AAssttuucceess GGéénnéérraalleess EExxcceell -- 11bitsch.gerard.free.fr/documents/Astuces_Excel1.pdf · Astuces_Générales1_excel.doc ... Convertissez vos données en tableau

AAssttuucceess GGéénnéérraalleess EExxcceell -- 11

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SSoommmmaaiirree

1) - Adaptez la largeur des colonnes à leur contenu ___________________________________________ 3

2) - Affichage de format spécial____________________________________________________________ 3

3) - Affichage des colonnes________________________________________________________________ 3

4) - Affichage d'un signe devant un nombre _________________________________________________ 3

5) - Affichage en plein écran ______________________________________________________________ 3

5) - Affichage en Zoom ___________________________________________________________________ 4

6) - Affichez les commandes courantes en permanence sous Excel 2007 ___________________________ 4

7) - Affichez les formules de vos feuilles de calcul _____________________________________________ 4

8) - Affichez vos chiffres en kilo-euros ______________________________________________________ 4

9) - Ajouter des lignes ___________________________________________________________________ 5

10) - Ajoutez un filigrane à vos feuilles ______________________________________________________ 5

11) - Ajoutez vos menus favoris dans la Barre d'outils Accès rapide ______________________________ 6

12) - Alignement d'un texte long dans une cellule _____________________________________________ 7

12) - Augmentez le nombre des derniers fichiers ouverts dans le menu Fichier _____________________ 7

13) - Cacher le quadrillage _______________________________________________________________ 8

14) - Cachez tous les zéros ________________________________________________________________ 9

15) - Changer les lignes en colonnes et vice versa _____________________________________________ 9

16) - Classez vos listes par couleurs ________________________________________________________ 9

17) - Collage spécial : des multiplications en série ____________________________________________ 11

18) - Comment insérer une ligne d’un seul clic ______________________________________________ 11

19) - Comment trier par ordre alphabétique ________________________________________________ 11

20) - Configurez l’enregistrement automatique d’Excel _______________________________________ 11

21) - Convertissez vos données en tableau (Excel 2007 et 2010) _________________________________ 12

22) - Copier un texte dans plusieurs cellules ________________________________________________ 12

23) - Copiez uniquement le résultat d'une formule grâce au collage spécial _______________________ 13

24) - Copiez uniquement les cellules affichées _______________________________________________ 13

25) - Copiez vos diapositives PowerPoint dans vos tableaux Excel ______________________________ 15

26) - Créez un format pour la saisie automatique des heures ___________________________________ 15

27) - Créez vos icônes de pointage _________________________________________________________ 16

28) - Créez vos modèles de classeurs sans angoisse ___________________________________________ 17

29) - Débarrassez-vous des doublons ______________________________________________________ 18

30) - Définir le format d’enregistrement par défaut __________________________________________ 18

31) - Déplacement lors d'une saisie ________________________________________________________ 18

32) - Déplacez vos commentaires _________________________________________________________ 18

32) - Déterminez l'emplacement de vos légendes _____________________________________________ 19

34) - Dissimulez le contenu de certaines cellules _____________________________________________ 19



35) - Dupliquer un format conditionnel ____________________________________________________ 20

36) - Économisez l’encre couleur _________________________________________________________ 20

37) - Effacez toutes vos données numériques ________________________________________________ 21

38) - Effacez vos mises en forme en quelques clics ____________________________________________ 21

39) - Effectuez une recherche sur une sélection de feuilles _____________________________________ 21

40) - Enregistrez votre espace de travail et retrouver les bons classeurs ouverts ___________________ 22

41) - Augmentez le nombre de documents dans le menu Fichier ________________________________ 22

42) - Faire apparaître une liste de choix dans un tableau ______________________________________ 23

43) - Gérez les textes trop longs ___________________________________________________________ 24

44) - Gérez rapidement le nombre de décimales _____________________________________________ 24

45) -Identifiez mieux les codes d'erreurs en y mettant de la couleur _____________________________ 24

46) - Illustrez vos données avec des caractères spéciaux pour mieux les présenter __________________ 25

47) - Impression de titres ________________________________________________________________ 26

48) -Impression d'un logo _______________________________________________________________ 26

49) - Imprimer des valeurs restant lisible ___________________________________________________ 27

50) - Imprimer les cellules grisées en blanc _________________________________________________ 27

51) - Imprimez les numéros de ligne et de colonne ___________________________________________ 28

52) - Imprimez vos en-têtes de colonnes sur toutes les pages ___________________________________ 29



1) - Adaptez la largeur des colonnes à leur contenu

Si vos cellules affichent fréquemment une série perturbante de signes dièses (#####), vous

apprécierez cette astuce toute simple pour adapter automatiquement la largeur de vos colonnes à leur

contenu. Pour adapter automatiquement la largeur de la colonne à son contenu le plus long, il vous suffit de

placer votre curseur à l'intersection entre cette colonne et la suivante, et d'effectuer un double-clique.

2) - Affichage de format spécial

Sur une feuille de calcul, vous voulez appliquer un format spécial (fond bleu foncé et caractères

blancs) dans de nombreuses cellules qui ne sont pas côte à côte sans avoir à les sélectionner toutes une par

une et répéter l’opération.

Sélectionnez une des cellules, puis appuyez sur la touche Ctrl de votre clavier et cliquez

successivement sur chacune des autres cellules qui vous intéressent. Appliquez ensuite les couleurs

choisies- dans votre cas le bleu et le blanc-, elles s’appliquent à toutes les cellules sélectionnées.

3) - Affichage des colonnes

Dans le tableau d'un classeur, il manque les colonnes B, C, D et E. comment les afficher

Les colonnes n’apparaissent pas, car elles ont été masquées. Généralement, cette astuce est utilisée

pour visualiser plus facilement les données les plus significatives du tableau (si elles se trouvent dans les

colonnes suivantes), ou pour éviter de modifier malencontreusement des données essentielles.

Pour rétablir l’affichage de ces quatre colonnes, il vous suffit de sélectionner les colonnes A et F,

dans votre exemple, de faire un clic droit et de choisir Afficher dans le menu contextuel.

4) - Affichage d'un signe devant un nombre

Vous voulez que le signe + s’affiche devant les nombres saisis, comme c’est le cas pour les nombres

négatifs.

Affichez la fenêtre "Format de cellule" en faisant un clic droit sur les cellules. Dans l’onglet

"Nombre", choisissez "Personnalisée" et tapez le format suivant +# ##0 ; -# ##0. Notez que l’espace

entre le premier # et le deuxième sert à séparer les milliers des centaines. Si vous n’en voulez pas, n’hésitez

pas à le supprimer.

5) - Affichage en plein écran

Vous avez de grandes feuilles de calcul et vous n'arrivez pas à afficher toutes mes données sur votre

écran.

Cliquez sur le menu "Affichage" puis sur "Plein écran". Ainsi, votre feuille active occupera toute la

surface d'écran disponible. L'inconvénient, faible, est que vous n'avez plus accès aux menus. Pour les

récupérer, il suffit de presser la touche Esc ou Échap de votre clavier.

Cette méthode est surtout recommandée pour la consultation des données. Pour la saisie, les menus

sont quand même bien pratiques et il n'y a pas beaucoup de solutions. La plus simple reste de réduire le

facteur de zoom, toujours via le menu Affichage.



5) - Affichage en Zoom

Vos feuilles de calcul contiennent beaucoup de chiffres et, de fait, vous ne pouvez pas tous les voir en

même temps.

Vous pouvez faire un "Zoom sur sélection". Il s’agit d'un zoom sur la plage de cellules que vous

avez préalablement sélectionnée. Celle-ci occupera alors toute la largeur de votre écran. Cette commande

est accessible par Affichage et Zoom qui vous mène à une fenêtre où vous choisirez Ajusté à la sélection.

Autant dire qu’elle n’est pas très pratique dès lors qu’on l’utilise souvent. Le problème a été résolu

sous Excel 2007 où la commande est accessible directement dans l’onglet Affichage. Mais rien ne vous

empêche d’être malin! Voici une astuce qui fonctionnera si vous sélectionnez toujours la même plage de

cellules. Après avoir sélectionné votre plage, lancez l’Enregistreur de macro et exécutez une fois la

manipulation décrite ci-dessus, puis affectez une combinaison de touches à cette macro. Recommencez

l’opération mais en choisissant cette fois un facteur de zoom de 100%. Ainsi, à l’aide de ces deux

combinaisons de touches, vous pourrez facilement zoomer en avant et en arrière comme vous le souhaitiez.

6) - Affichez les commandes courantes en permanence sous Excel 2007

À la droite du "Bouton Office", tout en haut, se trouve la Barre de commandes rapides. Elle est

affichée en permanence et permet donc d’avoir certaines icônes toujours disponibles. Pour lui ajouter des

commandes, il suffit de cliquer sur la petite flèche placée à sa droite et de choisir dans le menu l’option

Autres Commandes. Ce clic a pour effet d’afficher la boîte de dialogue à laquelle vous pouvez également

accéder par Bouton Office, Options Excel, Personnaliser. Il suffit ensuite de choisir dans les commandes

disponibles celles que l’on veut ajouter.

7) - Affichez les formules de vos feuilles de calcul

Rien de plus satisfaisant qu’une feuille de calcul Excel pleine de formules qui s’actualise toute

seule. Mais en cas d’erreur, il faut afficher les formules pour repérer d’où vient l’erreur. Vous pouvez

cliquer sur Outils puis Options d’affichage et cocher la case Formule, mais c’est un peu fastidieux. Pour

obtenir le même résultat, il suffit de presser Ctrl puis tout en maintenant la touche enfoncée appuyez sur

" (les guillemets qui sont sur la même touche que le 3). Et hop, les valeurs calculées sont remplacées par les

formules. Une seconde pression sur les mêmes touches, et l’affichage redevient classique.

8) - Affichez vos chiffres en kilo-euros

Vous souhaitez faire en sorte que vos valeurs en €uros soient représentées sous le format kilo-euros,

afin de rendre vos tableaux plus lisible. Par exemple, au lieu de 93 239 €, Excel devra afficher 93,2 K€.

Afin de pouvoir analyser les données plus en profondeur, il faudra cependant conserver les valeurs initiales.

Cette tâche peut être effectuée grâce à un format personnalisé: Sélectionnez les cellules auxquelles vous souhaitez appliquer le format décrit ci-dessus, puis tapez Ctrl+1.

La fenêtre de dialogue "Format de cellule" apparaît alors. Dans cette fenêtre, cliquez sur l'onglet

"Nombre". Cliquez à gauche sur la catégorie "Personnalisée". Dans le champ "Type", entrez

#.### " K"€.



Une fois que vous avez cliqué sur

OK, les chiffres apparaissent au

format désiré.

9) - Ajouter des lignes

Comment faire pour insérer des lignes dans mes feuilles de calcul

Après avoir sélectionné une ligne ou plusieurs, vous avez deux solutions :

soit vous passez par le menu "Insertion" puis par l’option "Ligne".

soit vous appelez la boîte de dialogue spécialisée en combinant Ctrl et +.

La ligne sera insérée au niveau de la cellule active. Si vous souhaitez insérer plusieurs lignes en une

seule fois, pensez à en sélectionner autant que de besoin puis appelez le menu Insertion ou la boîte de

dialogue.

10) - Ajoutez un filigrane à vos feuilles

Vous distribuez à l’extérieur de vos entreprises certaines de vos feuilles de calcul et vous tenez à ce

que tout le monde sache qu’elles ont été créées par votre société ? Eh bien, insérez votre logo en filigrane

afin qu’il n’y ait aucun doute ! Pour ce faire, cliquez sur le menu "Affichage" puis "En-tête et Pied de

page". Dans la fenêtre qui s’affiche, choisissez "En-tête personnalisé" et cliquez sur l’icône représentant

une image.

Sous Excel 2007, cliquez sur l’onglet "Insertion" puis sur "En-tête et Pied de page" et cliquez sur

l’icône représentant une image. Choisissez le logo de votre entreprise, ou toute autre image, et validez par

"Insérer". Cliquez sur le bouton "Format de l’image". Là, vous pouvez définir et adapter la taille de

l’image choisie pour qu’elle remplisse plus ou moins votre fond de page. Des ajustements seront

probablement nécessaires. C’est également dans cette fenêtre que vous pourrez jouer sur la transparence



afin que le logo soit plus ou moins opaque, selon vos souhaits. Validez par "OK" et n’oubliez pas de

sauvegarder votre classeur.

11) - Ajoutez vos menus favoris dans la Barre d'outils Accès rapide

Vous effectuez souvent une opération, et vous êtes obligé pour y parvenir de dérouler un ou plusieurs

menus. Simplifiez-vous donc la vie en ajoutant dans la Barre d'outils Accès rapide l'icône correspondant à

la fonction souvent utilisée.

Avec Excel 2003

Prenons un exemple: vous avez souvent besoin d'effacer la mise en forme d'une cellule. Cliquez sur

"Outils" puis sur "Personnaliser". Dans l'onglet "Commandes", puis dans la zone "Catégories", cliquez

sur "Edition". Tous les boutons de commandes de ce menu apparaissent à droite dans la zone Commandes.

Sélectionnez l'icône qui vous

intéresse et maintenez appuyé le

bouton gauche de la souris.

Glissez l'icône vers une des

Barres d'outils d'Excel.

Et voilà, maintenant cette commande est accessible d'un seul clic!

Avec Excel 2007/2010

Cliquez sur le "Bouton Office" (ou sur l'onglet Fichier dans Excel 2010) puis sur "Options Excel"

(ou sur Options dans Excel 2010). Cliquez sur "Personnaliser" (ou sur Personnaliser le Ruban dans

Excel 2010).

Dans la liste déroulante "Choisir les commandes dans les catégories suivantes", sélectionnez

"Toutes les commandes" et cliquez dans la liste juste en-dessous, sur la fonction désirée.



Cliquez sur Ajouter situé

à droite de la liste.

L'intitulé de la fonction

passe dans la liste de

droite. Une fois toutes les

fonctions ajoutées,

validez en cliquant sur

OK. Toutes les fonctions

choisies apparaîtront dans

la Barre d'outils Accès

rapide.

12) - Alignement d'un texte long dans une cellule

Lorsque je tape un texte un peu long dans une cellule, il apparaît dans celle d’à côté. Et dès que je

saisis une valeur dans la cellule concernée, mon texte n’apparaît plus ! Comment y remédier.

Il existe différentes solutions, et vous devrez probablement en cumuler plusieurs pour obtenir un

résultat qui vous convienne. Tout d’abord, vous pouvez élargir votre colonne en plaçant votre curseur à

l’intersection des deux colonnes. Cliquez et maintenez le bouton enfoncé puis déplacez votre souris vers la

droite. La colonne s’élargit. Ensuite, vous pouvez indiquer à Excel qu’il doit placer le texte sur plusieurs

lignes dans cette cellule. Pour ce faire, effectuez un clic droit et choisissez "Format de cellule" dans le

menu contextuel. Dans l’onglet "Alignement", cochez la case libellée "Renvoi à la ligne automatique".

Sous Excel 2007, sélectionnez la cellule concernée et cliquez simplement sur l’icône en haut à

droite de la rubrique "Alignement" de l’onglet "Accueil".

12) - Augmentez le nombre des derniers fichiers ouverts dans le menu Fichier

Lorsque vous ouvrez le menu "Fichier" d'Excel, vous avez un accès immédiat à plusieurs classeurs

récemment ouverts. Si le nombre de fichiers concernés ne vous convient pas, voici comment le modifier.

Pour obtenir l'affichage, par exemple, des neuf derniers fichiers ouverts, cliquez dans la barre des

menus sur "Outils" puis sur "Options" et sélectionnez l'onglet "Général". Dans la section "Paramètres",

puis dans le champ "Liste des derniers fichiers utilisés", saisissez 9 et cliquez sur "OK".



Sous Excel 2007 / 2010, cliquez sur le "Bouton Office" (ou sur l'onglet Fichier dans Excel 2010)

puis sélectionnez "Options Excel" (ou Options dans Excel 2010). Rendez-vous dans la rubrique "Options

avancées", puis dans le sous-menu "Afficher", réglez le nombre dans "Afficher ce nombre de

documents récents". Validez en cliquant sur "OK".

13) - Cacher le quadrillage

Sur une feuille de calcul plutôt destinée à la présentation qu’aux calculs proprement dits, vous

souhaiteriez peut-être que le quadrillage ne soit pas affiché. Facile; cliquez sur "Outils", puis sur

"Options". Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez l’onglet "Affichage" et décocher la case

"Quadrillage". Autre possibilité : laissez le quadrillage en place mais choisissez une couleur plus discrète.

Pour cela, dans la fenêtre des "Options", onglet "Affichage", décochez la case "Quadrillage" et

déroulez la liste "Couleur du quadrillage" pour sélectionner un gris ou une autre couleur de votre choix.

Sous Excel 2007, l'option "Quadrillage" est accessible directement par l’onglet "Affichage". Et

pour modifier la couleur d'affichage du quadrillage, cliquez sur le "Bouton Office", puis sur "Options

Excel". Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez "Options avancées" et descendez jusqu’à la section



"Afficher les options" pour cette feuille de calcul. En bas de cette section, sous la ligne Couleur du

quadrillage, sélectionnez la couleur de votre choix.

14) - Cachez tous les zéros

S’ils sont parfois très importants, les zéros d’une feuille de calcul n’apportent parfois aucune

information et perturbent la lecture. Surtout s’ils sont nombreux ! Mais il est possible d’indiquer à Excel

qu’il ne doit pas les afficher. Pour ce faire, cliquez sur "Outils", puis "Options" et enfin "Affichage".

Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, dans la zone Fenêtres, décochez la case libellée "Valeur zéro"

Validez votre choix par "OK".

Sous Excel 2007, cliquez sur le "Bouton Office" puis sur "Options Excel". Dans les menus de

gauche, choisissez "Options avancées" puis, à droite, descendez jusqu’au paragraphe Afficher les options

pour cette feuille de calcul. Décochez la case "Afficher un zéro" dans les cellules qui ont une valeur nulle.

Validez par "OK".

15) - Changer les lignes en colonnes et vice versa

Si vous avez besoin d’inverser la disposition de vos données, Excel offre une fonction spéciale: la

transposition. Sélectionnez la zone à traiter, effectuez une copie à l’aide de Ctrl+C. Ensuite, définissez

une zone ayant le même nombre de colonnes que vous aviez de lignes, et le même nombre de lignes que

vous aviez de colonnes. Effectuez un clic droit et choisissez "Collage spécial". Dans la boîte de dialogue,

cochez "Transposé" et validez par "OK".

16) - Classez vos listes par couleurs

Vous mettez au point une liste d'offres, dans laquelle les prix au-dessus d'une certaine limite se voient

attribuer une couleur particulière. Par exemple, tous les prix au dessus de 150 € sont représentés dans des

cellules vertes, les prix entre 150 et 220 € sont représentés dans des cellules jaunes, et ceux supérieurs à

220 € dans des cellules rouges. Avec Excel, il est possible de classer ces listes par couleurs pour que les

données soient plus visibles.

L'illustration suivante vous montre à quoi peut ressembler une telle liste:

Vous aurez besoin d'une colonne auxiliaire à

côté de la colonne des prix (dans notre

exemple, il s'agira de la colonne C). Dans

celle-ci, utilisez la fonction SI pour

déterminer quelle est la couleur d'arrière-

plan des cellules en colonne B. Avant le

nom de la couleur, insérez un chiffre qui

déterminera l'ordre du tri ultérieur. Dans

l'exemple suivant, voici les intervalles et les

noms de couleurs pour la colonne auxiliaire.

La liste doit maintenant être classée de

manière à ce que les cellules contenant des

prix en vert soient en haut de la liste, suivies

par celles à fond jaune. Les cellules rouges,

contenant les prix supérieurs à 220 €, seront

classées tout en bas de la liste.



Avec Excel 2003

<150 = 1Vert; >150<220 = 2Jaune et >220 = 3Rouge

Voici par exemple la formule à inscrire en cellule C2:

=SI(B2>220;"3Rouge";SI(B2>150;"2Jaune";"1Vert"))

Collez cette formule jusqu'à la

dernière cellule de la colonne C.

Vous verrez apparaître le nom des

couleurs figurant en colonne B.

Dans la colonne C, vous pouvez

maintenant effectuer un tri,

possible grâce au chiffre qui

figure avant le nom de la couleur.

Voici le résultat obtenu :

Avec Excel 2007/2010

Pour ces versions d'Excel, la

manipulation est plus simple. Vous

pouvez, en effet, filtrer les cellules par

couleurs. Pour ce faire, il suffit de cliquer

sur Trier et filtrer dans l'onglet Accueil,

puis sur Tri personnalisé. Dans la

fenêtre de dialogue qui apparaît alors,

choisissez Étendre la sélection, puis

dans la colonne Trier sur choisissez

l'option Couleur de cellule. Voici le

résultat obtenu :



17) - Collage spécial : des multiplications en série

Vous augmentez subitement vos tarifs de 5%. Utilisez le Collage spécial pour actualiser vos fichiers

Excel. C’est très simple; saisissez la valeur 1,05 dans une cellule quelconque. Copiez cette cellule. Ensuite,

sélectionnez tous vos prix à l’aide de la souris, faites un clic droit et choisissez "Collage spécial". Dans la

fenêtre qui s’affiche, cochez le bouton "Multiplication" et validez. Toutes vos cellules sont instantanément

multipliées par la valeur enregistrée dans le presse-papier, soit 1,05. Cette petite astuce permet parfois de

gagner beaucoup de temps.

18) - Comment insérer une ligne d’un seul clic

Si vous devez fréquemment ajouter des lignes à vos tableaux, vous êtes familier des difficultés que

pose la fonction d’Insertion de ligne d’Excel. Pourtant, pour insérer une ligne d’un seul clic, il vous suffit

d’ajouter un symbole dans une Barre d’outils. Voici comment faire.

Déroulez le menu "Affichage", cliquez sur "Barres d’outils" puis sur "Personnaliser".

Dans la fenêtre qui s’affiche, activez l’onglet "Commandes".

Dans la liste de gauche, cliquez sur "Insertion". À droite, cliquez sur "Lignes", maintenez le bouton

de la souris appuyée, puis déplacez-le vers la "Barre d’outils" de votre choix.

Un nouveau bouton est désormais disponible à l’endroit où vous l’avez déposé. Fermez la fenêtre

"Personnalisation".

Dans Excel 2007, cliquez sur le bouton Office puis sur "Options Excel". Dans la fenêtre qui

s’affiche, cliquez sur "Personnaliser". À gauche, cliquez sur "Insérer des lignes dans la feuille"

(SheetRowsInsert). Cliquez sur le bouton "Ajouter" au milieu. Un nouveau bouton s’affiche dans la barre

d’outils Accès rapide, en haut de la fenêtre d’Excel. Désormais, lorsque vous cliquerez sur le nouveau

bouton de commande, une ligne entière sera insérée juste au-dessus de la zone sélectionnée.

Attention : si des cellules de plusieurs lignes sont sélectionnées lorsque vous cliquez sur le bouton, Excel

insèrera un nombre équivalent de lignes.

19) - Comment trier par ordre alphabétique

Comment faire pour que les noms de mes clients, saisis au fur et à mesure, soient affichés dans

l’ordre alphabétique.

Sélectionnez toutes les lignes et toutes les colonnes contenant vos informations. Attention à ne pas en

oublier car ces données omises seraient décalées par la suite.

Ceci fait, cliquez sur "Données" puis "Trier". Dans la boîte de dialogue, indiquez les critères de tri

et cliquez "OK" pour valider. Notez que si vous avez des titres à vos colonnes, il ne faut pas les

sélectionner, sinon le libellé Nom, par exemple, se trouverait classé entre vos clients dont l’identité

commence par un M et ceux dont le nom commence par un O. Ce qui n’est pas ce que vous voulez. Vous pouvez également indiquer à Excel que vos colonnes ont des en-têtes dans la boîte de tri en cochant la case

Oui dans la zone Ma plage de données a une ligne de titres.

20) - Configurez l’enregistrement automatique d’Excel

Lorsque vous ne le faites pas vous-même, Excel sauvegarde automatiquement les modifications que

vous effectuez sur votre fichier. C’est bien pratique lorsque le logiciel plante. Mais parfois, les données

récupérées sont encore trop anciennes. Voici comment paramétrer la fréquence des enregistrements

automatiques.



Avec Excel 2003, déroulez le menu "Outils" et choisissez "Options". Dans la fenêtre qui s’affiche,

cliquez sur l’onglet "Enregistrement". Indiquez la fréquence d’enregistrement souhaitée, en minutes, puis

validez.

Avec Excel 2007, cliquez sur le bouton rond "Office". Choisissez "Options Excel" en bas à droite,

puis cliquez sur "Enregistrement". Effectuez les réglages de votre choix, et validez.

21) - Convertissez vos données en tableau (Excel 2007 et 2010)

Ces "tableaux" d'Excel 2007 et 2010 offrent les mêmes options que les listes dans les versions

précédentes. L'avantage, c'est que leur mise en forme a été perfectionnée. Voici comment les utiliser,

quelques clics suffisent.

Sélectionnez la plage de données

que vous souhaitez convertir en

tableau.

Dans l'onglet "Accueil", cliquez sur "Mettre sous forme de tableau". Dans la fenêtre suivante,

vérifiez que la plage de données indiquée est correcte et cochez éventuellement la case "Mon tableau

comporte des en-têtes". Validez en cliquant sur "OK".

Et voilà, vous avez maintenant

un beau tableau, avec même

des listes déroulantes qui vous

permettent d'effectuer tous les

tris imaginables.

Si les contraintes liées à la structure de liste vous gênent, vous pouvez aussi supprimer cette

fonctionnalité tout en conservant la mise en forme. Pour cela, sélectionnez votre tableau, cliquez sur l'onglet

"Création" puis sur "Convertir en plage".

22) - Copier un texte dans plusieurs cellules

Comment copier/coller des informations depuis un texte dans une feuille de calcul et sur plusieurs

colonnes ou lignes.

Il faut que vous organisiez un peu votre texte pour qu’Excel comprenne. Cette petite mise en page

peut être réalisée assez rapidement. Pour faire simple, simulez les colonnes que vous voudriez avoir dans

Excel en ajoutant une tabulation devant l’information (la touche tabulation est généralement placée à

l’extrême gauche du clavier, au dessus de la touche de blocage des majuscules.). Pour que vos données

soient placées sur des lignes différentes dans le tableur, il faut qu’elles le soient également dans votre texte

et que vous ayez inséré un retour ligne (touche Entrée).

Pour vous déplacer rapidement d’un bloc de texte à un autre, n’oubliez pas que la combinaison de

touche Ctrl + flèche droite/flèche gauche permet de sauter d’un mot à l’autre. Ce petit travail fastidieux mais indispensable réalisé, vous pouvez procéder au copier/coller vers Excel.



Pour peaufiner et résoudre les derniers problèmes, n’oubliez pas qu’Excel permet de déplacer facilement

une cellule en la "tirant" vers un nouvel emplacement. Vous disposez également de fonctions d’insertion

de lignes ou de colonnes. Avec tout cela, vous devriez arriver au résultat escompté sans perdre trop de

temps.

23) - Copiez uniquement le résultat d'une formule grâce au collage spécial

Si vous avez besoin de recopier des données d'une feuille vers une autre, la fonction Copier / Coller de

Windows est idéale. Mais sur Excel, si les cellules sources contiennent des formules, ce sont elles qui seront

transférées et non pas les résultats affichés. Heureusement, Excel a une solution pour copier les valeurs

calculées et non les formules. C'est le collage spécial.

1 – Sélectionnez la cellule où se trouve le résultat et faites Ctrl+C pour les copier dans le Presse

papiers.

2 – Sélectionnez la première cellule de destination.

3 – Faites un clic droit et choisissez Collage spécial.

4 – Dans la fenêtre qui

s'affiche, cochez "Valeurs"

et validez par "OK".

Regardez maintenant le

contenu de vos cellules de

destination; elles ne

contiennent pas de formules

mais seulement le résultat de

cette formule à son

emplacement d'origine.

Exactement ce que nous

voulions !

24) - Copiez uniquement les cellules affichées

Masquage manuel, filtres, mode plan... Les solutions pour masquer certaines cellules et n'afficher que

celles qui nous intéressent ne manquent pas dans Excel. Mais lorsqu'il s'agit d'extraire ces données pour les

récupérer (et elles seules) dans une autre feuille, les choses se compliquent souvent. En effet, par défaut,



Excel copie l'intégralité des données d'une sélection, même celles qui sont masquées. Voici notre astuce

pour copier uniquement les données dont vous avez besoin.

Le mieux pour cela est d'utiliser la fonction "Atteindre". Activez vos filtres, masquez les cellules qui

ne vous intéressent pas et sélectionnez la plage à copier. Appuyez sur la touche F5 de votre clavier pour

afficher la fenêtre "Atteindre" et cliquez sur "Cellules". Cochez la case "Cellules visibles seulement" et

validez.

Faites ensuite un copier-coller comme vous le faites d'habitude... Le tour est joué



25) - Copiez vos diapositives PowerPoint dans vos tableaux Excel

L'échange de données entre Word et Excel est bien connu et très simple d'utilisation. Et avec

PowerPoint, c'est également facile. Voici comment intégrer des données PowerPoint dans vos tableaux.

Cela peut être très utile si vous souhaitez résumer en une seule image le contenu d'un tableau

complexe. Voici comment insérer une diapositive dans un tableur:

Démarrez PowerPoint.

Cliquez sur "Diapositives" dans la partie droite de la fenêtre.

En maintenant la touche "Ctrl" enfoncée, cliquez sur les différentes diapositives que vous

souhaitez copier.

Tapez Ctrl + C pour copier les diapositives dans le Presse-papiers.

Ouvrez maintenant le classeur Excel dans lequel vous souhaitez coller vos diapositives

Sous Excel 2007, cliquez sur la petite flèche en-dessous de "Coller" dans la rubrique "Presse-

papiers" puis sélectionnez l'option "Collage spécial". Si vous utilisez une version antérieure d'Excel,

cliquez sur "Edition", puis sur "Collage spécial". Vous obtiendrez ensuite la boîte de dialogue suivante.

On peut voir que l'option "Objet Présentation Microsoft Office PowerPoint" est déjà sélectionnée.

Il suffit donc de cliquer sur OK. Vous pouvez maintenant voir dans votre tableur la première des

diapositives copiées. Les suivantes (si vous en avez sélectionné plusieurs) restent dissimulées en arrière-

plan. Vous pouvez agrandir, rétrécir ou déplacer les diapositives selon vos souhaits. En double-cliquant

dessus, vous pourrez lancer l'affichage de l'ensemble des diapositives sous PowerPoint.

26) - Créez un format pour la saisie automatique des heures

Si vous devez saisir une longue liste d'horaires dans un tableau, il peut être pratique de ne pas avoir

systématiquement à taper les deux points entre les heures et les minutes. Il faut malgré tout faire en sorte

que les données s'affichent ensuite au format voulu, deux points inclus.



Pour ce faire, il faut utiliser un format de cellule personnalisé, qu'il est préférable d'entrer au préalable

dans la ou les cellules concernées; la conversion dans le format souhaité sera ainsi effectuée dès la saisie.

Voici comment procéder. Cliquez tout d'abord avec le bouton droit de la souris sur la cellule dans laquelle

vous voulez mettre en place un format personnalisé. Dans le menu contextuel, cliquez sur "Format de

cellule". Dans la boîte de dialogue qui apparaît alors, choisissez la catégorie "Personnalisée". À droite,

dans le champ "Type", entrez ##":"##. Confirmez en cliquant sur OK.

Les horaires entrés sans double

points apparaissent maintenant au

format désiré. Gardez cependant à

l'esprit que vous ne pourrez pas

effectuer de calculs avec des

horaires formatés par ce procédé.

L'illustration suivante vous

montre les chiffres saisis en

colonne A et les mêmes chiffres

en colonne B, au format

personnalisé.

27) - Créez vos icônes de pointage

Dernier tour de table, vous faites le décompte des participants. Entre nous, les X dans les cases pour

pointer les confirmations, ce n’est pas très joli. Or savez-vous qu’il est très facile de disposer de belles

icônes de pointage automatiquement avec Excel 2007.

Sélectionnez la plage des cellules qui contiennent une information de pointage. Dans l’onglet

"Accueil", cliquez sur le bouton "Mise en forme conditionnelle", sur "Jeux d’icônes", puis sur un style

à 3 états, par exemple les symboles avec cercle

Cliquez à nouveau sur le bouton "Mise en forme conditionnelle" puis sur "Gérer les règles" et sur

le bouton "Modifier la règle". Sélectionnez le type de règle "Mettre en forme toutes les cellules d’après

leur valeur".



Dans la zone "Valeur" de la première icône, tapez la valeur 2. Dans la zone "Valeur" de la seconde,

tapez 1. Cochez la case "Affichez l’icône uniquement" puis cliquez deux fois sur "OK".

Remplacez alors, dans les cellules, les libellés ou symboles que vous aviez indiqués par la valeur 0, 1

ou 2, selon l’icône que vous souhaitez voir afficher.

28) - Créez vos modèles de classeurs sans angoisse

.xlt, .xltx, .xltm. Ces extensions inhabituelles peuvent vous inquiéter et vous empêcher de tirer profit d'une

fonctionnalité pourtant indispensable d'Excel, les modèles de classeurs. En réalité, leur utilisation est très

simple et vous fera sans aucun doute gagner un temps précieux.

Concrètement, si vous créez régulièrement des classeurs qui se présentent tous de la même manière

(par exemple pour éditer des factures ou remplir des fiches techniques sur différents produits), vous n'aurez

plus besoin d'aller rechercher un modèle et d'utiliser la fonction Enregistrer sous (en prenant le risque

d'effacer les données d'origine par inadvertance) ou de faire un copier-coller. Voici comment procéder.

Créez le fichier modèle. Le mieux est de partir du classeur que vous utilisez habituellement, en

veillant bien à effacer le contenu de toutes les cellules "variables". Cliquez sur "Fichier" pour

"Enregistrer sous" (ou sur le bouton Office puis Enregistrer sous dans Excel 2007) puis choisissez

"Modèle (* .xlt)" dans la liste déroulante Type de fichier ou, sous Excel 2007, Modèle Excel (* .xltx).

Lorsque vous choisissez ce type de fichier, Excel sélectionne automatiquement le bon dossier pour

l'enregistrement :

Dans les anciennes versions d'Excel, "C:\Users\utilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\Modèles";

Avec Excel 2007: "C:\Users\utilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\Templates". Validez en

cliquant sur "Enregistrer".

Pour utiliser votre modèle une fois que vous l'avez enregistré, il vous suffit de passer par le menu

"Fichier" (ou bouton Office), "Nouveau". Dans la fenêtre qui s'affiche, choisissez selon le cas "Créer à

partir d'un classeur existant" (anciennes versions) ou "Mes modèles" (Excel 2007).

Il vous suffit désormais de sélectionner le modèle de votre choix, et d'enregistrer le nouveau fichier à

l'emplacement de votre choix.



29) - Débarrassez-vous des doublons

Les doublons sont toujours un souci. Une raison supplémentaire de passer sous Excel 2007, qui

propose un outil dédié à la suppression de ces données malvenues.

Dans l'onglet "Données" se trouve une icône libellée "Supprimer les doublons". Il suffit de

sélectionner la plage concernée, de cliquer sur cette icône et de sélectionner les critères de dé doublonnage

pour que les données soient épurées. Bien entendu si vous devez examiner le résultat de formules, il vous

faudra très probablement passer par une macro.

Le plus efficace sera peut-être de travailler à la source, d'identifier la raison pour laquelle vous avez

accumulé ces données en double, et de corriger votre manière de travailler. Savoir supprimer les doublons

c'est bien, mais arriver à ne pas en avoir, c'est encore mieux.

30) - Définir le format d’enregistrement par défaut

Chacun le sait, il existe un grand nombre de versions d’Excel. Par défaut, le logiciel enregistre vos

classeurs sous le format le plus récent : .xlsx pour Excel 2007, par exemple. Mais vous pouvez modifier ce

choix en suivant ces étapes.

Avec Excel antérieur à 2007

Déroulez le menu "Outils" et choisissez "Options". Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur

l’onglet "Transition". Dans la première liste déroulante, sélectionnez le format de votre choix,

puis validez.

Avec Excel 2007

Cliquez sur le bouton Office et choisissez "Options Excel" (en bas à droite du menu). Dans la

fenêtre qui s’affiche, cliquez à gauche sur "Enregistrement". Modifiez le réglage dans la

première liste déroulante, puis validez.

31) - Déplacement lors d'une saisie

Vous avez beaucoup de saisies à faire ligne par ligne. Vous souhaitez, lorsque vous appuyez sur

"Entrée" vous déplacer dans une cellule précise.

Cette option est vraiment pratique dans certains cas. Elle se trouve dans les options d'Excel. Pour les

versions d'avant 2007, cliquez sur "Outils" puis "Options". Sélectionnez l'onglet "Modification" et dans

la liste intitulée "Déplacer la sélection après validation", sélectionnez ce que vous voulez.

Pour Excel 2007, cliquez sur le "Bouton Office" (en haut à gauche de la fenêtre) et sur "Options

Excel" (en bas à droite du menu). Là, cliquez sur "Options avancées", puis dans la première rubrique,

"Options d'édition", sélectionnez ce que vous souhaitez.

32) - Déplacez vos commentaires

Vous venez de rédiger un long commentaire, et vous vous rendez compte tout à coup qu'il n'est pas

affecté à la bonne cellule. Vous pouvez bien sûr en créer un nouveau et copier le texte que vous venez de

taper. Mais en dehors du temps nécessité par cette manipulation, elle peut conduire à des erreurs, par

exemple si l'intégralité du commentaire n'est pas sélectionnée. Voici une solution qui vous fera gagner du

temps.

Cliquez sur la cellule liée au commentaire et copiez-la.



Sélectionnez la cellule où vous voulez afficher le commentaire, faites un clic droit et choisissez

Collage spécial. Sélectionnez Commentaires et validez en cliquant sur OK.

Il ne vous reste plus qu'à supprimer le commentaire sur la cellule d'origine, en passant par un clic

droit puis l'option Effacer le commentaire.

32) - Déterminez l'emplacement de vos légendes

Lorsque vous créez un graphique, Excel détermine lui-même l'endroit où seront placées vos légendes,

généralement à droite. Vous pouvez ensuite les déplacer avec votre souris jusqu'à l'emplacement de votre

choix. Mais il y a plus simple. Excel peut effectuer ce travail pour vous.

Cliquez sur la légende dans votre graphique avec le bouton droit de la souris. Dans le menu

contextuel, cliquez sur "Format de la légende". Cliquez sur l'onglet "Emplacement" ou sur "Options de

légende" si vous utilisez Excel2007 / 2010.

Choisissez selon vos besoins

l'option "Haut, Bas, À gauche,

À droite", etc. pour déterminer

l'emplacement de la légende.

34) - Dissimulez le contenu de certaines cellules

Si vous ne voulez pas protéger vos données des curieux, mais simplement les dissimuler, vous pouvez

utiliser la méthode des couleurs. Voici comment procéder.

Cliquez sur la cellule dont vous souhaitez masquer le contenu, ou sélectionnez la zone de données s'il

s'agit d'un ensemble de cellules. Cliquer sur les menus "Format", "Cellule" puis sur l'onglet "Police".

Dans Excel 2007, cliquez sur l'onglet "Accueil". Dans le cadre "Couleur", choisissez la couleur de

fond (généralement blanc) comme couleur du texte. Cliquez sur "OK" pour fermer la fenêtre.

Dans Excel 2003, cliquez sur "Couleur de police" et choisissez comme couleur le blanc.



Comme vous pouvez le

voir dans l'illustration ci-

dessus, le contenu de la

cellule est maintenant de

la même couleur que le

fond. Le contenu de la

cellule est uniquement

visible dans la Barre de

formule, mais rien ne

figure dans la cellule elle-

même!

35) - Dupliquer un format conditionnel

Pour appliquer un format conditionnel défini, sur une plage de cellules, à une autre plage, voici la

marche à suivre.

Dans Excel 2003

1. Sélectionnez les cellules sur lesquelles la mise en forme conditionnelle est déjà appliquée.

2. Appuyez sur la touche "Ctrl" et sélectionnez la plage de destination.

3. Déroulez le menu "Format", et choisissez "Mise en forme conditionnelle".

4. Validez par "OK".

Dans Excel 2007, vous pouvez définir les plages auxquelles s’appliquent les mises en forme

conditionnelles dans la fenêtre "Gestionnaire des règles de mise en forme conditionnelle". Sélectionnez

la plage à laquelle la mise en forme est appliquée. Dans l’onglet "Accueil", cliquez sur "Mise en forme

conditionnelle" puis sur "Gérer les règles". Modifiez la référence de la plage à votre convenance, et

validez.

36) - Économisez l’encre couleur

Comment faire pour ne pas user de l’encre couleur (toujours chère) lorsque l’on fait des impressions

d’essai, notamment avec des graphiques. La solution que je vous propose ici n’est pas propre à Excel, elle

est valable pour l’ensemble des programmes que vous utilisez.

Ne lancez pas l’impression par Ctrl + P mais passez par le menu approprié (Fichier, Imprimer sous

Excel 2003; Bouton Office, Imprimer sous Excel 2007). La boîte de dialogue des impressions s’affiche et

vous pouvez changer les options. Tout en haut, à droite de l’imprimante sélectionnée, vous avez un bouton

libellé "Propriétés". Cliquez dessus et cherchez dans la nouvelle boîte de dialogue la case à cocher (ou à

décocher) pour réaliser des impressions en niveaux de gris. L’emplacement et le libellé précis de cette

option dépendent du constructeur de l’imprimante, mais dans 99 % des cas, elle est disponible. Ceci fait,

validez votre choix pour revenir à la fenêtre précédente. Cliquez sur OK pour lancer l’impression.



Attention, certaines imprimantes ont une option libellée "Imprimer les images en noir". Dans ce

cas, vos graphiques ne sont pas imprimés mais matérialisés par un rectangle tout noir. Ce n’est évidemment

pas ce que vous voulez.

37) - Effacez toutes vos données numériques

Vous avez un fichier complété que vous voulez "nettoyer" pour le réutiliser. .Excel a prévu un outil

pour cela. Pressez F5 puis cliquez sur le bouton "Cellules". Dans la nouvelle fenêtre, cliquez sur

"Constantes" et décochez les cases libellées "Texte, Valeurs logiques et Erreurs". Validez deux fois.

Les cellules contenant des nombres sont sélectionnées, il suffit de presser la touche d’effacement "Suppr"

ou "Del" pour ne plus avoir les données numériques.

38) - Effacez vos mises en forme en quelques clics

Il peut arriver qu'un excès de couleurs nuise à la lisibilité d'un tableau, alors même qu'elles ont été

choisies pour faciliter sa lecture. Dans ce cas, vous pouvez choisir de supprimer d'un coup toutes les mises

en forme, pour ensuite appliquer précisément celles de votre choix.

Pour cela, voici la marche à suivre. Sélectionnez la plage de cellules que vous voulez modifier.

Déroulez le menu "Edition" et sélectionnez "Effacer". Dans Excel 2007, cette commande se trouve sur le

ruban dans l'onglet "Accueil", rubrique "Edition" (à droite). Elle est symbolisée par une gomme. Dans la

liste qui s'affiche, choisissez "Format"

Attention :En utilisant cette commande, vous appliquez en fait le format par défaut pour tous les

critères de la fenêtre Format de cellule (y compris le format de nombre), ce qui peut être gênant. Si vous

voulez conserver les caractéristiques de Nombre, le mieux est de passer par la fenêtre "Format de cellule"

puis, sélectionnez la plage concernée et faites un clic droit. Choisissez "Format de cellule". Parcourez les

différents onglets et choisissez partout les réglages "par défaut" ou "normaux".

39) - Effectuez une recherche sur une sélection de feuilles

Vous souhaitez rechercher une valeur dans un classeur entier, et non simplement sur la feuille active.

Lors d'une recherche standard dans un tableau, seule la feuille active est prise en compte. Ce que l'on

ne sait pas toujours, c'est qu'il est aussi possible, et même très simple, d'effectuer une recherche dans

l'ensemble des feuilles d'un classeur.

Voici comment procéder. Pour sélectionner plusieurs feuilles qui se suivent, cliquez sur la première

feuille de votre sélection, puis appuyez sur la touche Maj. Cliquez ensuite sur la dernière feuille.

Pour sélectionner plusieurs feuilles qui ne se suivent pas, autrement dit plusieurs feuilles de votre

choix, maintenez la touche Ctrl du clavier enfoncée. Cliquez sur l'onglet de la première feuille puis

sélectionnez les feuilles suivantes.

Une fois que vous avez sélectionné l'ensemble des feuilles dans lesquelles doit s'effectuer la

recherche, cliquez sur "Edition" puis sur "Rechercher". Une fenêtre de dialogue dans laquelle vous

pouvez inscrire vos critères de sélection apparaît alors.



Vous pouvez également choisir d'effectuer une recherche sur toutes les feuilles du tableur sans avoir

besoin de les sélectionner auparavant. Pour ce faire, cliquez sur "Options". Dans le premier onglet

"Rechercher", vous pouvez choisir si vous souhaitez effectuer la recherche dans la feuille active ou dans

l'ensemble du classeur:

40) - Enregistrez votre espace de travail et retrouver les bons classeurs ouverts

Si vous avez l'habitude de travailler sur plusieurs classeurs en même temps, il peut être pratique et

agréable de les ouvrir tous à la fois pour les retrouver dimensionnés et positionnés tels que vous les aviez

arrangés lors de votre dernière session de travail. Au moment de faire la manipulation suivante, vous devez

avoir au moins deux classeurs ouverts.

Sous Excel 2003, cliquez sur "Fichier", puis "Enregistrer l'espace de travail".

Sous Excel 2007 / 2010, sélectionnez l'onglet "Affichage", puis cliquez sur "Enregistrer l'espace de

travail". Notez que cela créera un nouveau fichier, dont l'extension sera XLW ("w" pour Workspace :

espace de travail) et non pas l'extension classique "xls". En l'ouvrant, vous obtiendrez directement les deux

classeurs qui étaient ouverts lors de l'enregistrement précédent.

41) - Augmentez le nombre de documents dans le menu Fichier

Lorsque vous ouvrez le menu "Fichier" d’Excel, vous avez un accès immédiat aux quatre documents

les plus récemment ouverts. Pour augmenter ce nombre et aller, par exemple, jusqu’à neuf, cliquez sur

"Outils" puis sur "Options" et sélectionnez l'onglet "Général". Dans le champ "Liste des derniers

fichiers utilisés", saisissez 9 et cliquez sur OK.



42) - Faire apparaître une liste de choix dans un tableau

Voici comment proposer aux utilisateurs de vos tableaux des listes préfabriquées en un clin d'œil.

Grâce à la fonction "Validation des données", vous pouvez faire apparaître dans vos tableaux des listes de

choix qui vous feront gagner du temps pour la saisie de certaines données, comme vous pouvez le voir sur

la figure ci-dessous.

Il est nécessaire que la liste de contenu et le menu déroulant se trouvent dans le même tableau, mais

grâce à une petite astuce, vous pouvez contourner le problème et mettre en place la liste disponible sur une

autre feuille du tableau, afin qu'elle ne dérange pas. Voici comment procéder :

1. Entrez tout d'abord dans une feuille séparée du tableur la liste que vous souhaitez voir apparaître.

2. Sélectionnez les valeurs à entrer, puis cliquez sur "Insertion" sur "Nom" et sur "Définir".

Si vous utilisez Excel 2007, dans l'onglet "Formule", cliquez sur la fonction "Définir un nom

dans le groupe "Noms définis".

3. Dans la fenêtre de dialogue qui apparaît, sous "Nom", entrez "DonnéesValides".

4. Les cellules sélectionnées apparaissent déjà automatiquement dans le champ "Fait référence à".

5. Cliquez sur OK pour confirmer.

Retournez sur la feuille du tableur où vous souhaitez insérer la liste de choix. Procédez ensuite

comme suit:

1. Sélectionnez la cellule dans laquelle la liste de choix doit apparaître.

2. Cliquez sur "Données" puis sur "Validation".

Avec Excel 2007, dans l'onglet "Données", cliquez sur "Validation de données" dans le groupe

"Outils de données", puis à nouveau sur "Validation de données".



3. Dans la fenêtre de dialogue qui apparaît, choisissez "Liste" dans le menu déroulant du cadre

"Autoriser".

4. Dans le champ "Source", entrez la formule =DonnéesValides. Vous pouvez également taper F3

puis sélectionner le nom.

5. Fermez la fenêtre de dialogue en cliquant sur OK.

Vous avez créé un menu déroulant qui tirera son contenu des données entrées sur une autre feuille du

tableau.

43) - Gérez les textes trop longs

Si les libellés de vos cellules sont trop longs pour être affichés entièrement dès que vous remplissez

la cellule juste à droite, pensez à modifier le format de la cellule en choisissant le retour à la ligne

automatique. Cette option est accessible en faisant un clic droit et en sélectionnant "Format de cellule",

puis en se rendant dans l’onglet "Alignement". L’inconvénient, c'est que la hauteur de la ligne sera

évidemment augmentée pour que la totalité du texte puisse être "empilée" sur autant de lignes que

nécessaire et toujours visible.

44) - Gérez rapidement le nombre de décimales

Si la précision des calculs est une caractéristique très intéressante d’Excel, il n’est pas toujours

nécessaire d’avoir beaucoup de décimales affichées. Outre le fait qu’on ne les lit jamais au-delà de la

troisième décimale, cela oblige à élargir les colonnes. Pour réduire le nombre de chiffres affichés après la

virgule, il suffit de cliquer sur l’icône spécialisée constituée de trois zéros séparés par une virgule et

agrémentés d’une petite flèche bleue. Le sens de la flèche indique si l’on ajoute des décimales ou si on en

retire. La même opération peut être effectuée en appelant la boîte de dialogue de définition des formats.

Mais c’est beaucoup plus long qu’un simple clic sur l’icône.

45) -Identifiez mieux les codes d'erreurs en y mettant de la couleur

Quand une formule contient une erreur, Excel affiche dans la cellule un code d'erreur commençant

généralement par un signe #, par exemple #REF ou #NON, etc. Il est possible de les faire ressortir

également à l'aide d'un petit repère en couleur.



Ce repère prendra place dans le coin supérieur gauche de la cellule. Pour cela, cliquez sur "Outils"

puis sur "Options" et enfin sur l'onglet "Vérification des erreurs". Déroulez la liste "Couleur de

l'indicateur d'erreur" et choisissez la couleur de votre choix. Validez en cliquant sur "OK".

Sous Excel 2007 / 2010, cliquez sur le "Bouton Office" (ou sur l'onglet Fichier dans Excel 2010),

puis sur "Options Excel" (ou sur Options dans Excel 2010). Rendez-vous dans le sous-menu

"Formules". Dans la section Vérification des erreurs, à côté de "Indiquer les erreurs à l'aide de cette

couleur", cliquez sur le bouton et choisissez la couleur de votre choix. Validez en cliquant sur OK.

46) - Illustrez vos données avec des caractères spéciaux pour mieux les présenter

Il suffit parfois d'un petit rien pour améliorer l'aspect d'un tableau. Ainsi, vous pouvez illustrer vos

données pour les rendre plus attractives grâce à des caractères spéciaux. Une petite flèche en face d'un

chiffre particulier, un smiley à côté d'un bon résultat. Voici comment faire.

Avec Excel 2003

1 – Placez votre curseur dans la cellule choisie.

2 – Cliquez sur Insertion puis Caractères spéciaux.

3 – Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la police Webdings dans la liste déroulante de gauche.

Dans la zone d'affichage en bas, vous voyez s'afficher un grand nombre de symboles.



4 – À l'aide de la barre de défilement, sur la droite, faites défiler les caractères.

5 – Il ne vous reste qu'à choisir le plus approprié et à cliquer sur Insérer.

Avec Excel 2007 / 2010 1 – Placez votre curseur dans la cellule choisie.

2 – Cliquez sur l'onglet Insertion puis dans le groupe Texte (ou le groupe Symboles dans Excel

2010) sur Symbole.

3 – Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la police Webdings dans la liste déroulante de gauche.

Dans la zone d'affichage en bas, vous voyez s'afficher un grand nombre de symboles.

4 – À l'aide de la barre de défilement, sur la droite, faites défiler les caractères.

5 – Il ne vous reste qu'à choisir le plus approprié et à cliquer sur Insérer.

Notez que chaque police (Times, Arial, Trébuchet, etc.) contient ses motifs illustratifs spécifiques. N'hésitez

pas à les consulter.

47) - Impression de titres

Comment faire pour que les titres des colonnes apparaissent sur toutes les feuilles.

Cliquez sur "Affichage", puis sur "En-tête et Pied de page". Dans la fenêtre qui s’affiche,

cliquez sur l’onglet "Feuille". Vous avez une zone nommée "Titre à imprimer" qui vous permet de

définir quelles seront les lignes à répéter en haut de chaque feuille, ainsi que les colonnes qui devront

apparaître à gauche. Une fois votre sélection terminée, validez par "OK". Pensez à utiliser l’"Aperçu

avant impression" pour vérifier que votre nouveau format tient bien sur les feuilles.

48) -Impression d'un logo

Comment imprimer un logo sur toutes les pages de mon classeur.

Insérez votre image au niveau d’une cellule placée en haut de votre feuille, par exemple en A1.

Adaptez avec votre souris la largeur et la hauteur de cette cellule pour que l’image ne déborde pas. Ensuite,

accédez à la boîte de dialogue "Mise en page" en ouvrant le menu "Fichier" et en choisissant "Mise en

page". Ouvrez alors l’onglet "Feuille"



Sous Excel 2007, affichez l’onglet "Mise en page" et cliquez sur la petite flèche qui se trouve en bas

à droite de la rubrique Mise en page". Identifiez la phrase "Lignes à répéter en haut" et indiquez dans le

champ disponible la référence aux lignes où se trouve votre logo. Si vous avez d’autres informations à

imprimer systématiquement sur chaque page, par exemple des titres de colonnes, indiquez-les également

ici. Validez par "OK". À partir de votre prochaine impression, le contenu des cellules spécifiées sera

imprimé sur toutes les pages.

49) - Imprimer des valeurs restant lisible

Comment faire pour que les feuilles imprimées sur plusieurs pages restent lisibles.

Il s’agit là d’un problème récurrent. Idéalement, et vous le savez bien, il faudrait que les rapports

tiennent sur une seule page. Mais c’est impossible dans la grande majorité des cas. La première de toutes les

solutions est de prévoir lors de la construction de la feuille qu’elle devra être imprimée. Mais si jamais votre

tableau devait ne pas tenir sur une page, je vous conseille de définir une zone d’impression dans votre

tableau avec les informations qui vous intéressent.

Pour ce faire, cliquez sur "Fichier", puis sur "Mise en page". Sélectionnez l’onglet "Feuille". Vous

avez accès à l’option "Zone d’impression". Il vous suffit alors de cliquer sur le bouton pour faire votre

sélection à la souris. Enfin si votre tableau fait malgré tout plusieurs pages, vous pouvez indiquer dans la

partie "Titres à imprimer", les Lignes à répéter en haut et les Colonnes à répéter à gauche de chaque

page. Vous vous y retrouverez déjà plus facilement. Je vous conseille également de numéroter vos pages en

cliquant sur l’onglet "En-tête/Pied de page". Sélectionnez "Pied de page personnalisé" et insérez le

numéro de page dans une des trois parties en cliquant sur la deuxième icône.

50) - Imprimer les cellules grisées en blanc

Voici comment modifier l'apparence de vos tableaux à l'impression.

Dans vos tableaux, vous utilisez parfois des cellules grisées. C'est bien pratique, notamment pour attirer

l'attention sur certaines valeurs clé. Si vous souhaitez faire en sorte que ces cellules apparaissent en blanc,

vous pouvez utiliser une option d'impression en particulier. Dans le menu "Fichier" choisissez l'option

"Mise en Page"

Avec Excel 2007, cliquez sur l'onglet "Mise en page", puis dans le groupe "Options de la feuille de

calcul", cliquez sur la petite flèche de choix, en bas à droite.

1. Cliquez sur l'onglet "Feuille".

2. Dans le champ "Impression", cochez la case "En noir et blanc". Ainsi, les cellules grisées

apparaîtront en blanc



3. Fermez la fenêtre en cliquant sur "OK".

En utilisant cette méthode, vous ferez également en sorte que les entrées qui apparaissent en couleur

soient imprimées en noir et blanc. Si ce n'est pas le résultat escompté, il vous faudra "blanchir" une par une

les différentes cellules grisées pour pouvoir imprimer le tableau sans qu'elles apparaissent.

51) - Imprimez les numéros de ligne et de colonne

Pour conserver des références " Excel " sous la forme des numéros de lignes et de colonnes même sur

vos tableaux imprimés, il suffit de le spécifier dans les critères d'impression.

Sous Excel 2007, cliquez sur

l'onglet "Mise en page", puis

sur "Imprimer les titres". Si

vous utilisez une version

antérieure d'Excel, choisissez

"Fichier", puis "Mise en page"

et cliquez sur l'onglet "Feuille"

dans la boîte de dialogue qui

s'affiche. Cochez la case "En-

têtes de ligne et de colonne".

Cliquez sur "OK" pour valider.



Une fois cette opération effectuée, les numéros de ligne et de colonne apparaîtront à l'impression de

vos tableaux.

52) - Imprimez vos en-têtes de colonnes sur toutes les pages

Si vous utilisez Excel couramment, vous êtes sans doute familier de l'option "Figer les volets" qui

vous permet d'afficher en permanence les en-têtes de lignes et de colonnes de vos tableaux.

Malheureusement, lorsqu'il s'agit d'imprimer, cette option n'a plus d'effet. Choisissez alors les "Lignes à

répéter en haut" et les "Colonnes à répéter à gauche" dans la fenêtre "Mise en page".

Pour cela, commencez par activer la fenêtre "Mise en page" en passant par le menu "Fichier" et la

commande "Mise en page", puis activez l'onglet "Feuille". Dans Excel 2007, vous obtiendrez le même

résultat en cliquant sur le bouton "Imprimer les titres" de l'onglet "Mise en page".

Ensuite, c'est très simple, cliquez sur le bouton qui se trouve à droite du champ de votre choix

(Lignes ... ou Colonnes ...) et sélectionnez la plage de cellules que vous souhaitez imprimer sur toutes les

pages lorsque vous imprimez votre tableau.

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