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D. MISE EN OEUVRE DU PROJETD. MISE EN OEUVRE DU PROJET
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• Quels rôles & responsabilités du FIDA dans les achats des projets?
• Quelles tâches nécessaires à la supervision des achats?
• Comment est menée une supervision des achats?
Mise en œuvre du Projet: Passations des marchés
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• Des achats inefficients et inefficaces peuvent avoir de sérieuses répercussions:
Les résultats et impacts attendus du projet peuvent ne pas être obtenus;
Des retards dans la mise en œuvre du projet; Des coûts élevés de la mise en œuvre.
• Les achats constituent une activité sensible: pouvant entrainer la corruption et la fraude
La complexité de certains actes d’achat. Utilisation à la fois des règlements et directives
du pays et de ceux du FIDA.
Mise en œuvre : Passations des marchés
L’achat de biens, services et travaux constitue un élément crucial dans la mise en œuvre d’un projet. . .
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Différentes méthodes (de l’appel à concurrence international à l’entente directe (dans des cas limités et spécifiques)) sont utilisées pour les différentes catégories d’achats en fonction de la nature, du montant et d’autres critères - les principes directeurs étant l’économie, l’efficacité, l’équité et
l’efficience.
Mise en œuvre : Passation des marchés
Méthodes
ACI (AOIO/AOIR)
ACN (AON)
Consultation internationale (CFI)
Consultation nationale (CFN)
Entente directe
Méthodes de
passation des
marchés
5
Mise en œuvre : Passation des marchés
Méthodes courantes – 1
• Appel d’offres au niveau international (AOI): pour des besoins à coût élevé. (1)
Publication dans des journaux à grand tirage, au niveau des représentants locaux, des ambassades, du Forum de développement de l’ONU
Pré-qualification
Dépouillement en public
• Appel d’offres au niveau national (AON): pour des achats publics dans le pays du Bénéficiaire (2)
Publication dans les journaux locaux (Remarque: des fournisseurs étrangers peuvent soumettre des offres)
Même chose
Même chose
ACI (AOIO/AOI
R)
ACN (AON)
Consultation internationale
(CFI)
Consultation nationale (CFN)
Entente directe
Méthodes de
passation des
marchés
6
Mise en œuvre : Passation des marchés
Méthodes courantes – 1 ( suite)
• Appel d’offres au niveau international (AOI): pour des besoins à coût élevé. (1)
Evaluation des soumissions par la méthode de notation par des points(sur les plans technique + financier)
• Appel d’offres au niveau national (AON): pour des achats publics dans le pays du Bénéficiaire (2)
Même chose
ACI (AOIO/AOIR) ACN (AON)
Consultation internationale (CFI)
Consultation nationale (CFN)
Entente directe
Méthodes de
passation des
marchés
77
Mise en œuvre : Passation des marchés
Méthodes courantes – 2
• Passation des marchés au niveau international (3):
Dresser une liste restreinte de fournisseurs fiables dans au moins 2 pays membres du FIDA
Transmettre l’appel d’offres aux fournisseurs mentionnés sur la liste restreinte
• Passation des marchés au
niveau local (4):
Préparer les spécifications et la demande de prix
Dresser une liste restreinte d’au moins trois fournisseurs fiables
Transmettre la demande de prix (appel d’offres) aux fournisseurs mentionnés sur la liste restreinte
88
Mise en œuvre : Passation des marchés
Méthodes courantes – 2 (suite)
• Passation des marchés au niveau international (3):
Accepter les originaux des soumissions (pas de copies faxées)
Evaluation des soumissions en fonction des coûts les moins élevés des soumissionnaires conformes
Signer le contrat
• Passation des marchés au
niveau local (4):
Même chose
Même chose
Même chose
9
• Entente directe (5) (cas limités et spécifiques) Extension/addition à un contrat existant Normalisation des biens avec ceux du projets déjà existants
Remarque: La compétition n’est pas requise.
Mise en œuvre : Passation des marchés
Méthodes courantes
ACI (AOIO/AOIR)
ACN (AON)
Consultation internationale (CFI)
Consultation nationale (CFN)
Entente directe
Méthodes de
passation des
marchés
1010
Différence. . .BIENS, TRAVAUX ET SERVICES
TECHNIQUESSERVICES DE CONSULTANTS
En fonction du produit En fonction des savoirs
Compétition ouverte Compétition sélective
Dépouillement public Dépouillement non public des offres techniquesDépouillement public des propositions financières
Le prix constitue un facteur majeur La qualité est un facteur majeur
Spécification détaillée Termes de référence(Programme de travail général)
Procédure en une seule phase Procédure en deux phases
Rarement des négociations Habituellement des négociations
Mise en œuvre : Passation des marchés
Biens et travaux vs. services de consultants
1111
Mise en œuvre : Passations des marchés
Exemple de notations pour évaluer un consultant
CRITERES D’EVALUATION: POINTS DE NOTATION (indicatif)
Expérience spécifique des consultants/cabinets 5 – 10 ptsMéthodologie 20 – 50 ptsPersonnel clé (adéquation qualifications /tâches à accomplir) 30 – 60 ptsTransfert de savoirs 0 – 10 ptsParticipation des ressortissants du pays 0 – 10 ptsTOTAL 100 pts
– Division possible en sous-critères, mais mieux vaut se limiter à l’essentiel
– Importante de la méthodologie proposée– Pour la formation – forte notation pour le personnel majeur– Les points de la notation peuvent être ajustés en fonction des
circonstances spécifiques.
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• Les règles et procédures d’achat applicables dans un projet particulier proviennent de différentes sources:
Les lois et règlements du pays en matière d’achat Les directives d’achat du FIDA Le rapport d’évaluation du projet L’accord de financement
• Les règles, méthodes et procédures applicables sont précisées dans la LAB, ainsi que les conditions de revue des achats du FIDA.
Mise en œuvre : Passation des marchés
Cadre règlementaire
Se conformer. . .
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L’UGP et le Bénéficiaire exerce une responsabilité générale sur les achats
• Planification des acquisitions (en fonction des objectifs du projet & du PTBA);
• Préparation et publication des documents de l’appel d’offres et de l’invitation à soumissionner;
• Dépouillement et évaluation des offres;
Mise en œuvre : Passation des marchés
Rôle du Bénéficiaire/UGP en matière de passation des marchés
Planification
Soumission
Ouverture des plis et évaluation
Négociation et adjudication
Suivi
Livraison
Paiement
1414
L’UGP et le Bénéficiaire exerce une responsabilité générale sur les achats
• Négociation, octroi et signature du contrat;
• Suivi de l’exécution du contrat (technique et financier/administratif);
• Livraison des biens/travaux/services.
• Paiement.
Mise en œuvre : Passation des marchés
Rôle du Bénéficiaire/UGP en matière de passation des marchés ( suite)
Planification
Soumission
Ouverture des plis et évaluation
Négociation et adjudication
Suivi
Livraison
Paiement
1515
Responsabilité fiduciaire du FIDA:
• Utilisation rationnelle des fonds du financement: le FIDA doit s’assurer que les ressources du financement ne sont utilisées qu’à bon escient.
• Exigences d’économie et d’efficience dans la mise en œuvre du projet en général, et des achats en particulier: le FIDA doit s’assurer que l’octroi de contrat découle d’une compétition;
Mise en œuvre : Passation des marchés
Importance de la passation des marchés – directives du FIDA
1616
Responsabilité fiduciaire du FIDA:
• Le FIDA doit garantir l’équité, l’intégrité, la transparence et la bonne gouvernance dans le cadre des achats
• Le concept de « non objection »
Mise en œuvre : Passation des marchés
Importance de la passation des marchés – directives du FIDA
1717
Le CPM doit s’assurer de:
• La cohérence des actes d’achat avec les objectifs du projet, le PTBA, le plan d’achat et le moment choisi dans la période de mise en œuvre du projet.
• La disponibilité des ressources financières: le montant des achats ne doit pas dépasser celui des ressources financières allouées dans l’accord de financement et le budget annuel.
• La transparence et l’équité: les achats sont effectués conformément aux règles et procédures applicables.
• Des meilleurs prix proposés: les achats doivent découler d’une compétition.
Le personnel du FIDA doit observer la neutralité et l’impartialité.
La flexibilité doit être de rigueur – mais dans le respect des lois, règles et procédures.
Mise en œuvre : Passation des marchés
Rôle du FIDA
1818
• Un manuel de procédures administratives et financières complet (mise en œuvre/manuel des opérations)
• Un atelier de démarrage bien préparé comprenant des sessions techniques intégrant des discussions sur l’importance des soumissions de qualité, des causes fréquentes de retard, des questions de calendrier …
• Un plan de passation de marchés résumant les méthodes d’achat, les règles applicables et les exigences de revue à priori telles que prévues dans l’accord de financement.
Mise en œuvre : Passation des marchés
Outils majeurs pour des acquisitions réussies (1)
Outils pour une PM de succès Manuel d’opérations Atelier de démarrage
“bien preparé”PPM
Formation de l’UCP et des partenaires
nationales
Évaluation des capacités
nationales et du projet
Expertise au niveau national
et du projet
Expertise au niveau du FIDA
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• Evaluation des capacités en PM (niveau national & projet)
• Formation de l’UGP concernée et des partenaires au niveau national sur les aspects relatifs à la PM.
• Expertise en PM au niveau national/du projet (complétée par un renforcement continu des capacités).
• Expertise en achat au niveau du FIDA (spécialiste en PM assistant le/la CPM dans le cadre de la supervision).
Mise en œuvre : Passation des marchés
Outils majeurs pour des acquisitions réussies (2)
Outils pour une PM de succès Manuel d’opérations Atelier de démarrage
‘bien préparéPPM
Formation de l’UCP et des partenaires
nationales
Évaluation des capacités
nationales et du projet
Expertise au niveau national
et du projet
Expertise au niveau du FIDA