Archimer+, ou la fusion d’une archive institutionnelle et d’un outil de bibliométrie

Fred MerceurJournées ABES 2010

http://archimer.ifremer.fr

Sommaire de la présentation

L’IST à l’Ifremer

Historique et objectifs du projet Archimer+

Principes et fonctionnalités

Quelques statistiques d’usage (2005-2010)

L’IST à l’Ifremer (Institut français de recherche pour l'exploitation de la mer)

15 personnes

5 bibliothèques dont la Bibliothèque La Pérouse (BLP) à Brest co-gérée par l’Ifremer (10), l’Université de Bretagne Occidentale (3) et l’IRD(2)

Budget : 735 000€ dont 600 000€ pour les ressources documentaires

Un public estimé à 500 scientifiques, techniciens et ingénieurs

Les « ancêtres » du projet

Archimer, archive institutionnelle de l’Ifremer (2005)Post-publications, rapports, thèses, actes de congrès2 niveaux de visibilités (Internet, Intranet)Une centralisation de la collecte et de l’enregistrement des documents au niveau du service de documentation

Outil de bibliométrie interne (2003)Référencement des publications Ifremer de Rang A (=indexées dans la base Web of Sciences)Base de référence pour le calcul de plusieurs indicateurs bibliométriques déterminés avec l’état dans le contrat quadriennal de l’Ifremer

Nombre de publications de Rang ACo-publications avec :

les universités françaisesles organismes du programme 187 de la LOLF (IRD, INRA…)les partenaires européensles partenaires des Pays du Sud…

Un ensemble de besoins exprimés dans ces deux projets

Base BibliométrieElargir la portée de cette base pour permettre le calcul de nouveaux indicateurs bibliométriques documentaires (nombre d’avis/expertises, nombre de rapports…)..

ArchimerDe nouveaux types de documents (avis, HDR, chapitre d’ouvrage..) pour permettre la centralisation et la conservation de la totalité de la production documentaire de l’IfremerDe nouveaux modes de visibilité (limitée à une équipe, …)…

Le projet Archimer+ est une réponse globale à ces besoins pour :

Rationaliser (et limiter) les développements informatiques et leur exploitation

Centraliser la totalité de la production documentaire de l’Ifremer afin :

d’assurer sa conservation et sa valorisation,

de fiabiliser / automatiser le calcul des indicateurs bibliométriques

Schéma général

Archimer Internet

Module d’enregistrement centralisé des

documents

Archimer Intranet

Documents Internet

Documents Intranet et conf.

Calcul des indicateurs

LDAP

JCR

Enregistrement des rapports, avis, acte de colloques par leurs auteurs

WOS

Enregistrement des publications internationales par le personnel du service de documentation à partir d’export du WOS Contacts automatisés

pour obtenir le texte intégral

Génération des rapports d’activité

Dépôt par les auteurs : un enregistrement simplifié au maximum

Un minimum d’information obligatoire

Une automatisation de la saisie de certaines informations

Saisie de la liste des auteurs

Une saisie automatisée à l’aide d’une connexion avec l’annuaire LDAP de l’Ifremer : un des points forts du système !

L’association « document / auteur / site / département / équipe » est réalisée de manière automatique et fiable en saisissant les premières lettres des noms des auteurs !

Enregistrement des fichiers

Le dépôt du texte intégral en PDF est obligatoire

Enregistrement de plusieurs fichiers possible avec, pour chacun, une visibilité spécifique (internet, intranet, limitée à une équipe…)

Collecte et enregistrement des publications internationales par le service de documentation

Enregistrement des dépôts spontanés par emailRepérage hebdomadaire des co-publications Ifremer dans le WOS, et import des notices dans Archimer Etude la politique des éditeurs à l’aide du site WEB Sherpa/Romeo

Une méthode qui nous permet de diffuser en libre accès plus de 80% des co-publications Ifremer 2005-2010Une proposition en cours de négociation pour appliquer cette méthode aux publications résultants d’un projet européen

Contact automatisé, si nécessaire, avec les auteurs, pour récupérer, par exemple, le dernier draft Production d’un fichier PDF et enregistrement dans Archimer

Normalisation automatique des affiliations (organismes et pays) pour le calcul des indicateurs bibliométriques liés aux collaborations

Normalisation automatique fondée sur une base d’équivalence améliorée toutes les semaines

Normalisation manuelle (avec assistance) quand la normalisation automatique n’est pas satisfaisante

Rappel des règles d’écriture des affiliations aux auteurs Ifremer si nécessaire

Message personnalisé pré-composé pour un rappel des règles

A l’aide de ces rappels systématiques et personnalisés, seules 6% des publications 2010 présentent des défauts d’écritures dans les affiliations

Association aux indicateurs, soit manuellement, soit par lot

Affichage des données bibliographiques

Proposition de citation incluant un lien vers le DOI et un autre vers la version Archimer

Lien vers le texte intégral

Liste des auteurs avec affichage de l’association auteur / affiliation (exportée du WOS)

Facteur d’impact de la revue avec lien vers une présentation de son évolution

Nombre de citations et lien vers les publications citantes

Liste des indicateurs

Analyse des résultats, calcul des indicateurs

La normalisation hebdomadaire des affiliations permet l’obtention des indicateurs quadriennaux en quelques clics Le système permet d’autres combinaisons d’analyses avec les données suivantes

nom du journal, Nom de l’équipe, type de document,…

Bilan et suite prévue pour cette nouvelle version…

Des premiers retours positifs : Sur la convivialité du système (simplicité d’enregistrement des documents)

La gestion de la documentation confidentielle

L’export automatique des rapports d’activités des départements et des laboratoires

…

Une obligation de dépôt proposée en Conseil de Direction de l’Ifremer après un test dans un département

Quelques statistiques d’usage

(2005-2010)

Une augmentation continue du nombre de connexions au portail Archimer !

Une audience internationale !

Localisation des 35000 internautes, extérieurs à l’Ifremer, qui ont déchargés, en avril 2010, un ou plusieurs des 6000 fichiers PDF enregistrés dans Archimer

Localisation des lecteurs de documents rédigés en :-Français : France (55%), Algérie (12%), Tunisie (7%), Maroc (5%), Canada (3%), …-Anglais : USA (14%), France (13%), Inde (5%), UK (4%), Chine (4%), …

Sources d’accès aux fichiers PDF (Avril 2010)

Illustration de notre dépendance vis-à-vis de Google :

Évolution du nombre de déchargement de l’ouvrage « L'élevage de la crevette tropicale d'eau douce » (26Mo)

En juillet 2007, Google change ses règles d’indexation : les documents de plus de 10Mo ne sont plus indexés.

Une différence marquée dans l’utilisation des différents types de documents

Moyenne des déchargements par document et par mois entre 2007 et 2009

Un phénomène annexe pénalisant : les documents enregistrés le plus récemment sont les moins visibles

Nombre de déchargements moyen par thèse et par mois en 2009

Google Scholar viendra t-il à notre aide?

Beaucoup de défautsUn outil toujours en version béta 6 ans après son lancement !Une couverture des sources aléatoiresDes métas-données approximatives…

Mais aussi beaucoup de qualitéUn outil gratuit et rapideUne recherche sur le texte intégralDes sources multiples (publications, ouvrages, littérature grise via les archives…)Un algorithme de classement des résultats différent de GoogleUne meilleure visibilité des documents récents?

Une nette augmentation de son utilisation depuis 2-3 ansLa concurrence de Microsoft (Microsoft Academic Search) pourrait être bénéfique

Des questions?

archimer @ ifremer.fr