Aide a La Redaction D'un Appel Doffres

8/18/2019 Aide a La Redaction D'un Appel Doffres

1/11

Aide à la rédactiond’un appel d’offres


2/11

La complexité croissante de la gestion de la paieen entreprise rend indispensable l’usage d’unesolution de paie able et régulièrement mise à jour. Si leur fonction princi-pale est d’assurer le calcul des salaires et des déclarations réglementaires,ces solutions – en interne ou en externe - deviennent aujourd’hui de véri-tables outils de gestion RH, offrant un gain de temps et une efcacité con-sidérable dans le pilotage de la masse salariale au sein des PME.

Même dans les PME à effectif très réduit, la gestion de la paie nécessite descompétences qui relèvent d’un véritable métier : il faut envisager toute latechnicité des aspects comptables, sociaux et juridiques, qui sont en con-

stante évolution. Vos outils de gestion RH revêtent donc une importanceprimordiale.

Ce guide vous dévoilera en quelques pages l’essentiel des informations quedoit contenir un appel d’offres an de vous aider dans votre réexion etvous communiquer des méthodes qui ont fait leurs preuves.

Notre objectif est de vous permettre de choisir une solution de gestiondes ressources humaines qui soit à la fois souple, fonctionnelle, efcace et

adaptée à la problématique de votre entreprise.

A Propos


3/11

Plan de rédaction proposé

I Contexte

I.1 Présentation de l’entreprise I.2 Listing du matériel existant I.3 Logiciels et process déjà en place I.4 Situation

II Nature du projet

II.1 Besoins

II.2 Objectifs

III Les ressources internes dédiées au projet

III.1 Le comité de pilotage III.2 Modalités de communication

IV Objectifs et enjeux

IV.1 Objectifs de l’entreprise IV.2 Evolutions souhaitées

V Contraintes de coûts

V.1 Mise en place de votre solution de paie V.2 Estimatif du suivi

VI Mise en place

VI.1 Planifcation de l’ensemble des étapes clés V.2 Estimatif du suivi

VII Cadre de réponse

VII.1 L’éditeur VII.2 Le revendeur VII.3 La maintenance


4/11

- Historique de la société

- Chiffres clés (à modéliser en graphiques)

- Effectif

- Répartition géographique, cartographie (nombre de sites...)

I Contexte

I.1 Présentation de l’entreprise

I.2 Listing du matériel existant

- Description synthétique de l’infrastructure

• Modélisation de la topologie du réseau• Description de l’équipement réseau, des connexions LAN,WAN...• Description globale de l’équipement informatique : nombre depostes par site, emplacement des serveurs...• Système d’exploitation réseau recommandé

- Contraintes et obligations auxquelles devront se conformer le(s)prestataire(s) sélectionné(s)

• Intégration de la solution dans le SI actuel

• Exigences dans le choix technique de la solution : base de don-nées, plateforme...

I.3 Logiciels et process déjà en place

- Description synthétique des logiciels existants et des processpour chacune des typologies concernées (comptabilité, gestion commer-ciale....)

• Modélisation du processus• Fonctionnalités

• Limites et contraintes d’utilisation

- Contraintes et obligations auxquelles devront se conformer le(s)prestataire(s) sélectionné(s)

• Environnement applicatif et technique• Nécessité d’interfaçage


5/11

I.4 Situation

II Nature du projet

II.1 Besoins

II.2 Objectifs

- Points positifs (ce que l’entreprise souhaite conserver)• Le matériel• Les logiciels• Les process• La maintenance

- Points d’amélioration• Le matériel• Les logiciels• Les process• La maintenance

- Impératifs de l’entreprise

- Problématique actuelle

- Attentes de l’entreprise

- Description de la solution attendue

- Type de technologie attendue (ouverte ou standard)

- Listing des fonctionnalités souhaitées

- Caractéristiques souhaitées pour chacune des fonctionnalités con-cernées

• Nombres de ches de paie à éditer• Module RH (gestion des temps, des carrières...)

- Evaluation de l’importance de chaque fonctionnalité (classementdans un tableau à 3 colonnes : essentiel, important, utile / module sup-plémentaire, développement spécique...)

- Listing des services attendus

- Enjeux identiés


6/11

- Descriptif • Rôle du comité• Noms et fonction des personnes à contacter• Coordonnées

- Ordre hiérarchique à suivre : qui valide les décisions pour telle étape,qui est responsable de telle fonctionnalité...

III Les ressources internes dédiées au projet

III.1 Le comité de pilotage

III.2 Modalités de communication

- Règles de communication• Moyens (mail, téléphone...)

• Calendrier

- Modalités liées aux impératifs de l’entreprise

- Axes de développement de l’entreprise (expansion géographique,rachat par une autre société...)

• Court terme• Moyen terme• Long terme

- Contraintes futures de l’entreprise induites par ces changements

IV Objectifs et enjeux

IV.1 Objectifs de l’entreprise

IV.2 Evolutions souhaitées

- Développement de modules complémentaires

- Fonctionnalités requises (langues, devises, axes analytiques...)


7/11

V Contraintes de coûts

V.1 Mise en place de votre solution de paie

V.2 Estimatif du suivi

- Budget imparti pour la mise en oeuvre du projet (nombre

d’utilisateurs)

- Tableau récapitulatif de la totalité des coûts qui doivent gurer dansla proposition.

• Matériel et infrastructure• Licences• Ressources humaines (consulting, intégration, formation...)• Eventuellement : hébergement

- Type de contrat pratiqué (concession de droit d’usage, location...)

-Budget imparti pour la totalité du suivi

- Tableau récapitulatif de la totalité des coûts qui doivent gurer dansla proposition.

• Nouvelle version et renouvellement des licences• Hotline• Ressources humaines (formation complémentaire, intervention

technique...)

- Date de livraison du produit et éventuelles échéances intermédi-aires

- Les grandes phases du projet et leur articulation

• Développement et paramétrage• Préparation et réalisation de tests• Formation• Migration des données

- Echéancier

VI Mise en place

VI.1 Planifcation des étapes clés


8/11

- Tests prévus pour chacune des étapes d’intégration

- Indicateurs de mesure mis en place

• Ressources humaines (temps gagné par les collaborateurs)• Visibilité (meilleure gestion des stocks...)• Production (amélioration de la logistique)• Autres

- Pénalités en cas de retard

VI.2 Suivi envisagé

- Qui êtes-vous ?• Chiffres et dates clés• Références clients (dans notre secteur d’activité)• Effectif (répartition, présence à l’international)

- Votre produit• Nom et caractéristiques• Nombres de licences concédées

• Date de la première commercialisation en France et dans lemonde• Répartition de l’effectif dédié au produit en France• % du CA consacré à la recherche et au développement• Délai de livraison du programme à compter de la signature ducontrat

- Vos services• Documentations fournies (nombre d’exemplaires, langue...)• Fréquence des mises à jour et maintenance envisagée

VII Cadre de réponse

VII.1 L’éditeur

VII.2 Le revendeur - Qui êtes-vous ? (Inutile si Editeur=revendeur)

• Chiffres et dates clés• Références clients (dans notre secteur d’activité)• Effectif (répartition, présence à l’international)


9/11

VII.3 La maintenance

- Votre produit• Quels sont les paramétrages prédénis• Adaptabilité de l’offre

• Modalités d’utilisation (plateforme matérielle, systèmed’exploitation...)• Modalités de l’installation (CD Roms, téléchargement...)• Fréquence des mises à jour et maintenance envisagée• Type de distribution (exclusive ?)• Accords avec des constructeurs informatiques, des éditeurs

- Vos services• Documentations fournies (nombre d’exemplaires, langue...)

• Nature de la formation (durée, lieu, coût...)• Fréquence des mises à jour et maintenance envisagée• Suivi et indicateurs de mesure proposés

- Qui êtes-vous ? (Inutile si maintenance = revendeur)• Chiffres et dates clés• Références clients• Effectif (répartition, présence à l’international)

- Vos services• Hotline / SAV• Mise à disposition de personnel• Fréquence des mises à jour• Disponibilité


10/11

Toute reproduction ou représentation intégrale ou partielle, par quelque procédé que ce soit, des pages

publiées dans le présent document, faite sans l’autorisation de Guide informatique est illicite et constitue

une contrefaçon. - Copyright 2015, Guide informatique

Conclusion

Choisir la bonne solution paie, c’est trouver la solution qui vous permettra

de gérer sans risque d’erreur le cycle de paie de A à Z, et qui vous offrirales fonctionnalités adaptées à votre gestion des Ressources Humaines.

Aucun aspect de la question ne doit être négligé : les dimensions tech-niques, nancières et humaines ont chacune beaucoup d’importance.

Il faut bien dénir également si vous souhaitez différencier l’éditeur etl’intégrateur ou si vous êtes prêts à sélectionner un seul partenaire pourgérer la totalité du projet.

Enn, lors de l’élaboration de votre appel d’offres, n’oubliez pas de spéci-er les autres contraintes propres à votre entreprise (conventions collec-tives, accord d’entreprise).

Nous espérons que cette aide vous permettra de mieux appréhender larecherche d’un prestataire, et restons à votre disposition pour tout rensei-gnement et apport de conseils supplémentaires.


11/11

Documents

Aide a La Redaction D'un Appel Doffres