Atelier n 4 Le rôle du référent archives dans la …...Être référent archives : Accompagner, piloter, former - 06/11/15 1 Être référent archives : Accompagner, piloter, former

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Être référent archives : Accompagner, piloter, former

Atelier n°4

Le rôle du référent archives dans la structuration des

données

ASIP Santé Contexte réglementaire archivistique

2

Un groupement d’intérêt public mentionné à l’article L. 1111-24 du code de la santé

publique, dont l’objet est de favoriser le développement des systèmes d’information

partagés dans les domaines de la santé et du secteur médico-social. Il est issu, en 2009,

de la fusion du GIP DMP et du GIP CPS.

•

• En tant que GIP, l’ASIP Santé est soumises aux articles L212-1 et L212-2 du

code du patrimoine. Elle est assujettie au contrôle technique et scientifique

des Archives de France.

• En tant qu’autorité de certification, l’ASIP Santé doit être en mesure, en cas

de contrôle par les autorités publiques ou en cas de différend avec un

usager de ses services, de prouver qu’elle a satisfait à ses engagements et

obligations. Elle doit donc archiver les informations correspondantes et être

en mesure d’exploiter ces archives en cas de besoin

3 missions : 1. créer les conditions du développement et de la régulation de la e-santé : cadre d’interopérabilité

des SI de santé, référentiels de sécurité, annuaires, principes d’urbanisation, processus de certification et de labellisation de l’offre industrielle, etc.

2. assister les pouvoirs publics dans la conduite de projets numériques d’intérêt national : DMP, système de messageries sécurisées MSSanté, modernisation des SI Samu, etc.

3. permettre aux acteurs de santé de bénéficier de l’innovation et des mutations numériques

ASIP Santé Archivage organisation

3

Archives de France

Responsable des archives

Correspondants archivage

Chef de projet

150 collaborateurs / 1 site (Paris 15e)

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ASIP Santé Archivage fonctions et acteurs

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Légende :

SYSTÈME D'ARCHIVAGE

AUTORITE

D’ARCHIVAGE

SERVICE DEPOSANT

SERVICE D’ARCHIVES

SERVICE PRODUCTEUR

DEMANDEUR

D’ARCHIVES

VERSEMENT

CONSERVATION

DESCRIPTION/INDEXATION

CONSULTATION-COMMUNICATION

ADMINISTRATION

Tiers

archiveur

ADMINISTRATEUR

FONCTIONNEL

ASIP

ASIP

ASIPprestataires

ASIP

CORRESPONDANT

ARCHIVAGE

REPORTING

ADMINISTRATEUR

TECHNIQUE

Tiers-archiveur

Tiers-archiveur

Ressource externe à l’ASIP

(prestataires)

Ressource interne à l’ASIP

ASIP

FONCTION

Il s’agit des fonctions génériques

partie prenante de la politique

d’archivage

VERSEMENT

Il s’agit des missions génériques

que doit remplir un système

d’archivage

TYPES ECHANGES

Transférer

Modifier

Eliminer

Restituer

Communiquer

Il s’agit des flux d’échange entre les

fonctions et le système d’archivage

au sens SEDA ces échanges

peuvent être de 5 types :

SERVICE DE

CONTROLE

Tiers-archiveur

RESPONSABLE DES

ARCHIVES

ASIP

ACTEURIl s’agit des acteurs qui

interagissent sur les flux

Légende :

SYSTÈME D'ARCHIVAGE

AUTORITE

D’ARCHIVAGE

SERVICE DEPOSANT

SERVICE D’ARCHIVES

SERVICE PRODUCTEUR

DEMANDEUR

D’ARCHIVES

VERSEMENT

CONSERVATION

DESCRIPTION/INDEXATION

CONSULTATION-COMMUNICATION

ADMINISTRATION

Tiers

archiveur

ADMINISTRATEUR

FONCTIONNEL

ASIP

ASIP

ASIPprestataires

ASIP

CORRESPONDANT

ARCHIVAGE

REPORTING

ADMINISTRATEUR

TECHNIQUE

Tiers-archiveur

Tiers-archiveur

Ressource externe à l’ASIP

(prestataires)

Ressource interne à l’ASIP

ASIP

FONCTION

Il s’agit des fonctions génériques

partie prenante de la politique

d’archivage

VERSEMENT

Il s’agit des missions génériques

que doit remplir un système

d’archivage

TYPES ECHANGES

Transférer

Modifier

Eliminer

Restituer

Communiquer

Il s’agit des flux d’échange entre les

fonctions et le système d’archivage

au sens SEDA ces échanges

peuvent être de 5 types :

SERVICE DE

CONTROLE

Tiers-archiveur

RESPONSABLE DES

ARCHIVES

ASIP

ACTEURIl s’agit des acteurs qui

interagissent sur les flux

ASIP Santé Archivage le flux nominal

5

6

Serveur de collecte

Constitution des lots

Service producteur

Infogérant

Sas d’échange

Service déposant

Infogérant

Fichier x

Fichier y

Fichier z

Serveurs applicatifs

lot

SAE

Service archives

Tiers archiveur

transfert

AR

CH

IVA

GE

EL

EC

TR

ON

IQU

E

Enregistrement des archives

Service archives

Tiers archiveur

Service déposant

Infogérant

ASIP Santé Archivage le flux nominal

Modalités de constitution des lots Le service versant constitue les lots de

documents électroniques à archiver au format de réception du service d’archivage

Un lot au format de réception dit Standard est une enveloppe constituée de :

L’ensemble de documents électroniques (à archiver) ;

Un fichier au format XML contenant toutes les métadonnées descriptives et techniques de ces mêmes documents ;

Un fichier texte donnant l’empreinte et son algorithme de calcul du fichier de métadonnées.


ASIP Santé Archivage le référentiel

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Politique d’archivage

Plan de conservation et d’archivage DMP

Plan de conservation et d’archivage MSS

Plan de conservation et d’archivage RPPS

Plan de conservation et d’archivage PFCNG

Plan de conservation et d’archivage IGC

Plan de conservation et d’archivage xxx

Plan archivage IGC SANTE

Plan archivage IGC ASIP Santé

Annexes PA ● PDCA

Annexes PA PDCA IGC

Annexes PA ● Procédures et modèles

Procédures archivage (génériques) :• collecte des archives ;• communication des archives ;• destruction des archives.

Les modèles :• plan de récolement ;• plan de conservation et

d’archivage ;• demande de communication

d’archive ;• demande d’autorisation

d’élimination.

Procédures archivage (spécifique) :• purge et archivage BDD ;• archivage électronique de fichier

de preuve ;• spécification format d’échange.


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2011

•rapprochement avec le bureau des archives du Ministère des affaires sociales, de la santé et des droits des femmes dans le cadre du regroupement des équipes de l’ASIP Santé sur un seul site

2012

•lancement d’un projet archivage visant 3 objectifs :

•Définir une politique d’archivage conforme à la réglementation et aux normes en vigueur

•Produire un référentiel de gestion des documents

•Lancer un appel d’offres pour l’externalisation des archives papier et électronique de l’ASIP Santé et prendre ainsi le relais du contrat hérité du GIP CPS

2013 •Sollicitation du SIAF pour apporter un appui métier permettant l’atteinte des objectifs fixés.

2014 • Construction des référentiels documentaires (organisation/support/projet)

2015

•Définition d’une politique archivage

•Publication AOO pour l’externalisation du service archivage

2016

•Développement d’un serveur de collecte SEDA compatible

•Développement d’un SAE SEDA compatible (dans le cadre du futur marché d’archivage)

ASIP Santé Archivage le planning


9

La place du référent archives dans la gouvernance de l’information


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Exemple d’un projet métier :

La réflexion doit être menée le plus en amont possible du projet dès le cadrage pour :

• Identifier l’existence d’un besoin,

• Intégrer ce besoin comme une sous composante du projet (impact planning, budget, ressources…)

• Répercuter le besoin dans la stratégie d’achat

• Intégrer les contraintes techniques d’interfaçage avec un SAE :

connecteur SEDA

serveur de collecte

• Préparer la structuration de la donnée à archiver :

profil SEDA

accord de dépôt

DONNEES

CHEF DE PROJET

RSSI

RESPONSABLE DES ARCHIVES

JURISTE

ASIP Santé Comment définir les besoins d’archivage


ASIP Santé Données électroniques : quelle(s) définition(s) ?

Titre de la présentation (Insertion > En-tête et pied de page) - Date 11

Les typologies de données de

systèmes d’information qui

peuvent faire l’objet d’un

archivage :

1. les traces fonctionnelles,

2. les traces techniques,

3. les bases de données,

4. autres :

• exécutables,

• fichiers de configuration…

Traces fonctionnelles

Le contenu de ces traces est propre à chaque application et doit rendre compte de façon explicite de l’action fonctionnelle ou métier réalisée.

Elles sont générées spécifiquement par l’application.

Sont qualifiées de traces fonctionnelles les métadonnées associées à un document dématérialisé identifiant l’auteur du document ou la signature d’un document dématérialisé

Les traces techniques

.

Une trace est considérée comme technique si l’action à laquelle elle se réfère est une action qui n’est significative qu’au niveau du composant technique sur lequel elle a eu lieu.

IE : les traces générées lors de l’établissement d’une session d’un filtrage de flux au niveau d’un firewall ou du routage d’un message électronique entre deux serveurs sont considérées comme des traces techniques.

ASIP Santé Archivage électronique quel besoin ?

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Toutes les données électroniques produites n’ont pas vocation a être archivées

Celles qui ne pourront se contenter d’une simple sauvegarde sont :

les données à caractère légal et réglementaire

les données vitales pour l’organisme

les données exploitable pour l’activité future

les données à valeur patrimoniale


identification et authentification de l’origine des archives

intégrité des archives ; intelligibilité et lisibilité des archives

pérennité des archives selon leur DUA

traçabilité des opérations effectuées sur les archives (versement, consultation, migration, élimination…)

disponibilité et accessibilité des archives.

ASIP Santé Structurer la donnée, oui, mais pourquoi ?

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La structuration de la donnée que l’on souhaite archiver va avoir pour finalité de garantir la

valeur probante de la donnée

Le processus de structuration de la donnée va permettre de s’assurer de

Documents

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