Activité 5 – Le mandat · Web viewTEC 6385 Exemple d’activité notée. 5. réponse au mandat TEC 6385 Proposition de réponse au mandat. Identification. Nom Gilles Madé Établissement

Activité 5 – Le mandat

Exemple 3REVUE COMMENTÉE DES ACTUALITÉS TÉLÉMATIQUES

TEC 6385

Exemple d’activité notée

5. réponse au mandat

TEC 6385

Proposition de réponse au mandat

Identification

Nom

Gilles Madé

Établissement d’appartenance

ETI

Session

993

Sigle du cours

ETI 6005

1. Informations générales sur le mandat

Titre du mandat

Communication et travail collaboratif dans un établissement d’enseignement bilocalisé.

Nom du client

Université du Québec à distance (UQAD).

But du mandat

Permettre à des employés situés dans deux villes (Québec et Montréal), de travailler efficacement avec leurs collègues de l’autre ville.

Clientèle ou groupe d’utilisateurs visé

Les gens devant bénéficier de la solution proposée sont des professeurs et d’autres professionnels (en pédagogie, en édition, en informatique et multimédia), de même que des employés de soutien qui œuvrent à la conception et la diffusion de cours universitaires à distance sur tout le territoire québécois.

2. Analyse

Contexte

Publics cibles et groupes d’utilisateurs; situation qui règne actuellement et inventaire des ressources existantes.

Le public cible devant bénéficier de la réalisation du mandat, gravite autour du monde de l’enseignement. Il s’agit de professeurs, de professionnels et d’employés de soutien qui par le biais de leur travail collectif, doivent permettre à l’UQAD d’accomplir sa mission qui consiste à offrir de la formation à distance.

Les gens composant le public cible, ont pour la plupart beaucoup d’expérience dans leur domaine. Ils fonctionnent relativement bien ensemble malgré le fait qu’ils se trouvent divisés géographiquement en deux groupes à peu près égaux en nombre. D’une part il y a les professeurs et une partie des employés de soutien qui se trouvent à Québec. D’autre part, il y a la plupart des autres professionnels et d’autres employés de soutien qui eux se situent à Montréal.

Habituellement les employés de soutien, qu’ils soient localisés à Québec ou Montréal, se trouvent au même endroit que les professeurs ou les professionnels. À ce niveau, la distance n’est pas vraiment un facteur qui à première vue influence leur productivité pour la plupart d’entre eux.

Par contre il y a un problème évident qui perdure depuis de nombreuses années relativement au travail devant être effectué en collaboration entre les professeurs et les professionnels. Ces deux groupes n’étant pas au même endroit, cela occasionne toutes sortes d’ennuis et finit par avoir une incidence négative sur les résultats obtenus. Des discussions et des réflexions ont fait l’objet de plusieurs débats au cours des années mais cela n’a rien donné de concret. Il semble impensable pratiquement de vouloir établir un seul bureau situé dans l’une des deux villes car cela obligerait le déménagement d’un très grand nombre de personnes, incluant les familles de chacun. Une telle solution résulterait en la perte coûteuse d’une partie du personnel i.e. ceux à qui on demande de changer de ville. Par conséquent il y aurait aussi perte importante d’expertise, ce que ne souhaite pas l’UQAD, bien au contraire.

Finalement on conserve jusqu'à maintenant le statut quo et les gens devant travailler ensemble doivent se déplacer fréquemment.

Au cours des dernières années, des sondages ont démontré que le taux de satisfaction de la clientèle étudiante était à la baisse. On critique le contenu de certains cours qui ne répondent plus aux attentes et on en réclame d’autres à l’intérieur des programmes existants. Ces sondages semblent cohérents avec la tendance à la baisse des inscriptions.

À noter que L’UQAD possède un lien dédié à haute vitesse entre ses bureaux de Québec et de Montréal, mais que les employés l’utilisent très peu dans le cadre de leur travail. En fait ce lien sert exclusivement à du transfert de fichiers et à un système de messagerie électronique interne. Le personnel de l’organisme possède aussi des équipements de micro-informatique sur lesquels sont installés une certain nombre de logiciels de bureautique (traitement de texte, tableurs, etc.) et d’autres outils leur permettant d’accomplir leur travail normal. C’est la plate-forme Windows NT qu’on utilise.

Situation désirée

Objectifs du client, ses priorités et ses attentes en regard de l’environnement à développer ou à améliorer.

Il est clair dans le contexte actuel que l’UQAD doit trouver une autre solution car elle ne peut garder le statut quo. Afin de demeurer compétitive et d’offrir un meilleur rapport qualité/prix, l’UQAD cherche à diminuer ses coûts. Elle ne veut pas le faire cependant au prix d’une qualité moindre, cela est certain. Elle souhaiterait non seulement offrir un meilleur choix de cours mais aussi réviser les cours existants afin de les rafraîchir et de les enrichir. On sait qu’aujourd’hui tout évolue très vite et des cours ayant été conçus il y a à peine quelques années, semblent déjà obsolètes. On n’a qu’à penser au domaine des technologies de l’information, pour réaliser que les méthodes de travail développées autour d’outils en vogue au début des années 90, se trouvent dépassées à l’aube de l’an 2000.

Dans le contexte de l’économie d’aujourd’hui alors qu’on ne parle que de coupures de personnel visant à réaliser de plus grands profits, il est hors de question d’embaucher plus de personnel; cela compromettrait à court terme la santé financière de l’entreprise qui ne bénéficie plus du support jadis assuré par les gouvernements. Par contre on ne veut pas non plus se départir de la précieuse expertise dont on dispose actuellement car celle-ci constitue une base solide pour l’avenir; on compte sur cette expertise pour une éventuelle relance.

Par ailleurs, l’UQAD voudrait utiliser davantage le lien dédié à haute vitesse qu’elle possède entre ses bureaux de Québec et de Montréal car celui-ci lui coûte quand même assez cher. Si aucune solution n’est trouvée afin d’optimiser l’utilisation de ce lien, alors il faudra songer à l’abandonner.

Ce qui est donc envisagé, c’est une révision des façons de faire et une modification en conséquence de l’environnement de travail. Cette réingénierie des processus de travail devra être menée avec un esprit ouvert afin d’améliorer le plus possible la productivité du personnel en exploitant au maximum les technologies du 21e siècle.

Contraintes et exigences

Règles, politiques et autres exigences impossibles à contourner dont il faut tenir compte pour l’élaboration de la proposition.

L’UQAD ne veut pas augmenter ses frais en matière de télécommunications. S’il y a augmentation des infrastructures existantes, cela devra se faire en partenariat avec d’autres entreprises. Cependant le mandat de l’UQAD doit demeurer exclusivement centré sur l’enseignement; il n’est pas question que ce mandat comporte un volet touchant à la distribution de services de télécom. En d’autres mots, on ne veut pas que les ententes signées avec d’éventuels partenaires, fassent dévier l’UQAD de son mandat original.

De plus, l’UQAD veut demeurer centrée sur les programmes qu’elle offre déjà. Elle ne veut pas se lancer dans des champs d’expertise qu’elle ne possède pas. Il s’agit donc pour elle de consolider ses programmes grâce à l’expertise qu’elle possède déjà.

Par ailleurs, l’UQAD veut équilibrer son budget et être plus compétitive dans ses offres de service. Les prévisions budgétaires des prochaines années, laissent envisager une réduction importante du support financier de l’état. Deux possibilités s’offrent alors i.e. soit diminuer ses frais généraux d’une façon quelconque, soit augmenter ses revenus ou encore idéalement une combinaison des deux.

Parties prenantes

Personnes (ne faisant pas partie du public-cible ou des groupes d’utilisateurs), organismes ou organisations qui pourraient être touchés et avoir une influence (positive ou négative) sur le développement ou la modification de l’environnement et sur son l’implantation de la solution.

Les employés de soutien n’ont pas vraiment besoin de travailler avec du personnel de l’autre ville. Ils soutiennent plutôt les professionnels ou professeurs qui sont dans la même ville qu’eux. Cette catégorie d’employés pourrait cependant bénéficier d’une plus grande disponibilité des gens avec qui ils font affaire. En effet, lorsqu’un professionnel ou un professeur doit aller à l’extérieur pour un certain temps afin de réaliser une activité quelconque, il n’est pas disponible (ou très peu) afin de répondre aux questions des employés de soutien. Cela occasionne souvent des délais car il faut attendre que le professionnel ou le professeur revienne pour régler certains détails. Par conséquent si la solution retenue pouvait faire en sorte que le professeur ou le professionnel était plus disponible aux employés de soutien, cela augmenterait la productivité de ces derniers.

La clientèle étudiante de l’UQAD va indirectement avoir une influence sur le développement et l’implantation de la solution car elle constitue la finalité du projet. En effet, la solution et son implantation ne se feront pas d’un seul coup. Le projet en étant un de réingénierie, il faudra le mettre en place par étapes i.e. graduellement. Les premières étapes devront donner des résultats positifs au niveau de la réponse de la clientèle afin d’assurer le succès du projet entier. Il y aura peut-être lieu d’apporter certains ajustements dépendant de cette réponse de la clientèle étudiante. Si l’offre de service améliorée à cette clientèle fait en sorte que celle-ci augmente, alors on aura le signal nécessaire à la poursuite du projet. Par contre, s’il n’y a pas de résultats concrets à ce niveau, il faudra se questionner afin de trouver les ajustements nécessaires et repositionner le projet.

Si d’éventuels partenaires se manifestent afin d’accepter de partager les frais des infrastructures de télécommunications, non seulement les infrastructures actuelles pourraient être préservées, mais il serait peut-être même possible de les développer. Ceci pourrait influencer les décisions futures qui seraient prises à cet égard.

Tâches

Inventaire des principales tâches à accomplir par les personnes formant la clientèle cible ou les utilisateurs dans le cadre de leurs fonctions respectives et que l’environnement ou les modifications sont appelés à supporter ou faciliter.

La conception d’un cours se fait principalement grâce à deux groupes de professionnels : 1) le groupe de concepteurs pédagogiques possédant l’expertise du contenu du cours ainsi que la méthode pédagogique permettant de livrer ce contenu; il peut s’agir de formateurs, d’enseignants, d’experts en contenu, etc. 2) le groupe possédant l’expertise afin de rendre possible la réalisation technique du cours. Par exemple s’il s’agit de multimédia pédagogique, ces professionnels peuvent être des concepteurs graphique, des concepteurs médiatique, des photographes, des compositeurs-musiciens, des spécialistes de l’animation, des vidéastes et bien sûr des informaticiens.

Décrivons brièvement le rôle de chacun des principaux intervenants afin de mieux comprendre les principales tâches qui doivent être accomplies. Les experts en contenu sont les spécialistes du domaine ou de la matière sur laquelle on prépare un cours; ce rôle est habituellement joué par le professeur ou titulaire du cours. Il voit à ce que le contenu du cours soit à jour et complet. Il travaille en collaboration avec le concepteur pédagogique (si ce rôle est joué par une autre personne) afin d’établir la structure didactique de la matière et de choisir les méthodes pédagogiques à employer. Il peut aussi effectuer la rédaction détaillée du cours.

Le concepteur pédagogique doit indiquer clairement les objectifs d’apprentissage par rapport aux buts identifiés. Il détermine les stratégies pédagogiques pensées en fonction de la clientèle visée. Il fait le choix des médias à retenir pour réaliser l’apprentissage des différentes connaissances à transmettre par le cours. Il détermine aussi le scénario d’apprentissage afin de guider la conception et la réalisation.

À l’UQAD, les professeurs tiennent normalement les rôles d’experts en contenu et de concepteurs pédagogiques. La préparation d’un cours requiert habituellement la participation d’au moins deux professeurs.

Lorsque le premier groupe d’expert a effectué la base de la conception pédagogique, le deuxième groupe commence son travail afin de régler les questions de mise en forme du cours. Par exemple si on veut produire un cours multimédia, on travaille sur l’interactivité, la navigation et la convivialité du produit; on propose les médias à utiliser (sons, images, textes) par rapport au contenu à couvrir. Ensuite, on concrétise l’environnement du cours à produire. Ainsi dans le cas d’un produit multimédia, on médiatise comme tel le contenu.

Nous n’entrerons pas dans le détail des tâches de chacun des experts du deuxième groupe (réalisation technique du cours). Disons simplement que ces experts doivent aussi faire preuve d’une sensibilité à l’égard de la conception pédagogique du cours. Plusieurs des choix qui seront effectués lors de la réalisation du produit, ont des conséquences au point de vue pédagogique et tous doivent se sentir concernés. Si le produit n’est pas réalisé en ayant ce souci de l’aspect pédagogique des concepteurs, le résultat final risque fort de ne pas être concluant.

Il faut donc remarquer ici qu’il doit exister une dynamique entre tous les professionnels impliqués dans la mise au point d’un cours. L’exemple du multimédia est évoqué ici étant donné qu’aujourd’hui ceci occupe de plus en plus de place dans le domaine de l’enseignement; il y a donc beaucoup de spécialistes impliqués dans le processus. Dans ce contexte, les échanges entre les concepteurs et les réalisateurs doivent être fréquents car il s’agit d’un véritable travail d’équipe. Il est important ici d’insister qu’il ne s’agit pas de deux groupes isolés qui travaillent à tour de rôle à réaliser leurs tâches. Par conséquent, il faut réaliser que la production d’un cours s’effectue en rétroaction constante entre les deux groupes de professionnels. Ceci implique beaucoup de discussions et d’échanges entre eux et ce, pratiquement tout au long du processus menant à la production d’un cours. Ceci est vrai également pour les autres formes de cours que l’on développe.

Toutes ces discussions et tous ces échanges ne peuvent se faire au téléphone ou par courrier électronique ou encore par échanges de documents. C’est pourquoi le travail quotidien de ces professionnels nécessite de nombreuses rencontres en personne faute de pouvoir bénéficier autrement de l’interactivité essentielle à l’accomplissement des tâches.

Besoins

Analyse des besoins des clientèles cibles ou des utilisateurs.

Les explications données précédemment sur les tâches à accomplir dans le cadre des activités professionnelles des professeurs et de leurs collègues, donnent une bonne indication des besoins qui seront à combler. Voici quels sont ces besoins.

Favoriser davantage l’interaction entre les divers professionnels devant travailler ensemble

Nous disions donc que les tâches impliquent l’interactivité entre les collaborateurs, entre autres à cause des processus itératifs que cela exige. Pour être plus efficaces dans leur travail, ces professionnels (professeurs et autres professionnels) situés à des locations géographiques différentes devraient idéalement être capables de travailler entre eux à distance. En effet, malgré le fait que ceux-ci se rencontrent, on déplore toujours des problèmes de communications entre collaborateurs i.e. principalement parce qu’on ne sent pas qu’on travaille assez étroitement les uns avec les autres.

Ce besoin inclus également la présence accrue des professionnels pour les employés de soutien avec lesquels ils doivent collaborer.

Minimiser les déplacements du personnel

Il faut minimiser les déplacements des personnes pour 3 raisons principales : 1) la perte de temps causée par les déplacements réduit d’autant le temps qui peut être consacré au travail proprement dit. 2) la perte d’énergie des gens devant se déplacer réduit également l’énergie qui peut être consacrée au travail. Lorsque les déplacements sont le moindrement long, le temps de récupération des personnes qui se sont déplacées s’ajoute au temps perdu lors des déplacements eux-mêmes. 3) les coûts de déplacements peuvent devenir vite exorbitants pour une entreprise. Non seulement faut-il calculer les coûts de transport eux-mêmes, mais aussi faut-il ajouter les coûts associés au temps perdu par le personnel qui se déplace, les coûts d’hébergement et de restauration qui normalement sont défrayés par l’entreprise. De plus, il ne faut pas oublier les coûts reliés à l’organisation des déplacements (planification, réservations, suivis avant et après les déplacements, etc.).

Indicateurs de succès mesurables

Facteurs de succès du projet qui peuvent être mesurés, tels une réduction des coûts d’opération, une augmentation de la clientèle, une diminution des délais, une augmentation de productivité, etc.

Évidemment il faut pouvoir mesurer les résultats obtenus d’un tel projet. Les objectifs doivent être quantifiables afin de savoir si oui ou non le projet aura été rentable et si les décisions prises ont été les bonnes.

Augmentation de la clientèle étudiante

L’UQAD doit non seulement arrêter l’effritement de sa clientèle, elle doit aussi réussir à renverser cette tendance. On vise donc à augmenter la clientèle étudiante de 5% par année pour les cinq prochaines années.

Augmentation de la productivité

On vise également une augmentation de la productivité des employés de l’établissement. Plusieurs mesures pourront être prises afin d’évaluer l’augmentation désirée. On pourrait par exemple cibler un certain nombre de tâches et établir le temps moyen requis aujourd’hui pour les accomplir. Suite aux changements apportés aux méthodes de travail, on pourrait remesurer les temps moyens pour des tâches équivalentes et constater les résultats. Nous n’entrerons pas ici dans ce détail. Disons simplement que l’effort moyen requis pour produire un nouveau cours ou le réviser, devra diminuer d’environ 20% d’ici trois ans. D’ici cinq ans, ce chiffre devrait atteindre au moins 25%. Cela signifie une diminution d’autant du coût de production.

De plus, le temps moyen de réalisation d’un projet de production d’un nouveau cours ou de réalisation, devra lui aussi diminuer de 20% d’ici trois ans et de 25% d’ici cinq ans.

Augmentation du nombre de cours offerts

Si on veut attirer plus de clientèle, il faut diversifier l’offre de service actuelle. Plusieurs programmes sont déjà offerts dans plusieurs champs d’expertise. Il ne s’agit pas de vouloir se lancer dans de nouveaux programmes pour lesquels l’UQAD ne possède pas l’expertise. L’idée est plutôt de disposer de plus de cours à l’intérieur des programmes actuels, ce qui les rendra plus attrayants. De cette façon, le personnel déjà en place pourra réaliser cet objectif.

On voudrait qu’en moyenne les programmes soient enrichis de 25% d’ici cinq ans.

Rafraîchissement des cours actuels

Tous les cours qui sont offerts actuellement doivent avoir été révisés d’ici trois ans.

Augmentation de la satisfaction de la clientèle

Des sondages mesurent actuellement la satisfaction de la clientèle. Ces sondages devront de nouveau être réalisés une fois par année au cours des cinq prochaines années. On espère que le taux de satisfaction des étudiants aura augmenté graduellement à partir de la première année du projet jusqu’à la cinquième année d’au moins 5% par année.

Réduction des coûts d’opération

Malgré les investissements qui seront faits, il faudra faire en sorte de geler le coût d’un cours pour les cinq prochaines années. Pour y arriver on devra réduire les coûts d’opération de l’établissement d’au moins 2% par année durant cette période.

3. Problématique générale

Problèmes ou difficultés que la proposition tentera de résoudre, d’amoindrir ou de contourner, de même que les améliorations ou retombées positives qu’elle pourrait engendrer.

D’une manière générale, on peut penser que la plupart des problèmes ou difficultés énoncées dans les sections précédentes pourraient être atténués, parfois même beaucoup, par une réingénierie des processus de travail. La compétence et la motivation du personnel en place ne sont pas remises en question. Par contre les moyens utilisés en général par les professeurs et les autres professionnels lors de l’accomplissement de leurs différentes tâches, devraient être revus.

La base sur laquelle repose cette remise en question, se résume au problème du lieu géographique différent des professeurs et des professionnels. Cette situation faire perdre énormément de productivité au groupe. Il faudra faire en sorte que la distance qui sépare ces collègues de travail, soit le moins possible source de problèmes.

Ceci revient à dire que la proposition doit viser à combler les besoins exprimés précédemment soit: 1) favoriser davantage l’interaction entre les divers professionnels devant travailler ensemble et 2) minimiser les déplacements du personnel. On connaît également les objectifs de l’organisme en terme d’indicateurs de succès mesurables. Alors comment faire pour réduire les coûts d’exploitation et augmenter les revenus, augmenter la productivité du personnel et la satisfaction de la clientèle?

Évidemment il est hors de question dans la solution envisagée de forcer le déménagement d’une partie du personnel.

La proposition aura donc comme orientation de favoriser le travail à distance entre les collègues tout en favorisant également une meilleure interaction entre eux. Ceci constitue bien sûr une révolution par rapport aux moyens utilisés actuellement; c’est pourquoi il faudra implanter la solution graduellement. Ainsi il faudra planifier une période de transition pendant laquelle les professeurs et professionnels intégreront les outils proposés et les nouvelles méthodes de travail. Cette période de transition devrait durer de un à deux ans. Il faudra former tout le personnel impacté et les accompagner dans le changement. Ceci constitue un élément essentiel pour le succès de l’opération.

On sait qu’aujourd’hui le concepteur pédagogique commence à préparer par exemple un nouveau cours en travaillant de façon isolée par rapport à ceux à qui il s’adressera plus tard pour la réalisation technique. Il tente d’étoffer le plus possible le contenu de son cours tout en ne tenant pas compte de la façon dont il sera présenté aux étudiants. À cette étape, il ne veut pas être obligé d’impliquer l’équipe de réalisation technique car cela risque d’alourdir son processus de travail. En effet, l’équipe avec laquelle il doit faire affaire ne se trouvant pas à proximité, on doit organiser des déplacements afin de se rencontrer et cela complique les choses à cause des contraintes de disponibilité de chacun. Un déplacement signifie pour la personne qui le fait, la réservation d’au moins une journée de travail à cette fin. Si on juge qu’il n’y a pas suffisamment matière à discussion, alors on laisse tomber.

Par conséquent on retarde le plus possible les échanges entre les groupes de travail, ce qui a des conséquences plus tard et oblige à remettre en question une partie de choix qui avaient été faits.

Grâce au travail à distance, les inconvénients causés par les déplacements sont à toutes fins utiles éliminés. Il sera dorénavent possible pour les groupes de travail, d’échanger à tout moment jugé opportun comme si tout le monde travaillait dans le même édifice. Les choix devant être faits au début du processus de travail, seront basés sur une concertation entre les groupes et risquent beaucoup moins d’être remis en question. De plus, les échanges stimuleront la créativité de chacun. Ces échanges pourront être plus nombreux tout au cours du projet et on pourra impliquer plus de personnes si désiré. Il faudra trouver la meilleure façon de travailler dans ce nouveau contexte.

Tout au long du projet (pas seulement au début), les échanges pourront être plus nombreux entre les collègues impliqués, ce qui enrichira sûrement les processus de travail. Tout ceci en éliminant les inconvénients actuels causés par les déplacements.

Les retombées positives se feront sentir directement ou indirectement au niveau de tous les indicateurs de succès énumérés précédemment.

Augmentation de la clientèle étudiante: ceci se réalisera indirectement grâce à l’augmentation de la satisfaction de la clientèle.

Augmentation de la productivité: le fait de pouvoir éviter les déplacements rendra le personnel plus productif pour deux raisons : 1) plus de perte de temps et d’énergie dus au déplacement 2) une plus grande interactivité dans le travail par rapport à actuellement parce que le travail collaboratif ne sera plus entravé par le facteur distance; on pourra travailler ensemble plus fréquemment i.e. à chaque fois que le besoin s’en fera sentir, sans être obligé de se déplacer.

Augmentation du nombre de cours offerts: ceci sera rendu possible grâce à l’augmentation de la productivité.

Rafraîchissement des cours actuels: ceci sera également rendu possible grâce à l’augmentation de la productivité.

Augmentation de la satisfaction de la clientèle: ceci se réalisera grâce à une meilleure offre de service et à un rapport qualité/prix plus avantageux pour les étudiants.

Réduction des coûts d’opération: ceci se réalisera en bonne partie en diminuant les déplacements et tout ce que cela entraîne de frais directs et indirects pour l’UQAD.

4. Solution proposée

Description succincte

Description de l’approche, architecture médiatique et informatique, ressources et outils offerts. Illustration de la proposition au moyen d’un schéma.

La solution proposée est d’implanter un environnement informatique permettant le travail à distance. Cet environnement qui mettra à la disposition des utilisateurs plusieurs outils répondant à ce but, devra être orienté avant tout en fonction des tâches à accomplir en commun entre les professeurs et autres professionnels de l’UQAD. D’autres outils pour usage individuel seront aussi offerts.

On utilisera la métaphore d’un édifice et des différentes pièces d’un lieu de travail comme par exemple un bureau, une salle de réunion, etc., afin de rendre plus convivial l’environnement virtuel de travail. Ainsi on peut imaginer avoir un lieu d’assistance (questions généralement posées sur l’environnement, plan de l’environnement, etc.), un lieu consacré au travail individuel (bureau, communications personnelles, etc.), un lieu consacré au travail de groupe (conférences audio, conférences vidéo, autres outils de travail collaboratif, socialisation), un lieu de documentation (documentation interne, documentation externe sur le Web) et finalement un lieu de navigation (accueil). Le lieu « gestion et sécurité» sera réservé au personnel désigné à accomplir les tâches de gestion de l’environnement (personnel de soutien tel l’administrateur réseau, l’officier de sécurité, etc.).

Certains espaces seront communs (ou « publics ») alors que d’autres seront privés. Par exemple la salle de réunion virtuelle où se tiendront le téléconférences sera un lieu « public » d’échange alors que le bureau d’un individu sera un espace privé où il pourra entre autres envoyer et recevoir du courrier (en privé) avec d’autres individus qui disposeront de leur propre bureau également. À noter que l’espace de gestion et sécurité sera un lieu «réservé» et que les espaces de navigation et d’assistance peuvent être considérés publics.

Tant dans les espaces communs que privés (ou les autres), on bénéficiera d’outils appropriés pour accomplir les différentes tâches. Les espaces privés seront réservés au travail individuel (planification du travail, réflexion sur la façon d’accomplir les tâches incluant l’organisation de son modèle mental des connaissances requises, le leadership fonctionnel et socio-affectif à assumer, la réflexion sur les expériences passées, les rôles qui devront être tenus par les différents acteurs, etc.). Il est aussi important de préserver une certaine collaboration dans les espaces privés. En effet dans le cadre normal des activités d’une entreprise, tout ne se fait pas collectivement. Des échanges privés entre les acteurs sont nécessaires pour toutes sortes de raisons. Il faut donc aussi que dans un environnement virtuel, ces échanges puissent continuer de se faire à l’abri du regard des autres (que ce soit des collègues ou des supérieurs).

Les espaces publics seront constitués de divers lieux de rencontre réservés à différentes fins : télégestion, télédiscussion, socialisation, dépannage où d’autres outils seront aussi utilisés (téléconférence, chat, visiophonie, audioconférence, outils de production, etc.). Voir les sections suivantes pour d’autres informations sur les outils envisagés.

Les pages suivantes montrent trois schémas : Architecture Informatique Globale, Architecture Médiatique, Architecture Informatique Détaillée. Utiliser le mode d’affichage « page ».

Architecture Informatique Globale

ÉDIFICE DE

MONTRÉAL

(professionnels)

postes de travail ayant la version client

de l’application et autres outils

-

Réseau de

Communications

ÉDIFICE DE QUÉBEC

(professeurs)

postes de travail ayant la version client

de l’application et autres outils

S

E

R

V

E

U

R

Version serveur

de l’application

et autres outils

INTERNET

Architecture Médiatique

Acceuil

(menu principal)

Les items en couleur bleue seront développés à l’interne sur plate-forme Windows NT

Les items en couleur verte proviendront de l’application client/serveur CVW et seront adaptés pour l ’UQAD

Les items en couleur mauve proviendront d’ailleurs

Tour guidé, assistance disponible

(sous-menu)

FAQ

Plan de l’env. public

Dépannage et aide

Courriel ( MS Outlook)

Travail individuel

(sous-menu)

Planification (MS Project, Agenda)

Traitement de texte (MS Word)

Classeur (MS Explorer)

Tableur (MS Excel)

Présentation (MS Powerpoint)

Courriel (MS Outlook)

Autres outils

Travail de groupe

(sous-menu)

Conférences asynchrones

Chat

Audioconférences

Vidéoconférences

Partage d’applications (pour outils de production)

Tableau électronique

Classeurs (documents et autres)

Outils de production (MS Word, MS Publisher, etc.)

Documentation

(sous-menu)

Textes numérisés

(Adobe Acrobat)

Textes cliquables

(MS FrontPage)

Outils de recherche interne

Outils de recherche WWW (MS IE, Copernic 2000, etc.)

Gestion de l’env. et sécurité

(sous-menu)

Outils de gestions de l’environnement

Outils de contrôle de la sécurité (

plus Firewalls

)

Règles d’accès (base de règles)

Documentation sécurisée

Accueil

Plan de

l ’env.

Dépannage

FAQ

Assistance

Travail

individuel

Comm. pers.

individuelles

Bureau

privé

Travail de

groupe

Socialisation

(salle de repos)

Autres outils

trav. collab.

Conf. synch.

(salles de

réunions)

Documenta-

tion

Docum.

externe

Centre de doc

interne

Privé

Public

Gestion et

sécurité

1er étage

2e étage

3e étage

4e étage

- Courriel

- Diagrammes

- Textes numérisés

- Textes cliquables

- Outils de gestion de l ’env.

- Outils de contrôle de la sécurité

- Documentation sécurisée

- Outil de planif.

- Traitement de texte

- Archives personnelles

- Outils de production

- Courriel

- Téléphone

- Conférences asynch.

- Chat

- Audiophonie

- Visiophonie

- Partage d’applications

- Tableau électronique



- Textes cliquables

- Outils de recherche

- WWW

Réservé

Architecture Informatique Détaillée

Approche/modèle

Approche générale, reliée à la problématique formulée, qui constitue en quelque sorte une ligne directrice qui guide les choix.

L’environnement proposé doit faciliter la navigation et l’interactivité de l’usager. Cet environnement doit être le plus convivial possible et d’une certaine façon doit être transparent à l’utilisateur par rapport à la tâche qu’il a à accomplir. Il ne doit pas être gêné ni même distrait par cet environnement.

L’orientation à donner à l’environnement vise à favoriser le travail commun de création tel qu’il se ferait si les gens étaient en présence les uns des autres i.e. permettre d’exprimer et de communiquer librement les idées de chacun, permettre l’émergence de nouveaux concepts, discuter, argumenter et confronter ses idées à celles de l’équipe, enrichir ses connaissances. L’environnement doit être bien structuré et pourvu d’outils qui soutiennent et assistent les utilisateurs dans ce sens.

Compte tenu des inconvénients majeurs associés aux multiples déplacements du personnel de l’entreprise, l’environnement proposé vise à présenter des espaces de travail virtuels où les gens pourront se rencontrer pour travailler ensemble, sans avoir à se déplacer. Cependant un élément demeure, c’est une chose que d’effectuer une tâche à distance lorsqu’on œuvre pour une entreprise mais cela ne doit pas se faire isolément au détriment de la cohésion nécessaire avec les autres collègues. La complexité des tâches à accomplir, spécialement lorsque celles-ci s’apparentent à la création, exige un travail d’équipe serré. Face à cette situation, il faut donc que les outils fournis dans l’environnement permettent un véritable travail d’équipe.

On doit pouvoir communiquer par écrit, visuellement et auditivement. On doit aussi pouvoir partager des documents par exemple, comme on le ferait si on était en présence physique des autres personnes.

Ces outils permettent ainsi de combler les besoins suivants : communications fréquentes entre coéquipiers, nécessité d’une présence à tout le moins virtuelle de ceux-ci (téléprésence), nécessité de partager entre eux un certain nombre d’outils de travail, nécessité d’avoir des discussions de travail, possibilité d’effectuer plusieurs tâches de front. Ces besoins sont en fait ceux de personnes devant effectuer travail collaboratif et/ou coopératif ; il ne s’agit donc pas de besoins de personnes devant s’échanger occasionnellement de l’information. Pour ces dernières, des moyens plus légers devraient être utilisés. Ainsi le personnel de soutien qui se trouve à proximité des professeurs ou des autres professionnels, n’auront pas à utiliser les outils énumérés précédemment. Ils pourront tout de même avoir accès à l’environnement pour un minimum de fonctions comme le courriel et une certaine documentation par exemple.

Les outils qui seront disponibles dans l’environnement doivent permettre de communiquer et de coordonner les interventions de chacun avec celles des autres, mais aussi de manifester un certain engagement les uns envers les autres.

L’implantation de ce nouveau mode de travail devra se faire progressivement car il s’agit d’une révolution dans la façon d’accomplir les tâches qui traditionnellement requerraient la présence physique de tous les collaborateurs (au moins partiellement pour la plupart d’entre elles). Il faudra donc prévoir un plan de transition pour le personnel impliqué afin de permettre à celui-ci d’apprendre à utiliser les nouveaux outils de travail mais aussi afin d’apporter les correctifs nécessaires aux outils implantés initialement ; il faudra au besoin les adapter à ceux qui devront les utiliser. L’ergonomie des nouveaux outils est certes un facteur de succès dans l’implantation de ceux-ci.

De plus, la technologie employée doit être fonctionnelle, souple et surtout simple à mettre en œuvre. Très important également, la fiabilité des ressources technologiques qui est une condition sine qua non de succès.

Par ailleurs, la sécurité est un facteur dont on doit tenir compte lorsque l’on parle d’utilisation d’outils télématiques. Il est évident que toutes les mesures doivent être prises afin d’assurer le traitement confidentiel des données d’une entreprise. Avec la concurrence féroce qui existe aujourd’hui entre les entreprises, il faut que les projets puissent être développés à l’abri de l’espionnage industriel. Évidemment l’utilisation du réseau qu’il soit privé ou public, nécessitera l’utilisation d’un code d’utilisateur et d’un mot de passe pour authentification; ces deux éléments seront uniques pour chaque utilisateur. De plus, l’installation d’un « firewall » sera nécessaire afin de protéger l’intrusion de l’externe spécialement si on passe par un réseau public comme Internet. Il sera possible également de séparer les différentes équipes de travail en utilisant des salles de travail isolées; la gestion de ces salles sera sous la supervision d’un administrateur. Les outils utilisés pour les conférences audio et vidéo permettront d’encrypter les échanges; ceci pourra se faire en utilisant des clés d’encryption que les participants eux-mêmes pourront désigner au début de chaque session si désiré. Il faudra aussi permettre les échanges en privé de conversation et de bavardage (« chat ») entre les personnes qui le désirent. Ceci est important car à l’intérieur même d’une entreprise, il circule de l’information stratégique qui ne doit pas nécessairement être diffusée à tous. Dans le même ordre d’idée, des règles d’accès à divers éléments devront aussi être mises en place (documents ou autres formes d’information).

D’autre part les coûts de l’environnement proposé constituent bien sûr un facteur très important à considérer. Ces coûts dépendent entre autres des applications à développer et/ou à acheter, de l’implantation de la solution et de la bande passante qui sera éventuellement utilisée. Par exemple le choix d’acheter un logiciel plutôt que de le développer sera grandement influencé par ce facteur.

Stratégie médiatique

Choix de médias qui découlent de l’analyse et de l’orientation du modèle. Structure et organisation des éléments médiatiques choisis.

Comme nous le disions précédemment, la navigation doit faciliter le travail; ainsi on doit pouvoir passer d’une ressource à une autre facilement. Les outils utilisés et les espaces de travail définis seront donc organisés afin de respecter ce critère. La structure et l’organisation des éléments médiatiques doivent être le plus transparent possible pour tous les utilisateurs de l’environnement.

Tout d’abord au point de vue assistance dans l’environnement proposé, on utilisera des moyens conventionnels i.e. des diagrammes afin de tracer le plan de l’environnement, une section FAQ contenant des textes cliquables de même que des textes numérisés, une section dépannage dans laquelle on fournira une aide de base (comme on voit dans Windows par exemple) ainsi que la possibilité de communiquer par courriel avec une personne responsable de supporter techniquement l’environnement.

En terme de coordination, des outils de planification et de suivi sont nécessaires (rapport d’avancement des travaux, échéancier de tâches, etc.). Un outil de visualisation et de structuration d’opinions afin de produire une carte conceptuelle pourra aussi être utilisé. Un outil d’archivage ou de repérage d’information de type Notebook pourra aussi être utile.

Les outils dont doivent disposer les gens pour le travail de groupe, seront des logiciels de « bavardage » textuel (« Chat »), de conférence vidéo, de conférence audio, de « tableau blanc » ou tableau électronique, de partage de document, de partage d’espace virtuel pour coéquipiers, de partage d’applications en temps réel (certains outils de production) et de conférences asynchrones. Cet ensemble d’outils constitue le cœur de l’environnement collaboratif. Sur le schéma de l’architecture médiatique, on remarque qu’ils sont classés comme étant du domaine « public ». Leur choix se justifie par la nécessité d’une grande interactivité dans le cadre des tâches à accomplir. Cet ensemble de médias permettra une présence virtuelle forte i.e. que le travail d’équipe serré dont on a fait mention précédemment, ne devrait plus nécessiter la présence physique des collaborateurs.

En terme d’engagement envers le groupe de travail, il existe divers outils de soutien psychoaffectif tels que l’identification des participants (bottin des membres du groupe), l’analyse de trace et d’historique de participation, la synthétisation de messages spécifiques à partir d’un thème, la prise de décision (par sondage ou par vote), l’expression du degré de satisfaction de chacun des membres à l’égard du travail du groupe (questionnaires complétés de façon anonyme et dont les résultats indiquent le degré de cohésion du groupe). Ces outils devraient être développés et implantés dans l’environnement afin d’identifier où sont les lacunes et voir comment y remédier.

D’autres outils de production individuelle ou collective seront disponibles dans le nouvel environnement tels qu’ils le sont déjà actuellement. Ces outils que possédaient les professeurs, professionnels et employés de soutien doivent continuer d’être accessibles (ex. : courriel, tableur, traitement de texte, logiciel de dessin, etc.). On ne mettra pas d’emphase sur ceux-ci dans le cadre du présent mandat car il n’y aura pas vraiment de changement à ce niveau; outre une révision qui pourrait être faite pour des raisons de choix techniques dans le nouvel environnement (étape ultérieure du projet), il n’y aura pas de remise en question dans un contexte de travail collaboratif à distance.

Applications retenues

Applications à privilégier à l’intérieur de l’environnement en fonction des critères déjà définis dans la problématique (usages pour lesquels les applications sont destinées, ressources disponibles, caractéristiques de la clientèle cible, etc.) et de l’orientation du modèle proposé.

Un projet interne de développement informatique doit être planifié afin de mettre en place l’environnement désiré. Évidemment ceci ne veut pas dire cependant qu’il faille tout développer de A à Z à l’intérieur de cet environnement. Il existe sur le marché une panoplie d’outils et d’applications qui pourraient être intégrés au dit environnement afin de répondre aux besoins décrits précédemment. L’environnement mis sur pied par le présent projet consistera à intégrer les outils et applications externes aux éléments devant être développés à l’interne afin de répondre à des besoins spécifiques à l’UQAD. Il s’agira de faire le lien entre eux afin que cela forme un tout cohérent et que le résultat soit convivial et ergonomique pour les utilisateurs.

Tel que mentionné précédemment, on devra viser à conserver le plus possible les outils actuels dont dispose le personnel à des fins de production individuelle ou de groupe. Par exemple pourquoi ne pas conserver un logiciel de traitement de texte si celui-ci fait très bien l’affaire actuellement. Évidemment des considérations techniques ultérieures pourraient nous obliger à revoir ces choix car il faut que tous ces outils actuels s’intègrent bien au nouvel environnement.

Heureusement en ce qui concerne le travail collaboratif à distance, il existe déjà des environnements opérationnels conçus sur mesure pour ce contexte. Parmi ceux-ci, l’environnement Collaborative Virtual Workspace est particulièrement intéressant. Cette application client/serveur a été développée pour supporter des équipes de travail peu importe leur dispersion géographique en leur permettant de communiquer, de collaborer et de partager de l’information. Le site WEB de l’organisation présente bien de ce dont il s’agit (voir la référence à la fin du présent document). La section FAQ de ce site est spécialement bien documentée.

Collaborative Virtual Workspace (CVW) utilise la métaphore d’un lieu de travail afin de présenter les fonctions de travail collaboratif à distance. CVW est un édifice divisé en étages et en différents locaux de travail; ceci facilite la vie à l’utilisateur qui veut par exemple amorcer une session de travail collaboratif avec un groupe spécifique. Les principaux médias disponibles sont le « Chat » textuel, les conférences audio et vidéo, l’importation, la sauvegarde et la recherche de documents à partir de librairies spécifiques et l’utilisation de tableaux électroniques. Tout ceci à l’intérieur d’un environnement qui assure la persistance de données et permet une véritable cohabitation virtuelle.

À l’intérieur de l’environnement, des mécanismes de sécurité protègent les échanges entre collaborateurs et assurent la confidentialité par exemple des différentes salles de réunion qui y sont définies. Ainsi, les salles de réunions virtuelles sont des endroits pensés en fonction du partage de documents. Des collaborateurs peuvent placer différents types de documents dans une salle de réunion et ceux-ci ont tous accès au contenu du document ou aux informations relatives à celui-ci. La persistance des données est assurée dans le sens où même si personne n’est présent dans cette salle de réunion, elle continue d’exister. Lorsque quelqu’un d’autorisé accédera subséquemment à cette salle, il aura accès aux documents précédemment sauvegardés.

Lorsqu’on parle de différents types de documents, on entend des tableaux électroniques, des URLs, des notes et autres documents édités via des applications locales (traitement de texte, tableurs, etc.). La gestion de l’édition de documents se fait via un serveur de documents à l’intérieur de CVW, ce qui permet entre autres le contrôle de l’utilisateur unique à l’édition et de l’espace nécessaire de sauvegarde de ces documents.

Toutes les fonctions et possibilités de l’application CVW sont présentées de façon claire à l’adresse donnée en référence à la fin du présent document. On s’aperçoit en parcourant cette documentation que l’application a été pensée et développée en fonction des principes du travail collaboratif à distance. De plus, on constate que les principes qui ont servi à construire cette application, adhèrent parfaitement aux principes directeurs mentionnés plus haut dans le présent document. Les médias suivants identifiés comme devant faire partie de l’environnement proposé, se trouvent donc couverts par CVW : le plan de la navigation dans l’environnement, le Chat textuel, la conférence audio, la conférence vidéo, le tableau électronique, le partage d’applications, de documents et d’espace. Il y a donc une excellente adéquation entre cette application et les besoins de l’UQAD.

Il ne faut pas oublier l’aspect sécurité pour lequel CVW est très bien doté. Tout d’abord il a été prévu l’utilisation d’un code d’usager et d’un mot de passe afin de s’identifier au système. Également un administrateur d’environnement ou un officier de sécurité, peut définir des listes d’accès spécifiques pour chaque salle virtuelle de réunion. Les sessions de Chat, les audioconférences de même que les vidéoconférences peuvent être brouillées en utilisant différentes clés d’encryption. Il y a moyen de garder des traces de tous ceux qui ont accédé à l’environnement. Différentes fonctions d’administrateurs de système sont également disponibles comme par exemple pouvoir établir des règles d’accès sur différents objets tels des groupes, des documents, des salles de réunions, des notes, des références WEB, etc.

Il faudrait cependant adapter cette application afin d’offrir une solution sur mesure au contexte de travail et à la culture de l’UQAD. Par exemple l’interface de l’application pourrait être revue afin d’être traduite en français. Cela ne devrait pas poser de problème car on a prévu que l’application pourrait être adaptée si nécessaire en autant bien sûr que l’on ne change pas les principes fondamentaux qui sous-tendent à celle-ci. Si on voulait aller aussi loin que de remettre en question les principes de base, alors il serait préférable bien sûr de développer une nouvelle application (ou de trouver un autre logiciel qui correspond mieux aux besoins!).

Il est donc proposé que l’environnement qui sera mis sur pied afin de répondre aux besoins de l’UQAD, soit bâti autour de l’application client/serveur CVW. Donc il faudra adapter certains aspects de CVW (dont son interface utilisateur) et établir les liens nécessaires vers certains outils que possède déjà l’UQAD (comme par exemple des outils de production) afin d’offrir un environnement complet et cohérent aux utilisateurs. Il faudra bien sûr aussi développer les fonctions manquantes (comme par exemple la création d’un bottin) afin de couvrir tous les aspects de l’orientation du modèle proposé.

Réseau téléinformatique

Proposition des types de réseau de communications télématiques. Ces réseaux devraient rendre possible la mise en opération du modèle proposé.

Au départ puisque l’UQAD possède déjà l’infrastructure nécessaire, le lien dédié devrait être conservé. Au pis aller, il pourra être partagé avec des partenaires d’affaire afin d’en partager aussi les coûts. Ce lien pourra servir aussi au service téléphonique de l’entreprise si désiré.

D’autres réseaux pourraient être aussi utilisés afin de rendre possible la mise en opération du modèle proposé : TELNET, TYMNET, DATAPAC, INTERNET. Une étude coûts/bénéfices devra être faite afin de comparer les différentes possibilités.

Un facteur très important ne doit cependant pas être négligé : la fiabilité du réseau retenu.

Par exemple à propos d’Internet Christian Claveleira du C.R.U. France (Comité Réseau des Universités) écrit: «S'il est des outils, comme les tableaux blancs partagés, qui ne demandent aucune ressource particulière et qui fonctionnent parfaitement à travers l'Internet, il n'en est pas de même avec ceux transportant de la voix ou de la vidéo : outre que se pose le problème du support par ces outils des différents interfaces audio et vidéo existants, ils s'appuient, pour transmettre des données à forte corrélation temporelle, sur un réseau qui n'assure aucune garantie de ce type. Si encore, sur un réseau local de type ethernet, on peut espérer que les trames émises arrivent à destination sans perte, dans le même ordre et avec un délai bref et relativement constant, ce n'est plus le cas à travers l'Internet. D'autre part les débits exigés pour le transport de l'audio et, plus encore, pour celui de la vidéo sont relativement élevés : plusieurs dizaines de kb/s pour l'audio, plusieurs centaines pour la vidéo si l'on veut un minimum de qualité. Or tous les liens du MBone ne permettent pas forcément le passage des débits cumulés de tous les outils multipoint en cours d'utilisation d'où des pertes de paquets et des "trous" dans la reproduction audio ou vidéo... Généralement c'est tolérable pour la vidéo mais beaucoup moins pour l'audio qui devient, sinon incompréhensible, du moins fatigante à écouter... Il ne faut pas oublier non plus que beaucoup de ces (jeunes) applications ne sont pas encore stables : comportements étranges voire plantages ne sont pas à exclure... ».

Étant donné cette situation, il faudra y penser deux fois avant d’abandonner le lien dédié que l’on possède. D’autant plus que la capacité de transport du réseau doit être à la hauteur pour supporter entre autres les conférences vidéo. Celles-ci peuvent nécessiter jusqu’à 3 MBPS pour l’outil vidéo (vic video tool) de CSW.

L’utilisation de ce lien dédié permettra donc de mettre en place un réseau interne (intranet). Ceci n’exclut pas certaines activités pouvant être accomplies sur un réseau externe comme Internet par exemple. Alors que de prime abord (à court terme), certaines activités telle la vidéoconférence exigeront l’utilisation d’un lien à grande vitesse (tel le lien dédié dont nous disposons), d’autres activités comme l’envoi de messages pourront se faire par Internet. Une analyse approfondie permettra de situer toutes les tâches et activités nécessaires au travail à faire et des choix seront faits quant au réseau de communication à privilégier. Il faut cependant garder à l’esprit que cette évaluation de départ devra être revue périodiquement afin de déterminer s’il n’y a pas lieu d’opter pour de nouvelles orientations. En effet l’évolution très rapide de la technologie et des coûts qui lui sont associés, fait en sorte qu’une décision dans ce domaine n’est jamais définitive. Au contraire, il faut constamment se remettre en question et ceci représente tout un défi pour les gestionnaires d’une entreprise. Ainsi la meilleure décision aujourd’hui n’est pas nécessairement celle qui aurait été prise deux ou trois ans auparavant. C’est dans cette optique qu’il faut envisager la gestion des technologies de l’information.

Proposition alternative

Alternatives à certains éléments de la proposition qui tiennent compte de variables ou contraintes telles que le coût, les ressources nécessaires, l’efficacité, la flexibilité, etc. Recommandation de la solution la plus appropriée à la problématique.

À court terme la solution recommandée se base sur le fait que L’UQAD possède déjà les infrastructures nécessaires (lien dédié à haute vitesse); elle n’a donc pas à défrayer la mise en place de cette infrastructure et de plus elle a déjà budgétisée pour les prochaines années, les dépenses relatives aux frais d’utilisation d’une telle infrastructure. Ce peut donc être une solution réaliste que de conserver ces moyens techniques.

Cependant, il existe une alternative à cette infrastructure que l’on peut qualifier de plutôt lourde. Cette alternative se nomme Internet. On entend beaucoup parler de cette révolution depuis environ 3 ans et ce n’est pas pour rien. Les progrès accomplis depuis le début de la percée grand public, laissent entrevoir un développement qui ne pourra que continuer ou même s’accélérer au cours des prochaines années. Les applications de même que leurs coûts respectifs comme nous les connaissons aujourd’hui nous paraîtront dérisoires dans cinq ans.

Nous n’en sommes donc qu’aux débuts de cette révolution. En fait il s’agit d’une technologie en voie de développement.

À court terme cependant, il est recommandé de conserver les moyens que l’on possède déjà et de les exploiter de façon plus rentable. Par contre, si on cherchait une alternative moins coûteuse et qu’on pensait pouvoir s’accommoder de ce qui existe déjà au niveau d’Internet (avec tous les inconvénients que cela comporte), alors cette deuxième solution pourrait constituer une alternative valable. De toute façon comme on le mentionnait plus haut, dans le domaine des technologies de l’information, rien n’est jamais définitif. Si les solutions Internet d’aujourd’hui en matière de besoins lourds en bande passante ne sont pas encore tout à fait au point, tout indique qu’à moyen terme les problèmes seront réglés. Il faut envisager dès maintenant cette transition future et la préparer. Ceci veut dire que le développement de la solution proposée à court terme doit tenir compte de cette évolution à venir. Ce n’est donc pas futile de regarder dès maintenant quelles pourraient être les moyens Internet disponibles.

Par Internet, il est possible d’avoir accès à de nombreux outils comme l’audioconférence et la vidéoconférence. Un des avantages à utiliser Internet est que chaque individu peu importe où il se trouve, peut participer à l’activité.

Certaines activités pourraient donc être réalisées par audioconférence par exemple i.e. en utilisant la téléphonie Internet. À court terme, ce n’est peut-être pas l’idéal mais il est certain que d’ici deux ou trois ans, cette technologie aura mûrie et sera beaucoup plus puissante. Les fonctionnalités des outils disponibles (communications de la voix, échanges de données textuelles, utilisation d’un tableau blanc commun à tous) permettront sans doute un véritable travail collaboratif. On sait que la téléphonie Internet ne requiert que peu de moyens au niveau de chaque utilisateur: ordinateur muni d’une carte de son, d’un micro, de haut-parleurs, d’un logiciel de téléphonie commun aux participants et évidemment un abonnement à Internet.

L’alternative à la vidéoconférence est la visioconférence par Internet. Là encore les moyens nécessaires sont minimes et on a l’avantage de s’en servir où ces modestes moyens sont disponibles. La visioconférence par Internet ne nécessite que pour chaque participant: un ordinateur avec une carte de son et une carte vidéo, un microphone, des haut-parleurs, un logiciel de visiophonie (commun à tous les participants), une mini caméra vidéo ou un camescope relié à l’ordinateur et une connexion rapide à Internet. Certaines fonctionnalités sont normalement reliées au logiciel : partage d’image ou de texte par un tableau blanc, partage d’applications logicielles, partage de fichiers et furetage en collaboration (ce qui favorise le travail collaboratif).

S’il faut faire un choix d’outil à ce niveau, alors Internet Phone de VocalTec est proposé ici : il est un des plus puissants outils de communication audio et vidéo en temps réel par Internet. Il est disponible sur les plates-formes Windows et Macintosh. Comme solution alternative, il y a bien sûr aussi MS Netmeeting de Microsoft. Il existe évidemment une foule d’autres logiciels offrant sensiblement les mêmes fonctionnalités (ClearPhone, ICUII, iVisit, WebPhone, etc.) si jamais on voulait étudier d’autres alternatives.

Par ailleurs, on pourrait opter pour le partage d’applications à distance via l’utilisation de KoalaTerm de MidaSoft Co. Ce logiciel est un émulateur de terminal spécialement conçu pour la plate-forme Windows.

Si l’avenue Internet était plutôt privilégiée par rapport à l’installation recommandée de l’application client/serveur CVW, alors la plate-forme de base vers laquelle il faudrait se tourner est Windows NT de Microsoft. Évidemment cette plate-forme est incontournable étant donné la place qu’elle occupe dans le monde sur le marché de la micro-informatique. La plupart des logiciels développés aujourd’hui (et qui le seront demain très certainement), sont compatibles à cette plate-forme. En optant pour celle-ci, on s’offre une plus grande marge de manœuvre. Ainsi si pour une raison quelconque un logiciel choisi ne fait pas l’affaire, il est beaucoup plus facile de trouver une alternative avec cette plate-forme.

Donc comme mentionné précédemment dans la recommandation où on parle de monter un environnement cohérent autour de CVW, si on préférait plutôt prendre l’orientation de monter un environnement en fonction d’applications et d’outils Internet, il faudrait s’assurer aussi de former un tout homogène.

En autant qu’on ne perde pas de vue les principes fondamentaux de l’environnement désiré (cohérence, convivialité, flexibilité et fiabilité), on voit que les possibilités sont multiples.

Références

http://www.microsoft.com

http://www.vocaltec.com

http://www.clearphone.com

http://www.icuii.com

http://www.ivisit.com

http://www.midasoft.com

http://www.webphone.com

http://cvw.mitre.org/news.html (environnement de collaboration : Collaborative Virtual Workspace)

http://www.cru.fr/multimedia/applis_multi/applis_multi.fm.html (Les applications de travail collaboratif, Christian Claveleira)

et bien sûr, les documents de la trousse du cours ETI6005.

N.B. : toutes ces adresses étaient valides en date du 19 décembre 1999.

Exemple d’environnement conçu pour le travail collaboratif à distance

Collaborative Virtual Workspace

(utiliser le mode d’affichage « page »)

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Accueil

Plan de

l ’env.

Dépannage

FAQ

Assistance

Travail

individuel

Comm. pers.

individuelles

Bureau

privé

Travail de

groupe

Socialisation

(salle de repos)

Autres outils

trav. collab.

Conf. synch.

(salles de

réunions)

Documenta-

tion

Docum.

externe

Centre de doc

interne

Privé

Public

Gestion et

sécurité

1er étage

2e étage

3e étage

4e étage

- Courriel

- Diagrammes


- Textes cliquables




- Outil de planif.




- Courriel

- Téléphone


- Chat

- Audiophonie

- Visiophonie





- Textes cliquables


- WWW

Réservé

Acceuil

(menu principal)





(sous-menu)

FAQ


Dépannage et aide


Travail individuel

(sous-menu)




Tableur (MS Excel)



Autres outils

Travail de groupe

(sous-menu)


Chat

Audioconférences

Vidéoconférences





Documentation

(sous-menu)

Textes numérisés

(Adobe Acrobat)

Textes cliquables

(MS FrontPage)




(sous-menu)


Outils de contrôle de la sécurité (

plus Firewalls

)



_1007622263.ppt

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Conf. synch.

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Acceuil

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_1007140312.doc

Version serveur de l’application et autres outils

ÉDIFICE DE QUÉBEC

(professeurs)

postes de travail ayant la version client de l’application et autres outils

S

E

R

V

E

U

R

INTERNET

ÉDIFICE DE MONTRÉAL

(professionnels)

postes de travail ayant la version client de l’application et autres outils

Réseau de

Communications

Documents

Activité 5 – Le mandat · Web viewTEC 6385 Exemple d’activité notée. 5. réponse au mandat TEC 6385 Proposition de réponse au mandat. Identification. Nom Gilles Madé Établissement