Février 2020

ATELIER D’INFORMATION

Industrie

ORDRE DU JOUR• Accueil des participants

• Introduction / Mise en contexte

• Objectif de la rencontre : clarifier / répondre à vos questions

• Sujets qui suscitent le plus grand nombre de questions, selon les requêtes reçues

✓ Millésime / CUP-EAN13 / SCC-EAN14

✓ Habillage / étiquette / sceau / médaille

✓ Disponibilité / inventaire

✓ Introduction / retrait

✓ Suivi de commande

✓ SAQ.COM

• Varia

• Conclusion

CONTEXTE

• 4ième priorité du plan d’action 2019-2020 A3 Québec/SAQ

• Sondage réalisé auprès de l’industrie :

o Quels sont les sujets qui sont les plus pertinents pour vous ?

• Opportunités d’améliorer nos communications et de répondre

davantage aux besoins de l’industrie

• Les changements s’accélèrent, comment communiquer

efficacement avec 350 agences

• Plus grande autonomie et responsabilité de l’industrie

OBJECTIFS➢ Offrir un service plus efficace

➢ Simplifier nos communications

➢ Plus grande autonomie et responsabilité de l’industrie

Plan de travail➢ Réaliser un sondage auprès de l'industrie (opérations)

➢ Identifier les points à clarifier

➢ MAJ des documents de référence

➢ Ateliers d’information

➢ Doit être inscrit et conservé à jour dans les offres de nouveaux produits (OS ou AO).

Réf : Précisions quant à l’importance de bien compléter les documents

➢ SL : mis à jour dans l’offre de reconduction (RC).

MILLÉSIME

Réf : Mise à jour des offres de reconduction pour les produits de spécialité

➢ S’il y a un changement après :

➢ La publication de l’intention d'achat (tous types d’offres) : Contact SARA.

Raison :

❖ Le changement de millésime doit être approuvé par la GDO ou l’Approvisionnement;

❖ La mise à jour est effectuée par le SARA.

Impact : l’intention d’achat peut être annulée.

MILLÉSIME

Réf : Code de produit SAQ et numéro de fournisseur - Où les trouver?

➢ S’il y a un changement après l’émission de commande :

❖ RA et SA : pas besoin d’aviser, ni d’inscrire une note dans la commande :

❖ un fournisseur pourra compléter une commande avec le millésime de l’année suivante.

Réf : Changements - Millésime présent dans une commande

MILLÉSIME

➢ S’il y a un changement après l’émission de commande :

➢ RC : jamais dans la commande ni directement à la GDO ou Approparlot@saq.qc.ca :

❖ Contact SARA : pour une demande d’autorisation, mise à jour de la fiche de l’article et

confirmation.

Réf : Mise à jour des offres de reconduction pour les produits de spécialité

Raison :

❖ Le changement de millésime doit être approuvé par la GDO ou l’Approvisionnement;

❖ La mise à jour est effectuée par le SARA.

Impact : la commande peut être annulée.

MILLÉSIME

CUP-EAN13 ET SCC-EAN14

➢ Codes reliés à 1 seul code de produit SAQ➢ De nouveaux codes doivent nous être transmis si :

❖ Codes déjà reliés à un produit actif ou non, avec inventaire;

❖ Changement d’UVC;

❖ Création d’un nouveau code SAQ relié au produit.

ReconductionOffre de nouveau produit

CUP-EAN13 ET SCC-EAN14

➢ Lorsqu’il y a modification aux codes : jamais dans la commande.

➢ Produit courant (RA)

❖ Avant la réception de la commande;

❖ Expédier la demande de mise à jour par Contact SARA.

CUP-EAN13 ET SCC-EAN14

➢ Lorsqu’il y a modification aux codes :

➢ Spécialité (SA et SL) :

❖ Mise à jour de l’offre de reconduction (RC) (sans frais)

Réf : Mise à jour des offres de reconduction pour les produits de spécialité

CUP-EAN13 ET SCC-EAN14➢ Lorsqu’il y a modification aux codes :

➢ Spécialité (SA et SL) :

❖ Si après l’émission de la commande :

❖ jamais dans la commande ni à approparlot@saq.qc.ca.

❖ Contact SARA (frais)

Raison : La mise à jour est effectuée par le SARA.

Impacts :

❖ Délai dans l’expédition des instructions d’expédition.

❖ Sujet aux frais administratifs.

Réf : Mise à jour des offres de reconduction pour les produits de spécialité

CUP-EAN13 ET SCC-EAN14

➢Actualisation des codes APRÈS la réception de la commande :

➢ Qu’importe le répertoire du produit, le SARA :

❖ Reçoit une demande de mise à jour du Service de la gestion de qualité;

❖ Actualise la fiche de l’article et, pour les SA/SL, RC mise à jour dans les 24 heures;

❖ Demande au Service de la comptabilité-client d’émettre une facture.

➢ Pour éviter ces frais, vous devez :

❖ Nous aviser avant la réception de la commande, pour les produits courants;

❖ Conserver à jour l’offre de reconduction, avant son traitement.

Impacts :

❖ Sujet aux frais administratifs.

❖ Délai dans la mise en disponibilité du produit.

HABILLAGE / ÉTIQUETTE

➢ Selon le changement apporté sur l’habillage, la SAQ se réserve le droit de négocier le prix

➢ Raisons d’un changement d’habillage :

❖ Visuel complétement changé;

❖ Texte de l’étiquette principale et/ou contre étiquette modifié;

❖ Modification à l’appellation ou à la qualité (Ex : le produit change de désignation, de qualité, etc.);

❖ Ajout d’une certification (Ex : Bio);

❖ Changement à la marque de commerce / cuvée;

❖ Changement du nom du produit.

NOUVELLES RÈGLES D’ÉTIQUETAGE DE L’AGENCE CANADIENNE D’INSPECTION DES ALIMENTS (ACIA)➢Ce qui n’est pas reconnu comme un changement d’habillage :

❖ Ajout et/ou retrait du nom de l’agence;

❖ Changement de millésime;

❖Modifications mineures au visuel, telles que :

• Couleur de l’image;

• Mentions qui passent de la contre-étiquette à l’étiquettes principale.

❖ Nouvelle description des allergènes et consigne :

Pour l’instant, aucune analyse d’habillage n’est nécessaire puisque ces règles ne sont pas effectives encore à la

SAQ

Nouvelles règles d’étiquetage de l’Agence canadienne d’inspection des aliments (ACIA)

HABILLAGE / ÉTIQUETTE

➢ Procédure

➢ RA : en tout temps, par Contact SARA (aucun frais).

HABILLAGE / ÉTIQUETTE

➢ SA et SL : formulaire de reconduction

❖ vous devez cocher « Oui » à la case

HABILLAGE / ÉTIQUETTE

➢ SA et SL :

❖ La question suivante d'affiche : répondre « Oui »

Même s’il n’y a aucune modification, inscrire la marque commerciale et le nom de la cuvée

❖ Si après l’émission de la commande : voir la procédure RA.

Impact : sujet aux frais administratifs

SCEAU / MÉDAILLE

Cliquez pour ajouter du texteCliquez pour ajouter du texte

➢ Le visuel du sceau ou la médaille doit être expédié par le biais de Contact SARA

(format PDF ou JPG).

➢Le sceau ou médaille est expédié au service de la gestion de la qualité, qui confirmera sa validité.

Note :

❖S’il y a plus d’un produit, inscrire les codes et les noms de tous les produits.

❖Les logos officiels des certifications environnementales n'ont pas à être traduits.

Réf : Procédure pour un changement d’habillage ou l’ajout d’un sceau/médaille

DISPONIBILITÉ / INVENTAIRE

➢Avant de nous contacter, avez-vous vérifier si :

❖La commande a été livrée ?

❖À quelle date ?

DISPONIBILITÉ / INVENTAIRE

➢RA et SA :

➢ Dès que jugé conforme par GQ, maximum 10 jours après la date de réception de la commande :

❖ Délais possibles :

❖ Correction à effectuer;

❖ Planogramme;

❖ Pépinière;

❖ Événement planifié.

Réf: Mise en disponibilité d'un produit

Réf: Planographie - Guide de référence

DISPONIBILITÉ / INVENTAIRE

➢SL

❖Lettre circulaire : environ 4 semaines après la date de réception de la commande

❖Événement (Cellier, CV, etc.) :

Pas de date :

Selon le plan d’assortiment relié à un bandeau.

Réf: L'ABC des produits sur les lettres circulaires

DISPONIBILITÉ / INVENTAIRE

➢InfoCom (informations commerciales)

❖ Sans frais : rapports des ventes par catégorie ou par produit, disponibles au Siège Social pour consultation

❖ Abonnement à InfoCom avec frais d’abonnement et par rapport selon vos besoins

❖ Pas responsable des données extraites et traitées par un logiciel externe

INTRODUCTION ET RETRAIT

Documents de référence

L'ABC du processus de sélection des produits à la SAQ

Comment soumettre un nouveau produit à la SAQ

➢Principales demandes reçues :

➢Comment soumettre un nouveau produit à la SAQ

➢Sélection produits

➢ Plan d’assortiment

➢ Description des canaux de commercialisation des produits à la SAQ

➢Support

➢ Formulaire d’offres

➢ Demande de pièces

(liste non exhaustive)

INTRODUCTION ET RETRAIT

Réf: L'ABC du processus de sélection des produits à la SAQ

Réf: Comment soumettre un nouveau produit à la SAQ

➢Principales demandes reçues (suite)

➢Suivi d’offre AO/OS/RC

❖Catalogue du fournisseur

❖Liste des offres

❖Liste des statuts

INTRODUCTION ET RETRAIT

Documents de référence

L'ABC du processus de sélection des produits à la SAQ

Comment soumettre un nouveau produit à la SAQ

➢Principales demandes reçues :

➢Suivi d’offre AO/OS/RC (suite)

❖Écran «Statut »

❖Liste des statuts

INTRODUCTION ET RETRAIT

Documents de référence

L'ABC du processus de sélection des produits à la SAQ

Comment soumettre un nouveau produit à la SAQ

➢Principales demandes reçues (suite)

➢ Date d’introduction de produit :

❖À moins d’événements spéciaux, n’a pas la date préétablie;

❖Selon entente avec le directeur de compte.

➢ Invitations et Appels d’offres

➢Demande de précision

➢ Si pertinent : le texte modifié selon les questions reçues pour la publication suivante

SUIVI DE COMMANDE

Document de référence :

Guide SAQ-B2B.com : :En cours d’écriture

Sur le bon de commande

Vérifier :

➢Date de réception prévue

➢Date approximative sujette à changement : retard du fournisseur, délai dans le transport, etc.

➢Auprès du fournisseur s’il a expédié de la commande

➢MAJ du statut de la commande

➢Si après vérifications et plus de 10 jours ouvrables : SARA

SAQ.COM➢Visuel

➢Prise de photo par équipe du Studio SAQ

❖ Nouveau produit : à la réception de la commande.

❖ Produit existant :

❖ À la suite d’un changement d’habillage;

❖ Selon le calendrier d’analyse du produit déterminé par le Service de la gestion de la qualité

AUCUNE demande de mise à jour ne sera traitée.

Documents de référence :

Affichage de produit dans SAQ.com

Procédure pour la prise de photo de vos produits

Procédure pour un changement d’habillage ou l’ajout d’un sceau/médaille

SAQ.COM➢Fiche du produit :

Documents de référence :

Mise à jour du nom des produits dans SAQ.com

Précisions quant à l’importance de bien compléter les documents

SAQ.COM➢Fiche du produit :

➢Correspond à ce qui a été inscrit dans l’offre du produit (OS/AO)

ou mis à jour dans une offre de reconduction (RC) ==========➔

Documents de référence :

Mise à jour du nom des produits dans SAQ.com

Précisions quant à l’importance de bien compléter les documents

SAQ.COM➢Description du produit :

➢ Actualisé selon les nouvelles normes établies par les services de l'Administration du

produit et du Marketing (eCommerce et contenu) (en cours de traitement)

❖ Selon l’habillage du produit (étiquette, contre-étiquette, etc.)

❖ Traité par des spécialistes de produits, selon les normes

Exemples d'arborescence :

Producteur + nom de la cuvée +

Vins : Cépage(s) + qualité + cru / qualité / appellation ou région /

Spiritueux, selon le type : vieillissement / maturation / qualité / type / âge

Documents de référence :

Mise à jour du nom des produits dans SAQ.com

Précisions quant à l’importance de bien compléter les documents

SAQ.COM

➢Taux de sucre➢Dernier taux de sucre analysé par le Service

de la gestion de la qualité, selon le calendrier prévu.

➢Note de dégustation (sous Infos détaillées) :

➢Seuls les produits bénéficiant ou ayant bénéficié d’une visibilité promotionnelle dans

SAQ.com seront bonifiés d’une note sur leurs particularités et/ou profil aromatique. Cette

note publiée à la section « Info dégustation » de la fiche du produit est élaborée par l’équipe

SAQ.com. Il n’est pas nécessaire de nous faire parvenir vos suggestions de texte.

Documents de référence SAQ-B2B.comréférence SAQ-B2B.com

Affichage de produit dans SAQ.com

Procédure pour la prise de photo de vos produits

Mise à jour du nom des produits dans SAQ.com

Procédure pour un changement d’habillage ou l’ajout d’un sceau/médaille

VARIA

Questions / Commentaires

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