BFC-E Manuel d'utilisation

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Manuel d’utilisation

Comptabilité Analytique - Tome 2

Gestion des processus et états

Version 3.9

Octobre 2014

BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilité Analytique - Tome 2

Gestion des processus et états Page 2 sur 104

Version 3.9 Octobre 2014

Mises à jour du document

Ce qui est nouveau

Thème Chapitre Page

Ce qui a évolué

Thème Chapitre Page

Suite à la montée de socle technique BFC (octobre 2014), modifications ergonomiques sur les états :

- S_ALR_87013533 « analyse comparative Pré-budget/réel/engagement »

- S_ALR_87013564 « Analyse comparative Pré Budget / Réel / Ecart »

6.3.5 et 6.4.5 93 et 103




Table des matières

Mises à jour du document .................................................................................................................................... 2

Table des matières ................................................................................................................................................. 3

A propos de ce manuel .......................................................................................................................................... 5

5 Transactions de gestion des processus ......................................................................................................... 6

5.1 Gestion des pré-budgets et des enveloppes budgétaires des EOTP ........................................................ 6

5.1.1 Gestion des pré-budgets .................................................................................................................. 6

5.1.1.1 Transaction KP04 « Définir le profil du responsable budgétaire » - ........................................... 6

5.1.1.2 Transaction CJR2 « Saisie de pré-budget par nature comptable » .............................................. 8

5.1.1.3 Transaction CJR3 « Afficher pré-budget par nature comptable » ............................................. 17

5.1.1.4 Transaction CJ9BS « Copier du pré-budget en pré-budget » - Gestion individuelle ................ 19

5.1.1.5 Transaction CJ9B « Copier du pré-budget en pré-budget » - Gestion groupée ......................... 22

5.1.2 Gestion des enveloppes budgétaires des EOTP ............................................................................. 25

5.2 Gestion des écritures de correction....................................................................................................... 26

5.2.1 Transaction KB11N « Saisir un transfert manuel de coûts primaires» .......................................... 26

5.2.2 Transaction KB14N « Annuler un transfert manuel de coûts primaires» ...................................... 28

5.2.3 Transaction KB13N « Afficher un transfert manuel de coûts primaires» ..................................... 29

5.2.4 Transaction KB41N « Saisir un transfert manuel de produits » .................................................... 30

5.2.5 Transaction KB44N « Annuler un transfert manuel de produits » ................................................ 32

5.2.6 Transaction KB43N « Afficher Transfert manuel de produits » ................................................... 33

5.3 Gestion des Opérations de clôture ........................................................................................................ 34

5.3.1 Clôtures mensuelles ...................................................................................................................... 34

5.3.1.1 Pré requis aux clôtures mensuelles ............................................................................................ 34

5.3.1.2 Gestion des poids budgétaires des unités .................................................................................. 35

5.3.1.3 Imputation des FMCAC ............................................................................................................ 44

5.3.1.4 Gestion des frais de structure .................................................................................................... 46

5.3.1.5 Gestion des temps chercheurs ................................................................................................... 55

5.3.1.6 Gestion des encours de contrats ................................................................................................ 61

5.3.1.7 Gestion des OIP dont le CNRS est Maître d’Oeuvre ................................................................ 61

5.3.2 Clôture Annuelle ........................................................................................................................... 68

5.3.2.1 Clôture annuelle des contrats .................................................................................................... 68

5.3.2.2 Gestion des reports .................................................................................................................... 68

5.3.3 Clôtures des OTP opérationnels .................................................................................................... 68

5.3.3.1 Clôture des contrats ................................................................................................................... 68

5.3.3.2 Clôture des OIP ......................................................................................................................... 68

6 Etats .............................................................................................................................................................. 72

6.1 Utilisation des états ............................................................................................................................... 72

6.2 Analyse financière des centres de coûts ................................................................................................ 75

6.2.1 Transaction KSB1 « Afficher les postes individuels de coûts réels » ........................................... 75

6.2.2 Transaction KSB2 « Afficher les postes individuels d’engagements pour centres de coûts » ...... 78

6.2.3 Transaction S_ALR_87013611 « Comparaisons pré-budget/réel sur centres de coûts» ............... 81

6.2.4 Transaction S_ALR_87013612 « Comparaisons pré-budget/réel par domaine de centres de coûts

» 83




6.3 Analyse financière des OTP .................................................................................................................. 84

6.3.1 Transaction CJI3 « Affichage des postes individuels de coûts réels par projet » .......................... 84

6.3.2 Transaction CJI4 « Affichage des postes individuels de coûts budgétés par projet » ................... 87

6.3.3 Transaction CJI5 « Affichage des postes individuels d’engagements par projet » ....................... 89

6.3.4 Transaction S_ALR_87013542 « Analyse comparative Réel/engagement/total/pré-budget des

OTP 91

6.3.5 Transaction S_ALR_87013533 « analyse comparative Pré-budget/réel/engagement » ................ 93

6.4 Etat d’analyse en clôture....................................................................................................................... 95

6.4.1 Transaction ZCO1SOP « Analyse du coûts complets chercheurs » .............................................. 95

6.4.2 Transaction ZCO1OAL « Analyse hiérarchique des natures comptables par centres de coûts » .. 97

6.4.3 Transaction ZCO1OAB « Analyse des centres de coûts par Natures comptables »...................... 99

6.4.4 Transaction S_ALR_87013543 « Analyse comparative Réel/pré budget/écart absolu/écart en % »

101

6.4.5 Transaction S_ALR_87013564 « Analyse comparative Pré Budget / Réel / Ecart » .................. 103




A propos de ce manuel

Les conventions utilisées

Identifie des informations à lire et/ou à exécuter impérativement.

Identifie des remarques utiles mais sans incidence sur le cours de la procédure exposée.

Identifie un renvoi vers un chapitre, une partie ou une page où est décrite la suite de la procédure.




5 Transactions de gestion des processus

5.1 Gestion des pré-budgets et des enveloppes budgétaires des EOTP

5.1.1 Gestion des pré-budgets

Dans le cadre de BFC, le pré-budget analytique est géré uniquement pour les contrats à suivi individualisé et les OIP.

Les montants de pré-budgets sont gérés par éléments d’OTP d’imputation et par natures comptables.

2 natures comptables sont utilisées pour la saisie du pré-budget des dépenses :

96000000 pour les dépenses de fonctionnement et d’investissement

96400000 pour les dépenses de personnel (CDD).

Pour la saisie du pré-budget des recettes, la nature comptable de recette du contrat est utilisée.

Le pré-budget d’un contrat (ou d’une OIP) est phasé par exercice (en fonction des clauses contractuelles).

A la création d’un OTP, les pré-budgets de dépenses et recettes doivent être saisis en version 0 par année sur la durée de vie du contrat. Ce document est une aide pour les préparations des décisions modificatives et du budget primitif.

Seule la DFI écrira sur la version BP.

Lors de modification en cours de vie du contrat, les pré budgets sont modifiés en conséquence.

Le pré-budget des dépenses correspond au pré-budget des recettes auquel sont déduits :

la part de rémanence de TVA (non récupérable)

les frais de gestion.

La prévision pour perte d’emploi (PPE)

5.1.1.1 Transaction KP04 « Définir le profil du responsable budgétaire » -

Le profil du responsable budgétaire doit être défini pour l’utilisation de toutes les transactions relatives au pré-budget. Cette transaction permet de le choisir, mais il peut être mémorisé dans les paramètres utilisateurs.

Procédure de référence :

Pour choisir un profil de responsable budgétaire, activez la transaction <KP04> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Budget analytique / Définition de profil / Définition du profil resp. budgétaire / Def. Profil resp. budg.»




Dans la zone de saisie « Prof.resp.budg. », saisissez « ZSAP101 ». Ce profil est le seul

à utiliser dans BFC.

Cliquez sur pour valider la transaction.

Cliquez sur pour mémoriser la valeur dans vos paramètres utilisateur.




5.1.1.2 Transaction CJR2 « Saisie de pré-budget par nature comptable »

Cette transaction permet de saisir ou de modifier les montants de pré-budget des éléments d’OTP par nature comptable.

A la création d’un OTP, les pré-budgets de dépenses et recettes doivent être saisis en version 0 par année sur la durée de vie du contrat. Ce document est une aide pour les préparations des décisions modificatives et du budget primitif.

Seule la DFI écrira sur la version BP.

5.1.1.2.1 Saisie d’un pré budget de dépenses

Cette procédure de référence s’applique pour la saisie du pré-budget des dépenses.

Pour gérer le pré-budget par nature comptables des EOTP, activez la transaction <CJR2> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Budget analytique / Pré budget / Saisie pré bud. Par nat. Compt. / PS : modifier pré-budgt n.c….»

La saisie en écrivant une tranche de nature comptable n’est pas la plus aisée, car elle propose des combinaisons inexactes de saisies (Ex : sur un EOTP fonctionnement, le système propose la saisie d’un montant avec une nature comptable 96400000).

Il est plus facile de procéder étape par étape : Saisie d’un pré budget pour un EOTP et une nature comptable et revenir sur cet écran de sélection pour la saisie sur l’EOTP suivant et la nature comptable adéquate.

2ème

carré : «Saisir la période relative au pré-budget modifié ».

Saisissez la version du pré-budget de destination. Il s’agit dans notre cas de la version




« 0 ».

La version BP permet de constituer une base d’information pour l’élaboration du Budget Primitif du nouvel exercice. Elle est donc utilisée exclusivement dans cette optique.

La version 0 doit être obligatoirement gérée. C’est elle qui sert de base de comparaison aux dépenses et recettes engagées et réalisées.

La version XLA est utilisée dans l’interface de mise en place des crédits dans les bases Geslab. C’est elle qui permet de contrôler la cohérence entre le pré-budget et le budget d’un contrat ainsi que sa ventilation par EOTP.

Saisissez la période relative au pré-budget à modifier. La période correspond au mois. Il faut également renseigner l’exercice comptable de référence.

Il est important que le pré-budget soit saisi sur la même période (mois) que les mises en place de crédit correspondantes. Dans le flux d’interface de mise en place des crédits vers Geslab, la somme des pré-budgets d’une période pour un contrat et une unité doit être égale au montant mis en place pour cette unité et ce contrat sur cette période.

Saisissez la tranche des codes d’éléments d’OTP concernés ou bien un seul élément d’OTP. Il est possible de saisir à la place un groupe d’éléments d’OTP

La gestion des groupes d’éléments d’OTP est décrite dans le manuel d’utilisation Comptabilité Analytique Tome 1 BFC-MUT-COG-Tome1 chapitre 4.2.2.17.

Saisissez le fonds concerné.

0 pour les EOTP des OIP dédiés aux dépenses sur Subvention d’Etat

1 pour les EOTP des contrats

Saisissez la tranche des natures comptables concernées. Ici pour les dépenses, deux

comptes sont concernés : le « 96000000 » pré budget de dépenses hors personnel

(fonctionnement, équipement, missions) et le « 96400000 »uniquement pour le pré

budget de dépenses de personnel.

Cliquez sur le bouton d’option « basé sur formulaire » du cadre « Entrée » de manière à obtenir la même structure de valeur lors de chaque session de budgétisation.

Cliquez sur le bouton <Ecran de synthèse> pour accéder à l’écran de base de la transaction.




Attention la saisie en faisant appel à une tranche de nature comptable fait apparaître des combinaisons non cohérentes !

Saisissez les montants de pré-budget dans la colonne « Coûts p-budgété. » Il est possible de saisir un montant par élément d’OTP. Dans l’entête de la zone de travail, la zone non modifiable « Nature compt. » indique de quelle nature comptable il s’agit.

Pour remonter des crédits de Geslab, il faut saisir un signe négatif devant le montant.

Cliquez sur le bouton <Combinaison suivante> de la barre de menu pour aboutir à une zone de travail constituée du même écran, mais concernant une nature comptable différente.

Cliquez sur le bouton <Enregistrer> de la barre de menu pour sauvegarder les modifications apportées au pré-budget.

5.1.1.2.2 Modifier un pré budget de dépenses

Les tableaux ci-dessous décrivent les différents cas de figures possibles pour la modification des pré budgets en distinguant les opérations à faire sur la version 0, sur la version Geslab (dans BFC ) et dans Geslab.

Opérations sur la version 0 :




Opérations sur la version Geslab de BFC:

Mise en place et opérations faire dans XLAB




Utiliser la transaction CJR2 de création décrite ci-dessus.

Quel que soit le cas, les saisies décrites ci-dessous sont saisies dans une version 0, qui devra être copiés dans la version XLA pour permettre la transmission des données à Geslab.

Pour modifier un montant sur un Elément d’OTP sur une même période : - Saisir les mêmes combinaisons de données (version, période, exercice comptable, Elément d’OTP, Fonds, Nature comptable) - Cliquer sur écran de période, - Modifier le montant, - Sauvegarder.

Si un pré budget de dépenses a été saisi sur une période, que cette donnée n’a plus lieu d’être ou que la mise en place de crédits n’a pas été réalisée sur cette période Il faut procéder en 2 étapes : 1-Il faut modifier le pré budget initialement saisi pour le mettre à O, - Saisir les mêmes combinaisons de données que lors de la saisie initiale (version, période, exercice comptable, Elément d’OTP, Fonds, Nature comptable) - Cliquer sur écran de période, - Remplacer le montant saisi par un 0 - Sauvegarder. 2-Saisir la nouvelle combinaison de données (seule la période change) - cliquez sur écran de période, - Saisir le montant - Sauvegarder.

Si la ventilation des montants du pré budget entre Elément d’OTP d’un projet est à modifier avant mise en place des crédits. 1- Il faut modifier le pré budget initialement saisi. - Saisir les mêmes combinaisons de données que lors de la saisie initiale (version, période, exercice comptable, Elément d’OTP, Fonds, Nature comptable) - Cliquer sur écran de période, - Modifier le montant, - Sauvegarder.




Si la ventilation des montants du pré budget entre Elément d’OTP d’un projet est à modifier après mise en place des crédits : -1 Il faut remonter les crédits Geslab qui sont en excédent sur un des Eléments d’OTP (voir cas ci-dessous) 2- A J+1 : Saisir la même combinaison de données que la veille - Cliquer sur écran de période - Remplacer le montant précédemment saisi par un 0 - Sauvegarder Saisir la ou les nouvelles combinaisons de données (version, période, exercice comptable, Elément d’OTP, Fonds, Nature comptable) sur lesquels il y a des mises en place de crédits à faire. - Cliquer sur écran de période - Saisir le montant - Sauvegarder

Pour remonter des crédits de Geslab, il est nécessaire de modifier le ou les pré budgets positionnés sur le projet. 1-Saisir les combinaisons de données (version, période, exercice comptable, Elément d’OTP, Fonds, Nature comptable) cliquer sur écran de période, - Saisir le montant avec un signe négatif en première position - Sauvegarder.

5.1.1.2.3 Saisie du pré-budget des recettes

Cette procédure de référence s’applique pour la saisie du pré-budget des recettes.

Pour gérer le pré-budget par nature comptables des EOTP, activez la transaction <CJR2> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Budget analytique / Pré budget / Saisie pré bud. Par nat. Compt. / PS : modifier pré-budgt n.c….»




Saisissez la version du pré-budget de destination. Il s’agit dans notre cas de la version

« 0 ». Pour le pré-budget de recettes la version XLA n’a pas d’intérêt.

Saisissez la période relative au pré-budget à modifier. La période correspond au mois sur lequel il est prévu de constater la recette. Il faut également renseigner l’exercice comptable de référence.

Saisissez la tranche des codes d’éléments d’OTP concernés ou bien un seul élément d’OTP. Il est possible de saisir à la place un groupe d’éléments d’OTP.

Saisissez le fonds concerné (toujours 1 pour des recettes).

Saisissez la tranche des natures comptables concernées. Ici pour les recettes, la nature comptable concernée est le compte comptable d’imputation de la facture (classe 7 ou 13).

Cliquez sur le bouton d’option « basé sur formulaire » du cadre « Entrée » de manière à obtenir la même structure de valeur lors de chaque session de budgétisation.

Cliquez sur le bouton <Ecran de synthèse> pour accéder à l’écran de base de la transaction.




Saisissez les montants de pré-budget dans la colonne « Coûts p-budgété. » Il est possible de saisir un montant par élément d’OTP. Dans l’entête de la zone de travail, la zone non modifiable « Nature compt. » indique de quelle nature comptable il s’agit.

Il est très important de saisir un montant négatif lorsqu’il s’agit du

pré-budget des recettes.

Cliquez sur le bouton <Enregistrer> de la barre de menu pour sauvegarder les modifications apportées au pré-budget.

Lors de la saisie d’un pré-budget de recette (sur une nature comptable commençant par « 7 » ou « 13 »), un contrôle est effectué pour vérifier que l’utilisateur a bien les droits sur la Délégation Régionale auquel appartient l’EOTP de recette.

Si ce n’est pas le cas, un message bloquant d’autorisation apparaît.

5.1.1.2.4 Modifier un pré budget de recettes

Utiliser la transaction CJR2 de création d’un pré budget de recettes

Comme lors de la création, la copie vers la version XLA n’a pas d’intérêt dans le cadre des recettes.

Pour modifier un montant sur un Elément d’OTP sur une même période : - Saisir les mêmes combinaisons de données (version, période, exercice comptable, Elément d’OTP, Fonds, Nature comptable) - Cliquer sur écran de période, - Modifier le montant, - Sauvegarder.




Si un pré budget de recette a été saisi sur une période, que cette donnée n’a plus lieu d’être ou que l’émission de la facture se réalisera sur une autre période Il faut procéder en 2 étapes : 1-Il faut modifier le pré budget initialement saisi pour le mettre à O, - Saisir les mêmes combinaisons de données que lors de la saisie initiale (version, période, exercice comptable, Elément d’OTP, Fonds, Nature comptable) - Cliquer sur écran de période, - Remplacer le montant saisi par un 0 - Sauvegarder. 2-Saisir la nouvelle combinaison de données (seule la période change) - cliquez sur écran de période, - Saisir le montant

- Sauvegarder.

Si le compte comptable d’un pré budget de recette a changé pour des raisons règlementaires : Attention, ces opérations doivent être effectuées pour chaque période. Il faut procéder en 2 étapes : 1-Il faut modifier le pré budget initialement saisi pour le mettre à O : - Saisir les mêmes combinaisons de données que lors de la saisie initiale (version, période, exercice comptable, Elément d’OTP, Fonds, Nature comptable) - Cliquer sur écran de période, - Remplacer le montant saisi par un 0 - Sauvegarder 2-Saisir la nouvelle combinaison de données, avec le nouveau compte comptable de recette.




5.1.1.3 Transaction CJR3 « Afficher pré-budget par nature comptable »

Cette transaction permet d’afficher les montants de pré-budget des éléments d’OTP par nature comptable.

L’état S_ALR-87013533 permet d’avoir une vision sur un ou plusieurs exercices sur une ou plusieurs périodes, sur les pré budgets de dépenses et recettes, cf. 6.3.5


Pour afficher le pré-budget par nature comptables des EOTP, activez la transaction <CJR3> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Budget analytique / Pré budget / Saisie pré bud. Par nat. Compt. / PS : afficher pré-budgt n.c….»

Saisissez la version du pré-budget à afficher.

Saisissez la période relative au pré-budget à afficher. La période correspond au mois. Il faut également renseigner l’exercice comptable de référence.

Saisissez la tranche des codes d’éléments d’OTP concernés ou bien un seul élément d’OTP. Il est possible de saisir à la place un groupe d’éléments d’OTP.




Saisissez le fonds concerné.

Saisissez la tranche des natures comptables concernées. Ici pour les dépenses, deux comptes sont concernés : le 96000000 et le 96400000. Il est possible de saisir à la place un groupe de natures comptables.

Cliquez sur le bouton d’option « basé sur formulaire » du cadre « Entrée » de manière à obtenir la même structure de valeur lors de chaque session d’affichage du budget.

Cliquez sur le bouton <Ecran de synthèse> pour accéder à l’écran de base de la transaction et obtenir l’affichage voulu.

L’écran de base de cette transaction d’affichage s’apparente à celui de la transaction de modification, hormis le fait que les zones de saisie sont non modifiables. Pour accéder à la transaction de modification, cf. 5.1.1.2




5.1.1.4 Transaction CJ9BS « Copier du pré-budget en pré-budget » - Gestion individuelle

Cette transaction permet de copier le pré-budget d’une version à une autre pour un projet.

A la création d’un OTP, le pré-budget de dépenses pour l’année en cours doit être copié de la version 0 vers la version XLA, pour permettre la descente des crédits dans Geslab au moment où le budget est mis en place.

Pour les années suivantes, la copie du pré budget de dépenses d’une version 0 vers une version XLA, peut être réalisée en masse en début d’exercice ou au fur et à mesure de l’exercice en cours.


Pour copier le pré-budget d’un projet d’une version à une autre, activez la transaction <CJ9BS> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Budget analytique / Pré budget / Copie pré-bud.==> pré-bud. / OTP copier p-bdgt ds p-bdgt (indiv.) »

Saisissez le code de la définition de projet relative au pré-budget à traiter.

Saisissez la version du pré-budget source.

Saisissez la période de référence de la copie. La période correspond au mois. Il faut également renseigner l’exercice comptable source.

Saisissez la version du pré-budget cible, en l’occurrence ici « XLA », la période de

destination, ainsi que l’exercice comptable cible.

Pour une copie entre les versions « 0 » et « BP », il est important de copier toutes les




données du pré-budget.

Cliquez sur la case à cocher « Toutes donn. p-bdgt » du cadre « Données pré-bdgt » pour copier toutes les données du pré-budget.

Pour une copie entre les versions « 0 » et « XLA » ou « BP et « XLA », seules les données du pré-budget de dépenses sont pertinentes

Cliquez sur la case à cocher « Sélectionner données », puis sur le bouton « Sélection. » du cadre « Données pré-bdgt »

Dans la fenêtre sélectionner l’option « Coûts second. Divers » et valider.

Cliquez sur la case à cocher « Ne pas modifier » du cadre « Donn. p-bdgt prés. » pour ne pas modifier les montants déjà existants en pré-budgetisation. Sélectionner « Réinitialiser et écraser » pour copier par écrasement le pré-budget ainsi que mettre à zéro tous les autres montants non recopiés.

La case à cocher « Liste détaillée » permet d’obtenir, après exécution de la transaction, une liste détaillée des données recopiées.

Cliquez sur le bouton <Exécuter> de la barre de menu pour lancer la copie.




Un tableau récapitulatif vous informe de la bonne exécution de la copie. Le résultat de la copie est détaillé par élément d’OTP et par nature comptable.

Cliquez sur le bouton <Retour> de la barre de menu pour sortir de la transaction.




5.1.1.5 Transaction CJ9B « Copier du pré-budget en pré-budget » - Gestion groupée

Cette transaction permet de copier le pré-budget d’une version à une autre pour un plusieurs projets.

A titre d’exemple, cette transaction peut être utilisée en début d’exercice, début de mois pour copier en masse les pré-budget de la version 0 vers la version XLA pour permettre la descente des crédits vers Geslab au moment où le budget sera mis en place ou pour copier en masse les pré-budgets de la version 0 vers la version BP en vue de la préparation budgétaire pour la DFI.


Pour copier le pré-budget de plusieurs projets d’une version à une autre, activez la transaction <CJ9B> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Budget analytique / Pré budget / Copie pré-bud.==> pré-bud. / copier p-bdgt OTP ds p-bdgt (groupé) »

Les boutons permettent de Créer, Modifier ou Afficher une variante de sélection. La procédure ci-dessous décrit la création d’une variante.

Les options de traitement sont identiques à celles décrites pour la gestion individuelle (transaction CJ9BS). La gestion de la variante de sélection permet de travailler sur plusieurs OTP.




Utilisez le bouton « sélections définies par l’utilisateur » pour affiner vos critères de sélection en




utilisant par exemple le domaine d’activité ( DR) ou le code division ( laboratoire).




5.1.2 Gestion des enveloppes budgétaires des EOTP

L’utilisation du budget des projets et le « contrôle de disponibilités » ne sont plus appliqués dans BFC.




5.2 Gestion des écritures de correction

5.2.1 Transaction KB11N « Saisir un transfert manuel de coûts primaires»

Cette fonction permet d’enregistrer un transfert de coût primaire d’un objet analytique vers un autre. Cela permet essentiellement de corriger dans le module CO les écritures qui ont été enregistrées de façon incorrecte dans les services en amont. On peut utiliser cette transaction par exemple pour corriger une imputation faite sur un mauvais EOTP.

Attention parallèlement, il peut être nécessaire de faire une correction dans le module budget.


Pour saisir un transfert de coût primaire, activez la transaction <KB11N> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Ecritures analytiques / Ecriture de correction / Transfert de coûts / Saisir le transfert manuel de coûts primaires »

L’utilisateur traitera dans un premier temps les données de saisie.

Pour transférer des coûts imputés d’un EOTP vers un autre EOTP, il est nécessaire de changer la variante de saisie, utiliser EOTP/Ordre. En revanche, si l’on souhaite transférer d’un centre de coût vers un autre on utilise la variante centre de coûts

Il définira dans un second temps une variante de saisie, clé identifiant une variante de saisie unique pour une écriture CO au réel.

En fonction de la variante choisie les objets émetteur et récepteur seront différents.

Par la variante de saisie, on détermine les zones devant être affichées ou accessibles pour passer une écriture CO au réel.

Permet de choisir entre une saisie individuelle et une saisie sous forme de liste




O/F/A : Obligatoire, Facultatif, Affichage (grisé, non modifiable par l’utilisateur)

Nom de zone Description O/F/A Actions utilisateur et valeurs Remarques

Date pièce O Aujourd’hui

Date cpt. O Date à laquelle l’opération doit

être intégrée en comptabilité

analytique

Période F Proposé automatiquement

Texte pce F

Ctrcts anc., Anc. Fonds, Anc Dofct O Centre de coûts émetteur

(exemple), (fonds (0 ou 1) et

Domaine fonctionnel (N/A) n’ont

pas d’influence)

Emetteur

Nat.cpt. O Une nature comptable primaire

Permettent de

saisir tous les

coûts au sein du

système de

comptabilité

analytique.

Montant O Le montant du transfert Exemple

CtrCts nv., Nv. Fonds, Nouv Dofct O Centre de coûts récepteur

(exemple), (fonds (0 ou 1) et

Domaine fonctionnel (N/A) n’ont

pas d’influence)

Récepteur

Texte F

O Ecriture Enregistrer

Cliquez sur < Enregistrer > une fois toutes les données saisies.




5.2.2 Transaction KB14N « Annuler un transfert manuel de coûts primaires»

Pour annuler un transfert de coût primaire, activez la transaction <KB14N> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Ecritures analytiques / Ecriture de correction / Transfert de coûts / Annuler le transfert manuel de coûts primaires »

Saisir la pièce à annuler

Les données remontent automatiquement.

Nom de zone Description O/F/A Actions utilisateur et valeurs Remarques

Date pièce O A renseigner

Date cpt. O A renseigner

Pce à annuler O A renseigner

Texte pce F

O Ecriture Enregistrer

Cliquez sur < Enregistrer > une fois les données saisies.





5.2.3 Transaction KB13N « Afficher un transfert manuel de coûts primaires»

Pour afficher un transfert de coût primaire, activez la transaction <KB13N> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Ecritures analytiques / Ecriture de correction / Transfert de coûts / Afficher le transfert manuel de coûts primaires »

L’utilisateur saisira le numéro de pièce à afficher






5.2.4 Transaction KB41N « Saisir un transfert manuel de produits »

Cette fonction permet d’enregistrer un transfert de coût produit d’un objet analytique vers un autre. Cela permet essentiellement de corriger dans le module CO les écritures qui ont été enregistrées de façon incorrecte dans les services en amont.


Pour saisir un transfert de produit, activez la transaction <KB41N> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Ecritures analytiques / Ecriture de correction / Transfert de produits / Saisir le transfert manuel de produits »

L’utilisateur traitera dans un premier temps les données de saisie. Il pourra soit renseigner le champ « DocRéf » ce qui permettrait de remonter automatiquement les données ou renseigner l’ensemble des champs.

Il définira dans un second temps une variante de saisie, clé identifiant une variante de saisie unique pour une écriture CO au réel.

En fonction de la variante choisie les objets émetteur et récepteur seront différents.

Par la variante de saisie, on détermine les zones devant être affichées ou accessibles pour passer une écriture CO au réel.

Nom de zone Description O/F/C Actions utilisateur et valeurs Remarques

Date pièce O A renseigner

Date cpt. O Date de prise en compte dans

la comptabilité analytique

DocRéf O A renseigner Permet de remonter

automatiquement

les données


A défaut de renseigner le champ « DocRéf », l’utilisateur aura la possibilité de renseigner manuellement les champs.




Période F

Texte pce F

Elt d’OTP, Anc. Fonds, Anc Dofct O Indiquer les objets émetteurs

(fonds et domaine fonctionnel

n’ont pas d’incidence

Emetteur

Nat.cpt. O Nature comptable de produit

(classe 7 – catégorie de NC 11)

Montant O Le montant du transfert

Elt d’OTP, Nv. Fonds, Nouv Dofct O Indiquer les objets récepteurs

(fonds et domaine fonctionnel

n’ont pas d’incidence

Récepteur

Texte F

Cliquez sur < Enregistrer > une fois toutes les données saisies.




5.2.5 Transaction KB44N « Annuler un transfert manuel de produits »

Pour annuler un transfert de produit, activez la transaction <KB44N> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Ecritures analytiques / Ecriture de correction / Transfert de produits / Annuler le transfert manuel de produits »

L’utilisateur traitera les données de saisie qui permettront de faire remonter toutes les données de poste.


Cliquez sur < Enregistrer > une fois les données saisies.





5.2.6 Transaction KB43N « Afficher Transfert manuel de produits »

Pour afficher un transfert de produit, activez la transaction <KB43N> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Ecritures analytiques / Ecriture de correction / Transfert de produits / Afficher le transfert manuel de produits »

L’utilisateur saisira le numéro de pièce






5.3 Gestion des Opérations de clôture

5.3.1 Clôtures mensuelles

La clôture analytique se déroule en 3 étapes:

1. L’imputation des FMCAC sur les délégations (cf § 5.3.1.3 Imputation des FMCAC).

2. La répartition globale des unités centrales vers les délégations régionales (cf § 5.3.1.4.4 Transaction KSU5 « Exécuter les répartitions globales réelles »),

3. La répartition globale des délégations vers les laboratoires.

(La gestion des temps chercheurs, des encours de contrats et la gestion des OIP décrites dans les § 5.3.1.5 à 5.3.1.7 ne sont pour le moment pas utilisées au CNRS).

Mais au préalable à ces étapes de clôtures, des contrôles doivent être réalisés.

5.3.1.1 Pré requis aux clôtures mensuelles

Afin que les opérations analytiques de clôture mensuelle (et annuelle) se déroulent correctement, il est nécessaire que certains pré-requis soient remplis. .

Tout d’abord, avant de procéder à la clôture analytique, la clôture comptable doit être terminée sur les périodes comptables supérieures à 12 car en effet, le module comptabilité analytique ne comprend que 12 périodes.

Avant toute clôture, il faut :

contrôler et corriger si nécessaire les structures : centres de coûts, groupes de centres de coûts, hiérarchie, natures comptables, groupes de natures comptables,

vérifier le groupe de centres de coûts «TOTAL_CNRS », et les groupes de centres de coûts utilisés dans les cycles de répartition : « SCES-CTRX », « TOT_UA_DEL », « DRxxADMIN ».

vérifier le groupe de natures comptables « RG_DEL-REG »,

Gestion des référentiels décrite dans le manuel d’utilisation Comptabilité Analytique Tome 1 Référentiels § 4.1.

contrôler la cohérence des règles d’imputation pour la structure FMCAC (9CACCNRS).

Gestion de la structure décrite dans le manuel d’utilisation Comptabilité Analytique Tome 1 Référentiels § 4.2.

Pour contrôler la cohérence des règles d’imputation, il faut utiliser la transaction (par le client lourd) KOSRLIST_PR (cf §5.3.1.3 Imputation des FMCAC).




créer les cycles de répartition : cycle de répartition globale des unités centrales vers les délégations régionales (« SCxxxx » où xxxx = exercice) et cycle de répartition globale des délégations vers les unités de recherche (« yyxxxx » où yy = délégation et xxxx = exercice). Cf 5.3.1.4.1 Transaction KSU1 « Création d’un cycle de répartition globale »

extraire et charger les poids budgétaires, c'est-à-dire les dépenses par unité sur l’exercice précédent. Ces étapes sont décrites dans le paragraphe suivant.

5.3.1.2 Gestion des poids budgétaires des unités

5.3.1.2.1 Transaction KP46 « Charger les poids budgétaires des unités »

Les ratios statistiques permettent de mémoriser des valeurs. Celles-ci peuvent être utilisées comme clés de répartition.

Dans le cadre de BFC, le ratio statistique PDSBDG est utilisé pour mémoriser les poids budgétaires des unités. Le poids budgétaire d’une unité correspond au montant total des dépenses engagées par l’unité sur l’exercice précédent.

Le chargement de ces données est un préalable aux traitements mensuels de répartition des frais administratifs du CNRS.

Pour extraire les dépenses de l’année N-1 par centre financier, la transaction standard (en client lourd) est : FMRP_RFFMTO10X – Liste. Il suffit de lancer cette transaction pour chaque délégation (groupe de centres financiers =00xx avec xx la délégation), sur les comptes budgétaires de dépenses (NA, NB1, NB2, NB3, NC), et sur l’exercice N-1.

Mettre en forme le résultat pour ne conserver que le centre financier et l’engagement réel (budg paiement).

Une fois le fichier extrait, il faut vérifier que tous les centres financiers récepteurs ont bien un poids budgétaires et, si des poids sont négatifs, mettre ces montants à zéro. .

Avant de charger les poids budgétaires, il faut faire la correspondance entre les centres financiers et les centres de coûts. Pour cela, il faut utiliser la requête DIVISION (groupe utilisateur ZSTRUCTURES) via la transaction SQ01.

Menu : Référentiels-Référentiel achat-UFOT-structures-Affichage référentiels achat UFOT structures


Avant de commencer la pré budgétisation, vous devez sélectionner le profil du responsable budgétaire (ZSAP101).

Cf. 5.1.1.1 pour la sélection du profil du responsable budgétaire

Pour charger les poids budgétaires des unités, activez la transaction <KP46> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Budget analytique / Gestion des poids budgétaires / Gestion des valeurs ratios. / Modifier données budg. ratios. »




Le fichier Excel à télécharger doit être au format suivant :

Puis compléter le fichier.

Enregistrer le fichier (attention : avoir un chemin d‘accès court).

Pour extraire le format du fichier, sur la même transaction, avec le périmètre analytique 9000 et le profil de responsable budgétaire ZSAP101, saisissez les zones à remplir puis cliquez sur Ecran de synthèse :




Puis sauvegarder une copie de ce fichier par le menu « Enregistrer une copie sous … ».

Sélectionner le schéma souhaité à partir du chemin suivant : Menu Saut Schéma suivant / Schéma précédent

Le schéma approprié est le « Z1-301 »

Le schéma de pré budgétisation va piloter les critères de sélection de l’écran initial et la grille de saisie des données pré budgétées.

L’intégration des données destinées à être pré budgétées s’effectue via Excel.

Pour cela il faut utiliser un fichier excel au format CSV (séparateur point-virgule). Pour convertir un fichier excel en format CSV il faut aller dans fichier, enregistrer sous puis sauvegarder son fichier en suivant la procédure décrite ci-dessous :




II faut bien utiliser la même structure pour le fichier Excel, sinon l’exportation ne se déroulera pas correctement.

Le fichier doit être rempli conformément au format défini. L’opération s’effectue à travers le chemin d’accès Menu Autres fonctions Planif. Excel Téléchargement

Le fichier doit être au format CSV et positionné sur le bureau.

L’intégration des données s’effectue comme suit :

Le rapatriement du fichier à télécharger se fait en cliquant sur l’aide à la recherche de la zone « chemin du fichier ». Acceptez les deux avertissements en cliquant « oui » puis rapatriez le chemin.







L’utilisateur a la possibilité d’importer soit un fichier seul soit un répertoire de fichiers.

Il introduira ensuite le chemin d’accès du fichier, ainsi qu’une description de fichier correspondant à une configuration particulière du fichier Excel.

La description de fichier appropriée est « 01_1P3_ZSAP101_001Z1-301 »

cliquez sur <Exécuter>

Les centres de coûts pour lesquels vous avez budgété un ou plusieurs ratios statistiques peuvent maintenant servir de récepteurs dans les cycles de répartition.

Si le téléchargement s’est bien déroulé vous obtenez l’écran suivant :

En revanche si une erreur s’est produite lors du téléchargement vous obtenez le résultat suivant :

Lorsqu’une erreur s’est produite, il est possible d’analyser ces erreurs en cliquant sur la ligne « téléchargement a échoué ». On obtient alors un protocole indiquant les points à corriger.




La version de pré budget utilisée ici est « RS ».

Pour contrôler le chargement, il est possible d’utiliser l’état d’analyse des poids budgétaires qui est décrit ci-dessous.

5.3.1.2.2 Transaction ZCO1KSL « Analyse des poids budgétaires »

Cet état permet de lister les poids budgétaires des différentes unités.

Pour lister les poids budgétaires des unités, activez la transaction <ZCO1KSL> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Clôture et reporting analytique / Reporting / Analyse Clôture / Analyse poids budgétaires »




Saisir les valeurs comptables

Saisir les données de gestions dont on souhaite analyser les coûts

L’écran suivant apparaît :

Affichage du résultat de la requête avec des données d’en tête.




5.3.1.2.3 Transaction KP47 « Afficher les poids budgétaires des unités »

Pour afficher les poids budgétaires des unités, activez la transaction <KP47> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Budget analytique / Valorisation du temps chercheur / Gestion prix de cession des act. / Afficher données budg. ratios »

Pour afficher les données via cette transaction, il est nécessaire de changer de profil de responsable budgétaire.

Menu / Options / Def. Profil resp. budg.

Le profil à choisir est « SAPALL »

Version = « RS »

Période 1 à 12

Exercice = Exercice concerné

Centre de coûts = Sélection individuelle ou multiple via une fourchette de valeurs ou un groupe de centres de coûts

Ratio statistique = PDSBDG

Cliquez sur « Ecran de synthèse ».

Les options Autres / Combinaison suivante ou Combinaison précédente permettent de passer d’un centre de coûts à l’autre.




5.3.1.3 Imputation des FMCAC

Dans le cadre du projet BFC, les dépenses enregistrées sur les EOTP de la structure FMCAC doivent être reversées mensuellement sur les centres de coûts des DR.

Les projets 9ADO, IN2P3, et TGIR ne sont pas à déverser.

Cette opération est possible lorsque les règles d’imputation sont correctement gérées sur les EOTP de FMCAC d’imputation.

Pour vérifier les règles d’imputation, il est nécessaire d’utiliser en client lourd la transaction KOSRLIST_PR (variante « 9CAC »). Sur la restitution, il faut vérifier que tous les EOTP ont bien une règle d’imputation et qu’elle est cohérente.

Pour déterminer le montant à déverser, lancer la Transaction S_ALR_87013542 « Analyse comparative Réel/engagement/total/pré-budget des OTP à partir du chemin « Comptabilité analytique / Clôture et reporting analytique / Reporting / Analyse financière OTP / Réel/eng./total/p-bdgt dev.per.ana », sur le projet « 9CACCNRS » qui doit regrouper tous les CAC et sur la nature comptable DEPENSES.

Ce montant devra être équivalent à celui de la liste détaillée lors de l’imputation en mode « Test ». Ainsi la vérification étant réalisée, on pourra lancer l’imputation en réel.

Après l’imputation réelle, on pourra relancer ce même état pour vérifier que le montant restant à déverser est bien nul.

Il est possible aussi de lancer une imputation en mode « Test » sur une période déjà traitée car dans ce cas, le résultat est « vide ».

Cette opération d’imputation peut être réalisée via la transaction CJ88 ou CJ8G dans le menu « Comptabilité analytique / Clôture et reporting analytique / Clôture contrats et OIP / Lancement des imputations ».

La variante de sélection de la CJ8G présentée ici est constituée dans l’optique où l’opération est centralisée.

Toutes les structures FMCAC sont gérées simultanément.

Rappel : Cette opération génère des écritures analytiques et non comptables.

Projet : La définition de projet est 9CACCNRS

Après avoir créé ou modifié la variante, il faut cliquer sur le bouton « retour » de la barre de menu afin de revenir à l’écran de la transaction CJ8G. Ensuite il faut cliquer sur « exécuter »




Le résultat se présente de la façon suivante. Si des erreurs se sont produites, un voyant rouge apparaît dans le tableau. Il est possible d’avoir une description des erreurs via le bouton « messages ». Il est conseillé d’exécuter une première fois en mode test.

Les écrans ci-dessous s’obtiennent en double cliquant sur la zone imputation effectuée.

L’imputation des FMCAC génère des écritures analytiques de transfert de l’EOTP 9CACxxnn (xx = unité qu convoque et nn = DR concernée par l’EOTP) vers le centre de coût de la DR.

Le menu « Autres / chargement émetteur »

Permet de visualiser les natures comptables d’origine dans l’émetteur

Le menu « Autres / chargement récepteur »

Permet de voir la nature comptable secondaire utilisée pour l’écriture de transfert




L’annulation est possible par la même transaction puis Menu > Annuler. Le système créé des pièces inverses. On ne peut pas annuler une seule pièce, le niveau le plus fin est le n° d’EOTP. On fait l’annulation sur un EOTP puis on relance sur le même EOTP.

5.3.1.4 Gestion des frais de structure

La gestion des frais de structure est décomposée en deux étapes, après le chargement des poids budgétaires et l’imputation des FMCAC :

1° La répartition des charges des unités administratives du siège vers les délégations régionales

2° La répartition des charges des délégations régionales vers les unités de recherche de chaque région.

Ces deux opérations sont réalisées à l’aide de la même transaction (KSU5, Exécuter les répartitions globales réelles).

Pour permettre l’automatisation de ces déversements, il est nécessaire de créer des cycles de répartitions globales. La création de ces cycles se fait par copie des cycles créés pour l’année précédente.

5.3.1.4.1 Transaction KSU1 « Création d’un cycle de répartition globale »


Pour créer un cycle de répartition globale, activez la transaction <KSU1> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Clôture et reporting analytique / Répartitions globales / Gest. Cycle répart. Glob. Des coûts réels / Créer répart. Globale au réel »

Il est conseillé de créer un cycle par copie de celui de l’exercice précédent.

La codification d’un cycle est la suivante :

SCaaaa pour le cycle pour le déversement des frais des unités administratives du siège vers les DR (SC Services centraux)

aaaa = exercice

Nnaaaa pour le cycle de déversement des frais de la délégation régionale nn (nn : N° de la délégation et aaaa = exercice)

La date de validité est le premier jour de l’exercice.




Les données sont reprises du modèle d’origine. Il faut adapter la date de fin de validité.

Indiquer une désignation.

Le bouton « 1.SEGMENT » permet de passer aux données du segment.

La codification du segment reprend la codification du cycle suivi de Sxxx (xxx = N0 chrono)

Dans le cadre de BFC, le traitement utilise les schémas d’imputation et non la « NC répart. Glob »

Les schémas d’imputation utilisés sont :

« Z3 » Pour le cycle de répartition des unités admin. Du siège vers les DR

« Z4 » pour les cycles de répartition des DR vers les labos

Règle émetteur, = Montants enregistrés

% émetteur, = 100 %.

Base de réf.récepteur

Règle récepteur = Parts variables

Type parts var. = Ratios statist. Val. P-budgt




Onglet Emett/récepteur :

pour un cycle de répartition des charges des unités administratives du siège vers les délégations régionales.

Définition des centres de coûts EMETTEURS

Le groupe SCES-CTRX pour le cycle de répartition des unités admin. Centrales vers les DR

Définition des centres de coûts RECEPTEURS

Le groupe TOT_UA_DEL pour le cycle de répartition des unités admin. Centrales vers les DR

Onglet Emett/récepteur :

Ci-dessous : exemple de création du cycle de répartition des charges de la délégation régionale 17 vers les unités de recherche qui lui sont rattachées.





Le groupe DRxxADMIN pour le cycle de répartition des DR vers les unités de recherche de la DR

Sur le groupe de nature comptable RG_DEL_REG


Le groupe LABODRxx pour le cycle de répartition des DR vers les unités de recherche de la DR

On retrouve les données définies dans le premier onglet « E-tt-segm ».

Non géré

Sauvegarder




On retrouve les données définies dans le premier onglet « E-tt-segm ».

Le ratio statistique utilisé est « PDSBDG » et les valeurs de ce ratio sont saisies sur la version de pré-budget « RS »

L’onglet facteur de pondération n’a pas besoin d’être géré.

Sur cet exemple, il existe un 2e segment : on y accède par les menus Segment Précédent ou

Segment Suivant

Ce segment différe sur l’onglet Emtt./récepteur :


Le groupe DRxxADMIN pour le cycle de répartition des DR vers les unités de recherche de la DR

Sur la nature comptable 9210000001 (FMCAC)


Le groupe UNITE-RECH pour le cycle de répartition des DR vers les unités de recherche de la DR




5.3.1.4.2 Transaction KSU2 « Modifier cycle de répartition globale réel »

Pour modifier un cycle de répartition globale, activez la transaction <KSU2> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Clôture et reporting analytique / Répartitions globales / Gest. Cycle répart. Glob. Des coûts réels / Modifier répart. Globale au réel »

L’utilisateur saisi la référence du cycle qu’il souhaite traiter.


Le déroulement de la transaction est identique à celui de la création (KSU1)

5.3.1.4.3 Transaction KSU3 « Afficher cycle de répartition globale réel»

Pour afficher un cycle de répartition globale, activez la transaction <KSU3> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Clôture et reporting analytique / Répartitions globales / Gest. Cycle répart. Glob. Des coûts réels / Afficher répart. Globale au réel »

L’utilisateur saisi la référence du cycle qu’il souhaite afficher


Le déroulement de la transaction est identique à celui de la création (KSU1)




5.3.1.4.4 Transaction KSU5 « Exécuter les répartitions globales réelles »

Avant de lancer un cycle, il faut :

le lancer en mode « Test »

vérifier le montant sur la liste détaillée ou sur une des listes Emetteurs ou Récepteurs

pour vérifier que le montant à déverser corresponde bien au montant de la liste détaillée, lancer l’état ZCO1OAB (cf 6.4.3 Transaction ZCO1OAB « Analyse des centres de coûts par Natures comptables ») ou KSB1 (cf § 6.2.1 Transaction KSB1 « Afficher les postes individuels de coûts réels »), ou S_ALR_87013611 (cf 6.2.3 Transaction S_ALR_87013611 « Comparaisons pré-budget/réel sur centres de coûts»)..

Après l’exécution du cycle, relancer l’état pour vérifier que les montants sont bien nuls sur la nature comptable « CTRLREPGLO »


Pour exécuter les cycles de répartition globale, activez la transaction <KSU5> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Clôture et reporting analytique / Répartitions globales / Exec. Cycl répart. Glob. Des coûts réels / Exécuter répart. Globale au réel »

L’exécution de la répartition des frais des unités administratives centrales vers les délégations régionales est centralisée. Elle doit être réalisée en premier.

L’exécution de la répartition des frais des unités administratives régionales vers les laboratoires est exécutée par chaque délégation régionale.

Chaque cycle sera donc exécuté séparément.

L’utilisateur saisira les paramètres suivants :

Période : Mois à clôturer

exercice comptable : Exercice de la période à clôturer




L’utilisateur définira un type d’exécution. Au cas où l’opération serait longue Il est conseillé d’exécuter l’opération en arrière plan afin de ne pas bloquer sa session pendant l’exécution.

Indiquer le cycle à traiter.

Cliquer sur <Exécuter>

Un message apparaît indiquant que le test a été effectué sans erreur. S’il y a des erreurs, il est possible de cliquer sur cette zone pour en connaître la cause.

Tableau récapitulatif de la répartition.

L’utilisateur aura la possibilité de visualiser le détail en double cliquant sur la ligne ou sur « Détail ».

Le tableau de synthèse donne le détail des montants répartis par émetteur / récepteur, ainsi que la nature comptable secondaire de répartitions (942xxxxx).







5.3.1.5 Gestion des temps chercheurs

5.3.1.5.1 Pré-requis : Gestion des taux de valorisation des chercheurs

La gestion des taux de valorisation des chercheurs est décrite dans le manuel d’utilisation Contrats BFC-MUT-CTR

5.3.1.5.1.1 Transaction KP26 « Chargement des taux de valorisation des chercheurs»

Cette procédure permet de charger les taux de valorisation des chercheurs. Ces taux sont mémorisés par couple « centre de coût de l’unité de recherche – Type d’activité (grade des chercheurs) ».

Le chargement de ces taux est un préalable à la procédure de saisie des activités des chercheurs sur certains contrats.

Avant de commencer la pré budgétisation, vous devez sélectionner le profil du responsable budgétaire (ZSAP101).

La procédure de sélection du profil de responsable budgétaire est décrite dans le manuel d’utilisation Comptabilité Analytique Tome 1 BFC-MUT-COG-Tome1


Pour charger les taux de valorisation des chercheurs, activez la transaction <KP26> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Budget analytique / Valorisation du temps chercheur / Gestion prix de cession des act. / Modifier données budg. Types d’act. »




Sélectionner le schéma souhaité à partir du chemin suivant : Menu Saut Schéma suivant / Schéma précédent.

Le schéma approprié est le « Z1-201-2 »

Le schéma de pré budgétisation va piloter les critères de sélection de l’écran initial et la grille de saisie des données pré budgétées.

L’intégration des données destinées à être pré budgétées s’effectue via Excel.

Le fichier doit être rempli conformément au format défini. L’opération s’effectue à travers le chemin d’accès Menu Autres fonctions Planif. Excel Téléchargement

L’intégration des données s’effectue comme suit :




L’utilisateur a la possibilité d’importer soit un fichier seul soit un répertoire de fichiers.

Pour les gros volumes, il est conseillé de gérer un répertoire de fichier contenant :

1 fichier par grade / Ile de France

1 fichier par grade / hors Ile de France

Il introduira ensuite le chemin d’accès du fichier, ainsi qu’une description de fichier correspondant à une configuration particulière du fichier Excel.

La description de fichier appropriée est « 01_1P2_ZSAP101_001Z1-201-2 »

cliquez sur <Exécuter>

Les données à renseigner dans le fichier Excel sont les suivantes :




5.3.1.5.1.2 Transaction KP27 « Afficher les taux de valorisation des chercheurs »

Pour afficher les taux de valorisation des chercheurs, activez la transaction <KP27> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Budget analytique / Valorisation du temps chercheur / Gestion prix de cession des act. / Afficher données budg. Types d’act. »



Le profil à choisir est « ZSAP101 »






Le profil à choisir est « ZSAP101 »

Version = « 0 »

Période 1 à 12

Exercice = Exercice concerné

Centre de coûts = Sélection individuelle ou multiple via une fourchette de valeurs ou un groupe de centres de coûts

Type d’activité = Sélection individuelle ou multiple via une fourchette de valeurs ou un groupe de types d’activité

Cliquez sur « Ecran de synthèse ».

5.3.1.5.1.3 Transaction KSBT « Lister les taux de valorisation des chercheurs »

Pour lister les taux de valorisation des chercheurs, activez la transaction <KSBT> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Clôture et reporting analytique / Reporting /




Analyse financière centres de coûts / Centres : prix des Types d’activités »

Saisir les données de gestion dont on souhaite analyser les prix

Saisir les paramètres de sélection

Récapitulatif des paramètres de sélection

Liste des données contenues dans la base de données du système. Affichage du résultat de la requête

Possibilité de visualiser le détail d’une ligne.




5.3.1.5.2 Gestion des temps chercheurs

La gestion des temps chercheurs est décrite dans le manuel d’utilisation Contrats - BFC-MUT-CTR

5.3.1.6 Gestion des encours de contrats

La gestion des encours de contrats est décrite dans le manuel d’utilisation Contrats - BFC-MUT-CTR

5.3.1.7 Gestion des OIP dont le CNRS est Maître d’Oeuvre

5.3.1.7.1 Transaction CJ88 ou CJ8G « valorisation des OTP des OIP (individuel ou groupé) »

Première étape : remontée des dépenses et recettes effectuées au niveau de l’en tête de l’OTP.

5.3.1.7.1.1 Transaction CJ8G « Imputation des OTP – Gestion des OIP – valorisation de l’EOTP en tête »

Afin de pouvoir valoriser l’immobilisation en cours associée à une structure OIP, il est nécessaire de transférer les charges affectées aux différents EOTP de plus bas niveau vers l’EOTP de plus haut niveau.

Cette opération est possible lorsque les règles d’imputation sont correctement gérées sur les EOTP de l’OIP

Cette opération peut être réalisée via la transaction CJ88 ou CJ8G.

La variante de sélection de la CJ8G présentée ici est constituée dans l’optique où l’opération est réalisée par DR. Toutes les structures OIP d’une DR sont gérées simultanément.

Rappel : Cette opération génère des écritures analytiques.




Projet : la fourchette complète des OIP : 1000 à 1999

Elément OTP : 10001 à 1999999 : Ainsi les EOTP de niveau 1 ne sont jamais sélectionnées.

En sélections libres :

Le profil projet de la définition de projet = OIP (OIP dont le CNRS est maître d’œuvre)

le domaine d’activité de la définition de projet pour limiter aux OIP dont la DR est pilote.

La zone « Elt d’imputation » des EOTP afin de ne traiter que les EOTP pouvant recevoir des charges dans « données de base élt d’OTP"



Les écrans ci-dessous s’obtiennent en double cliquant sur la zone « imputation effectuée »




L’imputation des EOTP de plus bas niveau vers l’en tête de la structure entraîne la création de pièces analytiques.

Le bouton « EMETTEURS »

Permet de visualiser les natures comptables d’origine.

Le bouton « RECEPTEURS »

Permet de voir la nature comptable secondaire utilisée pour le transfert analytique.

Après cette opération où l’en tête de l’OTP mémorise les charges remontées des EOTP de plus bas niveau, il est nécessaire de valoriser l’immobilisation en cours (IEC). Cette opération est décrite dans le paragraphe suivant.




5.3.1.7.2 Transaction CJ88 ou CJ8G « valorisation des immobilisations en cours (individuel ou groupé) »

Deuxième étape : Valorisation de la fiche immobilisation en cours.

5.3.1.7.2.1 Transaction CJ8G « Imputation des OTP – Gestion des OIP – valorisation de L’IEC » (Immobilisation En Cours)

La valorisation de l’immobilisation en cours se fait à partir des EOTP en tête des structures OIP. L’opération décrite au Erreur ! Source du renvoi introuvable. doit avoir été réalisée au préalable.

Cette opération peut être réalisée via la transaction CJ88 ou CJ8G.

La variante de sélection de la CJ8G présentée ici est constituée dans l’optique où l’opération est réalisée par DR. Toutes les structures OIP d’une DR sont gérées simultanément.

Rappel : Cette opération génère des écritures comptables.

Projet : la fourchette complète des OIP : 1000 à 1999

Elément OTP : 1000 à 1999 : Ainsi seules les EOTP de niveau 1 sont sélectionnées.

En sélections libres :

Le profil projet de la définition de projet = OIP (OIP dont le CNRS est maître d’œuvre)

le domaine d’activité de la définition de projet pour limiter aux OIP dont la DR est pilote.






Les écrans ci-dessous s’obtiennent en double cliquant sur la zone « imputation effectuée »

La valorisation de l’immobilisation en cours entraîne la création de pièces comptables.

Le bouton « EMETTEUR »

Permet de visualiser la nature comptable d’origine (nature comptable secondaire utilisée lors de la centralisation des charges vers l’EOTP en tête).

Le bouton « RECEPTEUR »

Permet de voir l’immobilisation en cours valorisée.

Le bouton « PIECES DE GEST. CPTAB. »




Permet d’accéder aux pièces comptables et analytiques créées

5.3.1.7.2.2 Transaction CJ8G « Imputation des OTP – Gestion des OIP – Mise en service des immobilisations »

La mise en service de l’immobilisation se fait à partir de la structure OTP ayant permis la gestion de l’OIP.

Cette opération peut être réalisée via la transaction CJ88. En général cette opération ne demande pas de traitement groupé.

Elle nécessite au préalable :

la création de la ou des fiches immobilisations définitives

La procédure de création des fiches immobilisations définitive est décrite dans le manuel d’utilisation Comptabilité Tome 1B - BFC-MUT-CPT-tome1B

l’affectation des postes de valorisation.

La procédure d’affectation des postes individuels de valorisation aux immobilisations définitives est décrite dans le paragraphe 5.3.3.2.2

En sélection, indiquer le numéro de l’EOTP en -tête

Le type de traitement à utiliser est « IMPUTATION GLOBALE »




L’exécution fait apparaître une fenêtre d’information, il faut la valider. Elle mentionne l’immobilisation définitive qui sera valorisée.

La mise en service de l’immobilisation entraîne la création de pièces comptables.

Le bouton « EMETTEUR »

Permet de visualiser la natures comptable d’origine (nature comptable secondaire utilisée lors de la centralisation des charges vers l’EOTP en tête).

Le bouton « RECEPTEUR »

Permet de voir l’immobilisation définitive valorisée.

Le bouton « PIECES DE GEST. CPTAB. »

Permet d’accéder aux pièces comptables et analytiques créées




5.3.2 Clôture Annuelle La clôture annuelle comprend les opérations de clôture mensuelle plus quelques opérations propres à la fin et à l’ouverture d’exercice. Nous détaillons ici les opérations spécifiques à la clôture annuelle.

5.3.2.1 Clôture annuelle des contrats

La clôture annuelle des contrats est décrite dans le manuel d’utilisation Contrats BFC-MUT-CTR

5.3.2.2 Gestion des reports 5.3.2.2.1 Transaction CJCO « Report de budget des projets »


5.3.2.2.2 Transaction CJCF « Report des engagements de projet »


5.3.3 Clôtures des OTP opérationnels

5.3.3.1 Clôture des contrats

Les opérations permettant de clôturer un contrat se déroulent en différentes étapes.

Dans un premier temps, il est nécessaire de changer le statut de l’OTP afin qu’il ne soit plus possible de lui affecter des dépenses ou des recettes. Cette opération correspond à la Clôture Technique du contrat. Lorsque le contrat est « clôturé techniquement », l’opération de clôture mensuelle de calcul de l’encours (si le contrat est concerné par les mises en cours) procède alors à l’annulation des encours.

Une fois passée la clôture mensuelle, le contrat doit changer de statut afin de bloquer toute opération de comptabilisation. Cette opération correspond à la Clôture définitive du contrat.

Ces changements de statut sont réalisés conformément à la procédure de gestion des statuts décrite dans le manuel d’utilisation Comptabilité Analytique Tome 1 - BFC-MUT-COG-Tome1

5.3.3.2 Clôture des OIP

Les opérations permettant de clôturer une OIP se déroulent en différentes étapes.

Dans un premier temps, il est nécessaire de changer le statut de l’OTP afin qu’il ne soit plus possible de lui affecter des dépenses ou des recettes. Cette opération correspond à la Clôture Technique de l’OIP.

Si l’OIP est gérée par le CNRS, il est nécessaire de préparer la mise en service de l’immobilisation




Une fois réalisée la mise en service de l’immobilisation, l’OIP doit changer de statut afin de bloquer toute opération de comptabilisation. Cette opération correspond à la Clôture définitive de l’OIP.

Ces changements de statut sont réalisés conformément à la procédure de gestion des statuts décrite dans le manuel d’utilisation Comptabilité Analytique Tome 1 - BFC-MUT-COG-Tome1

5.3.3.2.1 Transaction CJIC « Clôture des OIP dont le CNRS est maître d’œuvre - Affectation aux immobilisations définitives »

Pour permettre la mise en service des immobilisations en cours valorisées par un processus OIP dont le CNRS est maître d’œuvre, il est nécessaire d’affecter les différentes écritures de valorisation de l’OTP aux immobilisations définitives concernées et préalablement créées.


Pour affecter aux immobilisations définitives les pièces de valorisation de l’immobilisation en cours, activez la transaction <CJIC> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Clôture et reporting analytique / Clôture contrats et OIP / Projet invest. Des postes ind. / PI projets gestion d’imputation »

L’utilisateur introduira les données de gestion nécessaires pour effectuer l’imputation. Il sélectionnera un élément d’OTP.

EOTP en tête de la structure OIP

Définir les données d’imputation.

Un tableau d’évaluation permet de déterminer les valeurs d’une immobilisation à des fins particulières (bilan etc.).

Pour le CNRS : Tableau d’évaluation = 01




Les postes qui apparaissent dans ce tableau proviennent de la valorisation mensuelle de l’en tête de l’OTP à partir des imputations effectuées sur les EOTP de plus bas niveau. La nature comptable 92100000 est la nature comptable secondaire utilisée dans cette optique.

Un double clic sur une ligne permet d’afficher le détail du poste.

Sur tous les écrans, le menu Autres / Modifier mise en forme permet d’enrichir les écrans de consultation.

Pour affecter tout ou partie des postes à une ou plusieurs immobilisations définitives, il faut marquer les postes (les touches « shift » et « Ctrl » permettent de marquer plusieurs postes

activer le chemin Menu / Traiter / Imputation finale /Saisir rg. Répartit.

Pour les postes précédemment sélectionnés il est possible de rentrer l’affectation à une ou plusieurs immobilisations définitives. Dans ce cas, la répartition se fait par pourcentage.

La catégorie de récepteur est « IMM »

Le récepteur est la fiche d’immobilisation.

Une fois réalisée l’opération pour tous les postes, le retour à l’écran de présentation des postes montre que ceci sont en statut vert.




Sauvegarder

5.3.3.2.2 Transaction CJ88 ou CJ8G « valorisation des immobilisations définitives (individuel ou groupé) »

La description de cette procédure est intégrée à la description des transactions d’imputation des OTP cf. 5.3.2




6 Etats

6.1 Utilisation des états

Il est possible de personnaliser les interrogations d’états. Pour cela il faut utiliser les options de sélections. Utilisez des plages de sélection comme indiquée ci-dessous.




Vous avez aussi la possibilité d’utiliser la sélection multiple.

Vous pouvez aussi sélectionnez plusieurs intervalles via l’onglet

Une fois vos sélections multiples définies, vous pouvez voir qu’elles sont actives depuis l’écran initial en raison d’un carré vert dans l’icône de la flèche jaune matérialisant cette sélection multiple




Vous avez aussi la possibilité de définir d’autres sélections via code division, domaine d’activité.




La création de variante est décrite dans le manuel d’utilisation Eléments Généraux – BFC-MUT-ELG, la personnalisation des états et la modification de la mise en forme étant décrites dans ce même manuel

L’export sous Excel est décrit dans le manuel d’utilisation Eléments Généraux – BFC-MUT-ELG

6.2 Analyse financière des centres de coûts

6.2.1 Transaction KSB1 « Afficher les postes individuels de coûts réels »

Pour accéder à l’état d’analyse des postes individuels de coûts réels sur centres de coûts, activez la transaction <KSB1> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Clôture et reporting analytique / Reporting / Analyse financière centres de coûts / Centres : postes individuels réels »

Cet état ne permet d’analyser que les dépenses réalisées directement sur centres de coûts.

Saisir les données de gestions dont on souhaite analyser les coûts réels :




centres de coûts ou groupe de centres

nature comptable ou groupe de natures comptables

Saisir les données comptables (date comptable)

Une mise en forme /ZCNRS a été créée, qui permet de visualiser car centres de coûts ou groupe de centres, les pièces comptables saisies, par natures comptables, par fournisseur, avec rappel des pièces de références (commandes, services faits)


Mise en forme avec la variante /ZCNRS

L’utilisateur retrouvera le récapitulatif des éléments de sélection

Liste des données contenues dans la base de données du système. Affichage du résultat de la requête.

Détails Possibilité pour l’utilisateur de voir le détail

L’affichage du détail d’une ligne :




Pièce Possibilité pour l’utilisateur de voir afficher la pièce pour une ligne donnée

Le menu Autre(s) permet de

Modifier la mise en forme

Réaliser des filtres, des tris…

Exporter sous tableur




6.2.2 Transaction KSB2 « Afficher les postes individuels d’engagements pour centres de coûts »

Pour accéder à l’état d’analyse des postes individuels d’engagements sur centres de coûts, activez la transaction <KSB1> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Clôture et reporting analytique / Reporting / Analyse financière centres de coûts / Centres : postes indiv. Engagements »

Cet état ne permet d’analyser que les engagements liés à des dépenses réalisées directement sur centre de coûts (par exemple les engagements individuels faits sur contrats banalisés)

Saisir les données de gestions dont on souhaite analyser les coûts réels :

centres de coûts ou groupe de centres

nature comptable ou groupe de natures comptables

Saisir les données comptables (date de chargement escompté)

Exemple pour retrouver la liste des engagements individuels faits sur contrats banalisés (imputés sur le PACR du laboratoire ), interroger :

groupe de centres de coûts : LABODRXX

Nature comptable : 64400000

Sélectionner un intervalle de date de chargement escompté

Vous pouvez cocher la zone Uniq. Postes non soldés

Mise en forme : /Feur-n°pièc





L’utilisateur retrouvera le récapitulatif des éléments de sélection

Liste des données contenues dans la base de données du système.

Affichage du résultat de la requête.

Détails Possibilité pour l’utilisateur de voir le détail

L’affichage du détail d’une ligne qui ne doit pas être une ligne de cumul :

Vous avez la possibilité de voir le détail de la pièce d’engagement en double cliquant sur une montant du tableau :




Pièce Possibilité pour l’utilisateur de voir afficher la pièce d’engagement pour une ligne donnée :

Demande d’achat

Commande d’achat

Le menu Autre(s) permet de

Modifier la mise en forme

Réaliser des filtres, des tris…

Exporter le document sous tableur




6.2.3 Transaction S_ALR_87013611 « Comparaisons pré-budget/réel sur centres de coûts»

Même si le pré-budget des centres de coûts n’est pas géré actuellement dans BFC, cet état a été conservé. Il permet d’analyser par nature comptable les dépenses enregistrées sur les centres de coûts.

Cet état ne permet d’analyser que les dépenses imputées directement sur centres de coûts.

Pour accéder à l’état d’analyse comparative réel pré-budget sur centres de coûts, activez la transaction < S_ALR_87013611> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Clôture et reporting analytique / Reporting / Analyse financière centres de coûts / Centres : Réel/PBudget/Ecart »

Définir la période d’analyse

Le choix d’un groupe de centres de coût permet de délimiter le périmètre de l’analyse

Le choix d’un groupe de natures comptables permet de structurer l’état par nature comptable et de délimiter le périmètre d’analyse.


La hiérarchie qui apparaît ici correspond au groupe de centres de coûts saisi lors de la sélection. Elle permet à l’utilisateur de sélectionner le niveau d’agrégation de l’analyse.




analyse plus fine


En double cliquant sur une ligne, l’utilisateur sélectionnera le type d’état qu’il souhaite exécuter pour l’analyse des données.




6.2.4 Transaction S_ALR_87013612 « Comparaisons pré-budget/réel par domaine de centres de coûts »

Cet état ne permet d’analyser que les dépenses imputées directement sur centres de coûts.

Pour accéder à l’état d’analyse comparative réel pré-budget sur centres de coûts, activez la transaction < S_ALR_87013611> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Clôture et reporting analytique / Reporting / Analyse financière centres de coûts / Domaine : Centres de coûts »

Définir la période d’analyse

Le choix d’un groupe de centres de coût permet de délimiter le périmètre de l’analyse

Le choix d’un groupe de natures comptables permet de structurer l’état par nature comptable et de délimiter le périmètre d’analyse.



En double cliquant sur une ligne, l’utilisateur sélectionnera le type d’état qu’il souhaite exécuter pour l’analyse des données.




6.3 Analyse financière des OTP

6.3.1 Transaction CJI3 « Affichage des postes individuels de coûts réels par projet »

Pour accéder à l’état d’analyse des postes individuels de coûts réels sur EOTP, activez la transaction < CJI3> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Clôture et reporting analytique / Reporting / Analyse financière OTP / Projets : Postes indiv. Coûts réels »

Saisir un profil BD (Base de données)

Saisir les données de gestion de projets

Saisir la/les nature(s) comptable(s) pour une analyse plus fine ou un groupe de natures comptable

Saisir la période d’analyse

La mise en forme « /Z Analys de » a été développée pour le CNRS

Le bouton sélections définies par l’utilisateur permet de sélectionner plus finement les projets.

Par DR pilote ou par unité pilote

Par profil de projet (type de contrat, type d’OIP)




…


Avec la mise en forme standard on obtient le tableau suivant :




Affichage du résultat de la requête par nature comptable avec des données d’en tête.

Par double clic, il est possible d’afficher la pièce. Celle-ci sera différente en fonction de son origine.




6.3.2 Transaction CJI4 « Affichage des postes individuels de coûts budgétés par projet »

Pour accéder à l’état d’analyse des postes individuels de pré-budget sur EOTP, activez la transaction < CJI4> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Clôture et reporting analytique / Reporting / Analyse financière OTP / Projets : Postes indiv. Cts pré-budget »

Le profil à choisir est « 000000000001 »



Saisir la/les nature(s) comptable(s) pour une analyse plus fine ou un groupe de natures comptable





…





Affichage du résultat de la requête par éléments d’OTP avec des données d’en tête.

L’utilisateur aura la possibilité d’afficher le détail d’une ligne.




6.3.3 Transaction CJI5 « Affichage des postes individuels d’engagements par projet »

Pour accéder à l’état d’analyse des postes individuels d’engagements sur EOTP, activez la transaction < CJI5> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Clôture et reporting analytique / Reporting / Analyse financière OTP / Projets : Postes indiv. engagements »

Le profil à choisir est « 000000000001 »



Saisir la/les nature(s) comptable(s) pour une analyse plus fine ou un groupe de natures comptable.

Par exemple pour retrouver les engagements de personnel, interroger sur la nature comptable 64400000 Rémunération de personnel sur conventions








La mise en forme « /Z CNRS » a été développée pour le CNRS qui permet d’afficher les commandes et engagement par n° de fournisseur, nature comtpable, pièce de référence



L’utilisateur aura la possibilité d’afficher le détail des pièces d’origines.




6.3.4 Transaction S_ALR_87013542 « Analyse comparative Réel/engagement/total/pré-budget des OTP

Pour accéder à l’état d’analyse comparative pré-budget/réel/engagement des EOTP, activez la transaction < S_ALR_87013542> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Clôture et reporting analytique / Reporting / Analyse financière OTP / Réel/eng./total/p-bdgt dev.per.ana »

Le profil BD à sélectionner est « 000000000001 »



Saisir la période d’analyse et la version de pré-budget

Saisir la/les nature(s) comptable(s) pour une analyse plus fine et structurée




…






L’utilisateur peut descendre dans l’arborescence pour avoir le détail des écritures sur chaque EOTP. Les données affichées correspondent aux données imputées sur la ligne d’OTP en surbrillance de la partie gauche de l’écran. Si la ligne en surbrillance est au niveau le plus haut de la structure, les chiffres affichés cumulent les imputations des niveaux inférieurs.

L’utilisateur aura la possibilité d’afficher les postes individuels d’une écriture.

A partir des postes individuels il peut remonter au détail des pièces

La colonne «Réel » correspond aux dépenses facturées et services faits sur l’OTP

La colonne « Engagements » correspond aux commandes d’achat non soldées imputées sur l’OTP.

La colonne «Total » représente la somme des colonnes « engagements et réel »

La colonne « Pré-budget » comprend les montants saisis en pré-budget sur les natures de dépenses prévues à cet effet.




6.3.5 Transaction S_ALR_87013533 « analyse comparative Pré-budget/réel/engagement »

Pour accéder à l’état d’analyse comparative pré-budget/réel/engagement des EOTP, activez la transaction < S_ALR_87013533> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Clôture et reporting analytique / Reporting / Analyse financière OTP / P-bdgt/réel/engt/P-bdgt res./engagé »








…






L’utilisateur a la possibilité d’afficher les postes individuels par période d’une écriture en double cliquant dans la zone 1 sur la variation possible « période » Un tableau récapitule l’ensemble des écritures par exercice.




6.4 Etat d’analyse en clôture

6.4.1 Transaction ZCO1SOP « Analyse du coûts complets chercheurs »

Cet état permet d’avoir une vision globale de toutes les dépenses engagées par un laboratoire de recherche.

Dépenses de personnel sur son centre de coûts paye

Charges liées aux répartitions des frais des unités administratives centrales et régionales

Dépenses liées aux contrats

Dépenses sur l’EOTP 9ADO.

Pour accéder à l’état d’analyse du coût complet des chercheurs, activez la transaction < ZCO1SOP > à partir du chemin « Comptabilité analytique / Clôture et reporting analytique / Reporting / Analyse Clôture / Analyse coûts complets chercheurs »


Saisir un groupe de centre de coûts permettant de sélectionner le ou les unités de recherche à analyser.

Un groupe de nature comptable doit être créé afin de regrouper les natures de dépenses conformément aux critères de décomposition de coûts complets des chercheurs.





Affichage du résultat de la requête par centres de coûts avec des données d’en tête.

La liste de natures comptables devrait être hiérarchisée à partir du groupe de natures comptables saisi dans l’écran de sélection.




6.4.2 Transaction ZCO1OAL « Analyse hiérarchique des natures comptables par centres de coûts »

Pour accéder à l’état d’analyse des natures comptables par centres de coûts, activez la transaction < ZCO1OAL > à partir du chemin « Comptabilité analytique / Clôture et reporting analytique / Reporting / Analyse Clôture / Analyse hiérarchique natures comptables »



Un groupe de nature comptable afin de délimiter et structurer l’analyse.


Affichage du résultat de la requête par centres coûts avec des données d’en tête.

Sélectionner une nature comptable pour une analyse des coûts plus fine.





Affichage du détail des lignes.




6.4.3 Transaction ZCO1OAB « Analyse des centres de coûts par Natures comptables »

Pour accéder à l’état d’analyse des centres de coûts par natures comptables, activez la transaction < ZCO1OAB > à partir du chemin « Comptabilité analytique / Clôture et reporting analytique / Reporting / Analyse Clôture / Analyse hiérarchique des unités»



Un groupe de nature comptable afin de délimiter et structurer l’analyse.


La colonne « engagement » correspond aux demandes d’achat et commandes imputées (et non soldées)

La colonne « Réel » correspond aux factures saisies et services faits imputées

La colonne « Réel stat » correspond aux factures et services faits imputés sur des natures comptables autres que des dépenses et recettes.

Affichage du résultat de la requête par nature comptable avec des données d’en tête.

Sélectionner un centre de coût pour une analyse des coûts plus fine.





Affichage du détail des lignes.




6.4.4 Transaction S_ALR_87013543 « Analyse comparative Réel/pré budget/écart absolu/écart en % »

Pour accéder à l’état d’analyse comparative pré-budget/réel/ écart absolu/écart en % des EOTP, activez la transaction < S_ALR_87013543> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Clôture et reporting analytique / Reporting / Analyse financière OTP / Réel/p-bdgt/écart absolu/écart en % »

Le profil BD à sélectionner est « 000000000001 »








…






L’utilisateur peut descendre dans l’arborescence pour avoir le détail des écritures sur chaque EOTP. Les données affichées correspondent aux données imputées sur la ligne d’OTP en surbrillance de la partie gauche de l’écran. Si la ligne en surbrillance est au niveau le plus haut de la structure, les chiffres affichés cumulent les imputations des niveaux inférieurs.

L’utilisateur aura la possibilité d’afficher les postes individuels d’une écriture.

A partir des postes individuels il peut remonter au détail des pièces

La colonne «Réel » correspond aux dépenses facturées et services faits sur le projet, par nature comptable

La colonne « pBudb.proj » comprend les montants saisis en pré-budget sur par nature comptable.

La colonne «Ecart abs. » représente l’écart en Euro entre les deux montants précédents.

La colonne « Ecart % » représente l’écart en Pourcentage entre les deux montants précédents.




6.4.5 Transaction S_ALR_87013564 « Analyse comparative Pré Budget / Réel / Ecart »

Pour accéder à l’état d’analyse comparative Pré Budget / Réel / Ecart, activez la transaction < S_ALR_87013564> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Clôture et reporting analytique / Reporting / Analyse financière OTP / Analyse Produit »

Ce « reporting » affiche uniquement les montants de Pré Budget / Réel / Ecart pour les produits affectés à l’OTP et sur tous les exercices, alors que, le « reporting » S_ALR_87013543 (6.4.4) affiche les dépenses et les produits par nature comptable de l’OTP.






…






L’utilisateur a la possibilité d’afficher les postes individuels par période d’une écriture en double cliquant dans la zone 1 sur la variation possible « période » Un tableau récapitule l’ensemble des écritures par exercice.

Documents

BFC-E Manuel d'utilisation