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B. DOCUMENTS DE BASE DU B. DOCUMENTS DE BASE DU PROJET(suite)PROJET(suite)

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Documents de base du projet

La Lettre au Bénéficiaire (LAB)

Référence opérationnelle concernant les méthodes à employer et les procédures à suivre pour procéder aux retraits de fonds pour les achats de biens, travaux et services de consultants. Elle décrit aussi les dispositions relatives aux rapports financiers et aux audits.

Contient les principaux modèles de formulaires à utiliser par l’équipe du projet (UGP) et l’agence d’exécution pour les DRF et la tenue d’une comptabilité rigoureuse.

Outil technique à maitriser parfaitement par l’équipe de projet

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Documents de base du projet

La Lettre au Bénéficiaire (LAB) (2)

• Dépenses éligibles

• Demandes de retrait de fonds (DRF)

• Autorisation à signer les DRF

• Procédures de décaissement

• Compte spécial/désigné

• Etats certifiés des dépenses (ECD)

• Conditions de décaissement

• Affection des fonds du financement

• Obtention de l’avance pour les couts de démarrage

• Achèvement et clôture

. . .clarifie les thèmes techniques suivants:

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Documents de base du projet

La Lettre au Bénéficiaire (LAB) (3)

- Lettre type pour les signataires autorisés à signer les DRF

- Dépôt initial et réapprovisionnement du CS/compte désigné

- Procédures de décaissement

- Disposition et éligibilité sous ECD

- Annexe 2 et directives pour le retrait des fonds

- Fiche de contrôle (checklist) avant envoi des DRF au FIDA)

- Formulaires à transmettre au FIDA

- Registre des contrats

- Fiche de suivi des états financiers et rapports d’audit

La LAB contient plusieurs pièces jointes, dont :

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Documents de base du projet

La Lettre au Bénéficiaire (LaB)

• Le Bénéficiaire ouvre et tient un compte spécial (CS) (ou compte désigné) en FCFA dans une banque commerciale acceptable par le Fonds, pour recevoir les fonds du Don

• Dans la plupart des cas, le dépôt initial est la première DRF

• Dans le cas du PROHYPA, il s’agit de l’avance au démarrage (devant couvrir les 4 à 6 premiers mois d’activités)

• Le montant autorisé est prévu dans la section B de l’AF (USD 1 200 000). C’est un montant fixe.

• L’Agence d’Exécution du Projet (DHP/ME), au nom du Bénéficiaire, doit être entièrement autorisée à mouvementer le Compte.

Le dépôt initial est assujetti à des conditions (1). . .

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Documents de base du projet

La Lettre au Bénéficiaire

• Le compte est exclusivement utilisé pour le paiement des dépenses autorisées, pour les catégories I à VI de l’AF.

• Les fonds disponibles ne pourront pas être utilisés à d’autres fins (taxes, etc.) ou même comme garantie

• La modification du montant autorisé est assujetti à l’amendement de l’AF

• Les dépenses financées par le compte sont remboursées dans le compte après soumission des DRF.

• Pendant la durée habituelle du projet, 70 à 80% des DRF sont des demandes de réapprovisionnement du compte.

Le dépôt initial est assujetti à des conditions (2) . . .