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25 astuces pour Gmail - Blog du Modérateur
http://www.blogdumoderateur.com/astuces-gmail/[21/10/2015 14:57:07]
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25 ASTUCES POUR GMAILPublié par Thomas Coëffé | 3 janvier 2013 | 208 commentaires
Pour envoyer des emails, de nombreux services existent.Microsoft propose Outlook, quand les fournisseursd’accès à Internet encouragent leurs abonnés à utiliserleur propre gestionnaire… Google ne déroge pas à larègle, en mettant Gmail à disposition des internautes.
Si l’outil est déjà très puissant en soi, de nombreuses astuces permettent aux utilisateurs de profiterde fonctionnalités supplémentaires, des raccourcis clavier aux outils de notification. Certainesastuces sont accessibles via les paramètres de votre compte Gmail. Pour y accéder, il suffit de cliquersur la petite roue dentée, en haut à droite du site, et vous laisser guider.
Les raccourcis clavier
Pour utiliser les raccourcis clavier sur Gmail, vous devez auparavant les activer. Rien de plus simple,il suffit de se rendre dans les paramètres de votre compte et d’activer la fonctionnalité.
En sauvegardant ces paramètres, vous aurez accès à plus de 60 raccourcis clavier. Voici la liste des15 raccourcis principaux ; n’hésitez pas à consulter la liste complète des raccourcis clavier sur Gmail.
C : nouveau message (SHIFT + C pour ouvrir une nouvelle fenêtre)K : passer à la conversation suivante (N pour passer au message suivant)J : passer à la conversation précédente (P pour passer au message précédent)O : ouvrir une conversation (ENTRÉE fonctionne aussi)U : revenir à la liste des conversations et actualiser la pageE : archiver un messageR : répondreA : répondre à tousF : transférerCTRL + S : enregistrer comme brouillon# : supprimer/ : accéder directement au champ de rechercheTAB puis ENTRÉE : envoyer le messageY puis O : archiver une conversation puis passer à la suivanteG puis A : ouvrir le dossier Tous les messages
Envoyer une pièce jointe volumineuse (jusqu’à 10 gigaoctets)
Envoyer de lourdes pièces jointes avec Gmail, c’est désormais possible. Concrètement, le système demessagerie va utiliser Google Drive, afin d’augmenter la limite de volume des fichiers joints. Sans cestratagème, la taille maximale des pièces jointes sur Gmail est de 25 mégaoctets, email et codage detransport inclus. Pour envoyer un fichier plus volumineux grâce à Google Drive, il suffit de créer unnouveau message, puis cliquer sur « Insérer des fichiers avec Drive ». La taille maximale du fichierjoint dépend de l’offre choisie : utiliser la version gratuite de Google Drive vous limitera donc à 5gigaoctets.
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Changer de thème
Sur Gmail, de nombreux thèmes sont disponibles. Ils sont accessibles en cliquant sur laroue dentée en haut à droite. Vous pouvez simplement modifier la couleur de Gmail, oupersonnaliser davantage l’outil. Les thèmes proposés par Google sont variés, certainsaffichent un fond différent de façon aléatoire, quand d’autres sont dépendants de
l’heure.
Configurer une réponse automatique
En cas d’absence, il peut être utile de configurer une réponse automatique. Pour se faire, rien de plussimple : il suffit de se rendre dans les paramètres Gmail, et d’activer la réponse automatique. Vouspourrez personnaliser l’objet et le message envoyé, choisir les destinataires concernés (tous ouuniquement les contacts), ainsi que les dates pendant lesquelles la réponse automatique reste active.
Être alerté de la réception d’un email
Pour afficher une notification lorsqu’on reçoit un email, il existe plusieursmécanismes. Si toutes les solutions sont efficaces, le mieux est deprivilégier une seule méthode pour ne pas être submergé de notifications.
Les notifications de bureau pour Gmail
Il s’agit d’un système d’alerte sous forme de programme Windows, distribué par Google. Il vérifie lesemails toutes les deux minutes. Une version Mac est également disponible et permet d’obtenir, enplus, les notifications de Google Agenda : il s’agit de Google Notifier.
Une extension dédiée pour Google Chrome
Google Mail Checker est une extension Chrome par Google, qui vérifie régulièrement la réceptiond’emails. Une fois installée, un nouvel icône se glisse à droite de la barre d’adresse. Lorsqu’unnouveau message est arrivé, ce dernier pivote sur lui-même et affiche le chiffre correspondant auemails non lus.
Un favicon dynamique pour Gmail
Cette fonctionnalité existe grâce au Google Labs : un laboratoire d’idée, toujours disponible surGmail, permettant aux développeurs de proposer des améliorations. Pour l’utiliser, l’ongletcorrespondant à Gmail doit être ouvert ; mais contrairement à l’extension pour Google Chrome, cette
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méthode fonctionne avec tous les browsers.. Son fonctionnement est simple mais efficace : le favicon(l’icône affiché sur les onglets) est modifié à chaque email reçu ou lu. Pour l’activer, rendez-vousdans les paramètres de votre compte Gmail, sélectionnez l’onglet Labos, et activez l’icône demessage non lu proposé par Manu C.
Configurer une signature automatique
Rien de plus simple : rendez-vous dans les paramètres de l’outil, activez la signature, et celle-cis’ajoutera à la fin des prochains emails envoyés ; même s’il s’agit de réponses automatiques.
Améliorer la recherche au sein des emails
Rechercher un email, ce n’est pas toujours évident. Lorsqu’on ne se souvient pas de l’objet, du nomde l’expéditeur ou avec précision du contenu, le mieux est d’utiliser certains codes. Ils fonctionnenttous de la même façon : un identifiant, deux points, et une variable. Pour n’afficher que les emailsenvoyés par [email protected], il suffit d’inclure from:[email protected] dans la requête.Voici les principaux opérateurs ; n’hésitez pas à consulter la page consacrée à la recherche avancéesur Gmail.
from, to: – Pour filtrer les messages suivant les expéditeurs ou les destinataires.subject: – Pour rechercher uniquement dans les objets des emails.has:attachement – Pour n’afficher que les messages concernant des pièces jointes.after, before, older, newer: – Pour filtrer suivant la date des emails.larger, smaller: – Pour n’afficher que les emails plus ou moins grand que le seuil choisi.circle: – Pour filtrer les intervenants suivant les cercles auxquels ils appartiennent.
Modifier l’affichage de la boîte de réception
Sur Gmail, il existe plusieurs manières d’afficher la boîte de réception (pour modifier le typed’affichage, rendez-vous dans les paramètres, puis dans l’onglet Boîte de réception) :
Classique : très simplement, la liste des emails triée par ordre chronologiqueImportants d’abord : divise la boîte en deux, la première section affiche uniquement lesmessages importants. L’outil se base sur le marqueur d’importance intégré à Gmail.Non lus d’abord : divise la boîte en deux, la première section affiche les messages non lus.Suivis d’abord : même principe, la première partie affichant les emails suivis.Boîte de réception prioritaire : ce type d’affichage permet d’entièrement personnaliser votreboîte de réception. Vous pouvez créer plusieurs sections, et choisir comment seront classésles messages reçus. Une première section peut contenir les messages non lus, la secondeafficher les emails importants, plusieurs sections peuvent être liées aux libellés configurés…L’outil est entièrement personnalisable, à configurer suivant votre utilisation au quotidien !
A noter qu’il est également possible de jouer sur la densité d’affichage en cliquant sur la roue dentée.
Partager l’accès à son compte Gmail sans fournir son mot depasse
Tout est dans le titre : Gmail permet de déléguer l’accès à votre compte Gmail, sans dévoiler votremot de passe. L’outil est accessible via les paramètres (roue dentée), onglet Comptes et importation.Vous pouvez partager votre compte avec 10 personnes différentes, et choisir de synchroniser ou nonle marquage comme lu des messages avec l’ensemble des accès. L’expéditeur des messagesenvoyés par les personnes autorisées sera indiqué comme suit : Votre nom (envoyé par Délégué).
Classer les messages avec les filtres et les libellés
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Sur Gmail, pour classer vos emails, il suffit d’utiliser les libellés. La liste des libellés s’affiche dans lacolonne de gauche, et ces derniers sont visibles à côté des emails lorsque vous regardez la liste devos messages. Pour en créer, il suffit de se rendre dans les paramètres de votre compte. Il estpossible de leur attribuer une couleur et d’imbriquer les libellés pour mieux s’y retrouver.
Une autre fonctionnalité permet de trier automatiquement ses emails au sein de libellés : il s’agit desfiltres. L’idée consiste à créer des règles pour classer les messages. Vous pouvez par exemple créerun libellé Facebook, et indiquer à Gmail quels sont les emails provenant de Facebook (via l’outildédié au sein des paramètres, onglet Filtres). Si vous le souhaitez, ces emails peuvent ne plusapparaître dans vos messages reçus, mais uniquement au sein des libellés pour épurer votre boîte deréception.
Fermer une session Gmail à distance
Il est possible de vérifier ses emails à travers de nombreux outils : navigateur, téléphone, tablette,logiciel dédié… Votre session peut donc être ouverte dans de nombreux endroits.
Dans l’angle inférieur droit de Gmail en version web, un message vous indique le temps passé depuisla dernière activité sur votre compte ; le lien Détails vous permet de visualiser les sessions ouvertes,et les déconnecter à distance. Vous pouvez également recevoir des alertes en cas d’activitéinhabituelle.
Recevoir et envoyer les emails d’une autre adresse, via Gmail
Via les paramètres de l’application, onglet « Comptes et importation », vous pouvez très facilementimporter vos messages et contacts provenant d’une autre adresse email. Si vous souhaitez profiterdes services Gmail sans perdre vos messages et contacts situés sur une autre adresse, c’est l’outilidéal. Vous pouvez également envoyer des messages via une autre adresse ; cette fonctionnalitévous permet de ne pas avoir à switcher entre plusieurs comptes pour vérifier et/ou envoyer vosmessages !
Suivre les messages grâce aux étoiles et aux symboles
Pour retrouver facilement une conversation et suivre les messages, Gmail permet de les identifiergrâce à un symbole. Vous pouvez en utiliser plusieurs pour faire la distinction entre les conversationspersonnelles et professionnelles par exemple, ou mettre en évidence les échanges importants. Cettefonctionnalité est personnalisable via l’onglet général des paramètres. Vous pouvez notammentchoisir les symboles que vous souhaitez utiliser. Il vous suffit de cliquer une ou plusieurs fois surl’étoile située sur la ligne de l’email choisi, dans la boîte de réception par exemple, pour « marquer »le suivi. Il est même possible de rechercher les messages en fonction de ces symboles, grâce àl’identifiant « has ». Les conversations marquées d’une étoile bleue seront par exemple retrouvéesgrâce à has:blue-star.
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Planifier ses mails avec l’extension Boomerang
De nombreuses extensions existent pour Gmail : elles permettent d’étendre les fonctionnalité del’outil, et certaines sont très bien pensées. C’est le cas de l’extension Boomerang, qui permet de
planifier l’envoi d’emailsrecevoir des notifications
Si la première fonctionnalité est surtout prévue pour les pros, nombreux seront ceux à apprécierrecevoir une notification, lorsqu’un email n’a pas reçu de réponse par exemple. Ainsi, vous n’oublierezplus de répondre aux emails importants dans les temps, et vos messages ne resteront pas sansréponse ! A noter qu’une offre payante est proposée, mais la version gratuite conviendra au plusgrand nombre.
Désactiver l’enregistrement d’un chat sur Gtalk
Sur Gmail, vous pouvez converser facilement avec vos contacts grâce à Gtalk. Sur Google Plus, lemême système est utilisé. A chaque conversation, Gmail enregistre automatiquement les échanges :cette fonctionnalité vous permet de relire vos chats ultérieurement. Si vous souhaitez désactiver cetenregistrement, il suffit de passer en mode privé, après avoir cliqué sur le lien « Plus » de la fenêtre.Attention cependant : l’enregistrement des conversations dépend de chaque utilisateur, votre contactpeut donc choisir de conserver l’histoire de vos échanges.
Désactiver les conversations
Par défaut sur Gmail, les échanges par email sont rassemblés en conversations. Ainsi, vous pouvezfacilement suivre les échanges en ouvrant n’importe quel message faisant partie d’une mêmeconversation. Cependant, ceci ne facilite pas toujours la recherche. Si vous préférez qu’un mail resteun mail, il suffit de désactiver les conversations, via les paramètres de l’application. Chaque messagecorrespondra ainsi à une seule et même ligne dans votre boîte de réception et vos éléments envoyés.
Envoyer discrètement un même message à plusieurs personnes
Parfois, vous voulez envoyer un même message à plusieurs personnes ; cependant, vous nesouhaitez pas que les destinataires le sachent. Dans certains cas, vous aimeriez envoyer un mêmeemail à plusieurs personnes, sans dévoiler à l’ensemble des destinataires, les adresses emailsutilisées. La méthode à employer est assez simple : il suffit de placer l’ensemble des adresses ausein du champs CCi, correspondant aux destinataires cachés. Mais attention, cette technique n’estpas destinée à encourager le spam ; pensez également à respecter dans tous les cas les limitesimposées par Gmail.
Restaurer les contacts sur Gmail
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Sur Gmail, la gestion des contacts n’est pas toujours trèsévidente. La première chose à connaître, c’est où lesretrouver : il faut cliquer sur le terme « Gmail » en rouge,situé dans l’angle supérieur gauche, puis choisirlogiquement le terme « Contacts ». Ensuite, voustrouverez une liste assez classique des personnesenregistrées sur votre carnet d’adresses, ainsi qu’unefonctionnalité qui peut servir : sachez en effet queGoogle sauvegarde régulièrement votre carnetd’adresses, et vous pouvez restaurer votre liste decontacts à la date que vous souhaitez (au cours des 30
jours passés).
Accéder à Gmail sans être connecté à Internet
Un des avantages de Gmail, c’est aussi sa fiabilité : il arrive rarement que le service soit indisponible.Cependant, nous ne disposons pas tous d’une connexion à Internet à toute épreuve, notamment endéplacement. Pour accéder à Gmail sans être connecté à Internet (ou lorsque par malheur, Gmailn’est pas disponible), il suffit d’installer l’extension dédiée pour Google Chrome, Gmail horsconnexion. Vous pourrez ainsi accéder à vos messages, et écrire de nouveaux emails. L’extensionest synchronisée avec Gmail, vos messages seront donc envoyés dès que la connexion sera rétablie.
Utiliser des alternatives à son adresse Gmail
Sur Gmail, vous pouvez utiliser des alternatives à votre adresse principale, en utilisant l’opérateur« + » et le terme de votre choix juste avant « @gmail.com« . De cette manière, vous pouvez créerdes filtres et des libellés basées sur cette fonction pour organiser vos messages. Aussi, sachez queGmail ne reconnaît ni les points, ni les majuscules. Une bonne idée de Google qui permet de réduirele nombre d’erreurs dans la saisie des adresses emails. De cette façon :
[email protected] = [email protected]@gmail.com = [email protected][email protected] = [email protected]
Annuler l’envoi d’un email
Le laboratoire Gmail accueille décidément de bien belles fonctionnalités. En un clic, vous pouvez ainsiactiver une fonction vous permettant d’annuler l’envoi d’un email. Pratique lorsqu’on se rend compted’une erreur ou d’un oubli, juste après avoir cliqué sur Envoyer ! Pour activer la fonctionnalité, il suffitde se rendre dans le labo (via les paramètres Gmail), et choisir l’extension proposée par Yuzo F.
Changer la mise en forme par défaut des messages
Les messages envoyés sur Gmail se ressemblent tous : par défaut, ils sont écrits en noir sur blanc etutilisent la police d’écriture Sans serif. Si vous souhaitez ajouter une touche personnelle à la mise enforme de vos emails, rien de plus simple : rendez-vous dans le laboratoire Gmail, et activez l’option
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« Style par défaut du texte ». Ensuite, revenez dans la partie « Général » des paramètres de votremessagerie pour modifier la mise en forme par défaut.
Les fonctionnalités avancées du laboratoire Gmail
Sur Gmail, il existe de nombreuses extensions. Elles setrouvent dans le laboratoire Gmail, véritable mine d’ordes options avancées. Outre la possibilité d’annulerl’envoi d’un email par exemple, de nombreuxdéveloppeurs mettent à disposition leurs outils. Voici lesastuces que nous avons sélectionnées, toutes
disponibles sur le labo :
Obtenir un aperçu rapide des emails dans la boîte de réception (en survol).Afficher un aperçu Google Maps des adresses contenues dans les messages.Afficher un bouton « Marquer comme lu » sur l’interface Gmail.Activer un volet « Aperçu » pour visualiser directement les messages via votre boîte deréception.
Vous connaissez d’autres astuces pour améliorer Gmail ? N’hésitez pas à les partager encommentaires ! Vous pouvez également parcourir nos articles sur les mails pour découvrir d’autresservices : de l’outil pour se désabonner des spammeurs à la création d’adresses temporaires.
