23 avril 2013Journée de suivi annuelle du programme Erasmus et Fonds nationaux

Outil de gestion de la mobilité des étudiants OUT de l’HENALLUX 2013-2014

Marie-Anne LECOMTECoordinatrice institutionnelle des relations internationales

marie-anne.lecomte@henallux.beAlain ROTH

Responsable de la sphère développement du service informatiquealain.roth@henallux.be

1. HENALLUX

répartis sur 11 sites et un siège central Large éventail de baccalauréats Plusieurs spécialisations Trois masters

5600 étudiants800 membres du personnel

2. Service des relations internationales de l’HENALLUX

Malonne Marche Champion Social Namur IESN

Virton Bastogne Arlon Eco Arlon Tech

Paramédical Seraing

Siège central

175 étudiants OUT 2012 / 2013

4,42 ETP

Ges

tion

quoti

dien

neG

estio

n gl

obal

e

Siège central

1,1 ETP

3. Objectifs de la plateforme internationale

• Améliorer la gestion administrative de la mobilité des étudiants• Offrir un service d’aide aux étudiants• Responsabiliser les étudiants par rapport à leur dossier de mobilité• Raccourcir les distances entre les implantations de l’HENALLUX

4. Candidature de l’étudiant

5. Ouverture du dossier de mobilité de l’étudiant

6. Interaction automatisée - Mail

7. Ecran de l’étudiant : son dossier de mobilité

8. Ecran du coordinateur RI implantation : les dossiers de son implantation

9. Ecran du coordinateur RI institutionnel : tous les dossiers

9. Ecran du coordinateur RI institutionnel : tous les dossiers

10. Services offerts aux étudiants

• Visualiser l’état de sa candidature et de son dossier • Fournir les informations utiles• Télécharger les documents de mobilité• Poster les documents de mobilité dûment remplis et signés• Stocker ses documents personnels de mobilité• Echanger par e-mail avec le coordinateur RI• Contacter le service informatique

11. Services offerts aux coordinateurs RI des implantations

• Personnaliser le contenu du dossier de mobilité selon les besoins de son implantation

• Visualiser l’état des candidatures et des dossiers de son implantation

• Valider/refuser les documents déposés par les étudiants • Poster les documents • Informer les étudiants• Communiquer avec les étudiants via un système de mail archivés

au niveau de la plateforme

12. Services offerts au coordinateur RI institutionnel

• Personnaliser le contenu du dossier de mobilité selon les besoins de l’institution

• Visualiser l’état des candidatures et des dossiers de l’HENALLUX• Visualiser l’état d’avancement des dossiers• Valider /refuser les documents déposés • Extraire des tableaux Excel par type de mobilité• Extraire des tableaux Excel par implantation• Extraire des informations nécessaires au rapport AEF

13. Contraintes

• Nécessité de se référer au mode d’emploi• Nécessité d’initier l’étudiant• Nécessité de se conformer aux règles établies par tous

14. Avantages

• Structure claire du dossier • Amélioration de la gestion administrative• Suppression des distances entre les implantations• Accessibilité universelle (temps et lieu) • Outil d’information et statistique sur la mobilité• Outil d‘archivage des dossiers de mobilité • Confidentialité des données (outil sécurisé) • Collaboration entre le service des relations internationales et le

service informatique (partie développement)

15. Perspectives

• Intégrer les informations au supplément au diplôme (en lien avec le service académique)

• Intégrer des informations financières (en lien avec le service comptabilité)

• Réaliser les rapports officiels AEF• Intégrer le rapport en ligne de l’étudiant dans son dossier • Développer l’outil pour les étudiants IN• Développer l’outil pour la mobilité du personnel de l’HENALLUX

Merci de votre écouteVos questions?

Marie-Anne LECOMTECoordinatrice institutionnelle des relations internationales

marie-anne.lecomte@henallux.beAlain ROTH

Responsable sphère développement service informatiquealain.roth@henallux.be