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Cahier des clauses techniques particulires

CCTP

Prestation Maintenance multitechnique

1re

partie :

Pr exploitation des Prestations

CCTP 1EME PARTIE : PRE EXPLOITATION

PRESTATION MAINTENANCE MULTITECHNIQUE

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SOMMAIRE

1. Objet ........................................................................................................................................ 3

2. Prsentation de la priode de pr-exploitation .......................................................................... 3

2.1 Dfinition de la priode de pr exploitation ..........................................................................3

2.2 Prsentation des dates cls ....................................................................................................4

3. Missions attendues ................................................................................................................... 4

3.1 Priode : Assistance Fin de chantier ......................................................................................4

3.1.1 Oprations Pralables la Rception (O.P.R) ........................................................................ 4 3.1.2 Suivi des garanties ................................................................................................................. 5

3.2 Priode : Marche Blanc .......................................................................................................5

3.3 Priode : Dmarrage des prestations.....................................................................................5

3.3.1 Prise de connaissance du site ................................................................................................ 6 3.3.2 Dossier d'Exploitation Maintenance (DEM) ........................................................................... 6 3.3.3 Prparation de la mise en exploitation.................................................................................. 6 3.3.4 Prparation des systmes dinformation .............................................................................. 7 3.3.5 Communication ..................................................................................................................... 7

4. Ressources ................................................................................................................................ 8

5. Planning .................................................................................................................................... 8

6. Instances de suivi ...................................................................................................................... 8

6.1 Runion de lancement ...........................................................................................................8

6.2 Runions de suivi....................................................................................................................8

7. Clture de la priode de pr-exploitation ................................................................................... 8



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1. OBJET

Le prsent Cahier des Charges a pour objet de dfinir la priode pralable lexploitation des

prestations de maintenance multitechnique.

Cette phase de pr-exploitation et de dmarrage permet dtablir une premire relation partenariale

entre lICI et le Prestataire et de poser les bases de la future exploitation.

2. PRESENTATION DE LA PERIODE DE PRE-EXPLOITATION

2.1 Dfinition de la priode de pr exploitation

La priode prcdant la prise deffet des prestations oprationnelles est dite Priode de pr-

exploitation.

Cette priode est mise profit par le Prestataire et ses sous-traitants pour :

assurer la prise de connaissance du site et des installations par les intervenants rguliers du

march,

raliser sa prise en charge,

organiser et prparer ses prestations,

prparer le paramtrage des outils de gestion (GMAO, ...),

dfinir, mettre en place ou actualiser les Dossiers d 'Exploitation (guide de conduite, d'astreinte,

procdures et consignes, ...)

rdiger les plans d'assurance qualit,

participer la rdaction du plan de prvention,

prparer les diffrents reportings et documents prvus au contrat.

L'objectif principal pour le Prestataire est d'tre parfaitement oprationnel la date de prise deffet

contractuel des prestations.

Le Prestataire dtermine en consquence et met en uvre tous les moyens, notamment humains,

ncessaires la ralisation dans les dlais prvus des missions confies, telles que dcrites par ce

prsent CCTP.

L'organisation prvue, au cours de cette priode spcifique, par le Prestataire est dcrite dans le

mmoire remis avec son offre. Le cot correspondant fait l'objet d'un poste spar dans la remise de

prix.

LICI attend une vritable mthodologie de projet au cours de cette priode. Le Prestataire doit

dtailler dans son mmoire technique, le plan projet qu'il compte mettre en uvre au cours de cette

priode.



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2.2 Prsentation des dates cls

Date deffet du march : 2 octobre 2013

Priode de pr-exploitation et de dmarrage : 1 mois (dont marche blanc : 15 jours)

Clture de la priode de Pr-exploitation 2 novembre 2013

Ouverture du site au public : mi-novembre 2013

Les dates qui vous sont prsentes restent informatives et sont susceptibles dtre modifies selon la fin

de chantier du site.

3. MISSIONS ATTENDUES

3.1 Priode : Assistance Fin de chantier

Le Prestataire intervient en amont de la fin de chantier pour une assistance matrise d'ouvrage pour

l'exploitation-maintenance future avec pour missions principales :

de formuler auprs de lICI, de faon rgulire et tout au long de la priode de pr-exploitation,

toutes les observations et anomalies formuler sur les installations (conformit aux travaux

prvus, la rglementation, adquation l'usage, accessibilit, maintenabilit, ...),

de participer aux runions auxquelles lICI le convie, et notamment les runions de fin chantier,

les OPR (oprations pralables la rception), les rceptions

de suivre au long de cette mission et ventuellement au-del dans le cadre de ses prestations

courantes, la leve des rserves formules.

Cette mission doit contribuer :

la prparation de la mise en exploitation et la prise en charge du site,

au dmarrage du suivi des garanties.

Cette assistance est chiffre en option tant donn le calendrier prvisionnel de la fin de chantier.

3.1.1 Oprations Pralables la Rception (O.P.R)

Sur invitation du Client, le Prestataire participe aux Oprations Pralables de Rception et procde

toutes les visites complmentaires pouvant lui permettre de raliser ses oprations d'exploitation et de

maintenance sur les installations dans les conditions optimales de fonctionnement et de performance

des quipements.

Le Prestataire prend en charge au minimum l'ensemble des oprations de contrle et de vrification

suivantes :

Ventilation - Chauffage

contrle systmatique du bon fonctionnement des centrales de traitement d'air et

extracteurs correspondants de l'immeuble, et remontes d'information en GTB,

contrle du fonctionnement des installations de climatisation de l'ensemble de

l'immeuble,

contrle des quilibrages des rseaux arauliques et hydrauliques, avec vrification

des fiches de rglage des vannes et registres dquilibrage,

contrle des systmes de dtection d'eau ainsi que les asservissements correspondants.



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Electricit CFO

participation aux essais de fonctionnement des installations de production d'nergie,

des TGBT, des armoires de distribution, des panneaux solaires, contrle des plans

lectriques, relev des anomalies,

vrification des remontes des tats et anomalies en GTB,

contrle du bon fonctionnement de la distribution Force et des clairages.

Gestion technique du btiment

contrle du bon fonctionnement des points GTB pour l'ensemble des installations

techniques avec fiches de test.

contrle des synoptiques et des programmes horaires,

Courants faibles (Contrle d'accs et Intrusion, interphonie)

contrle du bon fonctionnement des systmes techniques et de remonte d'information

sur les outils de supervision.

SSI

contrle du bon fonctionnement des systmes, des diffrents scnarios de

fonctionnement, des asservissements en mode automatique et manuel

Ascenseurs

essais de fonctionnement des machines, vrification du systme de supervision,

contrle des installations techniques.

Pour l'ensemble des installations techniques, le Prestataire tablit ses fiches de contrles mentionnant

l'ensemble des contrles effectus avec les anomalies constates ainsi quun document de synthse

rcapitulant les dfauts constats.

3.1.2 Suivi des garanties

Le Prestataire doit un suivi des garanties construction partir de la rception de louvrage ainsi que la

mise en uvre dune procdure de gestion des diffrentes garanties Promoteur, Installateurs et

Constructeurs (assistance complte droits et recours lICI) et des Dsordres Post Livraison.

A ce titre, il est attendu :

Le dploiement d'un Outil de gestion des Anomalies formules,

La participation aux runions de chantier sur invitation de lICI,

La gestion des garanties partir de la date officielle de rception pour une dure de 2 ans.

3.2 Priode : Marche Blanc

A l'issue de la livraison du site, le Prestataire doit assurer le fonctionnement en mode oprationnel

pendant 15 jours.

Pendant cette priode, le Prestataire contrle le bon fonctionnement des installations, signale toute

anomalie constate.

3.3 Priode : Dmarrage des prestations

Au cours de cette priode, le Prestataire assure la prparation la mise en exploitation par :

la prise de connaissance du site par tous les intervenants oprationnels,



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la mise jour de la liste du matriel fournie dans le dossier de consultation et la mesure des

carts ventuels,

la rdaction des procdures dexploitation,

la prparation de la mise en exploitation et de son organisation,

la mise en place des prestations et de systme dinformation.

La conclusion de cette priode se traduit par une remise formelle dun dossier de dmarrage et de prise

en charge.

3.3.1 Prise de connaissance du site

Le Prestataire doit mettre en uvre les moyens ncessaires pour prendre connaissance de l'immeuble

et apprhender clairement les contraintes et les spcificits du site.

Il devra donc :

prendre en compte et intgrer les activits, les mthodes de travail et la culture de lICI,

prendre connaissance prcisment des lieux, des quipements, des missions, du

fonctionnement de l'immeuble,

connatre parfaitement les caractristiques du site et des abords, des espaces, des quipements

mis disposition,

assurer l'occasion du recouvrement de prestation, le transfert de connaissance et de

comptence avec les interlocuteurs reprsentants la Matrise dOuvrage.

3.3.2 Dossier d'Exploitation Maintenance (DEM)

Le Prestataire doit constituer le dossier technique de maintenance du site. Pour ce faire il doit analyser

la documentation relative aux installations et contrler que les contenus des DOE et DIUO apportent

suffisamment dinformations aux intervenants qui auront intervenir sur les installations et

quipements.

Le Prestataire doit notamment:

Etablir un plan de classement des documents, plans et procdures.

Mettre au point les procdures d'actualisation de la documentation technique. Il analysera et

rceptionnera les documents relatifs aux quipements techniques et outils mis sa disposition

et les complments apports.

Vrifier et classer l'ensemble de la documentation technique relative aux quipements mis

disposition,

Intgrer la base de traabilit de la maintenance (GMAO) l'ensemble des quipements

techniques installs et pris en compte,

Constituer le dossier des procdures techniques et de fonctionnement.

3.3.3 Prparation de la mise en exploitation

La phase de mise en exploitation prpare le transfert de la responsabilit dexploitation contractuelle.

Elle doit tre mise profit pour :

mettre en place les modes de fonctionnement avec lICI pour initialiser une dynamique de

relation partenariale,

constituer l'organigramme fonctionnel des quipes, l'affectation des tches, les procdures

d'changes et de communication internes et externes,

mettre en place le rapport dactivit demand par lICI,



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laborer et mettre en uvre les plannings de gestion et d'exploitation, mettre en place les

procdures dtailles correspondant aux activits de l'immeuble,

mettre en uvre les processus d'exploitation et de maintenance pour chaque domaine

d'activit, ds la livraison des installations,

informer, avec le support de lICI, les futurs utilisateurs du site des services rendus et les modes

opratoires (accs aux services / traitement des demandes dintervention),

garantir un niveau de service des prestations au jour du dmarrage conforme aux exigences

qualit du contrat.

Le Prestataire met cette phase profit pour dployer son savoir-faire, son ingnierie et ses outils

dexploitation.

Pendant cette phase, le Prestataire instaure un vritable dialogue avec les interlocuteurs de lICI pour

garantir une interface oprationnelle et la coordination des actions de pr-exploitation.

3.3.4 Prparation des systmes dinformation

Le Prestataire doit dployer ses systmes dinformation adquats pour une bonne matrise des

prestations confies, notamment :

A) Dploiement de la traabilit de la maintenance

Reprage des quipements et installations,

Dfinition des arborescences fonctionnelles et des synoptiques,

Identification des quipements et des fournitures,

Renseignement des gammes de maintenance prventives et planification des interventions,

Formation des techniciens.

En fonctionnement nominal et effectif, une dmonstration du systme de traabilit (GMAO)

paramtr sera effectuer lICI.

B) Dploiement du portail ou systme pour formuler les demandes dintervention

Dfinition des domaines dintervention

Paramtrage des dlais dintervention

Intgration annuaire / interlocuteurs de lICI

Mise en place des processus dinformation et de validation.

C) Rapport dactivit

Mise en place et laboration du rapport dactivit.

La trame du rapport dactivit sera prsente lICI pour validation.

3.3.5 Communication

Le Prestataire propose la mise en place dun livret dinformation destination des utilisateurs afin de

prciser et dexpliquer le bon usage des installations (clairage, chauffage), dans le cadre des

orientations de dveloppement durable dfini par lICI.



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4. RESSOURCES

Au cours de ces diffrentes priodes, il est attendu que le prestataire prsente et dploie :

les futures ressources et organisations oprationnelles (dont minima le/la responsable de

site(s)),

les ressources supports issues des structures centrales et charges des appuis spcifiques.

5. PLANNING

La mthodologie de cette priode est traduite travers un planning complet tablissant:

le dploiement des ressources,

la prise en charge des obligations dfinies contractuellement et la production des livrables

remettre en clture de la pr-exploitation.

6. INSTANCES DE SUIVI

Les runions de lancement et de suivi doivent permettre dtablir la relation ICI / Prestataire.

Pour chaque runion, un compte rendu sera rdiger par le Prestataire et soumis pour validation lICI.

Le compte rendu est considr valide, si dans les 5 jours ouvrs, aucune remarque na t formule par

lICI.

6.1 Runion de lancement

Une runion de lancement est organise avec le Prestataire ds le dmarrage de la priode de pr-

exploitation pour prciser lorganisation mise en place au cours de cette priode prestations et sassurer

que le Prestataire soit immdiatement oprationnel en prsentant son plan de mobilisation dat.

6.2 Runions de suivi

Aprs la runion de lancement, des runions hebdomadaires de suivi sont organises. Elles permettent

de suivre lavancement du plan de mobilisation pendant toute la dure de la priode de pr-

exploitation.

7. CLOTURE DE LA PERIODE DE PRE-EXPLOITATION

Une runion de fin de priode de pr-exploitation est organise par le Prestataire. Elle a pour objet la

prsentation des documents de synthse inhrents aux obligations de cette priode.

La conclusion de cette priode se traduira par une remise formelle dun dossier de dmarrage et de

prise en charge comprenant au minimum les lments suivants :

Tches Documents fournir

en fin de priode

Cohrence des lments du

CCTP / ralit du site

Validation du primtre du contrat

Quitus de validation de cohrence

entre les lments du CCTP et la ralit

des quipements du site

Traitement des carts ventuels



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en fin de priode

Connaissance du site

Inventaire des lieux, des installations et

des quipements

Rapport dtat des lieux et listing

exhaustif de linventaire des

quipements

PV de prise en charge des installations

Inventaire documentaire (procdures,

plans, schmas, notices techniques)

Listing exhaustif de linventaire

documentaire (prise en compte des

DOE et DIUO)

Prsentation des Dossiers de

Maintenance

Inventaire et tat des lieux des locaux et

des moyens mis disposition par lICI

PV de prise de charge et d'tat des lieux

Fiche inventaire du matriel mis

disposition par lICI

Inventaire des moyens mis en place par

le Prestataire

Fiche inventaire moyens mis en place

par le Prestataire

Inventaire du stock

(fournitures/consommables) mis

disposition par le Prestataire dans le

cadre de son forfait

Fiche inventaire stock minimum

constitu

Organisation des

prestations Matrise des prestations internes :

personnel, organisation, prsence,

procdures, astreinte, indicateurs de

performance et de qualit, plan de

prvention, formation personnel /

quipe dastreinte

Prsentation des interlocuteurs, des

organigrammes, des fiches de postes

Plan dAssurance Qualit (modes

opratoires, registre de traabilit,

livret dastreinte, contrle des

indicateurs, planning prvisionnel )

Matrise des prestations sous-traites :

agrment des sous-traitants, personnel,

organisation, procdures, astreinte,

indicateurs de performance et de

qualit, plans de prvention

Prsentation des prestataires

Dossier dagrment des sous-traitants

Plan dAssurance Qualit (contrle des

indicateurs, planning prvisionnel des

visites )

Pilotage

Pr-exploitation Mise en place des runions de

coordination

Comptes rendu runion

Relevs de dcisions / Suivi des actions

Communication

Mise en place dun systme de

communication valid par lICI

Livret dinformation sur le bon usage

des installations

Outils GMAO :

reprage et identification des

installations,

paramtrage des gammes,

planification du plan de charge,

formation des techniciens,

fonctionnement nominal et effectif.

Dmonstration lICI en

fonctionnement effectif et nominal

Transmission :

des exemplaires de gamme de

maintenance

du stock

du planning maintenance prventive

Portail dinformation / systme pour

formuler les demandes dintervention

Dmonstration lICI en

fonctionnement effectif et nominal



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en fin de priode

Rapport dactivit :

laboration d'un prototype de

reporting

Trames du :

compte rendu d'intervention mensuel

rapport trimestriel

validation des trames par lICI

Hygine & Scurit

Prparation des plans de prvention

Agrment des produits chimiques

Equipement de Protection Individuel

Identification et analyse des situations

risque (document unique)

Organisation des visites de site avec les

instances concernes

Montage et signature du plan de

prvention

Prsentation d'un dossier d'agrment

des produits chimiques

Prsentation des :

rgles d'utilisation obligatoire des EPI

modles d'EPI utiliss

procdures de type Protection du

Travailleur Isol

Habilitations

Gestion des garanties Gestion des garanties partir de la

rception des ouvrages et mise en

uvre dune procdure de gestion des

Garanties promoteur, installateurs et

constructeurs et des Dsordres Post

Livraison

Gestion des interventions des

entreprises et mise jour du statut des

fiches sur tableau de suivi,

Mise jour et transmission priodique

du Tableau de synthse des suivis des

leves des anomalies,

Suivi des leves de rserves Mise en place de l'outil de gestion et de

suivi des rserves

Compte rendu de visite OPR et

rception

Edition de la liste des rserves en cours

Suivi des Garanties

Mise en place de l'outil de gestion et de

suivi des garanties

Compte rendu de visite OPR

Edition de la liste des dsordres

Clture de la priode

Quitus sur les obligations contractuelles

de la priode de pr-exploitation

Remise d'un dossier de compilation de

la priode de pr-exploitation

Dclaration oprationnelle des

prestations

Tous les livrables sont transmis au plus tard 5 jours aprs la fin de la priode de Pr-Exploitation et

dmarrage.

Si l'un des livrables contractuels n'est pas remis dans les dlais prvus, il peut tre appliqu une pnalit

conformment au CCTP Pilotage et Ralisation des prestations Application des pnalits .

LICI valide par quitus la clture de la priode de pr-exploitation.

Cahier des clauses techniques particulires

CCTP

Prestation Maintenance multitechnique

2re

partie :

Pilotage et ralisation des Prestations

CCTP 2EME PARTIE : PILOTAGE ET REALISATION


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SOMMAIRE

1. Objet ........................................................................................................................................ 4

2. Nature des prestations .............................................................................................................. 5

2.1 Niveaux de maintenance ........................................................................................................5 2.1.1 Rappel normatif ..................................................................................................................... 5 2.1.2 Exploitation des installations ................................................................................................. 6 2.1.3 Maintenance prventive ....................................................................................................... 6 2.1.4 Maintenance corrective ......................................................................................................... 6 2.1.5 Gammes de maintenance et priodicits .............................................................................. 6

2.2 Plage dintervention ...............................................................................................................7

2.3 Astreinte Technique ...............................................................................................................7

2.4 Gestion des nergies ..............................................................................................................7 2.4.1 Matrise des consommations................................................................................................. 7 2.4.2 Matrise du cot tarifaire ....................................................................................................... 8

2.5 Contrles priodiques rglementaires ...................................................................................8

2.6 ETUDES ANNUELLES .....................................................................................................................9 2.6.1 Bilan de sant du Btiment.................................................................................................... 9 2.6.2 Plans Pluriannuels d'Entretien et de Rnovation ................................................................ 10

2.7 Assistance technique ........................................................................................................... 10

2.8 Prestations de mise en conformit des ouvrages prsentant un risque immdiat pour la

scurit ................................................................................................................................ 10

3. Dploiement des prestations ................................................................................................... 11

3.1 Organisation des moyens .................................................................................................... 11 3.1.1 Moyens techniques ............................................................................................................. 11 3.1.2 Moyens humains ................................................................................................................. 11

3.2 Systmes dinformation ...................................................................................................... 11 3.2.1 GMAO .................................................................................................................................. 11 3.2.2 Gestion des demandes d'intervention ................................................................................ 12

3.3 Fournitures et pices de rechange ...................................................................................... 12 3.3.1 Fournitures et consommables inclus dans le Forfait ........................................................... 12 3.3.2 Pices de rechanges incluses dans le Forfait ....................................................................... 12 3.3.3 Constitution et gestion des stocks de pices de rechange .................................................. 13

3.4 Matriels et Produits ........................................................................................................... 13 3.4.1 Agrments ........................................................................................................................... 13 3.4.2 Retrait dagrment .............................................................................................................. 13 3.4.3 Stockage de produits ........................................................................................................... 14

3.5 Gestion de la documentation technique ............................................................................ 14

3.6 Locaux et moyens mis disposition par lICI ...................................................................... 15

4. Pilotage des prestations .......................................................................................................... 15

4.1 Acteurs du pilotage ............................................................................................................. 15 4.1.1 Organisation de lICI ............................................................................................................ 15 4.1.2 Organisation du Prestataire ................................................................................................. 16

4.2 Contrle des prestations ..................................................................................................... 17 4.2.1 Niveaux de service et indicateurs de performance ............................................................. 17



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4.2.2 Contrles du Prestataire ...................................................................................................... 17 4.2.3 Contrles de lICI .................................................................................................................. 17 4.2.4 Audit Tiers indpendant ...................................................................................................... 17 4.2.5 Modalits pratiques de recours aux pnalits financires .................................................. 18

4.3 Documents de suivi de lactivit ......................................................................................... 18 4.3.1 Avis de passage .................................................................................................................... 18 4.3.2 Main courante ..................................................................................................................... 19 4.3.3 Des carnets dentretien et Fiches dquipement ................................................................ 19 4.3.4 Compte rendu dintervention mensuel ............................................................................... 19 4.3.5 Rapport dactivit trimestriel .............................................................................................. 19 4.3.6 Bilan dactivit annuel ......................................................................................................... 20

4.4 Runions dexploitation et de pilotage ............................................................................... 20 4.4.1 Point dchange mensuels ................................................................................................... 20 4.4.2 Runion trimestrielle ........................................................................................................... 21 4.4.3 Runion Annuelle ................................................................................................................ 21

4.5 Prestations hors forfait ....................................................................................................... 22

4.6 Achat de pices hors forfait ................................................................................................ 22

4.7 Accord pralable et transparence des cots ....................................................................... 22

4.8 Prestations sous-traites ..................................................................................................... 23

4.9 Devoir de Conseil ................................................................................................................ 23

4.10 Continuit dactivit ............................................................................................................ 23

4.11 Gestion de crise ................................................................................................................... 23

5. Pilotage HSE (Hygine Scurit Environnement) ................................................................. 24

5.1 Elments gnraux .............................................................................................................. 24

5.2 Plan de Prvention .............................................................................................................. 24

5.3 Analyse des risques ............................................................................................................. 24

5.4 Oprations de chargement et de dchargement................................................................ 25

5.5 Veille rglementaire ............................................................................................................ 25

5.6 Dveloppement durable ..................................................................................................... 25

5.7 Responsabilit socitale ...................................................................................................... 25

6. Pilotage de la Phase Fin de contrat (rversibilit) ..................................................................... 26

6.1 Etats des lieux de sortie ...................................................................................................... 26

6.2 Recouvrement avec le Prestataire entrant ......................................................................... 26

7. Annexes .................................................................................................................................. 27

7.1 Indicateurs de performance et de qualit .......................................................................... 28

7.2 Dlais ................................................................................................................................... 31 7.2.1 Dlai dintervention pour dpannage.................................................................................. 31 7.2.2 Prcision sur les dlais dinterventions en fonction des quipements et dysfonctionnements .......................................................................................................................... 31 7.2.3 Respect du taux de pannes et de disponibilit des installations ......................................... 34

7.3 Fiches de prestation ............................................................................................................ 35

7.4 Inventaires : ......................................................................................................................... 35

7.5 Plan du site .......................................................................................................................... 35



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1. OBJET

Le site objet de la prsente consultation est un tablissement recevant du public.

Ce site est situ sur la commune de Paris dans le 18me arrondissement et est actuellement en fin de

construction. Les dates prvisionnelles sont notifis dans la premire partie pr-exploitation du

CCTP.

Ce btiment, de type R+3 sur deux niveaux de sous-sol, de surface utile de 1 388 m, est un

tablissement multifonctionnel avec activits des types V, R, L, X et de 2me catgorie (susceptible de

recevoir 1 223 personnes).

Lengagement porte sur la ralisation des prestations de maintenance sur un ensemble de lots

techniques :

INTITULE DES PRESTATIONS TECHNIQUES Niveau maintenance

forfaitaire

Toiture Terrasse Etanchit

1 3 inclus

1 3 inclus

Faades et lments extrieurs

Assainissement

Production ECS Rseaux de distribution

Plomberie, Equipements sanitaires

Production et distribution de chaleur

Dsenfumage

Production de vapeur

Equipements terminaux CVC

Traitement dair

Installations lectriques clairage

Courants faibles (VDI, vido / audio)

Equipements dextinction incendie

Systme de scurit incendie

Second uvre

Anti intrusion

Contrle daccs

Vidosurveillance

Panneaux Solaires

Gestion technique centralise

Aires extrieurs (option)

Ascenseurs Contrat complet



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2. NATURE DES PRESTATIONS

2.1 Niveaux de maintenance

Les prestations maintenance multi-technique confies comprennent la main doeuvre et les

dplacements de toutes interventions de maintenance prventive et corrective jusquau niveau 3 inclus

dfini dans la norme AFNOR FD X 60-000.

2.1.1 Rappel normatif

La norme FD X 60-000 dfinit les termes de maintenance et de bien :

Maintenance : ensemble des activits destines maintenir ou rtablir un bien dans un tat ou dans

des conditions donnes de sret de fonctionnement pour accomplir une fonction requise. Ces activits

sont une combinaison dactivits techniques, administratives et de management.

Bien : tout lment, composant, quipement, sous-systme, systme, matriel, processus, etc. que lon

peut considrer individuellement et qui a pour objectif dassurer une fonction donne.

Les cinq niveaux de maintenance, dfinis dans la norme FD X 60-000, caractrisent la complexit

croissante des oprations de maintenance :

Niveau 1 : ralis par lexploitant du matriel sans outillage particulier et laide de la notice

dutilisation.

Rglages simples prvus par le constructeur au moyen dorganes accessibles sans

dmontage ou ouverture du matriel.

Remplacements de consommables accessibles en toute scurit.

Niveau 2 : ralis par un technicien habilit avec les outils et notices dfinis par les instructions

de maintenance.

Dpannages par change standard dlments.

Oprations simples de maintenance prventive (graissage, contrle de

fonctionnement).

Niveau 3 : ralis par un technicien spcialis, utilisant lensemble de la documentation

ncessaire la maintenance du matriel et les pices dtaches adquates avec loutillage et

les appareils de mesure prvus par la documentation technique.

Identification et diagnostic de pannes, rparations par change de composants ou

dlments fonctionnels, rparations mcaniques, rglage des appareils de mesure et

oprations courantes de maintenance prventive

Niveau 4 : ncessite un encadrement technique spcialis et une quipe dote dun outillage

spcialis (moyens mcaniques, de cblage), de bancs de mesure et des talons de travail.

Regroupe les travaux importants de maintenance corrective ou prventive lexception

de la rnovation et de la reconstruction.

Rglage des appareils de mesure utiliss pour la maintenance, ventuellement

vrification des talons de travail par les organismes spcialiss.

Niveau 5 : ralis par le constructeur ou le reconstructeur.

Rnovation, reconstruction ou excution des rparations importantes confies un

atelier central :

Inspection complte de tous les organes, reprise complte ou remplacement des pices

dformes par des pices dorigine ou des pices neuves quivalentes.

La reconstruction peut tre assortie de travaux de modernisation



6 |35

2.1.2 Exploitation des installations

Lexploitation des installations consiste en la mise en service et la surveillance des quipements devant

tre en fonctionnement pour rpondre aux critres dhygine, de scurit, de confort et doptimisation

conomique. Le Prestataire assure dans ce cadre toutes les actions ncessaires et suffisantes pour

garantir la continuit du fonctionnement des quipements (rondes, rglages, ...) et effectuer les relevs

et contrles ncessaires la gestion du parc dquipements.

Le Prestataire recherche un fonctionnement optimal des installations et veille notamment au rglage

des programmes horaires et des points de consignes afin d'adapter le fonctionnement des installations

l'occupation des locaux.

2.1.3 Maintenance prventive

Le respect de la programmation de la maintenance prventive et des visites rglementaires, en termes

de dlais et de prestations, est un lment essentiel du Contrat. Le Prestataire sengage raliser ou

faire raliser la maintenance prventive systmatique pendant les horaires douverture du site.

Par ailleurs, les oprations de maintenance prventive systmatique provoquant lindisponibilit de

linstallation doivent tre ralises :

soit en dehors des priodes dexploitation et sans supplment de prix,

soit, pendant les horaires douverture du site, mais sous condition suspensive d'une autorisation

crite de lICI,

dans tous les cas, tant donn la sensibilit du site, selon un planning valid par lICI.

Toute maintenance rglementaire doit tre notifie sur le registre de scurit.

2.1.4 Maintenance corrective

La maintenance corrective est dclenche par un constat de dfaillance. Elle a pour objet la remise en

tat de fonctionnement des quipements. Elle regroupe deux activits :

le dpannage (maintenance palliative) : il est principalement constitu dactions caractre

provisoire qui sont suivies dactions curatives.

la rparation (maintenance curative) : elle comporte toutes les oprations permettant de

redonner aux installations leurs performances nominales.

Les oprations de maintenance curative sont ralises pendant les horaires douverture du site et

ventuellement en dehors des heures et jours ouvrs si lopration entrane lindisponibilit dune

installation.

2.1.5 Gammes de maintenance et priodicits

Le Prestataire propose les gammes de maintenance minimales afin de rpondre son obligation de

rsultats. Celles-ci peuvent tre renforces, le cas chant, par des frquences plus rapproches pour

respecter les impratifs spcifiques de maintenance de certains quipements.

Ces frquences de passage suprieures sont incluses au forfait du prsent Contrat dans le cadre de

l'obtention des rsultats contractuels.

Les prestations de maintenance de base comprennent la main duvre et les dplacements, y compris

matriels et outillages hors moyens de levage exceptionnels, de toutes les interventions de

maintenance prventive et corrective jusquau niveau de maintenance retenu.

Les prestations sont spcifies dans des fiches Techniques dtaillant :

Services attendus : ensemble des prestations d lICI au titre du forfait de base objet de

laccord contractuel initial ainsi que les moyens matriels la charge du Prestataire.



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Fournitures incluses : ensemble des fournitures et consommables incluses dans le forfait de

base

Rfrences : rfrences rglementaires et normatives incontournables chaque prestation.

Annexes : le cas chant gammes, frquentiels dintervention

Lintgralit des fiches de prestations sont jointes en annexe au prsent document.

2.2 Plage dintervention

Les jours ouvrs sont les jours de semaine, les lundis, mardis, mercredis, jeudis et vendredis l'exclusion

des jours fris.

Les heures ouvres sont les heures de jours ouvrs comprises entre : 10h00 et 18h00.

En dehors de ces heures et jours, la prise en charge des interventions ventuelles est faite par les

quipes dans le cadre de lastreinte

Un intervenant du Titulaire ne peut intervenir sur le site que sil a t pralablement autoris par lICI.

Cette autorisation ne dgage aucunement le Titulaire de ses responsabilits. LICI se rserve le droit de

dcider tout moment du retrait dune autorisation. Le refus ou le retrait dautorisation ne donne lieu

aucun justificatif et ne fait lobjet daucune indication de motif

2.3 Astreinte Technique

Le service dastreinte constitue lensemble des moyens humains et techniques mis en uvre par le

Prestataire pour garantir la prise en charge des demandes dinterventions critiques (alarmes ou

incidents) en dehors des horaires contractuels.

Ainsi les interventions entrant dans le cadre de la prestation dastreinte se limitent :

Prendre les mesures conservatoires pour la sauvegarde des personnes, des biens, et des

process.

Dpanner et mettre en scurit le site.

Assurer la continuit de service des btiments

Mettre en place les affichages ventuels dindisponibilit et les informations aux utilisateurs.

Informer lICI et le tenir son reprsentant inform des volutions de l'incident.

Les interventions conscutives aux appels dastreinte sont comprises dans le forfait.

Le Prestataire doit arriver sur le site au titre de lastreinte sous 2h00 maximum, compter de lmission

de la demande dintervention.

2.4 Gestion des nergies

2.4.1 Matrise des consommations

Les consommations dnergies et de fluides sont suivies par rapport des objectifs dfinis avec lICI et

toute drive constate entrane une action immdiate.

La prsentation des suivis et de lanalyse des consommations doit respecter la forme suivante :

Consommations de lanne en cours, mensuelles et cumules,

Ecarts par rapports aux objectifs et rappel des valeurs cibles,

Comparatif par rapport aux exercices prcdents,



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Intgration de donnes spcifiques extrieures ayant une influence directe sur les

consommations telles que : DJU, T extrieure,

Adaptation des procdures de conduite des installations.

La dtermination des objectifs est tablie :

par lintgration de ratios issus dune analyse historique des consommations du site,

ou par la modlisation des consommations en associant des paramtres tels que : temprature

moyenne, degr jour, taux doccupation.

2.4.2 Matrise du cot tarifaire

Loptimisation financire des cots est induite par :

la connaissance des contrats souscrits auprs des concessionnaires et fournisseurs,

le suivi des paramtres intgrant les factures nergtiques (puissances atteintes, ractif

consomm, ).

Lassistance du Prestataire au choix tarifaire est formalise par un suivi mensuel des profils de puissance

atteinte et le regroupement des donnes inhrentes aux contrats souscrits sous la forme de feuillets de

gestion.

Pour assumer cette mission, le Prestataire sassure de la bonne constitution et de la tenue dun dossier

nergtique regroupant lensemble des informations pertinentes (contrats, factures, consignes

dexploitation, inventaire des quipements, paramtres de rglage, rpartition des puissances,

organigrammes compteurs, plans masse).

De plus, le Prestataire assure la ralisation, une fois par an, dune tude spcifique d'optimisation des

budgets nergies et fluides ralise par un expert reconnu dans ce domaine.

Le Prestataire prpare pour le compte de lICI toutes les dcisions lies loptimisation de ces budgets,

cest--dire les prconisations de modification des contrats tarifaires, de remplacement ou dvolution

des quipements techniques et dorientation de la politique dexploitation des installations.

2.5 Contrles priodiques rglementaires

Le Prestataire assure la coordination des interventions de contrles priodiques rglementaires raliss

par un organisme agr, mandat par lICI pour les installations techniques.

En complment du suivi des contrles priodiques obligatoires, le Prestataire doit :

Laccompagnement des organismes de contrle incluant dventuelles oprations de

consignation ou dmontage,

Lanalyse des rapports dactivit et la rsolution des anomalies mises par les organismes, et

relevant du prsent contrat, dans un dlai maximum 3 mois aprs la rception du rapport selon

le niveau de criticit de lanomalie,

La ralisation de devis pour la leve des anomalies ou les mises en conformit ne relevant pas

du prsent contrat,

Le suivi rgulier de la leve des anomalies et des rserves avec la tenue jour et la transmission

dun rapport de suivi insr dans le rapport dactivit mensuel.

Le Prestataire analyse et classifie les anomalies et les rserves en fonction de leur degr durgence,

notamment celles concernant la sant et la scurit des personnes. Les anomalies et rserves urgentes

sont traites immdiatement aprs avis et confirmation de lICI. Dans tous les cas, le Prestataire est tenu

dinformer lICI des volutions normatives et de proposer de nouvelles adaptations contractuelles si

besoin est.



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2.6 ETUDES ANNUELLES

2.6.1 Bilan de sant du Btiment

Le Prestataire tient jour un bilan de sant des btiments tabli sur la base dun systme de notation

couvrant lensemble des composants du btiment. Ce bilan sera prsent lICI minima tous les ans ou

sur simple demande de lICI.

Principe d'un bilan de sant :

Dcoupage du btiment en composants et sous-composants.

Composant Sous-composant

Structure Charpentes

Structures verticales

Structures horizontales

Clos / couvert Toiture et terrasse

Faades (parties pleines)

Menuiseries extrieures

Lots techniques Gnie climatique et ECS

Rseaux / plomberie

Courants forts

Courants faibles

Moyens de levage

Mobilier technique..

Sret Passive

Active

Second uvre Peinture et revtements muraux

Revtements de sol

Eclairage (appareil)

Menuiseries intrieures

Serrurerie

Sanitaires

SSI Alarme / dtection

Dispositif extinction

Evacuations

Dispositif CF

Notation des sous-composants selon deux critres : le principe de cotation de ltat physique est bas

sur la dfinition suivante :

note 0 : le constituant ou llment est en parfait tat ;

note 1 : le constituant ou llment remplit sa fonction principale mais prsente certains

signes de dgradation sans consquence prvisible court terme ;

note 2 : le constituant ou llment remplit sa fonction principale mais prsente des signes

de dgradation laissant prvoir une dfaillance court terme, ou bien, le constituant ou

llment ne remplit pas sa fonction principale de manire satisfaisante ;



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note 3 : le constituant ou llment ne remplit plus sa fonction principale.

Le principe de cotation de la conformit est bas sur la dfinition suivante :

note 0 : le constituant nest pas est conforme la rglementation en vigueur

note 1 : le constituant est conforme la rglementation en vigueur

Cette mthode de cotation peut tre revue en concertation avec lICI.

2.6.2 Plans Pluriannuels d'Entretien et de Rnovation

Le Prestataire participe llaboration des Plans Pluriannuels d'Entretien et de Rnovation (PPER). Il

met des propositions de renouvellement dlments ou parties dquipements jugs vtustes,

inadapts ou ncessitants des travaux de mise en conformit.

Le PPER entre dans le cadre dun plan dinvestissement visant maintenir en bon tat le parc immobilier

ainsi que lensemble de ses quipements et installations techniques.

Ces travaux peuvent tre soit confis au Prestataire du march soit confis un intervenant extrieur.

2.7 Assistance technique

Le Prestataire apporte son assistance lors des audits, des projets dcids par lICI et aussi dans le cadre

de travaux confis une autre entreprise. Il apporte aux interlocuteurs toutes les rponses relatives au

fonctionnement et ltat des installations. Dans certaines occasions, le Prestataire peut tre sollicit

titre dAssistance Maitrise dOuvrage.

Le Prestataire doit galement assurer le suivi des garanties partir de la rception des ouvrages :

dition et transmission lICI des fiches de Demande d'Intervention Garantie (DIG) dans le cadre

des Garanties de Parfait Achvement, Garantie de Bon Fonctionnement et des Dsordres Post-

Livraisons,

gestion des interventions des entreprises et la mise jour du statut des fiches de Demandes

d'Intervention Garantie sur un tableau de suivi,

coordination des entreprises intervenantes,

vrification du bon fonctionnement ou de la bonne rparation et la transmission de

l'information lICI,

mise jour et la communication priodique du Tableau de synthse des suivis des leves des

rserves et anomalies.

Les interventions du Prestataire ne doivent en aucun cas entrainer la dchance des garanties lgales ou

contractuelles sous peine d'tre tenu pour responsable des consquences qui en dcouleraient.

2.8 Prestations de mise en conformit des ouvrages prsentant un risque

immdiat pour la scurit

Si les mises en conformit avec la rglementation concernent un risque de scurit immdiat, le

Prestataire doit pouvoir prendre immdiatement les mesures conservatoires. A ce titre, il prvient lICI

ds que possible par lettre recommande avec accus de rception.

A la suite de cela, le Prestataire prsente des recommandations sur des travaux effectuer sous 48h

ouvres lICI.



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3. DEPLOIEMENT DES PRESTATIONS

3.1 Organisation des moyens

Le Prestataire met en place et coordonne les prestations en mettant en uvre les moyens techniques,

humains, matriels suffisants pour garantir :

la bonne ralisation des prestations qui lui sont demandes,

la conservation dans ltat des installations confies,

la scurit des intervenants et la protection des usagers,

linformation des utilisateurs des btiments afin de prvenir de lexcution de travaux, de

larrt dun quipement ou de lindisponibilit dune livraison de fluides.

3.1.1 Moyens techniques

Le Prestataire fournit lensemble des moyens ncessaires laccomplissement de sa mission. Cela

comprend notamment lensemble quipements de protection individuelle, des outillages, des

formulaires dexploitation (carnet souche de consignation lectrique des ouvrages, carnet de demande

de permis de feu, carnet sanitaire, ) des appareils de mesure et de contrle (ohmmtre, multimtre

numrique, anmomtre et thermomtre ou sonde denregistrement des tempratures).

Les certificats de vrification de ltalonnage des appareils utiliss sont remis par le Prestataire lICI au

dmarrage du site et leur mise jour sera transmise autant de fois que ncessaire.

3.1.2 Moyens humains

Le Prestataire garantit la mise en place des moyens humains suffisants en nombre, qualifis, habilits

(Personnel ayant obtenu les autorisations lui permettant d'exercer ses activits dans les locaux de lICI).

Le personnel doit disposer des formations et informations lui permettant dintervenir en toute

autonomie et en toute scurit. A la demande de lICI, le Prestataire fournit lensemble des certificats de

qualification, diplmes, et titres dhabilitations.

Pour information, le Prestataire prsente son organisation spcifique pour la prise en charge de la

maintenance technique prcisant notamment le nombre de personnes ddies sur le primtre de lICI.

3.2 Systmes dinformation

3.2.1 GMAO

Le Prestataire doit disposer sur le site d'un quipement informatique permettant d'assurer le pilotage

de lensemble des prestations multi-techniques.

Le Prestataire installe une Gestion de la Maintenance Assiste par Ordinateur (GMAO).

Lobjectif de ce systme dinformation est de garantir la traabilit des activits et le respect des

engagements contractuels de qualit, et doffrir des interfaces conviviales au reprsentant de lICI afin

de suivre les donnes d'exploitation et les rapports dactivits. Les informations de pilotage devront

circuler entre lICI et le Prestataire par voie lectronique et tre accessibles lICI.

Le systme de traabilit de la maintenance install permet minima au Prestataire de suivre

prcisment les activits suivantes :

Planification et suivi de la maintenance prventive,

Gestion et suivi des interventions de maintenance corrective,

Gestion des stocks

Inventaire des installations techniques,

Historique des pannes et temps darrt,

Planification et suivi des contrles priodiques rglementaires,



12 |35

Gestion et suivi de traitement des rserves conscutives aux rapports mis par les organismes

de contrles,

Emission dun rapport dactivit par lot technique, par installation, incluant des indicateurs de

performances cls de type NF EN 15341.

La solution dploye par le Prestataire doit garantir la rtrocession lICI et la proprit des donnes.

La notion de rtrocession inclut le logiciel et son paramtrage, les inventaires et les historiques de

maintenance.

3.2.2 Gestion des demandes d'intervention

Pendant les heures d'exploitation, le Prestataire assure la prise en compte de toutes les demandes

d'intervention qui lui sont formules dans le cadre de ses obligations.

Le Prestataire doit garantir :

La mise en place dun systme pour formuler les demandes dintervention,

la bonne rception des demandes par les utilisateurs habilits de lICI

le traitement dans les dlais dfinis,

la traabilit des actions ralises,

la clture de la demande.

En dehors des heures d'exploitation, l'astreinte est sollicite pour les incidents relevant de ce type

d'intervention.

3.3 Fournitures et pices de rechange

3.3.1 Fournitures et consommables inclus dans le Forfait

Sont dsigns par ingrdients, consommables, pices dtaches et fournitures, tout bien ou matriel

non spcifique un bien et destin une utilisation unique (norme AFNOR EN 13306).

Les ingrdients, consommables, pices dtaches et fournitures ncessaires au bon droulement des

prestations sont intgrer dans le forfait contractuel par le Prestataire.

Les pices dont le seuil est infrieur 150 HT sont comprises dans le forfait.

Ce seuil peut tre revu la baisse ou la hausse par un avenant au terme de la premire anne

d'exercice du contrat.

La liste complte des fournitures et consommables est dfinie pour chaque fiche de prestation. Elle

intgre des produits courants dentretien, tels que la visserie, les fusibles, les lampes, les disjoncteurs, la

quincaillerie, tous les types de filtres, les fluides spcifiques aux quipements

3.3.2 Pices de rechanges incluses dans le Forfait

Sont dsigns par pices de rechange tout "bien destin remplacer un bien correspondant en vue de

rtablir la fonction requise d'origine (norme AFNOR EN 13306).

Le Prestataire s'engage rendre disponible l'ensemble des pices de rechange ncessaires la

ralisation des oprations de maintenance contractuelles. Elles sont conformes aux pices d'origine et

ne peuvent faire l'objet d'aucun changement de caractristiques sauf accord pralable de lICI.

Les pices de rechange sont incluses dans le forfait hauteur d'un seuil de 150 (prix unitaire HT remise

fournisseur dduite).



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3.3.3 Constitution et gestion des stocks de pices de rechange

Le Prestataire se doit de tenir jour le stock critique de pices de rechange ncessaire la continuit de

lexploitation. Il ne peut invoquer une rupture de stock ventuelle pour expliquer un non-respect de ses

engagements contractuels vis--vis de ses obligations de rsultats.

Les pices de rechange doivent tre conformes aux pices dorigine. Le Prestataire tient la disposition

de lICI les copies des certificats de garantie des pices installes.

Les pices remplaces dont la valeur unitaire dpasse 500 HT sont tenues la disposition de lICI

pendant un an. Durant cette priode, lICI se rserve le droit de les faire expertiser.

En cours dexercice, le cot de renouvellement des pices de rechange est rgl sur la base des prix

attests par la facture du fournisseur (remise dduite) affects du coefficient d'entreprise contractuel

figurant au B.P.U.

La gestion de lventuel stock gnr par ces articles reste du ressort du Prestataire.

Lapprovisionnement en pices dtaches par la rue ou en faade (nacelle) reste la charge du

Prestataire.

Le Prestataire procde ses frais, lvacuation des produits usags du site ou rsultant de son activit

(fluo, filtres, piles etc. ). Si ncessaire, il se charge ses frais de leur destruction ou de leur

retraitement, ceci au regard de la lgislation en vigueur et en intgrant les spcificits des rfrentiels

Client pour ces domaines.

Il fournit lICI, trimestriellement, les attestations et rcpisss de suivi des dchets.

La liste des consommables et fournitures spcifiques est prcise par le Prestataire lors de sa rponse

la consultation, et fait lobjet dune validation de lICI avant la signature du march.

3.4 Matriels et Produits

3.4.1 Agrments

Le Prestataire soumet lagrment de lICI la liste des matriels et produits proposs pour lexcution

des prestations. Cette liste est accompagne :

Dune notice dtaille prcisant la provenance des matriels et produits,

De rfrences dutilisation.

LICI se rserve le droit de :

vrifier que les produits utiliss lors des prestations correspondent la liste dagrment, que

ltiquetage des emballages est conforme la rglementation et que le contenu correspond aux

indications portes sur le contenant.

procder des tests et dinterdire tous les produits dont lutilisation serait susceptible

dengendrer des dgradations ou de prsenter un risque quelconque.

3.4.2 Retrait dagrment

Lagrment, par lICI, dun produit peut tre retir tout moment pour des motifs de scurit publique.

Le retrait de lagrment entrane larrt immdiat de lutilisation du produit.



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Un produit dentretien, mme agre par lICI, dont lemploi se rvle nfaste, est signal dans les plus

brefs dlais.

3.4.3 Stockage de produits

Le stockage de produits autoriss par lICI est effectu des emplacements dsigns cet effet, et selon

la rglementation en vigueur, notamment la prsence de systmes de rtention. Les quipements

spcifiques et le respect des conditions de stockage sont de la responsabilit du Prestataire.

Des emballages ad hoc et identifiant leurs contenus ( laide de ltiquetage de scurit normalis) sont

utiliss pour tous les produits, y compris pour les produits transvass. Certains produits usags doivent

faire lobjet dun emballage ad hoc avant tout enlvement. Aucun produit ne doit tre abandonn, laiss

sans rangement en dehors des emplacements autoriss aprs chacune des interventions, sous peine de

Maintien et remise en tat des lieux

Le Prestataire prend sa charge toutes les oprations connexes ses prestations, telles que, et sans

que cette liste soit limitative :

La protection des matriels, des installations, et de son personnel dans les zones daccs,

La remise en parfait tat des locaux et autres zones extrieures aprs ses interventions pour les

dsordres de son fait, raccords de peinture, limination de toutes traces de salissure,

projections diverses.

Aprs lintervention du Prestataire, toutes les installations doivent tre en parfait tat de

fonctionnement et de scurit et avoir un aspect de finition au moins identique celui quelles avaient

auparavant.

3.5 Gestion de la documentation technique

Le Prestataire assure le suivi de la gestion documentaire avec pour objectif de tracer et de maintenir

jour les bases de donnes documentaires ncessaires lexploitation et la ralisation des prestations

techniques confies dans le cadre du Contrat.

La base documentaire inclut notamment :

les Dossiers des Ouvrages Excuts (DOE),

les Dossiers dInterventions Ultrieures sur les Ouvrages (DIUO),

les livrets sanitaires,

les plans de masse et synoptiques techniques, les notices dexploitation et de maintenance

existantes,

les diagnostics techniques.

les derniers rapports dexploitation techniques (main courante, inventaire GMAO, cahier de

consignes),

les copies des rapports de contrles rglementaires

les rapports daudits,

...

Et dune manire gnrale, tous les documents permettant la bonne exploitation du site en totale

conformit avec les rglementations, les normes et les lgislations en vigueur.

Dans le cadre de sa mission de gestion des documents techniques, le Prestataire doit :

la mise jour systmatique des plans techniques des installations dont il a la charge lors de

modifications ralises par ses soins,



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la rcupration et conservation des plans techniques des installations suite des modifications

ralises par lICI,

un inventaire jour des documents confis par lICI pendant la priode dexcution du Contrat,

la constitution dun Dossier dExploitation et de Maintenance (DEM), lequel comprendra entre

autres toutes les informations ncessaires la conduite des installations et aux interventions

durgence :

localisation des principaux quipements et locaux techniques,

situation des organes de coupures lectriques, hydrauliques et arauliques,

synoptiques et diagrammes des rseaux techniques,

paramtres de conduites des installations,

procdures durgences.

la mise en uvre et mise jour dun plan dassurance qualit site.

3.6 Locaux et moyens mis disposition par lICI

Le Prestataire prcise dans sa rponse ses besoins en termes de quantits, de surfaces, et destination de

locaux :

locaux de stockage,

locaux dactivits,

autres locaux logistiques

Le Titulaire est tenu de maintenir les locaux et leurs quipements en bon tat de propret et de

fonctionnement.

La mise disposition des locaux se fait dans la mesure des possibilits de lICI. En aucun cas, il ne peut

tre remis en cause lobjectif de rsultats attendus, latteinte des niveaux de service, la ractivit sur les

dlais dintervention.

Les clefs des locaux mis disposition ne doivent pas tre des exemplaires uniques. Un trousseau est

dpos lICI. La perte ou le vol de tout cls doit tre signal sans dlai directement lICI. Les cots de

remplacement seront la charge du Titulaire.

La mise disposition gratuite de moyens de tlcommunication est limite la prise en charge par lICI

dune (1) ligne tlphonique, qui est mise en accs restreint un numro vert du Titulaire et aux besoins

rsultant de ses obligations rendre compte de ses interventions lICI.

Un procs-verbal contradictoire de ltat des lieux et des matriels et quipements est tabli en dbut

et la fin de lexcution du march, dans les conditions fixes au cahier des charges pr-exploitation.

4. PILOTAGE DES PRESTATIONS

4.1 Acteurs du pilotage

4.1.1 Organisation de lICI

Un interlocuteur de lICI est dsign comme reprsentant privilgi avec le Prestataire.

Il a en charge notamment le pilotage contractuel et le contrle des prestations contractualises dans de

ce march.



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4.1.2 Organisation du Prestataire

Le Prestataire est responsable de lexcution et du contrle de lensemble des prestations prvues au

contrat. A ce titre, le Prestataire met en place des ressources adaptes au besoin du contrat, tant en

volume quen comptences.

En tant que sachant, il propose lorganisation la plus adapte pour la dure dexercice de la prestation.

Le Prestataire est responsable des moyens humains qu'il met en place pour raliser sa prestation.

Les prestations dlivrer au titre de ce cahier des charges sont notamment :

la ralisation dun ensemble cohrent des prestations attendues sur le site, tant au niveau

qualitatif que quantitatif,

la gestion administrative et oprationnelle du contrat

le report et suivi de lactivit,

le conseil, lassistance technique et la veille technologique, pour atteindre des services

performants, innovants et optimiss en termes de cots,

lencadrement des ressources, leur formation, leur remise niveau et leur suivi,

la mise en place et lhomognisation des mthodes et procdures sur le site,

la veille au respect des normes dhygine, de scurit et denvironnement, du rglement

intrieur et des procdures mise en place par le Prestataire,

la tenue et la mise jour des documents contractuels et rglementaires,

la relation avec le reprsentant de lICI.

Dsignation du Charg dexploitation

Le Prestataire dsigne parmi ses salaris un Charg d'exploitation pour le suivi des prestations.

Le Prestataire communique par crit lICI le nom et les coordonnes du salari retenu pour assurer

cette fonction.

Pour mmoire, les missions du Charg d'exploitation sont dfinies par la publication UTE C 18-510 de

l'Union Technique de l'Electricit.

Cet interlocuteur doit tre muni d'un moyen de communication mobile dont les numros seront

indiqus lICI.

Les modifications trop frquentes des personnes cls constituent un facteur de risque au regard de la

bonne excution des prestations. Le Prestataire veille donc viter des changements trop frquents et

les maintenir en poste tout au long des prestations du prsent engagement.

Le Prestataire informe lICI de tout changement de personnes cls trente (30) jours ouvrs avant le

changement, et assurer le cas chant titre gracieux une priode de recouvrement d'une dure de

dix (10) jours ouvrs minimum entre la personne partante et son remplaant, sauf en cas de dcs ou de

sanctions (licenciement pour faute, mise pied conservatoire).

Le changement du charg dexploitation est soumis validation pralable de la part de lICI.



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4.2 Contrle des prestations

4.2.1 Niveaux de service et indicateurs de performance

La mesure de la recevabilit des prestations est base sur des indicateurs dfinis en annexe.

LICI propose ainsi des indicateurs de performance dans son cahier des charges. Ces indicateurs sont

contractuels et le Prestataire a obligation de les suivre. Dans le cadre du pilotage des prestations, lICI

sera amen contrler le respect de ces indicateurs.

Le Prestataire a la possibilit de proposer une liste complmentaire ou de modifier ces indicateurs sous

condition de justifier les raisons de cette modification dans son offre technique. Ils seront soumis

validation de lICI.

Ces indicateurs et leurs mesures peuvent tre amens voluer dans le cadre de plans de progrs ou de

lvolution des prestations.

4.2.2 Contrles du Prestataire

Le Prestataire organise et ralise des autocontrles pour lensemble des prestations confies (que les

prestations soient ralises par ses quipes ou par celles de ses sous-traitants).

Le Prestataire met en uvre ses outils de suivi de la performance partir des indicateurs de

performance dfinis dans les fiches Prestations. Le systme de mesure de la performance est mis en

uvre et talonn pendant la priode de pr-exploitation.

Le Prestataire est tenu de reporter ces mesures dans un rapport dactivit trimestriel transmis lICI.

Toute anomalie ou tout cart constat lors de ces contrles doit faire lobjet dun plan dactions

correctif et dune information auprs de lICI sur la leve des anomalies ou carts constats.

Le contrle des prestations est dclench linitiative de Prestataire, minima une fois par mois et

seffectue laide doutils de contrle (grilles de contrle manuelles ou solutions informatises).

4.2.3 Contrles de lICI

Pendant toute la dure du contrat, lICI se rserve le droit de vrifier le respect des engagements

contractuels par ses propres moyens ou par un Tiers de son choix.

Le contrle contradictoire consiste en :

la vrification de la bonne excution des diffrentes prestations et missions prvues dans les

cahiers des charges,

un contrle du respect des dlais dintervention, par lanalyse des interventions laide des

donnes provenant des systmes dinformation.

Pralablement toute ralisation d'un contrle, lICI en informera le Prestataire sous un pravis de deux

jours ouvrs. Il se devra alors de faciliter lexcution de ces contrles, notamment par la mise

disposition des informations demandes et par laccs aux informations dexploitation.

4.2.4 Audit Tiers indpendant

LICI se rserve le droit deffectuer ou de mandater un expert pour effectuer tout contrle de ltat ou

des performances des installations et/ou tout audit des oprations et des programmes dentretien les

concernant.



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4.2.5 Modalits pratiques de recours aux pnalits financires

Des pnalits peuvent tre appliques au Prestataire en cas de non-respect des obligations et

engagements contractuels.

Les pnalits seront cumulables entre elles. Le cumul des pnalits est limit 10% du montant annuel

du contrat.

Dans le cas o les pnalits atteignent le plafond prvu, lICI convoquera le Prestataire afin dtudier les

modalits de poursuite ou non des prestations.

Le fait que lICI n'ait pas exig l'application d'une pnalit, quelle quelle soit, ne peut en aucun cas tre

considr comme une renonciation dfinitive de lICI appliquer cette pnalit, ni comme une

renonciation de lICI ses droits dcoulant des dispositions contractuelles.

Cas particulier de la priode de pr-exploitation :

La priode de pr-exploitation est considre comme une priode permettant de prciser de manire

dfinitive les donnes relatives aux prestations ainsi que les mesures de performances. Cette priode

doit donc permettre d'ajuster et de valider les indicateurs et critres donnant lieu pnalits

4.3 Documents de suivi de lactivit

Au titre de lengagement de pilotage, le Prestataire organise un systme de traabilit des actions, des

donnes dexploitation, des dpenses, et dautres informations sur les prestations en charge, afin de

pouvoir informer rgulirement ou sur la demande ponctuelle de lICI

Le Prestataire rdige et prsente au minimum les documents oprationnels suivants :

Des avis de passage

Une main courante

Des carnets dentretien et Fiches dquipement

un compte-rendu mensuel (tableau de synthse des faits marquants du mois),

un rapport dactivit trimestriel

un bilan dactivit annuel

un rapport circonstanci, lors de la survenance de tout incident dexploitation

tout rapport complmentaire la demande de lICI.

Le format des rapports et bilans dactivit est prsent lICI pour validation pendant la phase de pr-

exploitation.

Ces rapports et bilans dactivit font lobjet de runions oprationnelles dexploitation entre le

Prestataire et lICI prvues au titre de lengagement.

4.3.1 Avis de passage

Le Prestataire informe lICI de la date de chaque intervention de maintenance prventive. Il

communique un avis de passage par fax, ou messagerie lectronique, au reprsentant de lICI au moins

2 jours ouvrs avant lintervention, en mentionnant la date et lheure darrive ainsi que le nom de

lintervenant.



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4.3.2 Main courante

Pour toute intervention sur le site, le Prestataire consigne son heure darrive sur le registre de

maintenance mis sa disposition par lICI, et le motif de son passage. A sa sortie, il y consigne son heure

de sortie.

4.3.3 Des carnets dentretien et Fiches dquipement

Aprs chaque intervention, le Prestataire doit remplir le livret dentretien de linstallation concerne o

il mentionne lintervention effectue (oprations effectues, de pices changes, date, heures et

margement de lintervenant du titulaire). Ce livret conserv sur site comporte deux doubles

dtachables, dont lun est archiv dans les locaux.

4.3.4 Compte rendu dintervention mensuel

Un tableau de synthse rcapitulant les faits marquants est transmis tous les mois. Ce compte rendu

informe notamment sur les dysfonctionnements constats, la maintenance prventive effectue, et

ltat des quipements (bon, marche dgrad) suite une intervention de maintenance afin de

prmunir de risques de rupture ou darrt des installations et sur les interventions raliss.

4.3.5 Rapport dactivit trimestriel

Un rapport dactivit est transmis au plus tard le 10 du mois suivant la priode encourue. Le contenu du

rapport dactivit comporte, minima, les lments suivants :

Le bilan des oprations de maintenance prventive ralises en regard de celles planifies,

La disponibilit des installations,

La prsentation du planning prventif M+3

La rpartition des temps correctifs / prventifs et nombre dinterventions associes

Le rcapitulatif des ventuels retards de maintenance prventive et les dispositions prvues

pour y remdier,

Une analyse des risques inhrents aux retards de maintenance prventive,

La synthse des appels de dpannage et de demandes d'intervention,

Lanalyse des dysfonctionnements (notamment lors de lanne de parfait achvement des

marchs travaux),

Lavancement des contrles rglementaires,

le traitement des remarques et les mises en conformit,

La gestion du stock,

Les appels dastreinte et les dispositions correctives prises,

Les rapports de visites des socits spcialises,

Le suivi des leves de rserves et des mises en conformit,

Les modifications de programmation de fonctionnements et leur incidence,

Le suivi conomique du contrat (forfait, devis hors forfait)

Le suivi de facturation,

Les paramtres, analyses et mesures ncessaires qui justifient le fonctionnement optimum des

installations dans le cadre de lhygine, de la scurit, de la sant, de lenvironnement et de la

performance.

Ce rapport doit fournir toutes les propositions utiles visant amliorer la qualit des prestations,

loptimisation des cots, la scurit de fonctionnement des quipements, les consommations en fluides,

etc.



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4.3.6 Bilan dactivit annuel

Tous les ans, le Prestataire rdige un rapport annuel qu'il remet lICI en vue de la runion annuelle

d'exploitation. Au travers de ce rapport, le Prestataire tablit un bilan dtaill et prcis de l'tat du

matriel dont il assure l'exploitation, et remet jour les listes des matriels objets du contrat.

Ce bilan, dont la structure est propose lICI pour validation, doit faire apparatre :

Au regard de l'exploitation : La liste complte des quipements objet des prestations du contrat,

Ltat financier des dpenses hors forfaitaire : montants en euro par nature de dpenses selon

et le n de la commande,

Ltat des pnalits applicables et appliques par natures de prestations le planning de

maintenance de l'exercice suivant,

les lments statistiques reprsentatifs de l'activit (cf. indicateurs rapport courant),

les anomalies constates l'occasion des principales oprations d'entretien,

les propositions de travaux faites par le Prestataire dans le cadre du maintien en l'tat ou des

amliorations apporter aux installations (Plan Pluriannuel d'Entretien).

Au regard de la rglementation : la nature de tout ce qui n'est pas conforme et ncessitant des travaux impratifs de remise en

conformit.

Au regard de l'volution des besoins :

la mise en vidence de l'ventuelle insuffisance des installations face une volution des besoins

qu'il convient de dfinir.

Ce bilan annuel doit dboucher sur :

des propositions de solutions adaptes aux dfectuosits qu'il aura permis de mettre en

vidence.

des propositions dvolution et des ventuels avenants

4.4 Runions dexploitation et de pilotage

Le format des rapports dactivit est prsent lICI pour validation pendant la phase de pr-

exploitation (Rappel).

Ces rapports dactivit font lobjet de runions oprationnelles dexploitation entre le Prestataire et lICI.

4.4.1 Point dchange mensuels

Un point mensuel dActivit est organis par le Prestataire lors de la priode de pr-exploitation et de

dmarrage.

Il sert notamment :

Analyser les dysfonctionnements, les mal faons rencontrs lors de la mise en service,

Reporter les anomalies relevant de la garantie de parfait achvement

Reporter lavancement de la prise en charge technique des installations en priode de pr-

exploitation et de dmarrage.

Analyser les demandes dintervention et identifier des actions prventives ou correctives le cas

chant,



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4.4.2 Runion trimestrielle

En complment des changes rguliers, est prvue une runion trimestrielle dactivit organise par le

Prestataire.

Cinq (5) jours ouvrs avant, le Prestataire fournit un ordre du jour complter par lICI, le cas chant.

La runion trimestrielle analyse le rapport dactivit trimestriel fourni au plus tard le 10 suivant le mois

concern. Elle sert notamment :

Analyser lactivit de la priode prcdente et identifier des actions prventives ou correctives

le cas chant,

Informer sur les chantiers ou vnements prvus pour la priode venir,

Analyser les dpenses hors forfaitaires et les engagements venir,

Identifier les plans dactions suite un non-respect des engagements contractuels et/ou

confirmer lapplication de pnalits.

Analyser les conseils donns par le Prestataire (relatifs notamment la rglementation,

lhygine, la scurit, la sant, lenvironnement et les nouvelles technologies),

4.4.3 Runion Annuelle

Une Runion Annuelle d'Activit et de Contrat est organise par le Prestataire en prsence des

personnes prvues lors des runions trimestrielles dactivit ainsi que des Reprsentants signataires du

contrat.

Trois (3) semaines avant, le Prestataire fournit lICI un rapport dactivit et un ordre du jour

complter, le cas chant, par lICI.

La revue annuelle analyse le rapport annuel dactivit. Elle sert notamment :

Analyser les indicateurs de la priode coule en termes de respect des engagements

contractuels,

Valider les plans doptimisation et plans de progrs et dfinir un planning de mise en uvre le

concernant,

Analyser les conseils donns par le Prestataire (relatifs notamment la rglementation, la

conformit, lhygine, la scurit, la sant, lenvironnement et les nouvelles technologies),

Analyser la ncessit dun ventuel avenant contractuel suite des modifications importantes

dans le contenu ou lexcution des prestations,

Informer sur les aspects stratgiques notamment lvolution des organisations respectives ainsi

que les projets ou chantiers importants prvus dans les priodes venir,

Analyser le respect des budgets et les dpenses,

Dfinir dventuelles actions damlioration autour de thmes dexploitation ou de difficults

rcurrentes,

Arbitrer sur des points rests exceptionnellement en litige lors des runions mensuelles.

Lensemble de ces dispositifs (frquence et la liste des participants) pourront tre rvises lors de la

phase de pr-exploitation.



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4.5 Prestations hors forfait

Prestations de maintenance complmentaires :

Toute opration de maintenance dun niveau suprieur celui prescrit dans les domaines, objet du

prsent C.C.T.P.

Dans tous les cas, les oprations de remplacement dun quipement, de rnovation et de reconstruction

sont des prestations de maintenance complmentaires (correspondant au niveau 5 de la Norme FD X

60-010).

Travaux :

Toutes les oprations de mise en conformit, damlioration ou dextension ou celles ralises dans le

cadre dun projet dcid par RTE, sont considres comme des travaux

LICI se rserve le droit de faire raliser par dautres prestataires les prestations complmentaires.

4.6 Achat de pices hors forfait

Lorsque le Prestataire est amen remplacer une grosse pice (> 150 ), il nopre pas

systmatiquement un remplacement lidentique, mais propose autant que possible des solutions

bnficiant de lvolution technologique. LICI peut ainsi examiner lintrt dinstaller des matriels dont

les principes, ou les puissances, seraient mieux adapts la poursuite de l'exploitation. Plus largement,

le Prestataire conseille lICI pour le remplacement des grosses pices.

Le Prestataire doit prsenter un devis lICI pour validation. Le Prestataire ne peut procder au

remplacement des grosses pices sans laccord pralable et crit de lICI

Le Prestataire fait son affaire des ventuels frais pouvant rsulter de lvacuation des Grosses pices

aprs 1 mois de stockage. Si ncessaire, il se charge de leur destruction ou de leur retraitement, ceci au

regard de la lgislation en vigueur.

Les prestations hors forfait dment valides et rceptionnes par lICI, font lobjet dune facturation

mensuelle prsente par site, pour tous travaux demands, ache

Documents

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