12 février 2009

Achats publics de formation

Guide d’utilisationOrganisme de formation

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Contexte du site d’achats publics de formation

La Région Aquitaine a investi pour moderniser son application de gestion des appels d’offres de formation

L’application désormais utilisée permet aux Organismes de formation de: Récupérer les pièces de la consultation Elaborer entièrement leur réponse y compris l’acte d’engagement, de façon

guidée. Seule l’annexe de sous-traitance (DC13) doit être, le cas échéant, téléchargée, complétée et déposée avec leur offre en tant que pièce jointe

Déposer leur réponse Soit sous forme entièrement dématérialisée avec signature électronique Soit en imprimant, signant et envoyant l’impression PDF de la réponse élaborée sur

le site

Le site est accessible à l’URL suivante: https://marches-formation.aquitaine.fr

Le dépôt d’une réponse se fait en plusieurs étapes Inscription/identification Téléchargement du Dossier de Consultation des Entreprises Elaboration de la réponse et Envoi (avec signature électronique ou

transmission postale)

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Agenda

Téléchargement des pièces de l’appel d’offres

Inscription

Elaboration de la réponse et envoi

Réponse à une demande de précision/négociation

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Accueil non authentifié

Lien permettant à un Organisme de s’inscrire et de se créer un compte sur le site

Vous devez au préalable vous inscrire puis vous identifiez pour accéder à l’application

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L’inscription regroupe la création du compte Organisme puis celle d’un ou plusieurs comptes personnels

Un premier filtre est réalisé sur le SIREN de l’Organisme, afin d’éviter les doublons

Avant l’inscription proprement dite du candidat

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Identification

Il existe deux modes d’authentification Authentification par identifiant-mot de passe

Vous pouvez récupérer les pièces de l’appel d’offres de formation professionnelle

Votre compte vous permet d’élaborer votre réponse en ligne, constituant votre dossier de candidature et vos offres pour les lots qui vous intéressent

Une fois la réponse électronique déposée, des éditions PDF datées et numérotées vous seront proposées. Vous devrez les imprimer, les signer et envoyer votre réponse complète à la Région, dans les délais de consultation

Authentification par certificat électronique Vous disposez de toutes les possibilités ci-dessus En supplément, vous pouvez signer votre réponse et éviter ainsi d’envoyer

l’édition papier de confirmation

La réponse avec signature électronique ne fonctionne qu’avec Windows et Internet Explorer. Il faut autoriser l’utilisation de l’ActiveX de signature (demande de confirmation du navigateur)

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L’inscription est confirmée par un courrier électronique envoyé à l’utilisateur

Attention à saisir votre adresse électronique sans erreur. Le site serait dans l’impossibilité de vous envoyer des courriers électroniques

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Agenda

Téléchargement des pièces de l’appel d’offres

Inscription

Elaboration de la réponse et envoi

Réponse à une demande de précision/négociation

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Téléchargement du dossier d’appel d’offres

* = Champs obligatoires

L’enregistrement des coordonnées détaillées est obligatoire pour tout téléchargement des pièces du marché. Ces coordonnées permettront une information directe de l’Organisme en cas de modification de toute nature de la consultation

Les utilisateurs déjà inscrits accèdent à ce formulaire pré-renseigné. Ils ont la possibilité d’en modifier le contenu avant enregistrement

Cliquez sur ce lien pour accéder aux conditions juridiques et techniques

associées à l’utilisation du site

Le téléchargement du DCE vous permet d’être enregistré comme candidat potentiel et de disposer de l’ensemble des éléments de la commande

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Agenda

Téléchargement des pièces de l’appel d’offres

Inscription

Elaboration de la réponse et envoi

Réponse à une demande de précision/négociation

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La solution permet d’accéder à toutes les consultations de formation professionnelle de la Région

Accès à la liste des appels d’offres de formation en cours, permettant de télécharger le dossier ou

d’élaborer une réponse

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La liste des appels d’offres de formation en cours est le cœur de la navigation pour l’Organisme

Accès au formulaire de téléchargement des pièces de l’appel

d’offres

Accès au formulaire de réponse pour élaborer sa réponse (en plusieurs

temps le cas échéant) et déposer sa réponse finalisée

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La notion de réponse

Une réponse à la consultation est composée d’une candidature (un DC4 et un ou plusieurs DC5) et d’une ou plusieurs offres. Elle groupe dans une même enveloppe les documents de candidature et autant d’« offres » que nécessaire.

Vous pouvez donc déposer plusieurs réponses ; par exemple si vous choisissez de répondre seul à certains lots (réponse n°1), en groupement avec un organisme X (réponse n°2) pour d’autres lots et une troisième réponse pour un groupement avec un autre organisme Y concernant une troisième série de lots.

Vous pouvez également souhaiter déposer plusieurs réponses, si votre dossier de candidature est différent à chaque fois (en fonction des offres associées ; par exemple, une candidature par antenne – équipe différente, locaux différents - ou par spécialité – références des équipes différentes-).

Dans tous les cas, votre candidature est adaptée à ou aux offres qui l’accompagnent.

Déposer une nouvelle réponse

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Le formulaire de réponse débute par la saisie du formulaire DC4

L’envoi n’est pas possible avant que la réponse soit complète, au moins pour un lot, et tous les

formulaires en état Valide

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Puis l’Organisme est invité à enregistrer tous les formulaires de sa réponse

Icône d’édition PDF (en mode brouillon) du formulaire

L’état valide confirme que tous les champs obligatoires ont été

renseignés

Pour une candidature donnée, il est possible

d’élaborer plusieurs offres correspondant à

plusieurs lots

Le bouton d’envoi de la réponse n’est activé que lorsque tous les formulaires sont en état « Valide »

Les pièces jointes complémentaires seront déposées dans le formulaire suivant (avant envoi – voir page 18)

Icône de création/modification

Ajout d’un sous-traitant ou d’un co-

traitant

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Les deux modes d’envoi sont proposés

Le bouton radio est activable uniquement pour les utilisateurs

authentifiés avec un certificat électronique

Si vous transmettez votre offre avec une signature manuscrite, vous imprimerez la totalité des documents après avoir cliquer sur le menu

« envoyer le dossier de réponse »

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Pour déposer une réponse avec signature électronique, vous devez

Disposer d’un certificat électronique Valide (non périmé, non révoqué) Emis par une autorité de certification reconnue par l’Etat

(www.adele.gouv.fr/synergies/certificats)

Etre inscrit avec un compte authentifié avec ce certificat

Utiliser Internet Explorer (6 ou 7) sur Windows (XP ou Vista)

Autoriser l’utilisation de l’ActiveX de la solution sur votre poste au moment de l’envoi de votre réponse

Dans la majorité des configurations de sécurité, Internet Explorer demande la confirmation avant d’installer l’ActiveX

Parfois, le blocage est complet et invisible. Pensez à vérifier votre configuration de sécurité

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Préalablement à l’envoi de la réponse, la solution permet de visualiser l’ensemble des pièces

Permet d’adjoindre des pièces jointes aux

formulaires standards

Permet d’adjoindre des pièces jointes aux formulaires

standards. Joindre en cas de sous-traitance le DC13 propre

à chaque offre

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La solution fournit deux confirmations de la bonne réception de la réponse à l’appel d’offres

Confirmation immédiate en ligne

Accusé de réception par e-mail

Le numéro de l’accusé de réception permet d’y faire référence

Le numéro d’enregistrement sont précisés pour toute communication ultérieure

Les numéros d’enregistrement sont précisés pour toute

communication ultérieure

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Une fois la réponse envoyée et reçue (1)

Elle apparaît dans la section « Réponses envoyées » du menu « Mes réponses »

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Une fois la réponse envoyée et reçue (2)

Elle peut être visualisée pour en réaliser des éditions (jusqu’à la date de clôture de l’appel d’offres)

En mode visualisation, il est possible de télécharger les

impressions PDF de son Offre. Elles sont

numérotées et datées

Si vous confirmez votre envoi en papier, attention à bien transmettre la version

numérotée et datée des éditions PDF de votre offre, et non pas les éditions intermédiaires

ayant le filigrane « Brouillon »

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Une fois la réponse envoyée et reçue (3)

Elle peut être modifiée puis envoyée à nouveau

Retour en mode brouillon de la réponse

Ces précisions sont importantes pour ne pas perdre d’information

lors de la correction d’une première réponse

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Agenda

Téléchargement des pièces de l’appel d’offres

Inscription

Elaboration de la réponse et envoi

Réponse à une demande de précision/négociation

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En cas de demande de précision ou de négociation, l’Organisme de formation reçoit un courrier électronique

Numéro de l’offre

concernée Référence de l’appel d’offres de formation

Texte de la sollicitation

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Précision/Négociation – Accès à la sollicitation de la Région

L’accès à cet écran se fait via le menu Mes précisions /

Négociations Accès à la demande de précision ou de

négociation

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Précision / Négociation – Formulaire de réponse

Le formulaire reprend la partie

« offre » du formulaire de

réponse initiale

Les formulaires sont renseignés avec les valeurs de

l’offre initiale, mais en état « invalide » pour que

l’Organisme de formation les valide

Rappel du texte de la sollicitation

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Précision / Négociation – Modalités de réponse

L’envoi de la réponse à la demande de précision ou de négociation est identique à

l’envoi d’une réponse initiale

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Précision / Négociation – Envoi de la réponse

La réponse est limitée à l’enveloppe d’offre concernée par la sollicitation de la Région

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Précision / Négociation – Accusé de réception de la réponse

L’écran web accuse réception, mais l’accusé de réception qui fait foi est le

courrier électronique numéroté qui est envoyé

automatiquement à l’Organisme de formation

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