Assemblée Générale 1

Sommaire

RAPPORT MORAL

- organigramme

- fonctionnement

- adhérents

RAPPORT D’ACTIVITE

- statistiques

- promotion et communication

- autres prestations

RAPPORT FINANCIER 2014

BUDGET PREVISIONNEL 2015

PROJETS 2015

RENOUVELLEMENT DU 1/3 SORTANT

QUESTIONS DIVERSES 2

Conseil d’Administration

L 'Office de Tourisme est ouvert depuis le 1er juillet 2002.

Il est géré par un Conseil d’Administration de 24 membres

et se réunit environ 4 fois par an.

3

Les Membres du C.A

Marie-France BANETTE

Présidente

Patrick LOPEZ

Vice-Président

Vincent TAILLEFERT

Vice-Président

James RICHARD-FLINIAUX

Vice-Président

Maryline LAFOREST Secrétaire

Georges LHEUREUX Trésorier

Les membres du bureau

4

Les Membres du C.A

7 ELUS

Jean-Marc BEGUIN Corinne DEMOTIER Francine GALIMAND Dominique LEVEQUE Eric RODEZ Jean-François RONDELLI Marie VILLERS

Maire de Champillon Maire de Germaine Conseillère municipale à Tauxières-Mutry Président de la CCGVM et Maire d’Aÿ Maire d’Ambonnay Conseiller municipal à Aÿ Maire de Nanteuil-la-Forêt

11 SOCIO-PROFESSIONNELS

Jean-Pierre ABIVEN Michelle BENARD-LOUIS Delphine BOEVER Maud CHAVENTRE Marie-France DESCOTES Vincent MICHEL Etienne MONET Franck NEVE Patricia PANIEZ Karine PROSLIER Guy VALEMBOIS

Chambres d’Hôtes « La Demeure d’Aclémée » Champagne L. BENARD-PITOIS Champagne Thierry BOEVER Restaurant «La Maison du Vigneron » Les Amis d’Hautvillers Champagne MICHEL-GENTILHOMME Villa Bissinger La Ferme de Presles - Gîte «Le Château Rose» Chambres d’Hôtes « Aux Tourmarniotes » Champagne MARNIQUET Office de Tourisme de Reims

Les membres du Conseil d’Administration

5

Le personnel

Matthieu HAUTAVOINE Conseiller en séjour

Audrey GARILLON Agent de développement touristique

Accueil, information, Promotion/communication Animation Animation numérique du territoire Administratif

Référent Animateur Qualité Accueil, information Promotion et communication Animation Administratif Régisseur Taxe de séjour

6

Horaires d’ouverture

Ouvert 331 jours sur l’année 2014 soit 2300 heures.

Du 15 Avril au 31 Octobre

Du Lundi au Samedi de 9h30 à 13h00 et de 13h30 à 17h30

Dimanche et Jours fériés de 10h00 à 16h00

Du 2 Novembre au 14 Avril

Du Lundi au Samedi de 10h00 à 13h00 et de 14h00 à 17h00

Fermeture annuelle entre Noël et le 1er Janvier compris. 7

Les adhérents

Un nombre d’adhésions en hausse. + 6,6 % par rapport à 2013.

8

Vignerons 54

(34%)

Hébergement 69

(43%)

Restauration 13

(8%)

Activités touristiques

20 (13%)

Autres 3

(2%)

129 adhérents en 2014

(dont 4 Hôtels-Restaurants)

Les adhérents

Un nombre d’adhésions en hausse constante depuis l’ouverture en 2002.

9

45

51

59

62

68

73

73

91

101

103

109

121

129

0 20 40 60 80 100 120 140

Année 2002

Année 2003

Année 2004

Année 2005

Année 2006

Année 2008

Année 2007

Année 2009

Année 2010

Année 2011

Année 2012

Année 2013

Année 2014

Nombre d'adhésions par année

Les adhérents

Nombre de litstotal sur la CCGVM

Nombre de lits(adhérents

CCGVM)

Nombre de lits(adhérents hors

CCGVM)

352 336

243 191

154

237

83

57

Répartition des hébergements adhérents à l’Office de Tourisme

Hôtels

Chambres d'Hôtes

Gîtes

832

610

211

10

Fréquentation 2014

En 2014, 15053 personnes entrées (15258 en 2013 et 14541 en 2012)

245

231

473

1900

1725

1529

1882

2311

2061

1343

633

208

218 231

544

1565

1788

1604

2046

2585

2174

1701

561 241 281 250

631

1352

2363

1367

1912 2013

2327

1810

514

233

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

Répartition de la clientèle par mois

Année 2012 : 14541 visiteurs

Année 2013 : 15258 visiteurs

Année 2014 : 15053 visiteurs

11

5530

3428

1475

536

977 740

439 490 361 300 219 210 164 30 70 54

0

1000

2000

3000

4000

5000

6000

7000

Fran

ce

Be

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ue

- Lu

xem

bo

urg

Gra

nd

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Su

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Bré

sil

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ud

Suis

se

Au

tres

2012

2013

2014

= =

12

=

Fréquentation 2014

En 2014, 7185 personnes renseignées au comptoir Une part d’étranger en constante évolution.

13

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

2011 2012 2013 2014

42% 39% 37,5% 36,1%

58% 61% 62,5% 63,9%

Part de la clientèle française et étrangère

Français

Etrangers

Fréquentation 2014

14

Fréquentation 2014

26%

22%

18%

7%

7%

4%

4%

4% 3%

2% 2% 1%

Centres d’intérêts des touristes reçus à l’OT Visite du village

Champagne

Demande d'infos générales

Circuits de randonnées

Restauration

Manifestations

Patrimoine culturel et naturel

Billeterie

Hébergements

Exposition

Visites guidées

Activités touristiques et sportives

15

Fréquentation 2014

56215 61723 60928

67660

Nombre de nuitées

Nombre de nuitées sur les hébergements de la CCGVM

d’après la taxe séjour

2011 2012 2013 2014

Enquête comptoir

16

Enquête comptoir

17

2%

6%

0%

1%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

1%

1%

0%

0%

1%

0%

13%

19%

8%

10%

6%

7%

3%

2%

1%

1%

3%

2%

4%

4%

10%

3%

85%

73%

92%

88%

93%

93%

97%

98%

99%

98%

96%

97%

95%

95%

89%

97%

signalisation

parking

horaires d'ouverture

confort des lieux

propreté

présentation en libre service de l'information touristique(présentoirs,affichage)

temps d'attente

présentation

amabilité

disponibilité

compréhension de la demande

réponse adaptée à la demande

re-orientation vers d'autres structures si nécessaire

précision des informations données

incitation à découvrir d'autres activités touristiques (animations,sites…)

Votre appréciation globale sur les services de l'OT

Résultats des enquêtes de satisfaction 2014 (sur 315 personnes sondées)

Peu satisfait Satisfait Très satisfait

Enquête comptoir

18

3%

18%

27% 37%

11%

4%

Tranches d'âges des personnes sondées

18-24 ans

25-34 ans

35-49 ans

50-64 ans

65 ans et plus

Ne s'est pas prononcé

Promotion et communication

60 pages

Guide édité

en 3000 exemplaires

près de 170 adresses

Une version bilingue

en française et en anglais

offrant une lecture

claire et simple. 19

Guide pratique 2014

Promotion et communication

20

Mise à jour du site internet

Promotion et communication

21

307 960 pages consultées

- 1,90 %

Moyenne/jour :

843

Moyenne/visiteur :

4,23

85 704 visiteurs

+ 0,30 %

Moyenne/jour :

288

Total visiteurs uniques :

54 235

Fréquentation du site internet

Promotion et communication

22

Fréquentation du site

internet par mois Type de périphériques

utilisés

PC : 79,1 % Smartphone : 10,6 %

Tablette : 10,3 %

Promotion et communication

23

Randonnée « Boucle de Bellevue »

Salles de séminaires et de réception

Guide pratique 2014

Activités pour enfants

Caves ouvertes le week-end

Randonnée « Au cœur de l’histoire du vin de Champagne »

Aires de camping-cars

Randonnée « A la recherche du temps passé »

Liste des chambres d’hôtes

Randonnée « Circuit des bois, prairies et vignes »

Top 10 des docs les + téléchargés

1239 « J’aime »

8,50 % de hausse

24

665 posts

sur l’année

Promotion et communication

Page Facebook

Promotion et communication

25

Des suggestions de randonnées

Des bons plans

Des séries « Caves ouvertes le week-end »

« Que faire ce week-end »

De l’actualité Des quizz, des questions ouvertes

Des conseils

Page Facebook

Promotion et communication

Opération Caves ouvertes

En 2014, 20 Maisons de Champagne

450 personnes (hausse de 36 %)

¾ des visites réalisées grâce à cette opération

26

Site Internet

Affiches - Affichettes 2 plaquettes

semestrielles Page Facebook

Promotion et communication

625 personnes ont été accueillies chez les vignerons

participants à cette opération

(hausse de 18 % - 528 en 2013)

27

93 % des vignerons participants

ont été visités.

89 % des vignerons participants

ont conclu des ventes.

Caves ouvertes le Week-end

Les participants de l’opération « Caves ouvertes les Week-ends »

Champagne Dominique FOUREUR AMBONNAY

Champagne GABRIEL-PAGIN Fils AVENAY-VAL-D'OR

Champagne LAURENT GABRIEL AVENAY VAL D’OR

Champagne WILLIAM-SAINTOT AVENAY-VAL-D'OR

Champagne Pierre LEBOEUF AY-CHAMPAGNE

Champagne Samuel PAVEAU BOUZY

Champagne SALMON CHAUMUZY

Champagne BOUDE-BAUDIN CORMOYEUX

Champagne Daniel ETIENNE CUMIERES

Champagne LAVAL LOUIS CUMIERES

Champagne BRUNOT Guy DIZY

Champagne David BILLIARD FONTAINE SUR AY

Champagne DAGONET & Fils HAUTVILLERS

Champagne LOPEZ-MARTIN HAUTVILLERS

Champagne G. TRIBAUT HAUTVILLERS

Champagne Guy CHARBAUT MAREUIL-SUR-AY

Champagne CUGNET MUTIGNY

Champagne GOBERT Vincent ROMERY

Champagne BANETTE TAUXIERES-MUTRY

Champagne LAMIABLE TOURS-SUR-MARNE

28

Promotion et communication

Du 5 Avril au 11 Novembre

Près de 200 destinataires - 35 éditions

Sur l’année 2014, près de 300 évènements référencés

sur le territoire de la CCGVM

Toute l’année

Près de 200 destinataires

29

Parution hebdomadaire Parution mensuelle

Week-end Autrement

3 éditions en 2014

Promotion et communication

Saint Valentin Journées vendanges

Festival Courts en Champagne

550 destinataires

Taux d’ouverture : 43,50 %

30

Février - Avril - Octobre

187 destinataires

Taux d’ouverture moyen : 50 %

3 newsletters spéciales

1 modèle dédié au Festival Musiques en Champagne

Promotion et communication

2 modèles dédiés aux activités touristiques

Réalisation de 3000 sets de tables remis gratuitement

aux restaurateurs et professionnels de l’hébergement adhérents.

Cet outil de communication est composé des visuels et

des coordonnées des activités touristiques adhérentes.

31

Promotion et communication

Mardi 6 Mai 2014

De 10h à 17h

32

Journée communication

Présence sur les salons

Promotion et communication

33

Les 14, 15 et 16 Mars 2014 à Reims

Salon Tendance Nature

34

Promotion et communication

Dans les médias

35

1 offre

104 offres 121 offres 68 offres

6 offres

22 offres 24 offres

2 offres 3 offres 27 offres

378 adresses

sur la CCGVM

Saisie et gestion de

l’information

Données publiables

sur un site internet

Gestion de l’accueil

et qualification de la

demande

Autres prestations

Base de Données Départementale

Autres prestations

154 nuitées

réservées en direct par l’O.T.I.

Dont 625 dans le cadre de l’opération des Caves Ouvertes

36

Nuitées

787 visites en direct par l’O.T.I.

pour un accueil chez un vigneron

Accueil vignerons

117 réservations en direct par l’O.T.I. pour un repas

Restauration

2202 places réservées pour le Festival

Musiques en Champagne 2014.

Musiques en Champagne

Réservations

21 artistes professionnels

et amateurs.

13 peintres,

2 aquarellistes,

1 pastelliste,

2 sculpteurs,

2 photographes,

1 peintre sur porcelaine.

37

Exposition des artistes

de la C.C.G.V.M.

Autres prestations

Exposition

38

Mardi 9 Septembre 2014

Au Champagne Philippe Martin

à Cumières

9 participants

Autres prestations

Journée Vendanges

39

75%

25%

Suivi des demandes greeters

Visites réalisées : 9

Visites non réalisées : 3

42%

8%

50%

Provenance des visiteurs

Région Parisienne

Marne

Belgique

Journée Nationale

3 greeters

Autres prestations

Visites greeters

40

Mardi 25 Novembre

Gérer sa e-réputation « Tripadvisor »

Durée : 2 heures

5 participants

Vignerons

Propriétaires de Gîtes et Chambres d’hôtes

Autres prestations

Atelier Numérique

41

Autres prestations

Labellisation

L’Office de Tourisme intervient

dans la vérification des conditions d’éligibilité

et monte le dossier de candidature

avec le prestataire.

42

Déploiement du Wi-Fi à l’Office de Tourisme au mois de Mars 2014

Mis à disposition par le CDT de la Marne.

1032 connections au total sur 2014

Autres prestations

Wi-Fi Territorial

43

Autres prestations

Wi-Fi Territorial

Cette taxe mise en place par la Communauté de Communes en 2005 est collectée

par l’Office de Tourisme qui la reverse dans son intégralité à la trésorerie d’Aÿ pour

le compte de la CCGVM.

44

64 hébergements concernés.

Autres prestations

Collecte de la taxe de séjour

La commission s’est réunie pour travailler sur le bilan qualité du 1er semestre et

la création d’un questionnaire de satisfaction pour les socio-professionnels.

45

Démarche qualité

Promotion - Communication

Création de la commission Promotion-Communication en octobre 2014

constituée de 7 membres.

Sujets traités : création sets de table, pack rando et balade contée.

Qualité et promotion

46

Qualité et promotion

Labellisation

Obtention de la Marque « Qualité Tourisme »

130 critères obligatoires et

44 facultatifs respectés sur 51. > minimum exigé

( 86% obtenu - 70% min).

Avis favorable reçu le 16 Mai 2014.

Durée de 3 ans.

Nouveau classement nouvelles normes

26 critères obligatoires

Par arrêté préfectoral en date du 14 Mars 2014,

nous avons obtenu notre classement en catégorie 3 pour une durée de 5 ans.

Labellisation Vignobles et Découvertes

Obtention du label

décerné par Atout France

le 1er Décembre 2014.

47

Activités touristiques

Le Sentier du Vigneron

Mutigny

Chambres d’Hôtes

Pré en Bulles

Trépail

La Tuilière

Mutigny

Les Longues Royes

Avenay Val d’Or

Les Tilleuls

Fontaine sur Aÿ

Pré en Bulles

C. d’Hôtes - Gîtes

Trépail

Gîtes

Le Gîte St Vincent

Hautvillers

Le Gîte de la Fontaine

Hautvillers

Qualité et promotion

Visites prestataires

Champagne J. DESRUETS

Hautvillers

Vignerons

48

120 heures de formation cumulées (formations – réunions – rencontres – visites prestataires)

Réflexion autour du diagnostic numérique

Jeudi 6 mars Matthieu

Réunion Comité Technique du SIT Mardi 8 avril Matthieu

Utilisation du Wi-Fi territorial Jeudi 10 avril Matthieu Audrey

Autres rencontres

Formation du Personnel

Atelier Qualité (FROTSI) S’engager dans une démarche qualité

Mercredi 15 Janvier Audrey

Atelier Qualité (FROTSI) Le touriste au cœur de la démarche : sa satisfaction avant tout !

Mercredi 19 Février Audrey - Matthieu

Atelier Qualité (FROTSI) Rédiger son système documentaire

Mardi 18 Mars Audrey

Atelier Qualité (FROTSI) Valoriser le rôle de l’OT

Mardi 1er Avril Audrey

Animateur Numérique du Territoire (suite)

7 et 8 Janvier

17 et 18 Février

13 et 14 Mai

Matthieu

49

Réflexion autour du diagnostic numérique Jeudi 6 mars Matthieu

Réunion Comité Technique du SIT Mardi 8 avril Matthieu

Utilisation du Wi-Fi territorial Jeudi 10 avril Matthieu Audrey

Réunion schéma développement touristique de la CCGVM

Jeudi 17 avril Audrey

Réunion Vélo Route E40 Lundi 30 juin Audrey

Réunion Label Vignobles et Découvertes Jeudi 16 octobre Audrey

Audit croisé à l'OT de Sézanne Lundi 8 décembre Audrey

Autres rencontres

Formation du Personnel

BILAN FINANCIER 2014 ET PREVISIONNEL 2015

50

Compte de résultat 2014

Budget

prévisionnel 2015

BILAN FINANCIER

51

PROJETS 2015

52

PROJETS 2015

53

Guide bilingue

(français/anglais)

édité en 3 000 exemplaires

72 pages près de 185 adresses.

Guide pratique 2015

NOUVEAUTES Ajout de pictogrammes dans la rubrique

« Où dormir ».

Insertion de QR code pour les caves

ouvertes le week-end et les restaurants.

PROJETS 2015

54

Création d’un nouveau site internet

trilingue

relié à la Base de Données

Départementale

offrant une navigation optimale

s’adaptant à différents supports

(ordinateur, tablette, smartphone)

www.tourisme-hautvillers.com

Site internet

PROJETS 2015

55

Les RDV du Tourisme Numérique Animation d’un atelier numérique Le 21 Janvier à Chalons en C.

Salon Destination Marne Du 13 au 15 Mars à Reims

Matinée

communication le 14 Avril 2015

Nouveau Découverte d’une

nouvelle activité

du territoire

Reconduction de la Newsletter

we Nouv’OT - 4 parutions dans l’année

Mise à jour régulière

de la Base de

Données

Départementale Tourinsoft

Nouveau

Réalisation d’un guide

de l’adhérent

Week-end Autrement

Création d’une newsletter hebdomadaire

et une newsletter mensuelle

Sets de table

16000 exemplaires

Reconduction du Week-end Autrement

Nouveau

1 newsletter

mensuelle

Reconduction des sets de table

Nouveau Impression de 8 fois

plus de sets

16000 exemplaires

Opération des Caves ouvertes

le Week-end

D’Avril à Novembre

Nouveau

Envoi chaque début

de mois.

Reconduction de la Newsletter

Nouv’Ot

PROJETS 2015

56

Les RDV du Tourisme Numérique Animation d’un atelier numérique Le 21 Janvier à Chalons en C.

Week-end Autrement

Création d’une newsletter hebdomadaire

et une newsletter mensuelle

Sets de table

16000 exemplaires

Reconduction des sets de table

Nouveau 16000 exemplaires

financés par les

prestataires

valorisés sur ces

supports.

Matinée communication

le 14 Avril 2015

Nouveau Découverte d’une

nouvelle activité

du territoire

Salon Destination Marne

Du 13 au 15 Mars

à Reims

Présence des activités touristiques

à l’ O.T.

Mai 2015

PROJETS 2015

57

Exposition

Du 20 Mai

au 30 Juin 2015

"La Vie quotidienne

d’un village de l’arrière

front "

Musiques en Champagne

Du 18 au 29 Août

2015

8 dates

Billetterie tenue par l’OT

Réservation de visites Greeters

Toute l’année

En lien

avec le CDT de la Marne

Remise à jour de la Base de données

Tourinsoft

Musiques en Champagne

Du 18 au 29 Août

2015

8 dates

Billetterie tenue par l’OT

PROJETS 2015

58

Ateliers numériques

2 ateliers

( Mars et Octobre)

Balade contée

18 Octobre

Journées Vendanges

Septembre

Octobre

Vente de cartes de randonnées

4 parcours

PROJETS 2015

59

Mise à disposition d’une tablette numérique

Consultation sur la toile

limitée à 20 minutes

via le Wi-Fi territorial

PROJETS 2015

Matthieu HAUTAVOINE Conseiller en séjour

Audrey GARILLON Agent de développement touristique

14 heures

15 et 16 Octobre

Eductours Grande Guerre

Reims, le 19 Mars

Suippes, le 26 Mars

De Juin à Novembre

Sur 10 jours

Cycle Responsable d’office de tourisme

Créer une vidéo promotionnelle

39 heures

Du 16 Mars au 30 Septembre

Anglais du Tourisme

Formation du personnel

Renouvellement du tiers sortant Nouvelles candidatures

61

Marie-France BANETTE

Présidente

Michelle BENARD-LOUIS Champagne

L. BENARD-PITOIS

Marie-France DESCOTES Les Amis d’Hautvillers

Questions diverses

62