Embed Size (px)
Citation preview
Guide d’utilisation « Extranet Agefiph EPAAST V1.0 »
Date : 2 janvier 2012
AGEFIPH
Page | 2
SOMMAIRE 1 Préambule : ......................................................................................................................... 3
1.1 Bienvenue ................................................................................................................... 3
1.2 Connexion & Authentification : ................................................................................. 4
1.2.1 Connexion .......................................................................................................... 4
1.2.2 Authentification: ................................................................................................. 6
2 Saisie de l’activité sur l’extranet ...................................................................................... 10
2.1 La page d’accueil ..................................................................................................... 10
2.2 Création d’une prescription ...................................................................................... 11
2.3 Gestion de la prestation ............................................................................................ 11
2.3.1 Créer une Synthèse ........................................................................................... 12
2.3.2 Saisir le nombre de jour(s) réalisé(s) / Nouvelle réalisation ............................ 13
2.3.3 Modifier le nombre de jours prescrits .............................................................. 14
2.4 Liste des prescriptions / ACTIVITES ...................................................................... 15
2.5 Suivi des prestations ................................................................................................. 15
2.5.1 Par lot ............................................................................................................... 15
2.5.2 Par Bon de Commande ..................................................................................... 16
2.6 Etat mensuel ............................................................................................................. 17
2.6.1 Définition ......................................................................................................... 17
2.6.2 Une fonction automatique et manuelle ............................................................. 17
2.6.3 La gestion des heures par rapport aux états mensuels ...................................... 17
2.7 Export Excel ............................................................................................................. 18
Page | 3
1 PREAMBULE :
1.1 BIENVENUE
LE SITE EXTRANET EPAAST DE L’AGEFIPH EST DEDIE A LA SAISIE DES
PRESTATIONS D’ETUDES PREALABLES A L’ADAPATION ET A
L’AMENAGEMENT DES SITUATIONS TRAVAIL.
Ce site est le vôtre. Il a été conçu pour vous permettre d’alimenter en ligne les
différentes prestations que vous avez pu réaliser.
A compter de fin janvier 2012, la communication des informations relatives au
suivi quantitatif de votre activité s’effectue donc exclusivement via ce site.
L’Agefiph vous remercie du soin que vous apporterez à renseigner les différents
écrans, étape indispensable à une consolidation nationale. La mise à jour
régulière de ces données est essentielle pour un meilleur pilotage des actions au
niveau régional et au niveau national.
En cas de difficulté, nous sommes à votre disposition à l’adresse
suivante : [email protected]
Page | 4
1.2 CONNEXION & AUTHENTIFICATION :
1.2.1 Connexion
Via le site internet : http://www.agefiph.fr
Ou via Google en tapant « extranet agefiph » :
Ou encore en tapant le lien internet https://extranet.agefiph.fr/
Sélectionner « Professionnels de l’insertion puis cliquer sur « Extranet actions »
en haut à droite
Page | 5
Si vous arrivez sur cette page, sélectionner « partenaires habilités »
Enfin, il est possible que votre navigateur demande de reconnaitre le certificat du site internet. Cliquer sur « Poursuivre avec ce site Web (non recommandé) ».
Page | 6
1.2.2 Authentification:
Si vous vous êtes déjà connecté sur un extranet « suivi d’actions » Agefiph pour d’autres prestations, vous n’avez pas besoin des étapes (2) et (3). Lors de votre 1er connexion à l’extranet :
(1) Identifiant « A » : entrer votre numéro SIRET (14 chiffres accolés). Attention, il s’agit obligatoirement du numéro communiqué par l’Agefiph sur votre « bon de commande ».
(2) Mot de passe « B » de 1ère connexion : « EQZVATSAP ». Attention, certains prestataires ont déjà une connexion à l’extranet. Si tel est le cas vous devez utiliser votre mot de passe habituel.
(3) Valider à l’aide du bouton « C » (4) Changement de mot de passe : dans la partie « ancien mot de passe »
indiquer le mot de passe générique « EQZVATSAP ». Dans la partie « nouveau mot de passe » et « confirmer le mot de passe » indiquer le mot de passe que vous souhaitez avoir. Ce mot de passe ne sera connu que de vous. Il vous appartient de le transmettre à toutes les personnes se connectant avec ce numéro de SIRET sur l’extranet « suivi d’action ».
(5) FICHE PRESTATAIRE : après avoir rempli le nouveau mot de passe une fenêtre « FICHE PRESTATAIRE » s’ouvre. Vous devez inscrire le nom de votre organisme ainsi que votre mail. ATTENTION, ce mail servira par la suite si vous avez perdu votre mot de passe et que vous demandez une réinitialisation. Ce mail peut être changé dans l’extranet en allant dans « ma fiche ».
Bouton Mot de passe perdu « D »: vous pouvez à tout moment demander la réinitialisation du mot de passe en cliquant sur « mot de passe perdu ». Il vous sera demandé d’inscrire votre SIRET ((6), merci de saisir votre identifiant). Un mot de passe temporaire (valable 30 minutes) vous sera envoyé sur le mail que vous avez indiqué lors de votre première connexion.
A
B
D
C
Page | 7
(1) Identifiant « A » : entrer votre numéro SIRET (14 chiffres accolés). Attention, il s’agit obligatoirement du numéro communiqué à l’Agefiph sur votre « bon de commande ».
(2) Mot de passe « B » : mettre le mot de passe temporaire qui vous a été envoyé par mail. Attention, il n’est valable que 30 minutes
(3) Valider à l’aide du bouton « C » (4) Changement de mot de passe : dans la partie « ancien mot de passe »
indiquer le mot de passe temporaire qui vous a été envoyé par mail. Dans la partie « nouveau mot de passe » et « confirmer le mot de passe » indiquer le mot de passe que vous souhaitez avoir. Ce mot de passe ne sera connu que de vous. Il vous appartient de le transmettre à toutes les personnes se connectant avec ce numéro de SIRET sur l’extranet « suivi d’action ».
Si vous rencontrez des problèmes lors de votre connexion vous pouvez nous contacter via le mail [email protected]
4
3
5
4
6
Page | 8
SIRET SUR LE
BON DE
COMMANDE E
Page | 9
Cliquez sur « Etude Préalable à l’Adaptation et à l’Aménagement des Situations de Travail.
En activant sur « Utilisation EPAAST », vous avez accès au mode opératoire, que vous pouvez imprimer le cas échéant.
Page | 10
2 SAISIE DE L’ACTIVITE SUR L’EXTRANET
2.1 LA PAGE D’ACCUEIL
La page d’accueil est un élément important de l’extranet car elle nous
permet de communiquer avec vous sur les évolutions, les réponses
aux questions les plus régulièrement posées ou encore sur les
problèmes informatiques que vous pouvez rencontrer.
Page | 11
2.2 CREATION D’UNE PRESCRIPTION
- Cliquer sur « Liste des activités » pour visualiser le listing des prescriptions.
- Cliquer sur « Nouvelle prescription » : le formulaire de création d’une prescription
s’affiche.
- Renseigner les champs.
- Si un champ obligatoire n’est pas renseigné, un message d’erreur rouge apparaîtra
à côté de ce champ.
Une fois le formulaire renseigné, il vous faut valider la prescription pour passer à la saisie de
la réalisation de la prestation et du nombre de jours réalisés.
2.3 GESTION DE LA PRESTATION
Tant que la prestation n’est pas terminée (action = ‘Terminer la prestation’), il est possible
de :
- Créer une synthèse ;
- Indiquer un nombre de jours réalisés ;
- Modifier le nombre de jours prescrits ;
- Enregistrer les modifications ;
- Terminer la prestation.
Page | 12
2.3.1 Créer une Synthèse
- Cliquer sur « créer une synthèse » à la fin du formulaire : un formulaire de création
d’une synthèse s’ouvre.
- Renseigner la synthèse pour une activité ou tâche donnée
- Renseigner les « Estimations des effets induits en % » (le total doit faire 100%)
- En fin de saisie, cliquer sur ‘Valider’ : la fenêtre se ferme, un graphique lié à la
synthèse est visible, dans le formulaire Activité, onglet PRESTATION.
Page | 13
2.3.2 Saisir le nombre de jour(s) réalisé(s) / Nouvelle réalisation
En parallèle de la saisie des éléments « qualitatifs » demandés sur la réalisation de la
prestation vous saisirez au fur et à mesure les jours de réalisation pour un bon de commande
donné.
Ce sont ces éléments qui seront repris mensuellement par l’Agefiph pour
établir le suivi quantitatif des réalisations.
En fin de formulaire cliquer sur « Indiquer un nombre de jours réalisés »
- Ajouter le nombre de jours réalisés en choisissant le bon de commande associé et
le mois de réalisation.
- Cette nouvelle réalisation est visible sous l’onglet « Jours réalisés » en bas du
formulaire prescription, sous l’onglet Prestation
Un jour réalisé est un jour que vous avez validé dans l’extranet comme réalisé.
Page | 14
2.3.3 Modifier le nombre de jours prescrits
Après validation de l’Agefiph nous vous invitons à saisir dans l’extranet le nombre de jours
prescrits supplémentaires.
- En fin de formulaire, cliquer sur « Modifier le nombre de jours prescrits »
- Le nombre de jours indiqués alimente le champ de l’onglet « nombre de jours de la
prescription » (voir ci-dessous)
Page | 15
2.4 LISTE DES PRESCRIPTIONS / ACTIVITES
- Prescription en cours : la prescription a été créée et n’a pas été validée. La prestation ne peut pas être
renseignée.
- Prestation commencée : La prescription a été validée mais n’est pas terminée. Il est possible d’ajouter des
tâches/activités ou encore d’ajouter des jours de réalisation.
- Prestation terminée : La prestation est terminée. Il n’est plus possible de modifier la saisie ni d’ajouter
des jours de réalisation.
- Prestation Abandonnée : La première partie de l’activité (Prescription) a été
saisie et elle est en statut « validée ». La deuxième partie de l’activité (Prestation)
a été saisie et elle est en statut « abandonnée ».
2.5 SUIVI DES PRESTATIONS
2.5.1 Par lot
Cette vue a été conçue pour visualiser l’ensemble des prestations réalisées par un prestataire
sur un lot donné et plus particulièrement pour les lots multi titulaires où une prestation = un
bon de commande.
- Sélectionner le lot que vous souhaitez visualiser
Page | 16
2.5.2 Par Bon de Commande
Un premier tableau reprend les éléments concernant le bon de commande dans son ensemble.
Un deuxième tableau liste le détail des prestations réalisées sur ce bon de commande.
Nombre de jours commandé : ceux figurant sur les bons de commande de l’Agefiph
Nombre de jours réalisés : nombre de jours que vous avez validé dans l’extranet et qui ont
fait l’objet d’une intervention dans le cadre de la prestation EPAAST.
Nombre de jours livrés : c’est le récapitulatif du nombre de jours qui ont été pris en compte
tous les mois par l’Agefiph.
Clôture des bons de commande : La saisie de l’activité d’un bon de commande (nombre de jours de réalisation) est possible
entre la date de début et la date de fin du bon de commande plus un mois et demi. Après cette
date le bon de commande se clôture automatiquement.
Si vous avez terminé l’activité avant la date de fin du bon de commande vous pouvez clôturer
vous-même le bon de commande et ainsi indiquer à l’Agefiph que vous ne saisirez plus
d’activité sur ce bon de commande.
Pour toutes actions de clôture un mail de confirmation vous sera envoyé par mail.
Page | 17
2.6 ETAT MENSUEL
2.6.1 Définition
L’état mensuel est un document récapitulatif du nombre de jours qui ont été pris en compte
par l’Agefiph. Le système de l’état mensuel à pour but d’indiquer tous les mois la quantité de
jours qui ont été réalisés ou qui ont été annulées. C’est ce que nous appelons l’opération de
« livraison mensuelle ».
2.6.2 Une fonction automatique et manuelle
L’état mensuel est généré automatiquement au format PDF. Il vous sera transmis par mail.
En cliquant sur « Etat mensuel », vous pouvez consulter l’ensemble des états mensuels
envoyés.
2.6.3 La gestion de l’annulation de jours états mensuels
Annulation de jours dans l’extranet et impact sur les jours livrés. Dans l’extranet EPAAST
vous pouvez annuler des jours réalisés. Cependant quand un jour qui est inscrit dans un état
mensuel (dit « livré » dans l’extranet) et que vous l’annuler cela génèrera un décompte
négatif de ce jour dans le prochain état mensuel (puisqu’il a déjà été compté dans le
précédent « état mensuel).
Page | 18
2.7 EXPORT EXCEL
Cette fonctionnalité vous permet d’exporter les données saisie au format Excel avec 4
onglets :
- Bons de commande
- Prescriptions
- Prestations
- Réalisations.
