Ajout et gestion des bordereaux de suivi

Guide des bordereaux de suivi

Ajout et gestion des bordereaux de suivi

Ajout et gestion des bordereaux de suivi Page 2 de 41

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Table des matières

1 INTRODUCTION .................................................................................................................................................................................... 4

2 PRÉPOSÉ AU BORDEREAU | TERRAIN D’ORIGINE ......................................................................................................................... 4

2.1 ACCÉDEZ AU BORDEREAU DE SUIVI ....................................................................................................................................................... 4

3 PRÉREQUIS À L’AJOUT D’UN BORDEREAU DE SUIVI .................................................................................................................... 4

4 SOLS | IDENTIFICATION D’UN LOT DE SOLS ................................................................................................................................... 5

4.1 AJOUTER UN LOT | SECTION SOLS......................................................................................................................................................... 6

4.1.1 Détails des champs à remplir ................................................................................................................................................. 6

5 SECTION | BORDEREAUX ................................................................................................................................................................... 6

5.1 ÉTAPE 1 I ADRESSE DE DÉPART ........................................................................................................................................................... 7

5.2 ÉTAPE 2 I IDENTIFICATION DU LOT ........................................................................................................................................................ 8

5.3 ÉTAPE 3 | NUMÉRO D’ÉCHANTILLON ...................................................................................................................................................... 8

5.4 ÉTAPE 4 | NOMBRE DE BORDEREAUX À DUPLIQUER ................................................................................................................................ 8

5.5 ÉTAPE 5 | TRANSPORTEUR................................................................................................................................................................... 8

5.6 ENREGISTRER ..................................................................................................................................................................................... 8

6 STATUT D’UN BORDEREAU DE SUIVI ............................................................................................................................................... 9

6.1 OUVERT.............................................................................................................................................................................................. 9

6.2 EN ROUTE ........................................................................................................................................................................................... 9

6.3 SOLS REÇUS ....................................................................................................................................................................................... 9

6.4 SOL REFUSÉ ....................................................................................................................................................................................... 9

6.5 ANNULÉ ............................................................................................................................................................................................ 10

7 PROCÉDEZ AU CHARGEMENT ........................................................................................................................................................ 10

7.1 LIEU RÉCEPTEUR HORS QUÉBEC | PRÉPOSÉ AU BORDEREAU ............................................................................................................... 10

7.2 TRANSPORTEUR ................................................................................................................................................................................ 10

PROCESSUS DE RÉCEPTION ..................................................................................................................................................................... 11

8 PRÉPOSÉ AU LIEU RÉCEPTEUR | QUÉBEC ................................................................................................................................... 11

8.1 SECTION | BORDEREAUX | MENU CONTEXTUEL .................................................................................................................................... 11

8.2 RÉCEPTION OU REFUS D’UN BORDEREAU DE SUIVI ............................................................................................................................... 12

8.2.1 Procéder à la réception ........................................................................................................................................................ 12

8.2.2 Refuser le chargement ......................................................................................................................................................... 12

8.2.3 Refus d’un bordereau de suivi réceptionné .......................................................................................................................... 13

8.2.4 Téléchargement et recherche............................................................................................................................................... 13

9 PRÉPOSÉ AU BORDEREAU | TERRAIN D’ORIGINE | BORDEREAU DE SUIVI REFUSÉ ............................................................. 13

9.1 OPTIONS | RETOUR OU REDIRECTION .................................................................................................................................................. 13

9.1.1 Retour au terrain d’origine .................................................................................................................................................... 14

9.1.2 Redirection à un autre lieu récepteur ................................................................................................................................... 14

9.1.3 Retour effectuer par le lieu récepteur ................................................................................................................................... 15

10 PRÉPOSÉ AU LIEU RÉCEPTEUR | HORS QUÉBEC ........................................................................................................................ 15

10.1 RÉCEPTION OU REFUS D’UN BORDEREAU DE SUIVI .......................................................................................................................... 16

10.1.1 Procéder à la réception ........................................................................................................................................................ 16

10.1.2 Refuser le chargement ......................................................................................................................................................... 16

10.1.3 Retour effectuer par le lieu récepteur ................................................................................................................................... 17


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11 SOUTIEN TECHNIQUE ET SERVICE À LA CLIENTÈLE (SAC) ....................................................................................................... 18

SECTION PRATIQUE ............................................................................................................................................................................ 19

12 TRUCS ET ASTUCES ................................................................................................................................................................. 19

12.1 CODE DES COULEURS .................................................................................................................................................................. 19

12.2 CHAMPS OBLIGATOIRES ................................................................................................................................................................ 19

12.3 BOUTONS D’ACTIONS .................................................................................................................................................................... 19

12.4 INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES ................................................................................................................................................ 19

12.5 ERREURS .................................................................................................................................................................................... 19

12.6 RETOUR À LA PAGE D’ACCUEIL ...................................................................................................................................................... 20

13 PRÉPOSÉ AU BORDEREAU ET RESPONSABLE DE PROJET, TERRAIN D’ORIGINE ................................................................ 20

13.1 ONGLET « BORDEREAUX » ........................................................................................................................................................... 20

13.1.1 Statut des bordereaux .......................................................................................................................................................... 21

13.2 AJOUTER DES BORDEREAUX ......................................................................................................................................................... 22

13.3 CHARGEMENT .............................................................................................................................................................................. 24

13.4 BORDEREAU REFUSÉ .................................................................................................................................................................... 26

13.4.1 Sols retournés au terrain d’origine........................................................................................................................................ 27

13.4.2 Sols redirigés à un autre lieu récepteur ................................................................................................................................ 30

13.5 BORDEREAU POUR UN LIEU RÉCEPTEUR HORS QUÉBEC .................................................................................................................. 31

13.5.1 Bordereau accepté par le lieu récepteur .............................................................................................................................. 32

13.5.2 Bordereau refusé par le lieu récepteur ................................................................................................................................. 33

14 LIEUX RÉCEPTEURS ......................................................................................................................................................................... 34

14.1 ONGLET « BORDEREAUX » ........................................................................................................................................................... 34

14.2 RÉCEPTION ET REFUS .................................................................................................................................................................. 36

14.2.1 Pour procéder à la réception ................................................................................................................................................ 37

14.2.2 Pour refuser le chargement .................................................................................................................................................. 37

14.2.3 Recevoir/refuser un bordereau qui n’est pas en route ......................................................................................................... 38

14.2.4 Refuser un chargement précédemment reçu ....................................................................................................................... 38

14.3 SOLS REFUSÉS À RETOURNER AU TERRAIN D’ORIGINE .................................................................................................................... 39


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1 Introduction

Ce guide s’adresse aux utilisateurs qui auront à faire la gestion des bordereaux de suivi au terrain d’origine et au lieu récepteur. Pour faciliter la compréhension du guide, le responsable du bordereau de suivi au terrain d’origine est nommé le préposé au bordereau et celui localisé au lieu récepteur est le préposé au lieu récepteur.

Ce guide se divise en deux sections : la première dédiée au préposé au bordereau et la seconde pour le préposé au lieu récepteur. Veuillez vous référer à la section correspondant à votre rôle.

Si vous désirez obtenir des informations concernant le présent règlement et son application, communiquez avec le

ministère de l’Environnement et de la Lutte contre les changements climatiques (MELCC).

Nous avons mis à votre disposition, sur le site Web d’Attestra à la section « Guides de l’utilisateur et tutoriels », plusieurs documents visant à approfondir vos connaissances au sujet du système de traçabilité de Traces Québec. Que ce soit pour la création d’un compte, d’un projet, des bordereaux de suivi, l’extraction des rapports d’activités et autres fonctionnalités, vous y trouverez tous les renseignements nécessaires pour comprendre et maîtriser ce nouvel outil de traçabilité et de gestion.

Tous les guides et tutoriels sont disponibles en tout temps à l’adresse suivante : https://attestra.com/tracabilite/sols-contamines/guides-de-l'utilisateur-et-tutoriels.

2 Préposé au bordereau | Terrain d’origine

Bordereau de suivi : Document dans lequel sont inscrites toutes les informations exigées par le règlement

relativement au transport de sols contaminés excavés à partir du terrain d’origine ou d'un lieu récepteur.

2.1 Accédez au bordereau de suivi

La première étape consiste à vous connecter à votre compte de type propriétaire ou intervenant. À la section Projets au tableau Liste des projets auxquels vous participez, vous devez cliquer sur le Numéro de projet recherché pour accéder au menu contextuel qui comprend six sections. C’est à la section Bordereaux que vous pourrez créer des bordereaux de suivi au projet.

3 Prérequis à l’ajout d’un bordereau de suivi

Pour créer un bordereau de suivi complet et pouvoir procéder à son chargement, il faut avoir au système les informations suivantes :

• Un projet

• Tous les participants requis confirmés au projet

• Un lieu récepteur confirmé au projet

• Un transporteur

• Un lot de sols complet, détail des sols (voir la section 4 Sols | Identification d’un lot de sols)

https://www.environnement.gouv.qc.ca/sol/terrains/loi-reg.htm

https://attestra.com/tracabilite/sols-contamines/guides-de-l'utilisateur-et-tutoriels


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Important : Il vous sera possible de créer plusieurs bordereaux de suivi en une seule action. Cependant, si votre lot au détail des sols n’est pas complet et/ou que votre transporteur n’est pas inscrit, les bordereaux de suivi qui seront créés en plusieurs copies nécessiteront l’ajout des informations manquantes. Il faudra donc modifier chacun des bordereaux de suivi individuellement.

4 Sols | Identification d’un lot de sols

Lot : Identifiant, au terrain d'origine, pour le regroupement des sols contenant le ou les mêmes contaminants et à la

même plage de concentration établie en fonction des résultats d'analyses.

Important : Il est possible d’avoir plus d’un contaminant dans un lot, mais une seule plage de concentration. Toujours inscrire la plage de concentration la plus élevée figurant aux résultats d’analyses.

Un lot est la dernière composante requise avant de pouvoir créer un bordereau de suivi. C’est à la section Sols que vous inscrivez vos lots. Plusieurs lots peuvent être créés pour un même lieu récepteur.

Lorsque vous ajoutez lot à un bordereau de suivi, les informations inscrites au lot vont se transcrire automatiquement au bordereau de suivi. Ce faisant, le temps requis pour finaliser le bordereau de suivi lors du chargement des sols sera plus rapide et évitera de possibles erreurs de saisie.

La section Sols présente le tableau Liste des lots.

Le tableau comporte les colonnes suivantes :

• Identification du lot

• Numéro d’autorisation du Lieu récepteur

• Lieu récepteur (Nom et adresse)

• Type de contaminants

• Concentration

• Type de sols

• État du sol

• Actions

En cliquant sur l’icône , vous enlevez un lot uniquement s’il n’a pas été attitré à un bordereau de suivi.

En cliquant à la colonne Actions sur l’icône du crayon , vous accédez au lot et pouvez modifier l’ensemble des informations inscrites, mais uniquement si les bordereaux de suivi qui y sont associés ont le statut ouvert.

Si le statut du bordereau de suivi est autre qu’ouvert, vous pourrez modifier les informations suivantes :

• Type de sol

• État des sols

• Numéro d’échantillons


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Si vous souhaitez modifier des informations autres, vous devez créer un nouveau lot. Cliquez sur l’icône pour

créer un lot.

4.1 Ajouter un lot | Section sols

En cliquant sur l’icône , la fenêtre Ajouter un détail des sols s’ouvrira. Remplissez les champs requis et

cliquez sur Enregistrer pour créer votre lot.

4.1.1 Détails des champs à remplir

Identification du lot : Identifiant donné par le gestionnaire de projet ou le préposé au bordereau.

Nom du lieur récepteur : Pour ajouter un lieu récepteur au lot, celui-ci doit au préalable avoir été ajouté comme participant au projet.

Numéro d’autorisation : Numéro émis par le lieu récepteur pour la réception des sols contaminés. Il est recommandé de créer un lot pour chacun des numéros d’autorisation.

Contaminants : Hydrocarbure pétrolier C10-C50, hydrocarbure aromatique polycyclique, métaux et métalloïdes, hydrocarbures aromatiques monocycliques, hydrocarbures aliphatiques chlorés, composés phénoliques, composés benzéniques non chlorés, chlorobenzènes, autre composé inorganique, autre substance organique¸ biphényles polychlorés, dioxines et furanes, pesticide, salinité, autres.

Plage de concentration : A-B, B-C, C-D, > D, aucune valeur limite réglementaire établie par le MELCC.

Type de sol : Argileux, graveleux, sablonneux, silteux, autres.

État physique : Sec, humide, boueux.

Numéros d’échantillons : Identifiant servant à identifier un échantillon de sols.

5 Section | Bordereaux

La création d’un bordereau de suivi comprend six étapes. Une fois le processus complété, vous serez en mesure de procéder au chargement des sols.

À la section Bordereaux du menu contextuel, le tableau présente la liste des bordereaux de suivi créés au projet. En cliquant sur le numéro du bordereau, vous accédez à l’ensemble des informations inscrites à celui-ci. Il est possible d’ajouter des documents et des notes au besoin.

En cliquant sur l’icône , la page Ajouter un bordereau s’ouvrira. Voir les étapes 5.1 à 5.6 pour compléter

votre bordereau de suivi.


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En cliquant sur l’icône de la loupe , une fenêtre s’ouvrira et vous permettra d’effectuer des recherches à l’aide de plusieurs filtres.

En cliquant sur l’icône dossier , une fenêtre s’ouvrira et vous permettra d’extraire le rapport de la liste des bordereaux de suivi au projet.

Le tableau présente, pour chaque bordereau de suivi créé au projet, les informations suivantes :

• No. du bordereau de suivi

• Plage de concentration

• Contaminants

• Lieu récepteur

• Numéro d’autorisation

• Date de chargement

• Date de réception/refus

• Statut du bordereau de suivi

• Actions (modifier ou effacer)

Au bas de page, en cliquant sur Afficher les notes du projet, vous accédez au menu pour ajouter des notes. Peu importe l’onglet sous lequel vous ajouterez une note, celle-ci sera visible et accessible à partir de tous les onglets du menu contextuel. Une note peut comporter deux statuts, soit ouverte ou fermée, pour en faciliter le suivi.

Les notes comportent huit catégories qui vous permettront de classer celles-ci de manière standardisée :

• Attestateur

• Bordereau

• Général

• Lieu récepteur

• Observateur

• Projet

• Propriétaire

• Transporteur

5.1 Étape 1 I Adresse de départ

Cliquez sur l’icône .

Pour un projet de type standard, vous retrouverez comme adresse de départ celle du terrain d’origine inscrite au projet.

Pour un projet de type infrastructure linéaire, vous devrez sélectionner l’adresse de départ. Une adresse de départ que l’on nomme segment est ajoutée à l’onglet Terrain. Il est possible d’ajouter un segment en cours de projet.


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5.2 Étape 2 I Identification du lot

La prochaine action consiste à sélectionner un numéro de lot. Une fois le lot sélectionné, les champs suivants vont se compléter automatiquement :

• Types de contaminants

• Concentrations des contaminants

• Lieu récepteur


5.3 Étape 3 | Numéro d’échantillon

Si vous avez ajouté des numéros d’échantillons à votre lot de sol, ceux-ci s’afficheront en cliquant sur le menu déroulant. Il n’est pas obligatoire de sélectionner le numéro d’échantillon à cette étape. Lors du chargement de sols, sélectionnez le numéro d’échantillon correspondant. Un seul numéro peut être sélectionné. Il est aussi possible de faire une saisie manuelle.

5.4 Étape 4 | Nombre de bordereaux à dupliquer

Vous pouvez dupliquer autant de bordereaux de suivi correspondant que requis. Au champ Nombre de bordereaux à créer, il faut inscrire le nombre dont vous aurez besoin. Chaque bordereau aura son identifiant unique.

Lorsque vous procédez au chargement des camions, vous pouvez récupérer les bordereaux de suivi, ajouter les informations requises et expédier les sols contaminés.

5.5 Étape 5 | Transporteur

Le champ Transporteur permet de sélectionner un transporteur parmi ceux préalablement ajoutés comme participants au projet. Il est recommandé d’ajouter les transporteurs au projet avant le jour du chargement des sols pour éviter des pertes de temps sur le terrain. Il n’est pas obligatoire de sélectionner le transporteur à cette étape, car vous pouvez aussi sélectionner le transporteur au chargement.

Il est important de garder en tête que vous ne pouvez pas sélectionner un transporteur non inscrit au projet. Si ce

cas se présente, vous devrez, à la section Participants, ajouter le transporteur et par la suite le référencer au bordereau de suivi.

5.6 Enregistrer

Cette étape consiste uniquement à cliquer sur le bouton Enregistrer au bas de la page. Plus le lot que vous référencerez au bordereau de suivi sera complet, moins de temps il faudra pour procéder à son chargement.


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6 Statut d’un bordereau de suivi

Un bordereau de suivi peut avoir cinq statuts : ouvert, en route, sols reçus, refusé et annulé. Tous les bordereaux de suivi en statut ouvert, lorsque le projet sera signifié complété par le gestionnaire de projet, passeront au statut annulé.

6.1 Ouvert

Ouvert : Statut initial de tout bordereau de suivi créé au projet.

Vous pouvez modifier les informations suivantes :

• Effacer un bordereau de suivi

• Identification du lot

• Numéro d’échantillon

• Transporteur

6.2 En route

En route : Le camion sera considéré comme chargé et en route lors de la signature du bordereau de suivi par le

préposé au bordereau, qui consiste à enregistrer le bordereau de suivi.

Vous pouvez modifier les informations suivantes :

• Type de sol

• État des sols

• Numéro d’échantillons

6.3 Sols reçus

Sols reçus : Bordereau de suivi dont l'arrivée du transporteur au lieu récepteur est déclarée par le lieu récepteur.

Vous ne pouvez modifier aucune information lorsqu’un bordereau de suivi a le statut sols reçus.

6.4 Sol refusé

Refusé : Le lieu récepteur a refusé les sols contaminés.

Référez-vous à la section 10 Préposé au bordereau | Bordereau de suivi refusé du présent guide pour obtenir de plus amples informations. Veuillez vous référer au guide Refus des sols pour comprendre le processus interne du système relié au refus d’un bordereau de suivi.


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6.5 Annulé

Annulé : Statut appliqué par le système à tous les bordereaux de suivi ouvert une fois le projet signifié comme

complété.

Vous ne pouvez modifier aucune information lorsqu’un bordereau de suivi a le statut annulé.

7 Procédez au chargement

Vous avez ajouté des bordereaux de suivi au projet, vous pouvez maintenant procéder au chargement des sols. À cette étape, tous vos bordereaux de suivi ont le statut ouvert.

Pour accéder au bordereau de suivi à charger, au tableau qui présente la liste des bordereaux de suivi, cliquez sur le No. du bordereau. Le bordereau de suivi s’ouvrira avec les informations préalablement inscrites. Vous pouvez modifier ces informations et/ou procéder au chargement.

Pour procéder au chargement, cliquez sur le bouton Procéder au chargement au bas de la page : le bordereau de suivi s’ouvrira.

Complétez les champs requis et cliquez sur Enregistrer. Le camionneur pourra alors quitter le terrain d’origine en direction du lieu récepteur.

7.1 Lieu récepteur hors Québec | Préposé au bordereau

Dans le cas d’un lieu récepteur hors Québec, c’est le gestionnaire de projet qui va jouer le rôle de préposé au bordereau pour le lieu récepteur hors Québec.

Les boutons Procéder à la réception et Refuser le chargement ne seront accessibles que lorsque le bordereau de suivi aura le statut En route (voir la section 10 Préposé au lieu récepteur | Hors Québec du présent guide pour obtenir plus d’informations à ce sujet).

Tous les utilisateurs attitrés au projet avec le rôle de préposé au bordereau ou de gestionnaire de projet pourront réceptionner les bordereaux de suivi avec le statut en route vers un lieu récepteur hors Québec.

7.2 Transporteur

Si vous avez attitré un transporteur au bordereau de suivi lors de sa création, il est possible lors du chargement de modifier votre sélection en cliquant sur la flèche déroulant au champ Transport.

Seul un transporteur ayant été ajouté comme participant au projet peut être sélectionné. Si le transporteur n’apparaît pas au choix déroulant, vous devez l’ajouter à la section Participants avant de pouvoir l’attitrer au bordereau de suivi.


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Processus de réception

8 Préposé au lieu récepteur | Québec En vous connectant à votre compte de type lieu récepteur, vous accédez au menu principal à la section Bordereaux et au tableau qui vous présente la liste des bordereaux de suivi au statut en route vers votre lieu récepteur.

Si vous êtes un utilisateur attitré à plusieurs comptes, il est important, à la barre de sélection Nom du compte, de bien sélectionner le compte auquel vous voulez accéder. À la barre de sélection Lieu récepteur, sélectionnez le lieu récepteur auquel vous voulez accéder.

8.1 Section | Bordereaux | Menu contextuel

Le menu contextuel comporte quatre sections : En route, Refusés à traiter, Sols reçus/Refusés, Ouverts ainsi que le tableau présentant la liste des bordereaux de suivi selon leur statut.

Le tableau présente les mêmes informations pour les quatre sections : seul le statut du bordereau de suivi change en fonction de la section. Certaines informations pourraient ne pas être disponibles, comme la date de chargement, la date de réception et le tonnage estimé pour un bordereau de suivi ayant le statut ouvert.

La section En route vous présente au tableau tous les bordereaux de suivi en route vers le lieu récepteur sélectionné à la barre de sélection.

La section Refusés à traiter vous présente au tableau tous les bordereaux de suivi refusés où une action est requise de la part du préposé au bordereau, soit le retour au terrain d’origine ou une redirection vers un autre lieu récepteur.

La section Sols reçus/Refusés vous présente au tableau tous les bordereaux de suivi reçus ou refusés selon le lieu récepteur sélectionné à la barre de sélection.

La section Ouverts vous présente au tableau tous les bordereaux de suivi ouverts au projet selon le lieu récepteur sélectionné à la barre de sélection rapide. Il est à noter qu’un bordereau de suivi avec le statut ouvert pourrait ne pas être utilisé. Une fois le projet complété, le statut de tous les bordereaux de suivi ouverts changera pour devenir annulé.

Le tableau comporte les colonnes suivantes pour tous les statuts :

• No. du bordereau

• No. de projet

• Nom du projet

• Date de chargement

• Date de réception/refus


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• Lieu récepteur

• Tonnage estimé/réel

• Statut À la colonne No. du bordereau, cliquez sur le numéro du bordereau pour consulter les informations inscrites et disponibles selon le statut de celui-ci.

À la colonne Numéro de projet, cliquez sur le numéro de projet et vous accédez au menu contextuel qui comporte trois sections : Vue d’ensemble, Terrain et Bordereaux. Référez-vous au guide Création et gestion d’un projet

pour obtenir de plus amples informations.

8.2 Réception ou refus d’un bordereau de suivi

À l’arrivée du camion, le préposé a deux options : il peut faire la réception ou le refus des sols. Un bordereau de suivi accepté pourra être refusé ultérieurement. Pour accéder au bordereau de suivi à réceptionner, à la section Bordereaux du menu principal, cliquez sur le numéro du bordereau. Le bordereau de suivi s’ouvrira et au bas de la page vous trouverez les boutons Procédez à la réception et Refuser le chargement.

8.2.1 Procéder à la réception

Les champs à remplir et actions requises sont :

• Tonnage

• Numéro du billet de pesée (facultatif)

• Veuillez indiquer si les sols sont reçus pour valorisation ou élimination*

• Immatriculation – Camion tracteur

• Immatriculation – Remorque (si applicable)

• Immatriculation – Autre remorque (si applicable)

• Cochez la case Je confirme que les renseignements inscrits sur le bordereau de suivi sont complets et exacts

• Cliquez sur le bouton Enregistrer et signer

*Ce champ est disponible uniquement pour un lieu récepteur qui valorise ou élimine les sols contaminés.

8.2.2 Refuser le chargement


• Type de raisons de refus o Cliquez sur la flèche pour afficher les choix au menu déroulant




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8.2.3 Refus d’un bordereau de suivi réceptionné

Pour accéder à un bordereau de suivi qui a été réceptionné et qui doit être refusé à la suite d’un contrôle interne, à la section Sols reçus/refusés cliquez sur le numéro du bordereau recherché pour accéder à la page Bordereau.

Au bas de la page, cliquez sur le bouton Refuser le chargement pour accéder à la page Refuser le chargement.





8.2.4 Téléchargement et recherche

Selon la section du menu principal choisi, vous aurez accès à des icônes, soit pour ajouter, extraire un rapport ou effectuer une recherche.

En cliquant sur l’icône du dossier , une fenêtre s’ouvrira et vous permettra d’extraire le rapport de la liste des projets auxquels vous participez.

Cliquez sur l’icône de la loupe , une fenêtre s’ouvrira et vous permettra d’effectuer des recherches.

Cliquez sur l’icône et une fenêtre s’ouvrira. Complétez les champs requis selon la situation.

9 Préposé au bordereau | Terrain d’origine | Bordereau de suivi refusé

Lorsqu’un bordereau de suivi est refusé par le lieu récepteur, le propriétaire, le gestionnaire de projet et le préposé au bordereau reçoivent une notification. Un bordereau de suivi peut être refusé dès son arrivée ou après son acceptation à la suite d’un contrôle par le lieu récepteur.

Le processus de réception est le même pour un retour au terrain d’origine en provenance d’un lieu récepteur situé au Québec ou hors Québec.

9.1 Options | Retour ou redirection

Pour donner suite au refus, le gestionnaire de projet ou le préposé au bordereau devra intervenir. Pour accéder au bordereau de suivi refusé, à la section Bordereau du menu principal, allez à la section Refusés à traiter au menu contextuel.


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Cliquez sur le numéro du bordereau pour accéder au bordereau de suivi. Au bas de la page, vous retrouverez deux boutons d’actions :

• Sols retournés au terrain d’origine

• Sols redirigés à un autre lieu récepteur Cliquez sur le bouton correspondant à votre situation.

9.1.1 Retour au terrain d’origine

En cliquant sur Sols retournés au terrain d’origine, la page Confirmation de retour au terrain d’origine

s’ouvrira. Les champs à remplir et actions requises sont :

• Transporteur (inscrit par le système)

• Immatriculation (inscrit par le système)



• Tonnage estimé (inscrit par le système)

• Prénom et nom du conducteur (inscrit par le système)

• Numéro de téléphone



9.1.2 Redirection à un autre lieu récepteur

En cliquant sur le bouton Sols redirigés à un autre lieu récepteur, la page Confirmation de la redirection du chargement s’ouvrira. Le système va créer un nouveau bordereau de suivi avec des champs à compléter.

Les champs à compléter à la page Confirmation de la redirection du chargement sont :

• Lieu récepteur


• Numéro d’échantillon

• Transport (si applicable)

• Immatriculation (si applicable)

• Prénom du conducteur (si applicable)

• Nom du conducteur (si applicable)




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9.1.3 Retour effectuer par le lieu récepteur

Le lieu récepteur qui refuse un bordereau de suivi peut procéder, via le système, au retour des sols vers le terrain d’origine.

Pour accéder au bordereau de suivi à retourner au terrain d’origine, à la section Bordereaux du menu principal, à la section Refusés à traiter au menu contextuel. Cliquez sur le numéro du bordereau pour accéder au bordereau de suivi. Au bas de la page, vous retrouverez le bouton d’action Sols retournés au terrain d’origine.

Cliquez sur le bouton correspondant à votre situation.

Les champs à remplir et actions requises, selon le cas applicable, sont :

• Transporteur

• Immatriculation - Camion tracteur

• Immatriculation - Remorque

• Immatriculation - Autre remorque (si train-routier)

• Tonnage estimé

• Prénom et nom du conducteur




10 Préposé au lieu récepteur | Hors Québec

Dans le cas d’un lieu récepteur hors Québec, c’est le gestionnaire de projet qui va jouer le rôle de préposé pour le lieu récepteur hors Québec. Tous les utilisateurs attitrés au projet avec le rôle de préposé au bordereau ou de gestionnaire de projet pourront réceptionner les bordereaux de suivi. La première étape consiste à vous connecter à votre compte de type propriétaire ou intervenant à la section Bordereaux du menu principal. Le menu contextuel comporte quatre sections : En route, Refusés à traiter, Sols reçus/Refusés, Ouverts ainsi que le tableau présentant la liste des bordereaux de suivi selon leur statut.

Les actions effectuées par le préposé au bordereau de suivi, pour le lieur récepteur hors Québec, consistent à :

1. Pour procéder à la réception, voir la section 10.2.1 du présent guide. Pour refuser le chargement, voir la section 10.2.2.


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2. Si le bordereau de suivi est refusé, le préposé a deux options : il peut retourner les sols au terrain d’origine (voir la section 10.3.1 du présent guide) ou rediriger les sols à un autre lieu récepteur (voir la section 10.3.2).

3. Dans le cas où les sols sont retournés au terrain d’origine ou que le nouveau lieu récepteur est hors

Québec, le préposé devra procéder à la réception (voir la section 10.2.1 du présent guide) ou refuser le chargement (voir la section 10.2.2).

10.1 Réception ou refus d’un bordereau de suivi

À l’arrivée du camion au lieu récepteur hors Québec, le préposé a deux options : il peut procéder à la réception ou refuser le chargement. Un bordereau de suivi accepté pourra être refusé ultérieurement.

10.1.1 Procéder à la réception

À la section Bordereaux du menu principal, à la section En route au menu contextuel, cliquez sur le No. bordereau, recherché : une fenêtre s’ouvrira et vous permettra d’accéder à la page Bordereau. Cliquez sur le bouton Procéder à la réception au bas de la page.


• Tonnage

• Numéro du billet de pesée (facultatif)

• Prénom du responsable du lieu

• Nom du responsable du lieu

• Immatriculation – Camion tracteur

• Immatriculation – Remorque (si applicable)

• Immatriculation – Autre remorque (si applicable)


• Preuve de réception hors Québec (avec fichier à joindre)


Preuve de réception hors Québec : Référence article 22 pour se conformer au Règlement concernant la traçabilité des sols contaminés excavés, (2021) 27 G.O. II, 3831.

Ce document doit être joint au plus tard 24 heures après le déchargement des sols.

10.1.2 Refuser le chargement

À la colonne No. bordereau, cliquez sur le numéro du bordereau recherché : une fenêtre s’ouvrira et vous permettra d’accéder à la page Bordereau.

Cliquez sur le bouton Refuser le chargement.


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10.1.3 Retour effectuer par le lieu récepteur

Le lieu récepteur qui refuse un bordereau de suivi peut procéder, via le système, au retour des sols vers le terrain d’origine. Il est préférable d’en informer le gestionnaire de projet avant de procéder.

Pour accéder au bordereau de suivi à retourner au terrain d’origine, vous devez accéder à la section Bordereaux du menu principal puis à la section Refusés à traiter au menu contextuel. Cliquez sur le numéro du bordereau pour accéder au bordereau de suivi. Au bas de la page, vous retrouverez le bouton d’action Sols retournés au terrain d’origine.

Cliquez sur le bouton correspondant à votre situation.

Les champs à remplir et actions requises, selon le cas applicable, sont :

• Transporteur

• Immatriculation - Camion tracteur

• Immatriculation - Remorque

• Immatriculation - Autre remorque (si train-routier)

• Tonnage estimé

• Prénom et nom du conducteur





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11 Soutien technique et Service à la clientèle (SAC)

Vous avez des questions concernant l’utilisation de Traces Québec ou vous éprouvez des difficultés techniques lors de son utilisation?

Nous vous invitons à communiquer avec un agent du Service à la clientèle d’Attestra aux coordonnées suivantes :

Du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h 30 (sauf jours fériés)

Téléphone : 450 677-1757 Téléphone sans frais : 1 866 270-4319 Télécopieur : 1 866 473-4033 Courriel : [email protected]

Vous éprouvez des difficultés qui vous empêchent de procéder au transport de vos sols contaminés excavés en dehors des heures d’ouverture du Service à la clientèle et avez besoin d’une assistance immédiate?

Un service de support téléphonique pour les questions techniques urgentes est également offert 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.

Pour rejoindre notre support technique téléphonique d’urgence :

• En dehors des heures d’ouverture du Service à la clientèle, téléphonez au : 1 866 270-4319.

• Suivez les instructions téléphoniques : si votre appel ne requiert pas une assistance immédiate, laissez un message et un membre du Service à la clientèle vous contactera durant nos heures d’ouverture.

• Pour les demandes urgentes demandant une assistance immédiate, vous serez transféré directement à l’agent qui est de garde. Dans l’éventualité où l’agent serait au même moment déjà en contact avec un autre utilisateur, laissez un message et on vous recontactera le plus rapidement possible.

mailto:[email protected]


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Section pratique

12 Trucs et astuces Nous avons réuni dans cette section les trucs et astuces qui vous seront utiles lorsque vous naviguerez dans le système de traçabilité. Ils faciliteront votre navigation.

12.1 Code des couleurs

• Au menu principal, la section active est en bleu pâle, les autres sont grisées.

• Au menu contextuel, la section active est en italique gras.

• Une écriture en bleu pâle est soit un lien vers une autre fenêtre, un site Web ou une fonction.

• Un bouton bleu foncé n’est lié à une fonctionnalité.

• Un bouton grisé n’est pas accessible : il s’agit soit d’une information manquante ou d’une information non disponible à cette étape.

12.2 Champs obligatoires

Vous devez compléter obligatoirement tous les champs marqués d’un point rouge . Les autres champs sont optionnels.

Si l’information entrée est valide, le point rouge deviendra un crochet vert .

12.3 Boutons d’actions

Lors de la création d’un compte, d’un bordereau de suivi ou lors d’une réponse à une demande, plusieurs boutons

d’actions sont disponibles. Il est important de noter que le bouton va annuler l’action au complet.

Par exemple, si vous cliquez sur annuler à la dernière étape de création d’un compte, tout sera effacé.

Pour revenir à la section d’avant sans tout supprimer, il faut plutôt cliquer sur le bouton .

12.4 Informations supplémentaires

: Lorsque ce bouton est visible, vous pouvez cliquer dessus et une bulle contenant des informations supplémentaires apparaîtra.

12.5 Erreurs

En cas d’erreur, un message apparaîtra en haut de l’écran et un point rouge sera visible à côté du ou des champs en défaut. Pour obtenir plus d’informations au sujet de l’erreur, cliquez sur le point rouge .


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Une fois l’erreur corrigée, appuyer de nouveau sur ou .

12.6 Retour à la page d’accueil

En tout temps, si vous désirez revenir à la page d’accueil, vous n’avez qu’à cliquer sur le logo .

13 Préposé au bordereau et responsable de projet, terrain d’origine

13.1 Onglet « Bordereaux »

Cet onglet vous permet de voir tous les bordereaux associés à vos projets.

: Permet de choisir pour quel projet vous désirez afficher les bordereaux.


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: Affiche les bordereaux en route du projet choisi.

: Affiche les bordereaux refusés en attente de traitement.

: Affiche tous les bordereaux reçus ou refusés.

: Affiche tous les bordereaux associés au projet choisi qui ne sont pas encore chargés.

: Affiche les filtres de recherche.

: Lance la recherche.

: Efface tous les filtres de recherche choisis.

: Cache les filtres de recherches.

: Permet de télécharger la liste des bordereaux

: Permet de cliquer sur le numéro du bordereau pour arriver à la vue détaillée.

: Permet de modifier les informations liées au bordereau.

: Permet de supprimer un bordereau créé.

: Indique un bordereau retourné au terrain d’origine (voir la section 12.4 du présent guide pour obtenir plus de

détails à ce sujet).

: Indique un bordereau retourné vers un autre lieu récepteur (voir la section 12.4 du présent guide pour obtenir plus de détails à ce sujet).

13.1.1 Statut des bordereaux

: Aucune information n’a été entrée pour ce bordereau.


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: Le chargement a été fait par le préposé au bordereau.

: Le lieu récepteur a confirmé la réception du chargement.

: Le lieu récepteur a refusé le chargement.

: Le bordereau est annulé.

: Ce symbole indique que l’attestateur a attesté le bordereau (seulement visible lorsqu’il y a plus d’un attestateur au dossier).

13.2 Ajouter des bordereaux

Pour créer vos bordereaux de suivi, dans l’onglet projet, cliquez sur le numéro de projet approprié et cliquez sur

.

Cliquez sur le bouton .


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Adresse de départ : Les coordonnées inscrites dans la section Terrain se retrouvent ici.

Identification du lot : Lorsque vous cliquez dans la case, une liste déroulante apparaît avec tous les numéros de lots que vous avez créés à la section .

Une fois le lot choisi, les informations complémentaires apparaissent et les informations préalablement remplies dans la section Sols s’inscrivent automatiquement dans les champs appropriés.


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Numéro d’échantillon : Si vous avez inscrit des numéros d’échantillon au lot, une liste déroulante s’affichera lorsque vous cliquez dans la case.

Si le numéro d’échantillon que vous désirez n’est pas la liste, vous pouvez choisir l’option Autre et une case apparaîtra afin de vous permettre de faire une saisie manuelle.

Transporteur : Lorsque vous cliquez dans la case, une liste déroulante apparaît avec tous les transporteurs que vous avez inscrits à la section Participants.

Important : Si vous n’inscrivez pas de transporteur, vous ne pourrez procéder au chargement du ou des bordereaux.

Nombre de bordereaux à créer : Inscrivez le nombre de bordereaux que vous désirez créer. Vous pouvez en créer un maximum de 200 à la fois.

13.3 Chargement

Pour charger un bordereau, vous pouvez aller dans l’onglet Projet ou dans l’onglet Bordereaux.

Dans l’onglet Projet, cliquez sur le numéro du projet pour lequel vous voulez charger votre bordereau et cliquez sur

. Cliquez ensuite sur le numéro du bordereau voulu et la vue détaillée s’affichera.


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Dans l’onglet Bordereaux, cliquez sur le bouton et cliquez ensuite sur le numéro du bordereau voulu afin d’afficher la vue détaillée.

Pour charger le bordereau, cliquez sur le bouton .

Important : Vous ne pouvez pas procéder au chargement de vos camions s’il n’y a pas de transporteur d’attitré à votre bordereau.


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Pour procéder au chargement du bordereau, vous devez simplement remplir les champs obligatoires. La date de chargement s’inscrit automatiquement. N’oubliez pas de cocher la case de confirmation.

Une fois les informations enregistrées, le statut du bordereau changera automatiquement pour dans la vue d’ensemble.

Si vous retournez dans le bordereau, une section Chargement sera maintenant visible.

: Si besoin est, vous pouvez modifier l’information de chargement. Une fois le chargement reçu, cette option n’est plus disponible.

13.4 Bordereau refusé

Un chargement peut être refusé par le lieu récepteur. Référez-vous au guide Gestion du refus des sols pour

obtenir plus de détails. Le statut du bordereau sera affiché comme .


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Pour traiter un bordereau , vous pouvez aller dans l’onglet Projet ou dans l’onglet Bordereaux.


. Cliquez ensuite sur le numéro du bordereau voulu et la vue détaillée s’affiche.

Dans l’onglet Bordereaux, cliquez sur et cliquez ensuite sur le numéro du bordereau voulu afin

d’afficher la vue détaillée.

Dans la vue détaillée du bordereau, les informations sur le refus sont maintenant visibles au bas de la page.

ou . Pour gérer le refus, cliquez sur

13.4.1 Sols retournés au terrain d’origine

Si le chargement doit être retourné au terrain d’origine, cliquez sur . Le formulaire de confirmation du retour s’ouvrira.


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La majorité des champs sont complétés automatiquement. Vérifiez que les informations sont exactes, cochez la

case de confirmation et cliquez ensuite sur . Un bordereau de retour au terrain d’origine sera créé.

Pour procéder à la réception du chargement, cliquez sur le numéro du bordereau afin d’afficher la vue détaillée.


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Cliquez sur pour confirmer la réception du chargement au terrain d’origine.

Remplissez les informations obligatoires, lisez attentivement les informations et cochez la case de confirmation.

Vous pouvez ensuite cliquez sur . Le bordereau aura maintenant le statut .


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13.4.2 Sols redirigés à un autre lieu récepteur

Si le chargement doit être retourné vers un autre lieu récepteur, cliquez sur . Le formulaire de redirection s’ouvrira.

Remplissez les informations manquantes, cochez la case de confirmation et cliquez sur le bouton . Un nouveau bordereau sera automatiquement créé par le système :


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13.5 Bordereau pour un lieu récepteur hors Québec

Si un chargement est envoyé à un lieu récepteur hors Québec, vous devez enregistrer la réception ou le refus du chargement au système.

Pour traiter un bordereau , vous pouvez aller dans l’onglet Projet ou dans l’onglet Bordereaux.


. Cliquez ensuite sur le numéro du bordereau voulu afin d’afficher la vue détaillée.

Dans l’onglet Bordereaux, cliquez sur et cliquez ensuite sur le numéro du bordereau voulu afin d’afficher la vue détaillée.


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13.5.1 Bordereau accepté par le lieu récepteur

Cliquez sur .

Remplissez les informations demandées et cochez la case de confirmation.

Si vous avez la preuve de réception hors Québec, cliquez sur . Si vous n’avez pas la preuve, vous devez la fournir dans les 24 heures suivant la réception.

La mention document manquant sera ajoutée sous le statut du bordereau :

Cliquez sur .

Ajoutez la preuve après avoir cliqué sur le bouton .

Si vous devez ajouter la preuve après avoir déjà cliqué sur le bouton Enregistrer et signer, cliquez sur le numéro du bordereau. La vue détaillée s’ouvrira. Au bas de la page, la section Réception sera affichée.


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Cliquez sur le crayon . L’écran de mise à jour de la réception s’ouvrira.

Pour déposer la preuve de réception hors Québec, cliquez sur puis .

13.5.2 Bordereau refusé par le lieu récepteur

Cliquez sur .


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Remplissez les champs obligatoires, cochez la case de confirmation et cliquez sur .

14 Lieux récepteurs

14.1 Onglet « Bordereaux »

Lorsque vous accédez à votre compte Trace Québec, vous êtes automatiquement dirigé dans l’onglet Bordereaux.

Cet onglet vous permet de voir la liste de tous les bordereaux qui sont associés à vos projets.

: Permet de choisir pour que lieu vous voulez afficher les bordereaux.

: Affiche les bordereaux en route vers le lieu récepteur choisi.


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: Affiche les bordereaux refusés en attente de traitement.

: Affiche tous les bordereaux reçus ou refusés par le lieu récepteur choisi.

: Affiche tous les bordereaux associés au lieu récepteur choisi qui ne sont pas encore chargés.


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14.2 Réception et refus

Allez dans la section de votre onglet Bordereaux.

Cliquez sur le numéro du bordereau que vous voulez traiter et la vue d’ensemble du bordereau s’ouvrira.


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14.2.1 Pour procéder à la réception

Cliquez sur et le formulaire de réception s’ouvrira.

Remplissez les informations demandées et cochez la case de confirmation. Vous pourrez ensuite cliquez sur

. Le bordereau sera retiré de votre liste de bordereaux en route et se déplacera vers la liste des sols reçus/refusés.

14.2.2 Pour refuser le chargement

Cliquez sur et le formulaire de refus s’ouvrira.


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Remplissez les informations demandées et cochez la case de confirmation. Vous pourrez ensuite cliquer sur

. Le bordereau sera retiré de votre liste de bordereaux en route et se déplacera vers la liste des bordereaux refusés qui sont à traiter.

14.2.3 Recevoir/refuser un bordereau qui n’est pas en route

Si le bordereau que vous devez recevoir ou refuser n’est pas la section , allez voir dans la section

.

Dans cette section, vous retrouverez la liste de tous les bordereaux qui ont été créés dans les projets auxquels vous participez. Vous pouvez procéder à la réception et au refus de ces bordereaux en cliquant sur le numéro du bordereau et en suivant la même procédure que pour un bordereau en route.

14.2.4 Refuser un chargement précédemment reçu

Si vous devez refuser un chargement après sa réception, allez à la section .


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Cliquez sur le numéro du bordereau que vous voulez refuser. La vue d’ensemble du bordereau s’ouvrira. Au bas de

la page, sous la section Réception, vous trouverez le bouton .

Cliquez sur et suivez les étapes habituelles d’un refus.

14.3 Sols refusés à retourner au terrain d’origine

Aller à l’onglet .

Pour traiter le bordereau refusé, vous devez cliquer sur le numéro du bordereau.

Dans la vue détaillée du bordereau, les informations sur le refus sont maintenant visibles au bas de la page.

Pour gérer le refus, cliquer sur .


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Le formulaire de confirmation du retour s’ouvrira.

La majorité des champs sont complétés automatiquement. Vérifiez que les informations sont exactes, cochez la

case de confirmation et cliquez ensuite sur . Un bordereau de retour au terrain d’origine sera créé.


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Attestra

555, boulevard Roland-Therrien, bureau 050 Longueuil (Québec) J4H 4E8

Téléphone : 450 677-1757 – Téléphone sans frais : 1 866 270-4319 Télécopieur : 450 679-6547 – Télécopieur sans frais : 1 866 473-4033

Site Internet : www.attestra.com

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Documents

Ajout et gestion des bordereaux de suivi