un centre fonctionnel reçoit une ÉCBO d’un autre centre fonctionnel du même PSS afin de mettre à jour certaines catégories pour indiquer la situation actuelle d’un consommateur que l’on inscrit au système.

• Attention : Lorsqu’on saisit une ÉCBO révisée dans le système, il faut indiquer les dates de début et de fin auxquelles on saisit l’ÉCBO « révisée » dans le système, et non celles de l’évaluation reçue.

25

CFC-BR-1CFC-BR-1

26

Transcription (Re-entrée)• C’est le centre fonctionnel qui transcrit les ÉCBO déjà

remplies; cela ne modifie pas le cycle de réévaluation. • Cette transcription (re-entrée) a lieu lorsqu’un centre

fonctionnel reçoit une ÉCBO d’un autre centre fonctionnel et qu’il la verse dans son propre système sans la mettre à jour.

• Attention : Les dates originales de début et de fin de l’ÉCBO ne changent pas.

26

CFC-BR-1CFC-BR-1

27

Résumé : Raisons d’effectuer une ÉCBO

• Remplie par l’ intervenant principal de l'ÉCBO et données versées dans la logithèque centrale

– ÉCBO initiale– Réévaluation– ÉCBO précédant un

congé– Changement de statut

significatif– Autre

• Remplie par un fournisseur contributeur et données non versées dans la logithèque centrale

– Révision– Transcription (re-entrée)

28

QUIZ

1. Steve a reçu son congé de votre programme il y a cinq mois. Vous êtes à peu près sûr qu’aucun autre PSS n’a rempli d’ÉCBO pendant cette période.

Vous vous préparez à remplir une ÉCBO. Quelle raison devriez-vous y inscrire?

2. Vous suivez Marie en gestion de cas depuis un an. On installe maintenant l’ÉCBO dans votre PSS.

Quelle raison devriez-vous choisir en remplissant son ÉCBO?

29

QUIZ

3. Un autre service de votre PSS envoie Georges dans votre centre fonctionnel. Son intervenant principal de l’ÉCBO lui a remis copie de sa toute dernière ÉCBO. Georges l’apporte à sa première consultation. Selon les politiques de votre PSS, il vous faut une version électronique de l’ÉCBO dans votre système. Votre service utilise un logiciel différent. Si vous ne saisissez pas cette ÉCBO, vous ne pourrez pas la visionner dans votre système.

Quelle raison devriez-vous inscrire?

30

Cycle de réévaluation

3131

Date de débutÉvaluation1

1er mai 2010

Max. de 30 jours Max. de 30 jours

6 M O I S

Déclenchement du cycle de réévaluation

Dès que la date de début est fixée, la date de fin est fixée à 30 jours plus tard. La prochaine évaluation aura lieu 6 mois après la date de début de l’évaluation précédente.

Date de finÉvaluation130 mai 2010

Date de débutÉvaluation2

1er nov. 2010

Date de finÉvaluation 230 nov. 2010

DATE-BR-1DATE-BR-1

REAX-BR-2REAX-BR-2

OCAN-BR-3OCAN-BR-3

UP-BR-1UP-BR-1

Déclenchement

3232

Date de débutÉvaluation1

1er mai 2009

Maintien du cycle de réévaluation

Même si l’on effectue des ÉCBO pour d’autres raisons ou pour changement de statut significatif entre les réévaluations régulières, le cycle de réévaluation demeure le même.

Date de débutRéévaluation1 après 6 mois

1er nov. 2009

Date de débutRéévaluation 2Après 12 mois1er mai 2010

Date de débutRéévaluation3Après 18 mois1er nov. 2010

« Autre » « Changement de statut significatif »

DATE-BR-1DATE-BR-1

REAX-BR-2REAX-BR-2

OCAN-BR-3OCAN-BR-3

UP-BR-1UP-BR-1

Maintien

3333

Réinitialisation du cycle de réévaluation

Le cycle de réévaluation se déclenche à la fin de l’ÉCBO la plus complète. Il se réinitialise lorsque le consommateur reçoit un nouveau service dans un 2e centre fonctionnel qui doit effectuer une ÉCBO complète – le cycle de réévaluation ne change pas, même si le consommateur quitte le service que lui fournit ce 2e centre fonctionnel – l’évaluateur de l’ÉCBO de base ou de l’ÉCBO + auto-évaluation maintient le nouveau cycle de réévaluation.

Date de débutRéévaluation1 après 6 mois

1er nov. 2009

Date de débutAutre évaluation1

15 nov. 2009Renvoi à un 2e centre

fonctionnel qui doit remplir une ÉCBO complète

Réinitialisation du cycle de réévaluation

Date de débutRéévaluation 1

15 mai 2010On maintient le cycle de réévaluation de 6 mois déclenché par le 2e CF

jusqu’à la fin du service*

Date de débutRéévaluation 215 nov. 2010

On maintient le cycle de réévaluation de 6 mois déclenché par le 2e CF jusqu’à la fin du service

*

6 M O I S 6 M O I S6 M O I SINTERVALLE DE 15 JOURS

Date de débutÉvaluation1

ÉCBO de base ou ÉCBO + auto-

évaluation1er mai 2009

OT-BR-1, 2OT-BR-1, 2

Réinitialisation

34

Changement du type d’ÉCBO

34

Date de débutÉvaluation 11er mai 2009

ÉCBO complète

Date de débutRéévaluation 1 après 6 mois1er nov. 2009

ÉCBO complète

Date de débutRéévaluation 2après 12 mois 1er mai 2010

ÉCBO complète

Date de débutRéévaluation 3après 18 mois 1er nov. 2010

ÉCBO de base

Le consommateur quitte le service du

CF de l’ÉCBO complète. Le CF de

l’ÉCBO de base continue à lui fournir un service et remplit une ÉCBO de base

à partir de cette date. Le cycle de

réévaluation reste le même.

Le cycle de réévaluation se maintient, même si le consommateur ne continue pas le service avec l’ÉCBO complète ou avec l’ÉCBO de base + auto-évaluation. Si le consommateur ne reçoit plus le service d’une ÉCBO complète ou d’une ÉCBO de base + auto-évaluation et ne garde que le service d’un centre fonctionnel qui remplit une ÉCBO de base, son cycle de réévaluation reste le même.

Cycle de réévaluation d’ÉCBO complète à ÉCBO de base

Le consommateur reçoit aussi un

service du CF de l’ÉCBO de base.

Ce CF est un fournisseur

contributeur de l’ÉCBO complète.

Le consommateur reçoit aussi un

service du CF de l’ÉCBO de base.

Ce CF est un fournisseur

contributeur de l’ÉCBO complète.

35

QUIZ

1. Vous commencez une ÉCBO pour Marie le 15 janvier 2010.

À quelle date commence sa réévaluation de 6 mois?

2. Vous effectuez une ÉCBO pour Cynthia le 15 juillet. Sa réévaluation de 6 mois est prévue pour janvier. Cynthia quitte votre PSS le 1er août. Elle décide de revenir à votre PSS à la fin novembre.

Quand effectuerez-vous sa prochaine ÉCBO? Quels autres renseignements nous faut-il pour décider de la raison à inscrire dans sa prochaine ÉCBO?

Pause-café

37

Composantes de l’ÉCBO de baseDATE-BR-4DATE-BR-4

38

Composantes de l’ÉCBO de baseSUB-BR-1SUB-BR-1

OL-BR-2, 3OL-BR-2, 3

MHFCU-BR-1, 2, 3MHFCU-BR-1, 2, 3

39

Composantes de l’ÉCBO de base

Mon aide-mémoire Mon organisme RLISS : Mon RLISSNom de mon organisme : Centre du soleilNuméro de mon organisme : 1234Nom de mon programme : Journées ensoleilléesNuméro de mon programme : 6789Nom de mon centre fonctionnel : Loisirs sociauxNo de mon centre fonctionnel : 725 10 76 81

CFC-BR-2CFC-BR-2

OT-BR-6OT-BR-6

EXIT-BR-1, 2EXIT-BR-1, 2

40

ACTIVITÉ – Utilisation par le Centre fonctionnel

• Lisez le Scénario 1 du Guide de référence

• Remplissez le formulaire Utilisation par le Centre fonctionnel dans le Guide de référence en y inscrivant les renseignements du Scénario 1.

• Examinez vos réponses en plénière.

41

Composantes de l’ÉCBO de base

42

Composantes de l’ÉCBO de baseOT-BR-1, 2OT-BR-1, 2

43

Composantes de l’ÉCBO de base

44

Composantes de l’ÉCBO de base

45

Composantes de l’ÉCBO de base

46

Composantes de l’ÉCBO de base

47

Composantes de l’ÉCBO de base

48

Composantes de l’ÉCBO de base

49

ACTIVITÉ – Définition de logement

Scénario 1Joe est nouveau dans votre PSS et il vous parle de différents aspects de sa vie. Joe vous dit aussi qu’il vit chez ses parents et qu’il ne paie pas de loyer.

Consultez le Guide de référence pour l’utilisateur afin de déterminer quel type d’hébergement inscrire pour Joe.

50

ACTIVITÉ – Définition de logement

Scénario 2Suzanne reçoit les services de votre PSS depuis plusieurs années. Vous remplissez maintenant une ÉCBO de base dans votre PSS. Suzanne vit à Bellevallée, une résidence pour personnes âgées privée que la municipalité subventionne.

Consultez le Guide de référence pour l’utilisateur afin de déterminer quel type d’hébergement inscrire pour Suzanne.

51

Composantes de l’ÉCBO de base

52

Composantes de l’ÉCBO de base

53

Composantes de l’ÉCBO de base

54

Quiz

Michel a déjà tenu un emploi, mais il en est incapable à l’heure actuelle, alors il reçoit des prestations d’invalidité du Régime de pensions du Canada (PPIRPC). Ses médicaments coûtent cher, alors il reçoit un supplément du Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées (POSPH).

Quelle est sa principale source de revenu?

Composantes de l’ÉCBO de base

55

Composantes de l’ÉCBO de base

56

ACTIVITÉ – Conclusion

• Lisez l’exemple d’ÉCBO de base présenté dans le Guide de l’utilisateur.

• Travaillant en petits groupes avec les renseignements de cette ÉCBO de base, créez un profil de la situation du client.

• Comparez vos résultats en plénière.

58

Soutien aux utilisateurs

Site Web : www.ccim.on.ca

Courriel : cmhcap@ccim.on.ca

Téléphone : 1-866-909-5600, Option 4

58

Évaluation du cours