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Cahier des Charges

Doc_ESG_2_2016_Mise en page 1 15/06/16 11:27 Page1

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Installation d’équipements sportifs mobiles sur le territoire de la Guadeloupe Cahier des Charges 1

SommaireContexte 2

Projet 3

Objectifs du projet 4

Intérêt pour les porteurs de projet 5Description d’une action 6Eléments techniques sur l’organisation 7Dispositions administratives 8Dispositions budgétaires 9Entretien 10Evaluation des actions 10Pièces à fournir 11

Annexes 12Annexe 1 Budget prévisionnel d’investissement 13

Annexe 2 Budget prévisionnel de fonctionnement pour une année 14

Annexe 3 Exemple d’indicateurs de réussite quantitatifs et qualitatifs 15

Annexe 4 Fiche d’évaluation par événement 16

Annexe 5 Fiche d’aide pour la réalisation du dossier 17

Installation d’équipementssportifs mobilessur le territoire de la GuadeloupeCahier des Charges

"Caravane du hand"Club de Frontignan

©Comité de l'Hérault de HandBall

Ce document est téléchargeable sur le site de la DJSCS de la Guadeloupe : http://guadeloupe.drjscs.gouv.fr


Maîtrise d’Ouvrage. Ligues, Comités sportifs,Clubs* et Collectivités territoriales

ContexteL’application ministérielle relative au recensement des équipements sportifs(RES) actualisé annuellement montre un réel déficit d’équipements sportifssur le territoire de la Guadeloupe et de ses îles. Le ratio équipement parhabitant se situe à 1 équipement pour 325 habitants alors qu’en métropoleil est de 1 équipement pour 197 habitants. Ce chiffre place la Guadeloupe àl’avantdernière place pour les DOM-TOM juste devant Mayotte.

Parallèlement, 4 paramètres complémentaires viennent accroître ce déficit :

• Un vieillissement prématuré des installations dû au manque d’entretienet aux contraintes subies par les matériaux utilisés en milieu tropical;

• Une inadéquation des choix de construction opérés au regard des réelsbesoins identifiés sur les territoires. La recherche du visible prime le plussouvent sur la fonctionnalité;

• Des coûts de construction souvent prohibitifs;• Des territoires carencés où l’offre sportive est insuffisante;

Nous constatons un déficit important sur l’intercommunalité NordGrande Terre (1/546 h) ainsi que l’intercommunalité du Nord BasseTerre(1/491 h). Pour les îles du Sud (Marie Galante, les Saintes) le ratio équipement/habitants est plutôt favorable, mais la diversité des équipementset donc des pratiques offertes sont très réduites;

L’approche envisagée par la DJSCS s‘effectue sur une réflexion globale dedéveloppement et d’aménagement des territoires en s’appuyant sur les utilisateurs, sur les acteurs institutionnels et le mouvement sportif.

*Les clubs qui souhaitent être porteur de projet doivent disposer des

moyens nécessaires à sa mise enplace.

Ils doivent disposer d’un accordavec leur ligue.

Ils doivent justifier de moyens financiers et humains.

La DJSCS se réserve le droit d’attribuer ou non un projet à un club.

2 Installation d’équipements sportifs mobiles sur le territoire de la Guadeloupe Cahier des Charges

“Tir Radar”La Caravanedu BeachSoccer Tourà Anglet



ProjetDans le cadre de la contractualisation CPER 2014/2020, la DJSCS a obtenuune inscription pluri annuelle budgétaire de 1 million d’euros partagé entre leministère de l’Outremer et le Conseil Régional pour la dotation de matérielsd’animations sportives mobiles. Ces installations sportives mobiles sousforme de kits sportifs peuvent être installées et désinstallées rapidementsur une plage, un plateau sportif, une place publique ou une aire de jeu.

L’objectif de cette démarche est d’accompagner l’accès à la pratique d’activités physiques et sportives pour le plus grand nombre et ainsi multiplierl’offre de loisirs sportifs sur tout le territoire (Ecoles de sport, périscolaire,centres de loisirs, sport pour tous).

L’offre doit être orientée prioritairement vers les quartiers en politique de laville et les territoires dits carencés.

Cette offre sportive globale impose un travail partenarial avec les associationssur les territoires, les collectivités territoriales, les services de l’Etat et leshabitants.

“Tir Radar”La Caravane

du BeachSoccer Tour

à Anglet

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A l’ occasion du projet de mise en place d’infrastructures mobiles, la DJSCSfixe un objectif général d’accompagnement de l’accès à la pratique d’activitésphysiques et sportives pour le plus grand nombre, qui répond à plusieurs enjeux :

SocialLe sport pour Tous.Créer du lien dans les communes, les quartiers et renforcer la mixité sociale.Favoriser l’accès au sport pour les populations dites “fragiles” (jeunes,femmes, personnes à mobilités réduites) pour le périscolaire (PEDT) et lesécoles de sport des clubs.Encourager la pratique d’une activité physique pour les publics sédentaires etséniors en percevant le sport comme un vecteur de santé pour la population.

Emploi Créer de l’emploi sportif qualifié.

InfrastructurePallier au manque d’équipements sportifs structurants et de proximité.Proposer une offre sportive sur les territoires dits carencés.

SportifLa promotion des sports.Structurer l’offre sportive menée par les clubs dans une perspective dedéveloppement.Donner de la visibilité aux ligues porteuses de projets et à leurs clubs envalorisant l’intérêt sportif et social de la discipline. Contribuer au développement des disciplines sportives en favorisant legoût pour la pratique et la prise de licence.

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Mondial PingPongTour 2013 ∙ Paris

Projet d’équipements mobiles= projet d’itinéranceLe porteur de projet devra rédiger une note d’opportunité décrivant l’intérêtde l’équipement pour le développement de la pratique sportive.Il devra définir les intérêts et les objectifs qu’il souhaite mettre en place etpréciser s’ils s’inscrivent dans un projet de développement propre à la ligue(pour les ligues, comités sportifs et les clubs) ou dans le cadre de la politiquemenée par les collectivités locales ou EPCI et plus spécifiquement les communes en contrat de Ville pour leurs quartiers prioritaires .

Un jury composé de membres de la DJSCS et du Conseil régional se réunirapour sélectionner les meilleurs projets.

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L’organisateur présentera la simulation d’une journée type en la décrivantde la façon la plus précise que possible.

Le déroulement d’une journée doit être décliné en précisant les activitésqui seront mises en place.

Il doit identifier le public ciblé pour chacune des manifestations prévues endéclinant le mode de communication choisi.

Il est impératif que la journée ait un impact direct sur les objectifs visés par laDJSCS, à savoir le sport pour tous et essentiellement pour les populationsdites “fragiles” (Jeunes de quartier, femmes, personnes à mobilité réduite…).

Les projets doivent également être prévus sur les territoires sous équipésen installations sportives, comme le Nord Grande Terre, le Nord Basse Terreet les îles du sud.

Le projet étant pluriannuel, il doit comporter plusieurs manifestations outemps forts et une programmation prévisionnelle au moins à moyen terme.Elles doivent avoir lieu plusieurs fois dans l’année et peuvent s’insérer dansdes évènements déjà existants (Fête du sport, Ticket sport, Sentezvoussport…).

Les porteurs de projets peuvent collaborer et mutualiser leurs actions surdes opérations ponctuelles.L’organisateur devra établir un tableau de bord afin de rendre compte deses actions à la DJSCS.



Mondial PingPongTour 2013Strasbourg

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L’organisateur doit décrire l’organisation des manifestations. Il doit bien anticiper leur organisation au plan technique et administratif.

A ce titre, il doit préciser :

• Sa surface d’évolution et l’accessibilité aux personnes à mobilité réduite

• Le périmètre de sécurité.

• Le matériel nécessaire pour l’animation, à savoir s’il faut une structuregonflable, un kit, du matériel de sonorisation etc. Il est essentiel defaire apparaître tous les besoins dans le dossier et de les chiffrer.

• Le transport du matériel (notamment pour les équipements lourds et/ouvolumineux). Le porteur de projet se doit de pouvoir transporter lastructure et doit donc disposer des moyens nécessaires. S’il ne disposepas de véhicules adaptés, il doit en faire la demande (devis à l’appui). Lamutualisation devra dans ce cas être recherchée.

• Le temps de montage et de démontage de la structure. Il faut prendreen compte le temps d’installation de la structure afin d’évaluer si cellecinécessite une installation en amont d’une manifestation.

• Les moyens humains nécessaires dont le/les éducateur(s) sportif(s) qualifié(s)qui assur(ent) le face à face pédagogique.

Il doit fournir lieux et dates des manifestations prévues dans le cadre duprojet à la DJSCS

Il doit préciser les contributions volontaires en nature affectées à la réalisationdu projet.



Dans le cadre du projet, le maître d’ouvrage doit être en relationavec les collectivités locales qui accueilleront les manifestations(pour les ligues, les comités sportifs et les clubs). Il doit disposer des autorisations nécessaires pour leur organisation.

Les manifestations sont sous la responsabilité de l’organisateur. Il doit justifier d’une assurance spécifique en responsabilité civile.

La mise en place du projet doit faire l’objet d’une délibération de l’organecompétent (Conseil d’administration, Conseil municipal…) et doit être

relayée dans le dossier.

L’organisateur peut être en relation avec les différents clubs présents sur lesterritoires où auront lieu les manifestations.

La collectivité territoriale doit préciser le service qui sera chargé du projet.

Il n’y a pas besoin de production de certificat médical pour les participants.L’organisateur doit préciser s’il dispose d’outils administratifs pour mesurer sesobjectifs ainsi que pour le recensement des participants.

La DJSCS préconise la gratuité des activités pour les participants.

Des activités annexes comme une buvette peuvent être misent en place lors desmanifestations, moyennant ou non une participation financière. (Rappel : Lesassociations sont exonérées d’impôts commerciaux (TVA, impôt sur les sociétéset taxe professionnelle) pour les recettes, les subventions communales et lessalaires liés à l'organisation, à son profit, de six manifestations dans l'année.

Il doit préciser le mode d’évaluation des résultats du projet. Il est indispensablede rendre compte des répercussions attendues en terme de licences dans les clubs.Il faut justifier par des indicateurs qualitatifs et quantitatifs. (Voir Annexe 3)

Un planning trimestriel devra être retourné à la DJSCS sur les lieux et dates desmanifestations prévues.

Les logos de l’Etat et du Conseil régional devront être présents sur les supportsde communication de la manifestation.

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L’organisateur doit établir le budget nécessaire à l’organisation du projet. Il doit faire apparaître son budget prévisionnel divisé en deux parties distinctes :

• un budget d’investissement • un budget de fonctionnement.

Budget prévisionnel d’investissement (Annexe 1)Le budget d’investissement présente le matériel nécessaire pour la mise en place du projet.

Les projets seront subventionnés à hauteur maximale de 80% pour les ligues, les comitéssportifs et les clubs et 50 % pour les collectivités territoriales. Le matériel nécessaire doit faire l’objet de devis qui doivent être fournis avec le dossier etêtre conforme aux normes CE.

Financement de l’investissementLes projets lauréats déposeront un dossier CERFA à la DJSCS accompagné du/des devis.

Une décision d’attribution ou une convention sera réalisée pour toute subvention supérieureà 23 000 €. Cette convention sera signée entre le ou les financeurs (Etat et/ou Région)

et l’opérateur.Les fonds seront débloqués soit en totalité à la fin de l’opération ou au fur et à

mesure en fonction de l’avancée du projet par un ou des acomptes sur servicefait comprenant un état récapitulatif des paiements accompagné des facturesoriginales acquittées.

Budget prévisionnel de fonctionnement (Annexe 2)Une fois le matériel acquis, il est essentiel pour l’organisateur de présenterson budget de fonctionnement. Il concerne entre autres toutes les dépenses

liées au fonctionnement quotidien (Documentation, publicité, salaires, installation et désinstallation, entretien…).

Le CNDS pourra accompagner financièrement et uniquement la première annéeles projets d’animation en regard de l’intérêt du projet, des actions menées et

des résultats obtenus.

Les porteurs de projet devront s’autofinancer les années suivantes.L’organisateur peut faire appel à des partenaires privés pour compléter le financement

du projet. Cependant, la DJSCS se réserve le droit de refuser des sponsors si elle considèrequ’ils ne rentrent pas dans les objectifs de la manifestation, notamment en ce qui concernela notion de sport/santé.

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Un modèle de fiche type (Annexe 4) doit êtrecomplété par l’organisateur pour chaque manifestation. Cette fiche devra être envoyée à la DJSCS.

La DJSCS effectuera une évaluation annuelle et seréserve le droit de contrôler l’effectivité des actionset du bon usage du matériel.

Le projet est un projet d’itinérance et doit donc être pérenne.

L’organisateur, en sa qualité de garant du matériel, doit prévoir sonentretien et doit justifier son utilisation.

L’organisateur devra souscrire une assurance pour le matériel.En ce qui concerne le matériel et notamment pour les structuresimposantes, le maître d’ouvrage doit disposer d’un espace destockage.



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Délibération de l’organe compétent :(conseil municipal, conseil d’administration, conseil communautaire etc.)

*Obligatoire pour les demandes de subvention d’investissement.

Plan de financement prévisionnel

Devis estimatif détaillé du matériel rendu Guadeloupe(T.T.C. pour les associations sportives, H.T. pour les collectivités territoriales)

Lettre du porteur de projet demandant la subvention et CERFA.

Note d’opportunité du porteur de projet décrivant l’intérêt de l’équipement pour le développement de la pratique sportive

Autorisations administrativesLe cas échéant

RIB/SEPA/SIRET

Convention avec les associations sportives ou une attestation comportantun plan d’utilisation par les associations sportives utilisatrices


Liste des Annexes Annexe 1Budget prévisionnel d’investissement page 13

Annexe 2Budget prévisionnel de fonctionnementpour une année page 14

Annexe 3Exemple d’indicateurs de réussitequantitatifs et qualitatifs page 15

Annexe 4Fiche d’évaluation par événement page 16

Annexe 5Fiche d’aide pour la réalisation du dossier page 17

Annexes

12 Installation d’équipements sportifs mobiles sur le territoire de la Guadeloupe ∙ Cahier des Charges ∙ Annexe 2


Annexe 1 Budgetprévisionneld’investissement

Dépenses(H.T. pour les collectivités locales,

T.T.C. pour les associations)Rendu Guadeloupe

Montanten Euros

Kits sportifs €

Véhicule €

Matérielde sonorisation €

Matérielde premiers secours €

Matériel de sécurité €

Assurances €

Autres (Précisez) €

… €

… €

… €

Total des charges €

RecettesH.T. pour les collectivités locales,

T.T.C. pour les associations)

Montanten Euros

Participationau titre du CPER

Conseil régional €

Ministère des Outremer €

Participation del’Assemblée

Départementale€

Participationde la Commune ou EPCI (Si le porteur de projet est un

club ou une ligue)€

Participationde la Fédération €

Participationdu Porteur de projet

(Au minimum 20% du coût total.Commune ou ligue)

€

Participationde partenaire(s) privé(s)

(Mécénat/Sponsoring)€

Total des produits €

Installation d’équipements sportifs mobiles sur le territoire de la Guadeloupe ∙ Cahier des Charges Annexe 3 13

A reproduire à l’identique pour chaque évènement


Annexe 2Budget prévisionnelde fonctionnementpour une année


RecettesH.T. pour les collectivités locales,

T.T.C. pour les associations)

Montanten Euros

Ventes de produits finis,prestations de services

Marchandises €

Prestations de services €

Buvette €

Produits des activitésannexes €

Subventions d’exploitation

CNDS €

Région €

Département €

Ministère des Outremer €

Commune €

Autres produits de gestioncourante

Cotisations €

Autres €

Contributions volontairesen nature

Valorisation du bénévolat €

Dons en natureou numéraire €

Sponsoring €

Total des produits €

DépensesH.T. pour les collectivités locales,

T.T.C. pour les associations)Rendu Guadeloupe

Montanten Euros

Services extérieurs

Locations mobilièreset immobilières €

Entretien et réparation €

Assurances €

Documentation €

Divers €

Autre services extérieurs

Rémunérations intermédiaires et honoraires €

Publicité, publications €

Prestations (Secours…) €

Déplacements, missions etréceptions €

Frais postaux et detélécommunication €

Charges du personnel

Rémunérationsdu personnel €

Charges sociales €

Emploi des contributionsvolontaires en nature

Valorisation du bénévolat €

Total des charges €

A reproduire à l’identique pour chaque évènement


Annexe 3Exemple d’indicateursde réussite quantitatifset qualitatifs


Objectifs Indicateur de réussite Outils et méthode utilisés

ExemplesOuvrir l’activité pour les jeunes,

femmes, les personnes à mobilitéréduite au sein des clubs.

• Nombre de séances sur l’année. • Nombre de participants.

Tenue d’un tableau de borddes séances.

Equiper les clubs et/ou liguesdu matériel nécessaire.

Achats réalisés. Factures.

Apprendre, améliorer la pratiqued’un sport.

• Niveaux obtenus.• Nombre de séances réalisées sur

l’année…• Nouvelles licences.

Feuille d’évaluation individuelle.

…

Exemples d’indicateurs quantitatifsNombre d’heures ou de séances réalisées par an ; nombre de personnes à mobilités réduiteparticipant sur l’année ; nombre de visiteurs sur le projet ; nombre de licences…

Exemples d’indicateurs qualitatifsNiveau obtenus dans la discipline, réinscription l’année suivante, participation à une compétition…


Annexe 4Fiche d’évaluationpar événement


A reproduire à l’identique pour chaque évènement et à adresser à la DJSCS avec signature et cachet

Date Participants

Commune Jeunes de moins de 10 ans (Fille/Garçon)

Horaires Entre 10 et 14 ans (Fille/Garçon)

Quartier Entre 15 et 18 ans (Fille/Garçon)

Club(s) partenaire(s) Femmes

Hommes

Nbre de personnes en situation de handicap

Âge moyen des participants

Il yatil eu un/plusieurs incidents

Structures locales partenaires Si oui, précisez le mode de prise en charge(Maison des jeunes, Maison de quartier…)

Observations générales sur le déroulement de la manifestation

Cachet et signature



Cette fiche a été réalisée dans le but de vous aider à réaliser votre dossier.Un dossier complet devra répondre aux questions suivantes :

Objectif du projet• Pourquoi organiser un projet ?• Quels sont les intérêts et les objectifs de la ligue ou de la col

lectivité à travers l’organisation du projet ?• Le projet s’inscritil dans un projet de développement propre

à la ligue ? • Quels sont les résultats espérés ?

Description d’une action• Décrivez une journée type• Quelles sont les activités misent en place ?• Quel est le public bénéficiaire ?• Ontelles un impact sur les objectifs visés par le CPER ?

Communication et public cible• Quelle est la population ciblée par le projet? • Comment le porteur de projet souhaitetil toucher le public

ciblé ?• Quels sont les moyens mis en place pour promouvoir le projet ? • Comment le porteur de projet vatil communiquer sur le

projet?• Quels sont les moyens mis en place pour attirer le public ?

Partie technique : l’organisation• Quelles sont les informations techniques sur l’organisation

d’une journée type?• L’espace estil suffisant pour son organisation ?• Permetil l’accès à tous, y compris un public en situation de

handicap ?• Quel est le matériel nécessaire à l’organisation du projet ?• Le matériel nécessitetil un transport ?• Comment le porteur de projet comptetil transporter la

structure ?• En atil les moyens ?• La structure estelle facile à installer et désinstaller ?• Prévoir le temps de montage• Les moyens de stockage de la structure ?• Les moyens humains prévus pour le projet?• Quelles sont les contributions volontaires en nature affec

tées à la réalisation du projet ? (La part fournie par l’association)

Partie administrative• Il est indispensable de réfléchir sur la relation avec la collecti

vité locale• Quels sont les outils administratifs prévus ? • Les moyens mis en place pour faciliter l’accès à la pratique

du sport ? • La responsabilité civile et l’assurance pour l’organisation du

projet

Résultat• Quel est le mode d’évaluation des résultats proposé par le

porteur de projet ? • Les répercussions attendues en termes de licence dans les

clubs.• Indicateurs quantitatifs et qualitatifs ?

Budget• En tant que garant du matériel et de la pérennisation du projet,

le porteur de projet atil prévu un entretien du matériel ?• Quel est le budget pour l’organisation du projet ?

Le plus détaillé possible et justifié.

Joindre les Devis dans les dossiers

Annexe 5Fiche d’aide pour laréalisation du dossier


Direction de la Jeunesse,des Sports et de la Cohésion Sociale323 Boulevard du Général De Gaulle

97100 Basse TerreTél. : 05 90 81 33 57Fax : 05 90 81 24 28


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