ADM (RH-Civ) - Assistant Deputy Minister (Human Resources - Civilian) SMA (RH-Civ) - Sous-ministre adjointe (Ressources humaines - Civils) 1 Les civils

ADM (RH-Civ) - Assistant Deputy Minister (Human Resources - Civilian)SMA (RH-Civ) - Sous-ministre adjointe (Ressources humaines - Civils) 1

Les civils de la Défense : Réduire de 20 % le fardeau de la dotation

Sous-comité des RH CCS-P

1 juin 2009


Les civils de la Défense : Aperçu de l’effectif

Opérations

34,0 %

Services administratifset service extérieur

26,0 %Soutien

administratif

17,0 %

Services techniques 10,4 %

Services scientifiques et professionnels

9,7 %

Cadres0,5 %

Effectif civil du MDN : Environnement de gestion

• Près de 70 % de l’effectif civil relèvent des gestionnaires militaires

• 75 % des employés travaillent à l’extérieur de la RCN

• 86,6 % des civils sont embauchés pour une période indéterminée


Employés civils par lieu de travail

Cold Lake 407

Edmonton 708

Wainwright 416

Suffield 777

Dundurn127

Moose Jaw 44

Shilo350 Winnipeg

701

Comox254

Nanoose 35

Esquimalt 2,708

London 89Borden

1,205

Toronto426

Trenton 626

Kingston 1,656

North Bay 90

Petawawa 889

Montréal 1,993

Ottawa-Gatineau

8,662

Bagotville 258

Valcartier 1,628

Goose Bay39 Gander

41

St. John’s 56

Gagetown 1,101 Greenwood 332

Aldershot 53

Halifax 3,397

Effectif civil total : 29,424 (31 mars 09)

3

Yellowknife28

Forces terrestres Forces aériennes Forces maritimes Formation QGDN Commandement du Canada

LÉGENDELÉGENDE


Responsabilités de gestion des RH civiles

SM/CEMD

Niveau 1(militaires et civils)

Niveau 2(formations et DG)

Base ou unité(commandants et

directeurs)

Environnement habilitant : politiques, programmes, processus,formation et outils

Autorité fonctionnelle - SMA (RH-Civ)

Politique et programmesstratégiques

Intégration du rôle touchant la prestation de services régionauxet la mise en œuvre des stratégies


Objectif de la SMA (RH-Civ) : Réduire le fardeau de la dotation

• En partenariat avec les gestionnaires, les RH-Civ vont :

– fournir une orientation et un leadership fonctionnels pour garantir un effectif civil durable, compétent et productif;

– demander aux gestionnaires et fournisseurs de services de RH de toutes les régions du Canada de communiquer l’objectif et l’importance du renouvellement de la fonction publique et de ses répercussions sur le MDN;

– revoir et analyser les pratiques et processus actuels de gestion des RH afin de cerner des moyens de réduire le fardeau de la dotation;

– améliorer la réceptivité des fournisseurs de services de RH aux exigences de la direction des ressources humaines civiles du MDN et des FC;

– mettre en œuvre un plan d’action et en assurer le suivi (voir l’annexe A).


Centres de gravité : Relever les défis de la main-d’œuvre et du milieu de travail

Situation actuelle : Capacité opérationnelle de l’organisation

• Le cadre de dotation et les processus connexes sont considérés comme un « écheveau de règles », et cette situation a une incidence négative sur les exigences opérationnelles du MDN et des FC

Situation souhaitée : Participation éclairée de la gestion du MDN et des FC

• La gestion du personnel civil doit se faire en partenariat, ce qui suppose la participation éclairée et l’engagement continu des gestionnaires (militaires et civils)

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Voici d’où nous sommes partis….

Activités d’aménagementorganisationnel

Examen desnormes de

service

Stratégie d’apprentissage -

FS de RH

Stratégies de

dotation

Outils de tests en ligne

Simplification/ des processus opérationnels –Systèmes d’info

automatisés

Répertoiredes critères

de mérite

Troussed’informationsur la dotation

collective Projet pilote deprestation de services du

Groupe des matériels

Fichierélectroniquedes postes

Plan de sensibilisation

Examen du contenuRH-Civ (PP 1-5)

Mise en œuvre de la délégation

en matière dedotation

Projet des DTC

Stratégie derecrutement

Amélioration des technologies de prestation des

services

Marketing etcommunications

Planification des RH et

des activités

Évaluationinformelle

Foire de l’emploi

Collaboration avec le GRFC

Examen desexigences -

Sécurité, ELS

Nouvellesmesures du rendement

Stratégie de planification de la relève

Calendrier etvidéo

Répertoire desDTC

Répertoiredes

évaluations

Re-lancement du

coursde GRHC

Examen du programmede formation

des RH

PRS

Mise à jour du contenu - Exposés de la

SMA (RH-Civ) pour les FC

Plan desensibilisation -

(foires de l’emploi,calendrier, vidéo et collaborationavec le GRFC)

Stratégie de recrutement

Marketing et communications

Planification desRH et des activités

PRS

Cadre de planification de la relève

Activités liéesà la structure

organisationnelle

Nouvelles mesuresdu rendement -

Examen des normes de service

Fichierélectroniquedes postes -

Répertoire des DTC

Projet des DTC

Simplification des processus opérationnels –

Systèmes d’information automatisés

Harm

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)Éléments d’un plan d’action : découpage thématique

Planification Classification

Recrutement et sensibilisation Dotation Apprentissage

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Nouvelles mesures de rendement –

Examen des normes de service

Stratégies de dotation (trousse d’information

sur la dotation collective, répertoire

des critères de mérite)

Mise en œuvre de ladélégation en matière

de dotation

Nouveaux mécanismes(répertoire des

évaluations, outils de tests en ligne)

Examen des processus opérationnels

(évaluation informelle, projet pilote de

prestation de services du Groupe des

matériels, examen des exigences - sécurité, ELS)

Amélioration des technologies de

prestation de services

Mise à jour ducontenu RH-Civ -

Exposés pour la haute

direction des FC

Revoir le programme de

formation des RH

Donner uneversion à jour

du cours GRHC

Examen du contenu RH-Civ

(PP 1-5)

Stratégie d’apprentissage

pour les fournisseurs de services de RH


Réaliser la mission de la Défense : 2008-2009

Politiques et pratiques du MDN

Harm

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Infrastru

cture h

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Planification ClassificationRecrutement etsensibilisation

DotationApprentissage

Renouvellement de la FP : Élément du plan d’action ministériel : réduction de 20 % du fardeau de la dotation

Les 4 B(bonne personne,

bonnes compétences, bon moment, bon endroit)

Autorité fonctionnelle

Cadre législatif (LMFP-LEFP)

Mesure du rendement, surveillance et établissement des rapports


Exemple : PlanificationMesures :• Fournir des conseils et des services directement aux gestionnaires pour appuyer les processus de

planification intégrés des activités et des RH sur plusieurs années, y compris les processus de planification de la relève (Journées de la Force terrestre, de la Force maritime et de la Force aérienne)

• Les gestionnaires mobilisent directement les fournisseurs de services de RH, dès le début des discussions et des consultations touchant la planification et la mise en œuvre, y compris les activités de restructuration et d’aménagement de l’organisation

Résultats : • Des prévisions plus pertinentes et plus détaillées des exigences en RH-Civ, y compris de meilleurs plans

de recrutement stratégique, pour :– harmoniser les plans opérationnels et les plans des RH-Civ, élaborer des stratégies de dotation

ciblées (moins de processus, plus de nominations et utilisations appropriées des employés occasionnels), réduire le niveau d’effort (gestionnaires, fournisseurs de services de RH) et embaucher plus rapidement en respectant les 4 B

2007 2008 2009 (prévisions)

Nbre de processus externes annoncés 800 704 634

Réduction de 21 % du nombre de processus externes annoncés en trois ans

Nbre de nominations découlant de processus externes annoncés

722 902 992

Augmentation de 37 % du nombre de nominations découlant d‘un processus externe annoncé en trois ans

Nbre de nominations d’employés occasionnels 992 903 813

Diminution de 18 % du nombre d’employés occasionnels en trois ans (environ)


Exemple – Classification Mesures : • Mobilisation sur la conception organisationnelle et consultation dès le début de son processus

• Simplifier le processus de classification en utilisant les descriptions de travail collectives pour tous les types de postes du MDN

Résultats :• Éviter des coûts pouvant atteindre régulièrement 9 M$ par année au chapitre des efforts déployés par

les gestionnaires et les fournisseurs de services de RH• Descriptions de travail collectives qui s’appuient sur une classification juste et transparente, réduction

des efforts relatifs à la rédaction des descriptions de travail et à la classification des postes (gestionnaires et fournisseurs de services de RH)

• Dotation immédiate (processus prenant quelques jours plutôt que quelques mois)

Exercice 2007-2008

Exercice 2008-2009

Exercice 2009-2010

Pourcentage de DTC 8 % 9 % 20 %

Objectif : 40 % en 2010-2011 et 70 % en 2011-2012

Pourcentage de descriptions « identiques à »

50 % 60 % 70 %


Exemple – Recrutement et sensibilisationMesures :• Élaborer et mettre en œuvre des stratégies pluriannuelles, y compris pour financer le maintien de

certains effectifs opérationnels et professionnels clés• Promouvoir une plus grande utilisation des programmes de recrutement déjà offerts par le gouvernement

du Canada (p. ex. Programme de recrutement postsecondaire, Programme des stagiaires en gestion, intégration des étudiants) au moyen d’une stratégie de communication globale et de processus de dotation ciblée visant à rehausser le profil du MDN aux yeux du public et d’attirer de nouveaux talents

Résultats :• Des activités de sensibilisation mieux ciblées et fondées sur des plans opérationnels et des plans de RH

de meilleure qualité, y compris des stratégies de recrutement tenant compte des groupes désignés aux fins de l’équité en emploi

• Concentrer les efforts et les investissements (20 M$) sur les groupes présentant des écarts au chapitre du profil démographique et de la disponibilité sur le marché du travail

2007-2008 2008-2009 2009-2010

Nbre de stagiaires embauchés – Métiers S.O. 145 165

Validation continue des exigences des stages sur plusieurs années

Nbre d’étudiants nommés à un poste 341 413 495

Augmentation de 21 % cette année et de 45 % sur trois ans


Exemple – DotationMesures :• Simplifier et rationnaliser les processus et pratiques propres à la dotation

– tirer profit de la technologie pour soutenir les processus améliorés touchant les activités et les RH; ce processus est encore trop lent

• Abandonner les processus individuels pour adopter des mesures de planification collectives de la dotation (voir la diapo 11)

Résultats :• Nouvelles structures de prestation de services et outils plus modernes (structure de prestation de

services de RH du Groupe des matériels; répertoire des évaluations, mars 2009; amélioration des répertoires des énoncés des critères de mérite et des descriptions de travail collectives; élaboration d’un énoncé des exigences qui sera mis à l’essai en ligne)

• Conseils et services en matière de RH fournis au bon moment et de la bonne façon, ce qui augmente l’efficacité des processus de dotation

Nbre de candidats qualifiés Nbre de nominations

1 processus CR-03/CR-04 98 53

1 processus AS-02 93 36

1 processus CS-03 225 80

1 processus PG-04 115 101


Exemple – ApprentissageMesures :• Mise à jour et reprise du cours Gestion des RH-Civ à titre de cours obligatoire pour les nouveaux superviseurs et

gestionnaires (civils et militaires) • En collaboration avec les gestionnaires et les clients, examen du programme de formation des RH visant à cerner

d’autres exigences en matière de formation– p. ex. mise à jour du contenu des PP 1-5 (au cours des deux ou trois prochains exercices), mise à jour et

officialisation du programme de perfectionnement du groupe PE (fin de l’exercice 2008-2009), stratégie d’apprentissage (continue) pour les fournisseurs de services de RH, élaboration d’une nouvelle stratégie des programmes de formation (fin de l’exercice 2009-2010)

Résultat :• Augmentation importante du nombre de nouveaux événements visant à soutenir l’apprentissage des gestionnaires

et des fournisseurs de services à partir de leur plan d’apprentissage personnel

Nbre de participants (2008-2009)

Cours de formation

Leadership 21 Orientation des EX

Nbre de superviseurs et de gestionnaires 1 000

154

Cours sur la GRHC

Délégation en matière de dotation (augm. de 45 % )

Nbre de fournisseurs de services de RH 250

365

Trois formations nationales

Six séances de formation régionales sur la dotation

(mars 2009)


Mesure de la réussite : Indicateurs clés de la réussite en matière de gestion

• Des plans de RH qui facilitent l’élaboration, la formulation et la mise en œuvre de stratégies

– meilleure sensibilisation des intervenants (gestionnaires, employés, représentants syndicaux, etc.)

• Stratégies d’embauche qui permettent un recrutement et une dotation en temps opportun – p. ex. des processus moins nombreux, un plus grand nombre de nominations par

processus, un meilleur usage des descriptions de travail collectives, des exigences plus simples en matière de sécurité ou de langue

• La satisfaction des clients a autant de poids que la responsabilisation

• Des processus équitables et transparents contribuent à la création d’un milieu de travail productif

– les « 4 B » (la bonne personne, possédant les bonnes qualifications, au bon endroit, au bon moment)


Continuer notre voie à suivre

• Meilleure intégration de la planification des activités et des RH ainsi que des stratégies pluriannuelles

• Recours plus général aux descriptions de travail collectives

• Stratégies de mise en œuvre ciblées pour la gestion de la dotation à l’échelle nationale et régionale

• Amélioration de la formation et des communications destinées aux gestionnaires et aux fournisseurs de services de RH

Documents

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