ARMEN vague 3 - auvergne-rhone-alpes.ars.sante.fr · CHRISMENT - Hospices Civils de CH de Redon ... Martine AUTRAN – CH Gonesse Directrice du système ... Frais financiers

ARMEN vague 3 PC en coût complet

Livrable long

Direction générale de l’offre de soins - DGOS |

Présentation de l’équipe

1

Groupe PC en coût

complet

Caroline BLANC - CHU MONTPELLIER

Acheteur service informatique Damien

CHRISMENT - CH de Redon

Responsable SI

Elsa FLEYFEL – CH Thuir

Cadre administratif

Claude HERNAS -

ACHAT (AP-HP)

Expert au sein de la cellule

expertise et conseils

informatique et télécommunicatio

ns Philippe

LEMOINE - Centre

Hospitalier de Sambre Avesnois

Ingénieur - RSI

Renaud MASSÉ - AP-

HM

Chef de Service Infrastructure

Olivier MURET - CH Montauban

Responsable technique

Xavier STOPPINI – CHU de Nice

Chef régional d'exploitation

Administrateur Système,

Virtualisation, San, Expert UNI

HA

Catherine APELOIG – Pro

BTP Responsable du pôle "fonctions

support en services sanitaires et médico-sociaux"

LEADER

Julien COMBIER -

Hospices Civils de

LYON

Acheteur informatique,

Direction des Achats

MARRAINE

Martine AUTRAN – CH

Gonesse

Directrice du système

d’information

ASSISTANT

Daniel CABY - DGOS


Définition du PC en coût complet

2

Poste de travail

• Le poste de travail informatique désigne les moyens matériels permettant d’accéder à toutes les fonctionnalités d'une application du Système d’Information Hospitalier ou du système d'exploitation par un utilisateur.

PC

• Le PC est le matériel le plus utilisé. Il est la plupart du temps composé d’une unité centrale, d’un écran, d’un clavier et d’une souris.

PC en coût complet

• Le coût complet d’un PC regroupe les éléments suivants:

• Commande du PC

• Livraison du PC

• Stockage du PC

• Installation et mise en fonctionnement

• Maintenance du PC

• Recyclage du PC

Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 3

•Unité Centrale (Classique, PC avancé)

•PC Portable

•Client léger

•Ecran

•OS du poste

•Garantie des matériels

•Livraison

•Installation

•Stockage

•Migration d'un OS

•Gestion de parc

•Sécurité antivirale / physique (computrace)

•télédistribution

•Recyclage

•Processus de commande

•Accompagnement / mise en fonctionnement

•Assurance

•Station d'accueil, batterie

•Consommation d'énergie

•Financement / location

•Logiciels bureautique/messagerie, données

bureautique

•Sauvegarde des données utilisateur

Hors périmètre Périmètre retenu

•Infrastructure de virtualisation

•Mobilité

• TMM

• Périphériques

• Smartphones

• Panel PC

• Tablette MCA

• Chariots informatique / supports

• Mobilier / Ergonomie

• Connectivité (réseau)

• Imprimantes

Périmètre défini par le groupe


STOCKAGE COMMANDE

LIVRAISON

Taille du stock

Durée de stockage

Type de renouvellement (one shot, fil de l'eau)

Perte de valeur due au stockage

Perte de valeur de garantie

coût du local

Vol, sinistre dans le stockage.

Inventaire global

Expression du besoin

coût de l'acheteur

coût de la procédure marché

coût de la commande

Frais financiers

coût de la livraison

Type de livraison (in desk, on desk, en magasin)

Délai

Livraison groupée

Livraison spécialisée (taille du camion, plage horaire)

Conditionnement, emballage

coût du recyclage du carton

coût du carton pour le constructeur

Livraison échelonnée.

L’analyse en coût complet nécessite de décomposer la chaine de valeur du PC

(1/2)

4

Commande Maintenance Installation Livraison

Mise en fonctionnement

Recyclage Stockage


INSTALLATION ET MISE EN FONCTIONNEMENT

Masterisation (interne ou externe)

Post masterisation (jonction au domaine, …)

coût de logiciel applicatifs et d'infrastructure

Reprise des données

Décartonnage

Inventaire technique du poste

Sauvegarde des données utilisateurs (espace disque,

logiciel)

Formation de l'utilisateur

MAINTENANCE

coût de garantie

Helpdesk

Déplacement des techniciens

Prise de main à distance

Spare

Astreinte

Évolution du poste (MAJ, migration d'OS, évolutions

applicatives)

Consommation électrique

Perte de données, récupération des données.

Amortissement du poste

coût de la 4eme et de la 5eme année

RECYCLAGE

Manutention

Stockage

Reforme de la gestion de parc

Suppression physique des données

coût de traitement du déchet. DEEE déjà payé

5

L’analyse en coût complet nécessite de décomposer la chaine de valeur du PC

(2/2)

Commande Maintenance Installation Livraison

Mise en fonctionnement

Recyclage Stockage


La recomposition des coûts externes d’achat de PC est rendue très complexe

par les imputations très variables des établissements

6

Comptes BTP RMS

Compte Intitulé

H60681 Fournitures informatiques diverses

H62842 Sous-traitance informatique

H218312103 Matériel informatique H20511 Logiciel Informatique

Comptes BTP RMS

COMPTES DESIGNATION

Exploitation H615254 ENTRETIEN REPARATION MATERIEL INFORMATIQUE

H615261 MAINTENANCE INFORMATIQUE

H6284 TRAVAUX INFORMATIQUES

H602652 FOURNITURES INFORMATIQUES ( souris, cordon,

etc,,, ) Investissement

H2051 LOGICIELS INFORMATIQUES

H218321 MATERIEL INFORMATIQUE ( PC, Imprimantes, etc,,,)

Comptes CH Redon

Les comptes Catégories

2183 Matériel de bureau et

matériel informatique

Fourniture et livraison des matériels

informatiques

60265 Fournitures de bureau et

informatiques

Fourniture et livraison des

consommables informatiques

60625 Fournitures de bureau et

informatiques Maintenance des postes de travail

Comptes AP-HP

Comptes CHU Nice

COMPTES DESIGNATION

Exploitation

H6152540/H6151540 ENTRETIEN REPARATION MATERIEL INFORMATIQUE A

Caractère Non Médical/ou à caractère Médical

H6152610/H6151610 MAINTENANCE INFORMATIQUE A Caractère Non Médical/ou

à caractère Médical

H6284000 PRESTATIONS INFORMATIQUES

H6062510 PETITS MATERIELS INFORMATIQUES + consommables

imprimantes ( souris, cordon, etc,,, )

H6132510 Location informatique à caractère non médical

Investissement

H2051 LOGICIELS INFORMATIQUES

H218321 MATERIEL INFORMATIQUE ( PC, Imprimantes, etc,,,)

H2382804 AUTRES IMMOBILISATIONS CORPORELLES EN COURS


Les coûts externes du PC représentent 147,4M€ dont 72% sont alloués aux

logiciels et la maintenance

7

Investissement en

matériel par PC

Investissement en

logiciels par PC Maintenance par PC

Nombre de PC dans

les ES

81,1 € 106,3 € 107,4 € 500 000

Source: 3 CHU et 1 CH

Décomposition du coût externe du PC

Postulat: les coûts externes du PC sont composés des

- coûts d’achat du matériel et des licences

- coûts de maintenance

Les logiciels

et la

maintenance

représentent

chacun 36%

des coûts

externes!

28%

36%

36%

Part des différents coûts externes dans les PC

Investissement en PC

Investissement en logiciels

Maintenance

41M€

53M€

53M€


Le PC est un segment qu’il convient d’étudier en coût complet: le matériel ne

représente que 19% de son coût

8

Commande

21%

Livraison

1,7%

Maintenance

44,7%

Installation et mise en

fonctionnement 30,2%

Recyclage

0,2%

Stockage

1,8%

499 € 40 € 1 045 € 707 € 5 € 42 €

Evaluation du coût complet d’un PC en hôpital acheté en groupement

Coût complet du PC: 2338€ (hors coût d’opportunité du à l’inactivité et formation)

• Dans le coût de commande, le

coût du matériel qui pèse

environ 450€ ne représente que

19% du coût complet!

• Un PC (garantie 3 ans site, 4Go

de RAM, graveur, pentium G20) et

un écran (22 pouces, 16/10)

coûtent 450€

Pour un segment comme le PC, la répartition des coûts est telle qu’il

convient de l’étudier en coût complet


Le coût de l’utilisateur final est conséquent puisqu’il peut représenter jusqu’à

67% du coût complet du PC

9

Matériel, logiciels et

installations Matériel

Maintenance matérielle

Logiciels

Maintenance logicielle

Stockage

Electricité/ chauffage/ clim

Opérations

informatiques Niveau 1, 2 et 3

Sécurité

Gestion des ordis de

bureau

Administration Administration

Gestion

Formation utilisateurs

Formation informatique

Mise au rebut

Coût de

l’utilisateur final -

Maintenance Formation

Réparation

Indisponibilité


installations

20,6%

Opérations

informatiques

9,8%

Administration

2,6%

Coût de l’utilisateur

final

67,0%


installations

24,5%

Opérations

informatiques

11,4%

Administration

3,3%


final

60,8%


installations

31,9%

Opérations

informatiques

12,9%

Administration

4,5%


final

50,7%

PC

adm

inis

trés

PC

peu

adm

inis

trés

PC

non

adm

inis

trés

Conte

nu d

es b

locs

Source: Desktop TCO - Etude Gartner Mars 2013

Dans cette étude comme dans la précédente nous pouvons voir que le coût de la

maintenance représente une part très importante du coût complet du PC


Le nombre de PC a beaucoup augmenté ces dernières années et dépend de la

taille de l’établissement

10

Les CH1 ont un budget < 20M€, les CH2 ont un budget compris entre 20M€ et 70M€, les CH3 ont un budget >

70M€.

Source: Atlas des SIH 2013 - DGOS

Nombre moyen de PC par type de structure

Source: DSI HCL

Focus sur un établissement : les HCL

On observe une

différence de 9 925%

entre les ex Hôpitaux

Locaux et les CHU!

On arrive à un pallier

dans les CHU: moins

de PC sont achetés.

On passe de 3422 PC

achetés en 2009 à 1851

en 2013 (malgré les

queues de budget qui

gonflent un peu 2012) 0

500

1000

1500

2000

2500

3000

3500

4000

2009 2010 2011 2012 2013

Evolution du nombre de PC achetés


La loi de Moore devient de moins en moins exacte: l’obsolescence des postes

est moins rapide aujourd’hui

11

Comparaison loi de Moore – processeurs INTEL

« la quantité de transistors pouvant tenir sur une puce

informatique doublera tous les deux ans »

LOI DE MOORE

Pendant près de 40 ans la loi

s’est avérée exacte mais elle

se heurte aujourd’hui à deux

limites:

- La miniaturisation a atteint

ses limites

-Le développement de

l’informatique verte est

antinomique avec la course à

la puissance

A titre d’illustration, on peut dire

que depuis Windows Vista, les

versions de l’OS ne sont plus

de plus en plus gourmandes!


96% des établissements utilisent la suite Microsoft Office, parmi eux une

majorité utilise également open office

12

Utilisation de la suite MS Office dans les établissements

Utilisent MS Office

N'utilisent pas MS Office

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

CHU/R CH1 CH2 CH3 CHS CLCC ESPIC Autres privés

Utilisation de la suite OPEN Office par type d'établissement

La quasi-totalité des

établissements utilisent la suite

MS Office, seuls 4% des

établissements se passent de la

suite de Microsoft…

…Ce qui ne les empêche pas d’utiliser

(au moins partiellement) une autre suite

de bureautique!

Ainsi 56% des CH au budget entre 20 et

70M€ utilisent également OPEN Office

mais de manière très épisodique

Source: Atlas des SIH 2013 - DGOS Source: Atlas des SIH 2013 - DGOS


Le marché des PC est un marché très oligopolistique avec un nombre limité de

fabricants et de distributeurs

13

Fabricants à l’AP-HP

0

89%

4%

3%

2% 1,50% 0,50%

Pourcentage de répartition des PC de bureau par

marque à l'AP-HP

Hewlett Packard Compaq

IBM

Lenovo

Dell

Autres

69%

16%

5% 5%

5%

Pourcentage de répartition par marque des Portables

à l'AP-HP

Hewlett Packard

Lenovo

Samsung

Dell

Autres

97%

1,60%

0,70% 0,70

%

Pourcentage de répartition par marque des clients

légers à l'AP-HP

Hewlett Packard

NCD

Compaq

Autres

59% 23%

9%

6% 2% 1%

Pourcentage de répartition par marque des écrans à

l'AP-HP Samsung

Philips

LG

Hewlett Packard

Dell

Autres

Distributeurs (fixe, portable, client léger,

écran):

Computacenter, Econocom, Inmac-Wstore,

Stimplus, SCC

Distributeurs à l’AP-HP

Contrairement à d’autres

segments, nous pouvons voir

que le segment des PC est très

concentré au niveau des

fabricants ET distributeurs


Le client léger: une alternative au PC classique dont le choix ne repose pas sur

les coûts directs

14

• Infrastructure d'hébergement (serveurs

et stockage)

• Formation du personnel d'administration

et complexité d'administration plus forte

• Licences client léger (plus TSE)

• Adaptation des parties clientes des

applications

• Coût d'administration plus faible

• Matériels et OS des clients moins chers

• Indépendance de l'OS poste : moins

voire aucune migration des OS postes,

peu de qualification des applications

• Mobilité des utilisateurs

• Consommation de bande passante plus

faible (wan)

Inconvénients du client léger Avantages du client léger

Attention il vaut mieux parler de virtualisation des postes que simplement de client léger

La différence de coût ne se fait pas sur le matériel

Le choix du client léger n'est pas simplement une décision financière mais

dépend du type d’évolutivité voulu ou de considérations de sécurité


• Le CH de Briey loue PC et imprimantes en infogérance complète depuis neuf ans

• Ils paient entre 100 et 120 K€ par an pour l’ensemble de la prestation

• Il y a 400 PC, 170 imprimantes, 50 portables et 70 clients légers

• Le renouvellement est fait tous les 3 ans

Il existe un CH qui pratique la location de PC aujourd’hui avec des résultats

plutôt satisfaisants malgré quelques limites: le CH de Briey

15

+ A permis de maintenir un parc à

jour avec une capacité

d’investissement bloquée

+ A permis d’avoir un parc

homogène et un OS homogène

+ A permis d’avoir un parc récent

car loué sur 3 ans

Quelques éléments de contexte sur la pratique du CH de Briey

Avantages de la location –

infogérance

Inconvénients de la location –

infogérance

- Gros travail de renouvellement

du parc tous les 3 ans

- Ils ont mis des PC moins

puissants pour réduire la facture

(AMD)

Pour pouvoir tirer des conclusions définitives il faudrait avoir le coût

équivalent s’il avait été acheté et maintenu par les soins du CH


Analyse de la pratique de location de PC: il s’agit avant tout d’une décision

d’ordre financier

16

• Perte de la propriété des PC. Le

coût de location ne peut être

supprimé

• Perte de la maitrise de la durée de

vie du matériel

• Mise en place d’un marché de

location très peu répandu

• Difficulté de sortir de ce mode de

gestion des PC

• Permet une externalisation de la dette,

voire un accroissement de trésorerie

(« lease back »)

• Permet une facturation à l’usage et de

lisser les dépenses

• Externalise et assouplit la gestion du

parc de PC

• Supprime l’effet « variable

d’ajustement »

Inconvénients Avantages

Le coût d’acquisition est quasiment identique au coût de location

Constat: la location est aujourd’hui très répandue dans le privé

Il existe très peu de références significatives dans le monde public


L’analyse de la pratique d’ infogérance du parc de PC montre qu’elle est principalement

liée à des considérations de ressources humaines et de simplicité de gestion

17

• Perte des compétences

informatiques

• Dépendance accrue d’une société

tierce

• Permet de s’affranchir des contrats

de maintenance et d’assistance

technique

• Permet une maitrise complète des

couts

• Permet de recentrer les

compétences informatiques sur le

métier de l’hôpital

Inconvénients Avantages

L’infogérance est généralement mise en place pour pallier à des manques de personnel

L’impact financier est très difficile à mesurer (cout RH?) mais semble être neutre

Ce type de prestation se déploie de plus en plus en raison des difficultés de recrutement et du

recentrage des personnels sur le métier de l’hôpital.


Des solutions open-source qui peuvent générer des gains existent même si

parfois des difficultés dans la compatibilité avec le SIH apparaissent

18

• Modèle de services et non de vente

comme les logiciels propriétaires.

• Budgets davantage consacrés au

développement de projets et l’intégration

de solutions plutôt qu’aux maintenances

et aux achats de licences.

On les retrouve dans les comptes 615

ou 628 exploitation mais pas dans les

comptes d’investissement (classe 2)

« Business Model » du logiciel open-

source

• Existe pour PC ou client léger

(Thinstation ou Raspbian utilisé sur les

Raspberry Pi du CH de Montceau les

Mines)

• Possibilité de recycler des pc faibles

performances en clients légers avec ces

distributions open sources

Types d’OS open-source

• Possibilité de gérer ces éléments via une

application web, open-source (GLPI) pour

un coût de licence nul

Gestion de parc et de télédistribution

de logiciels

•Il en existe principalement deux: Xen et

KVM

Types de solution de virtualisation

open-source

1 2

3 4


• Mise en place d’un accord-cadre dont le critère est 100 % sur le prix pour plafonner les tarifs sur les 4 ans. Des

marchés subséquents annuels pour remettre en concurrence, dont les critères sont 60 % sur le prix, et 40 % sur la

qualité technique.

• Révision annuelle des montants plafonnés de l’accord-cadre si la variation du cours Dollars/Euro dépasse les bornes de

5 %.

• Homogénéisation des produits par le choix de peu de modèles répondant à des configurations types précises : 2 types

d’Unité Centrale, 3 pour les écrans et les portables, et 2 pour les clients légers). Contrôle de conformité aux

caractéristiques techniques minimum (ex: valeur Sysmark)

• Conditions de mise en œuvre

- Fixer lors de l’accord-cadre les typologies de chaque modèle devant répondre aux configurations minimum.

- Chaque marché subséquent d’une durée de 10 à 15 mois, rafraichit les caractéristiques techniques des modèles pour

suivre les évolutions techniques. Le jugement des offres est sur le prix pour 60% et 40 % pour la qualité technique avec

l’obligation de répondre aux exigences minimum au risque de non-conformité. Le marché subséquent est une réponse à

l’obsolescence technique.

Le choix d’une procédure d’achat basée sur un accord-cadre puis ses marchés

subséquents a permis à l’AP-HP de réaliser des gains de 435k€

19

Constat

Résultats

Plan

d’action

Gain de 435K€ soit 22% des dépenses

d’acquisition de postes de travail

• Les dépenses en acquisition de postes de travail à l’AP-HP représentaient 1 965K€

• Certaines difficultés pour gérer les variations de prix ou intégrer les innovations technologiques

• Gain achat de 435 345 € TTC ramenant le montant des dépenses en acquisition de postes de travail de 1 965 787 €

TTC à 1 530 442 € TTC soit une économie de 22,15%

• Optimisation de la capacité à profiter des évolutions techniques

• Meilleure gestion des variations de prix pouvant être induites par l’indice du cours de change des devises $ contre €


Le choix d’acheter une extension de garantie à 5 ans pour les PC a

permis au CHU de Montpellier de réaliser des gains de 10K€ en deux ans

20

Constat

Résultats

Plan

d’action

Gain de 10K€ pour 10% du parc

• Le CHU de Montpellier achète ses PC avec 3 ans de garantie. Il utilise le marché de maintenance UNIHA pour

l’infogérance de ses PC.

• Pour les PC achetés depuis 2010, le niveau de maintenance demandé est N3 (pièces et main d’œuvre comprises) sous

garantie pour un montant de 23,09 € HT par PC par an,

• En octobre 2013, la garantie de 3 ans de 619 PC est arrivée à échéance, le niveau de maintenance serait passé à N3

hors garantie pour un montant de 43,30 € HT par PC par an.

• Réflexion sur l’achat d’une extension de garantie de 2 ans supplémentaire pour ces machines afin de comparer si

passer en niveau N3 hors garantie serait avantageux.

• Négociation auprès de DELL pour obtenir un tarif proche des tarifs UNIHA pour ces extensions (pas de possibilité

d’acheter ces extensions sur le marché en cours).

• Obtention d’un tarif à 25 € HT par PC.

• Montant sans extension = 619*(43,3*2) = 53 605,40 € HT

• Montant avec extension = (619*25)+619*(23,09*2)= 44 960,42 € HT

Soit une économie de 9 544,48 € HT sur deux ans


L’achat de licences MS Office adaptées à l’institut de formation

d’aides soignants a permis au CH de Redon de réaliser des gains de 80%

21

Constat

Résultats

Plan

d’action

Gain de 2,2K€ soit 80% par rapport au prix des

licences MS Office Open Gouv

• Achat de 8 licences MS Office education (66,15 € TTC) au lieu de licences Open Gouv soit un gain

de 2154,40 € TTC (80% d'économie).

• Utilisation de licences MS Office standard en Open Gouv pour l'institut de formation d'aides

soignants qui est dédié à l'enseignement pour un montant de 2 683,6€ (soit 335,45€ par licence)

• L’institut de formation d’aides soignants dispose de 8 PC sur 300 PC en tout dans le centre

hospitalier: cela signifie qu’il représente 2,7% des PC.

• Vérification auprès de Microsoft des droits du centre hospitalier en termes d’achat de licences à prix

réduit.

• Achat de licences adaptées pour les 8 postes qui peuvent en disposer


Le choix d’une société spécialisée pour collecter les PC en vue du

recyclage a permis aux HCL d’économiser 100% des coûts de recyclage

22

Constat

Résultats

Plan

d’action

Gains de 5€ par PC soit 100% des coûts de

recyclage

• Les coûts de recyclage représentaient 5€ par PC aux HCL et ce en regroupant les PC par

conteneur.

• Les postes de travail réformés sont enlevés sur les 5 sites des HCL gratuitement par la société

PAPREC.

• Le principe est simple, des caisses grillagées sont déposées et laissées sur les sites. Une fois

remplies, la société PAPREC les reprend.

• Aucune prestation complémentaire n’est proposée (manutention, perçage des disques, …)

• Ne pas payer deux fois le coût de recyclage du PC (DEEE)

• Cela permet d’économiser également la gestion du recyclage (gestion des associations, transport,

logistique…) soit 5€ par poste de travail


Le choix de migrer 10% de son parc informatique sous Linux a

permis à la Gendarmerie Nationale de réaliser des gains de 1,3M€

23

Constat

Résultats

Plan

d’action

Gains de 1,3 M€

• 100% des 134 000.postes de la gendarmerie étaient achetés avec la licence Windows OEM pour

un coût unitaire de 97€

• La gendarmerie a migré 10% de son parc informatique sous Linux

• De nombreuses mesures ont été mises en œuvre afin de supprimer les adhérences avec Windows

• Le coût du changement est moindre du fait de la « webisation » des applications

• Gains de 97€ par poste sur 13 400 postes de travail soit un gain total de 1,3M €

• Les autres postes restent sur un OS Windows classique

* source: ministère de l’ Intérieur


L’adhésion à l’accord AGIH a permis aux adhérents de réaliser des

gains de l’ordre de 25% sur les logiciels concernés

24

Constat

Résultats

Plan

d’action

Gains de l’ordre de 25% sur le périmètre des

logiciels concernés

• Les différents établissements achetaient leurs logiciels de manière standard, avec

Microsoft en position de quasi monopole

• La plupart des ES avait recours à des solutions à moindre coût et ne bénéficiait pas des services

« premium »

• Constitution d’un Groupement de commandes AGIH (Achats Groupés d’Informatique Hospitalière)

sous l’égide du GCS Uni HA comprenant plus de 250 membres Massification

• Conclusion d’un accord cadre sur la quasi-totalité du catalogue des logiciels

• A l’heure actuelle plus de 500 000 postes sont éligibles à l’accord AGIH

• Les ES bénéficiant des termes de l’accord AGIH bénéficient d’une large gamme de services et de

logiciels Microsoft

• Les gains par rapport à l’achat de tous les services de manière indépendante sont de l’ordre de

80% mais puisque la plupart des ES n’achetaient pas toute la gamme de logiciels Microsoft, le gain

moyen constaté serait plutôt de 25%

Rappel ARMEN

vague 1 - logiciels


L’optimisation de la stratégie achat a permis aux adhérents UNIHA

de réaliser des gains de 20% sur l’ensemble des acquisitions PC/ écrans

25

Constat

Résultats

Plan

d’action

Gain global de 20% par rapport au marché

précédent

• Deux marchés de volume important avaient déjà permis de réaliser des gains importants (47% entre

le premier et le deuxième marché)

• Nécessité de définir des nouveaux leviers d’achat dans la stratégie pour au minimum maintenir le

niveau de prix

• Dialogue avec les constructeurs amélioré en amont pour optimiser le marché

• Prise en compte dans le marché de la parité €/$ dans la formule de révision de prix

• Modification de la durée du marché (2 ans fermes reconductibles deux fois un an au lieu de 1 an

reconductible 3 fois)

• Optimisation des spécifications techniques en collaboration avec les constructeurs: descriptif

technique allégé et adapté aux gammes des constructeurs

• Une seule référence en PC fixe pour que le distributeur puisse stocker et répondre aux délais

• Gain global de 20%

• Evolution qualitative du matériel


L’optimisation de l’administration avec une gestion de parc centralisée au CH

de Redon a permis un gain de 75%

26

Constat

Résultats

Plan

d’action

• Le déploiement d'un nouveau poste de travail prenait 4h.

• Il n'y avait pas de processus standard de déploiement des applications.

• Mise en place de "master" et d'une solution de gestion de parc et télé-déploiement d'applications.

• Mise en place d'une centralisation des données utilisateurs.

• Le déploiement d'un nouveau poste s'effectue en moins d'une heure

• Les applications sont déployées de manière uniforme.

• La centralisation des données permet de faciliter la migration des données en cas de changement

d'OS et d'éviter de procéder à leur restitution en cas de panne du PC (puisqu'elles ne sont plus sur le

PC).

Gain de 75% des dépenses dans

l’administration des PC


Gain

rete

nu

• On peut constater des gains assez différents entre centrales d’achat et au sein même de l’UGAP (avec ou sans convention…)

• On retient le gain de l’UGAP sans convention: 10%

Assie

tte r

ete

nue

• Cette opportunité concerne l’intégralité du périmètre sauf les 90% de logiciels concernés par l’AGIH

• On considère que l’ensemble UNIHA + AP-HP représente 30% des PC en milieu hospitalier. De même on considère que l’UGAP et le Resah idf représentent également 30%. Il reste 40% d’établissements qui achètent seuls ou en petits groupements

• Assiette retenue = (147,4M€ - 90% x 53M€) x 100% x 40% = 40M€ O

pport

unité d

e g

ain

s

• Potentiel de Gain = 40M€ x 10% = 4M€

• Cela représente 2,7% du périmètre des « PC en coût complet »

10% 40M€ 4M€ (2,7%)

Conditions de

mise en œuvre

• Il est important de vérifier la performance des petits groupements, en particulier par

rapport à l’UGAP, car ils sont en général moins performants.

• C’est une mesure très simple à mettre en place et nécessitant assez peu de temps. Elle

aura aussi pour avantage de simplifier le processus achat

Difficulté de mise en œuvre Rapidité de mise en œuvre

Opportunité 1: Mutualiser les achats de PC, logiciels et maintenance


Gain

rete

nu

• Deux exemples de bonnes pratiques qui ont généré des gains de: 22% pour l’AP-HP et 20% pour UNIHA

• on enlève ce qui est du à la conjoncture pour rester prudent dans l’hypothèse

• On suppose une partie de ces gains acquises mais il est toujours possible d’aller chercher des gains en plus.

• Gain retenu: 15%

Assie

tte r

ete

nue

• Cette opportunité concerne l’intégralité du périmètre mutualisé des achats de PC et maintenance

• Assiette retenue = 147,4M€ - (0,9 x 53M€) x 100% x 60% = 59,8M€

Opport

unité d

e g

ain

s

• Potentiel de Gain = 59,8M€ x 15% = 8,8M€

• Cela représente 6% du périmètre des « PC en coût complet »

15% 60M€ 8,8M€ (6%)

Conditions de

mise en œuvre

• Il faut vérifier la nature de marché la plus adaptée. L’accord cadre avec marchés

subséquents était très adapté pour l’AP-HP mais ne le sera pas forcément pour tout le

monde.

• Challenger les demandes pour arriver à des achats au plus proche du juste besoin est

également une étape essentielle


Opportunité 2: Optimiser les techniques d’achat dans le cadre d’un

groupement


Gain

rete

nu

• On suppose que les petits ES n'achètent pas la totalité des logiciels offerts par l'AGIH lorsqu’ils ne bénéficient pas de cet accord.

• Nous retenons donc la fourchette basse de l'estimation

• Gain retenu: 25% A

ssie

tte r

ete

nue

• Cette opportunité concerne la partie logiciels du périmètre soit 53M€

• On considère que les logiciels offerts par l’accord représentent 90% des logiciels du périmètre

• 50% des ES sont éligibles AGIH et n'y ont pas encore adhéré. Tous n'y ont pas intérêt du coup on prend une hypothèse prudente: 25% des ES y ont intérêt

• Assiette retenue = 53M€ x 90% x 25% = 12M€ O

pport

unité d

e g

ain

s

• Potentiel de Gain = 12M€ x 25% = 3M€

• Cela représente 2% du périmètre des « PC en coût complet »

25% 12M€ 3M€ (2%)

Conditions de

mise en œuvre

• Il faut avant tout être éligible à l’accord

• Signer la convention pour bénéficier ensuite de l’accord et de tous les logiciels

disponibles pour 97€/an/ poste

• L’accord est susceptible d’évoluer pour mieux s’adapter aux besoins


Opportunité 3: Recourir à l’accord AGIH/UNIHA pour acheter les logiciels

Microsoft


Gain

rete

nu

• Les licences éducation sont en moyenne 80% moins chères que les licences classiques


Assie

tte r

ete

nue

• Cette opportunité concerne la partie logiciels du périmètre soit 53M€

• On considère que les logiciels concernés représentent 90% des logiciels du périmètre

• Cela concerne les établissements qui n’ont pas intérêt à adhérer à l’accord AGIH (25%) et leur part de PC dédiés à la formation est estimée à 3%

• Assiette retenue = 53M€ x 90% x 25% x 3% = 0,4M€ O

pport

unité d

e g

ain

s



80% 0,4M€ 0,3M€ (0,2%)

Conditions de

mise en œuvre

• Il faut vérifier la part des PC qui sont dédiés à la formation pour savoir quelle part de

licences étudiant peuvent être achetées.

• Pour un CHU, la limite était fixée à 15%


Opportunité 4: Optimiser le « licencing » des produits Microsoft


Gain

rete

nu

• Réduction de 75% du temps de déploiement et du temps de migration (1 migration sur 5 ans)

• On considère que cela induit une réduction des coûts de 37,5% sur le déploiement et 37,5% sur la migration. Ces gains sont complémentaires et parfaitement cumulables


Assie

tte r

ete

nue

• Cette opportunité concerne la partie maintenance du périmètre soit 53M€

• Concerne une partie de l'installation et maintenance. On considère que cela représente 40% de la maintenance

• On considère que ce sont une grande partie des petits et moyens établissements qui sont concernés (40%)

• Assiette retenue = 53M€ x 40% x 40%= 8,5M€

Opport

unité d

e g

ain

s

• Potentiel de Gain = 8,5M€ x (37,5% +37,5%) = 6,4M€


75% 8,5M€ 6,4M€ (4,3%)

Conditions de

mise en œuvre

• C’est tout ce qui permet d’administrer le pc à distance: prise de main à distance, inventorier, déployer en masse les applications, paramétrer le poste pour l’utilisateur,

diminuer le stockage local des données • Nécessité de mettre en place une infrastructure d’administration

• Le gain est probablement minimisé car on ne l’a calculé que sur le déploiement d’un PC (on ne comptabilise pas le temps d’inactivité, le déplacement de l’agent..)

Opportunité 5: Optimiser la partie administration des PC (centralisation des

données, meilleure gestion de la maintenance etc.)



Gain

rete

nu

• on constate des gains de 15,4€ par poste au CHU de Montpellier.

• On suppose que ce cas de figure est assez classique et on retient le même gain: 1,5% de la maintenance

• Gain retenu: 1,5% Assie

tte r

ete

nue

• Cette opportunité concerne la partie maintenance du périmètre soit 53M€

• Assiette retenue = 53M€

Opport

unité d

e g

ain

s

• Potentiel de Gain = 53M€ x 1,5% = 0,6M€


1,5% 8,5M€ 0,6M€ (0,4%)

Conditions de

mise en œuvre

• Au fur et à mesure du renouvellement du parc il faut acheter l’extension de garantie à 5

ans.

• Cet achat est rentable dans tous les cas

Opportunité 6: Adapter la durée de garantie achetée à la durée d’utilisation

du PC



Gain

rete

nu

• on constate des gains de 5€ par poste aux HCL

• Cela représente 100% de la partie recyclage. Ce coût peut donc être éliminé totalement

• Gain retenu: 100% A

ssie

tte r

ete

nue

• Cette opportunité concerne la partie recyclage.

• Cette partie représente 0,2% du coût complet du PC

• Assiette retenue = 147,4M€ x 0,2% = 0,3M€

Opport

unité d

e g

ain

s



100% 0,3M€ 0,3M€ (0,2%)

Conditions de

mise en œuvre • Vérifier la disponibilité d’un organisme pouvant prendre en compte le recyclage des PC

Opportunité 7: Optimiser les coûts de recyclage



Gain

rete

nu

• Le coût moyen d’une licence Microsoft Windows est de 75€. Le coût moyen d’une installation Linux est de 20€.

• Le Gain est donc de 55€ par poste.

• Gain retenu: 70% Assie

tte r

ete

nue

• Cette opportunité concerne la partie logiciels su périmètre et empiriquement, l’OS représente 1/6 du montant.

• On considère que cette migration est possible dans 100% des établissements pour 10% de leur parc.

• Assiette retenue = 53M€ x 1/6 x 10% = 0,3M€

Opport

unité d

e g

ain

s



70% 0,9M€ 0,6M€ (0,4%)

Conditions de

mise en œuvre

• Définition d’un socle commun pour les logiciels

• Suppression des adhérences des applications avec Windows

• Déterminer les communautés d'utilisateurs appropriés

• Accompagnement site par site (conduite du changement)

Opportunité 8: Migration l’OS vers de l’open-source



Matrice enjeux efforts: les gains représentent 23,3M€ soit 15,8% du périmètre

35

0

1

2

3

4

5

6

7

2 3 4 5 6 7 8 9 10

En

jeu

= V

ale

ur

cré

e (

en

M€)

Effort = Accessibilité et temps

2

Opportunité

1) Mutualiser les achats de PC

2) Optimisation des techniques d’achat

dans le cadre d’un groupement

3) Recourir à l’accord AGIH pour

acheter des logiciels Microsoft

4) Optimiser le « licensing » des

produits Microsoft

5) Optimiser la partie administration

des PC (centralisation des données

meilleure gestion de la maintenance

etc.)

6) Adapter la durée de garantie

achetée à la durée d’utilisation du PC

7) Optimiser les coûts de recyclage

8) Migrer l’OS vers de l’open-source

1

5

3

4

6

7

8


Conclusion

36

Le coût d’acquisition du PC même s’il ne représente que 19% du coût complet, peut être encore optimisé (groupements, centrales d’achat, stratégie d’achat…).

Les établissements cités ont déjà travaillé sur ce sujet

La maintenance du PC représente près de la moitié du coût complet, en cela l’optimisation de l’administration représente la source majeure de gains.

Les autres pistes étudiées (client léger, location, infogérance…) ne sont pas suffisamment mises en œuvre ou chiffrables dans les établissements pour mesurer

les gains potentiels. Ce sont des choix de stratégie de l’établissement qui ont un impact qui va bien au-delà du coût complet.

Le poste de travail est au cœur des organisations. Les évolutions technologiques permettent de proposer tous les jours de nouveaux terminaux. Ils pourront être

adoptés dès lors qu’ils répondront à des besoins de l’organisation. Il n’en demeure pas moins que nos conclusions restent valables dans ce contexte


Remerciements

37

Etablissements du groupe

Daniel Caby CH Annecy CH Briey

CHU Bordeaux CH St. Denis

Fabrice Cianni, DSIO

Marraine AGIH

Lenovo et Dell Econocom,

Computacenter et SCC

Citrix, VMWare et Systancia

Paprec

Spie infogérance

services


Annexes


Comment arriver à une évaluation simple du montant du PC (en se focalisant

sur les coûts externes)

Investissement en

PC (montant en K€)

Investissement en

logiciels (en K€)

Maintenance

(montant en K€)

Nombre de PC de

l’ES

-K€ -K€ -K€ -

Tableau à remplir pour les établissements du groupe

Rappel méthode Comment extrapoler au niveau national

% gain = gains sur le coût complet Coûts externes

Les gains sont calculés sur le

coût complet mais on se

rapporte aux coûts externes.

Pour simplifier dans le cadre du

PC, nous nous rapporterons

aux 3 données du tableau ci-

dessus

On fait une

moyenne par

PC de l’

investissement

matériel et

logiciel et de la

maintenance

par

établissement

En combinant

les données

des

établissements

du groupe on

arrive à un

montant par PC

moyen pour les

3 postes de

dépense

En

multipliant

ces chiffres

par PC par

le nombre

de PC au

global, nous

aurons une

estimation

de la

cartographie

Documents

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