Analyse mise en place domiciliations multiples projet Picasso · 2016. 3. 25. · Ce document est l'analyse d'adéquation pour la mise en place du projet PICASSO pour ISOCEL. Elle

Analyse d'Adéquation Spécifications Détaillées N° Doc : DEAL/ANA/056

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Analyse mise en place domiciliations multiples projet Picasso

ELODIE Version [1.00]

ISOCEL 733

Analyse d'Adéquation Spécifications Détaillées


Deal Informatique - © 2015 - Tous droits réservés N° Doc : DEAL/ANA/056

Copies d’écrans à titre informatif, susceptibles d’être modifiées en fonction des évolutions Page 2/15

SUIVI DU DOCUMENT

Version Rédaction Vérification Modifications

1.00 Date

17/03/2016 22/03/16 Version initiale

Nom-Visa P. SEPTIER C. NOVELLI

1.10 Date

Nom-Visa

1.20 Date

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SOMMAIRE

1 PREAMBULE ...................................................................................................................................... 4

1.1 Contexte du projet .......................................................................................................................... 4

1.2 Schéma des interfaces ................................................................................................................... 4

2 DETAIL DE LA MISE EN PLACE ........................................................................................................ 7

2.1 Modification au niveau de l’applicatif WEB ...................................................................................... 7

2.2 Interface auxiliaire ......................................................................................................................... 10

2.2.1 Interfaces de création des tiers .............................................................................................. 10

2.2.2 Interfaces de mise à jour des N° accord et délai de règlement des tiers ................................ 10

3 Divers impacts ................................................................................................................................... 11

3.1 Scripts de copie ............................................................................................................................ 11

3.2 Gestion des environnements ........................................................................................................ 11

3.2.1 Avant la bascule ..................................................................................................................... 11

3.2.2 Pour la bascule ...................................................................................................................... 11

4 Hors mise en place des multi-domiciliations sur les fournisseurs ....................................................... 13





1 PREAMBULE

Ce document est l'analyse d'adéquation pour la mise en place du projet PICASSO pour ISOCEL. Elle fait suite à la réunion du 16/03/2016 avec les interlocuteurs suivants :

Pour ISOCEL :

Valérie Daburon Rosy Mourgues-Carrère Jennifer Roger-Manara

Pour DEAL Informatique :

Pascal Septier

1.1 CONTEXTE DU PROJET

SCASO, BBJ et VERALEC migrent leur outil de gestion commerciale de GCE 130 vers GESSICA. Des impacts majeurs ont été identifiés sur la comptabilité DEAL :

o Changement codification fournisseur de 8 alphanumériques à 6 numériques. o Le module compta de GESSICA ne gère pas d’analytique

Déploiement effectué/envisagé : o Début Décembre 2015 : BBJ one shot o Mi avril : SCASO progressif par entrepôt

Impact sur la consolidation des restitutions o 2017 : VERALEC one shot

1.2 SCHEMA DES INTERFACES





Ci-dessous le schéma des différentes interfaces entrantes (GESSICAELODIE)

En vert, les flux d’interface de création/mise à jour des tiers

En bleu, les flux d’interface des mouvements comptables des achats

En rouge, les flux d’interface des mouvements comptables des ventes

Ci-dessous le schéma actuel de la codification des tiers entre GESSICA et ELODIE





Ci-dessous le projet pour le regroupement des fournisseurs sous ELODIE avec une domiciliation par gamme de produits.





2 DETAIL DE LA MISE EN PLACE

2.1 MODIFICATION AU NIVEAU DE L’APPLICATIF WEB

A ce jour, il existe dans le référentiel ELODIE un fournisseur (type de tiers : TIE et code tiers sur 8 caractères) pour chacune des gammes. Chacun de ces tiers à une seule domiciliation 001 avec les coordonnées bancaires.

Le but du projet est de réunir sous un même code tiers (type de tiers TIE, et code tiers sur 6 caractères) toutes les domiciliations du tiers avec un code domiciliation par gamme de produits. Dans ce cas, le code domiciliation ne sera plus 001 mais le code de la gamme de produits (0048, 0052, 0053…).

La SCASO a comme banque de paiement la banque EDEL (banque affiliée au groupe LECLERC) et règle une partie des factures fournisseurs par VCOM. Depuis 2010, et la mise en place d’un développement spécifique par DEAL, tous les fichiers VCOM produits par la SCASO et envoyés à la banque EDEL doivent comportés deux informations obligatoires :

Le n° accord (composé de l’année, le code CNUF et le n° de gamme) Le délai de règlement (en jours)

Ces informations sont à ce jour stockées dans des champs spécifiques de la fiche tiers.

Lors de la création du fichier VCOM, le n° accord et le délai de règlement du fournisseur réglé sont récupérés de la fiche fournisseur et aliment le fichier VCOM pour chacun des paiements aux différents fournisseurs.

Pour chacune des gammes pour un même fournisseur, le n° accord et le délai de règlement sont différents.

En mettant en place des domiciliations multiples sur un tiers, il ne sera pas possible de récupérer le n° accord et le délai de règlement sur la fiche tiers car il est différent d’une gamme de produit à l’autre, et que la gamme de produit est représentée par le code domiciliation.

Stockage du champ N° accord et délai de règlement actuellement

Table de stockage = TABDOM

Société = société de regroupement du tiers TIE pour chacune des sociétés

Etablissement = « »

Typtab = « SPE »

Prefix = « type de tiers » (donc TIE)

Codtab = « Code de la fiche tiers »

TABDOM.tecnic[9] = N° accord

TABDOM.tecnic[10] = délai de règlement

Solution envisagée

Il conviendrait de descendre le n° accord et le délai de règlement de la fiche tiers au code domiciliation. Pour rappel, le code domiciliation correspondrait au n° de gamme, et il y a un n° accord et un délai de règlement pour chacune des gammes.

Il ne sera pas possible de stocker les informations N° accord et Délai de règlement, car il n’y a plus de champs disponibles. Nous allons donc créer dans la tables G-TABLES les informations N° accord et Délai de règlement.





Il sera possible dans tous les cas de mettre à jour les champs N° accord et Délai de règlement par les interfaces tiers.

Tableau de stockage des données spécifiques de la fiche Tiers (N° accord et Délai de règlement)

Situation actuelle (stockage dans TABDOM) Situation envisagée (stockage dans G-TABLES)

Identifiant « 405 »

Progiciel « ELODIE »

Mot-clé « TABDOMSUIT »

Société

Société de regroupement du tiers TIE pour chacune des sociétés

Société

Société de regroupement du tiers TIE pour chacune des sociétés

Etablissement « » Etablissement « »

Typtab « SPE » Typtab « type de tiers » (donc TIE)

Prefix « type de tiers » (donc TIE)

Préfix « Code de la fiche tiers »

Codtab « Code de la fiche tiers »

Codtab « code domiciliation »

TABDOM.tecnic[9] N° accord Libel[1] N° accord

TABDOM.tecnic[10] Délai de règlement Libel[2] Délai de règlement

Impact écran web :

DVL_001 [01] Modification de l’écran de la fiche tiers

Modification de l’écran de la fiche tiers pour ne plus afficher les champs N° accord et Délai de règlement

DVL_002 [01] Modification de l’écran de la domiciliation du tiers

Modification de l’écran de la domiciliation du tiers pour afficher les champs N° accord et Délai de règlement (champs grisés non modifiables car mis à jour par GESSICA).

DVL_003 [01] Modification des programmes d’interface alimentant la saisie de la fiche tiers

Modification des programmes d’interface alimentant la saisie du n° d’accord et du délai de règlement.

Impact sur les chaînes de trésorerie

Dans le processus de trésorerie, une des étapes est de produire l’avis de virement pour chaque fournisseur réglé qui est la liste exhaustive des mouvements réglés. Cet avis de virement peut être envoyé par la suite au fournisseur soit par courrier papier, soit par mail.

Or se pose le problème de l’adresse utilisée. A ce jour, c’est l’adresse du tiers qui s’affiche dans l’en-tête du courrier.

Si l’option de descendre les informations N° d’accord et Délai de règlement au niveau de la domiciliation, est retenue, alors est-ce qu’il y aura pour un même tiers fournisseur dans ELODIE, plusieurs adresses différentes pour l’envoi du courrier papier (une par gamme), ou bien l’adresse de la fiche tiers peut suffire pour communiquer le détail des mouvements réglés aux fournisseurs ?





Selon les premiers échanges, les courriers issus des chaînes de trésorerie de type VCOM ne sont pas envoyés aux fournisseurs, c’est la banque EDEL qui se charge de transmettre aux fournisseurs le détail des mouvements réglés

Travail à faire par ISOCEL :

Statuer sur l’alimentation des adresses des tiers, une différente par gamme (donc par domiciliation), ou l’adresse du tiers pour toutes les gammes (donc au niveau de la fiche tiers)

Confirmer que seuls les avis de virements issus de VCOM ne sont pas envoyés aux fournisseurs


Lister les chaînes de trésorerie impactées et les banques de toutes les sociétés impactées par ses évolutions.


Vérifier si la société VERALEC fait également du VCOM comme la société SCASO

La société BBJ ne fait pas de VCOM.

DVL_004 [01] Modification des programmes alimentant le fichier VCOM

Modification des programmes de chaîne de trésorerie alimentant la saisie du n° d’accord et du délai de règlement dans les fichiers VCOM. Les champs à alimenter dans le fichier VCOM sont strictement les mêmes, c’est uniquement la table alimentant le N° accord et le délai de règlement qui diffère (G-TABLES au lieu de TABDOM). Pour plus d’informations sur le stockage, cf. Tableau de stockage des données spécifiques de la fiche Tiers (N° accord et Délai de règlement)





2.2 INTERFACE AUXILIAIRE

2.2.1 Interfaces de création des tiers

Les interfaces actuelles de création des tiers (tiersg6k pour SCASO, tierbg6k pour BBJ, et tiervg6k pour VERALEC) resteraient des interfaces uniquement de création de tiers. Dans ces interfaces (déjà existantes et créées par ISOCEL), aucune information sur la domiciliation n’est créée.

A ce jour, ces interfaces initialisent le code domiciliation avec la valeur 001 (paramétré par défaut dans l’interface elle-même). Il conviendra, à présent, de modifier le paramétrage de l’interface pour ne plus créer le code domiciliation 001, mais pour créer le code domiciliation alimenté dans le fichier en position longueur fixe.


Modifier le paramétrage des interfaces de création des tiers pour la création du code domiciliation

Afin de cibler les nouveaux tiers créés afin qu’ils soient complétés des coordonnées bancaires par les comptables, il conviendra d’alimenter ces tiers par un mode de règlement particulier (ZZZ par exemple).

Une édition permettra de cibler les tiers ayant le mode de règlement ZZZ pour être complétés.


Créer un nouveau mode de règlement

Ces nouvelles domiciliations, identifiées par le mode de règlement ZZZ, seront identifiées avec le requêteur web grâce à une vue paramétrée par DEAL. L’extraction se fera soit au format TURBO, soit au format csv, et au menu de l’applicatif web uniquement. Ces domiciliations devront être complétées des coordonnées bancaires des fournisseurs, et le mode de règlement modifié à VEC.

2.2.2 Interfaces de mise à jour des N° accord et délai de règlement des tiers

Dans le cadre du projet PICASSO, il conviendrait de créer une interface dédiée à la mise à jour des données de N° accord et de Délai de règlement. Les informations suivantes seraient à paramétrer dans les interfaces

Code société de regroupement des tiers TIE, type de tiers (TIE), code tiers, code domiciliation (qui serait le n° de gamme), N° accord et Délai de règlement.

Comme il existe 3 interfaces de création de tiers, il conviendra de créer 3 interfaces de mises à jour des données des tiers. La création des interfaces de mises à jour des tiers sera réalisée par ISOCEL.

Les données bancaires stockées dans la domiciliation ne seront jamais mises à jour par ces interfaces, car les coordonnées bancaires du tiers dans GESSICA n’existent pas, et l’alimentation de ces données est du ressort du service comptable des différentes sociétés.


Création des 3 interfaces de mise à jour des données des tiers venant de GESSICA (n° accord et délai de règlement)





3 DIVERS IMPACTS

3.1 SCRIPTS DE COPIE

Faire un audit des codes domiciliations pour les fournisseurs de type TIE. Actuellement, même s’il y a une création des tiers et des codes domiciliations par interface, il existe des codes domiciliations pour certains tiers différents de 001 (exemple code domiciliation = 001,3,SANS)

En tout premier, pour la mise en place des domiciliations multiples avant le nouveau mode de fonctionnement :

Transfert de l'accord et du délai de la fiche tiers aux différentes domiciliations existantes des tiers.

Si pour la fiche tiers, le n° accord est alimenté, le copier sur toutes les domiciliations. Si pour la fiche tiers, le délai de règlement est alimenté, le copier sur toutes les

domiciliations

DVL_005 [01] Programme de transfert des n° accord et de délai de règlement de la fiche tiers vers toutes les domiciliations du tiers.

Script sous unix de copie des n° accord et de délai de règlement de la fiche tiers vers toutes les domiciliations du tiers.

3.2 GESTION DES ENVIRONNEMENTS

3.2.1 Avant la bascule

Un seul serveur pour la comptabilité ELODIE des différentes sociétés (srs1rc-compta.scaso.fr)

Sur ce serveur, il y a 2 environnements : un de recette et un de production.

Les 2 serveurs partagent les mêmes programmes.

La partie web n’existe que pour le serveur de production.

Avec ce fonctionnement, toute livraison sur le serveur est effectuée en production.

Pour gérer sans difficulté toutes les livraisons, il conviendrait d’avoir 2 environnements distincts utilisant chacun leur propre programme, et pour chaque environnement, la partie web active.

Travail à faire par DEAL

Proposition de chiffrage pour la mise en place de 2 environnements distincts avec pour chacun des environnements, une base de données, des programmes et une partie web distincts.

3.2.2 Pour la bascule

Développement d'un script pour copier les domiciliations (uniquement les informations bancaires des codes domiciliations 001 de chacun des fournisseur) de l’ancien code fournisseur sur 8 caractères vers le nouveau fournisseur vers 6 caractères (code tiers TIE) le code domiciliation étant le code de la gamme de produits.

Fichier au format csv avec les informations suivantes :





Type de tiers/code tiers sur 8 caractères/Code tiers sur 6 caractères/code gamme (qui sera le code domiciliation)

Si le code domiciliation (code gamme) existe déjà, uniquement mise à jour de toutes les informations des coordonnées bancaires (nom banque, ville banque, IBAN, BIC, RIB, mode de règlement, calcul calage échéance, banque de règlement, Date RUM, RUM). Les informations N° Accord et Délai de règlement ne seront pas impactées.

Si le code domiciliation (code gamme) n’existe pas, création de la domiciliation avec pour code la gamme, et copie des informations des coordonnées bancaires (nom banque, ville banque, IBAN, BIC, RIB, mode de règlement, calcul calage échéance, banque de règlement, Date RUM, RUM) sur la nouvelle domiciliation créée.

Recopie intégrale de toutes les données liées aux coordonnées bancaires de la domiciliation.

Les informations N° Accord et Délai de règlement ne seront pas dupliquées par ce script car déjà mis à jour par les interfaces provenant de GESSICA.

En attente de réponse d’ISOCEL sur la gestion des adresses pour impacter ce choix dans la copie des domiciliations.

DVL_006 [01] Programme de transfert des domiciliations de l’ancien code fournisseur vers le nouveau code fournisseur

Script sous unix de transfert des domiciliations selon les règles citées ci-dessus.

Demande supplémentaire d’ISOCEL après l’intervention du 16/03/2016 (mail de Valérie Daburon).

Extrait du mail :

Bonjour Pascal, Vu que nos délais sont très courts je pense qu'il va être nécessaire de chiffrer une option supplémentaire qui serait une étape intermédiaire avant la mise en place définitive du regroupement fournisseur. Cette option consisterait à ne pas regrouper dans Elodie les fournisseurs (pour le moment) et à transcoder en entrée d'interface le code auxiliaire à partir du code auxiliaire du fichier (comme ce qui est fait actuellement) en prenant en compte en plus un champ supplémentaire dans le fichier qui serait le code gamme. Pouvez-vous rajouter cette option dans votre proposition ? Appelez moi si besoin Merci

La demande consiste donc pour l’interface des tiers à gérer la table de correspondance entre le code fournisseur (celui sur 6 caractères) et la gamme de produits vers le code fournisseur sur 8 caractères.

La mise en place de ces tables de correspondance sur les codes tiers ne concernerait que de nouvelles interfaces de mouvements comptables (achsg6k et prosg6k). Les outils mis à disposition par DEAL permettent déjà à ISOCEL d’être autonome sur la remontée de l’interface de correspondance.

Attention lors de la constitution du fichier de correspondances à interfacer, il conviendra de respecter les règles suivantes :

Le code tiers (celui sur 6 caractères est associé au code gamme pour donner le type de tiers/code tiers sur 6 caractères. Lors de la création de la table de correspondance sur le champ « code tiers » + « gamme », il faut que les 2 valeurs soient continues dans le fichier, sans espace, ni élément de séparation. C’est pourquoi, il sera prévu par ISOCEL en bout de fichier de l’interface un champ constitué à la fois du « code tiers » + « gamme » (sans blanc, ni caractère de séparation).

Au départ, l’interface s’appuiera sur ce champ en bout de fichier pour déterminer le code tiers à utiliser via la table de correspondance. Puis après mise en place des tiers multi-domiciliations, le paramétrage des interfaces concernées sera modifié afin de ne plus lire





le champ « code tiers » + « gamme », mais le champ code tiers (sans gestion de correspondance).


Mise en place de la table de correspondance prévue selon les modalités ci-dessus

Modification des fichiers interfacés afin d’envoyer en bout de ligne les champs « code tiers » + « gamme » sans blanc, ni séparation entre ces 2 valeurs.

4 HORS MISE EN PLACE DES MULTI-DOMICILIATIONS SUR LES FOURNISSEURS

Mise en place d’une interface sortante pour envoyer les paiements des reversements vers GESSICA (factures émises par la SCASO, payées par les fournisseurs).

Ce sujet n’étant pas une priorité dans l’ordre du jour de la réunion du 16/03/2016 et ayant été vu en fin de journée lors de l’analyse, il nécessitera une analyse complémentaire.

Pour avancer sur le sujet, nous vous proposons de travailler en interne sur les éléments suivants, ce qui nous permettra lors d’un complément d’analyse d’avoir déjà une base de travail pour répondre au mieux au besoin.


Pour l'analyse, il conviendrait de fournir les schémas d'écritures du flux global dans ELODIE avec l’écriture de facture, l’écriture de règlement, l’écriture de reversement.

Pour chacune des écritures, fournir un exemple type d’écriture avec les informations suivantes : journal, type de pièce, racine de comptes (titre), type de tiers.





Tables des exigences

DVL_001 [01] Modification de l’écran de la fiche tiers ......................................................................... 8

DVL_002 [01] Modification de l’écran de la domiciliation du tiers ........................................................ 8

DVL_003 [01] Modification des programmes d’interface alimentant la saisie de la fiche tiers ............. 8

DVL_004 [01] Modification des programmes alimentant le fichier VCOM ........................................... 9

DVL_005 [01] Programme de transfert des n° accord et de délai de règlement de la fiche tiers vers toutes les domiciliations du tiers. ............................................................................................................ 11

DVL_006 [01] Programme de transfert des domiciliations de l’ancien code fournisseur vers le nouveau code fournisseur ...................................................................................................................... 12





VALIDATION DU DOCUMENT

Client 733 - ISOCEL

Application ELODIE

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Thème du document Analyse d'Adéquation Spécifications Détaillées

Date de validation 25/03/2016

Version [1.00]

Société Nom Signature Commentaires

Deal Informatique (Consultant)

Deal Informatique (Chef de produit)

ISOCEL

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