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DIGITALISER UNEDIRECTION JURIDIQUE
Comment réussir la transformation digitale de votre Direction Juridique ?
Quelles stratégies adopter selon votrematurité digitale ?
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Les Enjeux de la Digitalisation d’une Direction Juridique
Les Enjeux de la Digitalisation
Gagner du temps :• Optimiser les temps
d’intervention (RPA, Chatbot)
Améliorer la gestion de l’information : • Mettre en place une
centralisation de l’information (Knowledge Management & Workplace)
• Structuration de l’information : traiter rapidement une large quantité de données (Machine Learning)
Faciliter la collaboration :• Développement d’outils
collaboratifs • Mise en place de workflow pour
améliorer la répartition des tâches
• Dématérialisation de la documentation (GED et OCR), des processus et du reporting
Renforcer la maitrise des risques : • Anticiper les risques à travers
la Justice prédictive• Réduire les risques d’erreur
humaine en robotisant lestaches à faible valeur ajoutée
Améliorer la conformité à l’environnement réglementaire :• Pouvoir répondre à l’inflation
législative / normative• Anticiper les changements
réglementaires
Piloter l’activité• On demande désormais au
juriste de justifier ses dépenseset de les rationnaliser, il se doitd’être gestionnaire.
• Les indicateurs de performance(KPIs) permettent ainsi dedémontrer le travail desjuristes et en quoi les dépensesengagées contribuent à laperformance de l’entreprise.
Aider la prise de décision grâceaux informations (KPIs) recueillies
Rendre la fonction visible : lesinformations (KPIs) constituent unoutil de communication surl’activité et la rentabilité de laDirection Juridique.
Renforcement de la Sécurité Pilotage de l’activité1 2 3
Les directions juridiques font aujourd’hui face à de substantielles transformations. L’inflation législative et l’environnementréglementaire toujours plus exigeant constituent un premier enjeu de taille mais, en complément de son métier d’expert, le juriste doitdésormais être en mesure de piloter son activité, maîtriser ses risques et optimiser ses ressources. Les Directions Juridiques sont deplus en plus proches des Directions Générales et constituent un département stratégique de leur organisation.
Face à ces nouveaux enjeux, la digitalisation s’impose comme la réponse évidente offrant un véritable effet de levier au juriste.
Amélioration de la Productivité
50 % des Directions
Juridiques jugent faible leur niveau de
digitalisation
La GED et l’e-learning, essentiels à la transformation digitale des directions Juridiques en 2018
Sur un panel de 256 directions juridiques, des projets de transformation des méthodes de travail des juristes ont été initiés sur les technologies suivantes (plusieurs réponses possibles)
Source : « Cartographie des Directions Juridiques 2018 » le Cercle Montesquieu et l’AFJE
24%
28%
2%
2%
38%
47%
7%
25%
0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50%
Génération automatique de contrats
Signature éléctronique
Justice prédictive
Chatbots
E-learning juridique
Gestion électronique de documents (GED)
Autre technologie
Aucun projet initié utilisant ces technologies
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99 Advisory vous accompagne dans vos projets
En capitalisant sur son expérience, 99 Advisory a vocation à accompagner les directions juridiques dans leur transformation digitale, en définissant avec eux leur stratégie dans un soucis d’amélioration constante des processus métier.
Evaluer le niveau de digitalisation de votre Direction Juridique
Expert
*Entreprise Legal Management (ELM) : terme regroupant les outils de matter management, de facturation électronique et de KPIs.
• Utilisation d’outil ELM*• Utilisation basique des stockages
• Pas d’outil ELM*• Processus papiers• Peu de standards/modèles
• Outils collaboratifs• Workflow d’approbation• Recherches plein texte
• Intelligence Artificielle• Digitalisation complète des processus• Outil de génération des smart contrats
• Collaboration avec les intervenants externes• Business Intelligence et Indicateurs• Gestion du Service Client
Nos Préconisations
2. Points d’attention
• Change Management :Faire adhérer les juristesau projet de digitalisation,les accompagner dans lagestion du changement.
• Montée en compétencedes juristes :Faire acquérir denouvelles connaissances,recentrer le travail dujuriste sur les tâches àforte valeur ajoutée.
1. Prérequis 3. Axes d’analyse• Identification des besoins : Cadrer le besoin,
définition des objectifs en fonction :o Des activités / des équipeso Des clients (interne/externe)o Des outils existants
• Etablir une roadmap : Situation actuelle, situationidéale, horizon, comment passer de l’actuel aufutur ? Identification des solutions à implémenter.
• Mise en place de la transformation : mettre enplace une équipe dédiée, communiquer,onboarder, partager l’information, former lesjuristes, accompagner les équipes.
La digitalisation d’unedirection Juridiquerequiert une analysepréalable de :
• son organisation, • des attentes de
ses clients, • des besoins des
juristes• et des processus
en place
Les Stratégies adaptéesà la maturité digitale des Directions Juridiques
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Définition : Le RPA est une technologie permettant d’automatiser les tâches récurrentes en reproduisant les
étapes d’un processus objectif et basé sur des règles prédéfinies. Le robot est en mesure d’exécuter les
fonctions prescrites et peut interagir avec d’autres outils informatiques ce qui en fait une véritable main
d’œuvre virtuelle pour les entreprises.
Avantages :
• Réduction des coûts
• Amélioration de la performance par la diminution des tâches à faible valeur ajoutée
• Réduction du risque opérationnel
• Garantir le respect des procédures internes
Conditions : Le RPA ne peut être mis en place qu’à condition que la tâche soit :
• à faible valeur ajoutée,
• récurrente
• automatisable c’est-à-dire pour lesquelles le raisonnement humain n’est pas nécessaire
• Lister les outils impliqués dans le processus : Excel, Word, logiciels etc.
• Déterminer les habilitations à accorder au robot : droits d’accès, adresse email etc.
• Définir le processus en place, effectué par le juriste,
• Construire un processus cible que le robot pourra reproduire : indiquer où récupérer les données, où les
insérer, quelles manipulations sont à réaliser, dans quel ordre etc.
• Création du robot par les équipes RPA et mise à disposition de la pré-production à l’IT pour la phase de
tests et résolution des crashs éventuels.
• Vérification avec le juriste puis mise en production
Maîtriser la solution
Cartographie et identification des processus pouvant être
robotisés
Mise en œuvre du projet de
robotisation
Points d’attention
• Vérifier la performance des outils utilisés par le robot
• Anticiper les questions de sécurité interne : le robot peut-il envoyer des élément directement au client
sans vérification humaine préalable ?
• Prévoir une gestion du changement à destination des juristes
Proposition d’intervention : Mise en place du RPA
Proposition d’intervention : Choix d’un outil de veille juridique
Détermination du besoin
Benchmark des Legaltechs
Lancement d’un POC Go/NoGo
Entre 3 et 6 mois en fonction de la complexité de la solution
Comment nous pouvons vous accompagner
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