Archives de France Telecom : constats d’une prise de fonction

1 Journée AAF – 3 février 2011 – L’archiviste, chef de projet ?

Archives de France Telecom : constats d’une prise de fonction Arnaud Jules

Records Manager Groupe

Responsable Département Archives et Patrimoine Historique

3 février 2011 – Journée AAF/SAEE – L’archiviste, chef de projet ?


1. France Telecom :Un groupe international en expansionUne mutation rapideConséquences pour la gestion de l’information et des

documents

2. La fiche de poste du Records Manager GroupeLe profil demandéLes missionsLe positionnement

3. La prise en main du postePremiers constatsPremières actions réalisées et actions en coursUne feuille de route à 360°Premières impressions sur la fonction

AnnexesAnnexe 1 : La Politique d’archivage GroupeAnnexe 2 : GED & SAE pour la gestion du cycle de vie de

l’information


1. France Telecom


• Opérateur international de Télécommunications

• Plus de 203 millions de clients en septembre 2010

• Propose des services de téléphonie fixe, mobile, Internet (particuliers et entreprises) et dans les nouveaux domaines (e-santé, contenus)

• 50,9 milliards d’euros de chiffre d’affaire en 2009

• 43,7 % de ce chiffre réalisé en France

• Plus de 180 000 collaborateurs (dont 80 000 hors de France)

France Telecom : un groupe international


France Telecom : une mutation rapide

• 1988 : La Direction Générale des Télécommunications (DGT) devient France Telecom

• 1989 : Création de 2 EPIC ( France Telecom et La Poste)

• 1991 : France Telecom devient un exploitant autonome de droit public placé sous la tutelle du Ministère chargé des Postes et Télécommunications

• 1996 : France Telecom devient une Société Anonyme dont le seul actionnaire est l’Etat

• 1997 : France Telecom ouvre son capital et entre à la Bourse de Paris et New York

• 2000 : France Telecom acquiert l’opérateur mobile britannique Orange

6 Groupe France TélécomJournée AAF – 3 février 2011 – L’archiviste, chef de projet ?

Conséquences pour la gestion de l’information et des archives

Des personnels, des cultures, des archives de statut et de nature différents à agréger

Contraintes réglementaires et législatives de plus en plus

exigeantes, plusieurs niveaux pour le Groupe :

– National– Européen– International– Autorités (exemples français) :

– ARCEP– Direction de la répression des fraudes– CNIL– Commission européenne– Direction des Archives de France

Contexte réglementaire où les besoins de traçabilité et de conservation des informations probantes sont de plus en plus importants


Des règles internes opposables à l’entreprise et à ses collaborateurs

L’entreprise est perçue par ses partenaires, clients, fournisseurs, actionnaires…selon sa capacité à prouver ses bonnes pratiques dans la conduite de ses activités

Une bonne gestion de l’information = une bonne image de marque

Les décisions stratégiques doivent être prises :

– rapidement– en toute sécurité

quant à la pertinence et la fiabilité des informations sur lesquelles elles reposent

Conséquences pour la gestion de l’information et des archives (suite)


2. La fiche de poste


Le profil demandé

• Double profil documentaliste et archiviste d’entreprise

• Connaissance des outils collaboratifs, de GED, et d’archivage électronique

• Expérience confirmée en encadrement d’équipes

• Expérience du travail en équipes multi-disciplinaires

• Capacité de porter une stratégie (principes directeurs)

• Capacité à qualifier les besoins « Métiers FT » en gestion de l’Information et des documents des activités du groupe

• Capacité à accompagner les évolutions du métier dans le groupe


Les Missions Métiers : vue d’ensemble

Porteur de la Politique d’Archivage GroupePilote de la Mission « Gestion de l’Information de référence »

Gestiondes Archives

Papiers

Gestion documents et Archives

Electroniques

Veillerèglementaire

Gestiondes Archives

Photos et Vidéos

De la stratégie

De la conception, de la production et de la gestion

De l’expertise

Conseil, assistance et formation

interne au Groupe

Représentation du groupeauprès

des instances professionnelleset de normalisation


Les Missions de responsable de département

Encadrer une équipe de 9 personnes – fonctionnaires et contractuels (moyenne d’âge : 44,7 ans)

Gérer le site d’archives d’Alfortville ou sont conservés près de 6 kml d’archives papier, photos, audios et vidéos

Piloter les relations avec les prestataires tiers-archiveurs

Construire et gérer le budget du département

48%

24%

17%

11% Archives Intermédiaires

Photos/Vidéos

Archives Historiques

Documentation


Le Positionnement dans l’organigramme

Directeur Général

Secrétariat Général

Direction Services Généraux du Siège

Responsable Département

APH

Direction Sécurité Groupe

Direction Juridique Groupe

DSIGroupe


Le Positionnement dans le référentiel des Métiers du groupe

Compétences professionnelles demandés (référentiel groupe)

Sens du client et sens du service

Management de l’Information

Gestion de projet

Information Technology

Famille MétierManagement du risque

Groupe MétierProfessionnel de l'Information / Documentation

Extrait de la fiche MétierAfin de favoriser l’émergence le partage et la capitalisation du « savoir interne » (connaissances, documents, expériences, savoir-faire), le professionnel de l’information - documentation facilite la constitution et la diffusion du capital de connaissances du Groupe. • Il collecte, conserve et/ou détruit quand nécessaire les documents, savoirs-faire et données en interne et/ou en externe utiles à la conduite des affaires. • Il contribue à la protection dans la durée du patrimoine informationnel de l’entreprise et sa disponibilité. • Il valorise ce patrimoine en le communiquant aux personnes habilitées.


Le Positionnement dans le référentiel des Métiers du groupe

L’approche de l’activité est faite par l’analyse des risques de la non gestion de l’information et des documents des

activités de l’entreprise

Étude des enjeux, impacts et critères d’analyse en matière d’archivage et de gestion de l’information au sein de l’entreprise,

Expression de la sensibilité des informations archivées,

Étude des menaces et identification des scénarios de risques,

Synthèse de l’analyse des risques et hiérarchisation

Détermination des exigences en matière d’archivage et de gestion de l’information


Politique d’archivage groupe

Une mission qui évolue vers une fonction de Business Owner Leader pour la gestion du cycle de vie de l’information

Politique de gestion de l’information de référence

Politique de

sécurité globale

du groupe France

Telecom / Orange

Conservation /Destruction

Gestion / Conservation

Production

Fondamentaux à mettre en œuvre :Confidentialité – Complétude – Accessibilité et communicabilité

Conformité – Intégrité - Responsabilité

Cycle de vie

Documents figés et non modifiables

Patrimoine /

Histoire

Au

dita

bilité


3. La prise en main du poste


Premiers constats

• Une fiche de poste correspondant à l’attendu

• Complexité particulière de cette prise de poste

• Un poste de référent transverse en pointe mais sans responsable pendant 6 mois

• Gestion d’un déménagement d’archives de bonne envergure

• Suivi de la fin des travaux• Mise en sécurité du site• Transfert physique de l’équipe et des fonds


Une feuille de route à 360°

Regarder vers l’avant pourRegarder en arrière pour

CONNAITRE SON ENVIRONNEMENT

ANIMER

MAÏTRISER SON PERIMETRE

DIAGNOSTIQUER ET DECIDER

Records ManagerGroupe

Apprendre à connaîtreles métiers du groupe

S’inscrire dans la stratégie du groupeConstruire les objectifs à 3 et 5 ansEvaluer les moyens nécessaires

Connaître l’histoire de la gestiondes archives à FTIdentifier des retours d’expérience

Communiquer, formerAnimer les réseauxde correspondants

Faire le bilan de l’existantDégager les prioritésTraiter les urgences

Prendre connaissance des fonds d’archives et des procédures et outils archivistiques en place


Premières actions réalisées et actions en cours• Répondre à l’urgence : le déménagement

• Redonner de la visibilité sur l’activité• À la hiérarchie• A l’équipe• Aux partenaires• Aux clients

• Identifier les points prioritaires et critiques et établir les plans d’actions

• Calendrier• Identification des moyens nécessaires

• Relancer de manière cadencée tous les projets structurants en attente et prendre les décisions laissées en suspens

• Rassembler les éléments pour valoriser économiquement l’activité

•Communiquer (articles in interne – Site Intranet – Inauguration nouveau site de conservation d’archives)


Premières impressions sur la fonction de Records Manager Groupe à FT

•Une fonction de référent• qui s’appuie sur des partenaires solides et motivés (Direction de la Sécurité, Direction Juridique, Direction du Contrôle Interne)• pour une gouvernance globale à venir de la gestion de l’Information et des documents

•Une fonction d'expert• une expertise en support aux activités opérationnelles et fonctionnelles• à faire connaître dans le groupe

•Une fonction de pilote opérationnel• de la direction et de la gestion de multi-projets complexes et structurants pour le Groupe dans le cadre de programmes pluri-annuels

•Une fonction de militant• le combat des idées reçues sur les archives• le combat de la responsabilité documentaire


Annexe 1 :La Politique d’archivage Groupe


Politique d’Archivage Groupe : Définition et objectifs

Document stratégique établissant un cadre de référence global qui s’impose à toutes les entités du Groupe

Vise à rationaliser les processus d’archivage et à maîtriser la gestion de l’information

Politique qui s’inscrit dans la continuité de la Politique de sécurité Groupe

– Se mettre en conformité avec les obligations légales de conservation de l’information

– Participer à la mise en œuvre d’un système de bonne gouvernance de l’information

– Sécuriser los informations en accès et en conservation– Assurer la préservation du patrimoine historique et de la

culture de l’entreprise– Elaborer un système pérenne et auditable

Objectifs


Annexe 2 :GED & SAE pour la gestion du cycle de vie de l’information


GED & SAE pour la gestion du cycle de vie de l’information

WEBDOC

PERIMETRE APH

Co

llab

ora

ive

too

ls

SHAREPOINT COLLABORATION, ETC….

INPUT ACCEL

SAE

Archivages Électroniques

Conservation /Destruction

Gestion électroniquedes documents (GED)

Archivagedes documents électroniques

Dém

atér

iali

sat

ion

- Conservation sécurisée* Durée de conservation

- Pérennité et traçabilité des documents

- Archivage à

valeur probatoire

- Maîtrise des destructions

- Gestion sécurisée des documents* Durée d’utilité

- Organisation et classement de la documentation

- Workflow

- Gestion de volumétrie importante

- Recherche multicritères, multi-bases

Partage de Documents Gérer des alertes Forum, FAQ… Calendrier Enquêtes

Création / ImportGestion / Conservation

Documents figés et non modifiables

Productiondes documents électroniques

Gestion des flux entrants OCR Alimentation automatique des métadonnées

Création / capture


2007 2008 2009 2010

Nombre de documents

10 millions

18 millions

32 millions

46 millions

Volumétrie en téra-octets

1,5 To 2 To 5 to 8,5 ToLes bases Webdoc

Types d’usage desBases webdoc

• Gestion type archives : récupération de fonds de documents pour préparer l'archivage électronique

• Gestion de documents Affaires (Ged entreprise, Orange distribution, ...) pour archivage à valeur probatoire

• Gestion de documents vitaux et/ou confidentiels (pour audits financiers, documents contractuels, Délégation de pouvoir et signature...)

45 bases de données en production à fin 2010

Un point fort : une maîtrise d’ouvrage assurant des règles de gouvernance pour la création et la gestion des bases Webdoc

GED & SAE pour la gestion du cycle de vie de l’information