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GESTION

DES

BONS DE COMMANDE

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Table des Matières

LA GESTION DES BONS DE COMMANDE 4PREMIERE EXECUTION DU LOGICIEL 5DEFINITION DES PARAMETRES 8 Services 9 Comptes Utilisateurs 10 Adresse de livraison 13 Options 14 Liste des fournisseurs 16 Liste des articles 19SAISIE DES BONS DE COMMANDE 20 Création d'un bon de commande 21 Modification ou suppression d'un bon de commande 29 Visa de l'Administrateur et/ou du Chef de service 31EDITION ET MAILING DES BONS DE COMMANDE 34COMPTABILISATION DES BONS DE COMMANDE 37ETAT DES COMMANDES SAISIES 39 Liste des bons de commande 40 Etat des bons de commande 41LIEN AVEC LA COMPTABILITE DAMOCLES 42A PROPOS 47

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LA GESTION DES BONS DE COMMANDE

Cet utilitaire permet d'effectuer l'intégralité du processus de gestion des bons de commandes

: de leur création, à l'édition et la comptabilisation.

Vous pourrez également suivre de manière permanente vos commandes et contrôler leur

saisie, grâce à un système de signatures.

Grâce à un lien direct avec notre logiciel de comptabilité, les deux entités seront

constamment interconnectées.

Afin de mieux comprendre le fonctionnement de ce module, nous allons donc présenter :

� le premier lancement du logiciel

� le paramétrage du logiciel

� la saisie des bons de commandes

� l'édition des bons de commande

� la comptabilisation

� le suivi des bons de commande

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PREMIERE EXECUTION DU LOGICIEL

Après l'installation du logiciel, vous pouvez cliquer sur l'icône pour l'exécuter.

� Définition des chemins d'accès

Lors de cette première exécution, une fenêtre s'affiche pour paramétrer le répertoire

contenant les bases de données :

Ce répertoire peut également être S:\ (ou tout autre lettre représentant le lecteur réseau) si

le poste à installer n'est pas le serveur.

Une fois le répertoire trouvé, cliquez sur le bouton pour continuer l'installation

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Cet écran permet de définir l'administrateur du programme : l'utilisateur qui aura tous les

droits.

En cliquant à nouveau sur le bouton , l'écran de connexion s'affiche pour s'identifier.

� Première connexion

Par défaut, le premier identifiant Administrateur apparaît.

Il conviendra ensuite de configurer vous-mêmes les droits d'accès des différents utilisateurs.

Il suffit donc de vous identifier, de sélectionner le dossier à consulter, puis de cliquer sur le

bouton , la liste des bons de commande apparaît :

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DEFINITION DES PARAMETRES

Les éléments à configurer au préalable de toute saisie sont :

� les services dans lesquels seront répartis ces utilisateurs

� les utilisateurs autorisés à accéder au logiciel

� les lieux de livraison des différentes commandes réalisées

� les options d'affichage, d'édition et de comptabilisation

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���� Paramétrage\Services

Les services permettent de regrouper les utilisateurs.

Pour créer un nouveau service, cliquez sur le bouton :

� Définissez son libellé et son code (ce code sera repris pour le référencement des bons de

commande)

� Indiquez le(s) dossier(s) concerné(s)

� Si vous avez activé le contrôle budgétaire au niveau des budgets, cochez la case pour

Activer le contrôle budgétaire au niveau des saisies de commande, par rapport à un

budget précis (créé au préalable en Comptabilité)

� Les boutons et permettent de modifier ou supprimer les

paramètres services.

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���� Comptes utilisateurs

Les utilisateurs sont les opérateurs qui utilisent le logiciel Bon de commande :

Pour gérer les utilisateurs et paramétrer leurs droits, cliquez sur le bouton et

renseignez ses informations personnelles :

� Vous pouvez associer à cet utilisateur un fichier image (bmp, jpg) contenant sa

signature en cliquant sur .

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� Les catégories d'utilisateurs permettent de déterminer l'accès aux fonctionnalités du

logiciel :

Demandeur Chef de service AdministrateurSi la caseComptable est cochée

Paramétrage

Utilisateurset

Services

Aucun accès Aucun accès Accessible Aucun accès

Saisie Accessible Accessible Accessible Accessible

Consultation

Modification

Accès limitéaux bons de

commande qu'ila saisi

Accès limité auxbons de

commande deson service

Possibilité deconsulter tousles bons decommande

Possibilité deconsulter tousles bons decommande

Visa Aucun accèsVisa

Chef de serviceaccessible

VisaAdministrateuraccessible

Aucun accès

Edition et Mailing Accessible Accessible Accessible Accessible

Comptabilisation Aucun accès Aucun accès Aucun accès Accessible

Etat Aucun accès Accessible Accessible Accessible

� Les utilisateurs sont rattachés à un service.

� Chaque utilisateur peut avoir accès à tout ou partie des dossiers comptables existants.

� Il est possible de contraindre un utilisateur à renseigner certaines données comptables,

lors de la saisie du bon de commande.

� De la même façon, vous pouvez définir un montant seuil pour chaque utilisateur

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appartenant à un service. Au delà de ce montant, il sera obligé de demander un visa du

chef de service pour imprimer le bon de commande.

� Visa de l'Administrateur

� Seul l'Administrateur peut renseigner ces éléments.

� Il pourra ainsi indiquer à partir de quel montant le Demandeur ou le Chef de service

devra obtenir un visa de l'administrateur avant de pouvoir éditer son bon de

commande.

� Visa du Chef de service

� Seul le Chef de service peut renseigner ces éléments.

� Il pourra ainsi indiquer à partir de quel montant le Demandeur devra obtenir un visa

du chef de service avant de pouvoir éditer son bon de commande.

� Les boutons et permettent de modifier ou supprimer un

utilisateur.

� Pour changer de dossier, il faut quitter l'application et la relancer.

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���� Paramétrage\Adresse de livraison

L'adresse de livraison apparaît sur les bons de commande, c'est pourquoi au moins un lieu de

livraison doit être créé pour pouvoir éditer un bon de commande.

Pour créer une adresse de livraison, cliquez sur le bouton et définissez chaque

champ :

Les boutons et permettent de modifier ou supprimer les

paramètres lieux de livraison.

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���� Paramétrage\Options

L'écran Options permet de renseigner les paramètres généraux suivants :

� Lieu d'émission des bons de commande

Il est important de renseigner la localité où le bon de commande a été émis, celle-ci sera

reportée sur le bon de commande édité :

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� Code journal comptable pour les bons de commande

Renseignez ici le code comptable du journal des bons de commande tel que défini dans le

logiciel de comptabilité.

� Option d'édition et d'envoi par mail des bons de commande

� Envoyer les mails au format html : si cette option est activée, le bon de commande fera

partie intégrante du corps du message (sinon le bon de commande sera transmis en

fichier joint)

� Textes d'entêtes (objet du message) et de pied de page (siret, adresse postale,

e-mail...) : ils seront repris dans tous les e-mails.

� Couleur de l'état des bons de commande

� Le code couleur est utile pour distinguer rapidement l'état de chaque bon de commande

en attente de traitement.

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���� Fournisseurs\Liste ou

� Affichage de la liste des fournisseurs et de leurs coordonnées

Un outil de recherche par Compte, par Nom ou par Ville peut vous aider à retrouver plus

facilement un fournisseur dans cette liste.

En cliquant sur le bouton , vous pouvez afficher les coordonnées

détaillées d'un fournisseur :

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� Création, Modification et Suppression d'un fournisseur

� Création d'un fournisseur

Pour créer un nouveau fournisseur, cliquez sur le bouton :

Renseignez tous les champs et cliquez sur le bouton .

Pour attribuer un compte à ce fournisseur, cliquez sur le bouton et sélectionnez

un compte dans la liste ou saisissez directement le compte.

� Modification d'un fournisseur

Pour modifier les informations concernant un fournisseur, sélectionnez-le dans la liste et

cliquez sur le bouton pour l'afficher, effectuez les changements et cliquez sur

le bouton .

� Suppression d'un fournisseur

Pour supprimer un fournisseur de la liste, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton

.

� Export de la liste des fournisseurs sous Excel

Pour exporter la liste des fournisseurs, cliquez sur le bouton , le document Excel

s'affiche aussitôt :

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���� Articles\Liste ou

Vous pouvez afficher la liste des articles déjà saisis dans les bons de commande :

� Un outil de recherche par Libellé court ou long peut vous aider à retrouver plus

facilement un article dans cette liste.

� Tout comme la liste des fournisseurs, cette liste peut être exportée sous Excel, grâce au

bouton :

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SAISIE DES BONS DE COMMANDE

Etapes de création des bons de commande :

� Création du bon de commande

� Modification ou suppression d'un bon de commande

� Visa de l'Administrateur ou du Chef de service

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Création d'un bon de commande

���� Bons de commande\Saisie ou

� Saisie du bon de commande

� Nouveau

Pour créer un nouveau bon de commande, cliquez sur le bouton .

� Numérotation et datation de la commande

� Le numéro du bon de commande se calcule automatiquement de la manière suivante :

Code du service concerné + année en cours + 000X

(exemple : R20060001, puis R20060002, R20060003...)

� Quant à la date, celle du jour de saisie est indiquée par défaut mais elle peut être

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modifiée à votre guise.

� Objet de la commande

L'objet de la commande permet d'ajouter un commentaire qui sera indiqué en haut du

bon de commande, lors de l'impression :

� Fournisseur

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� Sélectionnez le fournisseur concerné dans la liste

� Cliquez sur le bouton

� Si le fournisseur n'existe pas dans la liste, vous pouvez le créer en cliquant sur le

bouton

� Cliquez sur le bouton

� Les informations sont reportées sur la saisie du bon de commande :

� Liste des articles

Pour ajouter un article au bon de commande, il suffit de cliquer sur bouton :

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L'écran de saisie d'un article s'affiche :

� Sélectionnez un article dans la liste

� Cliquez sur le bouton

� Modifiez si besoin les quantités à commander

� Cliquez sur le bouton si vous souhaitez ajouter un autre article dans la

liste.

� Cliquez sur le bouton

Répétez cette opération autant de fois que nécessaire.

Les informations sont reportées sur l'écran de saisie du bon de commande, en mode

Affichage articles :

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� Pour modifier un article existant, cliquez sur le bouton .

� Pour supprimer un article existant, cliquez sur le bouton .

� Paramétrage de la comptabilisation du bon de commande

Dès lors que le fournisseur et les articles à commander sont définis, il faut renseigner les

informations comptables. Pour ce faire, deux solutions s'offrent à vous :

� La comptabilisation globale

La comptabilisation globale permet d'appliquer la même comptabilisation à l'ensemble

du bon de commande :

� La comptabilisation particulière

Pour effectuer une comptabilisation par article, sélectionnez l'article en question dans

la liste et cliquez sur le bouton :

Ensuite, cliquez sur chaque article pour définir la comptabilité générale et

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analytique (possibilité de réaliser une ventilation analytique en

montant ou pourcentage) :

Les informations sont reportées sur la saisie du bon de commande :

Pour revenir à la liste des articles, cliquez sur le bouton .

� Répartition TVA

La répartition de la TVA s'indique automatiquement après saisie des articles :

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� Mode de règlement

Pour préciser le mode de règlement de la commande, cochez la case Mode de règlement

et renseignez les différentes zones :

� Lieu de livraison

Le lieu de livraison peut être choisi parmi la liste déjà prédéfinie et la date de livraison

peut être modifiée :

� Validation finale

Lorsque le bon de commande est totalement saisi, cliquez sur le bouton , en haut de

l'écran ou sur le bouton si vous souhaitez que cette saisie ne soit pas prise en

compte.

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� Une fois la validation effectuée, le bon apparaîtra dans la liste des bons de commande.

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Modification ou suppression d'un bon de commande

� Modification d'un bon de commande

Pour modifier un bon de commande, sélectionnez-le dans la Liste des bons de commande et

double-cliquez sur le bon de commande en question :

� le bon de commande s'affiche

� cliquez sur le bouton :

� cliquez ensuite sur le bouton pour confirmer les changements effectués.

� Suppression d'un bon de commande

Pour supprimer un bon de commande, sélectionnez-le dans la Liste des bons de commande et

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cliquez sur le bouton .

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Visa de l'Administrateur et/ou du Chef de service

Le bon de commande saisi doit quelquefois faire l'objet d'un visa de l'Administrateur et/ou du

Chef de service, selon le montant de la commande et le seuil limite défini dans le

paramétrage.

Pour viser le bon de commande, l'Administrateur ou le Chef de service doit se connecter avec

son nom et son mot de passe, puis rechercher le bon de commande dans la Liste des bons de

commande :

� cochez le(s) critère(s) d'affichage En attente de : Visa de l'Administrateur et/ou du Chef

de service pour trouver plus facilement les bons à viser

� cliquez sur le bouton

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� double-cliquez sur le bon de commande en question

� le bon de commande s'affiche

� cliquez sur le bouton pour cocher la case Visa Administrateur ou Chef de service

� cliquez sur le bouton pour confirmer la signature

� le bouton devient accessible, vous pouvez désormais imprimer, envoyer par

e-mail et enregistrer ce bon de commande :

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EDITION ET MAILING DES BONS DE COMMANDE

Une fois que le bon de commande est saisi et visé (si le montant de la commande l'exige),

vous pouvez l'éditer, l'enregistrer et l'envoyer par e-mail.

Pour ce faire, sélectionnez-le dans la Liste des bons de commande, puis cliquez sur le bouton

(ou double-cliquez sur le bon de commande en question pour l'afficher et cliquez

sur le bouton ).

L'écran ci-dessous s'affiche pour imprimer, mettre en page, envoyer par e-mail ou enregistrer

les bons de commande :

� Impression

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� Mise en page avant impression

� Mailing

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� Enregistrer sous

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COMPTABILISATION DES BONS DE COMMANDE

� La comptabilisation

Pour comptabiliser les bons de commande édités, affichez la Liste des bons de commande et

cliquez sur :

� Les bons édités à comptabiliser apparaissent

� Cochez ceux que vous souhaitez comptabiliser (par défaut tous les bons valides pour la

comptabilisation sont cochés)

� Cliquez sur le bouton

� Le bon de commande disparaît automatiquement de la liste des bons à comptabiliser

� Un fichier d'import est créé et envoyé vers les bases de données de comptabilité

� Pour retrouver les bons de commandes comptabilisés, il suffit d'afficher la liste des Bons

comptabilisés depuis "année en cours"

� Les boutons et permettent encore d'intervenir sur les bons de commande

avant comptabilisation.

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� La décomptabilisation

La comptabilisation rend définitive la saisie des bons de commande, ils ne sont plus

modifiables.

Pour modifier ou supprimer un bon de commande comptabilisé, il faut le décomptabiliser.

Pour effectuer ce traitement, affichez la Liste des bons de commande, cliquez sur

et en définissez la date de début de recherche :

� Les bons comptabilisés depuis cette date apparaissent

� Cochez ceux que vous souhaitez décomptabiliser (par défaut tous les bons comptabilisés

sont cochés)

� Cliquez sur le bouton

� Il suffit d'afficher la liste des pour le retrouver

���� La décomptabilisation est un traitement exceptionnel et partiel.

Il n'a d'effet que sur le module Bons de commande et ne décomptabilise pas les

écritures en comptabilité. Il faudra donc agir aussi dans le logiciel de Comptabilité,

pour supprimer l'import (s'il n'a pas encore été intégré) ou les écritures importées.

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Afin de dresser un panorama des traitements réalisés sur les bons de commande, vous

pouvez utiliser deux outils :

� La liste des bons de commande

� L'état des bons de commande

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Liste des bons de commande

���� Bons de commande\Liste ou

La liste des bons de commande permet de vérifier l'état des bons de commande en attente de

traitement :

Cet écran permet de viser, éditer, envoyer par e-mail et comptabiliser les bons de commande

.

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Etat des bons de commande

���� Bons de commande\Etat ou

L'état des bons de commande permet de dresser un bilan des bons de commande, sur une

période, concernant un ou plusieurs services :

L'état peut être imprimé , mis en page et enregistré .

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LIEN AVEC LA COMPTABILITE DAMOCLES ETRELATIONS PUBLIQUES

Le module Bons de commande est directement rattaché à notre logiciel de Comptabilité.

Ce lien se traduit de trois façons :

� un lien permet de retrouver automatiquement les comptes fournisseurs enregistrés en

comptabilité, afin de les rattacher facilement à un nom de fournisseur utilisé dans les

Bons de commandes.

� l'accessibilité des comptes comptables et codes analytiques nécessaires à la

comptabilisation des bons de commande est définie en Comptabilité

� un import des bons de commande vers la comptabilité permet de comptabiliser

directement les Bons de commande

� La liste des fournisseurs

La création des différents fournisseurs et le renseignement de leurs coordonnées a lieu au

niveau du paramétrage des comptes auxiliaires du plan comptable (mais également au

niveau de la Liste des fournisseurs) :

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Sélectionnez un compte fournisseur et cliquez sur le bouton Visualiser, en haut à droite, un

écran vous permet d'identifier ce tiers :

Toutes ces informations seront reportées dans le module Bons de commande, si la case

est cochée :

� L'adresse du fournisseur

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� Ses coordonnées bancaires

� Le(s) contact(s)

� L'historique du compte

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� Fiche RP

En cliquant sur le bouton , vous pouvez accéder à la fiche de ce

fournisseur dans le logiciel Relations Publiques :

� Les comptes et codes analytiques

Pour que les comptes destinés à la comptabilisation des bons de commande soient

disponibles lors de la saisie comptable, il suffit de cocher la case :

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Quant aux codes analytiques, ils sont tous automatiquement reportés et disponibles lors de la

saisie comptable des bons de commande.

� L'import des bons de commande vers la comptabilité

Lorsque l'on comptabilise les bons de commande, un import de fichier s'effectue :

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A PROPOS

���� \A Propos

L'a propos permet de faire un rappel des informations propres au logiciel :

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Index

- A -A PROPOS 47Adresse de livraison 13

- C -COMPTABILISATION DES BONS DE COMMANDE 37Comptes Utilisateurs 10Création d'un bon de commande 21

- D -DEFINITION DES PARAMETRES 8

- E -EDITION ET MAILING DES BONS DE COMMANDE 34Etat des bons de commande 41ETAT DES COMMANDES SAISIES 39

- L -LA GESTION DES BONS DE COMMANDE 4Les fournisseurs et articlesLIEN AVEC LA COMPTABILITE DAMOCLES 42Liste des articles 19Liste des bons de commande 40Liste des fournisseurs 16

- M -Modification ou suppression d'un bon de commande 29

- O -Options 14

P49

- P -PREMIERE EXECUTION DU LOGICIEL 5

- S -SAISIE DES BONS DE COMMANDE 20Services 9

- V -Visa de l'Administrateur et/ou du Chef de service 31

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© DAMOCLES - LEGIE, 2006