Réunion: Préparation et Déroulement

Encadré par : Mme BEZZARI

Préparé par Mlles : - AIT OUFKIR Bouchra - BOUKHEIR Sofia - OUAHI Asmaa

Exposé sur :

Introduction

1-Pourquoi la réunion?2-La typologie des réunions3-Bien préparer une réunion4-Fonctions de l’animateur de réunion5-les attitudes de l’animateur6-les étapes de déroulement d’une réunion7-Les outils de l’animateur8-Les problèmes les plus fréquents

Conclusion

introduction

La réunion est un instrument de management, elle est un moyen de communication de haut vers le bas et inversement, mais également horizontale.

Elle est un véhicule de diffusion des informations et des directives.

Elle est un lien d’échange des méthodes et des expériences entre les participants .

Elle permet aux participants découvrir, analyser et résoudre

un problème .

Pourquoi la réunion?

Pour classer les réunions tout dépend du critère choisi : finalité, nombre des participants, rôle des participants, style

d’animation, importance des échanges, etc.Les grands objectifs de réunion : Informer Obtenir de l’information Faire se rencontrer Organiser Créer ensemble Résoudre un problème ensemble Négocier Former

La typologie des

réunions

Type de réunion objectif déroulement

réunion d’information descendante

Informer les participants, faire passer un message

sous la forme d’un exposé à auditoire qui écoute et qui prend des notes

La réunion d’information ascendante

Recueillir des informations pour connaître les opinions, les besoins d’un groupe à résoudre un conflit, c’est une consultation de groupe.

Elle se déroule en 3 étapes :- Exposer le thème de

l’interview,- Aider les personnes du groupe à participer

- Faire la synthèse qui doit recevoir l’assentiment de tous.

Réunion de convivialité Créer le contact ou resserrer les liens entre les membres d’un groupe.

Elle se présente sous la forme de pots ou de fêtes précédées d’une brève allocution

La typologie des réunions

Réunion d’organisation du travail

Programmer et coordonner une action dans les détails : décider qui fait quoi, ou, quand, comment, etc.

Elle se déroule en 3 étapes :- Rappeler les objectifs de l’action à entreprendre et l’état actuel d’avancement,- Demander l’avis des participants et discuter,- Distribuer les tâches de manières précise.

Réunion de créativité Créer quelque chose de nouveau et utile (produit, service, slogan, etc.).- Apporter une solution novatrice à un problème.

Son d déroulement dépend de la technique utilisée : brainstorming, analogie, matrice de découverte, etc.

Réunion de résolution de problème

Poser un problème de manière précise et lui trouver une solution appropriée

Elle se déroule en 5 étapes :- Prendre conscience de la situation insatisfaisante,- Définir le problème,- Rechercher des solutions,- Choisir une (ou plusieurs) solution(s) à l’aide d’une grille à critères, - Programmer la (ou les) solution(s) retenue (s).

Réunion de négociation Accomplir un rapprochement à partir de positions opposées et arriver à une position commune.

Elle se déroule en 6 étapes :- Marquer la rupture avec le passé,- Localiser le problème,- Analyser les données,- Débattre,- Evaluer la situation et Formuler l’accord ou le désaccord.

 Il y a 9 étapes à suivre pour préparer une

réunion : 1. Décider de l’utilité de la réunion2. Définir précisément les objectifs de la réunion3. Fixer l’ordre du jour de la réunion4. Choisir les participants de façon pertinente5. Définir le rôle de chacun6. Bâtir un guide de la réunion7. Prévoir l’organisation matérielle de la réunion8. rédiger la confirmation de la réunion 9. s’enquérir de la participation de chacun

Bien préparer une réunion

Les participants doivent eux aussi préparer la réunion  :

-Lire les documents préparatoires reçues.

-Se documenter sur le sujet en fonction de l’objectif.

-Demander des éclaircissements sur l’objectif.

-Se renseigner sur le lieu et le temps nécessaire qu’il faudra pour y accéder.

Bien préparer une réunion

Fonctions de l’animateur de

réunion Fonction de production(résultat) : il s’agit de rendre le groupe et la réunion efficaces afin de

Produire des résultats c’est-à-dire : des solutions. des décisions. des propositions. des informations.

Fonctions de l’animateur de réunionFonction d'organisation(structurer) :il s’agit de : Favoriser l’expression de tous dans un cadre structuré. Organiser et mettre en forme l’expression Fonction de gestion (gérer les individus et les interactions): Il s’agit de Gérer la mise en relation d’individus qui vont

réagir selon: leur personnalité. leurs espoirs. leur position hiérarchique …

Le regard

> Accepter d'être " sous le regard " des participants

> Regarder alternativement chaque membre du groupe

> Le regard est un moyen d'avoir le retour des participants : réactions non-verbales des interlocuteurs

Les attitudes de l’animateur

La dynamique corporelle

> Déplacements

> Rythme

> Proxémique

> Gestes

> Prendre un point d'appui, de préférence mobile (feutre par exemple)

Les attitudes de l’animateur

Enonciation

> Veiller à bien prononcer et articuler

> Volume

> Débit : ne pas avoir un débit trop rapide et ménager des pauses.

Les pauses ont le mérite de : - Permettre de reprendre son souffle - D'anticiper ce qu'on va dire - De créer un effet d'attente et de maintenir l'attention des

auditeurs

Les attitudes de l’animateur

A comme ACCUEIL

• Mettre en confiance, dynamiser, faire la rupture avec les préoccupations habituelles

C comme CLARIFICATION

• Eviter les oppositions, centrer le travail.

T comme TRAVAIL

• Atteindre l’objectif

E comme EVALUATION

• Vérifier l’atteinte des objectifs• Vérifier le degré de satisfaction des

participants• Ritualiser la fin de l’intervention

Les étapes du déroulement d’une réunion : A.C.T.E.

Ouvrir la réunion

1 – Accueillir les participants 2 – Se présenter 3 – Introduire en situant la réunion par rapport à ce qui est

important pour l'équipe présente

4 – Présenter le contexte et la synthèse de la réunion précédente5 – Indiquer l'ordre du jour et les objectifs de la réunion

6 – Choisir un secrétaire si nécessaire

7 – Définir les règles de fonctionnement8 – Ne pas cacher les difficultés de dialogue présentes au départ si

nécessaire

Maîtriser le déroulement de la réunion

1 – Donner un temps de parole suffisant pour l'exposé des

faits

2 – Instaurer des pauses, des temps de silence

3 – Réguler la circulation de l'information

4 – Utiliser le jeu du questionnement

5 – Solliciter les avis des autres, leurs analyses, inviter à

prendre la parole

6 – Etre et rester à l'initiative par le questionnement

7 – Réguler les tensions dues aux divergences

8 – Reformuler

9 –Faire respecter l'ordre du jour ainsi que le chronométrage de la réunion

10 – Faire cesser les digressions, recentrer sur le sujet avec tact, mais

fermeté

11 – Faire des synthèses

12 – Noter au tableau les points d'accord, de désaccord, le chemin

parcouru et le chemin à parcourir

13 – Ecouter, reformuler, faire répéter

14 – Interdire les attaques de personnes

15 – Faire clarifier ce qui est dit

16 – Proposer une méthode pour examiner une question

17 – Conclure

Maîtriser le déroulement de la réunion

A la fin de la réunion :

> Faire la synthèse du cheminement du groupe et présenter les conclusions

> Préciser ce que la réunion va permettre de faire

> Répartir les tâches, fixer le planning

> Faire l'évaluation de la réunion à la fin de la séance

> Remercier les participants pour leur collaboration

Clore la réunion

Après :

> Suivre l'application des décisions

> Ne pas parler du comportement des autres, parler de la réunion

> Procéder à l'évaluation de la réunion

Clore la réunion

Le questionnement

Utiliser différents types de questions: Questions fermées . Questions ouvertes.

Utiliser différentes manières d'adresser les questions: Questions dirigées. Questions non dirigées. Questions en relais.

Les outils de l’animateur

La reformulation

3 types de reformulation : Reformulation – vérification. Reformulation – clarification. Reformulation – émergence.

Les auxiliaires visuels de l'animation

Le tableau. Les transparents ou diaporamas. L es documents papiers

Les outils de l’animateur

Comment traiter les participants typiques ?

Les problèmes les plus fréquents

Le type aux idées fixes

M. « Je sais tout »

Le muet volontaire

M. « critique tout »

Le bavard

Le timide

Les problèmes les plus fréquents

Les problèmes les plus fréquents

Bien préparez la réunion. Soyez sensible aux déviations, et cherchez à les récupérer « en

douceur ». Vérifiez que la situation a été bien analysée.

Conclusion

Merci pour votre attention