Protocole d’urgence pour les séjours de mobilité

Bureau international

Université Laval 2011

Protocole d’urgence pour les séjours de mobilité Bureau international – Dernière mise à jour : février 2013

L’Université Laval est une université ouverte sur le monde, qui favorise les échanges, la coopération et la participation de ses étudiants aux enjeux mondiaux majeurs. L’internationalisation de ses activités constitue une de ses priorités. Elle multiplie donc les possibilités d'études, de stages, de recherche et de collaboration partout dans le monde. Réputée à l’échelle canadienne au chapitre des ententes internationales, l’Université Laval entretient des liens avec plus de 495 partenaires renommés dans 69 pays. Les étudiants, dans le cadre de leurs études, sont encouragés à effectuer des séjours de mobilité à l’étranger, dans d’autres provinces canadiennes et dans le Grand-Nord québécois. Chaque année, le Bureau international (BI) appuie près de 900 étudiants dans la préparation et la réalisation de leur séjour de mobilité étudiante. En plus de faciliter les démarches administratives, d’offrir une formation prédépart et un soutien financier, le BI s’assure que les étudiants partent dans un lieu qui ne présente pas de risque déraisonnable et il se soucie de leur sécurité tout au long de leur séjour de mobilité. Afin d’accompagner les étudiants de l’Université Laval qui réalisent un séjour de mobilité, le Programme de soutien aux participants a été mis sur pied par le BI. Ce programme comprend différentes mesures pour favoriser la santé et la sécurité des étudiants et des outils, dont le principal est le Protocole d’urgence pour les séjours de mobilité, qui permet aux différents intervenants de l’Université Laval d’intervenir rapidement et efficacement lorsqu’une urgence impliquant un étudiant en séjour de mobilité est signalée. La participation à ce programme est obligatoire pour tous les étudiants qui réalisent un séjour de mobilité financé par le BI. Les étudiants non financés qui souhaitent en bénéficier doivent en faire la demande avant leur départ auprès du BI. L’Université Laval a à cœur la santé et la sécurité de ses étudiants, elle s’engage donc à prévenir et à gérer les risques liés à l’internationalisation de ses activités et de la formation.

Protocole d’urgence pour les séjours de mobilité Bureau international – Dernière mise à jour : février 2013

TABLE DES MATIERES

1. Définitions ............................................................................................................................................. 4

2. Objectifs du protocole d’urgence ....................................................................................................... 6

3. Rôles et responsabilité des principaux intervenants ....................................................................... 6

3.1 Le Service de sécurité et de prévention ........................................................................................ 6

3.2 Le Bureau international ................................................................................................................. 6

3.3 La Cellule de crise ......................................................................................................................... 7

3.4 Centre d’opérations stratégiques ................................................................................................. 7

4. Protocole d’urgence pour les séjours de mobilité ........................................................................... 8

4.1 Appel d’urgence pendant un séjour de mobilité ............................................................................ 8

4.2 Formulaire de déclaration d’événement ........................................................................................ 8

4.3 Protocole en cas d’urgence potentielle ou imminente .................................................................. 8

4.4 Protocole en cas d’urgence mineure ............................................................................................ 9

4.5 Protocole en cas d’urgence majeure .......................................................................................... 10

4.6 Protocole en cas de décès d’un participant ................................................................................ 11

4.7 Protocole en cas d’appel d’urgence hâtif .................................................................................... 12

5. Rétroaction à la fin d’une situation d’urgence ................................................................................ 12

Annexe 1 ..................................................................................................................................................... 13

Formulaire de déclaration d’événement ............................................................................................ 13

Annexe 2 ..................................................................................................................................................... 16

Liste des personnes ressources du Bureau international pour les situations d’urgence pendant les séjours de mobilité ............................................................................................................................ 16

Annexe 3 ..................................................................................................................................................... 17

Bottin des ressources pour la gestion des urgences ........................................................................ 17

Annexe 4 ..................................................................................................................................................... 18

Modèle de courriel en cas d’urgence ................................................................................................ 18

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PROTOCOLE D’URGENCE POUR LES SEJOURS DE MOBILITE

1. Définitions

Appel d’urgence hâtif : Appel reçu de la part d’un participant, d’un membre de sa famille ou d’un partenaire concernant une situation qui pourrait évoluer vers une situation d’urgence. Cellule de crise (CC) : Regroupement de personnes issues de différents services de l’Université Laval qui, sur recommandation du directeur du Bureau international, se réunissent afin d’analyser une situation d’urgence et de proposer une stratégie à adopter. La Cellule de crise est une composante du Module 1 du Plan des mesures d’urgence institutionnelle de l’Université Laval. Centre d’opération stratégique (COS) : Regroupement de personnes qui ont comme mandat de coordonner les actions des différents intervenants lorsque la situation d’urgence s’aggrave ou risque de prendre de l’ampleur. Comité de gestion des urgences du Bureau international (CGU) : Regroupement de personnes qui analysent et gèrent les situations d’urgence quand elles se produisent. Lorsque l’urgence ne peut plus être gérée par les services réguliers du Bureau international (BI), le directeur du BI informe le Coordonnateur des mesures d’urgence de la situation. Comité des mesures d’urgence institutionnel (CMUI) : Instance décisionnelle en matière de situation d’urgence. Ce comité est une composante du Module 1 du Plan des mesures d’urgence institutionnelle de l’Université Laval. Consultant en santé internationale (CSI) : Consultant

1 en santé du Bureau international (BI) qui fait

des recommandations au Comité de gestion des urgences du BI sur les actions à poser lorsque la santé d’un participant est en jeu. Il intervient directement auprès de ces derniers pour faire de la sensibilisation sur la santé à l’étranger ou pour favoriser le rétablissement de ceux qui éprouvent des problèmes de santé pendant leur séjour de mobilité étudiante. Coordonnateur des mesures d’urgence : Coordonnateur du Comité des mesures d’urgence institutionnel qui agit, entre autres, à titre de coordonnateur de la Cellule de crise et du Centre d’opération stratégique. Formulaire de déclaration d’événement : Formulaire complété par le Service de sécurité et de prévention ou le Bureau international qui consigne l’information reçue lors d’une déclaration d’événement et qui sert d’outil de référence dans la gestion de l’urgence. Incident : Événement sans gravité. Liste des personnes ressources du Bureau international en cas d’urgence : Liste et coordonnées au travail et à la maison des personnes préalablement identifiées par le Bureau international comme personne ressource pour intervenir en cas d’urgence impliquant un membre de la communauté universitaire en séjour de mobilité. Membre de la communauté universitaire (MCU) : Étudiant ou employé de l’Université Laval.

1 Dans le présent document, le générique masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d’alléger le

texte.

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Partenaire : Personne ou organisme avec lequel l’Université Laval entretient un rapport en lien avec un séjour de mobilité. Participant : Étudiant de l’Université Laval qui réalise un séjour de mobilité dans le cadre de ses études, financé ou pas par le Bureau international (BI), ET qui participe au Programme de soutien aux participants du BI. Personne à contacter en cas d’urgence : Personne identifiée par le participant comme étant la personne à contacter en cas d’urgence le concernant. Programme de mobilité du Bureau international : Programme de mobilité structuré et géré par le Bureau international qui permet aux étudiants admissibles d’obtenir une bourse et un soutien dans la préparation et la réalisation d’un séjour de mobilité crédité dans le cadre de leurs études. Programme de soutien aux participants (PSP) : Programme qui comprend différentes composantes, dont le Protocole d’urgence pour les séjours de mobilité et l’enregistrement dans le registre Programme de mobilité étudiante (PME), qui permet d’outiller les participants, de leur offrir un soutien efficace en cas d’urgence, de minimiser les risques d’incident et de favoriser leur sécurité et leur santé. Programme d’excellence sportive : Programme de l’Université Laval qui permet à un étudiant de concilier les études et la pratique d’un sport au niveau élite. Registre Programme de mobilité étudiante (PME) : Base de données du Bureau international (BI) qui sert à l’enregistrement de tous les séjours de mobilité des participants et qui permet entre autres, à des fins de sécurité, de répertorier tous les participants qui se trouvent à l’étranger, dans une autre province canadienne ou dans le Grand-Nord du Québec, à un moment précis. Les étudiants financés par le BI pour leur séjour de mobilité sont obligatoirement inscrits dans ce registre. Séjour de mobilité : Période pendant laquelle un membre de la communauté universitaire réalise des activités à l’étranger, dans une autre province canadienne ou dans le Grand-Nord du Québec dans le cadre de ses études, de ses activités professionnelles ou parascolaires. Cela inclut :

La réalisation de cours, d’un stage ou d’une recherche;

La participation à des missions, des congrès, des conférences ou des réunions;

La participation à des événements ou activités sportives reliés au Programme d’excellence sportive de l’Université Laval.

Urgence : Tout événement qui porte atteinte à un membre de la communauté universitaire et qui nécessite une intervention rapide, tel qu’un problème de santé, une maladie ou une blessure grave, un événement traumatisant, un accident mortel, un décès subit, un suicide, une agression, un problème politique ou autre trouble civil et une catastrophe naturelle ou environnementale. Urgence mineure : Urgence qui peut être gérée par les services réguliers du Bureau international. Urgence majeure : Urgence qui nécessite une réponse immédiate et dont la gestion dépasse la capacité des services réguliers et nécessite l’aide de ressources supplémentaires ou externes; ou demande beaucoup de coordination; ou mets en jeu la réputation de l’Université. Elle est gérée par la Cellule de crise ou le Centre d’opérations stratégiques. Urgence potentielle ou imminente : Événement dont l’évolution prévisible annonce une situation d’urgence.

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2. Objectifs du protocole d’urgence

Le Protocole d’urgence pour les séjours de mobilité s’inscrit dans le Programme de soutien aux participants du Bureau international (BI). Ce programme a été développé dans le but d’offrir un soutien et de favoriser la sécurité des étudiants de l’Université Laval participant à un programme de mobilité du BI et qui se retrouveraient dans une situation d’urgence pendant leur séjour de mobilité. Ce protocole permet de s’assurer que les urgences sont traitées de manière efficace et dans le meilleur intérêt des membres de la communauté universitaire impliqués de près ou de loin dans une situation d’urgence à l’étranger, dans une autre province canadienne ou dans le Grand-Nord du Québec. Les étudiants qui réalisent un séjour de mobilité non financé par le BI peuvent, sur demande, participer au Programme de soutien aux participants et ainsi bénéficier des différents services offerts dans le cadre de ce programme.

3. Rôles et responsabilité des principaux intervenants

3.1 Le Service de sécurité et de prévention

Le Service de sécurité et de prévention (SSP) est en première ligne pour recevoir les appels d’urgence impliquant un membre de la communauté universitaire, et ce, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Tous les appels reçus au SSP sont enregistrés et un formulaire de déclaration d’événement est complété pour chaque appel. Le SSP initie le protocole d’urgence dès qu’il est informé d’une urgence.

3.2 Le Bureau international

Le Bureau international (BI) participe activement à la prévention et à la gestion des situations d’urgence impliquant un ou des participants en séjour de mobilité. Il a la responsabilité de coordonner l’information et de participer à la gestion des situations d’urgences en collaboration avec la Cellule de crise (CC) ou le Centre d’opération stratégique (COS). Il a mis sur pied le Programme de soutien aux participants qui comprend différentes composantes, dont le Protocole d’urgence pour les séjours de mobilité, et qui permet d’outiller les participants, de leur offrir un soutien efficace en cas d’urgence, de minimiser les risques d’incident et de favoriser leur sécurité et leur santé. Le Comité de gestion des urgences (CGU) du BI est composé du directeur et des conseillers qui sont les plus directement concernés par l’urgence, selon le programme de mobilité et le pays et toute autre personne jugée nécessaire. Le CGU doit :

S’assurer que tous les participants sont inscrits dans le registre Programme de mobilité étudiante (PME).

Consulter les sites Internet des principaux médias de communication et du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international Canada (MAECI) pour assurer une veille des destinations où se trouvent les participants afin de repérer les situations politiques et climatiques problématiques de même que toute situation d’urgence imminente ou potentielle.

Mettre à jour annuellement ses listes de contacts (personnes ressources à l’Université et partenaires).

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S’assurer que les étudiants financés par le BI soient inscrits au Programme de soutien aux participants et le rendre accessible, sur demande, à tout étudiant de l’Université Laval qui réalise un séjour de mobilité.

Informer les membres de la communauté universitaire des mesures d’urgence pour les séjours de mobilité.

Gérer les situations d’urgence impliquant un participant. En cas d’urgence mineure impliquant un participant, le BI a la responsabilité de coordonner l’information et de gérer la situation d’urgence. Lorsque l’urgence est jugée majeure et que sa gestion dépasse la capacité des services réguliers et nécessite l’aide de ressources supplémentaires, le directeur du BI informe le Coordonnateur du comité des mesures d’urgence institutionnel de la situation afin qu’une CC ou un COS soit mis sur pied. Lorsqu’une situation d’urgence majeure se produit, le CGU doit, en collaboration avec la CC ou le COS:

Conseiller et soutenir la ou les personnes qui gèrent le plus directement la situation;

S’assurer que les membres de la communauté universitaire touchés par l’urgence, ainsi que leur famille, ont accès à des services de soutien et de consultation;

Recommander une position concernant les demandes des médias;

Effectuer un suivi auprès de tous les membres de la communauté universitaire touchés par l’urgence;

Évaluer le processus de gestion de l’urgence et produire un rapport.

3.3 La Cellule de crise

La Cellule de crise (CC) se réunit dès que la gestion d’une situation d’urgence majeure impliquant un participant nécessite l’implication de plusieurs services de l’Université Laval. Les membres de la CC ont comme mandat d’analyser la situation et ses effets internes et externes, de proposer une stratégie à adopter et, si nécessaire, de relayer la gestion de la situation d’urgence au Centre d’opérations stratégiques (COS) qui se chargera de la poursuite des interventions. Une fois la situation d’urgence terminée, la CC participe également à l’exercice de rétroaction qui est organisé et dépose un rapport de ses activités au CMUI. Lors d’une urgence pendant un séjour de mobilité, la CC est composée des membres suivants :

Le Vice-recteur exécutif et au développement;

Le coordonnateur du CMUI, qui agit à titre de coordonnateur de la CC;

Le directeur du BI;

Le directeur de la Direction des communications;

Le secrétaire général;

Toute autre personne jugée nécessaire au travail de la CC et à la résolution de la situation d’urgence tel qu’un psychologue, un conseiller du BI, un responsable du volet international du programme d’études concerné, le consultant en santé du Bureau international, etc.

3.4 Centre d’opérations stratégiques

Le Centre d’opérations stratégiques (COS) a comme mandat de coordonner les actions des différents intervenants lorsqu’une situation d’urgence le requiert. Le COS est responsable de l’opérationnalisation des mesures prévues par le Plan des mesures d’urgence de l’Université Laval. Lorsque la situation

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déborde des paramètres déjà définis, le COS s’en remet aux décisions du CMUI, dont il assure l’application et la réalisation. Lors d’une urgence pendant un séjour de mobilité, le COS est composé des membres suivants :

le coordonnateur des mesures d’urgence, qui agit à titre de coordonnateur du COS;

le coordonnateur adjoint des mesures d’urgence, qui agit à titre de coordonnateur adjoint du COS;

le directeur du Bureau international;

le responsable du Service de sécurité et de prévention;

le directeur de la Direction des communications;

la responsable de la Direction des services aux étudiantes;

Toute autre personne jugée nécessaire au travail du COS et à la résolution de la situation d’urgence tel qu’un psychologue, un conseiller du BI, un responsable du volet international du programme d’études concerné, le consultant en santé du Bureau international, etc.

4. Protocole d’urgence pour les séjours de mobilité

4.1 Appel d’urgence pendant un séjour de mobilité

Tout membre de la communauté universitaire qui réalise un séjour de mobilité à l’étranger, dans une autre province canadienne ou dans le Grand-Nord du Québec peut, en tout temps, communiquer avec le Service de sécurité et de prévention (SSP) de l’Université Laval, au 418-656-5555, pour signaler une urgence. Le BI et le SSP interviennent en première ligne lors du signalement d’une urgence impliquant un participant, c’est-à-dire un étudiant qui réalise un séjour de mobilité financé par le BI ou un étudiant qui réalise un séjour de mobilité non financé par le BI, mais qui participe au Programme de soutien aux participants, quelle que soit la nature de l’urgence (un appel d’urgence hâtif, un appel concernant une blessure, une maladie, un événement traumatisant, un décès, etc.). Lorsqu’il reçoit un appel d’urgence, le SSP ou le BI, selon le service qui reçoit l’appel en premier, complète un formulaire de déclaration d’événement et en informe les personnes concernées afin que le protocole soit initié. Si un membre de la communauté universitaire reçoit un appel d’un partenaire, d’un participant ou d’un membre de sa famille relativement à une urgence, il doit contacter le SSP afin que le protocole soit initié. Lorsque le SSP reçoit un appel d’un participant qui se trouve dans le Grand-Nord du Québec, il communique immédiatement avec l’organisation qui gère les secours sur ce territoire pour s’assurer qu’ils sont informés de la situation et pour leur transmettre le formulaire de déclaration d’événement. S’il s’agit d’une disparition en forêt, c’est la Sûreté du Québec qui est contactée au 310-4141 ou *4141 (cellulaire).

4.2 Formulaire de déclaration d’événement

Le Formulaire de déclaration d’événement (annexe 1) est complété par le Bureau international pour toute urgence signalée impliquant un participant en séjour de mobilité. Ce formulaire comprend des informations sur le participant, le lieu, et les circonstances de l’urgence. Il sera utilisé pour valider et gérer l’urgence ainsi que pour des fins de consultation ultérieure et de développement d’outils de prévention des urgences.

4.3 Protocole en cas d’urgence potentielle ou imminente

Le Bureau international effectue quotidiennement une veille pour toutes les destinations où se trouvent des participants. Il consulte les sites Internet des principaux médias de communication et du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international Canada (MAECI) pour être au fait de toute situation

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politique, climatique ou d’urgence imminente ou potentielle qui pourrait perturber le bon déroulement du séjour de mobilité d’un participant. Dans l’éventualité où une situation d’urgence est potentielle ou imminente et qu’elle implique un participant, un conseiller du BI doit :

Suivre la situation en consultant les sites Internet du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) et des principaux médias;

Déterminer à l'aide du registre PME si des participants se trouvent dans la région ou le pays visé;

Contacter le partenaire de l’Université Laval hôte du participant à l’étranger, s’il y a lieu, pour avoir des informations complémentaires sur la situation.

Envoyer un avis, par courriel, aux participants directement concernés par la situation;

Le message doit comprendre les éléments suivants : Une annonce publique ou un rapport du MAECI qui a été émis relativement à un événement pouvant menacer ou avoir un impact sur la sécurité ou la vie des participants se trouvant dans la ville, la région ou le pays concerné. Voir à l’annexe 4, le modèle de courriel en cas d’urgence.

Demander aux participants concernés par l’urgence potentielle ou imminente comment ils pourront être rejoints pour un appel de suivi, au besoin, au cours des 24 prochaines heures.

Inscrire dans le registre PME, pour chaque participant concerné, qu’un avis par courriel lui a été envoyé.

4.4 Protocole en cas d’urgence mineure

Les urgences mineures impliquant un participant sont gérées par le BI. Lorsque le SSP reçoit un appel pour une urgence mineure impliquant un participant, il complète un formulaire de déclaration d’événement et communique immédiatement avec une personne ressource du Bureau international telle qu’identifiée dans la liste des personnes ressources du BI (annexe 2), pour l’informer de la situation. Dès qu’elle est informée d’une urgence, la personne ressource du BI doit, entre autres :

Prendre connaissance et valider le Formulaire de déclaration d’événement;

Recueillir de l’information sur le participant :

le nom complet du participant; le programme d’études auquel le participant est inscrit; le nom complet de l’établissement d’accueil; le lieu de l’événement; le nom et le numéro de téléphone de la personne-ressource sur le lieu de l’urgence; le nom de la personne à rejoindre en cas d’urgence, tel qu’identifié par le participant; le nom de la compagnie d’assurance.

Contacter le participant ou une personne ressource sur le lieu de l’urgence afin de :

confirmer l’identité du participant et les circonstances de l’événement; vérifier de quelle manière le participant perçoit la situation; vérifier si d’autres personnes sont impliquées, dans quelles conditions elles se trouvent et

prendre en note les coordonnées pour les rejoindre, au besoin, sur les lieux de l’événement.

S’assurer que le directeur du BI est informé de la situation et, si nécessaire, convoquer les membres du CGU du BI à une première réunion;

S’assurer, au besoin, que la personne-ressource désignée de l'établissement ou l’organisme d'accueil est avisée;

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Au besoin, communiquer avec la personne à contacter en cas d’urgence, telle qu’identifiée par le participant, pour l’informer de la situation.

S’assurer que toutes les personnes à contacter en cas d’urgence des autres participants du même projet sont mis au courant de la situation si cela s’avère approprié;

Communiquer avec le consultant en santé internationale (CSI), si nécessaire;

Lorsqu’il s’agit d’une urgence mineure qui prend de l’ampleur et qui ne peut plus être gérée par les services réguliers du BI, communiquer avec le coordonnateur des mesures d’urgence afin qu’une cellule de crise ou un centre d’opération stratégique soit mise sur pied;

Lorsque la situation est réglée, faire un rapport de la gestion de l’urgence.

4.5 Protocole en cas d’urgence majeure

Les urgences majeures impliquant un participant sont gérées par la cellule de crise (CC) ou le centre d’opération stratégique (COS), en collaboration avec le Bureau international (BI) et des services de l’Université jugés pertinents. Le rôle CGU du BI en cas d’urgence majeure en est un de recommandation auprès de la CC ou du COS. Lorsque le SSP reçoit un appel pour une urgence majeure impliquant un participant, le SSP communique immédiatement avec une personne ressource du Bureau international, telle qu’identifiée dans la liste des personnes ressources du BI (annexe 2), pour l’informer de la situation afin que le protocole soit amorcé. La personne ressource du BI doit, entre autres :

S’assurer que le directeur du BI est informé de la situation;

Convoquer le CGU;

Prendre connaissance et valider le Formulaire de déclaration d’événement complété par le SSP ou par un membre du CGU du BI;

Recueillir de l’information sur le participant:

le nom complet du participant; le programme d’études auquel le participant est inscrit; le nom complet de l’établissement d’accueil; le lieu de l’événement; le nom et le numéro de téléphone de la personne-ressource sur le lieu de l’urgence; le nom des personnes à rejoindre en cas d’urgence, tel qu’identifié par le participant; le nom de la compagnie d’assurance.

Contacter le participant ou la personne ressource sur le lieu de l’urgence afin de :

confirmer l’identité du participant et les circonstances de l’événement; vérifier de quelle manière le participant perçoit la situation; vérifier si d’autres personnes sont impliquées, dans quelles conditions elles se trouvent et

prendre en note les coordonnées pour les rejoindre, au besoin, sur les lieux de l’événement.

S’assurer que la personne-ressource désignée de l'établissement ou de l’organisme d'accueil est avisée;

S’assurer, si nécessaire, que l'ambassade ou le consulat canadien du pays d’accueil est avisé;

Communiquer avec le Consultant en santé internationale du BI (CSI), si nécessaire;

Vérifier quels sont les souhaits des autres participants touchés par cette urgence en ce qui a trait à leur rapatriement;

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Présenter l’état de la situation aux membres de la CC ou du COS;

Participer aux décisions prises par la CC ou par le COS.

La CC ou le COS doivent, entre autres :

Déterminer si une évacuation d’urgence est requise et si tel est le cas, entreprendre les démarches d’évacuation nécessaires;

Déterminer qui communiquera avec la personne contact et la soutiendra;

Évaluer la possibilité, au besoin, de libérer des fonds de l’Université pour faciliter un dénouement satisfaisant;

Prendre toute décision relative à la réponse publique de l’Université par rapport à cet événement;

Si un participant souffre d’une maladie ou d'un accident lié à un stage non rémunéré, s’assurer que le secteur Santé et sécurité au travail de l’Université est contacté pour donner suite à la couverture en matière d’assurance ou au traitement des réclamations.

4.6 Protocole en cas de décès d’un participant

Dans l’éventualité du décès d’un participant, le SSP complète le Formulaire de déclaration d’événement en s’assurant d’indiquer dans la section Notes additionnelles le lieu où se trouve la dépouille du participant.

Le CGU du BI doit, entre autres :

S’assurer que tous les renseignements sont exacts avant que la famille et la personne à contacter en cas d’urgence ne soient informées de la situation;

Déterminer les souhaits des autres participants touchés par cette tragédie en ce qui a trait à leur rapatriement;

Déterminer les souhaits de la famille relativement au rapatriement de la dépouille du participant;

S’assurer, si nécessaire, que l'ambassade ou le consulat canadien du pays d’accueil est avisé.

La CC ou le COS doivent, entre autres :

Déterminer qui communiquera avec la famille et la personne contact en cas d’urgence et les soutiendra;

Évaluer la possibilité, au besoin, de libérer des fonds de l’Université pour faciliter un dénouement satisfaisant;

S’assurer qu’un communiqué est envoyé par la Direction des communications.

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4.7 Protocole en cas d’appel d’urgence hâtif

Si le SSP ou le BI reçoit un appel d’un participant concernant une situation personnelle qu’il considère être une urgence, mais qui nous apparaît en fait être un signe avant-coureur d’une urgence qui pourrait éventuellement se produire, l’appel pourrait être traité comme une urgence. Au préalable, la personne ressource du BI communiquera avec le participant afin de déterminer :

La perception du problème par le participant;

Les mesures que le participant désire prendre afin de rétablir la situation;

La volonté du participant d’être dirigé vers un conseiller local pour obtenir de l’aide;

Le lieu où le participant peut être joint au cours des 24 prochaines heures pour un appel de suivi;

Si, après avoir parlé avec le participant, la personne ressource du BI détermine qu’il s’agit d’une situation d’urgence, le protocole approprié sera amorcé;

Dans tous les autres cas, le CGU du BI rédigera un rapport et déterminera qui sera en charge de faire un suivi auprès de l’étudiant concerné. Si le participant a accepté d’être dirigé vers un conseiller local, la personne nommée responsable d’effectuer l’appel de suivi cherchera également un conseiller auprès de l’établissement local ou d’accueil.

5. Rétroaction à la fin d’une situation d’urgence

En période de rétablissement, le BI tient une réunion avec les membres du CGU et avec les principaux intervenants en vue de faire une rétroaction sur l’événement afin d’améliorer le protocole, s’il y a lieu. Il rédige un rapport faisant état de la situation et formule des recommandations. S’il s’agit des suites d’une situation d’urgence majeure, ce rapport est soumis au coordonnateur des mesures d’urgences.

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Annexe 1

Formulaire de déclaration d’événement

Formulaire de déclaration d’événement

Le participant

Nom : Prénom :

Programme d’études: No d’identification :

Programme de mobilité :

Profil international Échange Canada Stage international et interculturel CREPUQ Stage hors Québec Stage interculturel Grand Nord Stage avec protocole d’entente Hors programme de mobilité, Préciser :

Établissement ou organisme d’accueil au moment de l’urgence :

Nom : Ville :

Pays : Précision :

Coordonnées pour rejoindre le participant pendant la gestion de l’urgence :

Téléphone : Courriel :

Autre :

Urgence

Appel hâtif : Potentielle ou imminente : Mineure : Majeure :

Déclaré le : / / à h Par :

Coordonnées :

Préciser la nature de l’évènement :

Problèmes de santé Suicide Maladies ou blessures graves Agression Accidents mortels Problèmes politiques ou troubles civils Décès subits Catastrophes naturelles ou environnementales

Autre, préciser :

Description de l’urgence (lieu exact, contexte, déroulement, etc.) : _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

Date : / / Heure :

Ville : Pays :

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Personnes ressources sur les lieux

Nom : Prénom :

Téléphone : Courriel :

En cas de décès

Nom de la morgue (s’il y a lieu) :

Adresse:

Ville : Pays :

Téléphone :

Courriel :

Personne contact :

Notes additionnelles : _______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

Personne qui assure le suivi auprès du participant (Section réservée au Bureau international)

Nom : Prénom :

Titre:

Téléphone : Courriel :

Date Heure Notes

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Rapport de gestion de l’urgence

Préciser comment s’est déroulée la gestion de l’urgence en générale et faire des recommandations.

_______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ Fait le : Par :

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Annexe 2

Liste des personnes ressources du Bureau international pour les situations d’urgence pendant les séjours de mobilité

Veuillez respecter l’ordre d’appel ci-dessous : 1 - Stéphanie Mineault, conseillère en mobilité (stage) Courriel : stephanie.mineault@bi.ulaval.ca Téléphone au bureau : 656-2131, poste 12501 Téléphone à la maison : Téléphone cellulaire : 2 - Marie-Claude Tremblay, conseillère en mobilité (cours) Courriel : marie-claude.tremblay@bi.ulaval.ca Téléphone au bureau : 656-2131, poste 12502 Téléphone à la maison : 3 - Amélie Périn, conseillère en mobilité (stage) Courriel : amelie.perin@bi.ulaval.ca Téléphone au bureau : 656-2131, poste 13084 Téléphone à la maison : 4 - Brigitte Martin, conseillère en mobilité (cours) Courriel : brigitte.martin@bi.ulaval.ca Téléphone au bureau : 656-2131, poste 4710 Téléphone à la maison : 5 - Richard Poulin, directeur Courriel : Richard.Poulin@bi.ulaval.ca Tél. : (418) 656-5273 (bureau) Téléphone à la maison : Téléphone cellulaire : Mélissa Deschênes, médecin résident, consultante en santé internationale Courriel : consultantsante@bi.ulaval.ca Téléphone à la maison : Téléphone cellulaire : Téléavertisseur :

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Annexe 3

Bottin des ressources pour la gestion des urgences

Centre d’aide aux étudiants Pavillon Maurice-Pollack 2305, rue de l'Université, local 2121 Université Laval Québec (Québec) G1V 0A6 Téléphone: (418) 656-7987 Télécopieur: (418) 656-7866 Courriel:accueil@cea.ulaval.ca Henri Hamel, directeur Courriel : henri.hamel@cocp.ulaval.ca Tél. : (418) 656-7987 (bureau)

Direction des Communications Pavillon Maurice-Pollack 2305, rue de l'Université, local 3108 Québec (Québec) G1V 0A6 Téléphone : (418) 656-7266 (bureau) Télécopieur : (418) 656-3087 Courriel : dap@dap.ulaval.ca Josée Sauvageau, directrice par intérim Courriel : josee.sauvageau@dc.ulaval.ca Tél. : (418) 656-2131 poste 3433 (bureau) Service de Sécurité et prévention Pavillon Ernest-Lemieux 2325, rue de la Vie-Étudiante, local 1533 Université Laval Québec (Québec) G1V 0B1 Téléphones : Sécurité: (418) 656-5555 Télécopieur: (418) 656-7703 Courriel : ssp@ssp.ulaval.ca Serge Demers, directeur Courriel : serge.demers@ssp.ulaval.ca Tél. : (418) 656-2131 poste 3158 (bureau)

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Annexe 4

Modèle de courriel en cas d’urgence

Objet : IMPORTANT – L’Université Laval a à cœur votre santé et votre sécurité Bonjour, Vous effectuez actuellement un séjour de mobilité en lien avec l’Université Laval. Je communique avec vous pour vous informer qu’il y a présentement un avis [SPECIFIER LA SOURCE DE L’AVIS OU DE L’INFORMATION] pour [SPÉCIFIER LE PAYS ET LA RÉGION] et pour savoir si vous êtes touché par cette situation. Je souhaite vous rappeler qu’en cas d’urgence, vous pouvez communiquer avec le Service de sécurité et de prévention de l’Université Laval et ce 24 h/24, 7 jrs/7, à frais virés au numéro suivant : 418-656-5555. Si ce n’est pas déjà fait, je vous demande de vous enregistrer auprès de l’ambassade ou du consulat canadien dans votre pays d’accueil. Les coordonnées des ambassades des consulats dans le monde sont disponibles sur le site Internet du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international Canada :(http://www.voyage.gc.ca/main/foreign/fordest/foreign_view_client-fr.asp) Je vous rappelle également de vérifier régulièrement les Conseils aux voyageurs et Avertissements, pour votre pays d’accueil, disponible sur le lien suivant : http://www.voyage.gc.ca/dest/ctry/reportpage-fr.asp . Enfin, je vous suggère de communiquer avec votre famille et vos amis pour leur dire que vous êtes en sécurité si tel est le cas. Si un membre du personnel de l’Université Laval ou moi-même pouvons vous porter assistance, n’hésitez surtout pas à communiquer avec nous. Dans l’attente d’une réponse de votre part, je vous prie d’accepter mes sincères salutations. Prénom, Nom Conseiller en mobilité Bureau international Université Laval Québec (Québec) G1V 0A6 Canada Tél. : (418) 656-3994 bi@bi.ulaval.ca