Guide utilisateur KRISTINA V6.20

2 FICHIERS

Ce chapitre vous aidera à :

� Créer et mettre à jour une copropriété (création d’une copropriété, de son plan de rubriques de charges, de sous-rubriques de charges, des lots, des bases de répartition, des copropriétaires).

� Affecter des lots aux copropriétaires. � Enregistrer des ventes (transaction, annulation).

Table des matières

2 FICHIERS ...................................................................................................................... 1

2.1 Barres d'Icônes ........................................................................................................................................... 2

2.2 Comment créer une Copropriété ? ............................................................................................................. 3

2.3 Comment créer un Copropriétaire ? ......................................................................................................... 13

2.4 Comment créer un lot ? ............................................................................................................................ 18

2.5 Autres fonctionnalités - Copropriété ........................................................................................................ 19

2.6 Autres fonctionnalités - Copropriétaire .................................................................................................... 22

2.7 Autres fonctionnalités - Lot ..................................................................................................................... 42

2.8 Autres fonctionnalités - Rubriques........................................................................................................... 44

2.9 Impressions de la gestion de Fichiers ....................................................................................................... 47

2.10 Contrôles - fermeture du module « Fichiers » .......................................................................................... 51

2.1 BBBBARRES DARRES DARRES DARRES D''''IIIICÔNESCÔNESCÔNESCÔNES

Ces icônes sont toujours visibles mais peuvent être inactives selon l’onglet sélectionné. Sélectionner le titre d’une icône pour obtenir des instructions d’utilisation.

Ajouter : Ajout d'une nouvelle copropriété ou d'un nouveau copropriétaire.

Modifier : Modification d'une copropriété ou d'un copropriétaire.

Supprimer : Suppression d'une copropriété (tous les lots, tous les copropriétaires) ou d'un copropriétaire.

Recherche : Recherche d'une copropriété ou d'un copropriétaire.

Etat daté : Accès à la préparation de l’état daté comptable et financier d’un copropriétaire.

Transaction : Active la fenêtre pour la vente des lots d’un copropriétaire avec sa date de vente et la saisie de l’acquéreur.

Annulation transaction : Active la fenêtre d'annulation de la vente des lots d’un copropriétaire.

Affectation : Active la fenêtre pour faire l'affectation des lots aux copropriétaires (utilisé lors de la création de copropriété).

Désaffectation : Active la fenêtre pour désaffecter les lots d'un copropriétaire.

Plan d’apurement : Permet de mettre en place un plan d’apurement.

Créancier douteux : Permet de passer un copropriétaire en ‘Créancier douteux’.

GED : Accès à la ‘Gestion Electronique des Documents’ générale de la copropriété. Ces icônes se trouvent en haut de l'écran des rubriques :

Nouvel exercice : Création d'un nouvel exercice et de ses rubriques dans la copropriété. Duplication des bases de répartition.

Contrôle millièmes : Contrôle du total des millièmes pour toutes les rubriques d’un exercice existant.

Ajouter : Ajout d'une nouvelle rubrique dans la copropriété.

Modifier : Modification d'une rubrique existante.

Dupliquer : Dupliquer les sous rubriques d’une clé de répartition déjà existante.

Supprimer : Suppression d'une rubrique existante (interdiction de supprimer une clé de groupe de charge si des sous rubriques existent encore ou si celle-ci possède des tantièmes sur des lots).

Affecter sur tous les lots : Affecter les tantièmes d’une rubrique sur différents lots en fonction des critères des lots.

Modifier sur tous les lots : Modifier les tantièmes d’une rubrique sur tous les lots en fonction de vos critères

2.2 CCCCOMMENT CRÉER UNE OMMENT CRÉER UNE OMMENT CRÉER UNE OMMENT CRÉER UNE CCCCOPROPRIOPROPRIOPROPRIOPROPRIÉÉÉÉTTTTÉ É É É ????

Depuis le module « Fichiers », onglet ‘Copropriétés’, ‘Eléments principaux’, cliquer sur pour ajouter une copropriété, la fenêtre suivante s'affiche :

Numéro : indiquer le numéro de la copropriété que vous voulez créer KRISTINA vous propose par défaut le prochain numéro de copropriété disponible, mais vous pouvez donner un numéro qui vous convienne mieux.

Cliquez sur pour confirmer votre demande. Le système vous averti si vous utilisez un numéro de copropriété déjà utilisé. Utiliser des numéros de copropriétés inférieurs ou égaux à 999 : vous pouvez ainsi codifier vos copropriétaires en faisant précéder leur code copropriétaire du numéro de la copropriété ; les recherches de copropriétaires sont ensuite plus faciles.

Liaison Carnet d’Entretien Lorsqu’une nouvelle copropriété est créée, le bâtiment principal codifié « COPRO » est créé automatiquement dans le « Carnet d’entretien ».

Onglet ‘Eléments principaux’ Après avoir validé le N° de la copropriété à créer, la fenêtre d'ajout de copropriété s'affiche :

Informations Nom Copropriété : indiquer le nom de la copropriété. Pour donner le nom d'une copropriété,

commencer par le nom propre, ceci facilitera vos recherches et le classement des copropriétés par ordre alphabétique Ex: 6, rue JOUANNET, indiquer JOUANNET (6, rue)

Adresse : indiquer l’adresse de la copropriété (numéro et voie) Complément adresse : indiquer la suite de l’adresse de la copropriété CP et Ville : la saisie d’un code postal permet de proposer automatiquement la/les villes liées à ce code postal – inversement la saisie d’une ville propose automatiquement le code postal correspondant

Saisie d’une adresse dans un pays étranger – dans ce cas la saisie du code postal n’est pas obligatoire

Saisie d’un code postal avec un CEDEX – par exemple 35024 Rennes Cedex XX : KRISTINA propose par défaut Rennes, mais la saisie peut être complétée

Pays : indiquer le pays de la copropriété

Dates

Code exercice : indiquer l'exercice budgétaire. Il est repéré par un code qui vous facilite la recherche d'exercices antérieurs. Utiliser l'année de référence pour créer vos

codes exercices : Exercice du 01/01/2015 au 31/12/2015 – code exercice 2015

Exercice du 01/07/2014 au 30/06/2015 – code exercice 2014/2015 Début exercice : indiquer la date de début de l'exercice budgétaire de votre copropriété Fin exercice : indiquer la date de fin de l'exercice budgétaire de votre copropriété Fréquence charges : utiliser la liste déroulante pour afficher les différentes fréquences possibles. Il s'agit de donner la fréquence des répartitions des charges de copropriété avec appel des charges aux copropriétaires. Elle peut être Trimestrielle (Code T), Semestrielle (Code S) ou Annuelle (Code A). Cette fréquence permet à KRISTINA de calculer la période de la répartition de charges suivante lorsqu'une répartition est validée.

Début charges : indiquer la date de début de la prochaine période de charges à répartir (par défaut = date de début d'exercice) Fin charges : indiquer la date de fin de la prochaine période de charges à répartir (par défaut = date de fin d'exercice) Date Assemblée Générale : indiquer la date de l’assemblée générale correspondant à l’exercice en cours

sur la fiche copropriété. C’est à cette date que sont enregistrés les excédents et/ou les insuffisances (écritures de régularisation) de charges lors de la validation de la clôture des charges courantes. Cette date est à saisir la première fois dans le module répartition des charges.

Date de la dernière clôture : pour information, date de la dernière clôture de charges courantes validée en comptabilité. Il est impossible de saisir une écriture comptable antérieure à cette date Appels de charges Fréquence (Mensuel ou Autre) : indiquer la fréquence des appels de provisions dans un exercice budgétaire. Elle peut être mensuelle (Code M) : dans ce cas, les appels de provisions seront automatiquement calculés le 1er de chaque mois de l'année. Elle peut être autre (Code A) : indiquer alors les dates d'appels de provisions, et pour chaque date le pourcentage de budget à appeler (voir ci-dessous) � Mensuelle

Date premier appel : saisir la date à partir de laquelle on pourra faire des appels de provisions Etat appel : ne pas renseigner lors de la création de copropriété. Cette rubrique permet de savoir si les appels ont été calculés (C) - imprimés (I) - validés (V) pour une date donnée

Pré- requis : les appels de provision mensuelle peuvent être effectués qu’avec un exercice civil si exercice différent le client pourra opter alors pour le prélèvement en 3 fois des provisions. � Autre

Première date d'appel : saisir la 1ère date d'appel de provision de l'exercice budgétaire Pourcentage premier appel : saisir le pourcentage de budget à appeler pour ce 1er appel Etat premier appel : ne pas renseigner lors de la création de copropriété. Cette rubrique permet de savoir si le 1er appel a été calculé (C) - imprimé (I) - validé (V) Mêmes principes pour les deuxième, troisième et quatrième appels de provisions. Le total des provisions appelées doit être de 100% (pas d'avertissement utilisateur pour ne pas bloquer la saisie).

Exemple : Appels trimestriels Exercice du 01/01/2015 au 31/12/2015 1er Appel 01/01/2015 25 % 2ème Appel 01/04/2015 25 % 3ème Appel 01/07/2015 25 % 4ème Appel 01/10/2015 25%

Appels semestriels Exercice du 01/01/2015 au 31/12/2015 1er Appel 01/01/2015 50 % 2ème Appel 01/07/2015 50 %

Présentation Décompte de Charges : utiliser la liste déroulante pour sélectionner le type de présentation désirée et cocher imprimer la quote part locative pour ajouter une colonne sur cet état.

Echéancier de Provisions : utiliser la liste déroulante pour indiquer le type de présentation désirée. Voir le guide de pré-installation KRISTINA pour un exemple visuel de chacun des types. Les types de présentation de base livrés avec KRISTINA peuvent être personnalisés. D'autres types de présentation peuvent être créés (dans les limites techniques existantes) : contacter KRIER pour ces personnalisations.

Règlement Banque : compte séparé ou compte commun : indiquer si cette copropriété a un compte banque séparé ou si elle utilise un compte banque commun à plusieurs copropriétés. � SEPARE

Compte banque : le compte comptable de la banque de cette copropriété est par défaut 512xxx (où xxx représente les 3 chiffres significatifs du numéro de la copropriété). Vous pouvez modifier la proposition par défaut : attention à conserver des moyens mnémotechniques pour repérer facilement les banques de vos copropriétés. Lorsque vous aurez validé la création de cette fiche copropriété, le compte banque sera créé dans le plan comptable (Compte Général).

� COMMUN Compte banque : le compte comptable de la banque de cette copropriété est par défaut 512. Il doit être le même que pour les autres copropriétés utilisant ce compte banque. Vous pouvez modifier la proposition par défaut : attention, vous êtes limité à 5 positions pour saisir ce compte commun. Lorsque vous aurez validé la création de cette fiche copropriété, le compte banque 512 sera créé dans le plan comptable s'il n'existe pas déjà ; il sera de type Compte Général. Si vous utilisez l’option de compensations automatiques des écritures bancaires, le système créera aussi le compte banque fictif de cette copropriété soit : 512000 (compte banque complété par des zéros à droite) pour le compte Collectif, et le compte 512000 xxxxxx (numéro de la copropriété) pour le compte Individuel. (voir Chapitre 1 - Plan Comptable).

� Le solde du compte banque (théorique pour les copropriétés en compte commun) est affiché sur la fiche de la copropriété.

Dans le cas où la copropriété est débitrice, ce montant est affiché en rouge.

L’œil vous permet la visibilité de tous les comptes créés dans la copropriété.

Attention : le solde calculé est le solde actuel du compte toutes écritures confondues et quelque soit la date.

Code banque : indiquer le code banque figurant sur le Relevé d'Identité Bancaire / Postal de la banque de votre copropriété. Code guichet : indiquer le code guichet figurant sur le Relevé d'Identité Bancaire / Postal de la banque de votre copropriété. Numéro de compte : indiquer le numéro du compte figurant sur le Relevé d'Identité Bancaire / Postal de la banque de votre copropriété. Clé RIB : indiquer la clé RIB figurant sur le Relevé d'Identité Bancaire / Postal de la banque de votre copropriété. Elle permet de vérifier la cohérence de la saisie de l'identité bancaire de la copropriété. Pays : FR IBAN ET BIC : Utilisation lors de la mise en place de norme SEPA. L’IBAN est calculé automatiquement. Actuellement, il n’existe pas de moyen gratuit de produire un code BIC automatiquement à partir d’un RIB ; c’est pourquoi nous avons choisi de laisser à disposition des utilisateurs la possibilité de renseigner cette information. Organisme bancaire : en toutes lettres. Domiciliation : en toutes lettres - figure sur le Relevé d'Identité Bancaire / Postal. Emetteur Prélèvements : émis par la banque de France si vous faites des prélèvements à vos copropriétaires. Emetteur Virements : Pour certaines banques, il était demandé de gérer un code émetteur pour les virements.

Identifiant SEPA : Information obligatoire pour les copropriétaires prélevés depuis la sortie de la nouvelle norme européenne.

Les traitements automatiques de virement aux fournisseurs prennent automatiquement cette codification en compte.

Conseil : les coordonnées bancaires de votre copropriété ne sont pas obligatoires mais ELLES FIGURENT SUR VOS REMISES DE CHEQUES. De plus, elles sont indispensables au fonctionnement des modules Virements et Prélèvements. Afin de gagner du temps lorsque vous mettrez en place dans votre cabinet les Virements et Prélèvements, indiquer les coordonnées bancaires de votre copropriété lors de sa création.

Notes : possibilité de saisir une note liée à la copropriété. Gestion par le syndic : Vous pouvez choisir de passer une copropriété gérée en « non gérée » parce que vous la « perdez » de votre portefeuille. Sélectionner non et une date de fin de gestion et valider votre choix. Un contrôle est alors effectué pour vérifier que les comptes de la copropriété sont bien soldés. Si tout est soldé un message de confirmation s’affiche pour confirmer votre choix. Si les comptes de gestion ne sont pas soldés alors vous devrez valider des écritures sinon vous passerez en non gérée provisoirement.

o Une copropriété « non gérée provisoirement » : � Doit avoir tous ses comptes à ZERO, sauf la classe « 47 » et la classe « 5 ». � Doit apparaître dans les états comptables, notamment dans la balance consolidée � Permet de ne pas tenir compte de ses lots pour les versions limitées en lot. � Ne permet pas de lancer d’appels de provision ou d’appels exceptionnels. � Permet de saisir des OD, et d’autres écritures …

o Une copropriété « non gérée » : � Doit être clôturée (date de clôture) � Doit avoir tous ses comptes à ZERO � Permet de ne pas tenir compte de ses lots pour les versions limitées en lot. � Ne doit pas apparaitre dans les états comptables (sauf demande de l’utilisateur) � Ne permet pas de lancer d’appels de provision ou d’appels exceptionnels. � Ne permet pas la saisie d’OD, ni d’autres écritures comptables …

Afin d’être facilement en règle avec vos caisses de garantie, et pour anticiper tous les contrôles de caisses, un contrôle sur les copropriétés non gérées est lancé à l’entrée de KRISTINA. Au lancement de KRISTINA à partir de la mise à jour K6.20, on recherche :

o Toutes les copropriétés qui sont marquées « NON GEREES » o Pour chacune de ces copropriétés, on lance le contrôle précédent qui permet de calculer pour vérifier

que tous les comptes sont soldés. � Si tous les comptes sont soldés, la copropriété reste « Non Gérée » � Si seuls les comptes de classe « 47 » et de classe « 5 » ne sont pas soldés on avertit

l’utilisateur en rappelant que ces copropriétés ne peuvent pas rester « Non Gérées » mais qu’il faut les passer « Provisoires ».

� Si d’autres comptes ne sont pas soldés, on avertit l’utilisateur en rappelant que ces copropriétés ne peuvent pas rester « Non Gérées » si les opérations de clôture de compte ne sont pas effectuées.

o On passe à « jour » + 2 mois le lancement du prochain contrôle.

Ces traitements se déroulent dans KRISTINA en 3 phases : • KRISTINA affiche la liste des copropriétés qui sont contrôlées et qui ne correspondent pas aux contrôles

effectués.

Ce que vous devez faire :

• Imprimer la liste des copropriétés ci-dessus. • En double-cliquant sur chaque ligne « copropriété », vous voyez le détail des comptes à clôturer :

• Si vous êtes d’accord avec les comptes à solder, cliquer sur le bouton « Solder ». L’écran suivant s’affiche pour la saisie des critères d’enregistrement du solde des comptes de la copropriété en cours :

• Ensuite, l’écran de validation des écritures contenant les comptes à solder s’affiche :

• Clôturer les comptes d’attente et de banque : les seuls comptes restant avec un solde sont donc les comptes de banque et le compte d’attente ( qui vient d’être alimenté par la clôture de tous les autres comptes) ; il faut donc saisir les opérations adéquates dans le module « Saisies Comptables / Opération Diverses).

• Une fois ces dernières opérations passées, vous pouvez réactiver l’état « Copropriété gérée = non » sur la fiche copropriété.

Et si ce n’est pas fait : • Au bout d’un mois (donc un mois avant la date butoir), KRISTINA vous informe que les traitements

nécessaires n’ont pas été fait et réaffiche la liste des copropriétés concernées. • Puis toutes les semaines pendant le dernier mois, les contrôles sont réalisés.

• Lorsque la date butoir est atteinte, les fiches copropriétés sont automatiquement modifiées : o KRISTINA passe à « gérée = provisoire » les copropriétés qui ont encore des soldes sur les comptes

de classe « 47 » et « 5 » seulement o KRISTINA repasse à « gérée = oui » les copropriétés qui ont encore des soldes sur d’autres racines de

compte.

Dans les outils de maintenance de KRISTINA : Cet outil est disponible depuis le menu « Outils / Programmes de maintenance » et cliquer sur le bouton « Contrôles des copropriétés non gérées » dans le bloc « OUTILS ».

• Depuis une fiche « Copropriété » : Si vous désirez modifier le statut d’une copropriété pour la passer en « non gérée », et si les comptes ne sont pas soldés, le même écran de recherche des comptes non soldés vous sera proposé – vous pourrez alors demander à solder automatiquement tous les comptes.

Syndic professionnel : cocher cette case si vous êtes ‘Syndic de droit’ pour la copropriété. ATTENTION : Le paramétrage des syndics de droit doit être mis à jour dans Kristina, depuis le menu « Paramètres », ‘Paramètres’, onglet ‘Divers’, bouton ‘Options’ - Paramètres AGCOP version supérieure à 3.30D (gère les syndic de droit) doit être à Oui.

ASL (module +) : cocher cette case si la copropriété ne doit pas être gérées selon la loi SRU sur les ventes. Rompus sur charges & Rompus sur travaux : cocher ces cases si le reliquat des charges non réparties en fin d’exercice doit être réparti sur l’exercice suivant. En difficulté financière : Si cette case est cochée, la copropriété apparaîtra en difficulté financière dans le pré-état daté et l’état daté financier.

Onglet ‘Rubriques’ Lorsque la page ‘Eléments principaux’ de la fiche copropriété est saisie, il faut créer le plan de charges de la copropriété. Cliquer sur l'onglet ‘Rubriques’, l'écran suivant s’affiche :

Remarque : En phase de création de copropriété : � La liste des rubriques est vide (l'écran ci-après vous présente une liste remplie afin de mieux

visualiser le résultat que vous allez obtenir)

� Le bouton de modification de rubriques est inactif.

� Le bouton de suppression de rubriques est inactif.

� Le bouton "Affecter sur tous les lots" est inactif.

� Le bouton "Modifier sur tous les lots" est inactif.

Clé principale : double cliquer sur le libellé clé principale si vous souhaitez mettre en place la gestion des rompus et indiquer la clé retenue. Avant de créer les rubriques d'une copropriété, vous devez vous référer au règlement de copropriété.

Pour créer une rubrique, cliquer sur le bouton Ajout « RUBRIQUES : ». Les sous-rubriques (écran de droite) seront créées par la suite. Dans le cas d’une nouvelle copropriété, un message s’affiche et vous propose de récupérer les rubriques de base. Par cette modalité, le plan de charges récupéré vous permet d’homogénéiser l’ensemble de la codification de vos immeubles. Il vous suffit ensuite de ne créer que les rubriques spécifiques à votre nouvelle copropriété.

Récupération des rubriques de base : � OUI

Si vous récupérez les rubriques de base, vous allez obtenir une liste équivalente à celle présentée sur l'écran précédent. Ensuite, vous pouvez adapter le plan de charges en fonction des besoins de la copropriété en utilisant les boutons Ajout, Modification et Suppression de rubriques. Remarque : si des codes bâtiments sont enregistrés dans votre fichier RUBRIQUES DE BASES et que ces bâtiments ne sont pas recensés dans la copropriété (voir Chapitre Carnet d’Entretien), KRISTINA affiche un message d’avertissement vous demandant si vous souhaitez quand même continuer la récupération des rubriques de bases.

� Si Oui, KRISTINA récupère les rubriques de bases sauf celles qui ont un bâtiment inexistant sur la copropriété.

� Si Non, KRISTINA arrête la récupération des rubriques de bases ; l’utilisateur va gérer les bâtiments de la copropriété en utilisant le module CARNET D’ENTRETIEN, puis recommencer ensuite la récupération des rubriques de base de la copropriété.

� NON

Si vous ne récupérez pas les rubriques de base, vous passez directement en ajout de rubrique.

Quand des rubriques existent déjà, vous passez directement en ajout de rubrique.

Code rubrique : Il comporte 6 caractères numériques : Vous devez impérativement laisser les trois « 0 » à la fin de ce code. Par exemple : « 023000 » ou « 700000 » mais jamais « 035500 ». Les trois chiffres suivant serviront pour les sous-rubriques (voir chapitre suivant). Total Tantième de référence pour la copropriété : Les tantièmes de référence sont obligatoires en saisie du plan de charge de la copropriété. Lors de la saisie individuelle des bases de répartition de chaque lot, KRISTINA vérifie que le total des bases de répartition est égal aux tantièmes de référence de la copropriété. Ce contrôle est fait systématiquement à chaque entrée ou sortie de copropriété (fenêtre de recherche, utilisation de la barre de navigation, recherche d’une copropriété par son code, fermeture du module FICHIERS) ou sur demande de l’utilisateur. Libellé : Il comporte 30 caractères alphanumériques.

Conseil : le libellé du groupe de charge est saisi en majuscules et le libellé des sous rubriques est saisi en minuscules.

Bâtiment : Si la rubrique créée ne concerne pas le bâtiment principal, mais un bâtiment en particulier, il faut choisir dans la liste déroulante le bâtiment correspondant. Le code bâtiment doit exister dans le Carnet d’Entre tien pour être saisi dans les rubriques de la copropriété. Modification / Suppression : pour modifier ou supprimer une rubrique, se positionner sur la ligne désirée. Cette ligne s'affiche avec la couleur paramétrée pour vos grilles de sélection (bleu par défaut). Utiliser ensuite le bouton

pour modifier, ou le bouton pour supprimer. Dupliquer : pour dupliquer une clé de répartition il faut se positionner sur la clé à dupliquer cliquer le bouton

« dupliquer » ensuite, sélectionner la clé de destination des sous rubriques, cliquer valider et dupliquer les sous rubriques. Le but est de ne pas être obligé de ressaisir les sous rubriques d’une clé. Onglet ‘Sous-rubriques’ Lorsque vos rubriques principales sont créées, vous devez mettre en place les sous-rubriques pour chacune des rubriques créées. Il s’agit des différents types de charges possibles pour chaque rubrique. Avant d’ajouter une sous-rubrique, vous devez vous positionner sur la rubrique concernée par cet ajout.

Pour ajouter une sous-rubrique, cliquer sur le bouton Ajout de la partie sous-rubriques. L’écran ci-dessous apparaît :

Vous devez sélectionner dans cette liste les sous-rubriques, c’est-à-dire le détail des charges de la rubrique sélectionnée. Chaque sous-rubrique est associée à un compte comptable qui sera mouvementé en validation de facture lorsque sera choisie cette sous-rubrique. Cette liste de sous-rubrique est modifiable depuis le paramétrage des tables (voir chapitre 1.5.4)

Pour modifier une sous-rubrique, cliquer sur . Vous n’avez accès qu’à la modification du libellé de la sous-rubrique. Le reste n’est pas modifiable depuis ce module. Onglet ‘Responsable – Remarques’

Toutes ces informations sont facultatives. Pour y accéder, cliquer sur le bouton .

Responsable de la copropriété : Vous avez accès à cette zone que si vous avez le module + gestionnaire. Comptable : Vous avez accès à cette zone que si vous avez le module + gestionnaire. Année de construction : à saisir dans le carnet d’entretien Numéro du permis de construire : à saisir dans le carnet d’entretien Date de délivrance : à saisir dans le carnet d’entretien Certificat de conformité : à saisir dans le carnet d’entretien Expiration décennale : à saisir dans le carnet d’entretien Date de réception : de la copropriété, dans le cas d’un immeuble neuf. à saisir dans le carnet d’entretien Commentaires et Divers : la 1e ligne est reprise sur les décomptes individuels de charges type « N » des copropriétaires. Les zones Dépenses A, Budget A, Dépenses A-1, Budget A-1 sont notées ici à titre indicatif et sont mises à jour automatiquement par le logiciel. Elles ne sont pas accessibles par l'utilisateur. Elles peuvent être remises à jour par le Menu « Outils », ‘Programmes de Maintenance’. Onglet ‘Conseil syndical et divers’

Toutes ces informations sont facultatives. Pour y accéder, cliquer sur le bouton Modifier : Syndic : indiquer le nom du Syndic. Date de désignation : vous permet de consulter cette information directement sur informatique, pour mettre à l'ordre du jour (ou non) de la prochaine assemblée générale le vote du mandat de syndic. Plafond conseil syndical : montant du plafond syndical. Date assemblée générale : Date reprise si saisie dans les éléments principaux. Date de renouvellement syndic : voir ci-dessus. Durée du mandat : (en nombre d'années). Donnée à titre indicatif. Plafond mise en concurrence : montant du plafond voté pour mise en concurrence en cas de travaux. Nombre de lots principaux : Si cette case est remplie, le nombre de lots apparaîtra dans le pré-état daté et l’état daté financier. Date renouvellement C.S. : voir ci-dessus. Liste des membres du conseil syndical : la liste des membres du Conseil Syndical correspond aux copropriétaires de la copropriété ayant ‘O’ dans le champ ‘Membre du conseil syndical’. Gardiens et concierges : indiquer différentes informations ou commentaires libres.

Lors de la saisie d’un copropriétaire, on indique en même temps la civilité et le nom du copropriétaire qui est membre et/ou président du conseil syndical.

Lors de l’impression des documents par le MAILING , on peut sélectionner les champs de fusion suivant :

o Civilité du membre du conseil syndical (courte, longue, longue 2) o Nom du copropriétaire membre du CS

On peut cliquer sur le bouton ‘Envoyer un email’ . Dans ce cas :

� KRISTINA enregistre automatiquement les destinataires du mail avec toutes les adresses mail des destinataires qui sont dans la liste des membres du CS.

� KRISTINA affiche un message bloquant si on ne trouve aucune adresse mail parmi les membres du CS. Barre de navigation / Recherche du numéro de copropriété

En utilisant la zone de saisie suivante, vous pouvez accéder directement à une copropriété en tapant son numéro puis ‘Entrée’ ; vous pouvez aussi saisir le début de son nom :

2.3 CCCCOMMENT CRÉER UN OMMENT CRÉER UN OMMENT CRÉER UN OMMENT CRÉER UN CCCCOPROPRIOPROPRIOPROPRIOPROPRIÉÉÉÉTAIRE TAIRE TAIRE TAIRE ????

Depuis l’onglet ‘Copropriétaire’, cliquer sur le bouton pour ajouter un copropriétaire : La fenêtre suivante s'affiche :

Numéro : donner le numéro du copropriétaire que vous voulez créer. KRISTINA vous propose par défaut le prochain numéro de copropriétaire disponible, mais vous pouvez donner un numéro qui vous convienne mieux. La numérotation par défaut est la suivante : Numéro de copropriétaire : XXXYYY XXX = les 3 chiffres significatifs de la copropriété (001, 102, ...) YYY = numéro d'ordre dans la copropriété. Conseil : utiliser la numérotation recommandée par KRISTINA ; vos traitements et recherches seront facilités. L’utilisation du logiciel d’assemblée générale AGCOP sera également plus compatible. Cliquer sur ‘Valider’ pour confirmer votre demande. Le système vous avertit si vous utilisez un numéro de copropriétaire déjà utilisé. La fenêtre d'ajout ou de mise à jour de la fiche copropriétaire s'affiche :

Onglet ‘Caractéristiques Générales’

Copropriétaire Civilité : utiliser la table des civilités pour indiquer celle du copropriétaire dans la liste déroulante. Nom, Prénom : Nom puis prénom du copropriétaire. Adresse : adresse du copropriétaire. A la création d’un nouveau copropriétaire, l’adresse de la copropriété s’affiche par défaut. CP et Ville : la saisie d’un code postal permet de proposer automatiquement la/les villes liées à ce code postal – inversement la saisie d’une ville propose automatiquement le code postal correspondant.

Cas particuliers :

- Saisie d’une adresse dans un pays étranger – dans ce cas la saisie du code postal n’est pas obligatoire.

- Saisie d’un code postal avec un CEDEX – par exemple 35024 Rennes Cedex XX : propose par défaut Rennes, mais la saisie peut être complétée.

Pays : indiquer le pays du propriétaire. Domicile : indiquer le N° de téléphone du domicile du copro priétaire. Portable : indiquer le N° de téléphone portable du copropri étaire. Professionnel : indiquer le N° de téléphone professionnel du cop ropriétaire. Fax : indiquer le N° de fax du copropriétaire. E-mail : indiquer l’adresse e-mail du copropriétaire. Type d’envoi : si vous possédez le module GED, vous pouvez sélectionner le mode d’envoi de vos courriers. Soit impression papier, soit email, soit les 2. L’utilisation est décrite dans le chapitre « ENVOI D’EMAIL ». Si les courriers sont envoyés aux mandataires, c’est l’email du mandataire qui sera utilisé pour l’envoi des documents. Membre du Conseil syndical : indiquer si le copropriétaire fait partie du conseil syndical par un ‘O’. Président : indiquer si le copropriétaire est président du conseil syndical par un ‘O’. Seul un membre du conseil syndical peut-être ‘Président’. Conjoint indiquer les informations liés au conjoint. Elles ne seront pas exploitées pour les

envoie de documents.

Mandataire Si vous envoyez les courriers à un représentant du copropriétaire, vous pouvez sélectionner ce mandataire dans la liste. Si le mandataire n’apparaît pas dans la liste, vous pouvez le créer depuis le menu « Paramètres », ‘Paramètres’, onglet ‘Divers’, bouton ‘Mandataires.

Attention : les impressions qui sont demandées pour les mandataires sont imprimées si un nom de mandataire est saisi dans cette zone ; donc dès que cette zone est remplie, on considère que le copropriétaire a un mandataire.

Notes : possibilité de saisir une note liée au copropriétaire. Avances Trésorerie : reprend le solde du compte d’avances de trésorerie. Travaux : reprend le solde du compte d’avances travaux. Autres : reprend le solde des autres compte d’avances. Entrée : Date d’acquisition des lots que vous indiquez au moment de l’affectation d’un lot Résidant : indiquer si le copropriétaire est résidant. Sortie : Date de cession des lots que vous indiquez dans l’onglet transaction Bailleur : indiquer si le copropriétaire est bailleur. Relançable : indiquer si le copropriétaire est relançable. Jusqu’au : indiquer jusqu’à quelle date le copropriétaire est non relançable. Niveau relance : le niveau s’incrémente en automatique lors de la validation dans le module relance. Onglet ‘Compléments’

Toutes ces informations sont facultatives. Pour y accéder, cliquer sur .

- Copropriétaire : Date de naissance : du copropriétaire. Lieu de naissance : du copropriétaire. Situation famille : du copropriétaire. Etat civil : vous pouvez saisir un état civil complet sur votre copropriétaire (zone de saisie de longueur infinie). Pour sortir de cette zone de saisie, appuyez sur la touche Tab de votre clavier.

- Conjoint : Date de naissance : du copropriétaire. Situation famille : du copropriétaire. Identifiant Adb.net : Codes d’accès à ADB.NET pour les copropriétaires abonnés qui souhaitent consulter leur compte en ligne. Cet accès nécessite l’installation d’un module +. Veuillez contacter votre service commercial. Onglet ‘Coordonnées bancaires et divers’

Cette saisie est importante si vous utilisez le module « Prélèvement « aux copropriétaires. Contactez votre interlocuteur commercial si vous désirez disposer de cette fonctionnalité.

Pour accéder aux informations de cette page, cliquer sur le bouton Modifier :

- Coordonnées bancaires et divers : Code banque : indiquer le code banque figurant sur le Relevé d'Identité Bancaire / Postal de la banque de votre copropriété. Code guichet : indiquer le code guichet figurant sur le Relevé d'Identité Bancaire / Postal de la banque de votre copropriété. Numéro de compte : indiquer le numéro du compte figurant sur le Relevé d'Identité Bancaire / Postal de la banque de votre copropriété. Clé RIB : indiquer la clé RIB figurant sur le Relevé d'Identité Bancaire / Postal de la banque de votre copropriété. Elle permet de vérifier la cohérence de la saisie de l'identité bancaire de la copropriété. Pays : FR IBAN ET BIC : Utilisation lors de la mise en place de norme SEPA. L’IBAN est calculé automatiquement. Actuellement, il n’existe pas de moyen gratuit de produire un code BIC automatiquement à partir d’un RIB ; c’est pourquoi nous avons choisi de laisser à disposition des utilisateurs la possibilité de renseigner cette information. Organisme bancaire : en toutes lettres. Domiciliation : en toutes lettres - figure sur le Relevé d'Identité Bancaire / Postal

- Prélèvements : (actif seulement si vous possédez le module + Prélèv ements)

METHODE DE PRELEVEMENT : Avec KRISTINA, on peut prélever : des appels de provisions, des appels exceptionnels, des charges réelles ou un solde débiteur copropriétaire. Ces prélèvements sont toujours faits à la même date (jour d'échéance), par exemple le 05 du mois ; mais vous pouvez choisir un mode de fonctionnement avec 2 jours d'échéance différents, par exemple le 05 et le 10. Des copropriétaires peuvent accepter d’être prélever uniquement pour les appels de provisions, mais pas d'appels exceptionnels, . . . Votre méthode de travail doit aussi influer sur la manière de paramétrer les prélèvements.

Prélèvement des Appels de Provisions (O/N) Jour d'échéance : du prélèvement des appels de provisions Prélèvement des Appels Exceptionnels (O/N) Jour d'échéance : du prélèvement des appels exceptionnels Prélèvement ou Virement des Charges (O/N) Jour d'échéance : du prélèvement des charges réelles Prélèvement ou Virement des autres opérations compta bles (O/N) : frais de relance, facture copropriétaire, écritures OD, frais de mutation, OD sur les ventes… Jour d'échéance : du prélèvement des soldes comptables débiteurs Nb de prélèvements pour les appels de provisions en cours : prélèvement d’un appel en N fois.

IMPORTANT : Cette notion de « N fois » permet de faire plusieurs prélèvements pour un même appel de provision. Le but de cette fonctionnalité est de faire des prélèvements mensuels. Par exemple, si vos appels de provisions sont des appels trimestriels, vous pouvez faire des prélèvements mensuels en remplissant cette zone avec 3 : vous faites 3 prélèvements par appel de provision. Le calcul est fait au moment du calcul des appels de provision : une provision est divisée par 3 et le solde est ajusté sur le dernier mois. Il est possible de paramétrer des prélèvements mensuels sur 12 mois pour des copropriétés ayant un seul appel de provision sur l’exercice.

- Commentaires : Commentaires : possibilité de saisir des commentaires liés au copropriétaire.

� Onglet ‘Indivisions’

Utiliser cette fonctionnalité pour mémoriser les différentes personnes qui sont parties prenantes dans une indivision.

Cliquer sur le bouton pour créer de nouveaux indivisaires : La fenêtre suivante s’affiche :

Code indivisaire : proposé automatiquement par KRISTINA. Nom : de l'indivisaire. Prénom : de l'indivisaire. Adresse : adresse de l'indivisaire. Code postal / Ville : la saisie d’un code postal permet de proposer automatiquement la/les villes liées à ce code postal – inversement la saisie d’une ville propose automatiquement le code postal correspondant.

Cas particuliers :

• Saisie d’une adresse dans un pays étranger – dans ce cas la saisie du code postal n’est pas obligatoire

• Saisie d’un code postal avec un CEDEX – par exemple 35024 Rennes Cedex XX : propose par défaut Rennes, mais la saisie peut être complétée

Pays : pays de l'indivisaire. Envoi de documents :

o si « Oui » et si le paramètre général de KRISTINA le permet, cet indivisaire recevra les documents d’AG et/ou de fin d’exercice. L’écran de paramétrage est accessible depuis le menu « Paramètres », ‘Paramètres’, onglet ‘Divers’, bouton ‘Indivisaires’. (chapitre 1.4)

o Si « Non » et même si le paramètre général de KRISTINA le permet, cet indivisaire ne recevra aucun document d’AG ni de fin d’exercice.

Email : indiquez l’email de l'indivisaire. Type d’envoi par défaut : sélectionner le type d’envoi par défaut. Nu-propriétaire O/N : dire si cet indivisaire est nu-propriétaire. Cette information vous permet de connaître la part de travaux dus par cette personne. Part (pour le nu-propriétaire) : donner sa part de propriété, en pourcentage (zone accessible seulement si Nu-propriétaire = Oui). Usufruitier O/N : dire si cet indivisaire est usufruitier. Cette information vous permet de connaître la part de charges dues par cette personne. Part (pour l'usufruitier) : donner sa part d’usufruit, en pourcentage (zone accessible seulement si Usufruitier = Oui). Cliquer sur ‘Valider’ lorsque la saisie est terminée.

Pour modifier ou supprimer un indivisaire déjà créé, se positionner sur la ligne souhaitée et utiliser les boutons

‘Modifier’ ou ‘Supprimer’

L'indivision étant le propriétaire légal, c'est elle qui figure sur la fiche copropriétaire. L'un des indivisaires peut être son représentant officiel. Dans ce cas, nous conseillons de l'enregistrer dans le champ MANDATAIRE de la fiche principale du copropriétaire.

Exemple : un cas fréquent d’indivision est la donation-partage de parents âgés en faveur de leurs enfants. Dans ce cas, les parents gardent, le plus souvent, l’usufruit des biens immobiliers (loyers des logements loués, usage d’habitation) et supportent en conséquence les dépenses d’entretien courant (charges courantes de la copropriété), tandis qu’ils cèdent la nu propriété aux enfants. Ceux-ci ont alors à charge de préserver l’intégrité du bien (et donc les travaux décidés par la copropriété). Notez qu’il appartient à l’indivision de gérer en son sein ces questions, et le logiciel KRISTINA permet seulement de stocker l’information relative aux indivisaires.

2.4 CCCCOMMENT CRÉER UN OMMENT CRÉER UN OMMENT CRÉER UN OMMENT CRÉER UN LLLLOTOTOTOT ????

Il existe plusieurs possibilités de créer des lots pendant la phase de création d'une copropriété : 1. Créer tous les lots d'une copropriété

PASSER SUR LA PAGE COPROPRIÉTÉ AVANT D'ACTIVER LA PAGE LOT. 1.1. Affecter les lots aux copropriétaires au fur et à mesure de la création des lots (méthode conseillée) 1.2. Affecter les lots aux copropriétaires après la création des lots (Voir CHAPITRE BOUTON

AFFECTATION ) 2. Créer les lots copropriétaire par copropriétaire

PASSER SUR LA PAGE COPROPRIÉTAIRE AVANT D'ACTIVER LA PAGE LOT : TOUS LES LOTS CRÉES SONT AFFECTÉS AU COPROPRIÉTAIRE EN COURS.

L'écran ci-après représente la liste des lots dans le cas 1.1 précédent.

Depuis l’onglet ‘Lots’, se positionner dans la zone 'Lot' en bas de la page : Lot : donner le numéro de lot sur 9 positions alphanumériques.

Pour les utilisateurs des anciennes versions de KRISTINA, ce numéro de lot regroupe les numéros locaux + lots.

Intitulé du lot : 30 positions alphanumériques = intitulé en clair Etage / Escalier : 20 positions alphanumériques = intitulé en clair Bâtiment : choisir le bâtiment dans la liste proposée. Prendre « COPRO » si le lot n’est concerné par aucun bâtiment. Les autres bâtiments doivent être créés par le carnet d’entretien s’ils doivent être affectés sur des lots.

Copropriétaire : soit on affecte directement le lot à un copropriétaire de la copropriété ; dans ce cas, on donne le numéro du copropriétaire. Dans le cas où on veut affecter les lots aux copropriétaires par le module CHAPITRE BOUTON AFFECTATION, il ne faut pas renseigner cette zone au moment de la saisie des lots. Date d'entrée : cette zone de saisie est activée seulement si un copropriétaire est saisi. ATTENTION : la date d'entrée doit être inférieure à la date de début d'exercice, ainsi qu'à celle de début de période de charges.

Cliquer ensuite sur le bouton ‘Valider’ pour confirmer la saisie du lot.

Pour annuler la saisie en cours, cliquer sur le bouton supprimer A la validation, l’'écran suivant s'affiche :

Le curseur est positionné pour saisir les tantièmes du lot pour les groupes de charges qui le concerne (les groupes de charges qui correspondent à un bâtiment différent de celui du lot en cours ne sont pas proposés en saisie). Cliquer sur ‘Valider’ lorsque la saisie des tantièmes du lot est terminée. Le total des millièmes des groupes de charges de la copropriété est mis à jour au fur et à mesure de la saisie des tantièmes des lots. Recommencer en début du paragraphe en cours pour saisir d'autres lots. � LA SAISIE DES LOTS EST TERMINEE : VOUS POUVEZ MAINTENANT PASSER A L 'IMPRESSION DES

DOCUMENTS DE LA COPROPRIETE POUR : � CONTROLEZ QUE VOTRE SAISIE EST CORRECTE

� ARCHIVEZ LES DOCUMENTS PRINCIPAUX CONCERNANT VOTRE COPROPRIETE

2.5 AAAAUTRES FONCTIONNALITÉUTRES FONCTIONNALITÉUTRES FONCTIONNALITÉUTRES FONCTIONNALITÉS S S S ---- CCCCOPROPRIÉTÉOPROPRIÉTÉOPROPRIÉTÉOPROPRIÉTÉ

Contrôle des millièmes La fonctionnalité de « CONTROLE DES MILLIEMES » est intégrée dans le module copropriété. Elle permet de contrôler la saisie des bases de répartition des lots en fonction de la notion : « TANTIEMES DE REFERENCE D’UNE

COPROPRIETE ». (Lors de la saisie d’une rubrique, on indique les « TANTIEMES DE REFERENCE » de la copropriété.) Ce contrôle est fait systématiquement à chaque entrée ou sortie de copropriété (fenêtre de recherche, utilisation de la barre de navigation, recherche d’une copropriété par son code, fermeture du module FICHIERS). Ce contrôle peut être activé sur demande de l’utilisateur depuis le module « FICHIERS », onglet ‘Rubriques’ en

cliquant sur le bouton ‘Contrôle des millièmes’ Dans le cas où KRISTINA détecte une incohérence entre la somme des bases de répartition et le total de référence de la copropriété, une fenêtre d’erreur s’affiche :

Dans l’exemple, on constate que le total calculé est différent du total saisi en référence. L’utilisateur doit corriger soit :

o La saisie des différentes bases de répartition sur les lots. o La saisie des tantièmes de référence de la copropriété.

KRISTINA affiche alors le message suivant pour demander à l’utilisateur s’il maintient sa demande de changer de copropriété ; dans le cas où l’utilisateur confirme son choix, le contrôle des millièmes n’est pas systématiquement relancé sur cette copropriété (il ne le sera que lors d’une nouvelle session sur cett e copropriété).

o Le contrôle des millièmes est lancé automatiquement après avoir utilisé le bouton « Affecter sur tous les lots » et valider avec OK.

o Le contrôle des millièmes est lancé automatiquement après avoir utilisé le bouton « Modifier sur tous les lots » et valider avec OK.

o Sur l’impression « LISTE DES BASES DE REPARTITION », dans la partie entête de document, les colonnes Tantièmes Calculés et Tantièmes de référence sont imprimées toutes les deux afin de faire un contrôle visuel facile.

o Sur la « LISTE DES BASES DE REPARTITION PAR LOT », dans la partie ‘Tableau Récapitulatif’ on imprime les colonnes Tantièmes Calculés et Tantièmes de référence.

Bouton RECHERCHE

Pour obtenir l'écran de Recherche des copropriétés et des copropriétaires, cliquer sur l'icône L'écran de recherche s'affiche :

Cet écran contient :

♦ Une fenêtre contenant la liste des COPROPRIETES (celle du haut). ♦ Une fenêtre contenant la liste des COPROPRIETAIRES (celle du bas).

♦ Un bouton qui permet de basculer entre recherche de copropriétés et de copropriétaires. ♦ Une zone de saisie pour donner un nom ou un numéro à rechercher.

♦ Un bouton qui permet de confirmer la recherche.

♦ Un bouton qui permet d'annuler la recherche. � Fenêtre Recherche - COPROPRIÉTÉS On peut trier la grille sur une des colonnes Copropriété (numéro de copropriété) ou Nom copropriété : déplacer le curseur de la souris sur l’entête de la colonne désirée. Le curseur se transforme en une flèche vers le bas. Cliquer alors sur l’entête de la colonne et la liste sera réaffichée, classée selon le contenu de la colonne en question. Quand une grille de cette forme est affichée, on peut effectuer diverses manipulations, valables pour tous ces types de grilles.

- Pour afficher les copropriétés à l’écran par ordre a lphabétique : cliquer une fois sur l’entête de la colonne « Nom de la copropriété». De façon générale, cliquer sur l’entête de la colonne sur laquelle on veut effectuer un tri. - Pour changer la disposition des colonnes de la grille de sélection : il suffit de cliquer sur un entête de colonne et de la déplacer (sans relâcher le clic) vers une autre colonne. La nouvelle présentation est mémorisée pour les séances de travail ultérieures, pour chaque poste de travail en particulier. - Pour changer la largeur d’une colonne : positionner la souris au dessus de l’entête de la colonne, exactement au niveau de la ligne verticale de droite qui sépare cette colonne de la colonne suivante (de droite). Le curseur se transforme alors en « 2 flèches de sens opposé ». Appuyer alors sur le bouton gauche de la souris, et déplacer la ligne de séparation vers la gauche (ou la droite), tout en gardant le doigt appuyé, pour rétrécir (ou agrandir) la colonne.

Pour activer la copropriété sur laquelle vous voulez être positionné, cliquer sur la ligne désirée. Elle s'affiche avec sa couleur de sélection.

� Fenêtre Recherche - COPROPRIETAIRES Les fonctions disponibles sur cette fenêtre sont identiques à celles décrites dans le paragraphe précédent. Les tris de cette liste sont : numéro de copropriété, numéro de copropriétaire, nom de copropriétaire. � Bouton Copropriété/Copropriétaire

Il s’agit du bouton . Ce bouton permet d'activer la zone de saisie suivante (voir Paragraphe Zone de saisie de la Recherche)

Cliquer sur le bouton active la recherche de copropriété.

Cliquer sur le bouton active la recherche de copropriétaire � Zone de saisie de la Recherche

♦ RECHERCHE COPROPRIETE

- Pour retrouver une copropriété par son numéro ou par son nom : cliquer sur , puis taper le numéro de la copropriété, ou les premières lettres de son nom suivi de la touche Entrée, dans cette zone texte.

♦ RECHERCHE COPROPRIETAIRE

- Pour retrouver un copropriétaire : cliquer sur , puis taper son numéro, ou les premières lettres de son nom, suivi de la touche Entrée. Le logiciel retrouvera le copropriétaire et affichera la copropriété à laquelle il appartient.

� Bouton Valider

Cliquer sur quitte l'écran de recherche et vous positionne sur la fiche de la copropriété sélectionnée. Dans le cas où on a demandé la recherche depuis l'écran des copropriétaires, KRISTINA se positionne sur la fiche du copropriétaire sélectionné. � Bouton Annuler

Cliquer sur le bouton permet de quitter l'écran de recherche sans aucune action sur les fiches copropriétés ou copropriétaires.

2.6 AAAAUTRES FONCTIONNALITÉUTRES FONCTIONNALITÉUTRES FONCTIONNALITÉUTRES FONCTIONNALITÉS S S S ---- CCCCOPROPRIÉOPROPRIÉOPROPRIÉOPROPRIÉTAIRETAIRETAIRETAIRE

Bouton AFFECTATION Cette fonctionnalité est généralement utilisée lorsque vous venez de créer une copropriété, et si vous avez créé indépendamment les lots et les copropriétaires.

Depuis la fiche copropriétaire sur lequel on veut affecter des lots, cliquer sur . La fenêtre ‘Affectation’ s'affiche :

Date d'entrée : saisir la date d'entrée du copropriétaire dans la copropriété. Attention : cette date doit être inférieure aux dates de début d'exercice et de début de période de charges de la copropriété.

REMARQUE IMPORTANTE - DATE D'ENTREE Il arrive souvent que des lots appartiennent encore au promoteur lors de l'ouverture de l'exercice de la copropriété. Ensuite, ces lots sont vendus par le promoteur à des copropriétaires ‘particuliers’. Dans ce cas, lors de la création de la copropriété, ces lots doivent être affectés au promoteur. Puis lorsque le promoteur vend les lots, on passe une transaction dans KRISTINA pour enregistrer les nouveaux copropriétaires. Si vous ne procédez pas de cette manière, les charges courantes du premier exercice risquent de ne pas être réparties dans leur totalité. Sélectionner les lignes correspondant aux lots qui doivent être affecté au copropriétaire.

OK - Annuler : Cliquer ensuite sur pour confirmer l'affectation des lots à ce copropriétaire. Pour annuler la

saisie en cours, cliquer sur . Bouton DESAFFECTATION Cette fonctionnalité est utilisée lorsqu’une affectation a été mal enregistrée (erreur de saisie, erreur de copropriétaire, erreur de date, ...).

Depuis la fiche copropriétaire sur lequel on veut désaffecter des lots, cliquer sur . La fenêtre ‘Désaffectation’ s'affiche, sélectionner les lots qui ne doivent pas appartenir à ce copropriétaire.

Cliquer ensuite sur pour confirmer la désaffectation. Bouton TRANSACTION Dès réception de la notification de la vente par le notaire, vous devez l'enregistrer sans attendre dans KRISTINA. Contrôles :

• L’enregistrement d’une vente est interdit sur un exercice clôturé, même si aucune écriture de vente n’est à passer.

• En cas de saisie d’une date de vente antérieure à une / des dates d’appel de provision, des OD d’appels de provision sont automatiquement proposées.

Se positionner sur le copropriétaire qui vend ses lots (ou une partie de ses lots) : cliquer ensuite sur le bouton

Transaction ; l'écran suivant s'affiche :

L’écran se compose de 8 étapes numérotées de 1 à 8 : Etape 1 – ‘Liste des lots’ Cette liste ne contient que la liste des lots non vendus du copropriétaire. Dans le cas où le copropriétaire a déjà vendu tous ses lots, le système affiche le message : AUCUN LOT A VENDRE ! Cliquez une fois sur le ou les lots concerné(s) par la mutation, afin de les faire apparaître en bleu. Etape 2 – ‘Date de vente et acquéreur’

Indiquez la date de vente des lots. Nous vous recommandons de saisir ici la date de notification de la vente et non pas la date réelle de la vente. Tous les appels postérieurs à cette date seront automatiquement demandés à l’acquéreur et non plus au vendeur. Ensuite, choisir l’acquéreur : par défaut KRISTINA propose le prochain numéro de copropriétaire à créer. Dans le cas où l'acquéreur serait déjà copropriétaire dans cette copropriété, il est possible de lui affecter directement le lot vendu : utiliser alors la zone avec la liste déroulante pour le choisir dans la liste des copropriétaires de l'immeuble. Enfin, vérifiez que l’exercice en cours et le prochain exercice à clôturer soient corrects. Si besoin, il est possible de les modifier en utilisant la liste déroulante pour choisir un autre exercice. Par défaut KRISTINA renseigne ce qui est indiqué dans le module « FICHIERS », onglet ‘Caractéristiques de la Copropriété’. Etape 3 – ‘Historique comptable Vendeur’

Vous pouvez imprimer l’historique comptable du vendeur. Par défaut, KRISTINA indique une date de début d’historique correspondant au premier jour du prochain exercice à clôturer, puis une date de fin correspondant au dernier jour de l’exercice en cours. Ces dates sont modifiables, notamment si vous voulez vérifier la comptabilité du vendeur sur les exercices antérieurs. Etape 4 – ‘Recalculer la répartition’

Cliquer sur le bouton . Le logiciel fait apparaître le ou les appels de l’exercice en cours déjà validés qui seront donc intégrés à la comptabilité de l’acquéreur. La répartition des charges de l’exercice en cours sera donc supportée entièrement par l’acquéreur.

Dans le cas d’une vente totale (vente de TOUS les lots à un même copropriétaire lors d’une session), le total des appels n’est pas transféré car lors de la clôture des charges KRISTINA récupérera les appels du copropriétaire vendeur ainsi que ceux de l’acquéreur.

Dans le cas d’une vente partielle (vente d’un ou plusieurs lots), KRISTINA calcule un ‘prorata’ d’appel

concernant les lots vendus pour transférer ces appels sur le ou les copropriétaire(s) acquéreur(s). Il est possible de cocher/décocher des appels non pris en compte automatiquement. Etape 5 – ‘Modifier les provisions’ Par défaut, nous vous conseillons de ne pas modifier les montants des appels de provisions. Cette possibilité est mise en place, notamment, pour gérer et mettre à jour les montant des prélèvements mensuels dans le cas d’une vente en cours de mois. Etape 6 – ‘Modifier les appels exceptionnels’

Cliquer sur le bouton . Le logiciel fait apparaître le ou les appels exceptionnels non clôturés mais validés, qui seront donc intégrés à la comptabilité de l’acquéreur. La clôture de ces travaux et éléments exceptionnels seront donc supportés entièrement par l’acquéreur. Il est possible de cocher/décocher des appels non pris en compte automatiquement. Etape 7 – ‘Valider la vente’

Cliquer sur le bouton . Si l’acquéreur n’est pas déjà existant dans cette copropriété, le message ci-dessus s’affiche, confirmer en cliquant sur le bouton ‘Oui’.

- En cas de vente totale des lots , le message ci-dessus s’affiche, et aucune écriture comptable n’est générée, confirmer en cliquant sur le bouton ‘OK.

En fin d’enregistrement de la vente, l’écran de validation des frais de mutation peut être présenté dans les cas suivants :

• Si un état daté est préparé pour ce copropriétaire et correspond aux lots sélectionnés pour la vente. o Dans ce cas, l’acquéreur est automatiquement affecté sur l’état daté. o Si la validation des frais de mutation pour le vendeur n’a pas été faite au moment de la saisie de l’état

daté, elle peut être lancée automatiquement au moment de l’enregistrement définitif de la mutation - KRISTINA génère directement les écritures comptables liées à cette facture et la facture de mutation dans le module « Factures » ; la facture reste dans l’état ‘A régler’ dans ce module.

o Si des frais de mutation pour l’acquéreur doivent être facturés, il faut aussi le faire pendant cette session. De la même façon les factures sont générées automatiquement en comptabilité.

• Si l’état daté n’est pas préparé, il n’y a pas de facturation automatique des honoraires de mutation. • Ensuite, l’état daté est validé automatiquement.

- En cas de vente partielle des lots , l’écran suivant s’affiche :

Cliquer sur le bouton Dans le cas où il s’agit d’un copropriétaire déjà existant, sa fiche apparaît à l’écran. S’il s’agit d’un nouveau copropriétaire, l’écran ci-dessous s’affiche. Pour compléter la fiche copropriétaire se référer au chapitre correspondant)

Lors de la validation, si le copropriétaire est en ‘Prélèvement’, le message ci-dessous s’affiche :

Si vous choisissez de passer à ‘Non’ les demandes de prélèvements sur les fiches des vendeurs, les éventuels prélèvements préparés au moment de l’affectation de l’appel de provision sur le vendeur ne seront pas extraits dans le module de présélection des prélèvements. Ceci est un choix de fonctionnement à faire dans votre cabinet.

Le logiciel passe automatiquement toutes les écritures comptables liées à la mutation en fonction des éléments sélectionnés en Etape 4 et Etape 6. Concrètement, les écritures concernant les appels non clôturés sont transférées de la comptabilité du vendeur sur la comptabilité de l’acquéreur. Il faut séparer les appels des lots vendus des autres lots pour que l’acquéreur supporte seul la répartition des charges en fin d’exercice et aussi la répartition des éventuels travaux à clôturer pour les lots achetés.

QUE FAIRE APRES AVOIR ENREGISTRE UNE VENTE ? RIEN : KRISTINA tient à jour automatiquement la liste des copropriétaires présents dans la copropriété, que ce soit pour les appels de provision ou les appels exceptionnels. Bouton Annuler TRANSACTION Vous pouvez annuler une transaction dans le cas où une vente est mal passée (erreur de saisie, erreur de date,...).

Depuis la fiche du copropriétaire puis cliquer sur le bouton L'écran ‘Annulation d’une vente’ s'affiche : sélectionner les lots dont la transaction doit être annulée.

Cliquer ensuite sur pour confirmer l'annulation de la vente des lots sélectionnés.

En cliquant sur le bouton ‘Oui’, puis sur le programme va contrepasser automatiquement les écritures générées lors de la validation de la mutation.

REMARQUE IMPORTANTE - Le copropriétaire sur lequel étai t passé la mutation n’est pas supprimé.

Bouton GED – Envoi par Email

Depuis une fiche copropriétaire, en cliquant sur KRISTINA affiche automatiquement l’email du copropriétaire (sous condition qu’une adresse mail soit saisie dans sa fiche).

CLIENTS DOUTEUX

Vous pouvez passer en « Créancier douteux » un copropriétaire, en cliquant sur le bouton .

Passage d’un copropriétaire en « créance douteuse »

� Cas d’un copropriétaire non débiteur Si les comptes du copropriétaire ne sont pas débiteurs, KRISTINA affiche un message qui interdit le passage en « créancier douteux ».

KRISTINA affiche quand même un état de son compte.

Cas d’un copropriétaire faiblement débiteur Si les comptes du copropriétaire n’atteignent pas le seuil minimum fixé dans les paramètres. (« Paramètres », ‘Paramètres’, ‘Clients Douteux’), vous ne pouvez pas non plus passer ce copropriétaire en « Créancier douteux ».

KRISTINA affiche quand même un état de son compte.

Cas d’un copropriétaire débiteur Si le copropriétaire présente un solde débiteur supérieur ou égal au seuil minimum, KRISTINA affiche l’écran de contrôle suivant :

• Les soldes des différents comptes sont affichés : o Par compte o Par fiche travaux en cours

Le solde « général » des comptes du copropriétaire est affiché. On peut accéder à la visualisation / l’impression de l’historique comptable du copropriétaire pour vérifier la globalité des comptes. Saisir ensuite la date de comptabilisation de cette procédure afin de traiter automatiquement les écritures comptables. Cliquer ensuite sur « Valider la créance » pour préparer la génération des écritures comptables. KRISTINA affiche un « brouillard » comptable qui permet de « solder » compte par compte / fiche travaux par fiche travaux les comptes courants et les passer dans les comptes paramétrés (« Paramètres », ‘Paramètres’, ‘Clients Douteux’) pour recevoir les créances douteuses (Comptes 459 – Copropriétaires – créances douteuses : plan comptable SRU).

Le libellé par défaut est celui qui aura été saisi dans le module de paramétrage ((« Paramètres », ‘Paramètres’, ‘Clients Douteux’). Pour valider le passage du copropriétaire en « créancier douteux », il faut cliquer sur le bouton ‘Valider’. La comptabilité est automatiquement mise à jour.

o Les comptes courants sont soldés o Les comptes « 459xxx » récupèrent les soldes débiteurs des comptes courants.

Conséquences de la mise en place d’un copropriétair e en « Client Douteux » Liste des copropriétaires La liste des copropriétaires et de leur solde tient compte des comptes 459x00 : ils apparaissent automatiquement dans la liste des comptes à traiter. Les validations automatiques d’écritures Lorsqu’un copropriétaire est passé en « créancier douteux », toutes les écritures générées automatiquement dans les modules ci-dessous par KRISTINA habituellement sur ses comptes « courants » (450x00), sont automatiquement reportées dans les comptes ouverts sur ce copropriétaire : 459x00.

• La validation des appels de provisions • La validation des clôtures des charges courantes • La validation des appels exceptionnels • La validation des clôtures de travaux ou opérations exceptionnelles • Les frais de relance • Les factures à ce copropriétaire • Les prélèvements • Les encaissements, remboursements ou OD sur ses comptes courants. Module « Répartition des charges » • L’annexe 1 :

o Elle ne présente plus sur les lignes « 450 » les soldes débiteurs des copropriétaires passés en « créancier douteux ».

o Elle présente les soldes de ces comptes copropriétaires sur les lignes « 459 ». La liste nominative :

o Elle fait apparaître la liste des copropriétaires douteux en fin de liste : il est possible d’ajouter sur cette liste un saut de page entre la liste des copropriétaires et la liste des copropriétaires douteux : Aller en modification de l’état et sélectionner (deux états : 2 comptes et 4 comptes)

� Sélectionner le menu « Etat » � Cliquer sur « Groupement de données » � Sélectionner la 1ère ligne : fictemp.qp_douteux+fictemp.qp_repere � Cocher « Début de chaque groupe sur une nouvelle page »

o Précisions : � Sur les décomptes, le solde en début d’exercice affiché est « 0,00 » car en début d’exercice le

compte 459xxx est à 0. � Idem sur le tableau récapitulatif : le solde en début d’exercice est « 0,00 » pour la même raison. � Pour les extraits par défaut, pas la peine de sélectionner 459xxx car si un copropriétaire est

douteux, KRISTINA prend automatiquement le 459x00 au lieu du 450x00 correspondant. � Appels de provisions (échéanciers + en cours) � Clôtures de charges � Appels exceptionnels � Clôture d’appels exceptionnels

NB : � Le paramétrage de la balance consolidée doit être modifié afin de tenir compte dans les soldes des comptes copropriétaires des comptes 459x00.

Suppression d’un copropriétaire en « créance douteus e » Le bouton « Passage en créancier NON douteux » est affiché sur la fiche du copropriétaire. En cliquant sur ce bouton, KRISTINA affiche l’écran de contrôle et l’état de ses comptes « 459 ». Pour enregistrer les écritures nécessaires à l’annulation de cet état sur le copropriétaire, il faut sélectionner ensuite le bouton « Annuler la créance ». Les écritures comptables adéquates sont générées automatiquement : • Le brouillard est affiché pour valider les écritures comptables • La validation de ce brouillard permet de modifier l’état du copropriétaire. PLAN D’APUREMENT On peut mettre en place un plan pour un copropriétaire qui aurait une dette relativement importante vis-à-vis du syndicat des copropriétaires et avec qui vous pensez qu’il peut respecter un remboursement acceptable étalé sur le temps sans aller dans un premier temps vers une procédure plus lourde avec huissier.

Pour mettre en place un plan d’apurement, il faut tenir compte de la dette actuelle du copropriétaire, mais aussi des prochains appels à venir (provisions & exceptionnels) – ainsi le plan sera établi sous forme d’un échéancier d’une durée à définir et permettant d’assainir totalement le compte de la personne en fin de paiement.

KRISTINA permet donc de saisir l’échéancier et de l’imprimer afin qu’il soit signé par le client.

Attention : il n’est pas possible de créer 2 plans d’apurement en même temps pour une même personne.

Création, mise à jour

Cliquer sur ; KRISTINA affiche l’écran suivant :

Le code du plan est créé automatiquement par le système – c’est un code qui s’incrémente lors de la création d’un nouveau plan sur un même copropriétaire ; ensuite, vous devez indiquer :

• La date d’accord du plan d’apurement

• Le nombre de mensualités

• La date d’effet (date attendue du paiement de la 1ère échéance)

• La date de fin (calculée automatiquement en fonction des 2 informations précédentes)

• Le montant total à solder

• Le montant des mensualités (calculé en fonction du montant total et du nombre de mensualités).

Ensuite vous pouvez imprimer le plan d’apurement pour le faire signer par le copropriétaire (acceptation du client).

Impression

Il suffit de cliquer sur le ; vous pouvez choisir entre l’impression de l’échéancier et l’impression de l’avancement des remboursements.

Echéancier du plan d’apurement :

Avancement des remboursements du plan d’apurement :

Encaissement

Si on encaisse sur un copropriétaire qui a un plan d’apurement en cours : • Saisir normalement la ligne d’encaissement (compte, code copropriétaire, libellé, … montant). • Après la saisie du montant, KRISTINA repère que le copropriétaire a un échéancier en cours et affiche

l’état d’avancement du remboursement ; il faut imputer le montant payé sur les lignes correspondantes de l’échéancier. - par exemple :

o Le cas le plus simple est que le copropriétaire paie la totalité de sa prochaine échéance due – KRISTINA affiche ce règlement en face de l’échéance.

o Sur cette échéance on impute le montant réglé – le solde du. o S’il reste une somme à imputer, elle est automatiquement proposée sur la ligne suivante.

-> Les lignes pour lesquelles les montants payés = montants dus et date de paiement saisies ne sont pas modifiables. -> Les lignes alimentées automatiquement sont modifiables – elles sont en vert.

• Quand on clique sur : • On vérifie la cohérence des montants • On garde en mémoire ce tableau dans l’attente de la validation définitive de toute la saisie

comptable

• Quand on clique sur : • KRISTINA affiche simplement un message d’avertissement – vous devez confirmer que le

règlement de cette personne ne sera pas imputé dans le plan d’apurement – après confirmation, on ferme la fenêtre – si on ne confirme pas, on reste sur l’écran.

• Si on encaisse la totalité de la dernière échéance due et que la somme des échéances réglées est égale

à la somme des échéances dues, KRISTINA affiche le message suivant :

-> Lors de la validation comptable, le plan d’apurement est donc automatiquement clôturé

• Le niveau de relance du copropriétaire sur sa fiche passe de « E » à « Vide » • La date de clôture du plan est la date de l’encaissement – le solde du est à ZERO

Clôture d’un plan d’apurement

Un plan d’apurement peut être clôturé de 2 façons :

• Depuis la saisie comptable, lorsque le copropriétaire règle la dernière échéance de son plan, le plan est automatiquement clôturé.

• En cliquant sur dans l’écran de mise à jour des plans d’apurement : o KRISTINA demande la confirmation de la clôture du plan.

� Si le plan n’est pas soldé, on vous indique :

� Si oui, on continue :

� Si on confirme à nouveau, on clôture le plan et le copropriétaire passe à l’état de RELANCE = « H » dans la fiche copropriétaire.

� Dans le cas contraire, on clôture le plan en supprimant toutes les lignes non réglées du plan ; le copropriétaire voit son niveau de relance réinitialisé à « 0 »

A la fin, KRISTINA indique que le plan est bien clôturé à la date de la réalisation et vous informe alors qu’il faut imprimer l’état du plan à la clôture. Suppression d’un plan d’apurement

Un plan d’apurement ne peut être supprimé que si aucune mensualité n’a été encaissée sur ce plan, en cliquant

sur

Passage en niveau « Huissier »

Lorsque l’on clôture un plan d’apurement non soldé, l’utilisateur peut passer le copropriétaire concerné en niveau de relance « H » = Huissier.

Après cet état, on ne peut plus encaisser sur ce copropriétaire, ni faire de relances.

Saisie des encaissements et Gestion des impayés

… Avec échéancier en cours

On l’a vu dans le chapitre précédent, lorsque l’on encaisse un règlement sur un copropriétaire ayant un échéancier en cours (Niveau de relance = « E »), KRISTINA affiche une fenêtre de saisie et de répartition du montant saisi au fur et à mesure des encaissements, le plan sera soldé et clôturé par KRISTINA.

… Avec niveau Huissier

Normalement, vous ne devriez pas recevoir d’encaissement directement à votre cabinet pour un copropriétaire que vous aurez passé en niveau « Huissier » - cependant, si ce cas se présente, KRISTINA vous avertit par le message suivant :

Ensuite, c’est à vous de voir ce que vous voulez vraiment faire de ce paiement.

Relances

Modifications générales

Voici les modifications générales effectuées dans le module « Relances » : • Les copropriétaires non relançables même s’ils n’ont pas dépassé la date limite de non « relançabilité »

apparaissent dans la liste, avec interdiction de les sélectionner – la date de fin de cet état est indiquée dans la liste.

• Les copropriétaires non relançables et qui ont dépassé la date limite de non « relançabilité » fonctionnent comme actuellement – ils apparaissent dans la liste avec possibilité de les sélectionner pour traitement.

• Il faut prendre en compte les deux nouveaux « niveaux de relance » : o Niveau « E » = échéancier en cours - dans ce cas, les copropriétaires ne sont relançables que sur

l’échéancier en cours – c'est-à-dire que dans la procédure de calcul des soldes débiteurs pour ces copropriétaires, on ne calcule pas le solde comptable vu sur leur extrait de compte, mais le solde calculé par rapport à leur plan d’apurement à la date de relance demandée. Une colonne avec l’état « E » / Echéancier est ajoutée dans la liste.

o Niveau « H » = huissier – les copropriétaires en niveau « H » sont non relançables – on a besoin de les visualiser dans la liste afin d’en faire quand même un suivi –les lignes correspondantes sont en rouge. Comme pour les copropriétaires non relançables, il est interdit de les sélectionner. Une colonne avec l’état « H » / Huissier est ajoutée dans la liste.

• L’historique du copropriétaire en cours de sélection est disponible depuis la barre d’outils.

ETAT DATE L’état daté est décomposé en 2 parties : • L’état technique : il est réalisé dans le carnet d’entretien et n’a pas à être modifié selon les copropriétaires

vendeurs. Il est accessible depuis le carnet d’entretien de la copropriété. (voir chapitre 3). • L’état daté comptable et financier : il est à réaliser pour chaque demande d’information de mutation ; il est

accessible depuis la fiche du copropriétaire vendeur.

Ce document est à préparer à chaque demande d’information concernant une mutation. Les fonctionnalités suivantes sont disponibles :

• Ajout : création d’un nouvel état daté. • Modification : modifier un état daté existant (la modification est impossible si l’état daté est validé) • Suppression : supprimer un état daté existant (la suppression est impossible si l’état daté est validé) • Impression : imprimer un état daté existant – l’impression contient :

o Les informations comptables (partie financière) – (saisies plus loin) � Soit par fusion vers Word � Soit par impression directe d’un état daté financier

o Les informations techniques (partie administrative) – disponibles dans le carnet d’entretien. • GED : Un état daté une fois imprimé est gardé en GED et est accessible directement depuis cette fenêtre

dans le dossier du copropriétaire concerné. • Validation : la validation de l’état daté entraîne les actions suivantes :

o Affichage de l’avancement de la situation : « ETAT DATE VALIDE » est affiché en rouge sur le formulaire

o L’accès aux boutons « Modifier » et « Supprimer » est interdit. o Les frais de mutation peuvent être automatiquement facturés :

• Boutons de navigation : permettent de parcourir tous les états datés d’un copropriétaire. Préparation de l’état daté financier : présentation générale

• Un copropriétaire peut posséder plusieurs « états datés » en même temps selon qu’il ait plusieurs lots à

vendre au même moment. • Tant qu’un état daté n’est pas validé vous pouvez toujours venir le mettre à jour en fonction des informations

que vous aurez recherchées dans le logiciel.

Il faut se positionner sur la fiche du copropriétaire vendeur concerné par la demande d’information ; puis cliquer

sur le bouton . Dès que l’on clique sur ce bouton, une fenêtre ‘Préparation d’un état daté’ s’affiche :

Cette préparation se fait en 4 étapes :

Pour créer un état daté, cliquez sur le bouton ; pour modifier un état daté existant, le sélectionner en se

déplaçant avec la barre de navigation et cliquez sur le bouton .

Onglet ‘Informations la vente’

Il s’agit de préciser :

• Les lots concernés par la mutation prévue en les sélectionnant • La date de l’état daté • La date de validité du document • La date envisagée pour la mutation

En fonction des exercices en cours et à clôturer, vous pourrez imprimer l’historique comptable du copropriétaire vendeur ce qui vous permet de prédéfinir de nombreuses informations financières concernant ces lots.

Onglet ‘Sommes du vendeur’ Afin de le présenter sur le document final, il est important de renseigner les informations contenues dans l’écran suivant ; deux parties sont présentées :

• Sommes dues par le vendeur • Sommes dues par le Syndicat à l’égard du vendeur Il s’agit d’indiquer toutes ces informations pour ensuite imprimer cette situation du copropriétaire vendeur sur l’état daté financier.

Attention : c’est le montant des honoraires de mutation indiqué ici qui permettra ensuite de générer automatiquement la facture de mutation au copropriétaire, au moment de la validation de l’état daté.

Onglet ‘Sommes de L’acquéreur’ Afin de le présenter sur le document final, il est important de renseigner les informations contenues dans l’écran suivant ; deux parties sont présentées :

• Sommes dues par le vendeur • Sommes dues par le Syndicat à l’égard du vendeur Il s’agit d’indiquer toutes ces informations pour ensuite imprimer cette situation du copropriétaire vendeur sur l’état daté financier.

Dans le cas où des frais de mutation sont demandés à l’acquéreur, c’est ce montant saisi ci-après qui sera automatiquement pris en compte pour la génération automatique de la facture (après demande de confirmation bien sûr).

Onglet ‘Informations générales’ Enfin, vous pouvez indiquer des informations générales concernant :

• Les derniers budgets votés • Les derniers exercices clôturés Ainsi que vos commentaires particuliers concernant la mutation.

Etat daté : les impressions

L’impression vous donne accès à :

• 1er onglet : l’impression des documents par défaut, depuis le bouton o Document qui reconstitue toutes les informations saisies dans la phase présentée dans le chapitre

précédent o Accès direct pour l’impression de l’état daté technique présenté dans le chapitre concerné par cette

fonctionnalité (carnet d’entretien).

– Impression des éléments financiers

Les informations saisies dans les pages précédentes sont reprises dans cette édition. – Impression des éléments techniques Les informations saisies dans le carnet d’entretien et concernant la partie technique de l’état daté sont imprimables depuis cette page, et présentées comme décrite dans le chapitre concerné dans le carnet d’entretien. • 2ème onglet : l’impression d’un document WORD (pré-requis : il faut préparer un modèle de document

WORD intégrant les champs de fusion nécessaires – voir champs de fusion en fin de document). Kristina affiche par défaut les documents WORD trouvés dans la GED de la copropriété en cours, et ceux du module « Mailing ».

• Les actions possibles sont les suivantes :

o Rafraichir la liste des documents par défaut

o Afficher le document sélectionné sous WORD pour le visualiser ou le modifier

o Rechercher des documents WORD dans un autre dossier o Rechercher un document par son nom ou une partie de son nom dans la liste en cours

Lorsque le document est sélectionné, il faut cliquer sur le bouton pour lancer la fusion. La maquette est modifiable dans le module « Mailing » (voir chapitre 10). Les champs de fusion concernant les informations saisies dans la préparation de l’état daté sont dans la liste des champs Copropriétaires. Ils commencent par « ED ».

Etat daté financier : l’archivage (ou numérisation)

Si vous possédez le ‘module +’ GED, les documents peuvent automatiquement être numérisés :

• Le document WORD est mémorisé dans le dossier du copropriétaire et porte le nom du fichier WORD précédé du code du copropriétaire.

• L’état daté financier est placé dans le dossier copropriétaire et s’appelle : Etat_Daté_Financier_aaaammjj.Pdf (aaaammjj représente la date de l’état daté).

• L’état daté technique est placé dans le dossier copropriétaire et s’appelle : Etat_Daté_Technique_aaaammjj.Pdf (aaaammjj représente la date de l’état daté).

Etat daté : la validation

La validation de l’état daté permet 3 actions :

• La validation de l’état daté : une fois validé, on n’a plus accès à la modification des informations saisies dans les pages précédentes.

• La validation des Frais de Mutation du vendeur : cette étape est proposée seulement dans le cas où des frais de mutation ont été saisis dans les étapes précédentes, et si la validation n’a pas déjà été faite.

• La validation des Frais de Mutation de l’acquéreur : cette étape n’est disponible que depuis le module « Fichiers » bouton ‘Transaction’ lorsque le copropriétaire acquéreur est connu dans KRISTINA, et si des frais de mutation ont été affectés à l’acquéreur.

KRISTINA affiche l’écran suivant :

Si la validation des Frais de mutation est demandée, KRISTINA génère directement les écritures comptables liées à cette facture et la facture de mutation dans le module « Facture » ; la facture reste dans l’état ‘A régler’. Le libellé des Frais de mutation et le montant par défaut sont paramétrés dans le menu « Paramètres », ‘Paramètres’, onglet ‘Libellés’ bouton ‘Relances et Etats Datés’. (Voir chapitre 1.4).

Lorsque l’état daté est validé, la mention « ETAT DATE VALIDE » est affichée sur le formulaire de l’état daté.

2.7 AAAAUTRES FONCTIONNALITÉUTRES FONCTIONNALITÉUTRES FONCTIONNALITÉUTRES FONCTIONNALITÉS S S S ---- LLLLOTOTOTOT

Bouton Fiche Locataire Cette fonctionnalité est utilisée si vous voulez enregistrer dans vos fichiers les coordonnées des locataires qui occupent les lots de vos copropriétaires.

Conseil : attention à cette manipulation, car vous devez demander à vos copropriétaires de vous fournir régulièrement les coordonnées des occupants de leurs lots afin de mettre à jour vos fiches.

Sélectionner la ligne contenant le lot sur lequel vous voulez lier une fiche locataire. Cliquer ensuite sur

L'écran suivant ci-dessous s'affiche, il faut cliquer sur pour créer le 1er locataire du lot.

LOCATAIRE Civilité : choisir la civilité du locataire Nom, Prénom : Nom puis Prénom du locataire. Adresse : adresse du locataire. Code postal / Ville : la saisie d’un code postal permet de proposer automatiquement la/les villes liées à ce code postal – inversement la saisie d’une ville propose automatiquement le code postal correspondant.

Cas particuliers :

• Saisie d’une adresse dans un pays étranger – dans ce cas la saisie du code postal n’est pas obligatoire

• Saisie d’un code postal avec un CEDEX – par exemple 35024 Rennes Cedex XX : propose par défaut Rennes, mais la saisie peut être complétée

Tél. Domicile, Travail : N° de téléphone personnel et N° de téléphone bure au du locataire. Date de naissance : date de naissance. A : lieu de naissance. Etat civil : vous pouvez saisir un état civil complet du locataire (zone de saisie de longueur infinie). Pour sortir de cette zone de saisie, appuyez sur la touche ‘Tab’ de votre clavier. Situation de famille Profession Employeur Revenus CONJOINT / COLOCATAIRE Nom Prénom Date de naissance A : lieu de naissance Situation de famille Profession Employeur Revenus Boutons Mise à Jour des Tantièmes du lot � Ajout Il peut arriver que toutes les rubriques, du plan de charges de la copropriété, n'aient pas été affectées sur un lot.

Dans ce cas, utiliser le bouton de la zone ‘Tantièmes’ pour affecter de nouvelles rubriques à un lot. Le système affiche un écran contenant la liste des rubriques de la copropriété :

Pour ajouter des rubriques qui ne sont pas encore affectées à un lot, faire un double clic sur chaque rubrique concernée par un ajout. La ligne sélectionnée s’affiche avec une croix (X) pour visualiser les rubriques que vous

voulez ajouter à votre lot. Cliquer ensuite sur Le système affiche l'écran de ‘Saisie des tantièmes du lot’. Les rubriques ajoutées sont à zéro millièmes ; vous devez alors saisir les millièmes de rubrique pour ce lot. Modification

Cliquer sur le bouton . L'écran ‘Saisie des tantièmes du lot’ s'affiche : vous pouvez modifier les millièmes de n'importe quelle rubrique.

Suppression

Se positionner sur la ligne de la rubrique à supprimer pour ce lot, puis cliquer sur le bouton . Le système demande de confirmer la suppression de la rubrique sélectionnée. Si vous répondez ‘Oui’, cette rubrique n'aura plus de millièmes sur le lot en cours. Dans le cas contraire, la suppression sera annulée.

2.8 AAAAUTRES FONCTIONNALITÉUTRES FONCTIONNALITÉUTRES FONCTIONNALITÉUTRES FONCTIONNALITÉS S S S ---- RRRRUUUUBRIQUESBRIQUESBRIQUESBRIQUES

Nouvel exercice (IMPORTANT)

Seul le 1er exercice d’une copropriété est créé en même temps que la copropriété. Pour créer les exercices suivants, il faut suivre les manipulations décrites ci-après. Depuis l’onglet ‘Rubriques’ de la gestion des copropriétés, on gère les exercices d’une copropriété.

Pour créer un nouvel exercice, cliquer sur le bouton ; l’écran suivant s’affiche :

Code exercice : indiquer le nouveau code exercice. Du : indiquer la période de début d’exercice. Au : indiquer la période de fin d’exercice. 1 à 4 : indiquer les différentes dates d’appel de provision qui auront lieu dans le prochain exercice. Exercice de référence : utiliser la liste déroulante pour récupérer le plan de rubrique de référence pour la création du nouvel exercice.

Cliquer sur lorsque votre demande est correcte. KRISTINA crée alors :

o Le nouveau plan de rubrique et de sous-rubrique pour l’exercice à créer : copie automatique et intégrale des rubriques et sous-rubriques de l’exercice cité en référence.

o Les bases de répartition de chaque lot : copie automatique et intégrale des bases de répartition des lots de l’exercice cité en référence.

o Change automatiquement l’exercice sur la fiche copropriété ; le nouvel exercice devient l’exercice courant de la copropriété.

ATTENTION : la création d’un exercice est définitive. Un code exercice et ses périodes peuvent être modifiées (sous certaines conditions) par les outils KRISTINA : « Outils », ‘Programmes de maintenance’, ‘Modification des dates d’exercice’. Un exercice peut être supprimé si aucun budget n’est saisi et si aucune charge n’est imputée sur cet exercice en utilisant les outils KRISTINA : « Outils », ‘Programmes de maintenance’, ‘Suppression d’un exercice’. Contrôle des millièmes de la copropriété

Le bouton ‘Contrôle des Millièmes’ permet de vérifier que le total des bases de répartition des lots est équivalent aux tantièmes de référence saisis pour chaque rubrique de la copropriété. Si le contrôle n’est pas correct, KRISTINA affiche une fenêtre indiquant quelles sont les rubriques qui ont des tantièmes erronés.

Dans le cas contraire, KRISTINA affiche un message pour dire que le contrôle est correct. Bouton Affecter sur tous les lots Cette fonctionnalité est principalement utilisée lorsque vous venez de créer une nouvelle clé de répartition et que vous voulez l'affecter sur tous les lots en fonction de certains critères. Elle convient souvent lorsque vous créez une rubrique de charges à répartition unitaire, par exemple.

Pour l’utiliser, se positionner sur la ligne de la rubrique à affecter automatiquement sur des lots, puis cliquer pour afficher l'écran suivant :

Avec les caractéristiques : ce critère permet d'affecter à la rubrique (060000 dans l'exemple ci-dessus) les tantièmes pour les lots ayant déjà l’autre rubrique (001000 dans l'exemple ci-dessus). Pour une répartition de : si tous les lots recevant cette rubrique doivent avoir la même répartition en millièmes, cocher la case et indiquer la répartition. Bâtiment : si cette rubrique ne doit être affectée qu'à des lots appartenant à un bâtiment particulier, le saisir ici. Utiliser la liste déroulante pour faire apparaître la liste de tous les bâtiments que vous avez déjà saisis pour la copropriété. Etage / Escalier : si cette rubrique ne doit être affectée qu'à des lots ayant un étage / escalier particulier, le saisir ici. Utilisez la liste déroulante pour faire apparaître la liste de tous ces renseignements déjà saisis pour la copropriété.

Exemple : Vous devez installer des boîtes aux lettres seulement dans le bâtiment A et seulement sur les lots "appartement". 1 - Créer une rubrique 070000 - POSE DE BOITES AUX LETTRES 2 - Se positionner sur cette rubrique 3 - Demander 'Affecter sur tous les lots' 4 - Demander une répartition de 1 millième pour tous les lots 5 - Demander 'Avec les caractéristiques' de la rubrique 080000 - CONSOMMATION EAU FROIDE (seuls les appartements ont en principe des millièmes d’eau) 6 - Demander les lots appartenant au Bâtiment A.

Bouton Modifier sur tous les lots

Avis aux utilisateurs des anciennes versions de KRISTINA : cette fonctionnalité s'appelait "Modification des quotes-parts".

Cette fonctionnalité est principalement utilisée pour modifier des millièmes sur tous les lots concernés par une rubrique. Elle convient par exemple pour saisir des consommations d'eau au m3. Se positionner sur la ligne de la rubrique pour laquelle il faut modifier les bases de répartition, puis cliquer sur

pour afficher l'écran suivant :

Bâtiment : si cette rubrique ne concerne que des lots appartenant à un bâtiment particulier, le saisir ici. Utiliser la liste déroulante pour faire apparaître la liste de tous les bâtiments que vous avez déjà saisis pour la copropriété. Etage / Escalier : si cette rubrique ne concerne que des lots ayant un étage / escalier particulier, le saisir ici. Utiliser la liste déroulante pour faire apparaître la liste de tous ces renseignements déjà saisis pour la copropriété. CRITERES DE TRI POUR LA SAISIE. Lorsque vous devez modifier les bases de répartition d'une rubrique sur tous les lots concernés par cette rubrique, vous avez généralement une liste papier sous les yeux et vous utilisez cette liste pour reporter l'information sur informatique. Votre liste papier est triée selon un certain ordre, et KRISTINA vous propose ici de trier son fichier de lots et de copropriétaire selon les critères suivants :

Numéro de copropriétaire et numéro de lot Nom du copropriétaire et numéro de lot Numéro de lot.

Millièmes : se placer ensuite sur cette zone de saisie et indiquer les bases de répartition nécessaires. Les millièmes de la copropriété sont mis à jour automatiquement. Taper sur la touche ‘Entrée’ pour passer au lot suivant. Vous pouvez aussi utilisez la barre de navigation pour vous déplacer sur le lot précédent ou suivant.

Cliquer sur lorsque la modification est terminée.

Gestion des Rompus Les rompus sont le reliquat des charges non réparties en fin d’exercice, lorsque tous les calculs de répartition appliqués sur les bases de répartition et faits aux centimes sont terminés ; on peut alors enregistrer ce solde en une sorte de report sur l’exercice suivant, au lieu de le répartir « aléatoirement » comme aujourd’hui, sur les copropriétaires. Si vous souhaitez mettre en place la gestion des Rompus, il faut paramétrer pour la copropriété une « Clé de répartition Principale » pour imputer le reliquat de charges de l’année en cours sur l’exercice suivant, en double-cliquant sur le libellé ‘Clé principale’ :

2.9 IIIIMPRESSIONS DE LA GESMPRESSIONS DE LA GESMPRESSIONS DE LA GESMPRESSIONS DE LA GESTION DE TION DE TION DE TION DE FFFFICHIERSICHIERSICHIERSICHIERS

Généralités sur la page Etats / Impression

Cet écran est composé de trois parties : Sélection des copropriétés

Les états peuvent tous être demandés pour une ou plusieurs copropriétés. Sélectionner les copropriétés pour lesquelles vous souhaitez faire l’impression.

Vous pouvez indiquer le N° de la copropriété souhait ée dans la zone Liste des états disponibles

Tous les états disponibles sont affichés dans cette partie de l'écran. Cliquer sur la ligne correspondant à l'état à imprimer.

Critères d'impression

Une liste de documents peut être rattachée à un état (c'est le cas pour la ‘Liste des copropriétaires et soldes’, mais si vous personnalisez des états pour votre cabinet, ils peuvent aussi apparaître dans cette liste). Pour tous les états, vous pouvez indiquer si vous souhaitez imprimer l'entête et le type de tri (alphabétique ou numérique) des impressions.

Liste des copropriétés Imprime la liste de toutes les copropriétés sélectionnées à gauche. Liste des lots et copropriétaires Cette liste est triée par numéro de lot, sur laquelle figure tous les copropriétaires pour l’exercice courant (vendeurs et acquéreurs : pratique pour visualiser une succession de ventes), les dates d'entrée et dates de départ. Dans cette liste, les lots qui ne sont pas encore affectés à des copropriétaires apparaissent avec le code 'XXXXXX' dans la colonne Copropriétaire. Liste des copropriétaires et lots Cette liste est triée par copropriétaire (numéro ou nom selon le critère sélectionné). Tous les lots d'un copropriétaire sont affichés avec les dates d'entrée et dates de départ (pratique pour visualiser rapidement les lots d'un copropriétaire). Par défaut la liste n’imprime que les copropriétaires en cours. Il est possible d’imprimer également la liste des vendeurs sur une période en cochant « vendeur » puis saisir une période.

Attention : dans cette liste n'apparaissent pas les lots qui ne sont pas encore affectés à des copropriétaires.

Liste des rubriques Cette liste contient le plan de charges de l'exercice en cours pour la copropriété. Y figurent les rubriques et sous rubriques, les comptes de charges, les dates d'exercice, les dépenses, le budget et les millièmes pour la copropriété (pratique pour repérer rapidement l’origine d’un problème éventuel lors des appels ou des clôtures).

Conseil : imprimer cette liste lorsqu’une copropriété est saisie et la conserver dans le dossier de cette copropriété.

Liste des bases de répartition Lorsque vous demandez cette impression, il existe 2 états :

• Bases de répartition par groupe Par groupe de charges

o Si NON, l'impression est présentée sous forme de liste qui contient tous les lots (triés par numéro de lot) avec pour chaque lot la liste de ses bases de répartition.

o Si OUI, l'impression est présentée sous forme de tableau. Ce tableau contient la liste des clés de répartition de la copropriété avec le total des millièmes de la copropriété, puis la liste des millièmes de tous les copropriétaires à la date de l'édition demandée .

• Bases de répartition d’une copropriété : où la sélection des clés de répartition à afficher est possible.

o Dès que l’on sélectionne cet état, la liste des clés de répartition de l’exercice en cours de la copropriété s’affiche.

o 2 boutons d’accès à la modification d’état sont disponibles car il existe : � Un état présenté en mode « portrait » limité à 9 clés de répartition. � Un état présenté en mode « paysage» limité à 15 clés de répartition.

o Parmi cette liste de clé, vous pouvez sélectionner les clés de répartition que vous désirez imprimer. Le format d’impression sera sélectionné automatiquement en fonction du nombre de clé à imprimer.

Conseil : vérifier que le total des millièmes calculé dans chaque colonne correspond bien au total des millièmes de la copropriété.

Cause possible d’un total erroné : tous vos lots ne sont peut être pas affectés !!! Rupture par lot : cette modalité n'est activée que si la présentation par groupe de charge a été sélectionnée. Elle permet d'imprimer un tableau le détail de tous les lots. Cette liste est imprimée à la date demandée . Edition au : ce sont les copropriétaires présents à cette date qui figurent sur l'impression. IMPORTANT

Conseil : imprimer cette liste lorsqu’une copropriété est saisie et la conserver dans le dossier de cette copropriété.

Liste des copropriétaires Lorsque vous demandez cette impression, une partie ‘Détails’ s'affiche :

Si aucune des cases suivantes n'est cochée, cette liste contient tous les copropriétaires possédant un lot à la date du jour KRISTINA : ce qui signifie que les vendeurs avant la date de KRISTINA ne font pas partie de cette liste. Liste des vendeurs : si vous souhaitez que la liste contienne les vendeurs, cocher cette case. Une liste des copropriétaires vendeurs (sans limite de critère) est imprimée à la suite de la liste des copropriétaires. Si vente entre le __ et le __ : si une fourchette de date est renseignée, la liste des vendeurs ne contient que les copropriétaires ayant vendus des lots pendant cette période. Liste des mandataires : si vous cochez cette case, une liste des mandataires de cette copropriété est imprimée à la suite des listes précédentes. REMARQUE : sont considérés comme « vendeur » les copropriétaires ayant vendu tous leurs lots. Deux états sont disponibles pour cette édition, l’un avec détails (adresse, téléphones,…), et l’autre présentant le montant de fonds de roulement figurant sur leur fiche copropriétaire.

Liste des copropriétaires et soldes Lorsque vous demandez cette impression, une partie ‘Solde’ s'affiche :

Sélectionner le ou les comptes pour lesquels le solde des copropriétaires est souhaité. Edition des vendeurs : même critère que pour l'impression précédente : cocher cette case pour imprimer aussi les soldes des copropriétaires ayant vendus leur lot à la date de KRISTINA. Calculer le solde au : date de calcul du solde comptable des copropriétaires pour les comptes copropriétaires sélectionnés ci-dessous. Comptes à traiter : sélectionner les comptes sur lesquels on veut calculer le solde pour l'impression. Cette liste contient la liste des copropriétaires de la copropriété (triés par nom ou par numéro selon le critère choisi) ; pour chaque copropriétaire, on visualise son solde comptable débiteur ou créditeur : le solde copropriétaire de la copropriété est calculé. Dans les comptes à traiter, il faut sélectionner les comptes 459x00 pour prendre également en compte les soldes des copropriétaires douteux.

LISTE DES SOLDES DEBITEURS : une variante de cette liste est disponible avec KRISTINA ; dans la partie LISTE DES ETATS DISPONIBLES , un état appelé Liste des copropriétaires débiteurs. Cet état est présenté sous la même forme que l'état précédent, mais ne contient que les copropriétaires débiteurs parmi tous ceux de la copropriété.

Exporter vers EXCEL/TXT

Vous pouvez exporter des informations sous différents formats depuis la zone ‘Etats’, en renseignant le

nom du fichier final puis en cliquant sur

Le fichier résultant est créé dans le répertoire « \K5\Doc » du dossier d’installation de KRISTINA.

2.10 CCCCONTRÔONTRÔONTRÔONTRÔLES LES LES LES ---- FERMETURE DU MODULE FERMETURE DU MODULE FERMETURE DU MODULE FERMETURE DU MODULE «««« FFFFICHIERSICHIERSICHIERSICHIERS »»»»

Lors de la demande de fermeture du module « FICHIERS », deux contrôles sont automatiques :

CONTROLE DES MILLIEMES : Le contrôle des millièmes est lancé automatiquement sur la copropriété en cours. En cas d’erreur, KRISTINA affiche la liste des rubriques sur lesquelles le contrôle renvoie une erreur entre les tantièmes de référence et les tantièmes calculés. Un message demandant la confirmation de la sortie du module « FICHIERS » est ensuite affiché. Vous pouvez quitter le module, les messages ne sont pas bloquants.

CONTROLE DE L ’AFFECTATION DES LOTS : Lors de la fermeture du module « FICHIERS », un message signale les lots qui ne seraient pas affectés. KRISTINA affiche une fenêtre contenant la liste des lots non affectés :