Audit GRH

Notes prpares par Mr Abderrazek Souei www.imacaudit.net

1 IMAC Audit & Conseil

LA CONDUITE DUNE MISSION DAUDIT INTERNELA CONDUITE DUNE MISSION DAUDIT INTERNELA CONDUITE DUNE MISSION DAUDIT INTERNELA CONDUITE DUNE MISSION DAUDIT INTERNE

Toute mission dAudit est ralise en trois tapes essentielles:

1re tape : La prparation de la mission 2me tape : La ralisation de la mission 3me tape : La conclusion de la mission

1/ LA PREPARATION DE LA MISSION

Pendant cette tape lAuditeur ralise tous les travaux prparatoires avant de passer laction. Il sagit dtablir un ordre de mission, procder la prise de connaissance de lunit auditer identifier les points de contrles et les risques associs

1-1- Lordre de mission

Cest le mandat donn par la direction Gnrale lAuditeur pour la ralisation dune mission daudit. Lordre de mission doit tre court et prcis.

EXEMPLE DORDRE DE MISSION

A Monsieur le directeur De lAudit Interne

Objet : Audit de la Gestion Ressources Humaines

Copie pour information : Le Directeur des Ressources Humaines

Le prsident Directeur Gnral autorise le Directeur de lAudit interne raliser une mission dAudit de la fonction Ressources Humaines, et ce partir du 9 Dcembre 1998. La mission concernera non seulement la Direction des Ressources Humaines mais galement tous les services susceptibles dtre intresss par la fonction

Le directeur des Ressources Humaines portera lordre de mission la connaissance de tous les responsables concerns

Le Prsident Directeur Gnral



1-2-La prise de connaissance

La prise de connaissance de lunit audite suppose lexamen de trois lments essentiels : Lorganisation de lunit :

Examen du manuel des procdures (organigramme, procdures...) La rparation des taches Le budget, les rsultats...

Les rapports des audits antrieurs Les objectifs de la fonction auditer Les techniques de travail utilises : Essayer de comprendre toutes les mthodes permettant

lunit de fonctionner et notamment les procdures de contrle existants

COMMENT REUSSIR UNE BONNE PRISE DE CONNAISANCE ? Outre les documents relatifs lunit audite (manuel des procdures, budgets...), Les moyens les plus utiliss pour prendre connaissance de la fonction auditer sont le questionnaire et linterview

* Le questionnaire de prise de connaissances

Ce questionnaire est indispensable lauditeur pour quil comprenne convenablement la fonction valuer dune part, et contribue llaboration du questionnaire de contrle interne dautre part.

EXEMPLE : Lors dune mission dAudit de la paie lauditeur construit un questionnaire de prise de connaissance comprenant ( titre indicatif) les informations suivantes:

* Donnes quantitatives

Montant des frais de personnel de lanne; Rparation par catgorie de personnel; Nombre demploys rmunrs; Nombre de bulletin de paye; Les banques concernes; Les nombres de centre de paiement; Salaires pays :

* en espce * par chque * par type de virement

* Information Rglementaires

Dispositions des statuts et rglement intrieur Rgles et procdures

* fixation des niveaux de rmunration * prts et avances * autorisation de paiements ou virements

* rgime des heures supplmentaires

* Procdures

* Procdure de prparation de la paie * Procdure de calcul * Procdure de paiement



* Organisation

Organisation du service ordonnancement de la paie Noms des personnes concernes Toutes informations sur lenvironnement

Toutes ces questions appellent des investigations de la part de lauditeur interne

* LES INTERVIEWS

Linterview est une technique de recueil dinformation qui aide lexplication et le commentaire du sujet auditer. Il permet de comprendre en profondeur certains lments ne pouvant tre divulgus par un questionnaire.

La russite dune interview est tributaire de la qualit de communication de lauditeur

COMMENT SE PREPARE UNE INTERVIEW ?

Il est recommand 1/ Dfinir linterview: objectif, thmes abords, plan de linterview 2/ Bien choisir les interviews (viter les participants inutiles) 3/ Contacter linterview et prendre rendez-vous (en respectant la hirarchie) 4/ Aller chez linterview 5/ Prparer linterview

informations ncessaires liste de points aborder liste de documents demander Lordre des questions est important

PENDANT LINTERVIEW ?

1/ Commencer par se prsenter et rappeler les objectifs de la mission et les thmes aborder 2/ Veiller latteinte de lobjectif fix 3/ viter les interrogatoires 4/ Suivre une seule ide la fois 5/ couter et laisser linterview sexprimer 6/ viter les jugements 7/ Essayer de comprendre parfaitement chaque point soulev en posant des questions pertinentes et enchanes 8/ Recouper les dclarations obtenues (questions pige, recoupement avec une information dj connue) 9/ Faire preuve de diplomatie et de patience 10/ Essayer davoir certaines confidences de laudit 11/ Adapter son comportement pour obtenir une meilleure collaboration 12/ Prendre le maximum de notes

APRES LINTERVIEW ?

1/ tablir le compte rendu le plutt possible 2/ Analyser les informations obtenues en affectant des recoupements et retenir les points dterminants.



Lors de linterview de prise de connaissance, lauditeur doit commencer par prsenter lAUDIT INTERNE, sa mission et son rle et doit aussi insister sur la vocation dassistance de lAudit. LAUDITEUR peut donc :

Prsenter les principes dAudit interne (lAudit interne est une fonction universelle qui peut sadapter tous les domaines)

Rappeler que les auditeurs internes sont l pour collaborer en vue damliorer et non enquter pour punir

Citer des exemples dAudit ou les audits ont bnfici dune assistance et dune amlioration de leurs moyens et les outils de travail

Inviter laudit exprimer ses souhaits pour lexamen de certains points

1-3-Dtermination des points de contrle et les risques associs

Afin de mieux identifier les risques, il est recommand de procder un dcoupage de la fonction audite pour cerner les zones qui prsentent des risques.

Pour chaque rubrique on identifie les points de contrle interne sans faire de tests ni vrifications. On observe si les procdures de contrle sont bien documentes, et ne prsentent aucune faiblesse apparente, si non il sagit dun risque potentiel tudier.

LAUDITEUR vrifie donc si:

Les procdures sont claires et explicites Les procdures sont toutes utiles pour contribuer laccomplissement de la mission de lunit Les activits o il existe des doubles emplois ou des fonctions incompatibles identifies la

premire vue La coordination et la collaboration entre les diffrents services sont tablies Linformation communique normalement....

Le tableau didentification des Risques (T.I.R.)

Les premiers constats de lauditeur peuvent tre prsents dans un tableau qui aide lidentification de certains points de contrle



2/la ralisation de la mission

La ralisation dune mission dAudit suppose le suivi de trois tapes essentielles: La runion douverture Le programme dAudit Et le travail sur le terrain

2-1-La runion douverture :

Cest la rencontre entre auditeurs et audits (chez laudit) qui permet de donner le coup denvoi effectif de la mission

Lordre du jour de cette runion doit comporter cinq points:

2-1-1-La prsentation de lquipe daudit

Prsentation des comptences spcifiques de chaque auditeur et ses relations hirarchiques dans la mission

2-1-2-Les points de contrles:

Les auditeurs font savoir les diffrents points de contrle quils souhaitent examiner (ces points sont dgag par le T.I.R); et les audits ont loccasion de proposer llimination, de certains points ou solliciter lexamen dautres lments.

2-2- Le programme daudit

Cest le planning de travail qui dtermine les taches de chaque auditeur et leurs dlais de ralisation

Il doit contenir les lments suivants : La rpartition des taches et dlais de ralisation (selon un dcoupage des fonctions) Lindication des travaux prliminaires accomplir (Inventaire, rassemblement de document,

Edition de fichier ...) Lidentification des questions cls ne pas omettre dans le questionnaire de Contrle Interne Et lindication des outils dapprciation de contrle Interne

Le programme daudit a les objectifs suivants:

2-1/ Cest un document qui concrtise la ralisation de la mission ;

2-2/ Cest un document de travail permettant une rpartition prcise des taches de tous les auditeurs afin que personne ne se hasarde dvier des objectifs fixs ;

2-3/ Il sert de guide pour une meilleure conduite de la mission ;

2-4/ Cest un document qui dtermine tous les points de contrle examiner selon le degr des risques dj identifis ;

2-5/ Le programme daudit est une rfrence pour le suivi et lapprciation du travail des auditeurs ;



2-2-Le programme daudit

Cest le planning de travail qui dtermine les taches de chaque auditeur et leur dlai de ralisation

Il doit contenir les lments suivants: La rpartition des taches et les dlais de ralisation (selon un dcoupage des fonctions) Lindication des travaux prliminaires accomplir (Inventaire, rassemblement de document,

Edition de fichier....) Lidentification des questions cls ne pas omettre dans le questionnaire de contrle interne Et lindication des outils dapprciation de Contrle Interne Le programme daudit aux objectifs suivants:

2-2-1/ Cest un document qui caractrise la ralisation de la mission ;

2-2-2/ Cest un document de travail permettant une rpartition prcise des taches de tous les auditeurs afin que personne ne se hasarde dvier des objectifs fixs ;

2-2-3/ Il sert de guide pour une meilleure conduite de la mission ;

2-2-4/ Cest un document qui dtermine tous les points de contrle examiner selon le degr des risques dj identifis ;

2-2-5/ Le programme daudit est une rfrence pour le suivi et lapprciation du travail des auditeurs.

2-3- Le travail sur terrain

2-3-1- LES QUESTIONNAIRES DE CONTROLE INTERNE

Les questionnaires de contrle interne ont pour principal objectif la dtection des anomalies lies au dispositif, de contrle interne.

Les dysfonctionnements relevs sont tudis et justifis par des preuves tangibles.

LES QUESTIONS FONDAMENTALES:

Elles sont au nombre de cinq: qui, quoi, ou, quand et comment ?

Qui ? Question pour connatre loprateur. Quoi ? Sert identifier lobjet de lopration. O ? Pour tester tous les lieux o lopration se droule. Quand ? Sert connatre la priodicit ou la ponctualit de lopration. Comment ? Cest pour permettre de dcrire lopration.

EXEMPLE: Questionnaire de contrle interne de la paie

1-Qui?

Qui fixe les niveaux de rmunration ? Qui dcide de loctroi des avances sur salaires ? Qui autorise les heures supplmentaires ? Qui ralise les calculs de la paie ? Qui autorise le paiement ou virement ?



2-QUOI?

Quels sont les lments constitutifs de la paie ? Les prts et avances y sont-ils intgrs ? Les remboursements de frais sont ils enregistrs dans la paie ?

3-O?

Ou sont enregistrs les donnes de base ? Ou sont elles centralises ? Y a-t-il plusieurs centres de paiement ?

4-Quand?

Quel est le planning des diffrentes oprations ? Quand sont effectus les rapprochements ? Quand les calculs sont ils vrifis ? A quel stade raliss les virements ou remises de chques ?

5-Comment?

Comment sont fixs les taux de rmunration ? Comment sont enregistrs les lments variables ? Comment calculs les retenus sur salaires ? Comment sont effectus les contrles et rapprochements ? Comment est calcule la paie de chacun ?

Ce questionnaire est donn titre indicatif, il doit tre par ailleurs adapt lorganisation de lentreprise

Chaque question engendre plusieurs autres question de nature approfondir ltude du systme de contrle interne

EXEMPLE

La question : Comment sont effectus les contrles et rapprochements ? Entre ltat de paie et les dossiers du personnel ?

-Y a-t-il un rapprochement entre le nombre de fiche de paie et le nombre de virement et chques ? -Y a-t-il un rapprochement entre le total du mois antrieur et le total du mois en cours

2-3-2-LINTERVIEW (dj tudi)

2-3-3-LES SONDAGES STATISTIQUES

Dfinition :

Le sondage statistique est une mthode qui permet partir dun chantillon prlev de faon alatoire dans une population donne, dextrapoler la population les observations faites sur lchantillon.

SAWYER a prsent dans son ouvrage LAUDIT INTERNE, dix commandements du sondage statistique.



1. Nutiliser le sondage que sil est adapt aux objectifs de laudit : Ne pas faire de sondage pour le plaisir de connatre des informations supplmentaires

2. Connatre la population : il faut bien dfinir les populations 3. Le choix de lchantillon doit tre alatoire 4. Pas de biais personnel: pas de prjug ou dides anticipes) 5. Lchantillon reste alatoire en dpit des configurations particulires, de la population ne pas

ngliger un gros client qui reprsente plus de 10% du chiffre daffaires dans un chantillon 6. Ne pas extrapoler de faon draisonnable: viter les dductions rapides 7. Ne pas perdre de vue la ralit: sintresser trop au chiffre et oublier le contexte 8. Stratifier chaque fois que cela rduit la dispersion de lchantillon : ne pas hsiter faire plusieurs

sondages au lieu dun seul 9. Ne pas fixer sans ncessit des niveaux de confiance levs. En audit interne il nest pas

ncessaire dexiger des niveaux de confiance levs. Chaque anomalie qui se rpte mrite dtre tudie

10. Ne pas sarrter aux rsultats statistiques, rechercher les causes, le sondage nest pas une fin en soi

Actuellement il existe les logiciels daudit capable de traiter les fichiers informatiques en procdant des extractions et des analyses. Seulement pour que ces analyses soient fiables il faut que ces analyses soient fiables il faut que les informations soient exhaustives et jour

2-3-4- LES RAPPROCHEMENTS OU (CROSS CONTROL)

Il sagit de confirmer une information par lexamen dune source diffrente qui procure la mme information.

Exemple

- Inventaire physique et inventaire comptable - Soldes clients dtenus par le service vente et ceux dtenus par une comptabilit auxiliaire

Cest une mthode trs utilise par les auditeurs et permet souvent de dgager les anomalies



2-3-5- LES OUTILD DE DESCRIPTION

On distingue trois outils essentiels:

Lobservation physique Le manuel des procdures La grille danalyse

2-3-5-1- Lobservation Physique

Lauditeur interne est appel observer les processus utiliss dans la fonction valuer

Lobservation physique permet de :

sassurer dune information et de relever des insuffisances videntes Lauditeur peut observer: le droulement dune opration et les documents y affrents, le droulement du contrle dune opration les lieux de stockage des articles le comportement du personnel Par ailleurs lobservation physique exige deux conditions elle ne doit pas tre clandestine elle ne doit pas tre ponctuelle

2-3-5-2 Le manuel des procdures

Au cours dune mission dvaluation de contrle interne lauditeur est appel consulter le manuel des procdures de la fonction audit afin quil puisse matriser le sujet

Lauditeur doit laborer lorganigramme de lunit audit ainsi que le diagramme de circulation y affrent et le comparer avec lexistant (audit de conformit)

Ce pendant lauditeur ne doit pas sarrter au non respecte de lapplication des procdures mais il doit rechercher les causes.

2-3-5-3-LA GRILLE DANALYSE (VOIR EXEMPLE GRILLE GRH)

La grille danalyse permet de rpondre la question le qui fait quoi ?

2-3-6-LA FRAP (Feuille de rvlation et danalyse de problme)

Cest un document qui a t vulgaris par lIFACI. Il constitue un moyen danalyse claire et prcis permettant une lecture facile des constatations releves

LA FRAP est rempli par lauditeur chaque fois o il dtecte une anomalie. Elle constitue un document de base pour la rdaction du rapport dAudit



MODELE DE FRAP Feuille de rvlation et danalyse de problme

Rfrence papier de travail FRAP N

Approuv par : Date

Problme

Constat Cause

Consquence

Recommandations

Etablie par Valid avec Date Date

COMMENT REMPLIR UNE FRAP?

LA FRAP doit tre remplie dune manire claire et synthtique. Il faut viter les rdactions longues et les informations inutiles.

EXEMPLE

1. Problme : Labsence de contrle de la paie gnre des risques graves en matire de respect des rglementations en vigueur

2. Constat : Les retenues fiscales sont minores, le programme de la paie na pas t actualis depuis 10 ans

3. Cause : Absence dun organe de contrle de la paie 4. Consquence : Paiement de pnalit ladministration fiscal en cas de contrle 5. Recommandation : Veiller lactualisation du programme de la paie conformment la

rglementation en vigueur et instaurer une procdure de contrle de la paie

COMMENT EXPLOITER LA FRAP ?

Tout au long de la mission lauditeur remplie les FRAP suivants les constatations quil relve:

Au terme de linvestigation, lauditeur rvise les FRAP une une en se posant chaque fois les questions suivantes :

les constats peuvent ils tre contests? les causes sont ils valables et justifis? les consquences sont elles ralistes et significatives? les recommandations permettrant elles de supprimer, ou dattnuer les anomalies releves?

Aprs avoir vrifie les informations prvues par les FRAP, lauditeur les valide avec laudit.



3/ LA CONCLUSION DE LA MISSION

La phase de conclusion de la mission comprend quatre tapes: Le projet de rapport La runion de clture Le rapport dfinitif Et le suivi des Recommandations

3-1- Le projet de rapport

Le projet de rapport reprend les constatations conserves dans les diffrentes FRAP, il sera lordre du jour de la runion de clture.

3-2- La runion de clture

Cette runion regroupe les mmes participants de la runion douverture

Lors de cette runion le responsable de la mission daudit prsente le projet de rapport puis donne loccasion aux audits de formuler leurs commentaires, qui seront notes et pris en considration sils sont justifis

La russite de cette runion est tributaire de certaines conditions savoir :

Envoyer le projet de rapport avant la date de la runion Prparer tout le dossier (papier de travail, copie de documents...) pour tre en mesure de justifier

les constats Abandonner les constats dont les lments de preuve apports par lauditeur sont insuffisants Permettre aux audits de suggrer des recommandations plus efficaces

3-3- Le rapport dfinitif

A la suite de la runion de clture les auditeurs procdent llaboration du rapport dfinitif qui a la structure suivante:

3-3-1- La note de synthse adresse au prsident de lentreprise

Elle est gnralement assez brve et mentionne: Le champ daction de la mission La mthodologie prconise Et quelques principales constatations

3-3-2- Le corps du Rapport

Gnralement lauditeur suit la prsentation de la F.R.A.P.: Problme, Cause, consquence et recommandation

3-3-3-Le plan daction:

Suite aux rponses de laudit au Projet de rapport. Il est recommand de joindre au rapport daudit un plan daction ayant la forme suivante :

Plan daction



Recommandations Personne responsable de la mise en oeuvre

Date de limite de ralisation

3-4-Le suivi des recommandations

Le suivi des recommandations peut tre fait par une visite de lunit audit, linterview des responsables ou par un questionnaire adress aux responsables de lunit audit

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