Atelier 1 : Elaborer une demande de financement à un

Projets

Siège social � rue Mathis� �� Paris

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SIRET *�� *+ **+ ��** , APE �*��Z

Supports méthodologiques

Atelier 1 : Elaborer une demande de financement à un organisme public ou privé

Lot 3 : Ressources humaines et financières

Atelier 1: Elaborer une demande de financement Lot 3: Ressources humaines et financières à un organisme public ou privé Carrefour des Associations Parisiennes

Projets-19 2

Table des Matières 1. LA METHODOLOGIE DE MONTAGE DE DOSSIERS --------------------------------- 3

● LES ETAPES D’UNE DEMANDE DE FONDS ---------------------------------------------------- 3

● LES GRANDS PRINCIPES DE LA PRESENTATION D’UNE DEMANDE DE FINANCEMENT PUBLIC ------- 4

● MODELE DE PRESENTATION D’UNE ACTION ------------------------------------------------- 11

● CONSTRUIRE UN ARGUMENTAIRE EFFICACE ------------------------------------------------ 12

● LES GRANDS PRINCIPES DE LA PRESENTATION D’UNE DEMANDE DE FONDS PRIVES ------------- 13

● LES QUALITES D’UN DOSSIER DE PARTENARIAT --------------------------------------------- 18

● LE BUDGET PREVISIONNEL ANALYTIQUE ---------------------------------------------------- 19

2. CONVENTIONNEMENT ET DOCUMENTS UTILES ----------------------------------- 22

● TABLEAU COMPARATIF MECENAT / PARRAINAGE -------------------------------------------- 22

● MODELE DE CONVENTION PARTENARIALE -------------------------------------------------- 23

● MODELE DE CONTRAT DE PARRAINAGE / SPONSORING -------------------------------------- 26

● DEMARCHES POUR NUMERO SIRET ------------------------------------------------------- 28

● MODELE DE FACTURE A ADRESSER AU PARRAIN/SPONSOR ----------------------------------- 30

3. LE SUIVI DES PARTENARIATS ------------------------------------------------------------ 31

● TABLEAU DE SUIVI DES PARTENAIRES ----------------------------------------------------- 31

● TABLEAU DE SUIVI DES FINANCEMENTS ---------------------------------------------------- 32

4. BIBLIOGRAPHIE -------------------------------------------------------------------------------- 33

● GUIDES METHODOLOGIQUES ------------------------------------------------------------- 33

● SITES INTERNET ------------------------------------------------------------------------ 33


Projets-19 3

1. La méthodologie de montage de dossiers

● Les étapes d’une demande de fonds

Les moyens de financer une association sont multiples et variés. Aussi, avant de se

lancer dans une recherche de financements, il faut d’abord choisir ses partenaires en

fonction de son projet et constituer un dossier de partenariat de qualité.

1. Passer de l’idée au projet

• Formuler concrètement ses idées

• Faire le montage du projet : historique, problématique, champs d’action,

déroulement, évaluation

2. Formaliser son projet dans un document écrit « le dossier de partenariat »

• Constituer un dossier de partenariat de qualité

• Fiche synthétique de présentation d’un projet

3. Cerner les attentes des financeurs

• Identifier les financeurs publics et privés et, s’informer sur leurs objectifs

• Ne pas hésiter à adapter le projet aux objectifs du financeur

• Rencontrer si possible les chargés de mission pour mieux comprendre les attentes

des financeurs

• Se faire un tableau récapitulatif des spécificités de chaque financeur (critères

d’éligibilité, dates, type de soutien apporté…)

4. Personnaliser le dossier en fonction de l’interlocuteur (« le customiser »)

• Si c’est un dossier de demande de subvention : se renseigner sur les procédures et

les éléments à intégrer au dossier

• Pour toute demande, finaliser le dossier : bien présenter et valoriser l’association,

bien distinguer les moyens et les méthodes des objectifs et des attentes

5. Envoyer le dossier

6. Suivre le dossier

• Vérifier son arrivée et s’il n’y a pas d’éléments supplémentaires à apporter

• Voir s’il est possible d’obtenir un RDV

• Suivre l’état d’avancement du dossier

7. Obtention des fonds

• Faire un bilan financier et un rapport d’activité, ne pas hésiter à inviter ses

partenaires lorsque l’association organise des manifestations.

Il paraît essentiel d’insister sur la notion de « projet » puisque toute recherche

de financements part de là. En aucun cas une association ne peut recevoir des

financements pour des projets non définis.


Projets-19 4

● Les grands principes de la présentation d’une demande de financement public

LE CONTENU TYPE D’UN DOSSIER DE PRESENTATION

� Une couverture originale portant le titre du projet, les coordonnées de votre association et la date de finalisation du dossier ou du dépôt de la demande : choisir une photo ou un dessin qui caractérise au mieux le projet, la structure, et le logo de votre association si vous en avez un.

La couverture de votre dossier est la porte d'entrée de votre projet, elle doit donc être soignée. De préférence, le titre du projet est explicite et concret, il indique le lieu de votre projet ainsi que son contenu. Si vous choisissez un titre plus poétique ou amusant, indiquez en sous-titre les informations décrites ci-dessus. Les coordonnées de votre association : il est important que ce contact soit actif, éviter les répondeurs associatifs et laisser plutôt les coordonnées personnelles du chef de projet en indiquant son nom.

Titre du projet

(Période concernée) Du __/__/20__ au __/__/20__

PHOTO

Personne à contacter Coordonnées de l’association

� Un sommaire


Projets-19 5

� Une lettre d’accompagnement obligatoire (1 page) : nom des destinataires, résumé en quelques lignes du projet, référence à une rencontre ou un entretien téléphonique préalable, exprimer brièvement l’intérêt d’établir ce partenariat (pour le partenaire), exposé clair de la proposition.

Modèle de lettre de présentation du projet

LOGO DE L’ASSOCIATION Association.............. ............. .......................... Tél. : ..........................

NOM ET COORDONNEES DU DESTINATAIRE

PARIS, LE __/__/____

Objet : Demande de (subvention/partenariat/mécénat...) d’un montant de .............. euro pour un

projet de .................................. dans la commune de .......... Madame/Monsieur la/le (fonction occupée), Présentation rapide de l’association (historique, objet, principes d’interventions) L’association ............ a été créée le ............. Elle a pour but de ............................................... L’association a fait le constat suivant / l’association mène les activités suivantes :................. . Résumé en quelques lignes du projet Ce projet vise à ........................ . Il s’agit, d’une part, de ...................... et, d’autre part, de ..................... Mettre en avant l’intérêt d’établir le partenariat (insister sur les valeurs communes identifiées) Exposer clairement la proposition de partenariat (financier) La mise en œuvre de ce projet nécessite un budget total de .................... euro. En effet, pour développer ses activités, l’association a besoin de ............................................................ De plus, l’association doit faire face à certaines dépenses, notamment................................................... C’est pour cela que l’association sollicite le soutien de (Mairie/Fondation/Organisation). Sachant que le (Programme/Fonds/...) appuie les initiatives qui concourent à ................................. et qu’il privilégie les opérations axées notamment sur le thème de .........................., nous nous permettons de solliciter à votre (Organisation/Structure/Collectivité) la somme de ....................... euro afin de concrétiser notre projet. Lister les documents que vous lui adressez (Fiche synthétique, dossier de partenariat, bilan d’activité, statuts,…) Vous trouverez ci-joint notre dossier de demande de subvention. Salutations et formules utilisées Nous nous tenons à votre disposition pour apporter des explications et des documents supplémentaires en cas de besoin. Veuillez recevoir, Madame/Monsieur la/le (fonction occupée), l’expression de nos meilleures salutations. Le/La Président/e, (Prénom et Nom) (Signature)


Projets-19 6

� Une fiche synthétique de présentation du projet (1 page) La synthèse peut être présentée sous forme de fiche récapitulative. Si le lecteur a peu de temps pour instruire les projets, cette synthèse est capitale car mal rédigée, elle peut l'inciter à écarter d'emblée votre projet. La synthèse reprend : - Le titre du projet - Le nom et les coordonnées du porteur de projet - Le lieu (région, ville) de l'intervention - La durée et la date de démarrage du projet - Les objectifs et les actions à mettre en oeuvre pour les atteindre, en précisant les bénéficiaires

(nombre et nature) - Les moyens à mettre en œuvre (financiers, humains techniques) - Le budget global et le budget acquis (préciser les partenaires) - La demande spécifique adressée au destinataire du dossier

Modèle de fiche synthétique lettre de présentation du projet

Organisme : Nom du projet :

Contexte & problématique : De quoi est parti le projet, y a-t-il eu un élément déclencheur. Quel est le problème auquel on souhaite apporter une réponse. Objectifs du projet : C’est quelque chose que l’on cherche à atteindre, qui est mesurable et précis. Il peut y avoir des objectifs généraux et des objectifs plus opérationnels. Ils sont la traduction de la réponse que vous souhaitez apporter, pensez aux « résultats » que vous voulez obtenir concrètement. Public(s) cible(s) : Autres bénéficiaires :

Territoires concernés : Activités – Echéancier des activités à mener/ plan d’actions : Soyez vigilant, être clair et synthétique. C’est la présentation de ce que vous voulez faire. Partenaires opérationnels :

Budget : Présenter le budget global de la structure et celui du projet. Dans le cadre d’une demande de mécénat ou de parrainage, vous pouvez également faire un budget synthétique par grandes lignes de poste selon les activités. Total dépenses & ressources :

Annexes : Pièces légales, lettres de recommandation, articles dans la presse…


Projets-19 7

� La présentation du projet (2 à 4 pages)

1. Le porteur de projet / présentation de la structure (½ à 1 page) : vos motivations, vos compétences et votre expérience.

Présentation de l’association en quelques lignes (et renvoi, le cas échéant, à une présentation plus détaillée en annexe). - Historique de l’association (principes, valeurs et vocation). - L’objet de l’association : Décrire ici les buts et finalités de l’association ainsi que les moyens d’actions qu’elle s’est donnée. - Objectifs à courts termes, domaines d’intervention, activités principales. - Publics cibles et territoire d’intervention : Ne pas oublier de mettre quelques éléments quantitatifs… en termes de nombres et de types d’adhérents (âges, sexes,…) car le partenaire y sera très sensible ! - Description des expériences et des compétences des personnes, motivations : Cette partie a pour objectif de valoriser les actions, les partenariats passés (financiers, opérationnels) et les compétences mobilisées au sein de l’association. Insistez sur l’historique bref de votre association (actions déjà réalisées), sur les points en lien avec le projet que vous allez exposer ensuite et sur les ressources ou appuis dont vous disposez. C’est une partie essentielle pour montrer votre crédibilité à porter ce projet.

2. Le contexte et la problématique du projet (½ à 1 page) : constats, diagnostic, attentes.

- Présentation de l’origine du projet, du processus d’identification du besoin et de la demande (sont-ils exprimés par des partenaires, par les bénéficiaires, est-ce suite à un constat et une proposition de votre part... ?), de la situation actuelle, des constats que vous avez faits, ce que vous voulez modifier, votre diagnostic, votre évaluation. - Présentation des éventuels travaux d’étude préalable ayant permis de choisir la meilleure solution pour répondre aux besoins identifiés et atteindre l’objectif fixé. - Vous pouvez également proposer une courte analyse du contexte socio-économique local pour montrer que vous êtes à même de sélectionner l’information aux plans sectoriel et géographique et que vous avez su générer des connaissances spécifiques sur l’environnement qui va être celui de votre projet. C'est la justification de la pertinence de votre projet. - Les partenaires locaux : Présentation du rôle précis qu'ils jouent dans votre projet et des accords passés avec eux. Vous pourrez faire figurer la copie de vos conventions de partenariat en annexe.

- Les bénéficiaires : il est important de donner un 'profil type' des bénéficiaires, d'expliquer comment ils sont choisis lorsqu'il s'agit d'une action sur un groupe ciblé. Détaillez précisément leur implication et leur rôle dans le projet. La description des bénéficiaires doit, tant que faire se peut, être chiffrée. Ce chiffre peut être une estimation. Cela donne la mesure de votre action.

3. Les objectifs (½ à 1 page)

- Formulation de l’(des) objectif(s) général(aux) ou global(aux) (pas plus de 3 ou 4) : ils indiquent la problématique large dans laquelle vous travaillez (quels sont les buts, les intentions que vous vous donnez). Si le bailleur s'attache à certaines problématiques, il peut être intéressant de reprendre ici une formulation similaire.


Projets-19 8

L’(les) objectif(s) général(aux) se décline(nt) en plusieurs objectifs opérationnels. - Définition des objectifs spécifiques ou opérationnels : Ce sont les objectifs concrets à atteindre par votre projet. Il convient de vérifier la cohérence et la pertinence des objectifs opérationnels par rapport à l’objectif général. Les objectifs spécifiques se déclinent en une ou plusieurs actions.

4. La description de l’action (1 à 3 pages) : contenu et déroulement des actions. La construction de cette partie dépend beaucoup plus que les autres de la spécificité du projet qui est le vôtre. Elle doit être extrêmement concrète, didactique et logique. Ces pages doivent pouvoir être lues "en diagonale" et chaque paragraphe doit former un tout et être intelligible en soi pour que le lecteur pressé puisse n’en lire que certains. A minima, vous pouvez présenter : - Le détail de l’intervention : ses différentes étapes, sa fréquence, son organisation, le rôle des

opérateurs, etc. - Le calendrier du projet - Les bénéficiaires : précisez et justifiez le ciblage quantitatif et qualitatif des différents volets du

projet, les processus de sélection, etc. Si le projet que vous présentez a déjà débuté depuis plusieurs années, vous devez également inclure une synthèse des évaluations des phases antérieures. Si le fonctionnement du projet a été modifié en cours de réalisation du fait de ces évaluations, il faut le mettre en valeur, et non pas le camoufler.

Outils de présentation du calendrier : le chronogramme

Action 1 Activité 1 Activité 2 Activité 3 Activité 4 Action 2 Activité 1 Activité 2 Activité 3 Action 3 Activité 1 Activité 2 Activité 3 Evaluation

2010 2011

1er Trim 2ème Trim 3ème Trim

Nov Dec Janv Fév Mar Avr Mai Juin Juil Août Sept Oct


Projets-19 9

MOIS

ACTIVITES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Activité 1 X

Activité 2 X X X

Activité 3 X X X X X X

... X X X X

Évaluation X X

5. Les moyens humains, matériels et financiers à mettre en œuvre (½ à 1 page)

- Les moyens matériels : Listez de la manière la plus précise possible l’ensemble du matériel nécessaire au bon fonctionnement du projet. - Les moyens humains : Listez de la même façon l’ensemble des personnes intervenant dans la réalisation du projet (personnes déjà contactées ou à contacter) et leurs compétences. Vous pourrez également valoriser le bénévolat directement lié au projet. - Les partenaires d’activité : Listez les organismes partenaires : associations, entreprises, institutions. Présentez-les rapidement et expliquez comment ils interviennent dans le projet (partenaires opérationnels, techniques, financiers). Précisez « partenaires déjà contactés » ou « à contacter ».

6. Outils de suivi et d’évaluation du projet (½ à 1 page)

Expliquez quels seront les outils, procédures, documents qui permettront d’évaluer l’action menée. Précisez les indicateurs que vous comptez utiliser et les sources de vérification que vous allez mettre en place ou utiliser pour relever les données relatives à ces indicateurs. Il est important que vous montriez à votre futur partenaire que vous avez dès l’origine prévu de recueillir des données afin d’être capable de suivre le projet et son bon déroulement, de mesurer l’avancée de votre action et sa qualité à échéance, et que vous pourrez ainsi rendre des comptes sur ces points. Cette partie est souvent un point faible des dossiers, elle est néanmoins capitale. Il s'agit en outre de détailler la viabilité sociale, économique, technique, politique et environnementale de votre action (votre projet n'est pas forcément concerné par tous ces volets). Pour un projet économique, vous devez produire le modèle de rentabilité simplifié de l'action (compte de résultats prévisionnels...). Le détail apparaîtra en annexe.

7. Le budget prévisionnel + budget prévisionnel de la structure (si différent) La présentation du budget doit comprendre deux parties : - Le détail des dépenses et des recettes sur une même page ou en vis-à-vis sur une double

page pour une meilleure lisibilité. - Les formules de calcul et explications nécessaires en annexe du budget. Le budget doit être équilibré et particulièrement lisible, c’est souvent la seule partie que le destinataire de votre dossier examinera en détail, en particulier s’il n’est pas compétent dans votre domaine d’intervention : si elle ne lui apparaît pas claire ou pas cohérente, il ne retiendra pas votre projet. Le budget doit bien sûr être cohérent avec la partie dans laquelle vous listez les moyens nécessaires. Demandez à vos fournisseurs des devis. Indiquez les partenariats financiers ou opérationnels attendus et ceux qui ont été obtenus (vous pouvez présenter par exemple une colonne « acquis » et une colonne « en cours »).


Projets-19 10

Attention : vous aurez du mal à convaincre un partenaire si votre budget dépend pour ¾ sur des

financements extérieurs. Aussi, veillez à indiquer dans la colonne recettes, les sommes dont vous

disposez déjà (parrainages, bourses, apport personnel …).

� Annexes

- Documents évoqués au cours de la présentation du projet - Aspects techniques du projet, devis - CV des porteurs de projet, plaquette de présentation de l’association, articles de presse en référence aux actions déjà menées - Lettres de soutien de partenaires - Autres documents exigés par le destinataire du dossier - Statuts, récépissé de déclaration et copie de la parution au Journal Officiel - Copie de la lettre accompagnant le dossier - Rapport d’activités de l’année précédente - Budget réalisé de l’année précédente

� Une couverture vierge au dos, où l’on fera apparaître les coordonnées en bas de page

DERNIERS CONSEILS

- Adapter le discours et le vocabulaire à la technicité de l’interlocuteur, tout en montrant

toujours votre compétence. - Réaliser un document de présentation générale synthétique du projet en cas de

sollicitation spontanée. - Soigner l’orthographe et la présentation (polices lisibles, texte aéré,...). - Faire un usage modéré des illustrations et privilégier celles qui sont fonctionnelles sur celles qui

relèvent plus de l’anecdote et de la fioriture. - Faciliter une lecture transversale du document : segmenter le texte, utiliser des titres de

paragraphes explicites, recourir aux puces, mettre en gras les propositions les plus importantes,...

- Paginer le document, annexes comprises.

En résumé :

o Etre clair : 1 à 2 idées fortes par page, aérer

o Se distinguer : être capable de marquer la différence, originalité, utiliser des supports

variés (photos, CD, couleurs…) Attention : en fonction de vos moyens

o Etre complet : les rubriques du projet � regarder ces différents points

o Annexes : pièces légales, photos, plans, dossier de presse, lettres de

recommandation… tout ce qui permet de valoriser la structure

o Lettre d’accompagnement : 1 page max, obligatoire – permet de personnaliser la

démarche (objet, rappel si suite conversation téléphonique, où et quand, pourquoi

nous, pourquoi vous)

o Sommaire : non obligatoire mais utile


Projets-19 11

● Modèle de présentation d’une action

Le contexte et problématique du projet Constats, diagnostic, attentes Quels sont les objectifs des actions ? Quel en est le contenu ? Pour ce faire, l’association proposera aux participants, du au, les activités suivantes :

� Action 1/

Les objectifs spécifiques • Objectif spécifique 1 • Objectif spécifique 2 • Objectif spécifique 3

Les moyens • Humains, • Matériels, Logistiques et lieux • Capacité d’accueils : nombre de bénéficiaires de l’action

Les publics cibles • Nombre attendu (même si c’est déjà dit dans le

paragraphe plus haut) • Origine géographique • Sexe (répartition H/F) • Ages • Catégorie socio économique (RMI, Chômage, Issus de

l’immigration….)

Le calendrier de l’action • Contenus • Durée • Nombres (cours, ateliers…/ semaines/)

Partenaires de l’action • Opérationnels • Financiers • Prescripteurs

Les résultats, indicateurs et méthodes d’évaluation • Résultat attendu • Indicateur retenu • Méthode et outils d’évaluation


Projets-19 12

● Construire un argumentaire efficace

� Faire passer le message véhiculé par le projet

➔ Opter pour une présentation lisible, claire, aérée et agréable à lire,

➔ Laisser pour cela des marges et choisir de grands interlignes,

➔ Construire un argumentaire en parties bien séparées, avec des paragraphes courts

et des sous-titres « parlants »,

➔ Mettez en valeur les « idées forces » de votre projet grâce aux titres, sous-titres et

en petit texte en gras résumant l’article,

➔ Privilégier une présentation de qualité et originale en évitant les mise en page tape-

à-l’œil.

� Conjuguer cohérence et simplicité

➔ Opter pour une présentation courte (dans les grandes lignes) de la structure,

➔ Rendre parfaitement identifiable la problématique du projet

➔ Utiliser un style direct en respectant la règle des 3 c : « clair, concret, concis »,

➔ Privilégier les phrases courtes et factuelles (mettant en avant les faits),

➔ Identifier les éléments caractéristiques de l’association à valoriser,

➔ Hiérarchiser les arguments,

➔ Respecter l’adage « une page une idée » ou « un paragraphe une idée »

➔ Adapter votre message à votre interlocuteur en intégrant ses priorités politiques ou

ses orientations stratégiques.


Projets-19 13

● Les grands principes de la présentation d’une demande de fonds privés

Voici le contenu type d’un dossier de partenariat :

● Lettre d’accompagnement obligatoire : nom des destinataires, résumé en quelques

lignes du projet, référence à une rencontre ou un entretien téléphonique préalable,

exprimer brièvement l’intérêt d’établir ce partenariat (pour le partenaire), exposé clair de

la proposition.

● Une couverture originale portant le titre du projet et les coordonnées des

participants : choisir une photo ou un dessin qui caractérise au mieux le projet, la

structure.

● Sommaire : non obligatoire mais utile

● La présentation du projet (7 à 12 max) :

1. L’objet et la synthèse du projet (2 à 4 p. aérées) ; contexte et problématique,

objectifs du projet, contenu et déroulement des actions, résultats attendus

2. Une présentation de l’association, le cas échéant (1p.) ; l’objet de l’association, ses

objectifs à courts termes, ses activités principales, la présentation des soutiens

(publics/privés) mobilisés, la description des expériences et des compétences des

personnes : montrer que l’association est un partenaire fiable et intéressant, avec une

image qui peut être reliée à l’entreprise sans danger

3. Le calendrier du projet (1p.) ; description du plan d’action.

4. Une proposition de partenariat (1 à 2p.) ; éléments clés du dossier, la proposition

doit mettre en évidence :

� La raison pour laquelle l’entreprise est spécifiquement sollicitée : faire

référence ici aux objectifs de communication de l’entreprise,

� Quels sont les avantages concrets et objectivement évaluables que

l’entreprise retirera du partenariat : il s’agit de faire apparaître

clairement les moyens de médiatisation (campagne d’affichage,

relations presse, participation à des manifestations, organisations d’une

conférence) et les « retours » proposés en termes de notoriété,

d’image, de relations publiques et les possibilités directes de ventes

(sponsoring),…

� La demande de l’organisation qui sollicite un partenariat : de l’argent

(combien ?), du matériel (quoi ?), des produits et services (lesquels ?)

5. Le plan de financement (1 à 2 p.) ; détailler l’ensemble des charges et des produits

imputables à l’action, indiquez les partenariats attendus et ceux qui ont été obtenus


Projets-19 14

(financiers ou opérationnels). Ne pas oublier d’indiquer les financements attendus des

partenaires sollicités et pour quel poste de dépense. Demandez à vos fournisseurs des

devis, notez les prix des produits (HT et TTC).

6. Les CV des porteurs du projet (1 à 2p.)

7. Les annexes et articles de presse concernant l’association, lettres de soutien et

aspects techniques du projet.

8. Au dos, une couverture vierge où l’on fera apparaître les coordonnées en bas de

page.

L’élaboration d’un argumentaire efficace ● La forme : « faire passer le message véhiculé par le projet »

- Opter pour une présentation lisible, claire, aérée et agréable à lire,

- Laisser pour cela des marges et choisir de grands interlignes,

- Construire un argumentaire en parties bien séparées, avec des paragraphes courts

et des sous-titres « parlants »,

- Mettez en valeur les « idées forces » de votre projet grâce aux titres, sous-titres et

petit texte en gras résumant l’article,

- Privilégier une présentation de qualité et originale en évitant les mises en page

tape-à-l’œil.

● Le contenu : « conjuguer cohérence et simplicité »

- Opter pour une présentation courte (dans les grandes lignes) de la structure,

- Rendre parfaitement identifiable la problématique du projet,

- Utiliser un style direct en respectant la règle des 3 c : « clair, concret, concis »,

- Privilégier les phrases courtes et factuelles (mettant en avant les faits),

- Identifier les éléments caractéristiques de l’association à valoriser,

- Hiérarchiser les arguments,

- Respecter l’adage « une page une idée » ou « un paragraphe une idée »,

- Adapter votre message à votre interlocuteur en intégrant ses priorités politiques ou

ses orientations stratégiques.


Projets-19 15

Motivations d’une entreprise

Motivations Cibles internes Cibles externes

1. Valoriser son image

• Créer une fierté d’appartenance

• Susciter des rencontres et des échanges

• Mobiliser et motiver • Redonner du sens à son

activité • Préparer la retraite et la

réduction du temps de travail

• Humaniser • Dynamiser • Renouveler

2. Communiquer autrement

• Apporter de nouvelles compétences aux salariés

• Créer d’autres occasions de rencontres

• Impliquer les salariés

• S’intégrer à son environnement

• Echanger et innover • Retenir l’attention

3. Travailler ses relations publiques

• Le personnel • Les syndicats • Les actionnaires • Le CE • Le CA

• Fournisseurs • Clients • Concurrents • Collectivités • Pouvoirs publics • Le grand public • Les médias

Politique de partenariat de l’entreprise Pistes de recherche pour identifier un partenaire potentiel

• Son histoire et son métier Surtout l’histoire de l’entreprise dans le partenariat : • Proximité géographique - que recherche-t-elle en termes de communication ? • Ses produits - a-t-elle déjà été sensible à des projets similaires ? • Sa stratégie globale • Ses marchés • Son environnement

Tous ces points de convergences sont à exploiter NE PAS HESITER A CONTACTER UNE ENTREPRISE QUI N’EST PAS ENCORE MECENE

● Se préparer à l’entretien

Un dossier de partenariat, aussi superbe soit-il, sans suivi, ne donnera aucun résultat. Pour

convaincre un parton, rien de tel qu’un rendez-vous personnalisé. L’entretien s’appuiera sur le

dossier, en valorisant les points clefs et les éléments qui concerne directement l’entreprise.

● La préparation

Les informations à obtenir avant d’établir un lien

- Le genre d’entreprise : PME, entreprise familiale, multinationale

- Le chiffre d’affaires réalisé

- Les motivations de l’entreprise

- La gestion des partenaires

- Des cibles différentes selon la portée de son projet (locale ou internationale)

- La politique de mécénat/sponsoring

� Que recherche-t-elle en termes de communication ?

� A-t-elle déjà été sensible à des projets similaires ?


Projets-19 16

Rechercher la convergence des valeurs :

- Eviter le type d’attitude rédhibitoire, celle qui consiste à demander de l’argent à

une entreprise tout en véhiculant une idéologie radicale. Au delà des mots, les deux

parties sentent bien qu’elles ne pourront pas travailler ensemble.

- A l’inverse, le responsable associatif n’a pas à craindre que le chef d’entreprise

n’intervienne dans les choix des activités.

Le responsable associatif et le chef d’entreprise vont devoir se rencontrer,

s’apprécier mutuellement et se faire confiance.

Malgré leurs différences présumées, l’association à un but désintéressé, l’entreprise cherche avant

tout le profit, des valeurs communes peuvent être trouvées :

- Une enseigne sportive partagera des valeurs d’esprit d’équipe, de dépassement de

soi, avec une association sportive,

- Une banque partagera des valeurs d’héritage et de patrimoine d’une association de

conservation du patrimoine,

- Une PME s’appuiera sur son ancrage local comme une association culturelle de

quartier,

- Un fabricant de détergents qui investit dans la recherche et développement sur la

biodégradabilité de ses produits, partage des valeurs environnementales avec une

association de protection de la nature.

C’est sur la base de valeurs communes que s’établira le partenariat plutôt que

pour un logo en bas de page ou pour un avantage fiscal.

La prise de contact

- Se faire introduire par une relation dans la structure

- Abordez un partenariat lors d’une rencontre informelle

- Envoyer le dossier de présentation avec une lettre de motivation

- L’objectif : obtenir un rendez-vous

Comprendre et réagir

- Noter les conseils : points forts et points faibles du projet

- Procéder aux modifications du projet

- Relancer et mettre en avant les modifications apportées

● L’entretien

Un bon exposé repose sur trois principes : la qualité du message, l’engagement de l’orateur

et l’implication de l’auditoire.

L’entretien : bien le préparer pour rendre le moment agréable !

- S’inscrire dans une logique partenariale

- Écouter

- Comprendre l’élément déclencheur de l’engagement : « valeurs communes »

- Être clair et synthétique

- En venir aux faits rapidement


Projets-19 17

Conclure en reformulant et en envisageant une future rencontre (familiariser le partenaire aux

enjeux de l’association en proposant des invitations ou une visite dans les locaux).

En pratique, le contact se fait par une « personne acceptable », digne de confiance et qui connaît

parfaitement l’organisation et son fonctionnement. Cette personne doit également avoir la

possibilité de prendre des décisions concernant des propositions alternatives (sans avoir à consulter

les autres membres de l’organisation car cela nuirait à l’image professionnelle que l’on veut donner

au partenaire).

● Proposer des éléments d’évaluation du partenariat

L’évaluation du partenariat est la dernière étape dans la mise en place d’une politique de mécénat

d’entreprise. Elle est indispensable car elle permet de conclure si le partenariat a été ou non

pertinent. Pour qu’une évaluation soit pertinente, il faut multiplier les critères d’appréciation et les

angles d’approche. En effet, les impacts supposés d’un partenariat sont divers :

- Du point de vue de l’entreprise : l’évolution de son image externe, une

meilleure implication de ses salariés, un renforcement de son insertion dans son

environnement,…

- Du point de vue de l’association : mesurer les résultats du projet, les

retombées sur sa notoriété,…

Parties Critères d’évaluation Indicateurs d’évaluation

Entreprise

Evolution de son image

externe

● Nombre d’articles de presse parus ● Contenu des articles ● Le type de presse où sont parus les articles

Meilleure implication de ses salariés

● Nombre de salariés présents à une

conférence ou une manifestation organisée par l’entreprise

● Les sommes collectées auprès des salariés ● Le nombre de bénévoles ● Questionnaire distribué au sein de l’entreprise

Renforcement de son insertion dans son environnement,…

● Enquêtes réalisées auprès d’un échantillon

représentatif de clients ● Nouveaux marchés obtenus ● Comparaison du Chiffre d’affaires avant et

après le partenariat

Association

Mesurer les résultats du

projet

● Satisfaction des bénéficiaires ● Nombre de bénéficiaires ● Notes obtenus aux tests réalisés,….

Notoriété de la structure

● Augmentation du nombre d’adhérents ● Augmentation du nombre de donateurs ● Nouveaux contacts établis avec des

entreprises ● Nombre de nouveaux partenariats établis

avec des entreprises ● Nombre d’articles de presse parus


Projets-19 18

● Les qualités d’un dossier de partenariat

Points clefs pour

l’élaboration du projet Questions que se

posent les décideurs Réponses

QUI

L’objet du projet Qu’est-ce que c’est ? TITRE EXPLICITE Identification de la structure : • Qui êtes vous ?

(coordonnées, présentation association)

• Expérience, savoir-faire • Notoriété

Qui m’envoie ce projet ? Quel légitimité a t-il pour me présenter ce projet ?

INITIATEUR DU PROJET

A QUI L’interlocuteur pour l’envoi du dossier

Est-ce de mon domaine de compétences ?

PERSONNE / SERVICE SOLLICITE

QUOI

L’origine du projet (contexte)

D’où ça vient ? De quoi est parti le projet ?

INITIATIVE DU PROJET

Le contenu du projet : • nature, problématique,

qualité Quel est le projet ? PRESENTATION PROJET

La définition des objectifs Pour arriver à quoi ? OBJECTIFS La définition du public concerné par l’action : • Public cible • Autres bénéficiaires

Pour qui ? BENEFICIAIRES

OÙ

• Le lieu d’implantation de l’action

• Le rayonnement de l’action

Où cela va-t-il se passer ?

LOCALISATION

COMMENT

L’organisation pédagogique et le rôle des opérateurs

De quoi est-il question ? METHODES UTILISEES

Les ressources humaines, matérielles et financières nécessaires

Qu’est-ce que ça mobilise ? Combien ça coûte ?

FONCTIONNEMENT

QUAND

Le calendrier des réalisations (chronologie, le temps de l’action, durée du partenariat)

Comment le projet se déroulera dans la réalité ?

PLANNING PLAN D’ACTION

AVEC QUI Partenaires opérationnels et institutionnels Qui soutient le projet ? PARTENAIRES

IMPACT Les indicateurs en vue de l’évaluation

Effets attendus ? RESULTATS ESCOMPTES

COM.

Détaillez votre stratégie de communication, la mise en réseau du projet

Quelle diffusion de l’action est envisagée (type de média, diffusion, moyens mobilisés…) ?

RECHERCHE DE VECTEURS DE

COMMUNICATION

Les contreparties possibles à proposer (ex : entrées gratuites, participation…)

Quel retour de l’action ? CONTREPARTIES

COMBIEN Recettes-Dépenses détaillés Combien ça coûte ? BUDGET


Projets-19 19

● Le budget prévisionnel analytique

La comptabilité analytique est un système d’information permettant aux responsables d’association

de connaître les flux internes des activités et de pouvoir analyser les conséquences des décisions

prises ou les engagements dans le cadre d’une gestion budgétaire.

Plus précisément, elle permettra de mieux apprécier les coûts, d’expliquer les résultats par activité

et de calculer les écarts, pour faire des choix et engager à temps des actions correctives en vue

d’atteindre les objectifs.

Plusieurs étapes sont nécessaires pour élaborer une comptabilité analytique :

Le choix de la méthode

Il s’agit tout d’abord de choisir de procéder à l’analyse par activité. Il est parfois pertinent d’utiliser

les lieux d’interventions lorsque l’association ne réalise qu’un type d’activité (exemple des

prestations de services telles que des formations).

La ventilation des charges de la structure

Il convient ensuite d’identifier les dépenses selon leur nature : les charges directes et indirectes.

Les charges directes correspondent aux coûts imputables aux activités ou actions de l’association

(il s’agit par exemple du salaire du formateur intervenant dans le cadre de l’activité de formation).

Les charges indirectes sont des frais de structure engendrés par l'existence de l'association et ce,

quel que soit son niveau d'activité comme le loyer du local, les salaires du personnel administratif,

les primes d'assurance, etc...

Le choix de la clef de répartition

Une fois les charges directes et indirectes identifiées, il convient de trouver les clés de répartition

qui permettront de partager les charges indirectes entre les différentes actions mises en œuvre par

l’association.

Le nombre d’Equivalents Temps Plein (ETP) imputé à une activité, autrement dit le nombre

d’heures de travail hebdomadaire (sur base 35h) effectuées, est la clé de répartition qui est

habituellement utilisée.


Projets-19 20

L’affectation des charges par activité

Après avoir déterminé l’ensemble des charges directes et indirectes, puis avoir choisi la clef de

répartition, on peut procéder à la répartition des charges par activité.

Les charges directement liées à l’activité s’inscrivent poste par poste dans la colonne

correspondante, les charges indirectes sont réparties en fonction du nombre d’ETP affecté à chaque

activité.

Cette méthode permet d’obtenir une répartition des charges qui soit cohérente.

La ventilation des produits de la structure

Après avoir reparti les charges selon les activités, indiquez dans la partie « Produit », les

ressources internes (prestations de services, ventes) et les ressources externes (subventions) ainsi

que les autres postes de produits obtenus durant l’exercice.

Si certaines ressources peuvent directement être affectées à une activité, dans le cas des

subventions de fonctionnement adressées à la structure dans son ensemble, il convient d’utiliser la

même méthode de répartition que celle utilisée pour répartir les charges indirectes.

Budget de fonctionnement


Structure Action 1 Action 2

Action 3

Charges indirecte

s

Charges directes

Charges directes

Charges directes

Produits indirects

Produits directs

Produits directs

Produits directs

Liste des

charges &


Structure Action 1 Action 2

Action 3

Charges indirecte

s

Charges directes

Charges directes

Charges directes

Produits indirects

Produits directs

Produits directs

Produits directs

Définition d’une clef de répartition puis ventilation des charges et des produits indirects dans les budgets par action

Ventilation des charges et des produits directs

et indirects


Projets-19 21

Budget prévisionnel du projet

NB : Seules les rubriques vous concernant sont à remplir / Ne pas indiquer les centimes d'euros.

CHARGES € PRODUITS €

60 Achats 70 Ventes de produits et services Eau, gaz, électricité Ventes de marchandises

Fournitures d'entretien et de bureau Prestations de services

Fournitures d'activités Participation des usagers (sauf cotisations)

Achat de petit matériel

74 Subventions 61 Services extérieurs Etat

Sous-traitance générale Acsé : Politique de la ville, CUCS

Locations Affaires sociales, santé

Entretien et réparations Emploi et solidarité

Assurances Equipement, logement

Etudes et recherches Culture

Divers Education nationale

Jeunesse et sports

62 Autres services extérieurs Emplois aidés (CNASEA/ASP)

Honoraires, rémunérations d'intermédiaires Autres

Publicité-publications Collectivités territoriales Déplacements Région

Missions et réceptions Département

Frais postaux et télécommunications Commune

Services bancaires et assimilés Organismes semi publics

Divers Caisse d'Allocations Familiales

Caisse des dépôts et consignations

63 Autres charges Autres

Taxes sur les salaires Autres recettes Autres charges de gestion courante Entreprises, Fondations privées...

Charges financières Autres

Dotations aux amortissements

Impôts sur les sociétés 75 Produits de gestion courante

Collectes

64 Charges de personnel Cotisations

Salaires bruts Dons manuels

Charges sociales de l'employeur

Autres charges sociales Autres produits Produits financiers

68 Dotations aux amortissements, provisions Produits exceptionnels

TOTAL DES CHARGES PREVISIONNELLES TOTAL DES PRODUITS PREVISIONNELS

86 Emplois des contributions volontaires 87 Contributions volontaires Secours en nature Bénévolat

Mise à disposition gratuite de biens Prestations en nature

Personnel bénévole Dons en nature

TOTAL GENERAL DES CHARGES TOTAL GENERAL DES PRODUITS


Projets-19 22

2. Conventionnement et documents utiles

● Tableau comparatif Mécénat / Parrainage

Mécénat Parrainage

But Intérêt général Intérêt commercial

Bénéficiaires

• Fondations et associations reconnues

d’utilité publique, musés, collectivités • Associations d’intérêt général, qui se

constate par : o L’activité : philanthropique,

culture, environnement… o Gestion désintéressée o A but non lucratif (seuil de

60000€) o Utilité sociale (règle des « 4P »)

• Exception : domaine du spectacle vivant (pas de non lucrativité)

Tout le monde

Contreparties

Disproportion Max 25 % du don1 • Contreparties matérielles : invitations,

visites… • Contreparties immatérielles : nom et

logo (doit faire partie de la communication et non pas une action de publicité)

S’il s’agit d’un lien internet, doit renvoyé sur une page institutionnelle, non commerciale

En rapport avec la valeur donné Minimum 50% (retour sur

investissement) En majorité : publicité

Fiscalité

Réduction d’impôt pour l’entreprise de 60% de la valeur du don dans la limite de 5 ‰ du CA HT Réduction de 66% pour un particulier Réduction de 75 % pour un organisme bienfaisant (utilité publique)

Déduction d’impôt de 100% dans les charges d’exploitation

Documents

• Reçu de don aux œuvres (fiche Cerfa 11580*03)

• Convention de mécénat (non obligatoire mais vivement conseillé)

Facture (TVA pour les structures assujetties à la TVA)

1 Attention, si les textes fiscaux parlent de disproportion marquée entre le don de l’entreprise et les contreparties dont elle bénéficie, certains centres des impôts refusent la valeur de 25%, décrétée de façon unilatérale par le Ministère de la Culture, qui n’est en réalité pas « légale ».


Projets-19 23

● Modèle de convention partenariale Entre Nom, Siège social, n° siret …………………………………………………………………………………………………... Et Nom, Siège social, n° siret ………………………………………………………………………………………………… .. Il a été convenu ce qui suit : ARTICLE 1. Objet du contrat Il s’agit ici de définir les grands principes de l’objet de la convention entre les deux partenaires. Il convient notamment d’indiquer la motivation du mécène : le soutien financier est accepté sans recherche de retombées directes à court terme. Il convient également de faire figurer ici les principes d’organisation du projet envisagés par l’association. ARTICLE 2. Obligations du mécène 2.1. Soutien financier

2.1.1. Montant L’Entreprise mettra à la disposition de (structure culturelle) une somme s’élevant à (montant en chiffres et en lettres) conformément à l’objet du présent contrat précisé à l’article 1. 2.1.2. Echéancier Préciser le calendrier de versement de la somme (versement global ou échelonné). 2.1.3. Régime fiscal Préciser le régime fiscal auquel sont soumis ces versements.

2.2. Mise à disposition de matériel Si la mise à disposition comporte le transfert de la propriété du matériel au profit de l’association ou fondation, cette opération doit s’analyser en une mutation à titre gratuit. S’il s’agit d’une simple mise à disposition sans transfert de propriété, l’opération s’analyse en un bail gratuit ou un prêt à usage, ou commodat. Dans la rédaction du contrat, il conviendra de qualifier exactement l’opération et de préciser la date et le lieu de remise du matériel, et, le cas échéant, ceux de la restitution. 2.3. Mise à disposition de locaux La mise à disposition s’analyse comme un bail gratuit ou un prêt à usage ou commodat. Dans la rédaction du contrat, il convient de procéder aux vérifications nécessaires dans le contrat de bail principal s’il s’agit d’une sous-location, de qualifier exactement l’opération et de mentionner les caractéristiques principales du contrat de bail. 2.4. Mise à disposition de personnel La mise à disposition de personnel par le mécène peut intervenir dans le cadre d’une prestation de services ou dans le cadre d’un prêt de main d’oeuvre.

2.4.1. Prestation de services L’entreprise mécène peut se borner à assurer une prestation de services pour l’association bénéficiaire, c’est-à-dire accomplir une tache pour le compte de l’association, la mise à disposition de personnel n’étant qu’un moyen de réaliser celle-ci. L’entreprise reste l’employeur des salariés concernés soumis à sa seule autorité et assure dans sa totalité le règlement des charges sociales afférentes à leurs salaires. Les salariés restent, quant à eux, sous la direction et le contrôle de leur employeur et sont inclus dans ses effectifs pour le calcul des seuils en matière de droit social. 2.4.2. Prêt de main d’oeuvre Le mécène peut également procéder à un prêt de main-d’oeuvre, c’est-à-dire mettre certains de ses salariés à la disposition de l’association bénéficiaire. Il conviendra de veiller à ce que le prêt revête un caractère non lucratif, les opérations de mise à disposition de


Projets-19 24

personnel effectuées dans un caractère lucratif en dehors du cadre du travail temporaire étant interdites. Le code du travail soumet, toutefois, le prêt de main-d’oeuvre à caractère non lucratif à certaines dispositions régissant le travail temporaire. 2.4.3. Responsabilité Dans les deux hypothèses ci-dessus examinées, l’entreprise mécène conserve le lien de subordination sur ses salariés et sa responsabilité, tant civile que pénale, reste en principe entière. Toutefois, lorsqu’un salarié est mis par son employeur à la disposition d’un tiers, la responsabilité civile incombe à l’employeur qui a autorité sur le salarié au moment de l’acte dommageable. Le contrat de mise à disposition peut également prévoir que l’association sera responsable des fautes commises par les salariés mis à disposition dans l’exercice de leurs fonctions. Une telle clause de transfert de responsabilité est reconnue valable dans les relations entre l’entreprise de travail temporaire et l’utilisateur : elle doit donc être utilisée en cas de mise à disposition de personnel.

Il conviendra dans le contrat, par conséquent : - De préciser s’il s’agit d’une prestation de services ou d’un prêt de main- d’oeuvre. - De stipuler, dans l’hypothèse où il s’agit d’un prêt de main-d’oeuvre, si l’association doit être considérée comme civilement responsable du personnel. ARTICLE 3. Obligations du bénéficiaire

3.1. Réalisation du projet Il est conseillé d’indiquer les modalités de l’intervention de l’association aux différents stades du projet : conception, réalisation et contrôle, rapports au mécène. Il est également important de préciser s’il s’agit d’obligations de résultat ou seulement de moyens. Le cas échéant, le cahier des charges (problématique, Objectifs, Actions, moyens, calendrier, résultats,…) peut être annexé au contrat, celui-ci ne mentionnant que les grandes lignes. 3.2. Organisation des retombées publicitaires La présence d’obligations en ce domaine permet de distinguer un contrat de parrainage de celui de mécénat. L’association ne peut être tenue à une obligation de résultat en ce qui concerne les retombées médiatiques ou commerciales. Elle peut seulement s’engager à une telle obligation en ce qui concerne l’organisation de la diffusion de l’opération et notamment s’agissant de :

• La reproduction des signes distinctifs du mécène sur le matériel publicitaire. En cas de pluralité des mécènes, leur place respective doit être précisée • La participation à un certain nombre de manifestations de relations publiques. Le mécène peut également s’attacher à obtenir des reportages ou interviews, mais il ne s’agit alors que d’une obligation de moyens

Il est conseillé de détailler au maximum le contenu des documents et la présentation de l’image du mécène. Il convient également de préciser qui doit fournir les matériels et supports publicitaires. 3.3. Obligations de non concurrence et de discrétion Il convient éventuellement de prévoir dans le contrat que l’association :

• S’interdit de participer directement ou indirectement à toute action de caractère publicitaire ou promotionnelle relative à un produit concurrentiel du mécène, pendant toute la durée de l’opération • Garde confidentiel l’ensemble des opérations de financement • S’engage à ne pas porter atteinte directement ou indirectement à la réputation, l’honneur et l’image de marque du mécène • S’engage à ne révéler aucune des informations sur la situation du mécène que le partenariat lui aurait permis de connaître.

3.4. Autres contreparties possibles Préciser ici les contreparties, limitées à 25% du montant du don, telles qu’elles ont été négociées entre les deux parties. Ce qui suit est donné à titre d’exemple :

• Accès privilégié aux manifestations (préciser les entrées offertes à l’Entreprise : nombre, dates, etc.) • Mise à disposition d’espaces (préciser les conditions de la mise à disposition d’espaces)


Projets-19 25

ARTICLE 4. Droits intellectuels Dans l’hypothèse d’une création littéraire ou artistique, il importe, à l’occasion de l’opération, de déterminer qui est titulaire des droits d’auteur ou de reproduction.

ARTICLE 5. Exclusivité ou copartenariat Le contrat doit impérativement préciser si :

• Le mécène est le partenaire exclusif de l’opération • Le mécène accepte la pluralité des partenaires, éventuellement sous réserve de pouvoir donner son accord sur leur choix • Le mécène demande à l’association de rechercher d’autres partenaires supplémentaires, sous certaines conditions

Dans tous les cas, il convient de prévenir le mécène des engagements arrêtés avec d’autres partenaires. ARTICLE 6. Durée de la convention Le contrat peut être prévu pour la préparation d’une manifestation précise ou pour une période définie. Un « droit de préférence » peut être concédé au mécène en cas de renouvellement ou de poursuite de l’opération. ARTICLE 7. Assurances Il convient d’indiquer dans le contrat la partie qui est en charge des assurances qui doivent être souscrites :

• Assurances de responsabilité civile contre les dommages qui pourraient être causés à des tiers • Assurances de biens devant couvrir les biens meubles et immeubles. En cas de mise à disposition de matériel, il convient de préciser qui se charge de l’assurance pendant le transport • Assurances contre les risques d’annulation de la manifestation

ARTICLE 8. Résiliation du contrat La résiliation peut intervenir dans deux cas :

• Non-respect de l’une des clauses du contrat par l’une des deux parties • Cessation d’activité de l’une des deux parties

Le contrat doit impérativement prévoir le sort des fonds versés. ARTICLE 9. Litiges En cas de difficultés dans l’exécution du contrat, il est conseillé de prévoir une phase de concertation. Ce qui suit à titre d’exemple :

• En cas de litige s’élevant en relation avec l’exécution du présent contrat, les parties s’obligent à une phase préliminaire de conciliation pendant une période d’un mois. • Au cas où aucune solution amiable ne pourrait intervenir au cours de la phase de conciliation précitée, les parties conviennent de soumettre tout litige pouvant survenir à l’occasion de l’interprétation et/ou de l’exécution du présent contrat, au Tribunal (préciser lequel) auquel il est fait attribution de juridiction par les présentes.

Fait à …, le… En … exemplaires.

(signature des parties précédée de la mention manuscrite « lu et approuvé »)


Projets-19 26

● Modèle de contrat de parrainage / sponsoring Entre Nom, Siège social, n° siret …………………………………………………………………………………………………... ci-après dénommée le sponsorisé d’une part Et Nom, Siège social, n° siret ………………………………………………………………………………………………… .. ci-après dénommée le sponsor d’autre part, Il a été convenu ce qui suit :

Article 1 – Objet du contrat

Le sponsorisé s’engage par les présentes à participer à …(indiquer précisément le ou les évènements auxquels le sponsorisé participera et notamment sous quelle forme), aux fins de diffuser la marque du sponsor auprès du public direct ou indirect de l’évènement susmentionné. (le cas échéant) Si pour quelques raisons que ce soit, l’opération n’avait pas lieu, les parties conviendront ensemble de la participation à un autre évènement dans des conditions identiques. Article 2 – Durée du contrat

Le présent contrat s’appliquera pendant toute la durée de l’évènement ( ou de…) prévu ci-dessus, à savoir du… au … Article 3 – Rémunération du sponsorisé

En contrepartie de cette prestation, le sponsor versera au sponsorisé la somme de … euros, laquelle lui sera versée le … Le sponsorisé bénéficiera également, (selon les résultats obtenus) de l’attribution des gratifications suivantes : - la somme de …euros, si …. ; - la somme de …euros, si …. ; - (ou) la somme de …euros, au lancement de …. ; - la somme de …euros, à l’édition de … Article 4 – Obligations du sponsorisé

4.1 Le sponsorisé aura l’obligation de fournir au sponsor tout acte justifiant de sa participation à la manifestation définie à l’article 1 des présentes. Il s’engage, par ailleurs, à tenir le sponsor régulièrement informé du déroulement de celle-ci. 4.2 Le sponsorisé s’engage à porter, pendant toute la durée de l’évènement dont s’agit, la marque du sponsor sur tout support visible du public, ainsi que (sur tout matériel ou édition en rapport), dans les conditions suivantes : … L’apposition sur les objets susmentionnés incombera au sponsorisé selon les instructions qui lui seront données par le sponsor, ce dernier se réservant également le droit de vérifier si cette opération est conforme à l’image qu’il souhaite donner au public. Les frais correspondant à la pose de la marque seront à la charge exclusive du sponsorisé (ou à la charge du sponsor à hauteur de …, le surplus incombant au sponsorisé ; la fourniture des éléments publicitaires (logos) lui étant fournit). 4.3 Pendant toute la durée du présent contrat, le sponsorisé aura l’obligation de mener ou de participer à toute action de relations publiques relative à l’opération à laquelle il s’est engagé à prendre part. (Il s’engage à citer le plus souvent possible le nom ou la marque du sponsor, que ces actions soient orales ou écrites).


Projets-19 27

4.4 (Le sponsorisé s’interdit par les présentes à faire de la publicité, sous quelque forme que ce soit pour une autre marque que celle du sponsor, agissant dans les mêmes domaines d’activités). (Variante) (Le sponsorisé s’interdit par les présentes à faire de la publicité, sous quelque forme que ce soit pour une autre marque que celle du sponsor, qu’elle lui soit concurrente ou non, sans avoir sollicité l’accord préalable du sponsor). 4.5 (En cas d’impossibilité pour le sponsorisé de participer à l’évènement objet du présent contrat et à défaut d’accord sur la participation à une autre opération, il s’engage à rembourser au sponsor toute somme avancée par lui et le cas échéant à lui tout matériel ou équipement déjà mis à sa disposition). Article 5 – Obligations du sponsor

5.1Le sponsor s’engage à fournir au sponsorisée les éléments nécessaires à l’opération suivants : - …, - …, L’assurance sera à la charge exclusive du sponsor (éventuellement) 5.2 Le sponsor s’engage à assurer le coût de la pose de la marque du sponsor sur les (édition, matériel ou équipement) produit par le sponsorisé. Article 6 – Résiliation du contrat

6.1 Le présent contrat sera résiliable de plein droit par le sponsor en cas d’inexécution ou de violation par le sponsorisé de l’une quelconque de ses obligations ou interdictions, telles que définies notamment à l’article 4. Cette faculté ne pourra cependant être exercée qu’après mise en demeure adressée au sponsorisé par lettre recommandée avec avis de réception restée sans effet au-delà de … jours. Le matériel et équipement fournis par le sponsor devront dès lors lui être restitués sans délai. En outre, à titre de clause pénale, le sponsorisé devra verser au sponsor la somme de … euros. 6.2 Le présent contrat sera également résiliable de plein droit par le sponsorisé en cas de manquement du sponsor à l’une quelconque de ses obligations, dans des conditions de forme et de délai identiques à celles prévues à l’article 6.1. A titre de clause pénale, le sponsor devra verser au sponsorisé la somme de ….euros. Article 7 – loi applicable au contrat

Le présent contrat est régi par la loi française applicable en la matière. En conséquence, tout litige entre les parties relèvera de la compétence des tribunaux français. Fait à …, le… En … exemplaires.

(signature des parties précédée de la mention manuscrite « lu et approuvé »)


Projets-19 28

● Démarches pour numéro SIRET

Qu’est-ce qu’un numéro SIRET ?

C’est un identifiant d’établissement composé de 14 chiffres. Il est basé sur un numéro SIREN attribué à chaque entreprise ou association. L’association doit en faire la demande en cas de besoin, notamment lorsqu’elle demande des subventions ou des paiements aux collectivités territoriales, décide d’embaucher des salariés, ou exerce des activités soumises à l’impôt sur les sociétés ou à la TVA, ou encore établit des factures.

� Subventions ou paiements en provenance des collectivités territoriales

Dans les dossiers de demande de subvention, il est généralement demandé le numéro Siret de l’association. Dans ce cas, l’association doit adresser une demande d’immatriculation auprès de la Direction Régionale de l’INSEE dont dépend le siège de l’association. Cette demande doit attester que l’association ne compte aucun salarié. La demande doit être accompagnée d’une copie des statuts, d’une copie du récépissé de déclaration de l’association et d’une copie de la parution au Journal Officiel.

� Activités soumises aux impôts commerciaux

Lorsque l’association exerce des activités soumises à la TVA ou à l’impôt sur les sociétés, elle doit demander son immatriculation auprès du centre de formalités des entreprises (CFE) du centre des impôts par le biais de l’imprimé MO, accompagné d’une copie des statuts, du récépissé de déclaration et de la parution au Journal Officiel. Le centre des impôts transmettra la demande auprès de l’INSEE qui procédera à l'inscription au répertoire et à l'attribution du numéro d'identification.

� Embauche de salariés

Lorsque l’association envisage l’embauche de salariés, elle doit préalablement demander son immatriculation à l’URSSAF. Cette demande s’effectue par le biais de l’imprimé MO, disponible auprès du centre de formalités des entreprises (CFE) de l’URSSAF. La demande doit être accompagnée d’une copie des statuts, du récépissé de déclaration et de la parution au Journal Officiel. L’URSSAF transmettra la demande auprès de l’INSEE.

� Autres cas

Hormis les cas exposés ci-dessus, l’obtention d’un numéro Siret peut être nécessaire dans les cas suivants : demande d'agrément, établissement de factures, demande de financement à des organismes privés, demande de parrainage, contrats divers, demande spécifique de la banque, etc. L’association doit adresser une demande d’immatriculation auprès de la Direction Régionale de l’INSEE dont dépend le siège de l’association. Cette demande doit attester que l’association ne compte aucun salarié et être accompagné d'une copie des statuts, d'une copie du récépissé de déclaration d'existence de l'association et de la parution au Journal Officiel.


Projets-19 29

Contacts :

• INSEE (pour obtenir un numéro SIRET, identifiant géographique d’établissement, obligatoire si l’association a des salariés, si elle est assujettie à la TVA ou aux impôts sur les sociétés, ou si elle perçoit des subventions)

Direction régionale d’Ile-de-France 7, rue Stephenson, 78188 Saint-Quentin-en-Yvelines Cedex Téléphone : 01 30 96 90 00 (standard), Fax : 01 30 96 90 01

L'inscription doit être demandée directement par courrier à la direction régionale de l'INSEE en joignant une copie des statuts de votre association, une copie du récépissé de déclaration de la préfecture et de l’extrait paru au Journal Officiel, et une attestation du président déclarant ne pas avoir de salarié (sinon, si l’association est employeur, s’adresser au Centre de formalité des entreprises, URSSAF). http://www.insee.fr/fr/faq/sirene_dr.htm

• URSSAF :

o Pour l’obtention du n° Siret liée à l’embauche : voir la liste des Centres de Formalités des Entreprises compétents par commune sur le site www.sirene.tm.fr : en bas à gauche de l’écran, cliquer sur « Sites partenaires » puis sur l’ icône « Rése@u CFE » et enfin sur «CFE compétents par commune ».

o Pour les questions d’embauche (Paris) :

URSSAF Centre d'accueil de Paris Nord 10, rue du Faubourg Montmartre –75 009 Paris Métro "Grands boulevards" www.urssaf.fr

Votre siège social ou votre établissement est implanté dans le département, dans la région...

Contactez le Service SIRENE de la Direction Régionale de l'Insee...

75 exclusivement Pour les autres départements de l'Ile-de-France, voir 77, 93, 94 (Reims) 78, 92 (Rouen) 91 (Orléans) 95 (Lille)

ILE-DE-FRANCE Attention : Paris exclusivement

INSEE ILE-DE-FRANCE 7, rue Stephenson 78188 Saint-Quentin-en-Yvelines Cedex

Pour IDF dép. 95 + Entreprises du secteur agricole

NORD-PAS-DE-CALAIS PICARDIE ILE-DE-FRANCE

INSEE NORD-PAS DE CALAIS 130, avenue du Président J.F. Kennedy BP 405 59020 Lille Cedex

Pour IDF dép. 91 + Entreprises du secteur public

CENTRE AUVERGNE ILE-DE-FRANCE RHONE-ALPES

INSEE CENTRE 131, rue du Faubourg Bannier 45034 Orléans Cedex 1

Pour IDF dép. 77, 93, 94

CHAMPAGNE-ARDENNE ILE-DE-FRANCE ALSACE LORRAINE

INSEE CHAMPAGNE-ARDENNE 10, rue Edouard Mignot 51079 Reims Cedex

Pour IDF dép. 78, 92

BASSE-NORMANDIE HAUTE-NORMANDIE ILE-DE-FRANCE SAINT-PIERRE-ET-MIQUELON

INSEE HAUTE-NORMANDIE 8, Quai de la Bourse 76037 Rouen Cedex 1


Projets-19 30

● Modèle de facture à adresser au parrain/sponsor

Association ……………… Coordonnées : ………………….. ……………………………… Numéro de SIRET : …………………. Code APE : ……..

Paris, le …………………….

Objet : ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Prix : ……………euros Soit l’association …. n’est pas assujettie à la TVA (confère conditions particulières)

Mentionner « TVA non applicable en vertu de l’article art 293 B du CGI » Soit la facture devra fait apparaître le prix TTC et le montant de la TVA. Valeur en votre aimable règlement.

Structure cliente :

FACTURE N° …..

Organiser sa recherche de financements Proj’Aide – CG94

Projets-19 31

3. Le suivi des partenariats

● Tableau de suivi des partenaires

Organisme Nom Prénom Fonction AdresseTéléphone /

FaxMail Date Mode Positif Négatif

Coordonnées Résultats du

contactTâches réalisées

Commentaires


Projets-19 32

● Tableau de suivi des financements

Versements Commentaires

Date Montant Date MontantDate

versement

Montant

reçu

Date

versement

Montant

reçu

Date

versement

Montant

reçu

Versement 2 Versement 3Nom organisme

Demandée Convention signéeVersement 1

Organiser sa recherche de financements Proj’Aide – CG94

Projets-19 33

4. Bibliographie

● Guides méthodologiques

Code des associations et fondations, Edition Dalloz, 2010. La mallette associative, Guide pratique à l’usage des collectivités et responsables associatifs, Edition 2012.

● Sites Internet

www.association.gouv.fr www.service-public.fr www.associationmodeemploi.fr/ www.admical.org