PROCEDURE - INITIATIVE NANTES

1. Accueil téléphonique

Suite à un entretien téléphonique ou à une rencontre, INITIATIVE NANTES inscrit le porteur de

projet dans le document Excel « GROUPES CREATEURS1 » où sont recensés tous les accueils

collectifs. Ces réunions sont organisées tous les jeudis sauf cas exceptionnel.

Avant inscription, il est nécessaire de vérifier les critères d’éligibilité du projet :

- S’assurer que le porteur de projet s’implante sur une des 24 communes de Nantes

Métropole ou une des trois communes de communauté de cœur d’Estuaire (ne pas

hésiter à vérifier sur le document « liste des communes d’intervention »)

Si ce n’est pas le cas, le réorienter vers la plateforme et l’interlocuteur qui

correspondent à son lieu d’implantation

- Si l’entreprise est déjà créée, vérifier qu’elle a moins de 5 ans d’existence

- Demander si un prévisionnel financier a été validé par un expert-comptable

Si toutes les conditions sont respectées, il est nécessaire de remplir les informations principales

à propos du porteur de projet dans le document excel: Nom, prénom, activité, coordonnées

téléphoniques, mail. Par ailleurs, l’interlocuteur INITIATIVE NANTES doit mentionner au

porteur de projet la date de la prochaine réunion « accueil créateurs » ainsi que l’heure et la

salle.

2. 1er accueil

Le 1er contact formel entre le porteur de projet et INITIATIVE NANTES s’effectue lors de

l’ « accueil créateurs » ou « 1ère accueil ». Lors de cette réunion qui dure une 30aine de minutes,

un chargé de développement économique remet dans un premier temps à tous les porteurs de

projet présents une brochure présentant les différents outils INITIATIVE NANTES. Ensuite, il

distribue une fiche contact2 qui permet de disposer des informations de base. Pour s’assurer de la

présence ou non des personnes inscrites, la fiche de présence doit être signée par chacun. Il faudra

ensuite la scanner et la placer dans le dossier « Groupes Créateurs ».

1 Est-ce que l’on met exactement l’emplacement exact du dossier ? « Process, 1) Docs Accueil Créateurs… »2 ‘’ ‘’ ‘’ ‘’ ‘’

La réunion peut alors commencer. Le membre de l’association fait un premier tour de table pour

que chaque porteur de projet puisse se présenter en quelques phrases et donner son domaine

d’activité. Il va ensuite suivre un canevas (document « Groupe Créateurs ») qui lui permettra de

présenter l’ensemble des éléments à propos d’INITIATIVE NANTES :

- Présentation de l’association (historique succint, champ d’intervention, résultats)

- Les métiers de l’association : financement et accompagnement

A la fin de la présentation, les autres chargés de développement économique se joignent à cette

réunion afin de se répartir les porteurs de projet. La fiche donnée en début de réunion (avec les

informations de base sur la personne) est transmise à un animateur qui se charge de réaliser un

rendez-vous dit « flash » d’une 10aine de minutes. Lors de celui-ci, plusieurs points sont

abordés :

- Discussion sur le parcours du porteur de projet

- Le parcours professionnel

- Les motivations de créer son entreprise

- Le projet

- L’état d’avancement

- Le plan de financement

Explication des outils d’INITIATIVE NANTES :

- Le prêt d’honneur  : prêt à taux 0, à la personne physique, effet de levier bancaire

minimum de 4, montant de 2500€ à 23 000€ remboursable sur 2 à 5 ans. Plafond à 6K€

s’il n’y a pas de création d’emplois.

- prêt d’honneur croissance  : prêt à taux 0, à la personne physique, effet de levier bancaire

de 1, montant de 5000 à 15000€ remboursable sur 2 à 5 ans.

- Le NACRE  : prêt à taux 0, à la personne physique, complément bancaire au moins

équivalent, montant entre 1000 et 10 000€. Montant max IN à 2500€.

- Le PCE 3  (pour les plan de financement <45 K€) : avec ou sans PH, complément d’un prêt

bancaire au moins 2x supérieur. Montant entre 2000 et 7000€. Bénéficiaire : minima

sociaux,

33 – Est-ce qu’on met le PCE s’il est supprimé début Mars ?

- La Prime Régionale et Départementale  : Subvention de 1500 à 6000€ en fonction du PH.

Cibles : -26 ans, minima sociaux, demandeurs d’emploi de +50ans, entreprises en ZUS.

- L’accompagnement post-création  

Conclusion :

- L’intervention d’INITIATIVE NANTES ou non

- Si la personne est venue avec son dossier finalisé => le récupérer

- Si la personne n’a pas de dossier ou un dossier approximatif => lui présenter le « dossier

guide »

Si le chargé de développement économique, après rendez-vous, estime que le projet présenté ne

remplit pas les critères d’éligibilité, il peut tout de même l’orienter vers les structures qui

peuvent aider à l’avancement du projet :

1- les structures d’accompagnement : réseau associatif, expert-comptable

2- les structures de financement : réseau associatif, banques

3- les structures pour trouver un local : pépinières, pôle de proximité, bailleurs sociaux.

3. 2ème rendez-vous

Le dossier a été lu entre le 1er accueil et le 2ème rendez-vous, des mails ont pu être échangés à

propos des questions qu’a le chargé de développement économique sur le projet.

L’objectif de ce 2ème rendez-vous est de centraliser tous les éléments permettant une bonne

compréhension du projet et de rédiger une note de synthèse sur IP2. Pour cela, il est nécessaire

de rentrer sur son compte, cliquez sur « Gestion, Dossier, Créer une fiche dossier projet ». (Pour

toute information complémentaire, se référer au dossier «   fonctionnement IP2   ».)

Le but est donc de contrôler le contenu du dossier IN, l’intelligibilité des éléments fournis mais

aussi de vérifier la cohérence entre les diverses composantes du projet (Adéquation

présentation/contenu/activité, montage du plan de financement par l’expert-comptable, etc).

Si ce n’est pas le cas, le chargé de développement économique va pouvoir échanger avec le

porteur de projet et le questionner sur tous les points obscurs ou à améliorer.

Durant cet entretien d’environ 1h30, le membre INITIATIVE NANTES pourra remplir les volets

« Porteurs, Entreprise et Activité ». Une fois le rendez-vous finit, le volet « élément financier »

pourra être à son tour remplit et l’ensemble de la note synthèse pourra être approfondie.

NB   : Ne pas oublier de changer la phase du dossier à « instruction » à la fin du rendez-vous.

4. Envoi du dossier au comité

Une fois l’ensemble de la note de synthèse complétée sur IP2, le chargé de développement

économique incrémente le logiciel en se rendant sur l’onglet « documents » et ajoutant les

documents suivants :

- Business Plan IN ou réalisé directement par le porteur de projet

- Le prévisionnel financier réalisé par un expert-comptable

- Statuts/Projet de statuts s’il y a plusieurs associés

- Les 3 derniers bilans s’il s’agit d’une reprise

- Bail / Projet de Bail ou offre de location

- Le DIP s’il s’agit d’une franchise

Une fois le dossier finalisé et tous les documents enregistrés, le chargé de développement

économique peut changer de phase en passant en « expertise ». A partir de ce moment, le dossier

ne peut plus être modifié.

6 jours avant le passage en comité, l’assistant(e) envoie les convocations aux membres du

comité via IP2. Pour cela, il/elle doit aller ………….. .Les membres reçoivent les dossiers à

examiner, et peuvent s’appuyer sur l’animateur pour obtenir des informations supplémentaires.

5. Préparation du porteur de projet au comité

Objectif :

Lui présenter le déroulement du comité

Lui émettre des questions types pour lui donner l’angle d’approche

S’il le souhaite, faire une simulation du comité

Possibilité de voir avec le porteur de projet la grille d’évaluation du comité

6. Comité d’Agrément

L’objectif du comité d’agrément :

A partir des documents qui leur ont été remis 6 jours auparavant sur IP2, les membres de la

commission ont pu se faire une approche du dossier ; Le président insiste sur le fait que la

perception finale du dossier doit être le résultat d’une appréciation collective, et prendre en

compte la totalité des aspects du dossier, la décision n’étant prise qu’en final.

Il est important de rappeler la confidentialité nécessaire du dossier de chaque demandeur, car

des indications détaillées de son fonctionnement et du savoir-faire y figurent.

Composition du comité d’agrément :

La commission ne peut siéger si les conditions suivantes ne sont pas respectées :

- Le comité doit être composé de 5 personnes minimum

- 50% des effectifs doivent être issus de l’entreprise4

- Un banquier et un expert-comptable doivent être obligatoirement présent à chaque

commission

- La composition doit être équilibrée entre les différents aspects de l’entreprise :

production, commercial, gestion nécessitant une variété des compétences des membres.

Le déroulé du comité d’agrément : - Le président accueille le porteur de projet

- Un tour de table est effectué afin que chaque membre présent puisse se présenter.

L’identification est facilitée au moyen d’un petit chevalet portant son nom devant sa

place

- Le porteur de projet présente son projet entre 15 à 20 mn

4 Toujours d’actualité ?

- Les membres du comité posent des questions préparées à l’avance ou spontanées durant

15 à 20 minutes.

- Le porteur de projet se retire

- Délibération s’appuyant sur la grille d’évaluation. Les points qui font l’objet de

l’évaluation : le profil personnel et professionnel, le produit/service, le marché (marché,

environnement économique, concurrence et potentiel), la structure de l’entreprise

(organisation générale et stratégie), l’exploitation (chiffre d’affaires et principales

charges), le financement (emplois/ressources et besoin vis-à-vis d’Initiative Nantes). Une

fois cette appréciation effectuée et matérialisée, le comité peut passer à la prise de décision,

qui se fait à la majorité absolue des présents. La décision peut être proposée avec des

conditions d’application autres que celles obligatoires (accompagnement et parrainage)

3 décisions possibles :

- Accord, le porteur de projet bénéficie d’une aide de la part d’INITIATIVE NANTES. Le

comité décide du montant, de la durée et d’un éventuel différé de remboursement s’il le

juge nécessaire.

- Report, il ne peut se faire que sur des éléments objectifs. Le comité se réserve le droit de

demander des explications complémentaires. Le porteur de projet sera amené à repasser

devant un comité restreint à une date ultérieure. Pour cela, il doit reprendre contact avec

le chargé de développement économique compétent et retravailler les éléments du

dossier sur lesquels les membres du comité n’ont pas été convaincus.

- Refus : Le porteur de projet ne peut représenter son projet tel qu’il est.

Dans tous les cas, le comité est le seul décideur concernant l’attribution du prêt. L’animateur

d’Initiative Nantes reste en retrait, ne participe pas à la décision. Son rôle est de prendre en note

les questions qui sont posées et les réponses apportées. Il doit s’assurer lors de la délibération

que la décision est prise dans le respect des normes du réseau Initiative. Il peut également

apporter des compléments d’information utiles à la prise de décision uniquement si l’un des

membres du comité le lui demande. Il est également en charge d’incrémenter IP2 de la décision

du comité. Pour cela, il doit …………………………………

Le résultat est communiqué à l’intéressé dans un premier temps par téléphone le lendemain

matin et par écrit dans les plus brefs délais. Pour cela, le chargé de développement économique

présent lors de la commission réalise une réponse (format présent dans le dossier…..) qu’il

envoie au président de comité. Après accord de ce dernier, il transmet ces courriers à l’assistante

afin de finaliser l’envoie.

Le financement de mon projet contient du NACRE. Comment faire   ?

Avant de passer le dossier en comité, il est nécessaire de savoir si le projet se trouve en phase 1

ou non. Si c’est le cas, alors il faut le passer en phase 2. Cela se fait via le premier lien qui suit.

Si le comité donne son accord pour un financement via le NACRE (Phase 2), le chargé de

développement économique doit se rendre sur la plateforme dédiée à cet effet avant la remise de

chèque (voir point 9). Pour cela, il est nécessaire d’aller sur les pages internet liées à

l’accompagnement (https://nacre.finances.gouv.fr/nacre/connexion/connexion.do) et au

financement

www.pretnacre.fr/nacre/servlet/login.html;jsessionid=C4D960A4BA08FE9CCB687D61687559AB

auxquels donne droit le NACRE. Une fois tous les onglets complétés, le membre INITIATIVE

NANTES peut enregistrer les différentes notifications dans un nouveau fichier, qu’il aura au

préalable crée dans le dossier interne du porteur.

Lors de la remise de chèque (si le porteur a bénéficié d’un Prêt d’Honneur), il pourra également

faire parapher et signer les documents relatifs au déblocage du Prêt NACRE :

Pour le financement :

- Contrat de Prêt NACRE (envoyés les 3 exemplaires signés et paraphés à FAFI qui en

retournera un pour IN et un pour le porteur)

- Attestation sur l’honneur (signature et le tampon de l’association)

- Mandat SEPA

- Contrat de Prêt bancaire signé

- Kbis

- RIB Perso

Pour l’accompagnement (à envoyer à l’ASP Poitiers) :

- Annexe fin de phase 2 (en 3 exemplaires)

- Annexe début de phase 3 (en 3 exemplaires)

- Kbis

- Carte d’identité

- Attestation Pole Emploi

Une fois la phase 2 terminée et les papiers envoyés aux différents organismes, l’opérateur peut

passer le projet en phase 3.

Cette dernière phase est réalisée soit par l’opérateur de phase 1 si elle a été faite soit par

INITIATIVE NANTES.

A la fin de chaque année, un document (lequel ?) est à imprimer et à faire signer par le chef

d’entreprise et le chargé de développement économique.

7. Petit déjeuner mensuel

Une fois par mois, l’ensemble des porteurs de projet ayant reçu un accord en comité sont convié

à un petit déjeuner afin d’expliquer l’ensemble des étapes qui suivent le passage devant une

commission :

Objectif :- Expliquer la procédure de remise de chèque

- Expliquer « l’après » à Initiative Nantes :

1. l’adhésion à Initiative Nantes

2. Le suivi collectif : formations, Business Networks Events

3. Le suivi individuel : parrain, chargé de suivi

En travail préparatoire, chaque chargé de développement économique se doit de relancer les

invités figurant dans son portefeuille pour élaborer la liste des présents.

En parallèle, un chargé de développement économique, qui sera présent lors de cette réunion,

doit préparer en amont l’ensemble des documents à présenter dans des feuillets qu’il remettra à

toutes les personnes présentes :

- questionnaire d’état d’avancement de leurs démarches

- Liste des domaines dans lesquels ils souhaiteraient se faire accompagner

- exemplaire contrat de prêt et charte de prêt d’honneur

- liste des pièces à apporter pour la remise de chèque

- Charte de parrainage

- Planning des prochaines formations

Ne pas oublier de commander les mini-viennoiseries (2 à 3 par personne), Regarder s’il nous

reste suffisamment de réserves en café, tasses et ne pas oublier de mettre le jus d’orange au

frais, la veille !5

8. Remise de chèque

Pour la remise de chèque, le porteur de projet doit envoyer par voie numérique l’ensemble des

pièces inscrites sur le document « liste des pièces à fournir pour la remise de chèque » présent

dans le dossier ….. (s’il n’a pas gardé le document remis lors du petit déjeuner mensuel).

A la réception de toutes les pièces, le chargé de développement économique les enregistre dans

le dossier RDC du porteur de projet, et les transmet à l’assistant(e) en lui remettant le Kbis de la

société, le RIB personnel, la lettre d’accord pour le prêt d’honneur et si la personne est mariée,

une copie du livret de famille. A partir de ce moment, un rendez-vous peut être organisé dans les

72H.

9. suivi individuel

Chaque chargé de mission est responsable de son portefeuille : changement d’adresse, mise à

jour du fichier…

1- Le parrainage

Suite à la remise de chèque, le chargé de développement économique peut enclencher la mise en

parrainage du porteur de projet. Pour cela, le parrainé doit remettre au membre INITIATIVE

NANTES le « questionnaire attentes suivi » qu’il a reçu lors du petit déjeuner créateur. Suivant

les domaines de compétences dans lesquels il souhaite se faire accompagner, le chargé de

mission pourra attribuer un parrain adéquat. Pour optimiser sa recherche, il trouvera une liste

exhaustive de parrains dans le dossier « Liste des parrains ».

Suite à la signature de la charte tripartite, le parrainage est maintenant contractualisé. Le

porteur de projet et le parrain s’engage à réaliser un suivi régulier selon les besoins. Le parrain

5 Est-ce qu’on met les petits dej post RDC dans un point à part ou non ?

mettra à disposition du chargé de développement économique compétent des comptes rendus

réguliers à l’issue de chaque visite. Ce dernier s’assurera que ces notes soient complètes et les

rangera dans le dossier du porteur de projet.

L’accompagnement permet pour le parrain de partager son expérience avec un chef

d’entreprise, sa connaissance des réseaux et de l’environnement (partenaires, clubs

d’entreprises…) afin d’éviter au créateur de s’isoler.

2- Suivi des remboursements. Un impayé intervient : que faire ?

L’assistant(e) gère les prélèvements (entre le 10 et le 15 du mois). Suivant les prélèvements

effectués ou refusés, il/elle se charge de remplir le tableau des impayés avec le chargé de

développement économique chargé du dossier (entre le 20 et le 25). Ce tableau se trouve dans le

dossier « Impayés ».

Dans le cas où un créateur/repreneur se trouve dans une situation de remboursement difficile,

une procédure précise est à effectuer :

1) Remplir une feuille de suivi d’impayés présente dans le dossier « Impayés ». Celle-ci

permet de recenser toutes les démarches réalisées par INITIATIVE NANTES afin de

trouver une solution à l’amiable.

2) Appel du créateur par le chargé de développement économique pour trouver des

solutions. Si le créateur ne répond pas, lui envoyer un mail. En parallèle, il est

possible d’appeler le parrain afin de l’avertir ou d’obtenir des informations

complémentaires.

3) Retour au directeur des difficultés rencontrées par le créateur afin de trouver la

solution la plus appropriée.

Des demandes de réduction d’échéances ou de suspensions temporaires

des prélèvements peuvent être demandées par le porteur de projet mais

celles-ci doivent être motivées par écrit.

4) Si aucune solution intermédiaire n’est envisageable, une première relance par

courrier doit être envoyée au chef d’entreprise. Un modèle type est présent dans le

dossier « Impayés/ 1ère Relance ».

5) Sans aucune réponse de sa part sous 3 semaines, lui envoyer un deuxième courrier

avec accusé-réception (Dossier « Impayés/Dernière Relance »).

Dans le cas où le chargé de développement économique souhaite se renseigner par lui-même sur

la situation de remboursement du créateur/repreneur, il lui suffit de se rendre dans le bureau de

l’assistant(e), obtenir le classeur intitulé « impayés » et vérifier pour le mois recherché, si le

prélèvement du porteur de projet (classé par ordre alphabétique) a bien été effectué.

3- suivi collectif

Le référent « suivi » est chargé de l’organisation de ces différents évènements

a. organisation des formations mensuelles

b. organisation des Business Network Event

c. organisation des rencontres de bénévoles