2. Procédure de passation de consignes

7/21/2019 2. Procédure de passation de consignes

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Direction des Ressources Humaines

Nouvelle Organisationdu

Ministère de l’Equipement et des Transports

Procédure de passation de consignes

RésuméLa présente procédure décrit les actions à réaliser dans le cadre de la passation deconsignes entre anciens et nouveaux responsables d’entités du Ministère del’Equipement et des Transports.




1 Objet

Le présent document définit le cadre de la passation de consignes. Il va au-delà de laprocédure habituelle, pour intégrer les passations de consignes relatives aux changementsde domiciliation des activités liés à la mise en œuvre de la nouvelle organisation.

2 Objectifs

Le changement structurel induit est profond, avec la fusion des structures héritées desdépartements Equipement et Transport, et s’inscrit dans la durée.

A ce titre, il est demandé à chaque responsable de respecter l’application de cetteprocédure, pour que la passation de consignes soit effectuée dans les meilleuresconditions ; les objectifs associés étant

• d’assurer une continuité de service dans le traitement des affaires en cours,• de minimiser les impacts des changements organisationnels sur les activités des

entités du Ministère,• de permettre aux collaborateurs de se situer dans la nouvelle organisation.

3 Champ d’application

Cette procédure est applicable à l’ensemble des responsables hiérarchiques des servicescentraux et territoriaux

•

Directeurs Centraux,• Directeurs et Délégués Régionaux,• Directeurs et Délégués Provinciaux,• Chefs de Division,• Chefs de Service.

4 Les différentes situations de passation de consigne

Il conviendra de faire la distinction entre trois situations de passation de consignes.

4.1 Situation standard

La passation de consignes en situation standard est celle pratiquée habituellementlorsque les activités d’une entité ne changent pas de domiciliation ou de périmètre.Par exemple, le CERET, dont les activités vont au CERET dans la nouvelleorganisation.

Dans ce cas, le responsable en place préparera le dossier de passation de consignes,en quatre exemplaires au moins (un exemplaire pour lui-même, un pour sonsuccesseur, un pour la hiérarchie et un pour archivage au niveau de la direction detutelle).

Ce dossier devra être contresigné par le responsable en place et le responsable

nouvellement nommé.




4.2 Situation de « changement de domiciliation des activités »

La passation de consignes en situation de « changement de domiciliation desactivités » correspond à un transfert et une redistribution des attributions au seind’une ou plusieurs entités de l’organisation cible, avec changement de domiciliation.

Dans ce cas, le responsable en place préparera autant de dossiers de passation deconsignes que de périmètres d’attributions transférés, en au moins en quatreexemplaires.

Chaque dossier devra être contresigné par le responsable de l’entité d’origine et leresponsable de l’entité de destination de l’activité, ainsi que par leurs ligneshiérarchiques respectives.

4.3 Situation de « transfert d’entité »

La passation de consignes en situation de « transfert d’entité » correspond à unchangement de domiciliation de l’entité et de l’ensemble de ses activités.

La responsabilité de la passation de consignes dans ce cas, quelle que soit l’entitétransférée, est assurée par le Directeur ou le Délégué d’origine, à laquelle l’entité estrattachée.

Le Directeur ou Délégué d’origine supervise la préparation du dossier. Il organise lapassation de consignes, conjointement avec le Directeur de destination.

Ce dossier devra être contresigné par la ligne hiérarchique de l’entité d’origine et lanouvelle ligne hiérarchique, ce qui se traduit par un dossier de passation de

consignes en autant d’exemplaires que de responsables signataires plus deuxexemplaires pour archivage au sein des entités d’origine et de destination et unexemplaire pour centralisation et archivage à la direction de tutelle.




5 Récapitulatif des cas de signature des dossiers

Pour les services territoriaux, les différents cas de figure pour la signature des dossiers de

passation de consignes sont récapitulés ci-après.

Signatures

Chef deService /

DPT

DRET /DPET / DRT

Direction detutelle

Changement de Directeur

Changement de Chef de Service

Changement de domiciliation des activités

inter et intra direction Transfert d’entité inter Directions (QM, CI)




6 Les rôles et responsabilités

Dans la suite de la présente procédure, on distinguera cinq grandes natures de rôles :

• Ancien responsable :

Il s’agit du responsable en place avant la nomination. Il est responsable de laconstitution des différents dossiers de passation de consignes relatifs à l’entité dont il ala charge. Il peut pour ce faire s’appuyer sur les contributeurs qu’il juge pertinents. Ilorganise la passation de consignes.

• Collaborateurs de l’ancien responsable :

Il s’agit des collaborateurs du responsable en place avant la nomination. Ils contribuentà la collecte des informations nécessaires à l’élaboration du dossier de passation deconsignes. Ils peuvent être co-signataires du dossier dans le cas d’une passation deconsignes avec transfert d’entité.

• Nouveau responsable :

Il s’agit du responsable nouvellement nommé.

• Collaborateurs du nouveau responsable :

Il s’agit des collaborateurs du responsable nouvellement nommé. Ils peuvent êtresollicités pour la signature des dossiers dans le cas d’une passation de consignes avectransfert d’activité.

• Hiérarchie :

La hiérarchie de l’ancien et du nouveau responsables est destinataire d’un exemplairedu(des) dossier(s) de passation de consignes contresignés sont transmis à la

hiérarchie de l’ancien et du nouveau responsables.




7 Descript if des actions

7.1 Logigramme général de traitement

Collaborateurs

Ancienne organisation

Collaborateurs Responsable

Nouvelle organisation

Responsable

Hiérarchie

Réception de laprocédure de passation

de consignes

Identification du(des)dossier(s) à préparer et

des contributeurs etorganisation de la

collecte d’informations

OK ?

Consolidation du(des)dossier(s) et relecture

Collecte desinformations

Organisation de lapassation de consignes

Archivage ArchivageInformationArchivage

Archivage

1

2

non

3

Nomination

Collecte desinformations

Signature Signature

Transfert du dossier Réception du dossier

5

Passation de consignes

Collecte d’informations

4

Archivage

6

Copie Original Original Copie

Archivage

Copie

Signature (*) Signature (*)

(*) selon le cas de figure




7.2 Descripti f des tâches

N° Descriptif de l’action Documents

Données d’entrée

Modalités

Données de sortie

Procédure de passation deconsignes

Programme de passations deconsignes

Réception de la procédure de passation de consignes etdu programme de passations de consignes

Le responsable en place prend connaissance desdocuments. Il identifie le(s) dossier(s) à préparer, ainsique les contributeurs éventuels au montage du(des)dossier(s), et les informe.

Dossier(s) à préparer et contributeurs identifiés

Données d’entrée Modalités

Données de sortie


Dossier(s) à préparer et contributeurs identifiés Les collaborateurs collectent l’ensemble des

informations nécessaires à l’élaboration du(des)dossier(s) de passation de consignes. Le responsableen place pilote la collecte d’informations nécessaires aumontage du(des) dossier(s)

Informations exhaustives collectées pour le(s) dossier(s)

de passation de consignes Données d’entrée Modalités

Données de sortie


Informations exhaustives collectées pour le(s) dossier(s)de passation de consignes

Le responsable en place consolide les informations etélabore le(s) dossier(s) de passation de consignes. Ilsollicite les contributeurs si nécessaire pourcomplément d’information.

Dossier(s) de passation de consignes complets


Données de sortie


Programme de passations deconsignes nominatif

Dossiers de passation deconsignes complets

Dossiers de passation de consignes à signer ;passation de consignes organisée

L’ancien responsable procède au transfert deconnaissances vers son successeur, sur la basenotamment du(des) dossier(s) de passation deconsignes. L’ancien et le nouveau responsables, ainsique les collaborateurs impliqués, signent les différentsexemplaires du(des) dossier(s) de passation deconsignes, afin d’acter la passation.

Passation de consignes réalisée ; dossiers contresignéspar les différentes parties

Données d’entrée

Modalités

Données de sortie

Procédure de passation de

consignes Programme de passations de

consignes nominatif Dossiers de passation de

consignes complets

Passation de consignes réalisée ; dossiers contresignés

par les différentes parties Les différents exemplaires du(des) dossier(s) de

passation de consignes contresignés sont transmis auxdifférents interlocuteurs concernés pour archivage.

Dossiers archivés ; passation de consignes terminée

1

2

5

3


Données de sortie


Dossier(s) de passation de consignes complets Lorsque son successeur est identifié, le responsable en

place organise la passation de consignes. Il pilote lapréparation des exemplaires du(des) dossier(s) depassation de consignes à faire signer par les différentesparties.

Dossier(s) de passation de consignes à signer ;passation de consignes organisée

4

6




8 Modalités pratiques

8.1 Engagement des responsables

Etant donné l’importance que revêt la passation de consignes dans le cadre de lamise en œuvre de la nouvelle organisation du Ministère de l’Equipement et des

Transports, le document administratif constituant le dossier de passation deconsignes sera validé et contresigné par le responsable en place et le nouveauresponsable, et également par leurs responsables hiérarchiques respectifs (et cequelque soit le nombre d’exemplaires).

Cette signature engagera ainsi l’ensemble des acteurs des lignes hiérarchiques, afinde garantir le bon transfert de missions, de dossiers et de patrimoine entreresponsable en place et nouveau responsable d’entité.

Le dossier de passation de consignes, contresigné par l’ensemble des parties,constituera un document de référence, permettant ainsi d’éviter, et le cas échéantd’arbitrer tout conflit ultérieur éventuel.

A ce titre, les responsables en place seront garants de l’exhaustivité et de la fiabilitédes informations communiquées.

8.2 Suivi de la passation de consignes

Le programme prévisionnel des passations de consignes sera adressé aux différentsresponsables. Ce programme permettra à chaque responsable d’appréhender

l’ensemble des actions qui le concernent et de commencer à instruire les dossiers. Ilpermettra en outre un suivi du bon avancement global de la passation de consignes.Ce programme peut être corrigé et/ou complété avec les noms des nouveauxresponsables ou les noms de leurs intérimaires désignés par les directeurs en place.

8.3 Délais de mise en œuvre

La constitution des dossiers de passation de consigne doit être mise en œuvre parles responsables en place dès réception de la présente procédure et devra êtrecontresignée dans les plus brefs délais.

8.4 Modalités d’archivage des dossiers

Un exemplaire de chaque dossier de passation de consignes, contresigné par lesdifférentes parties, devra être archivé localement.

Une copie de tous les dossiers produits dans le cadre de la passation de consignessera archivée à la direction de tutelle concernée.




9 Annexes

9.1 Contenu du dossier de passation de consignes pour une entité

territoriale

Le dossier de passation de consignes standard pour une entité territoriale comprendles rubriques suivantes :

9.1.1 La monographie de la région / province

9.1.2 Métier de l’Equipement

i. Un état descriptif de l’entité :

9 la présentation des attributions de l’entité,

9 la présentation des ressources humaines, en spécifiant les activitésassurées par chaque collaborateur,

9 le patrimoine d’infrastructures existant sur la zone géographiquerelevant du domaine d’activité de l’entité et son état,

ii. Le bilan des investissements du minis tère dans la région /province

iii. Le bilan des réalisations de l’entité par secteur

iv. Le plan d’action de l’entité par secteur

v. Un point de situation sur la sécurité routièrevi. Un descriptif des engagements de partenariat de l’entité

vii. Un descriptif du PNRR relatif à la région / province

viii . Un état des ressources financières de l’entité

9 les actions programmées

9 les actions engagées et leur état d’avancement

9 la situation des marchés en cours,

9 la situation des crédits

ix. Une situation des dossiers et des affaires pour chaque serviceou bureau composant l’entité

9 les affaires récurrentes,

9 les dossiers en cours, et en particulier les dossiers urgents et/ousensibles ;

Pour chaque affaire / dossier, au-delà des éléments nécessaires à leurqualification (contexte, objectifs et enjeux ; instances et modalités degouvernance / pilotage ; procédures associées si applicable ;collaborateur(s) et/ou entité(s) en charge de l’affaire ; collaborateur(s) et/ouentité(s) mis(es) à contribution en interne et en externe – partenaires,… ;éléments de planification et échéances ; livrables ; état d’avancement), ilest demandé au responsable en place de mettre l’accent sur :




9 Les risques « vitaux » sur l’affaire / dossier qui, s’ils n’étaient pasintégrés immédiatement par le responsable nouvellement nomméconduiraient à une situation de crise à court terme voire d’échec,

9La mise en évidence des facteurs clés de réussite, formels etinformels, basés sur son propre retour d’expérience, et quiconstitueraient autant d’éléments accélérateurs dans la prise defonction par le responsable nouvellement nommé

9 La mise à disposition des procédures de fonctionnement de l’entitérelatives à la gestion des affaires récurrentes (à défaut un descriptif listant les grandes étapes et les collaborateurs référents sur chacuned’entre elles).

9.1.3 Métier du Transport

x. La présentation de l’entité

9 la présentation des attributions de l’entité,

9 la présentation des ressources humaines, en spécifiant les activitésassurées par chaque collaborateur,

9 le patrimoine d’infrastructures existant sur la zone géographiquerelevant du domaine d’activité de l’entité et son état,

xi. L’activi té Transport dans la région / province (données chiffrées)

xii. Le bilan des réalisations de l’entité

xiii . Le plan d’actions de l’entitéxiv. Un état des ressources financières de l’entité

xv. Une situation des dossiers et des affaires pour chaque serviceou bureau composant l’entité

9 Les affaires récurrentes,

9 Les dossiers en cours, et en particulier les dossiers urgents et/ousensibles ;

Pour chaque affaire / dossier, au-delà des éléments nécessaires à leurqualification (contexte, objectifs et enjeux ; instances et modalités de

gouvernance / pilotage ; procédures associées si applicable ;collaborateur(s) et/ou entité(s) en charge de l’affaire ; collaborateur(s) et/ouentité(s) mis(es) à contribution en interne et en externe – partenaires,… ;éléments de planification et échéances ; livrables ; état d’avancement), ilest demandé au responsable en place de mettre l’accent sur :

9 Les risques « vitaux » sur l’affaire / dossier qui, s’ils n’étaient pasintégrés immédiatement par le responsable nouvellement nomméconduiraient à une situation de crise à court terme voire d’échec,

9 La mise en évidence des facteurs clés de réussite, formels etinformels, basés sur son propre retour d’expérience, et quiconstitueraient autant d’éléments accélérateurs dans la prise defonction par le responsable nouvellement nommé




9 La mise à disposition des procédures de fonctionnement de l’entitérelatives à la gestion des affaires récurrentes (à défaut un descriptif listant les grandes étapes et les collaborateurs référents sur chacuned’entre elles).

9.1.4 Un état des doléances en cours

9.2 Contenu du dossier de passation de consignes en cas dechangement de domiciliation des activités

Le dossier de passation de consignes à élaborer dans ce cas sera restreint au champd’attributions et d’activités effectivement transférées vers l’entité cible.

Ainsi, le responsable en place devra élaborer un dossier par champ d’activitéstransféré (par exemple, trois dossiers si l’entité dont il a la responsabilité est migrée

vers trois entités dans la nouvelle organisation).Le dossier de passation de consignes contiendra les mêmes éléments que ceux citésplus haut, restreint au champ d’attributions et activités transféré. Il contiendra ainsi etparticulièrement :

• l’état descriptif du périmètre, au sein de l’entité, en charge du champ d’activitéstransféré, au sens capital humain et matériel,

• l’ensemble du capital informationnel disponible et lié au champ d’activité transféré(descriptif des dossiers et affaires, et également les données historiques –archives, dossiers capitalisés,…)

Ces éléments sont essentiels au bon transfert et changement de domiciliationd’attributions et compétences.