AIDE-MÉMOIRE · 2011. 10. 12. · Brunet – Capsule CPO (Centrale de préparation des ordonnances) AIDE-MÉMOIRE La centraLe de préparation des ordonnances 3 Vous allez manier

Brunet – Capsule CPO (Centrale de préparation des ordonnances)

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AIDE-MÉMOIRELa centraLe de préparation des ordonnances

Table des maTières

1. La Centrale et le système de préparation

2. La création de foyers

3. Les dossiers-patients

4. Le transfert des fichiers à la Centrale

5. La réception des piluliers

6. Les cartables de préparation des piluliers



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SynMed est un système automatisé de préparation de piluliers utilisant les artes alvéolées Dispill. La sécurité est au cœur de tout service de piluliers, et SynMed est vraiment conçu pour répondre à cet enjeu.

L’appareil qui produit les piluliers répond aux plus récents développements technologiques en matière de robotisation, de façon à procurer une sécurité à toute épreuve.

Les Dispills qui sortent de la Centrale de préparation des ordonnances sont dotées d’étiquettes qui fournissent toute l’information nécessaire pour assurer un contrôle rigoureux et simplifié des médicaments.

Le verso de l’étiquette est imprimé en couleur, avec la photo du patient ainsi que les photos des pilules, ce qui facilite la vérification. Notez que cette présentation d’un pilulier est très appréciée par les patients et les fournisseurs de service dans les résidences de personnes âgées. C’est un outil marketing à ne pas négliger pour la rétention ou le recrutement de nouveaux patients.

la Centrale et le système de préparationChapitre 1 :



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Vous allez manier deux outils pour utiliser la Centrale de préparation des ordonnances :

Le 1er outil, c’est le logiciel Assyst Rx que vous connaissez bien : il servira à envoyer vos fichiers de préparation des piluliers à la Centrale.

Le deuxième outil est aussi quelque chose que vous connaissez bien : c’est le ou les cartables de préparation des piluliers que vous utilisez déjà en pharmacie.



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C’est par le logiciel Assyst Rx que vous pouvez créer des fichiers de préparation de piluliers, pour ensuite les transmettre à la Centrale.

Au cours du présent chapitre, nous allons apprendre à créer des foyers. C’est peut-être une nouvelle notion pour vous, et c’est important de bien la saisir.

Un foyer, c’est un regroupement de patients qui utilisent un pilulier débutant le même jour de la semaine. Il peut évidemment y avoir un ou plusieurs foyers pour une même journée.

Il peut s’agir de patients individuels que vous allez regrouper dans un foyer, ou d’un groupe de patients d’une résidence pour personnes âgées, ou encore, d’un groupe de patients d’un étage précis d’une résidence. Peu importe d’où ils viennent, le foyer est un regroupement de patients que vous faites pour des raisons méthodologiques.

Un foyer devrait contenir au moins 8 patients, et au plus 32 patients. Si vous avez plus de 32 patients, vous devrez créer un autre foyer.

Dernière caractéristique : le foyer est toujours associé à un jour de la semaine, le lundi, par exemple, et c’est le jour du début du pilulier pour le patient.

la Création de foyersChapitre 2 :



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En ouvrant le logiciel assyst rx, tapez d’abord l’inscription FOY au bas de l’écran.

Pourquoi FOY? Parce que ce sont les 3 premières lettres du mot FOYER.

Ensuite, appuyez deux fois sur la touche entrée de votre clavier : vous allez ainsi ouvrir la liste des foyers.

Appuyez sur Créer pour ouvrir l’Éditeur de Foyers.

FOY




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En haut, à gauche, dans la fenêtre Numéro, entrez 5 caractères débutant par les 3 premières lettres de la journée de la semaine. Par exemple, lUN01.

Dans cet exemple, si vous aviez un second foyer commençant par le lundi, vous inscririez lUN02, et ainsi de suite.

À la fenêtre Nom, entrez le nom du foyer.

Vous choisissez le nom que vous voulez, mais nous vous conseillons de débuter par les trois premières lettres de la journée. Par exemple, vous pourriez nommer le foyer LUN-Marie ou LUN-Joseph ou tout autre nom que vous choisirez.

À la fenêtre mode de distribution, choisissez Compte-pilules.

À la fenêtre Format, choisissez synmed.

Quand vous avez terminé ces réglages, appuyez sur appliquer, puis sur l’onglet enregistrer et Quitter.

exemples de noms de foyers :

LUN-MarieLUN-JosephLUN-XXX…

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Nous avons appris, au chapitre précédent, à créer des fichiers de préparation des piluliers, pour éventuellement les transmettre à la Centrale. Mais le travail n’est pas terminé. Nous devons maintenant apprendre à configurer les dossiers-patients, à choisir les médicaments et à en préciser la posologie. C’est l’objet du présent chapitre.

Dans le logiciel Assyst Rx, ouvrez le dossier-patient. À l’onglet Foyer/Compte du dossier-patient, cliquez sur le bouton orné de trois points d’extension qui se trouve à droite de la fenêtre NUméro.

Sélectionnez alors le bon foyer : c’est le jour de début du pilulier. Par exemple, LUN01 pour lundi.

Dans l’onglet impression, sélectionnez le mode Compte-pilules.

Pour le format, sélectionnez synmed.

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les dossiers-patientsChapitre 3 :

SynMed



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Comme vous le savez, certains patients peuvent changer de statut.

Par exemple, lorsque vous apprenez qu’un patient est hospitalisé ou absent pour une certaine période, vous devrez cocher la case désactiver temporairement et mettre une note dans votre cartable de préparation des piluliers.

Dans le cas d’un patient qui ne requiert plus le service du pilulier suite à un décès, un déménagement ou pour toute autre raison, vous allez mettre en surbrillance le numéro de foyer et appuyer sur la touche supprimer/delete de votre clavier pour effacer l’information du système.

Enlevez alors le dossier-patient du cartable de préparation des piluliers et mettez-le dans un cartable distinct sous la rubrique « dossiers-patients en piluliers - Obsolètes ».

Patient hosPitalisé ou absent

Patient qui ne requiert Plus le service du Pilulier



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Parlons maintenant du choix des médicaments et leur préparation.

Comme première opération, vous allez devoir prioriser les médicaments qui sont dans le système. Ils sont identifiés par la lettre d.

Voici les 4 étapes pour choisir le générique qui se trouve dans l’inventaire du système.

1ère étape, dans la fenêtre Choix, au bas de l’écran, tapez mO, puis appuyez sur la touche entrée de votre clavier.

2e étape : toujours au bas de l’écran, dans la fenêtre On continue?, tapez O pour oui, puis appuyez sur la touche Entrée de votre clavier.

le choix des médicaments - Étape 1


MO

O



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3e étape : encore au bas de l’écran, dans la fenêtre Quelle modification?, tapez QTe – c’est l’abréviation de « quantité » - puis appuyez sur la touche Entrée de votre clavier.

Enfin, 4e étape, dans la fenêtre Quantité Émise, toujours au bas de l’écran, appuyez sur la touche Fin/end de votre clavier.



QTE



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À l’aide de votre souris ou des touches de déplacement de votre clavier, sélectionnez le médicament en le mettant en surbrillance. Il s’agit du médicament inscrit sur la ligne de la lettre d, dans la colonne CP.

La lettre D représente l’inventaire du système.

Les lettres CP sont les deux premières lettres de « compte-pilules ».

Voici d’autres détails importants concernant le choix des médicaments pour le système.

•Vous devrez éviter les ½ et les ¼ de comprimés.

•Dans le cas de patients qui prennent plus de 16 médicaments par jour, vous recevrez un deuxième pilulier.

•Notez aussi qu’il n’est pas possible de séparer la médication pour un même patient en 2 piluliers selon les heures de prise. Par exemple, le système ne peut pas produire un pilulier pour une prise de médicaments à jeun, et un second pilulier pour les médicaments qui doivent être pris en mangeant. Si vous rencontrez des cas semblables, vous devrez préparer ces médicaments en utilisant la fonction « Usage personnel » de votre propre système. Le système de la Centrale ne détecte pas la fonction « Usage personnel ». C’est donc un dispill qui devra être préparé en pharmacie.



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Voici encore d’autres informations sur les médicaments.

•Certains médicaments nécessitent des mesures spéciales avec la Centrale. C’est le cas des médicaments réfrigérés, des narcotiques et des médicaments contrôlés.

•Les médicaments réfrigérés ne peuvent pas transiter par la Centrale. Dans les cas de patients qui prennent des médicaments réfrigérés, vous pourrez quand même envoyer leur dossier à la Centrale, mais sans cocher le produit réfrigéré lors de la sélection des médicaments. Vous devrez évidemment compléter le dispill à sa réception en y ajoutant le médicament réfrigéré.

•Les narcotiques et les médicaments contrôlés font également l’objet de mesures spéciales, à cause de contraintes réglementaires de Santé Canada chargée d’appliquer la Loi réglementant certaines drogues et autres substances. Votre première option consiste tout simplement à ne pas envoyer ces dossiers-patients à la Centrale. Dans la deuxième option, vous enverrez le dossier-patient à la Centrale, et le personnel de la Centrale produira une feuille dispill distincte. Cette feuille sera brochée au pilulier du patient. C’est dire qu’à la réception, vous devrez incorporer manuellement les médicaments dans le pilulier, ou préparer un pilulier à part uniquement pour ces médicaments, et faire vérifier le tout par un pharmacien.

D’autres médicaments font l’objet d’un traitement particulier : c’est le cas de l’actonel et du Fosamax.

Ces médicaments seront déposés par le personnel de la Centrale dans la case du matin et ils seront emballés. Si vous ne voulez pas que ces médicaments soient emballés, vous devez inscrire « déballé » dans le champ indications, au centre de votre écran.

Déballé



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Dans le cadre d’un horaire de prise cyclique, sous la fenêtre Posologie, vous devrez choisir l’onglet Outils, puis sélectionner l’item « Calendrier des heures de prise avancé »

Cochez en haut à droite « date début du cycle » et entrez la date en débutant par les 4 chiffres de l’année, les 2 chiffres du mois et les 2 chiffres du jour.

Cliquer sur le bouton ajouter qui se trouve en dessous du mot Jours : vous allez ainsi créer un cycle de plusieurs jours. Vous devez cliquer sur le bouton ajouter autant de fois que vous désirez de jours.

Entrez enfin le nombre de comprimés.

Créer un calendrier•heures de prises cycliques sur

7 jours

• le mettre le matin 1 jour sur 7

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Cliquez maintenant sur liste détaillée pour voir le calendrier.

Pour un meilleur suivi des dossiers-patients, vous pouvez imprimer ce calendrier.

Pour ce faire, cliquez sur le bouton Éditer pour d’abord voir le calendrier.



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Pour imprimer, cliquer simplement sur l’icône de l’imprimante qui se trouve en haut, à gauche.

L’horaire de prise cyclique est utilisé non seulement pour l’Actonel ou le Fosamax, mais pour tout médicament qui doit être pris selon un cycle particulier. C’est le cas pour le Coumadin, pour les hormones, la vitamine D et plusieurs autres médicaments qui doivent être pris un jour sur deux. Si le cycle est complexe, il est préférable d’imprimer le calendrier et de le placer dans votre cartable.

médicaments en rupture d’inventaire (back order)

Chaque semaine, préférablement le jour de l’envoi de vos fichiers, consultez les communiqués de la Centrale de préparation des ordonnances.

Ces communiqués vous avisent régulièrement des changements de compagnies pour les molécules qui font l’objet d’un problème d’approvisionnement.

Vous pourrez ainsi mettre à jour votre base de données pour l’inventaire SynMed.

médicaments b/o



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Pour accéder à cet inventaire SynMed, ouvrez l’Éditeur de produits en tapant les lettres mP, puis appuyez sur la touche entrée de votre clavier.

Choisissez l’onglet inventaire.

En bas de l’écran, dans la fenêtre distribuer en compte pilules automatisé, choisissez d-synmed dans la barre de défilement, afin d’ajouter le nouveau médicament dans l’inventaire.

Mettez le mot synmed en surbrillance.

Si vous désirez l’enlever, appuyer sur la touche sUPPrimer/delete de votre clavier.



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Le transfert en lot doit être fait la veille du jour convenu avec la Centrale pour la préparation des piluliers, et ce, avant 16 heures.

Voici comment procéder.

Au bas de l’écran, à la ligne de commande, tapez iFl puis appuyez sur la touche entrée de votre clavier.

IFL

le transfert des fiChiers à la CentraleChapitre 4 :

Choisissez un foyer et appuyez sur accepter.



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Sélectionnez Compte-Pilules et synmed.

À droite et au milieu de l’écran, inscrivez la bonne date dans la fenêtre imprimer à partir du:

Appuyez ensuite sur imprimer.

Pour chaque patient, sélectionnez les pilules qui seront préparées par le robot SynMed en vous référant à votre cartable.

Au besoin, décochez celles qui ne doivent pas être dans le pilulier.

Comme vous le savez, les piluliers sont préparés pour 7 jours.

Si c’est nécessaire, vous pouvez changer la durée d’un pilulier en modifiant le nombre de jours à traiter dans la fenêtre Nombre de jours à traiter, en haut à droite.

Appuyez ensuite sur accumuler les rx sélectionnées.

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Pour transférer vos fichiers à la Centrale, à la ligne de commande au bas de l’écran, tapez eCP, c’est l’abréviation de « Envoi du compte pilule ».

Appuyez ensuite sur la touche entrée de votre clavier.

ECP

Les piluliers doivent débuter au moins 7 jours après la date de l’envoi pour permettre un délai suffisant pour la préparation et la vérification des piluliers.

Par contre, si votre gestion interne permet de vérifier plus rapidement la réception de la commande, ou à l’inverse, si vous avez besoin de plus de temps, ces délais peuvent être modifiés pour votre pharmacie, selon vos besoins.

Assurez-vous ensuite de lire ce message qui apparaîtra à l’écran : « Les ordonnances sont envoyées au compte pilules ». C’est la confirmation que votre fichier est bien transféré au répertoire de SynMed.

Si un changement survient quelques heures après l’envoi du fichier, vous pouvez appeler la Centrale pour savoir s’il y a possibilité d’annuler la production. Si la réponse est positive, faites la correction et envoyez un nouveau fichier.

Si la production du foyer a déjà débuté, il ne sera pas possible d’annuler. Il faudra mettre une note dans le cartable de préparation des piluliers pour faire la correction lors de la réception et procéder aux corrections nécessaires des piluliers déjà en pharmacie.



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Pour ajouter un nouveau patient à un foyer existant, vous devrez :

•créer un dossier-patient dans votre cartable de préparation des piluliers,

•envoyer la photo du patient à la Centrale,

• faire signer le Formulaire de consentement pour la divulgation de la liste de médicaments.

Ajoutons que vous devrez monter un ou deux piluliers pour ce nouveau patient jusqu’à la prochaine livraison des piluliers.

Pour imprimer en pharmacie, vous devez changer le Mode d’impression à dispill, et mettre le Format à régulier laser – Pictogrammes (lettre).

Quand vous aurez terminé, n’oubliez pas de revenir à Compte-pilules synmed.



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Le présent chapitre traite de la réception des piluliers à la pharmacie.

Lorsque vous recevez les piluliers, vous devez vérifier l’entête : est-elle encore valide? Y a-t-il eu des changements par rapport à votre cartable?

De fait, pour chaque patient, vous devez toujours comparer la fiche du pilulier avec le dossier-patient de votre cartable de préparation des piluliers. S’Il y a eu des changements au dossier, notez-les et corrigez l’entête du pilulier.

Comme nous l’avons vu au cours de cette formation, ajoutez et faites vérifier par le pharmacien les narcotiques et les médicaments contrôlés, si le cas se présente.

Nous vous rappelons que, selon les standards de pratique de l’Ordre des pharmaciens concernant la délégation de la vérification contenu-contenant, le pharmacien en service à la Centrale procède à la vérification d’au moins 10 % des piluliers scellés. Vous pouvez les identifier par la signature du pharmacien en service.Par ailleurs, pour ajuster votre pratique et apprivoiser ce nouveau service, nous vous recommandons de vérifier 100 % des dispills lors des premières livraisons. Vous pourrez par la suite ajuster votre pratique pour finalement vérifier de façon aléatoire un autre 10 % des dispills qui n’auront par été vérifiés par la Centrale.

Nous vous rappelons que ces procédures de délégation de la vérification contenant-contenu sont énoncées par l’Ordre des pharmaciens.

la réCeption des piluliersChapitre 5 :



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les Cartables de préparation des piluliersChapitre 6 :

Le présent chapitre traite des cartables de préparation des piluliers en pharmacie.

En faisant affaires avec la Centrale de préparation des ordonnances, vous devrez peut-être modifier certaines habitudes concernant le ou les cartables de préparation des piluliers que vous utilisez présentement.

Le plus important changement, c’est que vous devrez dorénavant monter un cartable pour chaque jour de début des piluliers.

Il se peut que le nombre actuel de dossiers patients n’exige qu’un seul cartable, mais au fur et è mesure que votre clientèle de piluliers s’agrandira, vous devrez avoir deux, trois ou même sept cartables, un pour chaque jour de début de vos piluliers.

Quant aux contenus et à la structure de vos cartables, nous vous recommandons fortement ce modèle. Allons-y page par page.

1ère Page : Liste des patients La première page du cartable devrait contenir la liste des patients d’un foyer telle que vous la voyez à l’écran.



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2e Page : personnes contact à La cpo La deuxième page du cartable devrait contenir les numéros de téléphone des personnes qui sont concernées par le système automatisé de préparation des ordonnances :

• les intervenants de la Centrale et les numéros de téléphone

• la première personne responsable du dossier à la pharmacie et une autre répondante en cas d’absence

3e Page : Le dossier-patient La troisième page du cartable présente un dossier-patient.

Nous vous recommandons d’insérer cette page dans une enveloppe plastifiée. Ces pages de dossiers patients sont les plus importantes du cartable puisqu’elles contiennent la posologie du pilulier pour chaque patient.

Ces dossiers-patients devraient être classés par ordre alphabétique du nom de famille du patient.



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Pour imprimer un dossier-patient, tapez Ydr au bas de l’écran dans la fenêtre Choix, puis appuyez sur la touche entrée de votre clavier.

YDR

À la fenêtre Format du pilulier, en bas, à gauche, choisissez Formule dosette cartable (laser).

Sélectionnez les médicaments à imprimer puis appuyez sur imprimer les rx sélectionnées. C’est le bouton au bas de votre écran, à gauche.

Notez qu’il ne sera plus possible d’utiliser la fonction iFd pour imprimer le dossier-patient car cette fonction envoie l’information à un fichier SynMed.

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au verso du dossier-patient : registre pour La préparation des piLuLiers

À l’endos du dossier-patient, nous vous suggérons de glisser la feuille intitulée registre pour la préparation des piluliers.

Pages 4 eT 5 : dossier de justification du service de piLuLier Les pages 4 et 5 du cartable devraient contenir le dossier de justification du service de pilulier, un document de deux pages.



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Page 6 : rencontre de suivi pour Le service du piLuLier La page 6 du cartable devrait contenir le formulaire rencontre de suivi pour le service du pilulier.

Nous vous rappelons que le pharmacien devrait faire une rencontre avec le bénéficiaire ou la personne aidante au moins une fois par année pour réévaluer la situation du patient et déterminer si son état justifie encore l’utilisation du pilulier.

Page 7 : formuLaire de consentement En page 7 du cartable, vous pourrez déposer le Formulaire de consentement pour la divulgation de la liste de médicaments.

Comme vous le savez, vous devez faire signer ce formulaire à chaque patient.

Ceci n’est pas un conseil : c’est une obligation légale !



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la photo du patient

Elle n’est pas obligatoire, mais elle est utile au dossier, et surtout, fortement apprécié par les patients et les fournisseurs de service dans les résidences de personnes âgées. Comme nous l’avons déjà mentionné au début de cette capsule, c’est un outil marketing à ne pas négliger pour la rétention ou le recrutement de nouveaux patients.

Si vous éprouvez des difficultés avec le logiciel, vous pouvez appeler les services techniques de Telus. Vous pouvez également appeler à la Centrale pour toute question relative au fonctionnement du système.

des questions? Vous pouvez contacter l’équipe

de Telus et de la CPO.

Telus : 450-446-2268 ou 800-363-9398CPO : 514-356-4687 ou 1-800-363-3345 poste 4687

Lorsque vous recevez les photos des patients d’une résidence, il faut les renommer avec le numéro de dossier Telus du patient et les sauvegarder dans une filière que vous identifierez « Photos des patients ».

Si vous avez plus de 10 photos, vous devrez les envoyer à la Centrale par CD ou par clé USB. Si vous avez moins de 10 photos, vous pouvez les envoyer par courriel.

N’oubliez pas de toujours indiquer le nom de votre pharmacie pour faciliter la classification des photos.

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